Gestión por Procesos

Unidad:
Conceptos básicos para la gestión de procesos y
su importancia en gestión organizacional

Docente: Martin Vidalón Sirlupú

Logro
Al finalizar la unidad, el estudiante explica la gestión por
procesos y aplica esta metodología en una organización, los
principios generales y el modelado de procesos.

Importancia
Permite entender el fundamento y los principios en el cual se
desarrollo la gestión por procesos para incrementar la
productividad en las organizaciones.
Contenido general

• Enfoque Sistémico para la Gestión por Procesos.

• Principios de la Gestión por procesos.
• Modelos de madurez de procesos.
• Herramientas para la gestión de procesos.
• Modelado de procesos y actividades.
Enfoque Sistémico para la Gestión por Procesos

• Orígenes del Pensamiento sistémico

• El concepto de sistemas abiertos
• Características de los Sistemas abiertos
• Visión sistémica en las organizaciones
Orígenes del pensamiento sistémico

 Relación parte todo El 1936 el Biólogo Ludwing Von Bertalanfly, estudio el ciclo de
vida de los zorros y la liebres.
 Es abierto

 Adaptarse

Estableció una relación dinámica parte todo, entre los zorros,

liebres, plantas, suelo, clima.

Demostró que todo ser vivo intercambia información, materia y

energía con su entorno para sobrevivir.

Estableció que una empresa también es un sistema y debe

adaptarse a su mercado cambiante, relacionarse con otras
personas u organizaciones para seguir funcionando.
 El concepto de Sistemas
Sistemas abiertos
Existe intercambio de
información, materia y
energía con el entorno

Sistemas cerrados
No hay intercambio de
información, materia
con el entorno

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CC BY-SA

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El concepto de Sistemas abiertos

Sistema político Sistema religioso

Sistema circulatorio
El concepto de Sistemas abiertos

Sistema de ventas

Sistema educativo
El concepto de Sistemas abiertos

“Conjunto de elementos
relacionados entre si de manera tal
que, el todo es mas que la suma de
las partes, donde el cambio en un
elemento afecta a los demás”
¿Qué características o propiedades tiene un Sistema abierto?

5.Entorno 2.Componentes

4.Limite
1.Propósito

C
C Su Sistema
Sistema de
Nivel
C C Superior
C

6.Interacción
C
7.Interfaz

3.Interrelación

8.Regulación
Visión sistémica de las organizaciones
2.Gerencias,
1.Generar personas,
energía limpia y 5.Mercado cultura,…
renovable
4.Limite

Producción SISTEMA SISTEMA

Compras
MAYOR
NIVEL
Personas Ventas Finanzas 7.Tiendas,
6.Insumos, distribuidores,
suministros, Clima planta,…
personas, organizacional
recursos,…
Control de Gestión 3.Planes de
producción,
8.Participaciión ventas,…
de mercado,
satisfacción, ….
La visión sistémica en la empresa
 La visión sistémica en la empresa

Conocer el sistema de nivel superior de la empresa.

Ajustar el propósito a la necesidad del sistema mayor.

Externamente, el sistema se define por su propósito.

Internamente se define por sus subsistemas y funciones.

 La visión sistémica en la empresa

Diseñar las funciones internas y subsistemas de la

Organización

Propósito de la organización
Equilibrio sostenible para la organización.

Implementar mecanismos de control.

Alinear con el propósito.

Principios de la Gestión por procesos
• ¿Qué es la gestión por procesos?
• Principios para implementar la gestión por procesos
• Que es un proceso
¿Que es gestión por procesos?

• Práctica o enfoque de gestión

• Define el gobierno específico de los procesos del
negocio
• Permite agilidad empresarial y rendimiento operativo
mejorado.
Principios para la Implementación de
la Gestión por Procesos

PLANIFICAR HACER
Contexto externo, alcance,
Asignar recursos, ejecutar
políticas, procesos,
procesos, seguimiento y
información, riesgos,
control
necesidades del cliente

MEJORAR VERIFICAR
Actuar sobre los hallazgos,
Recopilar datos, comparar,
analizar causas, corregir,
evaluar desempeño
mejorar
 ¿Qué es un proceso?
“Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados”
(ISO9000)
 ¿Qué es un proceso?
Condiciones
Historia
Protocolo de asegurado
clínica
Atención Base de
Urgencia datos
Asegurados

Paciente con
síntomas reducidos o
Paciente con
eliminados
síntomas Atender urgencia

- Vigilante Equipos
- Recepcionista Infraestructura
básica
Enfermera
Medico
especialidad
Modelos de madurez de procesos
• ¿Qué es un modelo de evaluación de la capacidad de los procesos?
• Características
• Aplicación
¿Qué es un modelo de evaluación
de la capacidad de madurez en los
procesos?

Describe un conjunto de
características deseadas en
los procesos de una
organización.

Establece niveles de
capacidad en el
desempeño de los
procesos.
Características

Modelo de Madurez de Capacidades o CMM

5. Optimizado

4. Cuantitativamente
manejado.

3. Definido

2. Manejado

1. Inicial
Estándares de medición de
capacidad

Inicial

• Alta variabilidad
• Control de costos general
• Documentación formal inexistente
• Planeación individual.
Estándares de medición de
capacidad

Manejado

• Procesos planeados
• Políticas generales y estándares definidos
• Documentación básica de los procesos.
• Trazabilidad del producto incipiente del
producto.
Estándares de medición de
capacidad

Definido

• Procesos modelados, caracterizados,

• Procedimientos documentados
• Herramientas y métodos de trabajo
• Entendimiento de las interacciones y
relaciones mutuas entre actividades,
medidas del proceso.
Estándares de medición de
capacidad

Cuantitativamente manejado

• Objetivos e indicadores definidos enfocados

en los clientes internos y externos.
• Evaluación del desempeño de los procesos
• Toma de decisiones basada en hechos.
• Se identifican causas en la variación de
procesos.
Estándares de medición de
capacidad

Optimizado
• Mejora continua en los procesos sobre la
base de causas comunes y especiales de
variación.
• Se establecen y miden objetivos de mejora
de procesos.
• Análisis de causas en la variación de los
procesos
• Enfoque en innovación y tecnologías.
Medición de la capacidad de
madurez en los procesos
Estudio de madurez en los procesos en 61
empresas colombianas medianas.

Ingeniería y Universidad. jul-dic2008, Vol. 12 Issue 2, p245-267. 23p. 7 Charts, 10

Herramientas para la gestión de procesos
• Business process management tools y su relación con el ciclo de
Vida de los procesos
 Herramienta tecnológica BPM

“Un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y

disciplinas de gestión para la identificación,
modelización, análisis, ejecución, control y mejora de los
procesos de negocio.”
Beneficios del BPM
• Visibilidad de los procesos en tiempo real
• Procesos más eficientes y eficaces
• Mejora el seguimiento
• Soporte en la toma de decisiones
• Soporte datos para la mejora continua de los procesos
¿Cómo implemento esta
herramienta en mi empresa?

Evaluar y seleccionar la herramienta BPM

que necesito

Decisión técnica, económica, funcional

¿Cómo implemento esta
herramienta en mi empresa?

Desarrollar las capacidades del personal

técnico

Auto aprendizaje, cursos pagados

¿Cómo implemento esta
herramienta en mi empresa?

Caracterizar los procesos

Secuencia e interacciones, entradas

y salidas, controles.

Reglas para la toma de decisiones

¿Cómo implemento esta
herramienta en mi empresa?

Desplegar los procesos en el BPM

Procesos, actividades, tareas,

interacciones, Interfases, controles, reglas
¿Cómo implemento esta
herramienta en mi empresa?

Monitorear el resultado
Modelado de procesos y actividades
• Herramientas para el modelado
• ¿Qué es el IDEF0?
• ¿Qué es el BPMN?
• ¿Qué es el DAP
 Herramientas para modelado

IDEF - Integration
BPMN - Business
Definition for
Process Modeling Diagrama de flujo
Function
Notation
Modeling
¿Qué es el IDEF0?

Representa los Realiza la

procesos empresa

Nivel alto
Nivel mínimo
¿Qué procesos existen en la
fabricación de una prenda?
¿Qué es el IDEF0?

Sintaxis
CONTROLES
(Control)

ENTRADA SALIDA
(Input)
Función o (Output)
Actividad
(Verbo)

MECANISMOS
(Recursos)
¿Cómo lo aplico?

1
Identifique el
proceso

Reúna
información
relevante sobre
el mismo
¿Cómo lo aplico?

2 Reúnase con 3
los miembros Identifique las
que participan salidas
en el proceso
¿Cómo lo aplico?

4 5
Identifique las Identifique las
entradas restricciones
¿Cómo lo aplico?

6 7 Valide su
Identifique los
modelo con los
recursos
usuarios
 ¿Qué es el BPMN?

Secuencia
actividades de
representa un proceso
BPMN

interacción

Tipo de proceso De servicios

¿Qué es el BPMN?
Sintaxis
¿Cómo lo aplico?

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DAP: Diagrama de Flujo ASME

Notación para
diagramar procesos

Énfasis en la
producción de bienes
DAP: Diagrama de Flujo ASME
DAP: Diagrama de Flujo ASME
 ¿Cómo lo aplico?

Actual
RESUMEN # OperaciónSegundos
Operaciones 8 220
Transporte 10 2294
Controles 4 260
Esperas 1 320
Almacenamiento 3 560
TOTAL 3654
Conclusiones
• El enfoque sistémico propone una perspectiva integral de
la gestión empresarial y de la gestión de sus procesos.
• El sistema empresarial debe ser consistente con los
sistemas de alto nivel en los que opera para su
sostenibilidad.
• Los procesos hacen parte de sub-sistemas y estos últimos
configuran el sistema empresarial y sistemas de mayor
nivel.
• La gestión de los procesos es un enfoque de los sistemas
en la empresa a través de sus principios.
• La implementación de la gestión por procesos inicia con la
medición del nivel de madurez de los procesos.
• Modelar los procesos y sus interacciones desde el nivel
contextual hasta las tareas, aporta conocimiento y
entendimiento y, es punto de partida para la mejora.
Gracias
Docente: Martin Vidalon Sirlupu