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EVIDENCIA 2 Wiki "Valoración documental y disposición final de los documentos"

Jessica Paola Márquez Ordoñez

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Administración Documental en el Entorno Laboral

Docente. José Rafael Casas Husman
Febrero 20, 2022
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EVIDENCIA 2 Wiki "Valoración documental y disposición final de los documentos"

El aprendiz debe explicar mediante seis ejemplos de tipos documentales la valoración de los
mismos y determinar su disposición final.

Valoración Documental: Es un proceso técnico-intelectual que involucra el análisis de la

producción de documentos por parte de las instituciones para determinar, por un lado, su valor
inmediato o primario, es decir, identificar los documentos necesarios para que esta cumpla con su
misión y funciones. Por otro lado, identificar documentos de valor intermedio o secundario, es decir,
útiles en el futuro para reconstruir la vida institucional de los productores, como fuentes para fines
históricos o científicos. Como resultado de este proceso se obtienen los tiempos de retención y la
disposición de los elemento de archivo. (VÉLEZ, 2015)

Ejemplo 1. Tipo de documento – Garantía Única.

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La garantía única es un tipo de documento clasificado dentro de la serie documental Contrato

estatal y la que aporté como ejemplo hace parte de la sub serie Contratos de obra y estas “Se conservan
por veinte (20) años en el Archivo Central y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un
contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y su aporte en la función archivística del país, el resto de la documentación
se elimina”. (ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2016)

Ejemplo 2. Tipo de documento – Acta de liquidación.

Tomado de: https://www.icfes.gov.co/documents/20143/196726/Contrato%20181%20%202010%20Acta%20de%20liquidacion.PDF

Para este ejemplo el tipo de documento es Acta de Liquidación contenido dentro de la sub serie
contrato de arrendamiento y la serie contratos estatales cuyo procedimiento es: “Cumplidos los veinte
(20) años de tiempo de retención en el archivo central se elimina la documentación” (ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN, 2016)

Ejemplo 3. Tipo de documento – Solicitud.

La solicitud es un tipo de documento contenido dentro de la serie documental DERECHOS DE

PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS - DAS cuyo procedimiento es: “Esta serie
documental se conserva tres (3) años en el Archivo de Gestión y se transfiere al Archivo Central, donde
se conserva por siete (7) años más, luego de cumplido el tiempo de retención se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.” (ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2016)
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Ejemplo 4. Tipo de documento – Ficha de proyecto.

La ficha de proyecto es un tipo documental contenido dentro de la sub serie documental

Proyectos de Inversión Nacional DNP y la serie Banco de proyectos y su procediemiento es el siguiente:
“Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservación de (8) ocho años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de
ambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad.” (ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2016)
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Tomado de: https://www.yumpu.com/es/document/view/14730508/ficha-ebi-del-proyecto-spi

Ejemplo 5. Tipo de documento – Resolución.

La Resolución está contenida dentro de la serie documental ACTOS ADMINISTRATIVOS y su

tratamiento es: “Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un
tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación
permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la entidad.”
(ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2016)

Tomado de: https://www.migrationportal.org/es/resource/resolucion-1265-2020-acciones-institucionales-retorno-voluntario-

migrantes-venezolanos/
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Ejemplo 6. Tipo de documento – Acta de Comité.

Contenido dentro de la serie documental Actas y la Sub serie Actas Consejo Directivo tiene el
siguiente procedimiento: “Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo
Central para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se
microfilma para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de
importancia histórica para la entidad.” (ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2016)
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Referencias

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (15 de noviembre de 2016). Obtenido de

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/3_Transparencia/1

0.6%20tablas%20de%20retencion/Trdjunio_2016.pdf

VÉLEZ, N. E. (16 de 03 de 2015). archivogeneral.gov.co. Obtenido de

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/

Radicado_2-2015-07366.pdf