“Solicitud de cambios en el

maestro de Proveedores ya
existentes”

Modificación Datos
Proveedores

Guía para los solicitantes

SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
Índice
SOLICITUD DE CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES ............................................................ 2
OBJETIVO DEL DOCUMENTO: ........................................................................................................... 2
FLUJO DE APROBACIÓN ..................................................................................................................... 3
RECHAZO DE LA SOLICITUD ................................................................................................................. 4
SOLICITUD DE APERTURA .................................................................................................................... 4
BUSQUEDA DE NUMERO DE PROVEEDOR .......................................................................................... 5
SHARE POINT (TIPOS DE CAMBIOS) ................................................................................... 6
Acceder a: Menú Inicial Share Point Cambios de Proveedores .........................................................6
Solicitud de: Cambio de Nombre del proveedor ................................................................................8
Solicitud de: Cambio de dirección del proveedor ..............................................................................9
Solicitud de: Cambio de datos de contacto .................................................................................... 10
Cambio de cuenta bancaria ............................................................................................................. 11
Activar proveedor o sitio ................................................................................................................. 12
Solicitud de: Desactivar proveedor.................................................................................................. 14
Solicitud de: Purchasing Flag ON u OFF ........................................................................................... 15
Solicitud de: Cambio de condiciones de pago ................................................................................. 16
Solicitud de: Múltiples u otros cambios .......................................................................................... 17
1.2.8 Cambio de condiciones de pago ............................................................................................. 17

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
SOLICITUD DE CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES

OBJETIVO DEL DOCUMENTO:

Este Sharepoint se utilizará para solicitar cambios en el maestro de Proveedores ya existentes,

sustituyendo el procedimiento actual que se realiza en la plataforma del SAR, el cual se
desactivará:

Los cambios que se pueden solicitar son los siguientes:

• Cambio de nombre del proveedor

• Cambio de dirección del proveedor

• Cambio de datos de contacto (cambio de la persona de contacto o correo electrónico)

• Cambio de cuenta bancaria (adjuntando certificado bancario)

• Activar proveedor o sitio (para activar un proveedor que existe en el sistema pero que ya no
está activo o replicar el proveedor en otra filial)

• Desactivar proveedor o sitio (inactivar un proveedor)

• Activar / desactivar “purchasing flag” (si desea enviar una solicitud de compra para dicho
proveedor a través de iProcurement)

• Cambio de condiciones de pago (el cambio de las condiciones de pago deberá involucrar al
área de Compras)

• Múltiples cambios (varios cambios incluidos en una solicitud)

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FLUJO DE APROBACIÓN

Solicitud de Cambios
Activación Purchasing
Cuenta Desactivación Términos Multiples
Aprobadores Nombre Dirección Contacto Proveedor/Réplica Flag
Bancaria de proveedor de pago cambios
de proveedor ON/OFF
Procurement (Compras) 1 1 1 1 1 1
DQM1 (Tesorería) 2 1 1 1 2 2 2 2 2
DQM2 (Tesorería) 3 2 3 3

Dependiendo del tipo de cambio solicitado, tendrá que ser aprobado por el Departamento de
Compras y/o el equipo de Tesorería. Es un proceso automático y el solicitante podrá ver en qué
punto del flujo de aprobación se encuentra su solicitud.

APROBACIÓN DE LA SOLICITUD
Tan pronto como se complete la aprobación / rechazo, se le notificará al solicitante a través de email.

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
RECHAZO DE LA SOLICITUD
Si una solicitud contiene datos incompletos o incorrectos, los aprobadores pueden rechazar la
solicitud. Si es así, recibirá un correo electrónico indicando que su solicitud ha sido rechazada, así como
el motivo del rechazo:

SOLICITUD DE APERTURA
De haber sido rechazada la solicitud, el solicitante puede realizar correcciones y volver a enviar la
solicitud. Puede acceder a su solicitud haciendo clic en el nombre en azul en el correo que ha recibido
con el motivo del rechazo:

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
Una vez que haya accedido a su solicitud, puede hacer clic en “Editar”. La solicitud se volverá a abrir,
después de lo cual ya puede realizar cambios y guardarla de nuevo.

BÚSQUEDA DE NÚMERO DE PROVEEDOR

Por favor, asegúrese de que antes de solicitar cualquier cambio ha comprobado los datos actuales
del proveedor en el sistema. Para ello siga los siguientes pasos:

• Iniciar sesión en BOSS (Oracle).

• En la página principal de Oracle, seleccione Iprocurement Home Page.
Observación: si el usuario tiene asignadas varias jurídicas en el menú de iProcurement, tenga
en cuenta que debe elegir la entidad en la que el proveedor va a facturar.

• En la página de inicio de iProcurement, haga clic en la pestaña 'Proveedores'.

• Es importante comprobar si el proveedor está creado previamente en el sistema.

• Debajo de 'Búsqueda simple', introduzca el número de NIF (que es equivalente al número de

RUC, sin espacios ni guiones) en el campo “N.I.F.” y haga clic en 'Ir'.

• En la cabecera se visualiza los datos como el nombre y el número del proveedor:

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SHARE POINT (TIPOS DE CAMBIOS)

Acceder a: Menú Inicial Share Point Cambios de Proveedores

Haga clic en el siguiente enlace: Share Point Modificación Proveedores

Después de acceder al enlace a la aplicación, veremos la siguiente pantalla:

Seleccione el tipo de cambio deseado y haga clic en el cuadro.

También puede hacer clic en “Solicitud de cambio de proveedor” en el menú de la barra

lateral izquierda para obtener acceso a todas las posibles solicitudes de cambio.

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES

Después de acceder a la página principal podrás visualizar todas las opciones en "Mis solicitudes" o
en "Todos los elementos".

Se recomienda comprobar previamente si ya se ha solicitado ese cambio, para evitar duplicados.

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Solicitud de: Cambio de Nombre del proveedor

Enlace directo: Cambio de Nombre (Enlace Share Point)

• Complete el formulario con todos los detalles solicitados.

• Por favor, asegúrese de proporcionar la “razón social” del proveedor. Evite corchetes o
caracteres innecesarios.

• Adjunte la FICHA RUC actualizada del proveedor en el que confirme el cambio de nombre.

• Para que la solicitud siga el flujo en READY FOR SUBMISSION seleccionar la opción YES.

• Haga clic en 'Save' para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
Solicitud de: Cambio de dirección del proveedor

Enlace directo: Cambio de Dirección del Proveedor (Enlace Share Point)

• Complete el formulario con todos los detalles solicitados.

• Tenga en cuenta que la solicitud tiene una opción para marcar que el cambio aplicaría a
todas las filiales. Si desea realizar un cambio solo para una filial determinada, elija la entidad
correcta (esto se aplica a cada tipo de solicitud de cambio).

• Elija el tipo de proveedor correcto del desplegable.

• Para que la solicitud siga el flujo en READY FOR SUBMISSION seleccionar la opción YES.

• Haga clic en 'Save' para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada.

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
Solicitud de: Cambio de datos de contacto

Enlace directo: Cambio de Datos de Contacto (Enlace Share Point)

• Complete el formulario con todos los detalles solicitados.

• Tenga en cuenta que la solicitud tiene una opción para marcar que el cambio aplicaría a
todas las filiales. Si desea realizar un cambio solo para una filial determinada, elija la entidad
correcta (esto se aplica a cada tipo de solicitud de cambio).

• Elija el tipo de proveedor correcto del desplegable.

• Para que la solicitud siga el flujo en READY FOR SUBMISSION seleccionar la opción YES.

• Haga clic en 'Save' para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada.

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
Cambio de cuenta bancaria

Enlace directo: Cambio Cuenta Bancaria (Enlace Share Point)

• Complete el formulario con todos los detalles solicitados.

• El método de pago por defecto será “electrónico”, pero puede editar el campo y proporcionar
otro si corresponde

• Tenga en cuenta que la solicitud tiene una opción para marcar que el cambio aplicaría a
todas las filiales. Si desea realizar un cambio solo para una filial determinada, elija la entidad
correcta (esto se aplica a cada tipo de solicitud de cambio).

• Elija el tipo de proveedor correcto del desplegable.

• Adjunte un certificado bancario:

o Un documento oficial o certificado del banco en el que se indica el número de cuenta

bancaria; tipo de moneda y razón social del proveedor.

o O una copia de un extracto bancario en el que se indique la razón social, tipo de

moneda y número de cuenta.

o O una carta con membrete oficial (que indica el número de cuenta bancaria del
proveedor, tipo de moneda y razón social) firmada por el Gerente Financiero del
proveedor, en la que confirma el número de cuenta bancaria del proveedor.

• Para que la solicitud siga el flujo en READY FOR SUBMISSION seleccionar la opción YES.

• Haga clic en 'Save' para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada.

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
Activar proveedor o sitio

Enlace directo: Activar Proveedor (Enlace Share Point)

• Complete el formulario con todos los detalles solicitados.

• Elija el tipo de proveedor correcto.

• La sección de “proveedor de una sola vez” (si sólo se va a trabajar una vez con este
proveedor), se establece de forma predeterminada como "NO", pero si se marca como
SÍ(Yes) – La fecha de finalización debe ser proporcionada por el solicitante, de lo contrario, el
proveedor se desactivará automáticamente después de 3 meses.

• El “proveedor de compras” se establece de forma predeterminada como "SI" y activa la

dirección de correo electrónico a la que enviar el pedido.

• Método de notificación: Indicar siempre el "Email"

• Tenga en cuenta que la solicitud tiene una opción para marcar que el cambio aplicaría a
todas las filiales. Si desea realizar un cambio solo para una filial determinada, elija la entidad
correcta (esto se aplica a cada tipo de solicitud de cambio).

• Elija el tipo de proveedor correcto del desplegable.

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
¡Importante! Las condiciones de pago de la política de compras globales de SGS se establecen en 60
días de forma predeterminada. Una solicitud con otras condiciones de pago deberá ser aceptada por
el Dpto de Compras.

• Adjunte un certificado bancario:

o Un documento oficial o certificado del banco en el que se indica el número de cuenta

bancaria; tipo de moneda y razón social del proveedor.

o O una copia de un extracto bancario en el que se indique la razón social, tipo de

moneda y número de cuenta.

o O una carta con membrete oficial (que indica el número de cuenta bancaria del
proveedor, tipo de moneda y razón social) firmada por el Gerente Financiero del
proveedor, en la que confirma el número de cuenta bancaria del proveedor.

• Se debe adjuntar la documentación como si fuera nuevo proveedor.

• Para que la solicitud siga el flujo en READY FOR SUBMISSION seleccionar la opción YES.

¡Importante! Tenga en cuenta que, según la política global de compras de SGS, ahora el
Código de conducta del proveedor de SGS debe estar firmado por todas las empresas que
tengan la intención de convertirse en proveedores de SGS. El Código de Conducta del
Proveedor se aplica a todos los proveedores y define normas mínimas no negociables. Las
excepciones se definen en la sección SRC 1.3. Administrar el maestro de proveedores,
(Freelance debe firmar Código de Integridad – Proveedor a tiempo está exento)

• Haga clic en 'Save' para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada.

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
Solicitud de: Desactivar proveedor

Enlace directo: Desactivar al Proveedor (Enlace Share Point)

• Complete el formulario con todos los detalles solicitados.

• Tenga en cuenta que la solicitud tiene una opción para marcar que el cambio aplicaría a
todas las filiales. Si desea realizar un cambio solo para una filial determinada, elija la entidad
correcta (esto se aplica a cada tipo de solicitud de cambio).

• Elija el tipo de proveedor correcto del desplegable.

• Haga clic en 'Save' para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada.

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SOLICITUD CAMBIOS MAESTRO PROVEEDORES
Solicitud de: Purchasing Flag ON u OFF

Enlace directo: Pedidos de Compra ON/OFF (Enlace Share Point)

Complete el formulario con todos los detalles solicitados.

• La casilla de compras y la de pago se aparecen como "ON" (marcada) de forma

predeterminada. Si desea solicitar lo contrario, elija la opción "OFF" y proporcione el motivo
del cambio.

• Haga clic en 'Save' para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada.

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Solicitud de: Cambio de condiciones de pago

Enlace directo: Condiciones de Pago (Enlace Share Point)

• Complete el formulario con todos los detalles solicitados.

• ¡Importante! Las condiciones de pago de la política de compras globales de SGS se establecen

en 60 días de forma predeterminada. Una solicitud con otras condiciones de pago deberá ser
validado por el área de compras.

Adjuntar el sustento donde el área de compras aprueba una condición de pago distinto al
estándar (60 días).

• Haga clic en 'Save’ para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada.

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Solicitud de: Múltiples u otros cambios
1.2.8 Cambio de condiciones de pago
Este tipo de cambio está pensado para solicitar varios cambios con una sola solicitud.

Enlace directo: Múltiples u otros cambios (Enlace Share Point)

• Complete el formulario con todos los detalles solicitados dependiendo del cambio, si el campo
no es aplicable, por favor ponga "N/A"

• Elija el tipo de proveedor correcto.

• La casilla de compras y la de pago se establecen en "ON" de forma predeterminada. Si desea

solicitar lo contrario, elija la opción "OFF" y proporcione el motivo del cambio.

• Las condiciones de pago de la política de compras globales de SGS se establecen en 60 días

de forma predeterminada. Una solicitud con otras condiciones de pago deberá ser aceptada
por el Dpto de Compras (Claudia Crespos o Angel Trigo)

• El método de pago se establece en 'Electrónico' de forma predeterminada, pero puede

actualizarlo si es necesario.

• Haga clic en 'Save’ para enviar su solicitud. Se le notificará tan pronto como su solicitud haya
sido completada o rechazada.

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