Manual de SLP

Solicitud de Proveedor interna y externa

Manual de Solicitud de Proveedor – Ariba SLP

Tabla de contenido

1. Terminología .................................................................................................................... 3
1.1. Registro del proveedor .......................................................................................................... 3
1.2. Estados de registro del proveedor.......................................................................................... 3
2. Solicitud de proveedor ...................................................................................................... 5
2.1. Solicitud de proveedor externa (Autorregistro) ...................................................................... 5
2.2. Solicitud de proveedor interna .............................................................................................. 6
3. Aprobación de Solicitud de Proveedor ............................................................................... 8

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1. Terminología
1.1. Registro del proveedor
• Solicitud de proveedor interna

Proceso interno que permite la solicitud de creación de un proveedor hacia el usuario encargado
de la aprobación o denegación de proveedores.
• Solicitud de proveedor externa (Auto registro):

Proceso que realiza el proveedor para registrarse de forma automática desde la plataforma sin la
necesidad del inicio del proceso por parte de un usuario interno.
• Invitación de registro:

Una vez aprobado la solicitud de proveedor (interna o externa), el usuario encargado procede a
invitar al proveedor a que se registre en su sitio.
• Cuestionario externo de registro:

Este formulario contiene la información requerida que el proveedor deberá completar para poder
registrarse dentro del sitio del cliente.
• Cuestionario interno:

Cuestionario diligenciado por áreas internas de la compañía, generalmente cuentan con

información relevante del proveedor que no se incluye en el externo.

1.2. Estados de registro del proveedor

Acción Estatus de Registro

Un usuario envía una solicitud de proveedor. En creación (no se muestra en la interfaz

de usuario)

La solicitud del proveedor ha sido No creado (no se muestra en la interfaz)

denegada.

La solicitud del proveedor ha sido aprobada, (Se muestra en la interfaz de usuario) > No
pero el proveedor aún no ha sido invitado a invitado
registrarse.

El proveedor fue invitado a registrarse y Invitado

envió un enlace al cuestionario de registro.

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El proveedor comenzó, pero no completó el En registro

cuestionario de registro.

El proveedor ha enviado respuestas al En registro > Pendiente de aprobación

cuestionario de registro y están en proceso
de aprobación.

Se ha solicitado al proveedor más En registro > Pendiente de Reenvío

información como condición para aprobar el
registro

El proveedor ha vuelto a enviar más En registro > Pendiente de aprobación >

información para el cuestionario de registro Aprobación pendiente
y está de regreso en el proceso de
aprobación.

El registro del proveedor ha sido finalmente Registrado

aprobado.

El registro del proveedor ha sido finalmente Registro denegado

denegado.

El proveedor ha enviado una actualización Registrado (el estado de actualización del

del cuestionario de registro y está en el registro es Pendiente de aprobación)
proceso de aprobación.

Se solicitó al proveedor más información Registrado (el estado de actualización de

como condición para aprobar la registro es Pendiente de reenvío)
actualización de registro.

El proveedor volvió a enviar más Registrado (el estado de actualización del

información para la actualización del registro está Pendiente de aprobación)
cuestionario de registro y está de vuelta en
el proceso de aprobación.

La actualización de registro finalmente ha Registrado (el estado de actualización del

sido denegada. registro es Pendiente de aprobación >
Denegado)

La actualización de registro ha sido Registrado (el estado de actualización del

finalmente aprobada. registro es Pendiente de aprobación >
Aprobado)

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2. Solicitud de proveedor
2.1. Solicitud de proveedor externa (Autorregistro)
Para iniciar el proceso de registro, se debe ingresar al siguiente link donde se solicitará información
básica por parte del equipo Arzyz para validar y aprobar la inclusión del proveedor dentro del
sistema Ariba: https://arzyz.sourcing3.ariba.com/ad/selfRegistration donde se deberá seguir el
siguiente proceso:
1. Ingresar a la URL.
2. Realizar la verificación solicitada por la herramienta (CAPTCHA)

3. Digitar la información solicitada (campos marcados con asterisco (*) son obligatorios)

4. Presionar botón azul Enviar al final del cuestionario.

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5. La solicitud pasará a aprobación y luego podrá continuar con el proceso de registro del
proveedor.

2.2. Solicitud de proveedor interna

Para iniciar el proceso de solicitud de proveedor por parte de un usuario interno se debe seguir el
siguiente proceso:
1. Hacer clic en el botón Crear y posteriormente ingresar en Solicitud de proveedor.

2. Digitar la información solicitada, es importante completar las casillas con asterisco (*) ya
que son campos obligatorios.

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3. Completado el formulario debe hacer clic sobre el botón Enviar ubicado en la esquina
inferior derecha.

4. Se desplegará una pantalla donde podrá visualizar el estado de su solicitud. Para finalizar
la solicitud presione el botón Completado

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5. La solicitud pasará a aprobación y luego podrá continuar con el proceso de registro del
proveedor.

3. Aprobación de Solicitud de Proveedor

El/los usuarios responsables de la aprobación del proveedor recibirán un correo electrónico por
parte de Ariba con la siguiente información:
• Nombre del usuario solicitante (interna) o aribasystem (externo) del cual se envió la
solicitud.
• Nombre de la Organización
• Hipervínculo Haga clic aquí para redireccionar a la pagina de inició de sesión en Ariba y
realizar la aprobación o denegación

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Una vez ingresado desde el hipervínculo se mostrará la siguiente pantalla donde se deberá validar
la información ingresada como parte de la solicitud de proveedor y posteriormente Aprobar o
Denegar la misma desde los botones ubicados en la parte superior derecha.

Igualmente es posible identificar la tarea desde el apartado “Por Hacer” desde la pestaña de inicio
y en la pestaña Gestión de Proveedores.

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Gracias

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