Sistema de Control de Cambios del Proyecto

1. Control de cambios del Proyecto

El control de cambios es una metodología que se utiliza para gestionar cualquier solicitud de
cambio que afecte la línea de base de su proyecto. Es una forma de capturar ese cambio
desde el punto en el que se ha identificado en cada paso del ciclo del proyecto. Eso incluye
evaluar la solicitud y luego aprobarla, rechazarla o aplazarla.

El propósito de este proceso es asegurarse de que no está cambiando cosas en el proyecto

que no necesitan ser cambiadas. Lo último que desea hacer es interrumpir el proyecto sin una
buena razón, desperdiciando tiempo y recursos valiosos. A continuación, se documenta
cualquier cambio que se apruebe. El proceso de control de cambios es parte del plan de
gestión de cambios más amplio.

2. Plan de Gestión de Cambios

El plan de gestión de cambios es una actividad paralela al desarrollo del proyecto que responde
a eventos que surgen del mismo, sea por requerimientos propios del usuario o por mejoras o
correcciones detectadas por el mismo equipo del proyecto.

Se describe de manera independiente de las demás fases de la metodología pues puede ser
aplicada indistintamente a proyectos en marcha o proyectos ya implementados, y porque es
necesario resaltar su importancia y no delegarla como una actividad posterior.

El Control Integrado de Cambios se desarrollará a partir de los siguientes pasos: Identificación

de Cambios en el Alcance. El Equipo del Proyecto será quien identifique cualquier variación o
incompatibilidad que esté fuera del Alcance del Proyecto, mediante un formato de solicitud de
cambios se plasmarán y se trasladarán al Cliente para su revisión.

No obstante, el Cliente también podrá solicitar cambios al Alcance haciéndolo a través del
mismo formato. Cuando se considere necesario se adelantará reunión con expertos para
tramitar las solicitudes de cambio.

El equipo del proyecto deberá realizar seguimiento a la documentación remitida al cliente,

cuando haya alguna variación o consulta se elaborará una solicitud de cambio actualizada, que
será nuevamente puesta a revisión del cliente.

3. Solicitudes de cambios

Una solicitud de cambio suele ser el desencadenante que inicia el proceso de control de
cambios. La solicitud de cambio puede originarse en las partes interesadas que solicitan
nuevas funciones, la necesidad de reparar algo que resulta defectuoso durante la fase de
ejecución, actualizaciones o cualquier otra causa. Cualquiera que sea el origen del cambio, el
control de cambios determina su valor y cómo implementarlo de manera factible.

De igual manera toda solicitud de cambio deberá archivarse para su seguimiento, control y
cierre por parte del Equipo del Proyecto, debiendo elaborar un informe periódico sobre el
estado de cada una de las solicitudes emitidas.

En la Tabla 1 se muestra detalladamente el Plan para la gestión de los cambios del Proyecto.

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
V1 DD MN GM 19/06/2021 Versión Original

SOLICITUD DE CAMBIO Nº1

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO SOLICITANTES DEL CAMBIO
DISEÑO Y DCFT
CONSTRUCCIÓN DE
FALSO TÚNEL EN
Sponsor
EL K58+000 DE LA VÍA
BOGOTÁ -
VILLAVICENCIO

TIPO DE CAMBIO REQUERIDO

GENERACIÓN DE ACCIÓN CORRECTIVA: REPARACIÓN DE DEFECTO:

GENERACIÓN DE ACCIÓN PREVENTIVA: X ACTUALIZACIONES:

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA O SITUACIÓN ACTUAL: DEFINA Y ACOTE EL PROBLEMA QUE SE VA A
RESOLVER, DISTINGUIENDO EL PROBLEMA DE SUS CAUSAS, Y DE SUS CONSECUENCIAS.
Se detecto retraso por parte del proveedor en la entrega de insumos

DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CAMBIO SOLICITADO: ESPECIFIQUE CON CLARIDAD EL CAMBIO

SOLICITADO, PRECISANDO EL QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE.
Se cambiará de proveedor, el tipo de tubos el cual debe cumplir con las mismas normas.

RAZÓN POR LA QUE SE SOLICITA EL CAMBIO: ESPECIFIQUE CON CLARIDAD PORQUE MOTIVOS O
RAZONES SOLICITA EL CAMBIO, PORQUE MOTIVOS ELIGEN ESTE CURSO DE ACCIÓN Y NO OTRO ALTERNATIVO, Y
QUÉ SUCEDERÍA SI EL CAMBIO NO SE REALIZA.
El cambio es solicitado por que se detecto retraso en la entrega, el proveedor indica que
Entregará el lote solicitado con 10 días de retraso, lo cual puede originar incumplimiento en la
Terminación del proyecto dentro del plazo establecido.

EFECTOS EN EL PROYECTO: DEFINIR EL EFECTO DEL CAMBIO SOLICITADO A CORTO O LARGO PLAZO EN
EL ALCANCE DEL PROYECTO.
EN EL CORTO PLAZO EN EL LARGO PLAZO
El costo se incrementará en un 5%

EFECTOS EN OTROS PROYECTOS, PROGRAMAS, PORTAFOLIOS U OPERACIONES.

Ninguno

EFECTOS EXTRA EMPRESARIALES EN CLIENTES, MERCADOS, PROVEEDORES, GOBIERNO,

ETC.
Ninguno

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS ADICIONALES.

El cambio se debe generar de inmediato, ya que el nuevo proveedor cuenta con sponsor por
un
plazo de 3 días.

REVISIÓN DEL COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS.

FECHA DE REVISIÓN 15/05/2021
EFECTUADA POR MN
RESULTADOS DE REVISIÓN
APROBADO
(APROBADA/RECHAZADA)
RESPONSABLE DE APLICAR/INFORMAR MN/CD
OBSERVACIONES ESPECIALES NINGUNA

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

V1 DD MN GM 19/06/2021 Versión Original

 ESTADO DE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE FALSO TÚNEL EN
DCFT
EL K58+000 DE LA VÍA BOGOTÁ - VILLAVICENCIO

N° DE
SOLICIT TIPO DE
SOLICI DESCRIP RESPONSABL ESTADO
ANTE CAMBIO OBSERVACI
TUD DE CIÓN DEL E DEL DEL
DEL REQUERID ONES
CAMBI CAMBIO CAMBIO CAMBIO
CAMBIO O
O
V1 Sponso GENERACIÓN Se Director del APROBADO Se realiza
DE ACCIÓN cambiará Proyecto cambio del
r
PREVENTIVA de proveedor de
proveedor, tubería con
el tipo de el fin de no
tubos el incumplir
cual debe tiempos de
cumplir entrega
con las
mismas
normas.

INSTRUCCIONES DE LLENADO: ESTE DOCUMENTO REGISTRA EL ESTADO DE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO QUE SE
GENERARON EN EL PROYECTO. ESTE DOCUMENTO CONSTA DE LOS SIGUIENTES CAMPOS:

- N° DE SOLICITUD DE CAMBIO: {SOLICITUD DE CAMBIO; UNA PROPUESTA FORMAL PARA MODIFICAR CUALQUIER
DOCUMENTO, ENTREGABLE O LÍNEA BASE}. DEFINIR EL NÚMERO DE SOLICITUD DE CAMBIO.
- SOLICITANTE DEL CAMBIO: DEFINIR PERSONA O GRUPO QUE SOLICITA EL CAMBIO.
- TIPO DE CAMBIO REQUERIDO: DEFINIR EL TIPO DE CAMBIO REQUERIDO POR EL SOLICITANTE (ACCIÓN
CORRECTIVA, ACCIÓN PREVENTIVA, REPARACIÓN DE DEFECTO O ACTUALIZACIÓN AL PLAN DEL PROYECTO).
- DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: DESCRIBIR DETALLADAMENTE EL CAMBIO SOLICITADO, PRECISANDO EL QUÉ, CÓMO,
CUÁNDO Y PORQUÉ.
- RESPONSABLE DEL CAMBIO: DEFINIR PERSONA O GRUPO ENCARGADO DE REALIZAR EL CAMBIO SOLICITADO.
- ESTADO DEL CAMBIO: DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DEL CAMBIO (PENDIENTE, APROBADO, RECHAZADO,
DIFERIDO).
- OBSERVACIONES: ESPECIFICAR OTROS COMENTARIOS U OBSERVACIONES ADICIONALES.
 CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
V1 DD MN GM 19/06/2021 Versión Original

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE FALSO
TÚNEL EN
DCFT
EL K58+000 DE LA VÍA BOGOTÁ -
VILLAVICENCIO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ENFOQUE MULTIFASE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CICLO
DE VIDA DEL PROYECTO Y LAS CONSIDERACIONES DE ENFOQUE MULTIFASE (CUANDO LOS RESULTADOS DEL
FIN DE UNA FASE INFLUYEN O DECIDEN EL INICIO O CANCELACIÓN DE LA FASE SUBSECUENTE O DEL
PROYECTO COMPLETO).

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ENFOQUES MULTIFASE

FASE DEL PROYECTO ENTREGABLE CONSIDERACIONES CONSIDERACIONES
(1º NIVEL DE LA PRINCIPAL DE LA PARA LA INICIACIÓN PARA EL CIERRE DE
EDT) FASE DE ESTA FASE ESTA FASE
1.0 Gestión del proyecto Desarrollar el Acta de
Constitución
Enunciado del Alcance
del Proyecto.
EDT
Diccionario EDT
Cronograma.
Presupuesto.
2.0 Tiempo Herramientas de
programación Diagrama de
GANTT
Método de la ruta crítica
3.0 Costo Análisis de ofertas de
proveedores
Gestión del valor ganado
4.0 Calidad Auditorías de calidad
Revisión de solicitudes de
cambio
5.0 Recursos Humanos Organigrama y descripción
de cargos Capacitación
Gestión de conflictos
PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE
GESTIÓN DE PROYECTOS QUE HAN SIDO SELECCIONADOS POR EL EQUIPO PARA GESTIONAR EL PROYECTO.
NIVEL DE HERRAMIENTAS MODO DE
PROCESO INPUTS OUTPUTS
IMPLEMENTACIÓN Y TÉCNICAS TRABAJO
Desarrollar el acta Al inicio del Metodología de Contrato. Reuniones con Acta
de constitución del proyecto una vez gestión de Enunciado los interesaros constitución
proyecto proyectos de de trabajo y director de de
dharma del proyectos proyectos
proyecto
Herramientas de Al inicio del Diagrama de Seguir el Seguimiento Método de la
planificación del proyecto una vez GANTT diagrama semanal ruta crítica
tiempo establecid
o
Auditorias de Desde el inicio, Basados en los Seguimien De acuerdo a la Revisión y
Calidad validación y sistemas de to norma cumplimient
seguimiento. calidad vigentes. o de
acuerdo a
las
auditorias
Descripción y Validar en los De acuerdo al Se genera De acuerdo a la Organigrama
ocupación de casos que se organigrama capacitaci solicitud de y descripción
cargos requiera ón al personal
personal
destinado
ENFOQUE DE TRABAJO: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL MODO EN QUE SE REALIZARÁ EL TRABAJO PARA
LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO.

GESTIÓN DE LÍNEAS BASE: DESCRIPCIÓN DE LA FORMA EN QUE SE MANTENDRÁ LA INTEGRIDAD, Y SE

USARÁN LAS LÍNEAS BASE DE MEDICIÓN DE PERFORMANCE DEL PROYECTO, INCLUYENDO EL QUÉ, QUIÉN,
CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE.

ADJUNTO (SÍ/NO)
REVISIONES DE GESTIÓN: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS REVISIONES CLAVES DE GESTIÓN QUE
FACILITARÁN EL ABORDAR LOS PROBLEMAS NO RESUELTOS Y LAS DECISIONES PENDIENTES.

TIPO DE REVISIÓN
CONTENIDO EXTENSIÓN O ALCANCE OPORTUNIDAD
DE GESTIÓN

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS: PLANES QUE SE ADJUNTAN AL P LAN DE

GESTIÓN DEL P ROYECTO .
ADJUNTO
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
(SÍ/NO)
1. PLAN DE G ESTIÓN DEL ALCANCE SI
2. PLAN DE G ESTIÓN DE REQUISITOS SI
3. PLAN DE G ESTIÓN DEL C RONOGRAMA SI
4. PLAN DE G ESTIÓN DE C OSTOS SI
5. PLAN DE G ESTIÓN DE LA C ALIDAD NO
6. PLAN DE G ESTIÓN DE LOS RECURSOS SI
7. PLAN DE GESTIÓN DE LAS C OMUNICACIONES NO
8. PLAN DE G ESTIÓN DE LOS RIESGOS NO
9. PLAN DE G ESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES NO
10. PLAN DE I NVOLUCRAMIENTO DE LOS I NTERESADOS SI
11. PLAN DE GESTIÓN DE C AMBIOS SI
12. PLAN DE G ESTIÓN DE LA C ONFIGURACIÓN NO
13. LÍNEA B ASE DEL ALCANCE SI
14. LÍNEA B ASE DEL C RONOGRAMA SI
15. LÍNEA B ASE DE C OSTO SI
16. LÍNEA B ASE PARA LA MEDICIÓN DE DESEMPEÑO SI
17. DESCRIPCIÓN DEL C ICLO DE V IDA DEL P ROYECTO SI
18. ENFOQUE DE DESARROLLO NO