INSTITUTO NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

LA GESTIN DE LOS ARCHIVOS EN LOS ENTES RESIDUALES DEL ESTADO NACIONAL

CMO CONCENTRAR, RESGUARDAR Y TORNAR ACCESIBLE LA DOCUMENTACIN,
LA MEMORIA Y EL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL REMANENTE?

EL CASO DE FERROCARRILES ARGENTINOS (E.L.)

SERIE I. DESARROLLO INSTITUCIONAL Y REFORMA DEL ESTADO

DIRECCIN NACIONAL DE ESTUDIOS Y DOCUMENTACIN DIRECCIN DE ESTUDIOS E INVESTIGACIN

COORDINADOR GENERAL DEL PROYECTO ENTES RESIDUALES: JOS LUIS TESORO

BUENOS AIRES - 1996-

CONTENIDO Prlogo .............................................................................................................2 Introduccin .....................................................................................................4 CAPITULO 1.- La cuestin de los archivos de los entes residuales ...........5 1.1.- La problemtica de los archivos de entes residuales 1.2.- El marco jurdico y los alcances de la residualidad 1.3.- La misin de los entes residuales 1.4.- La gestin de los archivos en los entes residuales del Estado Nacional 1.5.- El potencial de aprendizaje organizacional CAPITULO 2.- El marco de referencia ............................................................8 2.1.- El estado inicial 2.2.- El factor determinante : la preocupacin por los archivos 2.3.- El marco de referencia conceptual

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CAPITULO 3.- El caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) ............................19 Introduccin 3.1.- Perspectiva y marco de referencia 3.2.- Objetivos del programa, la estructura normativa y el relevamiento inicial. 3.3.- El Archivo Intermedio Central 3.4.- El relevamiento y el traslado de archivos 3.5.- La estructura organizativa del programa 3.6.- Los clientes del AIC CAPITULO 4.- Conclusiones .........................................................................50 Referencias normativas y bibliogrficas ......................................................53 ANEXO.- La estructura conceptual bsica ...................................................55

PROLOGO Acabo de ser invitado a visitar y conocer el Archivo Intermedio Central del Ente Residual de Ferrocarriles Argentinos. Me han interiorizado en las tareas efectuadas en relacin con sus archivos, a partir de la decisin de liquidar la Empresa. Al volver a mi Ctedra de la Universidad Nacional de Crdoba, leo los trabajos que los actuales responsables de la organizacin de los fondos documentales han escrito, sobre todo ste -que estoy prologando- que se integra a los estudios realizados sobre la cuestin en el mbito de la Direccin de Estudios e Investigaciones del Instituto Nacional de la Administracin Pblica. A este ltimo aporte voy a referirme, pero sin perder de vista todo lo que observ en mi visita. La tarea realizada hasta ahora es una maravilla de ingeniera logstica. El haber relevado 90 archivos perifricos dispersos por la geografa del pas, transportado 35.000 metros lineales de documentacin, lo que equivale a ms de 2.000 toneladas de papeles, recorriendo 190.000 km. y tener -en este momento- todo concentrado y bajo control, con las cajas rotuladas y registradas, en menos de dos aos de trabajo y con un costo que apenas supera los 100.000 dlares, es realmente admirable. Este ensayo, que nos habla de tal experiencia es, entonces, de inters para otros pases que estn iniciando o tengan en proyecto la privatizacin de los ferrocarriles. Dentro de la Argentina, para quienes deban realizar el procesamiento de fondos documentales de grandes empresas que pasen del patrimonio estatal al privado. Los archiveros profesionales encontramos aqu bibliografa sobre una experiencia muy actual de la que no conocemos -ni creo que existan- otros escritos. He aqu lo que ms vale y se agradece en esta obra, su punto ms fuerte. Por eso, para sucesivas ediciones, pedimos que se ample la informacin sobre la programacin, el cronograma y la ejecucin de la inmensa recoleccin y ubicaPgina 2 de 69

cin en el Archivo Intermedio. Interesan detalles sobre la actuacin de equipos humanos que enfrentaron desafos tales como: las relaciones con aquellos que se resistan a entregar los libros y papeles; el manejo de recursos econmicos, de equipamiento y de transporte; el relevamiento, la provisin de elementos para describir y empacar los documentos; la espera y recepcin de remesas tan grandes; la solucin de problemas inesperados en los distintos aspectos del proyecto ... Quienes llevaron y llevan la responsabilidad de esta ingeniera logstica no son archiveros -en el relevamiento, hubo unos pocos archiveros contratados- pero el lector notar cmo se preocuparon de estudiar y asimilar los conocimientos archivsticos, aportando asientos bibliogrficos de los libros consultados y abundantes citas que muestran cmo fueron estudiados y tenidos en cuenta. Los archiveros profesionales reconocemos este esfuerzo y a l atribuimos los aciertos en el procesamiento que estn realizando de los fondos documentales. Pienso, no obstante, que las prximas etapas del Programa se beneficiaran con una asesora archivstica. Tambin para prximas ediciones -o para futuros trabajos- solicitamos dos noticias: cmo se redactaron y aplicaron las Tablas de Retencin y Destino Final para los documentos caractersticos de un servicio ferroviario y cmo se organiz y abri la consulta al Archivo Histrico o permanente que haya recibido la riqusima documentacin decantada en el Archivo Intermedio Central. Deseo el mayor de los xitos a este ensayo de caractersticas nicas y quedo esperando informacin sucesiva de una experiencia indita que va navegando hacia un puerto no muy prximo todava.

Manuel Vzquez Crdoba, Octubre de 1996.

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INTRODUCCION Como resultado de los procesos de reforma, racionalizacin o reorganizacin administrativa del Estado, generalmente se establece la transferencia o fusin de organismos, objetivos, competencias o funciones que -de acuerdo con determinados criterios poltico/tcnicos- aparecen como superpuestos o duplicados, as como la supresin de aquellos que se consideran innecesarios. Como remanente de dichos procesos, quedan en la estructura del Sector Pblico diversos residuos organizacionales, asimilables a los actuales entes residuales del Estado Nacional, cuyo destino natural es la propia extincin. Su misin es la de administrar la fase terminal de lo que fueron los organismos originales, para cerrar las cuestiones pendientes, ordenar las remanentes y transferirlas -en lo posible- a los rganos designados para absorberlas, de manera que sean asimilables por el Estado y la Sociedad. Este ensayo tiene el objetivo de contribuir a conceptualizar la cuestin de los archivos de los entes residuales, para hacer explcitos, transferibles y utilizables los aprendizajes emergentes de las experiencias ya desarrolladas por el Estado Nacional en dicha cuestin. En el marco de dicho objetivo, el contenido del ensayo apunta a los siguientes propsitos: a) caracterizar la cuestin de los archivos en los entes residuales desde una perspectiva organizacional, b) proveer un marco de referencia conceptual para el tratamiento de dicha cuestin, c) presentar especficamente el caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l), por ser el de mayor magnitud y complejidad dentro del conjunto de los entes residuales, y d) aportar elementos de juicio sobre posibles estrategias y cursos de accin dirigidos a aumentar la eficacia, la eficiencia, la calidad y la confiabilidad de los servicios de los archivos de entes residuales. Se desea aqu manifestar el reconocimiento a los funcionarios que facilitaron el acceso a datos documentales y factuales relativos a la cuestin de los archivos en los distintos entes residuales, as como a quienes, a travs de sus testimonios, enfoques y puntos de vista, contribuyeron al proceso de anlisis. Las formulaciones y las opiniones vertidas en este ensayo son de exclusiva responsabilidad del autor. Los eventuales aciertos se deben fundamentalmente a los aportes recibidos, mientras que las falencias quedan a cargo del autor.

Octubre de 1996

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CAPITULO 1 LA CUESTION DE LOS ARCHIVOS DE LOS ENTES RESIDUALES

1.1.- LA PROBLEMATICA DE LOS ARCHIVOS DE ENTES RESIDUALES De acuerdo con el rol desempeado por el Estado en la trayectoria de la sociedad y con los sucesivos modelos con que histricamente pretendi impulsarse el desarrollo nacional, los archivos de los entes y organismos pblicos constituyen un reservorio central de la memoria del pas en mltiples mbitos y sectores de actividad. Algunos de los procesos de reforma, racionalizacin y reorganizacin administrativa que tuvieron lugar en el Estado Nacional durante las ltimas dcadas parecen haber prestado escasa atencin a la problemtica de los archivos como un patrimonio pblico con caractersticas peculiares. Con base en diversos testimonios, puede inferirse que algunas de las consecuencias de dicha desatencin habran sido las siguientes: Se habra extraviado o destrudo documentacin con valor probatorio, provocando la prdida de derechos y cierta indefensin del sector pblico frente a reclamos. Se habran desarticulado memorias institucionales, bases de conocimiento procesal, tcnico y normativo, bases de datos, as como documentos y cartografa con valor inmediato y mediato. Se habra dispersado, desarticulado o extraviado archivala con valor histrico, testimonial y cultural, afectando al conocimiento y difusin de la evolucin de ciudades y pueblos, as como de servicios pblicos centrales. El proceso de reforma del Estado iniciado en 1989 con la Ley 23.696 condujo a la constitucin de estructuras orgnicas, normativas y procesales relativamente novedosas para el tratamiento de la cuestin de los archivos de los entes residuales. Este ensayo tiene el propsito de inducir una percepcin del potencial latente en dicha experiencia, con el fin de aprender de sus aciertos y de sus errores, frente a nuevos procesos de reorganizacin administrativa, por ejemplo el sustentado en las facultades y atribuciones delegadas al Poder Ejecutivo Nacional por la Ley N 24.629. Como consecuencia, el foco de anlisis reside en los procesos de concentracin, resguardo y accesibilidad de los archivos -cualquiera sea su soporte fsico- de entes y organismos suprimidos, transferidos, fusionados o disueltos.

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1.2.- EL MARCO JURIDICO Y LOS ALCANCES DE LA RESIDUALIDAD La cuestin de la residualidad de entes del Sector Pblico Nacional tiene sus antecedentes ms relevantes y recientes en la Ley 23.696 de Emergencia Administrativa y Reforma del Estado y sus normas complementarias. El artculo 1 del Decreto N 2394/92 dispone que todo ente que, como consecuencia del proceso de reforma del Estado, deje o haya dejado de cumplir su misin y funciones o el objeto societario especfico para el cual hubiera sido creado, deber ser declarado en estado de liquidacin y disolucin. El artculo 19 de la Ley 24.191 de Presupuesto Nacional, correspondiente al ejercicio 1993, establece que los entes comprendidos en el artculo 1 de la Ley 23.696, que como consecuencia de su privatizacin y/o reestructuracin dejen de desarrollar la actividad o actividades que hacen al objeto societario, sern considerados empresas o entidades residuales en proceso de liquidacin. Asimismo faculta al Poder Ejecutivo Nacional a reglamentar las atribuciones y obligaciones de las autoridades de dichos entes, as como a modificar la dependencia jurisdiccional de los mismos a los efectos de su conduccin, administracin y liquidacin. El artculo 41 de la Ley 11.672, Complementaria Permanente de Presupuesto, de acuerdo con el texto ordenado 1995, actualizado a travs del Decreto N 988/95 incorpora dicho texto, citando como fuente el artculo 19 de la referida Ley 24.191. La residualidad constituira, entonces, un estado transitorio entre el momento en que los entes pierden la misin o el objetivo que les dio origen hasta el momento en que se concreta su efectiva extincin. 1.3.- LA MISION DE LOS ENTES RESIDUALES La misin de los entes residuales es la de administrar la fase terminal de lo que fueron las respectivas entidades pblicas, con los siguientes propsitos: a) disponer las vas de reconversin de los recursos humanos remanentes, a los fines de su reinsercin laboral, b) rescatar, concentrar y transferir a los destinos pertinentes los bienes, las bases de conocimiento tcnico-procesal, la archivala y las bases de datos, c) liquidar las cuentas y cerrar las cuestiones pendientes, y d) ordenar las cuestiones remanentes y transferirlas -en lo posible- a los rganos designados para absorberlas. Dentro de los referidos propsitos, aqu se har especial referencia a los procesos tendientes a organizar y disponer el resguardo y la accesibilidad de la documentacin con presunto valor probatorio, informativo, cognitivo o histrico. Cada uno de dichos procesos implica, en general, notables dificultades, dadas por el estado en que frecuentemente se hallan dichos activos, junto a las inercias y resistencias propias de las ansias de supervivencia latentes en toda organizacin. 1.4.- LA GESTION DE LOS ARCHIVOS DE LOS ENTES RESIDUALES DEL ESTADO NACIONAL La coordinacin central de la gestin liquidatoria de los entes residuales est a cargo de la Subsecretara de Normalizacin Patrimonial, dependiente de la Secretaria de Coordinacin Legal, Tcnica y Administrativa del MEyOSP.

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Dicha Subsecretara tiene, como uno de sus objetivos, el de coordinar la aplicacin de los programas tendientes a la administracin y liquidacin de los bienes, derechos y obligaciones remanentes de las empresas o entidades que hayan sido privatizadas, disueltas o que dejen de operar por cualquier causa (Decreto N 1492/94). Entre los resultados de dicho proceso, puede destacarse -a los fines del presente ensayo- la concentracin y preservacin, por parte de dicha Subsecretara, de los archivos institucionales, administrativos, contables, jurdicos y tcnicos de gran parte de los entes residuales, en coordinacin con el Archivo General de la Nacin. El Centro de Documentacin e Informacin del MEyOSP ha tenido tambin un rol activo en el rescate y la gestin de archivos y bibliotecas tcnicas de entes residuales. 1.5.- EL POTENCIAL DE APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL Con base en la experiencia acumulada sobre la cuestin de los archivos de los entes residuales, el Estado Nacional puede rescatar, conceptualizar y difundir sus aprendizajes, para que los responsables de futuros procesos de liquidacin y disolucin cuenten con elementos de juicio empricos para: Disponer de un panorama integrado de la problemtica de los archivos y de las cuestiones crticas por encarar. Disponer de criterios fundados para rescatar la documentacin con valor probatorio (a los fines contenciosos) y de control (pistas de auditora), as como aquella con presunto valor histrico, testimonial o cultural. Disponer de criterios fundados para evaluar el potencial de reciclaje, regeneracin y reutilizacin del patrimonio documental con valor cognitivo e informativo, teniendo acceso a los mejores mtodos, tcnicas, procedimientos y sistemas disponibles. Programar, presupuestar, monitorear y controlar los procesos de concentracin, resguardo y explotacin de archivos con adecuados referentes y planes de contingencia. Disponer de adecuados criterios, parmetros, indicadores y estndares de desempeo para el control, la evaluacin y el efectivo autocontrol de la eficacia, eficiencia, efectividad y calidad de la gestin de archivos.

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CAPITULO 2 EL MARCO DE REFERENCIA

De acuerdo con los propsitos del presente ensayo, en este marco de referencia se intentar delinear una resea de algunos hechos que fueron configurando la experiencia desarrollada -en materia de archivos- en los entes residuales, as como un conjunto de ejes conceptuales para su anlisis y evaluacin. 2.1.- EL ESTADO INICIAL En todo anlisis vinculado al proceso de reforma del Estado a partir de la Ley 23.696, es imprescindible tener en cuenta la diversidad, magnitud y complejidad de las cuestiones que debieron resolverse -a ritmos vertiginosos- respecto de cada privatizacin de servicios y de cada supresin de atribuciones reguladoras del Estado sobre sectores de actividad econmica. Fue necesario determinar los alcances, modalidades y caractersticas de las medidas de reforma, seleccionar los instrumentos, convocar a los posibles prestadores, encauzar los procesos de seleccin y puesta en marcha de las prestaciones privatizadas y generar los mecanismos de regulacin y control de los servicios. Al contemplar dichos aspectos, resulta relativamente comprensible que las cuestiones atinentes a los entes residuales -y entre ellas las de sus archivoshayan quedado relegadas, en un principio, a un segundo plano entre las prioridades oficiales. Tal como expresara el ex-Interventor de una empresa privatizada: dentro de la vorgine de problemas y cuestiones emergentes de las privatizaciones: Quin iba a priorizar -dentro del equipo motor- la cuestin de los archivos de los entes residuales, con su anacrnica imagen de abandono, desorden, papeles vetustos y muebles viejos. Hoy puede afirmarse que la inclusin prioritaria de dicha cuestin en la agenda de la reforma del Estado, estuvo motivada -en gran parte- por una toma de conciencia inducida por los reclamos del Archivo General de la Nacin (AGN), por las inquietudes y temores manifestados por diversos actores sociales relevantes, y por el inters de algunos medios de la opinin pblica. 2.2.- EL FACTOR DETERMINANTE : LA PREOCUPACION POR LOS ARCHIVOS DE LOS ENTES RESIDUALES Como un ejemplo de las manifestaciones de preocupacin canalizadas por los medios de la opinin pblica, se presenta seguidamente una sntesis de una serie de notas publicadas por el diario La Nacin (1).
(1) Se adopta como muestra la serie de notas de Rubn Correa publicadas en La Nacin sobre la problemtica de los archivos de las empresas residuales (ver referencias normativas y documentales).

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2.2.1.- En dnde se pondrn los archivos de las empresas privatizadas? (18/7/93) Qu destino tuvieron los papeles de las empresas que el Estado privatiz y de los entes que cerr?. Los investigadores disparan estas preguntas por doquier, sospechando las respuestas para las mismas, pero disimulando sus nimos descorazonados frente a lo que consideran prdidas irreparables del patrimonio cultural .... Ellos saben lo que encierra cada papel, cada foto, cada pelcula que se pierde, pero se encuentran en medio del fuego cruzado entre una retirada estatal que no tom previsiones en este terreno, las intenciones conservacionistas que exhiben los nuevos propietarios de las empresas y la pura voluntad que, con disimulada impotencia, practican los empleados del Archivo General de la Nacin (AGN) ante todos y cada uno de los documentos que estn al alcance de sus ojos, sobre todo si corren peligro de extraviarse. La cuestin de la conservacin de los archivos de las empresas privatizadas y de los entes regulatorios disueltos, es fuente de agudas crticas por parte de los investigadores e intelectuales. En general, se coincide en que -en medio de la privatizacin acelerada- no se repara en la preservacin del patrimonio cultural de las empresas. 2.2.2.- Dnde y cmo estn los archivos de las empresas pblicas (19/7/93) Desde 1989 los expertos del Archivo General de la Nacin (AGN) vienen trabajando a destajo para que los interventores y liquidadores de las empresas privatizadas y de los entes reguladores suprimidos les abran las puertas de todos sus archivos, en los que se cuentan papeles, fotos, pelculas, cintas de sonido y discos. En algunos casos, despus de pelear duramente, consiguieron que el propio personal de los entes confeccionara, con su asesoramiento, los inventarios documentales que hoy les permiten saber lo que deberan guardar en el AGN cuando ste cuente con un edificio ms amplio o con un anexo. El AGN ya empez a recibir estos documentos, pero hasta ahora no ms del 10% del volumen total ingres en el edificio de Leandro N. Alem 250. Y no parece haber espacio para que ingrese mucho ms. Por ejemplo, en los huecos del tercer piso ubicaron parte de la biblioteca y del archivo de la ex-Obras Sanitarias de la Nacin, mientras el AGN discute con el administrador de la OSN residual el traspaso de otros materiales histricos. En los huecos del sptimo piso fueron puestos los documentos de las disueltas Juntas Nacionales de Granos y de Carnes. En otros pisos fueron ubicados los envos de la Lotera Nacional, de Agua y Energa y de la ex-SEGBA (Servicios Elctricos del Gran Buenos Aires).y todos los legajos de las empresas que antecedieron a sta (CADE, CHADE, Compaa Transatlntica y la Italo-Argentina). El auditorio del AGN fue desmontado para permitir el almacena-

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miento de una porcin, todava pequea, del archivo de YPF (Yacimientos Petrolferos Fiscales), cuyo incierto paradero alarm durante meses a los investigadores de la historia del petrleo. Los motivos de esas preocupaciones tal vez subsistan, ya que una parte sustancial del patrimonio testimonial de YPF est an en un depsito de dudosa capacidad de conservacin, en la drsena F del puerto de Buenos Aires. En ese lugar tambin esperan un destino las latas con las tortas de pelculas que acumul YPF, al igual que una ltima porcin del archivo fotogrfico. En la sede central de YPF tambin hay importantes existencias de documentos que el personal de la empresa est desglosando de acuerdo con las instrucciones del AGN, mientras su imponente biblioteca sobre cuestiones del petrleo y la minera fue retirada del edificio central hace casi una dcada y estara hoy en el laboratorio de ensayos de la compaa en Florencio Varela. El archivo general de Gas del Estado (memorias y balances, actos dispositivos, estudios tcnicos, proyectos, informacin contable y de personal) fue igualmente relevado, pero su resguardo seguir bajo la responsabilidad del ente residual hasta que el AGN tenga capacidad para guardarlo. La hemeroteca del ente contiene la ms importante coleccin del pasado medio siglo en materia de revistas especializadas en gas y petrleo, clasificadas con un fichero analtico de su contenido. 2.2.3.- Los archivos de ENTel y de Ferrocarriles estn en peligro (20/7/93) Los ejemplos quizs ms dramticos del riesgo que corren los archivos histricos de algunas empresas privatizadas o en trmite de serlo seran los de la ex Empresa Nacional de Telecomunicaciones (ENTel) y de Ferrocarriles Argentinos.... En el caso de ENTel el archivo de la calle Catamarca debi ser desocupado y hoy los documentos se hallan en un enorme galpn de Telefnica de Argentina en Ciudadela. Como el traslado se hizo sin la intervencin ni supervisin del AGN, el operativo pudo haber tenido visos de catstrofe para los documentos histricos. Igual o peor parece ser el caso de Ferrocarriles Argentinos, de acuerdo con los testimonios de los investigadores histricos que frecuentan su centro de documentacin y publicaciones. En este caso, el AGN, sencillamente, fue omitido. Parece haberse llamado a un concurso para seleccionar una consultora en materia de archivos que normalice los criterios de preservacin y a la vez determine los criterios para centralizar en uno solo los distintos archivos zonales que tiene la Empresa.(2).
(2) El concurso al que alude la ltima frase fue el convocado por la Empresa entre los das 23 de mayo y 11 de junio de 1993, mediante avisos en la prensa con los siguientes trminos de referencia: Ferrocarriles Argentinos emprende una bsqueda para contratar un experto en organizacin de archivos, cuya misin ser el desarrollo de un proyec-

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De todos modos, en los pasillos de la planta baja del edificio del Ferrocarril Belgrano, hasta hace pocas semanas era posible encontrar numerosas cajas cargadas de documentacin histrica, en apariencia listas para ir a la basura, segn la voz que corri entre algunos investigadores y biblimanos que se daban recomendaciones entre ellos para rescatar todo lo que fuera posible. 2.2.4.- Los investigadores formulan preguntas difciles de responder (21/7/93) La indiferencia es, para quienes escriben la historia, el signo distintivo de la situacin de los archivos; robo y mutilacin de documentos, falta de personal y atraso en la clasificacin. El problema no es pequeo, ms an si se tiene en cuenta que segn los clculos del AGN- la documentacin de diversas caractersticas que acumularon las empresas privatizadas y los entes regulatorios disueltos equivale a ms del doble del material que ya haba en el AGN para un perodo que abarca desde mediados del siglo XVI al XIX e incluye algunos fragmentos del XX. El alud de nuevos documentos agudiza, sin duda, los serios problemas de presupuesto y condiciones edilicias que arrastra el AGN, y alimenta genuinas dudas sobre cunto tiempo puede pasar hasta que el grueso del material por incorporar quede abierto a la consulta. En el AGN se encuentra, desde hace unos 30 aos, el archivo del Correo correspondiente al perodo 1763-1882, al que no se puede acceder a pesar de que fue entregado en buen orden. Del mismo modo, est pendiente de clasificacin y ordenamiento el que ENCoTel entreg junto con aqullos, pero referidos al perodo 1883-1956. La biblioteca especializada del Correo, con su coleccin de 200 aos de memorias y boletines, fue consumida por las llamas hace ya bastantes aos. A las referidas preocupaciones se adicionaban las relativas a otros componentes del patrimonio informativo-documental de las ex-empresas pblicas y de los entes reguladores disueltos; entre ellos, las bases de datos de los ex-centros de cmputos, los respectivos tesoros estadsticos y las bibliotecas y centros de documentacin. 2.3.- EL MARCO DE REFERENCIA CONCEPTUAL 2.3.1.- La residualidad y la problemtica de los archivos de las organizaciones pblicas
to para la conservacin, ordenamiento, compilacin y resguardo de la documentacin, planos, normas, etc., que estn en poder de los distintos sectores de la empresa, a efectos de crear un archivo fsico unificado con seguimiento computarizado .... (siguen condiciones de los postulantes y requisitos para la postulacin). Este concurso, al cual se habran presentado unos 230 postulantes, result en la seleccin individual de los integrantes iniciales del Equipo Tcnico de Evaluacin de Documentacin y Archivos (ETEDA).

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Aun cuando este ensayo no pretende aportar conceptualizaciones ni propuestas a los campos disciplinarios de la archivologa, de la archivstica ni de la archivonoma, sino al de la residualidad de organizaciones pblicas, los hallazgos emergentes de las experiencias con archivos en entes residuales pueden resultar relevantes para las referidas disciplinas. La naturaleza de los organismos residuales est vinculada esencialmente a su misin: la autodisolucin. En anteriores trabajos se ha caracterizado a la residualidad como una muerte organizacional (3). Como consecuencia, la gestin de los archivos de los entes residuales equivale a una autopsia: ver uno por s mismo, con los propios ojos. Representa as una oportunidad inigualable de inmersin en una realidad que puede abrirse en todas sus facetas (ahora o nunca) y que -por requerir soluciones terminalespermite: a) visualizar la pluralidad, la diversidad y la peculiaridad de las problemticas archivsticas existentes en los distintos entes residuales, b) diagnosticar, ponderar, diferenciar e inventar soluciones frente a situaciones nicas o excepcionales, y c) poner a prueba nuevos esquemas metodolgicos y nuevas modalidades de accin que posteriormente podrn aplicarse en entes activos, as como a un amplio espectro de situaciones emergentes de la reorganizacin del sector pblico: la supresin, la transferencia, la fusin o la integracin de entes u organismos de la administracin central y de la descentralizada. El marco de referencia que se presenta seguidamente tiene el propsito de delinear los ejes conceptuales adoptados en este ensayo para enfocar la problemtica de los archivos de los entes residuales, as como para el tratamiento del caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.). 2.3.2.- Las fuentes del encuadre conceptual El encuadre conceptual del presente ensayo, as como del Programa Archivo Intermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) se sustenta fundamentalmente en los siguientes autores y en los respectivos aportes que se especifican en cada caso: a) HEREDIA HERRERA, Antonia [Archivstica general : teora y prctica (1991)] delinea un panorama amplio de los espacios de coincidencia y de debate disciplinario atinentes a cuestiones que van desde el mismo concepto de archivo, su naturaleza y definicin, el ciclo vital de los documentos de archivo, la organizacin documental y sus componentes (la clasificacin, el ordenamiento, el inventario y la catalogacin), la seleccin y el expurgo de documentos. b) LODOLINI, Elio [Archivstica: principios y problemas (1984, 1993) y Questioni di base dellarchivistica (1970)], uno de los mayores expositores de la escuela italiana, que en sus obras traza un prolijo anlisis temporal y espacial -con una perspectiva rigurosa, tradicional y conservadorarevisando los antecedentes y las posiciones adoptadas por los ms diversos pases y autores, respecto de principios y de cuestiones centrales de la disciplina archivstica.

(3) Vase, por ejemplo, Tesoro, Jos Luis:La liquidacin de entes residuales del Estado Nacional: el caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), pp. 8-9.

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c) SCHELLENBERG, Theodore R. [Tcnicas descriptivas de archivos (1961)], se trata de una de las obras ms difundidas en la regin, de este destacado tratadista archivstico estadounidense, y un aporte de suma relevancia en el mbito de la descripcin documental y de la elaboracin de auxiliares descriptivos d) TANODI, Aurelio [Manual de archivologa hispanoamericana: teora y principios (1961)], se trata del trabajo ms difundido -a escala internacional- de nuestro compatriota y maestro, como uno de los autores clsicos de la archivologa de la regin, habiendo sido adoptado como referente regional por la mayor parte de los autores ms relevantes en la disciplina. e) VAZQUEZ, Manuel [Manual de seleccin documental (1992)] como uno de los autores nacionales que ms han contribudo al anlisis de la problemtica de la seleccin, combinando una prolija revisin bibliogrfica sobre las cuestiones abordadas, con criterios instrumentales para la seleccin. Se trata de la obra de mayor pertinencia a los fines del tratamiento de los archivos de los entes residuales, incluyendo especficamente las cuestiones atinentes a la problemtica de las empresas estatales que se privatizan y de los organismos y dependencias que se cierran (p. 140). 2.3.3.- La estructura conceptual bsica De acuerdo con el foco de inters y los propsitos de este ensayo, la estructura conceptual bsica tiene un carcter eminentemente instrumental. A travs de la misma se pretende proporcionar, al lector no especializado, un esquema semntico elemental para la interpretacin del contenido conceptual y emprico del ensayo. Respecto de los conceptos provenientes de la disciplina archivstica, slo se incluyen aquellos que resultan claves para la comprensin del trabajo, sin pretender exhaustividad en sus acepciones ni, menos aun, la presentacin de las distintas posiciones doctrinarias atinentes a los mismos. Dicho espacio analtico est satisfactoriamente cubierto por la bibliografa de base citada en el punto anterior. La siguiente presentacin se sustenta en los tres ejes conceptuales que definen el foco de inters del ensayo respecto de los archivos de los entes residuales: a) documento, b) archivo, y c) movimiento de archivos. En el ANEXO 1 se presenta sinpticamente una estructura conceptual ampliada, recomendndose revisar la misma para una mejor comprensin del contenido de este ensayo. 2.3.4.- Desarrollo de la estructura conceptual bsica a) Los documentos y los documentos de archivo Se denomina documento a todo registro durable de informacin, cualquiera sea el soporte fsico en el cual se sustenta. De acuerdo con la forma de la informacin registrada en el soporte fsico, los documentos pueden ser textuales (texto escrito o manuscrito), grficos (mapas, planos, dibujos), imgenes (fotografas, diapositivas), o audiovisuales (pelculas, videos, sistemas multimedios).
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El soporte fsico ms clsico y difundido de los documentos es el papel, ya sea en forma de formularios, de notas, de libros o de fotografas. Debido a la prevalencia de los documentos en papel en los archivos comunes, frecuentemente la literatura alude a los papeles para referirse a los documentos. De acuerdo con el avance de las tecnologas de registro de informacin, los archivos manifiestan una creciente afluencia de los an denominados soportes fsicos no convencionales, entre los cuales se destacan actualmente la pelcula (cinematografa, diapositivas, negativos fotogrficos), los medios magnticos (discos, disquetes, casetes), y los medios de placa sensible [cd-rom, worm (write once read many), disco ptico no regrabable)]. Dentro del universo de documentos, se denominan documentos de archivo a aquellos resultantes de una actividad administrativa, que tienen por objeto impartir una orden (finalidad dispositiva) o dejar constancia de un hecho con fines probatorios, testimoniales o informativos. Una vez que culmina su utilidad inmediata, los mismos pueden adquirir valor cultural o histrico. El ciclo vital de los documentos se compone de sucesivas fases, que determinan el tratamiento de los mismos en los archivos. La primera es la denominada gestacin o tramitacin, correspondiente al perodo durante el cual se tramita la generacin del documento, que concluye en el momento en que el documento es puesto en vigencia. La fase de vigencia corresponde al perodo durante el cual el documento tiene fuerza para disponer, obligar, testimoniar o informar. Como principio general, ningn documento puede ser eliminado durante su vigencia. Una vez concluda la vigencia de un documento, sigue un perodo o plazo de guarda precaucional, durante el cual el documento es conservado para responder a eventuales requerimientos o reclamaciones administrativas o legales emergentes de su perodo de vigencia, o bien para servir de sustento o antecedente a otros documentos. El perodo de guarda concluye con la desafectacin resultante de la prescripcin legal o con la culminacin del perodo indicado para la guarda. Una vez cumplido el plazo de guarda, la mayor parte de los documentos quedarn desafectados, con el fin de depurar los archivos. Slo algunos documentos que presenten valores histricos, testimoniales o culturales pasarn a la fase siguiente que es la guarda permanente. El proceso tcnico dirigido a establecer los plazos de guarda y el destino posterior de los documentos de archivo, se denomina seleccin. El trmino seleccin designa tambin la rama de la Archivologa que estudia los criterios de valor de los documentos y las tcnicas del anlisis dirigido a decidir entre la transferencia y la destruccin de documentos. La seleccin facilita la circulacin de los documentos en funcin de su ciclo vital, permitiendo el descongestionamiento de los archivos, con el consecuente aumento en la agilidad de la bsqueda y recuperacin de documentos, la disminucin del espacio fsico requerido, y la mayor racionalidad y calidad en la utilizacin de los espacios disponibles para el archivo. Desde el punto de vista historiogrfico, jurdico y archivstico la seleccin re-

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quiere suma cautela, por cuanto no es posible establecer con certeza cundo un documento no ser necesario nunca ms. Todos quienes estn vinculados con la disciplina archivstica conocen algunas de las irreparables prdidas provocadas por selecciones efectuadas en el pasado, aun cuando -en su momento- fueran cautelosas. Como consecuencia, existe una alta probabilidad de que las decisiones sobre seleccin de documentos, adoptadas con motivaciones y criterios hoy vlidos, sean cuestionadas y reprochadas en el futuro. En el plano prctico, la seleccin resulta imprescindible frente a la imposibilidad material y tcnica de conservar integramente los documentos de archivo, lo que tampoco resulta conveniente para la prestacin del servicio. Al respecto, expresa grficamente Vzquez (4) que la seleccin documental no es una mutilacin, sino la curacin de un obeso. La seleccin de documentos incluye siempre un componente de evaluacin, que consiste en la apreciacin de los valores de los mismos desde dos perspectivas determinadas por el ciclo vital. Por un lado, los valores inmediatos o primarios, basados en el inters institucional administrativo, legal, contable o tcnico de los documentos. Por el otro, los valores mediatos o secundarios, sustentados en el inters histrico, testimonial o cultural de los documentos. El valor inmediato es inherente al documento mientras el mismo sustente derechos y obligaciones o sirva de fundamento a determinadas situaciones o hechos. Es paralelo a la vigencia administrativa y va perdindose con el transcurso del tiempo. En la apreciacin de los valores inmediatos se ponderan los intereses emergentes de las perspectivas institucional, administrativa, legal, contable y tcnica con relacin a los documentos en gestacin, en vigencia y en plazo de guarda. Para el establecimiento de los plazos de guarda, en el marco de la legislacin vigente, se tienen en cuenta las normas archivsticas nacionales y locales, las especficas de cada ente y las propuestas de las respectivas comisiones de evaluacin. En la apreciacin de los valores mediatos de los documentos se pondera la posible relevancia histrica, testimonial, cultural y el eventual inters para la investigacin retrospectiva. Determina la decisin sobre el destino final de los documentos; ya sea la guarda permanente o la desafectacin. En el siguiente esquema se sintetizan las caractersticas de ambos tipos de valores:
Atributos del documento Valores inmediatos o primarios Interesa a: Presenta aspectos: Fases del ciclo de vida:
Valores mediatos o secundarios

la institucin productora y a la la investigacin y al estudio oficina iniciadora. histrico. de inters institucional, administra- de inters histrico, testimonial tivo, legal, contable, tcnico o cultural durante el trmite de gestacin, la una vez agotado el valor inmevigencia y el plazo de guarda. diato.

(4) Manual de seleccin documental,

p. 3.

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Se evala para: Se conserva durante:

asignar un plazo de guarda. el plazo de guarda.

decidir entre la guarda permanente o la desafectacin a perpetuidad.

De acuerdo con los volmenes de documentacin que habitualmente contienen los archivos, la evaluacin se realiza -en general- sobre lotes o series de documentos, ms que sobre documentos individuales. b) Los archivos Se denomina archivo a una institucin o al sector de una institucin que resguarda y procesa documentos para ponerlos al servicio de los usuarios o clientes. El alcance de dicha acepcin vara notablemente entre los distintos autores, desde aquellos que adoptan una perspectiva amplia que incluye los archivos de gestin, hasta aquellos que la restringen a los archivos histricos. De acuerdo con una visin ampliamente aceptada, un archivo constituye una combinacin de tres elementos esenciales: documentos, organizacin, y servicio. Seguidamente se resean las caractersticas de cada uno de dichos elementos: Un archivo es un conjunto, un complejo, una totalidad de documentos producidos en el curso y como consecuencia del desarrollo de la actividad administrativa de una institucin o de un conjunto de instituciones productoras. Como consecuencia, un documento de archivo es siempre un eslabn de una o varias cadenas. Est vinculado con los documentos anteriores, simultneos y posteriores, formando parte de un entramado documental. Los documentos de un archivo estn ligados por relaciones originarias, necesarias y determinadas. Es precisamente ese conjunto de relaciones lo que caracteriza al archivo y lo especifica de manera determinante. Una coleccin, un florilegio o un conjunto artificial de documentos no constituyen un archivo. La organizacin de un archivo debe reflejar, necesariamente, las relaciones que vinculan a los documentos que resguarda. Pero, por encima de los documentos y sus relaciones, un archivo tiene la misin primordial de proveer un servicio de recuperacin de documentos a determinados usuarios (clientelas) actuales o potenciales. La ptica de este ensayo focaliza justamente en la perspectiva de los clientes de los archivos de los entes residuales, dado que la satisfaccin de las demandas, necesidades y expectativas de stos constituye la razn de ser de dichos archivos. De acuerdo a la fase del ciclo vital de los documentos que contienen, los archivos pueden clasificarse en cuatro tipos: a) archivos de gestin o corrientes, b) archivos centrales, c) archivos intermedios, y d) archivos histricos. Los archivos de gestin o corrientes contienen documentos vigentes y activos. En el caso de los entes residuales, se trata -en general- de los documentos de los entes originales que an tienen fuerza para sustentar derechos y
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obligaciones; por ejemplo, fichas sumarias de legajos y recibos de haberes de personal, documentacin probatoria de crditos, planos de instalaciones concesionadas. Los archivos centrales contienen documentos vigentes o en plazo de guarda, provenientes de diversas unidades de una institucin productora. Un archivo central del sector ferroviario, por ejemplo, concentrar todos los documentos de archivo de las ex-Lneas ferroviarias que anteriormente se hallaban en localizaciones dispersas por toda la geografa del pas. Los archivos intermedios contienen documentos semiactivos y pasivos de diversas instituciones productoras, hasta que se cumplan sus plazos de guarda. Una vez concluidos dichos plazos, la comisin evaluadora determinar su desafectacin o su transferencia al archivo histrico para su guarda permanente. Las principales funciones de un archivo intermedio son: a) favorecer el acceso a los documentos, a travs de una adecuada organizacin, y b) proceder a la evaluacin y seleccin de los documentos, a travs del equipo de tcnicos y de la comisin evaluadora de documentacin.. En el archivo intermedio, va decreciendo sucesivamente el valor inmediato o primario de los documentos, desarrollndose -en el caso de documentos con potencial inters histrico, testimonial o cultural- los valores mediatos o secundarios. En un sistema integrado de archivos, el archivo intermedio desempea un rol anlogo al del corazn en un organismo vivo, haciendo circular los documentos a travs de la evaluacin y la seleccin. En un archivo intermedio, la comisin evaluadora de documentacin tiene a su cargo la evaluacin de cada lote de documentos, con el propsito de detectar el valor mediato, una vez vencido el plazo de guarda establecido en funcin del valor inmediato. Los archivos histricos contienen documentos que, debido a su valor histrico, testimonial o cultural, son destinados a guarda permanente. Uno de los problemas fundamentales de la archivstica es la cuestin de la organizacin de los archivos, que incluye como procesos a la clasificacin y al ordenamiento. Clasificar es separar o dividir -con base en determinados criterios- un conjunto de documentos de un archivo, estableciendo clases, grupos o series. Cada grupo o clase ser nico y distinto de los dems, con sus caractersticas propias, pero formando parte de una estructura nica. La estructura de clasificacin de un fondo suele presentarse en un cuadro que la vincula con los componentes orgnicos y con las actividades de la institucin productora de donde procede. El ordenamiento es el alineamiento de los documentos dentro de cada subconjunto resultante de la clasificacin. Ordenar es vincular en secuencia todos los documentos de cada grupo, con base en determinados criterios. Los criterios tradicionales de ordenamiento en los archivos son: a) cronolgico,
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b) alfabtico, c) geogrfico, d) por materias (por principio de pertenencia). De acuerdo con un inters archivstico e historiogrfico, el archivo debe reflejar a la institucin productora tal como era efectivamente, y no como hubiera debido ser si se hubieran aplicado rigurosamente determinadas normas de clasificacin y de ordenamiento. Es por ello que frecuentemente se considera una imprecisin, si no un error, hablar de organizacin de los archivos, afirmando que el trmino ms correcto a usar es el de reconstitucin de la organizacin originaria. La aplicacin de este mtodo no siempre resulta factible. Algunas veces la clasificacin o el ordenamiento originario de los documentos han sido tan alterados por sucesivos retoques, que ya no es posible reconstituirlos. Por otra parte, la aplicacin de la referida concepcin archivsticahistoriogrfica presenta ciertos problemas prcticamente insolubles en los archivos centrales e intermedios que concentran documentos provenientes de diversos (quizs de centenas o miles de) localizaciones de documentos que pueden haber sufrido -cada una de ellas- sucesivas mutaciones, alteraciones, mutilaciones y transformaciones durante su vida activa. Considrese, por ejemplo, el caso de los fondos documentales provenientes de unas 4.000 estaciones ferroviarias que operaron histricamente en la Argentina, cada una con sus propios estilos, peculiaridades y circunstancias en lo atinente a la organizacin de los archivos de estacin. Lo mismo puede ocurrir con los documentos que pasaron por diversas dependencias y que fueron dispuestos -sucesivamente- de manera diversa, con base en las competencias, las necesidades administrativas, el modo de funcionar, los estilos y las preferencias de cada una de ellas. Como los archivos centrales e intermedios deben responder a demandas de documentacin con propsitos probatorios o testimoniales -generalmente en trminos perentorios- no resultara razonable supeditar la respuesta, a tales demandas, a los azares de bsquedas inciertas en mltiples fondos estancos con mtodos de organizacin heterogneos y hasta caticos, determinados por las respectivas peculiaridades. Tal como se seala en este ensayo, la razn de ser de los archivos centrales e intermedios de los entes residuales es el servicio a los usuarios. Si la organizacin originaria de los archivos fuente representa un obstculo insalvable para una efectiva prestacin del servicio a los usuarios, es imprescindible proceder a una reorganizacin en trminos del servicio, dejando constancia referencial de la fuente y de la organizacin originaria. c.- Los movimientos de documentacin de archivo Dado que este ensayo se refiere fundamentalmente a la concentracin de archivos de distintas localizaciones de las ex-empresas pblicas y organismos reguladores en los archivos centrales e intermedios de los entes residuales, la cuestin de los movimientos de archivos tiene una relevancia central. Entre los movimientos de la documentacin de archivo, se distinguen: a) los movimientos internos, por los que los documentos son reubicados dentro de una misma localizacin, b) los traslados, por los que los documentos son

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transportados desde una localizacin hacia otra sin que la institucin productora o poseedora pierda sus atribuciones sobre ellos, y c) las transferencias, que consisten en el traspaso de la custodia de los documentos a una entidad archivstica distinta de la institucin productora o poseedora. En un proyecto de concentracin de archivos, se denomina archivo perifrico a todo archivo que no es el central del proyecto. En ese caso, los archivos perifricos son aquellos de las localizaciones de origen, siendo la localizacin de destino el archivo central del proyecto de concentracin. El primer paso en todo proyecto de movimiento de archivos es el relevamiento, que es la accin de reconocer documentacin existente en las localizaciones de origen. Incluye la observacin, la apreciacin y el registro cuantitativo y cualitativo de la documentacin. El segundo paso es el acondicionamiento, que incluye las tareas necesarias para efectuar movimientos de documentacin en una localizacin de origen para su traslado o transferencia. Incluye la clasificacin, el embalaje, la confeccin de rtulos, la confeccin de listados de contenido y de los remitos o guas de movimiento hacia la localizacin de destino. El tercer paso es el transporte, la accin fsica, ejecutada con medios mecnicos de locomocin, necesaria para efectuar traslados o transferencias de documentos. En los archivos de origen, la custodia de la documentacin se halla a cargo de la unidad productora, emisora o de origen. Tras la ejecucin de los movimientos, la custodia se traslada a un archivo central o un archivo intermedio del ente, o bien a un archivo histrico. Una vez arribados los documentos a la localizacin de destino, se procede a su clasificacin y ordenamiento de acuerdo con los criterios del archivo de destino, registrando su ingreso y los datos para su identificacin. Tambin es conveniente registrar los datos que permitan, eventualmente, reorganizarlos en funcin de los criterios del archivo de origen. Posteriormente, se ingresan los registros a la base de datos, se ubican los documentos en la localizacin de destino y se les asigna la correspondiente ubicacin archivstica.

CAPITULO 3 EL CASO DE FERROCARRILES ARGENTINOS (e.l.)

Nota: El contenido de este captulo y el del Anexo La estructura conceptual bsica se basa en la presentacin realizada por el Programa Archivo Intermedio Central de F.A. (e.l.) en el 1er. Congreso de Archivologa del Mercosur, Paran, Entre Ros, 1996 Ago. 26-28; siendo sus autores: J.L. TESORO (Coordinador General), Juan Carlos JONES TAMAYO (Coordinador Operativo AIC), Silvia FIGOLI (Tcnica Archivista) y Sergio GALLARDO (Tcnico Logstico).

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Introduccin

La Ley 23.696 determin, en 1989, el cese de la explotacin ferroviaria por parte de la empresa Ferrocarriles Argentinos, y la transferencia por concesin de la totalidad de los servicios ferroviarios nacionales. Frente a las perspectivas de disolucin del ente residual resultante, en agosto de 1993 Ferrocarriles Argentinos seleccion a un conjunto de profesionales externos para desarrollar un programa dirigido al relevamiento, la concentracin, el resguardo, la integracin, la sistematizacin y la accesibilidad de la archivala empresaria. La puesta en marcha de dicho programa por parte de la anterior Intervencin, y el fortalecimiento del mismo por parte de la actual gestin liquidatoria, constituye un elocuente indicador de la preocupacin de dichas autoridades del Ente por la preservacin de la archivala, frente a la vulnerabilidad emergente del proceso disolutivo. Este captulo tiene por objetivo presentar una resea de los antecedentes, las caractersticas, los productos y los resultados del programa, as como sintetizar algunos aprendizajes emergentes del mismo, para contribuir al desarrollo de iniciativas anlogas por parte de otros entes residuales del Estado Nacional, de los Estados Provinciales y de otros pases de la regin (5). 3.1.- PERSPECTIVA Y MARCO DE REFERENCIA El sector ferroviario, que desempe un rol protagnico en el desarrollo econmico, social y territorial de la Argentina, creci -durante casi un siglo- a travs de mltiples iniciativas de empresarios nacionales, de empresas de capital ingls o francs, del Estado Nacional y de algunos Estados Provinciales. En el historial de los ferrocarriles en el pas pueden hallarse ms de cuarenta empresas originarias (6).
(5) Los autores dejan constancia de su reconocimiento al ex-Interventor en F.A. Dr. Ignacio Luduea, quien en julio de 1993 dispuso el llamado a concurso pblico para la seleccin de los integrantes del programa, as como a quienes ejercieron inicialmente la responsabilidad empresaria por su ejecucin, el ex-Gerente de Auditora, Cdor. Hctor Barbieri y el ex-Subgerente de dicha Area, Dn. Rolando Bujn. Asimismo desean expresar su agradecimiento al Dr. Matas Lucas Ordez, en su carcter de Interventor en F.A. y luego de Liquidador en F.A. (e.l.), a Dn. Osvaldo Anbal Ghio, como Gerente del Area Administracin, y al Coordinador de la misma Dn. Roberto Omar Passaglia. Como integrantes de la gestin empresaria iniciada en octubre de 1993, ellos supieron valorar -desde los respectivos roles- la trascendencia de la problemtica de los archivos, y adoptar las decisiones claves para la constitucin del Archivo Intermedio Central. Desean destacar tambin la eficaz supervisin y el permanente apoyo recibido del Archivo General de la Nacin, a travs de su Interventor, el Emb. Dn. Miguel Unamuno y de su asesora la Prof. Elizabeth Cipolleta. El agradecimiento se extiende a quienes participaron en las sucesivas fases del programa, y a cada uno de los funcionarios y agentes de la Empresa, que contribuyeron -en el mbito de sus competencias- al cumplimiento de los objetivos establecidos. (6) Para mayor informacin sobre la genealoga ferroviaria en la Argentina, vase el artculo de Juan Pablo MARTINEZ citado en el anexo bi-

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Al momento de la nacionalizacin integral de los servicios, en 1948, funcionaban en el pas unas veinte unidades operativas independientes. En dicho ao, por Decreto N 32.574 del 21/10/48, se reagruparon las lneas privadas y estatales en siete Ferrocarriles Nacionales [Gral. Jos de San Martn (ex Ferrocarril de Buenos Aires al Pacfico), General Manuel Belgrano (ex Ferrocarriles del Estado), Gral. Julio A. Roca (ex Ferrocarril Sud), Gral. Bartolom Mitre (ex Ferrocarril Central Argentino), Domingo Faustino Sarmiento (ex Ferrocarril Oeste) y Gral. Justo Jos de Urquiza (ex Ferrocarril de Entre Ros y el Nordeste Argentino)], y se constituy el Ferrocarril Nacional Patagnico con base en los dispersos ramales tendidos en dicha regin. Un objetivo permanente del Estado Nacional, para responder a las expectativas de la nacionalizacin, fue el de lograr el reordenamiento, la racionalizacin y el fortalecimiento de la red ferroviaria estatal, as como de adquirir una capacidad de planeamiento, coordinacin y control relativamente integrados sobre las diversas Lneas. La ltima manifestacin institucional de dichos intentos fue la Ley N 18.360 del 17/9/69, que cre la empresa Ferrocarriles Argentinos como persona jurdica de derecho privado, que mantena sus relaciones con el Poder Ejecutivo Nacional por intermedio de la Secretara de Transporte. La problemtica ferroviaria, agudizada durante las ltimas dcadas, impuso hacia 1989- la necesidad de una reestructuracin del sector, que determin la transferencia en concesin de la totalidad de los servicios ferroviarios en el marco de la Ley 23.696 (de Emergencia Administrativa y Reforma del Estado). El foco de inters en la descripcin de la experiencia de constitucin del Archivo Intermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), que determina el alcance y la perspectiva conceptual de este captulo, se sustenta en tres factores claves: a) La naturaleza residual del ente Con la culminacin del proceso de reestructuracin del sector ferroviario, tras la transferencia de la totalidad de los servicios ferroviarios a concesionarios privados y provinciales, F.A. dej de cumplir el objeto que le fuera asignado al momento de su creacin. Como consecuencia, F.A. (e.l.) es un ente residual cuya misin se limita a concretar la disolucin de la organizacin y la correspondiente liquidacin. b) La dispersin de la archivala sectorial Una de las caractersticas de la trayectoria del sector ferroviario en el pas, estuvo dada por la coexistencia de iniciativas y empresas en gran parte inconexas. Despus de la nacionalizacin (1948), las Lneas continuaron actuando como empresas federadas a travs del Organismo Central, manteniendo sus propias idiosincrasias y estilos administrativoorganizacionales. Slo durante el proceso de liquidacin pudo lograrse una perspectiva relativamente integrada de las respectivas archivalas. c) La responsabilidad por la archivala ferroviaria La responsabilidad por la archivala sectorial corresponde a la Liquidacin
bliogrfico.

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de Ferrocarriles Argentinos (e.l.). Ello implica las siguientes prioridades: a) preservar la integridad documental, previniendo, evitando y corrigiendo los posibles factores de dispersin, b) concentrar y hacer recuperable la documentacin con valor inmediato durante sus plazos de guarda, c) responder oportunamente a los requerimientos de documentacin por parte de los distintos usuarios, y d) garantizar la calidad de los procesos de seleccin de la documentacin por su valor mediato, La conjuncin de los referidos factores determin la constitucin del Programa Archivo Intermedio Central, como instrumento articulador de las actividades que la Empresa vena realizando para la preservacin, concentracin e integracin de sus archivos. Para una mejor comprensin de las caractersticas del programa, parece oportuno plantear algunas apreciaciones sobre los determinantes histricos de la situacin hallada en materia de archivos. El estado de los archivos de la empresa reflejaba retrospectivamente las fluctuantes coyunturas -entre la incursin, el apogeo, la declinacin y el ocaso- del sistema ferroviario argentino desde su iniciacin en 1857. Los archivos de las Lneas exhiban caractersticas peculiares determinadas por sus propios orgenes, concepciones y diseos organizativos, sistemas, mtodos y procedimientos, hallndose una notable diversidad de criterios de clasificacin, ordenamiento y conservacin de la documentacin administrativa y tcnica. Los archivos del Organismo Central manifestaban mltiples indicios de una histrica dificultad para uniformar los "babeles" administrativos emergentes de las propias idiosincrasias de las empresas federadas (las Lneas). Haba antecedentes de diversas reestructuraciones que haban implicado extravos masivos de documentacin. Sumado ello a los sucesivos ciclos de racionalizacin de personal -que se venan realizando desde haca varias dcadas- se estaba frente a una situacin crtica en lo atinente a la capacidad y calidad de la preservacin documentaria. Los archivos de la Empresa se hallaban dispersos y estancos; en muchos casos desorganizados, desordenados y con graves mutilaciones. De acuerdo con los testimonios disponibles, desde los ltimos aos de la dcada de 1960, la gestin de archivos en la Empresa vena experimentando significativos deterioros, debido a sucesivas mutaciones organizativas y al creciente debilitamiento de la capacidad administrativa. Por ejemplo, seala MARTINEZ (pp. 54-55) que a partir de 1961 comienza el ciclo de decadencia y crisis permanente de los ferrocarriles, matizado por perodos de aparente recuperacin y posteriores recadas, cada una ms grave que la anterior. Los gobiernos de turno intentan su reestructuracin y racionalizacin.... En cada oportunidad las medidas se revirtieron antes de que pudieran mostrar algn resultado positivo..... Comenz tambin un ciclo nefasto de mudanzas administrativas; unificndoPgina 22 de 69

se dependencias totalmente desvinculadas y dando lugar al traslado de mobiliarios y archivos. De acuerdo con el referido autor, se produjo as la prdida invalorable de objetos y documentacin, cuyo valor nunca lleg a ser justipreciado, aunque es justo reconocer que funcionarios con muchos aos de servicio procuraron salvar lo que juzgaban ms valioso. Tambin reconoce el mismo autor que la creacin de la Gerencia de Lnea Metropolitana (en 1980) y su ulterior disolucin dieron lugar a un nuevo ciclo de mudanzas y prdidas de documentacin. A los citados factores se habra adicionado -a partir de la Ley 23.696- una drstica racionalizacin de personal vinculada con la reestructuracin empresaria: una planta del orden de los 100.000 agentes a mediados de 1990 qued reducida a 5.000 agentes a mediados de 1993. Resulta plausible visualizar aqu una concurrencia de factores que pudo haber afectado notoriamente la posibilidad de mantener el control sobre los archivos administrativos y tcnicos: los vaivenes organizativos habran alterado y provocado la mutilacin o prdida de archivos existentes, mientras que la racionalizacin de la planta de personal habra cortado cadenas de produccin, ordenamiento, registro y almacenamiento de documentacin. Como resultado de las circunstancias sealadas, al asumir la nueva Intervencin en la Empresa, en octubre de 1993, la administracin de archivos exhiba notorios vacos y deficiencias. La anterior gestin haba iniciado y finalizado recientemente un relevamiento de los archivos existentes en la Capital Federal y en el Conurbano Bonaerense. Con base en los resultados de dicho relevamiento, se estimaba que la problemtica archivstica de Ferrocarriles Argentinos estaba dada por unos 60.000 metros lineales de documentacin institucional, de gestin, administrativa, contable, tcnica y jurdica, as como de diversos reservorios de material con presumible valor histrico-testimonial, que se hallaban dispersos en archivos perifricos, con alta vulnerabilidad y con grados de controlabilidad inevitablemente limitados. Exista una genuina preocupacin, por parte de diversos actores, por la preservacin y el destino de los archivos de la empresa, dado su volumen cuantitativo, su complejidad cualitativa, su dispersin espacial y sus valores inmediatos y mediatos. Las amenazas asociadas al estado de los archivos provenan esencialmente de los siguientes factores: Riesgo de prdida de la memoria institucional Riesgo de indefensin jurdica frente a reclamos Riesgo de extravo de soportes contables esenciales Riesgo de extravo de soportes de infraestructura y mecnica ferroviaria Riesgo de extravo de documentos con valor histrico, testimonial o cultural.

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El referido estado de cosas motivaba una manifiesta inquietud, en distintos sectores de la sociedad, con relacin al acceso y la recuperabilidad de la documentacin ferroviaria. Mientras la prensa daba cuenta de las amenazas latentes (7), diversos archivos provinciales y municipales solicitaban -con genuina preocupacin frente a una eventual dispersin o extravo de la archivala con relevancia local- la donacin de documentacin histrica y testimonial existente en los archivos de la Empresa ubicados en sus respectivos mbitos territoriales. A travs de los sucesivos resultados del programa, dichas jurisdicciones fueron apreciando las ventajas de preservar la integridad de la archivala, para que los diversos interesados pudieran hallar -en un mismo lugar- toda la documentacin relativa a la trayectoria del sector ferroviario. A las referidas preocupaciones se adicionaban otras relativas a: a) los datos del ex centro de cmputos de la Empresa, con sus bases de datos y tesoros estadsticos vinculados a la actividad ferroviaria, b) las colecciones de la biblioteca y del centro de documentacin ferroviaria a cargo de la Empresa, c) los acervos fotogrficos e iconogrficos (planos tcnicos) y d) la cartografa ferroviaria, las planimetras, altimetras, cartas de estructura de va y de obras de arte, como respaldo testimonial de la infraestructura fsica concesionada. 3.2.- LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA, LA ESTRUCTURA NORMATIVA Y EL RELEVAMIENTO INICIAL 3.2.1.- Los objetivos del programa Los objetivos del Programa Archivo Intermedio Central (AIC) fueron los siguientes: a) Constituir un Archivo Intermedio Central para concentrar, ordenar, integrar, resguardar, sistematizar y recuperar -de acuerdo con las necesidades manifiestas y previsibles de los clientes internos y externos- la documentacin de Ferrocarriles Argentinos -en su carcter de ente residualdurante su vigencia y plazo de guarda, en funcin de su valor inmediato, y b) Contribuir al rescate, la concentracin, el resguardo y la difusin de la documentacin con valor histrico, testimonial o cultural, a cargo del Archivo Histrico Ferroviario integrado al Programa Centro Histrico-Cultural Ferroviario. 3.2.2.- La estructura normativa aplicable La Ley N 15.930 y los Decretos N 232/79 y 1571/81 establecen el rgimen nacional en materia de archivos. Las Resoluciones FA. D. N 140 del 21 de mayo de 1959 y FA. I. N 884 del 4 de enero de 1961, fijan los plazos de guarda para las distintas categoras de series documentales en el mbito de la Empresa. El Programa AIC cuenta con la supervisin del Archivo General de la Nacin
(7) Vase, por ejemplo, la serie de notas de Rubn Correa publicadas en La Nacin sobre la problemtica de los archivos de las empresas residuales, una de ellas referida especialmente al caso de Ferrocarriles Argentinos, sintetizada en la Seccin 2.2. de este ensayo.

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como autoridad tcnica nacional en materia de archivos, en los trminos de la Ley N. 15.930 y del Programa de Preservacin del Material Documental de los Organismos Privatizados. 3.2.3.- El relevamiento inicial El relevamiento inicial de los archivos de la Empresa en la Capital Federal y en el Conurbano Bonaerense, que constituy la base fctica del programa, se desarroll entre agosto y octubre de 1993 (8). El equipo del proyecto convino un programa de relevamiento y el diseo de un formulario de registro de los datos correspondientes a cada serie documental, para su ingreso directo a computador. Dicho relevamiento se desarroll en dos fases: a) fase deductiva, y b) fase inductiva. Durante la fase deductiva (o derivativa, o descendente) se procedi a un relevamiento desde lo general (la gerencia, el departamento) hacia lo particular (los sectores, las series y los tipos documentales). Se elabor una nmina detallada de las gerencias y departamentos depositarios de documentacin, se visitaron los respectivos fondos y se inventari la documentacin existente en ellos mediante entrevistas a los funcionarios pertinentes y el relevamiento de los fondos, registrando las caractersticas de las series, su volumen, sus plazos de guarda y las peculiaridades del resguardo. Los profesionales del proyecto registraron todos los fondos informados por los sectores y proporcionaron sugerencias para prevenir riesgos y paliar daos preexistentes en los mismos. Durante la fase inductiva (o inferencial, o ascendente) se relevaron los depsitos generales de documentacin de la Empresa, avanzando sucesivamente desde lo particular (los tipos y series documentales que no haban sido informados por los responsables entrevistados) a lo general (la gerencia o el departamento a los que presuntamente correspondan). En dichos depsitos se hallaron diversas situaciones relativamente anmalas, que fueron tratadas con criterios orientados a preservar la integridad documental. 3.2.4.- El procesamiento de datos El sistema de procesamiento de datos del relevamiento fue desarrollado bajo la filosofa de bases de datos relacionales, y su programacin se realiz en ambiente tipo Xbase, con el sistema de administracin de base de datos Fox Pro. El volumen de la documentacin relevada en la Capital Federal y el Conurbano Bonaerense ascendi a un total de 32.754 (treinta y dos mil setecientos cincuenta y cuatro) metros lineales. La localizacin que concentraba el mayor volumen de documentacin era el edificio de la Avda. de los Inmigrantes 1950, con 14.685 metros lineales, segui(8) Una descripcin detallada del relevamiento inicial se presenta en: Ferrocarriles Argentinos. Equipo Tcnico para la Evaluacin de Documentacin y Archivos (ETEDA): Diagnstico de requerimientos del archivo centralizado e integrado de Ferrocarriles Argentinos, (Informe ETEDA N 6), Oct. 1993.

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da por el edificio de Hornos 11, con 5.013 metros lineales, el Organismo Central con 4.742 metros lineales, el edificio de Palermo (Avda. Santa Fe 4636) con 3.655 metros lineales, y el archivo de Remedios de Escalada (Partido de Lans) con 1.637 metros lineales. A travs del relevamiento inicial se identificaron un total de 923 series documentales. Las series que exhiban mayor volumen eran las de legajos de personal, recibos de sueldos, actuaciones por compra de bienes, as como planos de instalaciones ferroviarias. 3.2.5.- Los riesgos implicados y su ponderacin Tal como se seal en la seccin 3.1., el entorno empresario en el cual se desarroll el relevamiento inicial -y la totalidad del programa- estuvo determinado por la residualidad, caracterizada como un estado transitorio destinado a concretar la disolucin de la organizacin. Dicho estado implic una peculiar movilidad, a travs de la paulatina supresin de dependencias, de la sucesiva reduccin de personal y de la progresiva desocupacin y liberacin de inmuebles. Algunas de las situaciones tpicas en dicha coyuntura fueron las siguientes: a) Mudanzas de oficinas, archivos y documentacin b) Archivos desguazados o mutilados c) Archivos carentes de personal d) Archivos cerrados e inaccesibles Frente al panorama y a las perspectivas emergentes de las referidas situaciones, desde el inicio del programa se reconoci la prioridad de minimizar los riesgos de prdida de documentacin con valor administrativo, contable, legal o tcnico; o bien con presunto inters histrico, testimonial o cultural. La evaluacin del riesgo de prdida se desarroll en dos instancias: a) ponderacin del riesgo general, y b) ponderacin del riesgo especfico para cada componente de la archivala empresaria. En cuanto al riesgo general, se apreci que, dado el estado en que se hallaba una parte significativa de los archivos de la Empresa, el proceso disolutivo de la organizacin implicaba una amenaza de prdida o de "caotizacin documental con alcances masivos. En la ponderacin del riesgo especfico, para cada componente de la archivala empresaria, se contemplaron dos dimensiones para cada serie-tipo documental: a) la significacin cuantitativa, asociada al volumen relativo, y b) la relevancia cualitativa en funcin del valor inmediato (eventuales requerimientos o reclamos) y del valor mediato (posible inters histrico, testimonial o cultural). Se presentaron as diferentes entornos de riesgo de prdida para los distintos componentes de la archivala empresaria, que se caracterizan sinpticamente en la Figura 1, aplicndose los criterios de relevamiento que se indican en cada caso, as como los criterios de registro dirigidos a facilitar la posterior evaluacin por parte de la comisin evaluadora. Figura 1.- Caracterizacin sinptica de los entornos de riesgo y de los criterios de relevamiento
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Entornos de riesgo y criterios de relevamiento

Relevancia cualitativa Alta Alta Entorno A Facilitar resguardo masivo Baja Entorno B Facilitar desafectacin masiva Entorno D Facilitar desafectacin especfica

Significacin cuantitativa Baja

Entorno C Facilitar resguardo especfico

El entorno A se caracteriz por la conjuncin de alta significacin cuantitativa y alta relevancia cualitativa (por ejemplo: recibos originales de sueldos, legajos y fichas kardex de personal, ejemplares originales de escrituras, contratos, estatutos y actas vigentes, planos originales de instalaciones ferroviarias). En estos casos, se procedi a un registro minucioso de las series, junto con el responsable del fondo, indicndose los factores determinantes del presunto valor inmediato o mediato y adoptndose las medidas conducentes a garantizar el pleno control de la documentacin hasta su concentracin. El entorno B se caracteriz por la conjuncin de alta significacin cuantitativa y baja relevancia cualitativa (por ejemplo: copias de recibos de sueldos, legajos de personal multiplicados en distintos sectores, estadsticas con bajo nivel de agregacin, copias duplicadas de correspondencia, comprobantes contables vencidos, estudios de mercado desactualizados, colecciones del Boletn Oficial, colecciones sectoriales de resoluciones y boletines de FA). En estos casos, se procedi a un registro general de las series, indicndose los factores determinantes del bajo valor presunto. El entorno C se caracteriz por la conjuncin de baja significacin cuantitativa y alta relevancia cualitativa (por ejemplo: contratos vigentes, albumes tcnicos de locomotoras, coches y vagones, albumes de contratos con inters histrico, piezas documentales de inters para la investigacin retrospectiva). En estos casos, se procedi a un registro especfico de las series y, en algunos casos, de los documentos individuales, indicndose los factores determinantes del presunto valor inmediato o mediato y adoptndose las medidas conducentes a garantizar el pleno control de la documentacin hasta su
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concentracin. El entorno D se caracteriz por la conjuncin de baja significacin cuantitativa y baja relevancia cualitativa (por ejemplo: libros de remitos de documentacin entre sectores, planillas de control diario de asistencia de personal). En estos casos, se procedi a un registro general de las series, indicndose los factores determinantes del bajo valor presunto. La evaluacin de los distintos entornos de riesgo de prdida documental contribuy al establecimiento del nivel de detalle que deba contemplarse, en cada caso, para mantener un equilibrio satisfactorio entre la exhaustividad, la eficacia y la eficiencia del relevamiento. En general, el detalle de relevamiento fue mayor cuanto mayor fue la ponderacin de la relevancia cualitativa de la documentacin. Cabe sealar que la responsabilidad manifiesta en la mayora de los sectores de la Empresa hizo presumir que, en general, exista inters por preservar la documentacin ms valiosa. Como consecuencia, poda suponerse que la sucesiva y forzada compactacin documental habra desencadenado -como efecto relativamente funcionalun proceso de "seleccin natural" de la documentacin de mayor valor presunto. Sin embargo, el hecho de que esa supuesta "seleccin natural" no hubiera estado sujeta a criterios uniformes ni relativamente sistemticos, implicaba notables riesgos sobre la integridad de la archivala. 3.2.6.- Las prioridades emergentes del relevamiento Con base en los datos provenientes del relevamiento de los archivos en la Capital Federal, se desarrollaron sucesivos planes para el relevamiento de localizaciones del Interior, as como para la concentracin e integracin de la archivala empresaria. Debido a las limitaciones en los recursos del programa, no resultaba factible proceder simultneamente a la concentracin y a la organizacin rigurosa de la documentacin en el Archivo Intermedio Central. Como consecuencia, se adopt como prioridad el relevamiento, el traslado y la concentracin de la documentacin, comenzando por la existente en las localizaciones ms remotas y vulnerables, avanzando centrpetamente hacia las ms cercanas y resguardadas. Ello implic subordinar temporariamente los procesos de organizacin y ordenamiento de la documentacin concentrada. Debido a ello, los procesos de bsqueda y recuperacin de documentacin mantienen an caractersticas relativamente artesanales. A medida que se fue avanzando en la concentracin de la archivala empresaria, y disponiendo de un control bsico sobre la misma, se fueron desarrollando sucesivamente las tareas de organizacin (clasificacin y ordenamiento), as como la formalizacin, sistematizacin y automatizacin de los procedimientos de bsqueda y recuperacin.

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3.3.- EL ARCHIVO INTERMEDIO CENTRAL 3.3.1.- Naturaleza del Archivo Intermedio Central En el mbito de un sistema integrado de archivos, el archivo intermedio tiene la funcin de apreciar el valor primario de los documentos, constituyndose en sede de la comisin evaluadora. Rene los documentos que tienen largo plazo de guarda y un uso relativamente escaso, mientras aguardan el destino final. De acuerdo con Vzquez (9) el archivo intermedio es el corazn del sistema integrado de archivos; el que hace circular los documentos. Sin l, el sistema de archivos no puede existir. El Archivo Intermedio Central (AIC) constituye un instrumento para los siguientes propsitos (Res. F.A. I. 1150/94): a) concentrar, integrar y preservar la documentacin administrativa de uso semiactivo y pasivo de la Empresa, b) proveer la recuperacin eficiente y oportuna de dicha documentacin durante sus plazos de guarda, de acuerdo a las necesidades de los clientes, y c) resguardar aquella documentacin administrativa que, por su presunto valor histrico, testimonial y/o cultural, sea susceptible de posterior ingreso al Archivo Histrico Ferroviario. En el caso del AIC de FA (e.l.), una vez que concluyan los plazos de guarda de la mayor parte de la documentacin, aquella que haya sido o que resulte seleccionada por su valor histrico-testimonial o cultural pasar al Centro Histrico Cultural Ferroviario, mientras que la restante quedar desafectada. En ese momento, cumplida ya la misin del AIC, se proceder a su disolucin y extincin. Son varios los autores que destacan la significacin de la localizacin de los archivos intermedios y centrales. Por ejemplo, Lodolini (10) seala con relacin al archivo intermedio:
La utilidad de este instituto es evidente. Dotado de grandes espacios para recibir y administrar los documentos, situado generalmente en la extrema periferia de las capitales o de las grandes ciudades, y alguna vez en campo abierto, pudiendo utilizar terreno de menor coste, estructuras edilicias ya existentes y abandonadas, o construcciones de tipo muy simple, de cobertizo, cuesta bastante menos que un archivo normal o que la registrature de depsito anexa a cada una de las oficinas en su misma sede, en el centro urbano.

3.3.2.- Los clientes del AIC Los clientes (11) del AIC -los usuarios actuales y potenciales de la archivala empresaria- pueden clasificarse, en trminos institucionales, en las siguientes categoras:
(9) Manual de seleccin documental, p. 42. (10) Archivstica : principios y problemas, p. 50. (11) El trmino cliente -como contrapuesto al de usuario- ha padecido un desgaste en el sector pblico como resultado de la tendencia burocrtica a cambiar las denominaciones (de acuerdo con las modas) sin transformar el contenido de los servicios. El uso del trmino cliente en el mbito del AIC tiene el sentido de alguien a quien debe servirse oportunamente en la cobertura de sus necesidades de documentacin e informacin.

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a) Clientes internos (sectores del ente residual) Recursos Humanos Contabilidad Finanzas Tcnica-Comercial Bienes Muebles Inmuebles y Explotaciones Colaterales Asuntos Contenciosos Relaciones Institucionales Interior y Seguridad b) Clientes externos Letrados y peritos Organismos de previsin y seguridad social (ANSeS) Prestadores ferroviarios (concesionarios, FGBSA, UEPFP) Organismos de contralor (SIGEN, Auditora General de la Nacin) Jueces del Poder Judicial Archivo General de la Nacin Investigadores Interesados diversos Las caractersticas de los principales clientes internos y externos, as como el perfil de sus demandas, necesidades y expectativas, se tratan en la seccin 3.6. 3.3.3.- El ciclo evolutivo del AIC En el ciclo evolutivo del AIC pueden distinguirse las siguientes etapas: a. Creacin y asentamiento fsico (Nov. 1994- Ago. 1995) Esta etapa se caracteriz por los siguientes hitos: a) la formalizacin institucional del Programa AIC (por Resolucin FA l. N 1150/94), b) la asignacin de la sede fsica (por Resolucin FA I. N 1160/94), y c) las tareas bsicas de limpieza y refaccin del predio y del edificio. La misma culmin con la implantacin de una estructura operativa local en el AIC.
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Durante su desarrollo, la atencin se concentr en la adecuacin edilicia inicial y en la realizacin de ciertos traslados crticos de documentacin, especialmente de localizaciones vulnerables o con inminentes perspectivas de desalojo. Los requerimientos de documentacin por parte de los usuarios se canalizaron fundamentalmente a travs de los sectores pertinentes del ente residual. b. Constitucin (Set. 1995-Dic. 1996) Las prioridades centrales durante esta etapa estuvieron dadas por: a) el aprestamiento de las instalaciones para la recepcin y el ordenamiento preliminar de la documentacin, b) el traslado y la concentracin sistemtica de la documentacin de los archivos perifricos, y c) la oportuna respuesta a los requerimientos, con recursos propios. Sus principales hitos fueron los siguientes: a) La implantacin de una estructura operativa local en el AIC (por Resolucin L. 33/95), b) los traslados masivos de documentacin desde los archivos perifricos del interior y desde los grandes repositorios existentes en las cabeceras de las exLneas, y c) la respuesta oportuna a la mayor parte de los requerimientos que se le formularon, relativos a documentacin de recursos humanos, tcnica, contable y jurdica. Culminar cuando concluya la concentracin de la totalidad de la documentacin prevista; hacia Diciembre de 1996. Durante esta etapa se inici la atencin de requerimientos a travs de los recursos asignados al AIC, con una modalidad relativamente artesanal, desarrollndose las estrategias y los procesos de bsqueda prcticamente a la medida de cada requerimiento (en las estanteras, en las cajas pertinentes, en el sector de remanentes sin clasificar, etc.). Las capacidades y habilidades requeridas en esta etapa se vinculan a: a) la gestin de proyectos de refaccin edilicia, b) la obtencin, recuperacin y reciclaje de recursos materiales, c) la programacin y coordinacin de relevamientos, traslados y ordenamiento provisorio de documentacin, d) la implantacin de normas, sistemas y procedimientos de transicin, e) la atencin de requerimientos de documentacin mediante bsqueda y recuperacin de tipo artesanal. c. Integracin (Ene. 1997-Oct. 1997) La etapa de integracin del AIC se caracterizar por los siguientes hitos: a) La concentracin de los archivos activos y semiactivos que an permanecen en el organismo central de FA (e.l.), as como de los provenientes de FE.ME.SA. b) La implantacin de un sistema de organizacin archivstica propio que, preservando las referencias originales de clasificacin y ordenamiento en los archivos fuente -para su eventual reconstitucin en el futuro por parte del Archivo Histrico Ferroviario- supere las
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limitaciones emergentes de la aglomeracin de las heterogneas lgicas organizativas provenientes de las localizaciones de origen. c) La implantacin de normas, sistemas y procedimientos de administracin y de control interno para el funcionamiento del AIC. Los esquemas transitorios desarrollados durante la etapa de constitucin, debern transformarse, estructurarse, sistematizarse y validarse para que se constituyan en la sustentacin procesal de la gestin en rgimen del AIC. d) El diseo, desarrollo e implantacin de sistemas informticos centrales y complementarios para una efectiva explotacin del AIC, superando la actual fragmentacin de sistemas de registro y de bsqueda de documentacin. e) La formalizacin, sistematizacin y estandarizacin de los procesos de bsqueda y recuperacin documental, que permita superar las actuales modalidades artesanales en la atencin de requerimientos. f) La programacin y rutinizacin de los procesos y de las tareas del AIC, para su operacin en rgimen, con base en planes, normas y procedimientos validados por las reas pertinentes de FA (e.l.). g) La seleccin rigurosa de la documentacin por preservar, de acuerdo con criterios de obligatoriedad (plazos de guarda establecidos) y conveniencia (a los fines probatorios y de control), as como de la documentacin por transferir por su valor histrico o testimonialcultural, coordinando criterios con el Archivo General de la Nacin. h) La realizacin de tareas de expurgo de documentacin superflua, que contribuyan a simplificar la posterior operatoria en rgimen y liberar espacios para la ubicacin de archivos de otros entes residuales. i) El diseo, la programacin y la realizacin de sucesivas pruebas piloto para evaluar la factibilidad de integrar las series ms pertinentes del AIC al sistema de gestin documental con procesamiento de imgenes, que ha implantado la Secretara de Hacienda con la coordinacin de la Direccin de Auditora de Sistemas de la Contadura General de la Nacin. Las capacidades y habilidades requeridas en esta etapa se vinculan a: a) la organizacin archivstica, b) la elaboracin, validacin, normatizacin y control de sistemas y procedimientos, c) el diseo de requerimientos y especificaciones de los sistemas informticos centrales y complementarios para la explotacin del AIC, e) la formalizacin y sistematizacin de los procesos de bsqueda y recuperacin documental, f) la programacin y rutinizacin de los procesos y las tareas del AIC, g) la seleccin rigurosa de la documentacin por preservar y por transferir. d. Operacin en rgimen (inicio: Nov. 1997) Durante esta etapa se prev desarrollar las siguientes actividades: a La atencin, con elevados estndares de calidad y confiabilidad, de la totalidad de los requerimientos de los distintos sectores y segPgina 32 de 69

mentos de clientes. b La seleccin ponderada de la archivala, que dar lugar a la depuracin y al expurgo sistemtico, as como a la transferencia de documentacin con valor mediato al Archivo Histrico Ferroviario. c La conversin al sistema de gestin documental con procesamiento de imgenes de la documentacin sujeta a consulta permanente. Culminar cuando, vencidos los plazos de guarda de la mayor parte de la documentacin remanente, corresponda: a) proceder a la seleccin terminal, b) cerrar los registros, sumariar las actuaciones y las constancias referenciales de la documentacin que transit por el AIC, c) transferir la documentacin de guarda permanente y los registros finales a los rganos pertinentes, d) liberar y transferir los recursos (instalaciones, mobiliario, equipamiento, edificio), y e) disolver el AIC. Las capacidades y habilidades requeridas en esta etapa se vinculan a: a) estandarizar criterios y normatizar procedimientos para las distintas categoras de requerimientos, b) entrenar a los operadores e integrar una cadena de produccin para atender los requerimientos, c) establecer metas y parmetros de desempeo, y d) controlar el desempeo integral del sistema. El rol central de la conduccin durante esta etapa reside en asegurar el cumplimiento de las normas, de las instrucciones y de los parmetros de desempeo del sistema, as como en la deteccin y registro sistemtico de los requerimientos que, por no responder a las categoras contempladas en la matriz estndar de tramitacin, deban ser derivados fuera del sistema para determinar nuevos criterios para su encuadramiento o nuevos procedimientos para su resolucin. Como las rutinas convalidadas actuarn como pilotos automticos para que los operadores idneos resuelvan los casos que se encuadren en las mismas, podr garantizarse el logro de determinados resultados en funcin de los recursos asignados a las tareas. Durante el desarrollo de esta etapa cabe prever que la capacidad fsica liberada por los procesos de seleccin ser ocupada por archivos de otros entes residuales de la Administracin Pblica Nacional. 3.3.4.- La seleccin de la localizacin fsica En el mbito del Programa Archivo Intermedio Central, la localizacin fsica del repositorio constitua una decisin estratgica que -condicionada por un conjunto de factores de ubicacin geogrfica, capacidad, dominiales, inmobiliarios, edilicios y de otros tipos- determinara un conjunto de parmetros que tendran incidencia sobre la factibilidad, la calidad, la confiabilidad y la eficiencia del servicio. Para la adopcin de dicha decisin, debi determinarse el volumen de documentacin por almacenar, as como el dimensionamiento del servicio por proveer, y confrontar los requerimientos resultantes con las posibilidades que ofrecan las distintas opciones disponibles.

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Se evaluaron distintas opciones para la localizacin fsica del AIC, todas ellas ubicadas en la Capital Federal y en la Metrpoli Bonaerense (12) El anlisis de las referidas opciones concluy en que la nica localizacin que ofreca la capacidad y las condiciones requeridas para la instalacin del AIC era la del Ex-Almacn General de la ex-Lnea Roca, sito en la localidad de Remedios de Escalada (Partido de Lans, Provincia de Buenos Aires, Repblica Argentina), cuyas caractersticas se resean seguidamente: Es la que en mayor grado satisface los requisitos de: a) factibilidad tcnica, b) aptitud archivstica y c) viabilidad dominial. Tiene una superficie cubierta de 7.800 metros cuadrados, de los cuales 6.200 metros cuadrados estn destinados a locales de archivo, con una capacidad final estimada en el orden de los 90.000 metros lineales de documentacin. Est ubicada a unos 16 kilmetros del organismo central de FA (e.l.), sito en la zona de Retiro, en la Capital Federal. Existen mltiples medios de transporte pblico para el traslado del personal y de los clientes. Se trata de un inmueble remanente en FA (e.l.) que prcticamente carece de atractivo inmobiliario, dado que constituye un nicho circundado por reas operativas afectadas a la explotacin ferroviaria. Ofrece una alta accesibilidad desde la Capital Federal, donde estn ubicados los mayores archivos por concentrar (correspondientes a las cabeceras de ex-Lneas). Dado que en la localidad de Remedios de Escalada se hallaba uno de los mayores archivos de la Empresa, su traslado represent un movimiento mnimo entre locales dentro de un mismo predio. Su accesibilidad permite mantener un estrecho control de la documentacin y una satisfactoria supervisin de la operacin. Permite una rpida respuesta a los requerimientos perentorios del Poder Judicial, de los organismos previsionales y de la seguridad social, as como de otros clientes pertinentes. La aptitud, factibilidad y viabilidad de dicha localizacin fueron verificadas por las distintas reas de la Empresa, por la Unidad Coordinadora del Programa de Reestructuracin Ferroviaria, por la Subsecretara de Administracin de Bienes, por otros organismos pblicos competentes y por los principales actores externos interesados en la cuestin. Se suscribi un acta con la empresa FE.ME.SA para la asignacin del predio a la instalacin del AIC por el trmino de veinte (20) aos.
(12) Dichas opciones fueron las siguientes a) ex-Talleres de Via y Obras (La Plata), b) ex-Centro de Cmputos de FA (Salta 1929), c) exLaboratorio de Ensayo de Materiales (Estacin Nuez), d) edificio de la ex-Gerencia de Va y Obras de la ex-Lnea Roca, sito en Guanahani y Hornos (Plaza Constitucin), e) Talleres Alianza (Santos Lugares), f) Ex-Almacn General de la Ex-Lnea Roca (Remedios de Escalada), y g) ex-Talleres Liniers

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3.3.5.- Los recursos, las prioridades y los avances 3.3.5.1.- Los recursos fsicos a) El estado edilicio El estado inicial de la localizacin seleccionada responda al de un predio que, habiendo sido utilizado durante ms de ochenta aos como Almacn General de una lnea ferroviaria, estaba destinado -tras la privatizacin de los servicios ferroviarios- al depsito de bienes de rezago para la venta por parte del ente residual. De acuerdo con la trayectoria de la Empresa durante las ltimas dcadas, el edificio y su entorno exhiban una prolongada ausencia de mantenimiento. Con la colaboracin de la Direccin Nacional de Arquitectura, se realiz un relevamiento de las necesidades y prioridades bsicas para la adaptacin edilicia al nuevo destino. En primer lugar, se procedi a la delimitacin fsica del predio asignado al AIC, mediante la instalacin de un alambrado perimetral. El problema bsico -a los fines del destino previsto- resida en el pronunciado deterioro de los techos, que haca imposible la instalacin del archivo. Este problema se resolvi a travs de la contratacin -por licitaciones pblicas- de la reparacin en dos etapas: a) los techos, y b) el lucernario. Con base en los espacios potencialmente disponibles, se realiz un diseo de la configuracin ptima del Archivo Intermedio Central en estado de rgimen; la cual se ir plasmando en la medida en que sean liberados los espacios hoy ocupados por los bienes de rezago. Se encar tambin prioritariamente el acondicionamiento bsico de las instalaciones sanitarias, elctricas, los sistemas de seguridad, as como la eliminacin de mamparas y entrepisos que no resultaban tiles para el proyecto. Estn pendientes los trabajos de reciclaje de ciertas instalaciones de infraestructura, as como los trabajos de albailera y pintura, que se prev realizar en la medida que lo permitan las disponibilidades presupuestarias. El proyecto de remodelacin del AIC est includo en el Banco de Proyectos de Inversin Pblica (BAPIN) [Ley 24.354, art. 1; Decreto N 720 del 22/5/95], con registro No. 55.05-27.12-03. Sin perjuicio de los aspectos an no cubiertos, el edificio constituye hoy un entorno laboral relativamente adecuado para la operatoria de los equipos humanos asignados al AIC. b) La ocupacin del inmueble Al inicio del proyecto, haba bienes en desuso en todos los locales y espacios del predio; por ejemplo, vagones, rganos y repuestos ferroviarios, un viejo equipo de imprenta, muebles de oficina, acumulacin de ropa en mal estado, stocks de formularios y papel, y los ms diversos insumos ferroviarios en estado de rezago. La realizacin de esos bienes, necesaria para la liberacin de espacio para el archivo, est a cargo del rea comercial de la Liquidacin. Algunos de los problemas an pendientes de resolucin parecen residir en: a) cmo encarar la
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realizacin de bienes con alto grado de deterioro, o de stocks de materiales sin uso, que -debido a su estado, al excesivo nivel de existencias y a su avanzada obsolescencia- slo pueden liquidarse como chatarra, y b) cmo inducir en los distintos actores interesados una visin que contribuya a superar una mtica sacralizacin de dichos bienes como integrantes del patrimonio del Estado. Entre los desechos predominaban los restos de anteriores construcciones y divisiones internas, as como residuos remanentes de lotes vendidos y ya retirados. Haba una acumulacin de madera en mal estado que constitua un riesgo para la seguridad del archivo y un foco de proliferacin de roedores, putrefaccin e infeccin. A travs de la venta y la donacin de bienes, encauzadas por las reas especficas de la Liquidacin, as como de acuerdos con el municipio local, se van descongestionando espacios para el sucesivo acondicionamiento de los locales para el archivo. 3.3.5.2.- Los recursos humanos La dotacin de recursos humanos del AIC est integrada por un total de treinta y siete (37) personas, provenientes de tres fuentes: a) expertos externos adhoc, b) agentes de planta asignados especficamente al Programa, c) agentes de planta designados por las reas pertinentes para la gestin de los archivos sectoriales. a Los expertos externos ad-hoc (4 personas) fueron convocados y contratados por la Empresa para desempear los roles de coordinacin y las tareas especializadas en el mbito del Programa. b Los agentes de planta asignados especficamente al Programa (12 personas), fueron seleccionados por los coordinadores -entre el personal preexistente en la Empresa- para afrontar los peculiares desafos que implicaba el proyecto de traslado y concentracin de los archivos. Estos agentes exhiben entusiasmo, iniciativa y responsabilidad en el desempeo de las misiones asignadas, as como una manifiesta consustanciacin con el Programa y sus objetivos. c Los agentes de planta designados por las reas pertinentes para la gestin de los archivos sectoriales (21 personas), tendieron inicialmente a percibir sus nuevas funciones como un quehacer rutinario y extemporneo con el estatus de jefes que haban alcanzado tras prolongadas trayectorias en la Empresa, percibiendo dicha designacin como un castigo, o bien como el anticipo de una inminente desafectacin. Haban sido desplazados del Organismo Central hacia una localizacin que an se hallaba en condiciones precarias de confort, para realizar un trabajo que visualizaban como carente de jerarqua y gratificaciones, y que adems requera mayor esfuerzo fsico y entereza anmica. En una Empresa cuya planta de personal tena un alto porcentaje de agentes administrativos jerarquizados (13), con predominio de poblacin mayor de 45
(13) Algunas de las caractersticas del personal remanente de F.A. han sido sintetizadas en: Tesoro, Jos Luis; La liquidacin de entes re-

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aos de edad, no fue fcil constituir un equipo de personas que reunieran la disposicin actitudinal, junto con las aptitudes tcnicas y fsicas para desempear las tareas propias de las fases de traslado y ordenamiento de grandes volmenes de documentacin. Fue necesario inducir un cambio sustancial en las actitudes y una fuerte motivacin -sustentada en la significacin del programa- para lograr que quienes estaban habituados al estatus de jefes adquirieran una autntica disposicin e inters por las tareas de revisin, anlisis, clasificacin, acondicionamiento y movimiento masivo de documentacin. Se procedi a: a) promover una modificacin sustancial en el compromiso afectivo-laboral y en el perfil ocupacional de los agentes designados por las reas, de manera que pudieran desbloquear sus capacidades para adaptarse a los nuevos requerimientos, y b) promover la polifuncionalidad como medio para concretar el potencial de cada agente en las nuevas tareas. No todos los agentes llegados al AIC pudieron adecuarse a las nuevas exigencias. Algunos por limitaciones fsicas y otros por restricciones actitudinales, debieron ser reasignados a otros sectores del ente residual. Otra cuestin que cabe incluir en esta seccin es la vinculada a la problemtica del personal de las localizaciones perifricas. En general, dicho personal perciba que las tareas de acondicionamiento para el traslado y concentracin de los archivos locales equivalan a cavar su propia fosa, dado que -tras el trasladono se justificara su permanencia. El personal de las localizaciones perifricas que exhibi compromiso y capacidad de adecuacin a las nuevas tareas, fue incorporado al equipo del AIC. A travs de una poltica sostenida de formacin de equipos y de estrecha colaboracin, se ha logrado constituir un equipo de trabajo homogneo y motivado en el AIC. 3.3.5.3.- El equipamiento y los servicios El equipamiento del AIC se compone, bsicamente, de los siguientes elementos: a) Las estanteras de archivo En el proyecto inicial del AIC estaba prevista la instalacin de 1.984 mdulos de estantera, con un formato estndar de 8 estantes, de 3 metros de alto x 0,90 metros de ancho x 0,45 metros de fondo. En el marco de las restricciones presupuestarias propias del ente residual, fue conveniente recuperar y adaptar estanteras liberadas de diversas localizaciones, aun aceptando las interferencias resultantes de la heterogeneidad de formas y tamaos. La combinacin de orgenes de las estanteras fue la siguiente: Mdulos de estantera recuperados de lotes para remate: Mdulos de estantera recuperados de otros orgenes: 220 519

siduales del Estado Nacional: el caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), pp. 30-32.

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Mdulos de estantera nuevos: Total

1.245 1.984

b) Equipos de computacin y comunicaciones: seis (6) equipos de computacin y dos (2) de fax, que fueron transferidos desde otros sectores de la Empresa. c) Equipos de tratamiento documental: dos (2) fotocopiadoras y dos (2) copiadoras de planos; un (1) destructor de papel para la disposicin del expurgo. d) Equipos de prevencin y lucha contra el fuego: noventa (90) matafuegos, treinta (30) puestos ignfugos y un (1) equipo bombero mvil. e) Equipos plaguicidas: artefactos para la prevencin, deteccin y lucha contra roedores, insectos y vectores. f) Equipos de vigilancia y seguridad: diversos equipos y sistemas de comunicacin, registro y control para la prevencin, deteccin y correccin de eventuales anomalas. g) Servicio de emergencia mdica: se contrat un servicio de rea protegida, que provee cobertura de emergencia mdica a todas las personas que se hallen en el edificio del AIC, sean o no agentes de FA (e.l.). h) Servicio de prevencin y control de roedores y plagas: se contrat un servicio que realiza tareas de desratizacin y desinsectacin en el AIC, con frecuencia quincenal. i) Servicio de vigilancia y seguridad: se implement un servicio de portera y serenos con agentes de FA (e.l.), y se mantiene un servicio de seguridad adicional prestado por la Polica Federal Argentina. 3.3.5.4.- Las estructura normativa de transicin A fin de regular el funcionamiento del AIC durante la fase de constitucin, se implantaron las siguientes normas transitorias: Norma N 1 del 11/10/95 - Rgimen bsico de funcionamiento del AIC Norma N 2 del 17/10/95 - Recepcin y almacenamiento de la documentacin Norma N 3 del 25/10/95 - Seleccin, depuracin, registro y archivo de la documentacin Norma N 4 del 2/11/95 - Medidas de seguridad Norma N 5 del 28/11/95 - Funcionamiento de la Secretara del AIC Norma N 6 del 16/2/96 - Rgimen funcional para la documentacin de archivo Norma N 7 del 16/5/96 - Medidas complementarias de seguridad. Norma N 8 del 6/8/96 - Rgimen funcional para el componente jurdicosumarial Norma N 9 del 18/10/96 - Rgimen funcional del Equipo de Trabajo de Informtica.

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Norma N 10 del 30/10/96 - Conceptos bsicos y terminologa del AIC. 3.3.5.5.- La colaboracin con organismos del Estado Nacional La gestin del Programa AIC se vio notablemente favorecida por la colaboracin con distintos organismos y entes de la Administracin Pblica Nacional; entre ellos, el Archivo General de la Nacin, la Direccin Nacional de Arquitectura, y la empresa FE.ME.SA. Mediante el monitoreo y la supervisin del Programa Archivo Intermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), el Archivo General de la Nacin prest un eficaz acompaamiento tcnico al proceso de concentracin, depuracin e integracin de la archivala ferroviaria. Se cont con el asesoramiento y la cooperacin de la Direccin Nacional de Arquitectura en el diseo de proyectos y la inspeccin de obras de remodelacin edilicia del ex Almacn General. Con base en un acuerdo de cooperacin y asistencia recproca con FE.ME.SA., se desarrollaron normas, sistemas y procedimientos para la gestin coordinada de archivos, lo cual facilitar la integracin de las archivalas de origen comn. Se cont con el apoyo tcnico de la Contadura General de la Nacin en el estudio de factibilidad tcnica para la implantacin gradual de sistemas de gestin documental con tratamiento de imgenes para aquellos procesos operativos dinmicos con altos niveles de consulta. 3.3.5.6.- Las ofertas de tercerizacin El perodo durante el cual se desarroll el proyecto de concentracin coincidi con un notable crecimiento de la oferta, en el pas, de servicios privados de administracin de archivos. A travs de sus ofertas, los mismos destacaban las ventajas de la tercerizacin (outsourcing) de la concentracin, la guarda, la custodia, la gestin y el tratamiento de la documentacin. Las ventajas de esta opcin residan en la posibilidad de desentender a las autoridades de la Empresa de la problemtica de los archivos, de manera que pudieran concentrar sus esfuerzos en las tareas disolutivas y liquidatorias. La desventaja resida fundamentalmente en el ndice costo-beneficio-riesgo del servicio, frente a la dispersin y al estado de la documentacin, junto a las peculiares condiciones en que deba darse respuesta a los requerimientos perentorios de los juzgados y organismos de previsin y seguridad social. Al disponer el Programa de los recursos edilicios, materiales, tecnolgicos y cognitivos necesarios para desarrollar el servicio internamente, la comparacin de los ndices asociados a las opciones de servicio propio y por terceros resultaba significativamente favorable a la primera opcin. Sin perjuicio de lo anterior, se mantuvieron abiertas las relaciones con un conjunto de oferentes de servicios de archivo, as como la actualizacin de sus antecedentes, garantas, capacidades y ofertas, a fin de disponer de un respaldo para la eventual complementacin en caso de eventual insuficiencia de los recursos propios. 3.3.5.7.- La vinculacin con organizaciones del entorno
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En funcin de las interdependencias emergentes de las caractersticas del AIC y de su localizacin, se prest especial atencin a la vinculacin con las organizaciones del entorno. A travs de dichas vinculaciones, se convinieron acciones de colaboracin con la Municipalidad de Lans, con las delegaciones locales de la Polica Federal y la Provincial, con los Bomberos Voluntarios de Lans, con los centros de salud locales, con la delegacin del concesionario ferroviario y con la Unidad Ejecutora del Programa Ferroviario Provincial. A travs de dichas acciones pudieron cubrirse diversos aspectos de suma relevancia para la operacin del AIC y para la prevencin de riesgos. 3.4.- EL RELEVAMIENTO Y EL TRASLADO DE LOS ARCHIVOS 3.4.1.- La formulacin del proyecto de relevamiento y traslado La formulacin del proyecto de relevamiento y traslado de archivos -integrante del Programa AIC- se inici en febrero de 1995 con base en los datos provenientes del relevamiento inicial de los archivos de la Capital Federal y del Conurbano Bonaerense (ver Seccin 3.2.3.), as como de fuentes locales en el caso de los ubicados en el Interior. Posteriormente dichos datos fueron ajustados con informacin obtenida de los relevamientos en terreno, determinndose la existencia de noventa y ocho (98) archivos perifricos con documentacin sujeta a concentracin: doce (12) en la Capital Federal y el Gran Buenos Aires, y ochenta y seis (86) en el interior del pas. El documento del proyecto est integrado por los siguientes componentes: Cuerpo central: El contenido del cuerpo central del proyecto fue el siguiente: a) descripcin de la situacin de los archivos de la Empresa, b) caracterizacin de las tareas por realizar, c) especificacin de los criterios de traslado, d) divisin de las tareas en fases cronolgicas, e) el equipo humano, los recursos y los medios necesarios para la ejecucin del proyecto, f) especificacin de cronogramas y de responsables. Anexos a.- Antecedentes Estructura normativa del programa AIC y del proyecto de relevamiento y traslado de archivos. b.- Alcance del proyecto Especificacin de los archivos perifricos: localidades, volumen de documentacin, peso, distancias por recorrer, cantidad de vehculos y viajes necesarios para el traslado. c.- Organizacin del equipo del proyecto Especificacin de la estructura del equipo del proyecto y de las responsabilidades de cada integrante.

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d.- Adecuacin y acondicionamiento del AIC Dado que los avances en el traslado de los archivos perifricos estaban condicionados por la capacidad disponible en el AIC para recibir y ordenar la documentacin trasladada, se especific un cronograma de adecuacin y acondicionamiento de ste, con el fin de sincronizar las actividades de ambos proyectos. e.- Relevamiento de archivos perifricos Provee instrucciones y cronogramas para realizar el relevamiento de los archivos perifricos previstos y de los no previstos originariamente. f.- Traslado de documentacin Establece las fechas tentativas en que se realizar el traslado de cada uno de los archivos perifricos. Se previ concluir los traslados en veintin (21) meses. g.- Instrucciones a los coordinadores zonales Provee instrucciones a los coordinadores zonales para coordinar las tareas de acondicionamiento y carga de la documentacin existente en los archivos perifricos de las respectivas localidades. h.- Plazos de guarda Detalla las bases legales y normativas atinentes a los plazos de guarda de la documentacin, adoptando los siguientes referentes: la Ley Nacional N15.930, el Decreto PEN N 232/79, el Decreto PEN N 1571/81, la Resolucin F.A. D. N 140/59 y la Resolucin F.A. I. N 884/61. i.- Acondicionamiento de la documentacin Provee instrucciones y especificaciones para el acondicionamiento de la documentacin en cajas o bultos (medidas: 30x40x50): a) el acondicionamiento y el embalaje b) la rotulacin e identificacin, y c) los registros y documentos por elaborar durante el proceso de embalaje. j.- Carga, transporte y descarga de documentacin Provee instrucciones y especificaciones para: a) preservar la integridad de las cajas, de los bultos y de la carga, b) preservar el orden durante los procesos de carga y descarga, y c) registros y documentos por elaborar y verificar durante los procesos de carga, descarga, entrega y recepcin de la documentacin. k.- Acondicionamiento de la documentacin en el AIC Especifica la operatoria para el acondicionamiento de la documentacin en el AIC, de acuerdo con las siguientes fases: a) ubicacin preliminar, b) clasificacin y ordenamiento, y c) seleccin y expurgo. l.- Normas administrativas Especifica y normatiza los aspectos administrativos por contemplar en la ejecucin del proyecto, incluyendo cuestiones tales como las rendiciones de pasajes, viticos, combustible y peaje, mantenimiento de vehculos, gastos eventuales, etc.

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m.- Proyectos especficos Define los aspectos por contemplar en la elaboracin de los proyectos especficos correspondientes a los procesos de relevamiento, acondicionamiento y traslado de la documentacin existente en los archivos perifricos de cada localidad. n.- Recursos financieros Detalla las bases para la elaboracin del presupuesto del proyecto general y de los proyectos especficos. 3.4.2.- Los recursos humanos asignados El equipo humano asignado al proyecto de relevamiento y traslado de archivos estuvo integrado por cinco (5) agentes calificados para la tarea y por tres (3) conductores de vehculos. Los agentes fueron responsables de: a) efectuar el relevamiento de documentacin en los noventa y ocho (98) archivos perifricos, b) seleccionar la documentacin por trasladar, c) instruir al personal local para acondicionar la documentacin para su traslado, d) proveer las cajas y cintas engomadas para el embalaje, e) dirigir las operaciones de carga y de traslado hacia el AIC. El acondicionamiento de la documentacin en origen estuvo a cargo del personal disponible en cada localidad, con las instrucciones de los agentes del proyecto. En aquellos asentamientos que no disponan de personal, el acondicinamiento fue realizado por el personal del proyecto. 3.4.3.- Los recursos financieros Se asign al proyecto una partida presupuestaria anual para afrontar los gastos de pasajes, viticos, peajes, combustible y reparaciones menores en los vehculos. 3.4.4.- Los medios de transporte Se asign al proyecto el uso de los siguientes medios de transporte, que fueron utilizados con las capacidades que se indican en cada caso: a) un camin Fiat semi-remolque, con una capacidad de 560 cajas, b) un camin Ford 7000, con una capacidad de 240 cajas, c) un camin Ford 7000, con una capacidad de 140 cajas), y d) una camioneta Ford F-100 para la ejecucin de los relevamientos, as como para traslados complementarios. Dadas las limitaciones en la disponibilidad de conductores, slo pudo enviarse al interior del pas un mximo de dos (2) vehculos por semana. La capacidad promedio disponible en cada viaje fue de 240 cajas (de 30x40x50 cm), con un peso medio de 30 kg. cada una, lo que resultaba en un peso total promedio de 7.200 kg. 3.4.5.- La ejecucin de los relevamientos y traslados La ejecucin del proyecto de relevamiento y traslado masivo de documentacin

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se inici el 20/3/95. El primer relevamiento alcanz a seis (6) localizaciones perifricas, asignndose a su realizacin la totalidad del personal del equipo, con el propsito de que sus integrantes establecieran y documentaran criterios uniformes para tratar problemas no previstos originariamente, as como las eventuales peculiaridades que pudieran hallar en los relevamientos posteriores. El segundo relevamiento se realiz con el 50% del personal, asignando el otro 50% al traslado de las existencias determinadas en el primer relevamiento. Este procedimiento se mantuvo, en general, durante todo el desarrollo del proyecto. Las excepciones estuvieron dadas por aquellas localizaciones en las que, frente a la carencia de personal local y al reducido volumen documental, result conveniente y posible realizar conjuntamente las tareas de relevamiento y traslado (por ejemplo: Comodoro Rivadavia, Laguna Paiva, San Cristobal). Al relevar la documentacin en campo, el mismo personal procedi simultneamente a relevar los agentes, los servicios, los bienes muebles y los inmuebles que la Empresa mantena en cada una de las localizaciones, a fin de suministrar la informacin pertinente a los sectores competentes en dichos aspectos. La prioridad de los traslados estuvo determinada por una transaccin entre: a) la concentracin de la documentacin existente en las localizaciones ms remotas y vulnerables, avanzando sucesivamente (centrpetamente) hacia las ms accesibles y resguardadas, y b) las prioridades de los sectores responsables de la desafectacin y la liberacin de inmuebles. Las cajas para el acondicionamiento de la documentacin fueron distribudas entre las localizaciones a medida que se realizaban los relevamientos. Con la finalidad de reducir los costos de traslado de los archivos de las respectivas zonas, se constituyeron depsitos zonales en Baha Blanca, Concordia, Crdoba, Mendoza, Paran, Rosario y Tucumn. En general, los traslados se realizaron con recursos propios de la Empresa. Los nicos casos en que se usaron medios externos fueron los de Tucumn (por tren), Comodoro Rivadavia, Salta y Taf Viejo (por empresas de transporte automotor). 3.4.6.- El estado del proceso al 30/09/96 Al 30/09/96 la archivala concentrada en el AIC totaliza una longitud de 34.437 metros lineales, contenida en 68.874 cajas y otros soportes (planeras, ficheros, libros, etc.). Los productos del proceso de traslado y concentracin de archivos, desde el inicio del proyecto, se sintetizan en los siguientes trminos: al 1/1/95 (en cajas) Archivos relevados +Archivos por relevar (estimado) 50.600 + 48.000 al 30/9/96 (en cajas) 99.000 + 1.000

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=Total de archivos relevados y por relevar - Depuracin estimada y realizada = Total de archivos por concentrar en el AIC - Archivos concentrados en el AIC = Archivos que restan concentrar en el AIC

= 98.600 - 18.000 = 80.600 - 5.000 = 75.600

= 100.000 - 18.000 = 82.000 - 68.874 = 13.126

Ubicacin de los archivos por trasladar: Capital Federal y Gran Buenos Aires Interior del pas 26.800 48.800 13.126 ---

De acuerdo con los datos disponibles, al 30/09/96 quedan por trasladar 13.126 cajas de archivos de ex cabeceras de Lneas ubicadas en la Capital Federal, previndose su conclusin hacia Diciembre de 1996. 3.4.7.- Los productos y los costos Los productos y los costos de los procesos de relevamiento y traslado -al 30/09/96- fueron los siguientes:

Bultos transportados: Kilmetros recorridos (relevamiento y traslado) Toneladas transportadas Costos del traslado - costo por bulto trasladado - costo por kilmetro recorrido (relev. y trasl.) 3.4.8.- Los procesos de clasificacin y depuracin

66.591 190.000 1.720

$ 1,52 $ 0,43

En las localizaciones de origen se realiza una clasificacin y depuracin preliminar previa al traslado. La desafectacin local se limita al material que -de acuerdo con criterios preestablecidos- resulta evidentemente superfluo y carente de valor inmediato o mediato (por ejemplo: colecciones de circulares y boletines operativos repetidos en mltiples localidades y ya sistematizadas en el AIC). Una vez que la documentacin arriba al AIC, se procede a: a) una clasificacin por rubro (Personal, Contabilidad, Tcnica-Comercial, Institucional, Varios), de acuerdo con la funcin y el principio de procedencia, y por series dentro de cada rubro, b) registro de las referencias de origen, c) registro informtico, d) ordenamiento en los locales asignados, y e) ubicacin fsica en las estanteras asignadas.

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Durante la etapa de constitucin no se realizaron tareas sistemticas de seleccin, desafectacin ni expurgo. Las mismas se iniciarn a partir de la etapa de integracin, cuando se disponga de un panorama integrado de la archivala. Tras la depuracin final y posterior integracin de la archivala, se estima que el archivo concentrar unos 43.000 metros lineales de documentacin. Adicionalmente se prev que debern concentrarse unos 20.000 metros lineales provenientes del Organismo Central, tras la disolucin de la Empresa, as como unos 20.000 metros lineales de archivos de FE.ME.SA. 3.5.- LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROGRAMA La estructura organizativa del Programa fue evolucionando en funcin de las necesidades de las sucesivas etapas, y formalizndose a travs de resoluciones empresarias. Por Resolucin I. N 1150 del 28/10/94 se estatuy el Programa Archivo Intermedio Central de Ferrocarriles Argentinos como instrumento articulador de las actividades de la Empresa para la preservacin y concentracin de sus archivos. Por Resolucin I. N 1160 del 10/11/94 se asign al Archivo Intermedio Central, por el trmino de veinte (20) aos, el uso del predio correspondiente a las dos alas del ex-Almacn General adyacente a la estacin Remedios de Escalada (de la ex-Lnea Roca), sito en la localidad de Remedios de Escalada, Partido de Lans, Provincia de Buenos Aires. La Resolucin L. N 33 del 10/9/95 aprob la estructura funcional transitoria para el AIC, unificando la gestin operativa del archivo intermedio con la coordinacin del relevamiento de los archivos perifricos, de la programacin y ejecucin de los traslados, as como de los medios y recursos para las operaciones de carga, traslado y descarga de la documentacin. La Coordinacin Operativa del AIC tiene el objetivo de concluir la constitucin y puesta en rgimen del AIC, atendiendo los aspectos documentales, edilicios, de equipamiento y logsticos, con base en las directivas y criterios impartidos por el Coordinador General del Programa AIC. A tal fin, le dependen directamente la Unidad Intendencia y los siguientes equipos de trabajo: a) Recursos Humanos, b) Contabilidad, d) Tcnico y e) JurdicoInstitucional, as como aquellos que se constituyan en el futuro para cubrir los requerimientos de resguardo y recuperacin de documentacin emergentes del proceso disolutivo de la Empresa. Con el propsito de disponer de las perspectivas de las diversas reas y sectores de la Empresa, se han constitudo dos rganos de participacin: el Comit de Archivos y la Comisin de Seleccin Documental. El Comit de Archivos est integrado por los representantes designados por las Areas, junto con los integrantes del equipo del Programa (ETEDA). La Comisin de Seleccin Documental, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto N 1571/81, tiene a su cargo la discriminacin entre la documentacin por preservar y por desafectar.
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3.6.- LOS CLIENTES DEL AIC 3.6.1.- El vaivn de los centros de gravedad An cuando la atencin a los clientes es la cuestin primordial y esencial del Programa Archivo Intermedio Central, su tratamiento se ha reservado para la ltima seccin del ensayo y para las conclusiones. Ello obedece a dos motivos de orden fctico. En primer lugar, porque se trata de la cuestin ms vinculada al futuro del AIC. En segundo lugar, porque la atencin sobre la misma -que en su momento constituy el origen del Programa- debi ser relegada frente a la urgencia de los relevamientos y los traslados para la concentracin de la archivala ferroviaria. Como se sabe, en todo proyecto es frecuente que lo urgente desplace -al menos temporariamente- a lo importante. En realidad, la atencin a los clientes hubiera quedado como una mera proclama retrica, vaca de contenido real, si no se dispusiera de toda la documentacin concentrada en el AIC. Paralelamente, no tendra sentido alguno haber concentrado toda la documentacin en el AIC si sto no permitiera prestar una satisfactoria atencin a los clientes. En definitiva, cabe reconocer que, en algunos momentos, la intensidad de las tareas operativas produjo cierto desplazamiento fctico en las prioridades. Cuando hubo que ordenar documentacin proveniente de diversos orgenes, muchas veces a granel, no siempre fue posible prestar la debida atencin a algunos de los clientes. Cuando fue necesario intercalar las bsquedas con los procesos de clasificacin y ordenamiento de masas de documentacin proveniente de los archivos perifricos, la atencin de demandas respondi, frecuentemente a procesos de tipo artesanal no del todo eficientes. Hallndose hoy la mayor parte de la documentacin concentrada y ordenada, el centro de gravedad del AIC vuelve a ubicarse en la atencin personalizada a los clientes. 3.6.2.- Quines y cmo son los clientes del AIC? De acuerdo con un principio bsico del marketing de servicios, el primer paso para servir eficazmente a las clientelas consiste en indagar sobre sus caractersticas, necesidades, intereses y expectativas, a fin de lograr el mayor conocimiento posible de las mismas. Con base en dicho conocimiento, ser posible segmentar las clientelas, definir los perfiles de cada segmento, ponderar sus requerimientos y dimensionar los servicios a la medida de sus perspectivas, necesidades, intereses y expectativas. Dado que la experiencia del AIC puede resultar til para la gestin de archivos de otros entes residuales del Estado Nacional y Provincial, as como de otros pases de la regin, en esta seccin se resear una caracterizacin de los distintos clientes del AIC. En una primera clasificacin, se distinguen dos grandes grupos de clientes: los
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internos y los externos (ver seccin 3.3.2.). 3.6.2.1.- Los clientes internos Los clientes internos -los distintos sectores de FA (e.l.)- concentran, en la etapa actual, la mayor participacin en los requerimientos de documentacin que se le formulan al AIC. La condicin de ente en liquidacin que tiene la Empresa impone la prioridad de dar solucin definitiva a todas las cuestiones pendientes -deudas, crditos, juicios, transferencias y otras- a fin de concretar la efectiva disolucin del ente. Para operar dichas soluciones se requiere el acceso a los antecedentes y expedientes pertinentes. Puede preverse que a medida que se vayan resolviendo las cuestiones pendientes hasta la disolucin del ente, el volumen de requerimientos de estos clientes ir decreciendo. Simultneamente ir creciendo el volumen de requerimientos de clientes externos, dada la naturaleza de las necesidades de stos. En general, los clientes internos formulan sus requerimientos por escrito, a travs de notas, memos y fax al AIC, respondindolos ste por nota acompaada de la documentacin requerida. Adems de los pedidos de documentacin para cubrir las propias necesidades del ente residual, los clientes internos desempean tambin un rol de intermediacin entre el AIC y ciertos clientes externos, tales como los jueces del Poder Judicial, los concesionarios de servicios ferroviarios, los organismos de previsin y seguridad social, y los organismos de contralor; todos ellos con plazos perentorios de respuesta. El perfil de los clientes internos -en orden de magnitud de requerimientos- responde a las siguientes caractersticas: - Sector Recursos Humanos: es el segmento que ms requerimientos efecta al AIC, los que deben responderse dentro de plazos perentorios. En general requieren legajos, recibos de haberes, fichas sumarias de legajos de personal, fichas mdicas, y otros documentos. No siempre los requerimientos contienen los datos mnimos necesarios para efectuar una bsqueda eficiente de la documentacin solicitada. Por otra parte, solicitan gran cantidad de fotocopias de la documentacin, lo que insume abundante tiempo del personal del AIC. - Sector Contabilidad: es el segundo segmento en orden de magnitud de requerimientos, los que tambin deben responderse dentro de plazos perentorios y, en general, sin disponer de datos precisos para las bsquedas. La documentacin ms requerida por este segmento consiste en expedientes con antecedentes de contrataciones, rdenes de compra, licitaciones y contratos. En general necesitan los documentos originales, los que son retirados y reintegrados de acuerdo a las normas vigentes en el AIC. - Sector Tcnica Comercial: efecta requerimientos con plazos de respuesta acordes a la magnitud de lo solicitado, aportando los datos necesarios para la bsqueda. La documentacin ms solicitada es: copia de planos, expedientes sobre accidentes ferroviarios, antecedentes de obras,

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de compras y de reparaciones. Los requerimientos de los dems sectores de la Liquidacin son notoriamente inferiores en magnitud y los mismos se formulan por escrito sin imponer plazos perentorios, 3.6.2.2.- Los clientes externos Se denominan clientes externos a aquellos que son ajenos a FA (e.l.), incluyendo a los peritos, verificadores, concesionarios, investigadores y pblico en general. Cabe esperar que al producirse la disolucin definitiva de la Empresa, la afluencia de requerimientos de los clientes externos aumente sustancialmente, dado que se canalizarn directamente hacia el AIC las necesidades de documentacin que hoy son atendidas o intermediadas por los sectores de la Empresa. Una caracterstica comn a la generalidad de los clientes externos es la disconformidad que manifiestan por tener que trasladarse hasta la localidad de Remedios de Escalada para hallar respuesta a sus requerimientos. Es as como frecuentemente llegan al AIC con una actitud de molestia, pretendiendo que sus requerimientos sean satisfechos instantneamente. El personal de atencin al pblico del AIC ha sido preparado para absorber las eventuales manifestaciones de molestia y atenuarlas con buen trato, comprensin y cordialidad. Entre los clientes externos se destacan, por magnitud de requerimientos, los letrados y peritos, junto a los verificadores de los organismos de previsin y seguridad social y de contralor. a) Los letrados y peritos Los letrados y peritos formulan sus requerimientos de documentacin en lotes de 1 a 30 agentes, y generalmente sobre el trmino de los plazos procesales del Poder Judicial. Es por ello que pretenden ser atendidos y satisfechos en el da. Entre los peritos predominan, por profesin, los contadores pblicos, siguindoles los abogados, los ingenieros y los mdicos. Slo en contados casos se presentan personalmente en el AIC para formular sus pedidos; normalmente efectan sus requerimientos y solicitan turno de atencin por fax. En algunos casos pretenden efectuar las pericias por va telefnica, expresando que los honorarios que perciben no justifican el trastorno del viaje hasta Remedios de Escalada. En algunas oportunidades se presentan en el AIC fuera de los das y horarios de atencin, aduciendo desconocimiento de los mismos y pretendiendo que se satisfagan sus requerimientos en el momento, debido al inminente vencimiento de sus plazos y a la dificultad del traslado. La documentacin ms solicitada por esta clientela est compuesta por legajos de personal, boletas de sueldo, legajos o fichas mdicas, y expedientes sobre accidentes. Generalmente solicitan que el AIC les entregue fotocopias de la
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documentacin que requieren para sustentar sus pericias. Es comn que requieran la orientacin del personal del AIC sobre cuestiones tcnicas. b) Los verificadores de organismos de previsin y seguridad social Los verificadores de organismos de previsin y seguridad social formulan requerimientos relativos a un promedio de 20 ex-agentes en cada visita al AIC, con plazos del orden de 15 das para presentar la documentacin requerida. Slo eventualmente efectan requerimientos por fax; normalmente se presentan personalmente en el AIC, concurriendo en horarios de atencin sin previo aviso. La documentacin ms solicitada por este segmento de clientela est integrada por legajos de personal, boletas de sueldo y legajos o fichas mdicas. Sus verificaciones pueden dividirse en dos grupos: a) verificaciones de exagentes jubilados, y b) verificaciones de ex-agentes que tramitan la jubilacin. c) Los prestadores de servicios ferroviarios Los prestadores de servicios ferroviarios canalizan sus requerimientos al AIC a travs del Departamento Tcnica Comercial. En general, solicitan copia de planos diversos (va y obras, infraestructura, cruces ferroviarios, material rodante, antecedentes de predios y edificios ferroviarios, entre otros. La documentacin les es entregada con plazos de devolucin, los que generalmente se cumplen sin dilaciones. d) Archivo General de la Nacin e investigadores El Archivo General de la Nacin formula ocasionales requerimientos de documentacin relativa a obras y hechos con significacin histrica. Los investigadores concurren al archivo para formular consultas sobre documentacin testimonial, as como sobre series documentales que puedan aportar datos y elementos de juicio para sustentar sus estudios. e) Pblico en general El AIC recibe consultas y pedidos de diversos pblicos, desde instituciones educativas, museos y bibliotecas, hasta familiares de ferroviarios que solicitan copias de documentacin relativa a sus ancestros. 3.6.3.- Cmo se satisfacen los requerimientos de los clientes? En el caso de los clientes internos, con base en la documentacin solicitada y a la urgencia de la respuesta, se asignan prioridades en la bsquedas y remisin de lo solicitado. A los clientes externos se le asigna un turno para concurrir al AIC a realizar su actividad o retirar el material requerido. Durante los dos ltimos trimestres se atendieron los siguientes requerimientos mensuales de los referidos sectores de clientes:

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La atencin de requerimientos de clientes (promedios mensuales por trimestre)

CLIENTES REQUERIMIENTOS ATENDIDOS (promedios mensuales) 1/4/96-30/6/96 Clientes internos (requerim.) Clientes externos Peritos (consultas) Inspect. ANSeS (verific.) Concesin. (consultas) Otros clientes (consultas) 350 48 48 15 500 60 63 19 430 1/7/96-30/9/96 600

CAPITULO 4 CONCLUSIONES

El contenido central de este ensayo estuvo referido a la problemtica de los archivos de los entes residuales del Estado Nacional. Dicha problemtica fue ilustrada mediante la resea de los procesos de relevamiento, concentracin y reorganizacin de los archivos perifricos de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) en el Archivo Intermedio Central (AIC) del propio ente residual. Con base en la mencionada resea del caso -el ms complejo entre los entes residuales- pudo apreciarse que, a travs de la ejecucin de un plan de accin que cont con el permanente apoyo de las autoridades y de los distintos sectores de la Empresa, la etapa de constitucin del AIC est arribando a su culminacin. La archivala concentrada permite, hoy, dar respuesta a los crecientes requerimientos de documentacin e informacin por parte de las distintas categoras de clientes: los sectores del ente residual, los jueces, los peritos, los entes previsionales y de la seguridad social, los concesionarios, entre otros. Prximamente se iniciar la etapa de integracin, que tendr el propsito de disponer y aprestar al AIC para la etapa de operacin en rgimen. Cabe aqu plantear una cuestin esencial que resulta comn a todos los archivos de los entes residuales. Dicha cuestin radica en las caractersticas de monopolio natural de los servicios de dichos archivos, frente a un inmenso conjunto de clientes cautivos que slo pueden confiar en las prestaciones de aqullos para localizar documentacin e informacin imprescindible para la cobertura de un amplio rango de necesidades, intereses y derechos del Estado y de los individuos.

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En el caso del AIC de FA (e.l.), por ejemplo, de nada valdra haber acumulado miles de planos, planimetras y otro material cartogrfico, ni millones de expedientes, legajos personales, fichas sumarias, recibos de haberes e historias clnicas, si el servicio no resultara idneo para dar respuesta oportuna a las necesidades del Estado y de cada persona derecho-habiente. As como el Archivo Histrico Ferroviario deber proveer el acceso de los estudiosos e investigadores a fuentes documentales exclusivas, el Archivo Intermedio Central deber garantizar el acceso a documentacin e informacin exclusiva para la defensa de los derechos e intereses del Estado y de la inmensa poblacin que ha estado vinculada al quehacer ferroviario. El referido carcter monoplico de los archivos de cada uno de los entes residuales obliga a contraer el firme compromiso de prestar el servicio en condiciones satisfactorias de calidad y confiabilidad, frente a toda la poblacin de clientes cautivos. Los deseos y las expectativas de los clientes de los archivos de los entes residuales son relativamente fciles de determinar. Todos ellos pretenden obtener la documentacin y la informacin que requieren, de manera eficaz, oportuna y relativamente eficiente. Si en el caso de los servicios pblicos que han sido privatizados como monopolios naturales, el Estado establece entes de regulacin y contralor que -entre otras funciones- deben replicar las exigencias de calidad en condiciones competitivas, los archivos de los entes residuales debern imponerse una disciplina de autoevaluacin de su desempeo desde las perspectivas y los intereses de sus clientes. Dada la trascendencia de los aspectos que dependen de las prestaciones de los archivos de los entes residuales, si sus clientes percibieran que stos no les prestan servicios eficaces y eficientes, no slo se alejaran masivamente de los mismos -resignndose a una total impotencia en la cobertura de sus necesidades, intereses y derechos- sino que dicha inoperancia podra acarrear consecuencias imprevisibles para el Estado y para la Sociedad. El AIC de FA (e.l.), por ejemplo, que en la actualidad es el repositorio exclusivo de la memoria oficial de dos millones de vidas laborales, y que prximamente lo ser de toda la infraestructura ferroviaria concesionada y remanente, as como de toda la documentacin que sustenta la actuacin institucional del Estado como ex-prestador de servicios ferroviarios, no podra sobrevivir en un estado de eficacia limitada. La calidad y la confiabilidad del servicio constituyen el fundamento de los archivos de los entes residuales, porque el producto central y el objeto de los mismos es un desempeo esperado por los clientes. Si dichos archivos no pudieran garantizar que los clientes obtengan -de manera segura, oportuna y eficiente- la documentacin que requieran, no cumpliran con la misin para la cual fueron creados y socavaran sus propias posibilidades en el corto plazo.

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Slo un monitoreo permanente y una evaluacin frecuente de la calidad, la confiabilidad y la eficiencia de los servicios de estos archivos permitirn detectar problemas en los distintos factores intervinientes y contribuir a corregirlos, mientras ello an resulte posible. Los archivos de los entes residuales deben definir y comunicar con claridad el nivel de servicio que pretenden proporcionar, de manera que los empleados sepan las prestaciones que deben entregar y los clientes sepan lo que pueden esperar de ellos. En ese marco, ser posible poner en marcha un ciclo de mejora permanente sustentado en los siguientes principios: a Establecer niveles elevados de calidad de servicio que comprometan a todos los integrantes, desde la coordinacin general hasta los niveles bsicos de ejecucin. b Estar convencidos de que el 100% de confiabilidad es una meta alcanzable y valiosa. c Premiar la confiabilidad y el servicio libre de errores. d No conformarse nunca con el estado de cosas alcanzado, sino inducir a mejoras constantes. e Medir, monitorear y evaluar permanentemente el desempeo de los servicios (mediante auditoras, encuestas, cliente fantasma; recepcin, registro e indagacin de quejas y sugerencias, as como de otras fuentes de datos). f Mantener un ambiente de fluda cooperacin entre los empleados, dado que las relaciones entre stos se reflejarn en las relaciones con los clientes externos. Todos los componentes de la estructura organizativa de estos archivos debern estar autnticamente compenetrados con sus propias responsabilidades y con las responsabilidades del conjunto. Ningn factor relevante podr resultar ajeno a alguno de los integrantes. Es imprescindible que los clientes perciban que son atendidos de manera integral e integrada por una organizacin unificada, que exhibe una manifiesta sinergia puesta al servicio de sus necesidades, intereses y expectativas de recuperacin de documentacin e informacin. La oportunidad ms significativa para la gestin de los archivos de los entes residuales se halla en el terreno en donde interactan el prestador del servicio y el cliente. Est en los lugares donde -a travs del personal de atencin al cliente y de los dems recursos disponibles- se da el momento de la verdad del servicio, en el cual queda en evidencia -a travs de la respuesta a los requerimientos concretos- si los archivos cumplen o no con su misin; si justifican o no su existencia. El hecho de que la gestin de los archivos de los entes residuales dependa de la calidad y de la confiabilidad del servicio y tenga lugar principalmente en el terreno, implica consecuencias importantes en lo que deben hacer los responsables y en la clase de personas que deben ocupar dichos puestos. Los responsables de estos archivos deben constituirse en autnticos lderes de
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la atencin de las necesidades, los intereses y las expectativas de los clientes; lo cual exige una perspectiva que va desde el cliente hacia la organizacin ms que desde la organizacin hacia el cliente. Un responsable con una perspectiva desde la organizacin hacia el cliente, tender a condicionar las demandas de los clientes en funcin de las limitaciones y de las conveniencias propias del respectivo archivo. Un responsable orientado desde el cliente hacia la organizacin se esforzar para que el archivo satisfaga, en grado creciente, las demandas, intereses y expectativas de los clientes, a travs de un aprendizaje permanente. 1.- REFERENCIAS NORMATIVAS Ley N 15.930 - Organizacin y funciones del Archivo General de la Nacin, Proyecto del PEN aprobado por el Senado el 13/11/59 y por la Cmara de Diputados el 5/10/61. B.O. 23/11/61. Decreto N 232/79 - Conservacin de archivos administrativos - fecha 29/1/79. Decreto N 1571/81 - Plazos de guarda documentacin administrativa fecha: 9/10/81, B.O. 20/10/89. Resolucin F.A. D. N 140 del 21 de mayo de 1959: establece plazos de guarda para series documentales de Ferrocarriles Argentinos. Resolucin F.A. I. N 884 del 4 de enero de 1961: establece plazos de guarda para series documentales de Ferrocarriles Argentinos. 2.- REFERENCIAS DOCUMENTALES CORREA, Rubn: serie de notas caratulada Las fuentes de la historia argentina, publicadas en LA NACION, sobre la problemtica de los archivos de las empresas residuales: En dnde se pondrn los archivos de las empresas privatizadas?, 18/7/93, p. 10; Dnde y cmo estn los archivos de las empresas pblicas privatizadas, 19/7/93, p. 10; Los archivos de ENTel y de Ferrocarriles estn en peligro, 20/7/93, p. 10; Los investigadores formulan preguntas difciles de responder, 21/7/93, p. 11. DUCHEIN, Michel: Caractersticas, estructuras y funciones de los archivos histricos, Serie Pensamiento Universitario, Mxico, Universidad Nacional Autnoma de Mxico, 1980. FERROCARRILES ARGENTINOS. Equipo Tcnico para la Evaluacin de Documentacin y Archivos (ETEDA): Diagnstico de requerimientos del archivo centralizado e integrado de Ferrocarriles Argentinos, (Informe ETEDA N 6), Oct. 1993. HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivstica General : Teora y Prctica, 5a. edicin, Sevilla, Diputacin Provincial, 1991. INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES: Dictionary of Archival Terminology - DAT, ICA Handbook Series, Vol. 3. Edited by Peter Walne, Mnchen, New York, London, Paris, International Council on Archives, 1984.
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 LODOLINI, Elio: Questione di base dellarchivistica, en Rassegna degli Archivi di Stato, a. 30, 1970, pp. 325-364. LODOLINI, Elio: Archivstica : principios y problemas, (traducido de Archivistica: principi e problemi, Franco Angeli Editore, Milano, 1984, por Mercedes Costa Paretas). ANABAD - Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios, Muselogos y Documentalistas, Madrid, 1993. MARTINEZ, Juan Pablo: El reordenamiento de la red ferroviaria argentina en la nacionalizacin (1948) y en la privatizacin (1991), Todo es Historia, N. 347, Jun. 1996 (Boletn Historia Ferroviaria N 4) pp. 52-57. MINISTERIO DE ECONOMIA Y OBRAS Y SERVICIOS PUBLICOS. Centro de Documentacin e Informacin: Antecedentes y objetivos de la creacin del Centro de Documentacin e Informacin, Dic. 1993. SCHELLENBERG, Theodore R.: Tcnicas descriptivas de archivos, Serie Collectanea Archivstica, Crdoba, Universidad Nacional de Crdoba, Facultad de Filosofa y Humanidades, Escuela de Archiveros,1961. TANODI, Aurelio: Manual de archivologa hispanoamericana: teora y principios, Serie Collectanea Archivstica, Crdoba, Universidad Nacional de Crdoba, 1961. TESORO, Jos Luis: La liquidacin de entes residuales del Estado Nacional : el caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) : versin sinttica, Buenos Aires, INAP/DINEI, (Serie Polticas Pblicas; 37), Ene. 1996. : A quin interesan los archivos de los entes residuales del Estado Nacional?, Temas: Estado, Administracin y Polticas Pblicas, Buenos Aires, DINEI/INAP, ao 2, n 4, (Mar. 1996), pp.5-6. : El rescate y difusin de bienes con valor histrico de los entes residuales: el caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), Temas: Estado, Administracin y Polticas Pblicas, Buenos Aires, DINEI/INAP, ao 2, n 5, (may. 1996), pp. 10-11. TESORO, J.L.; JONES TAMAYO, J.C.; FIGOLI, S.R.; GALLARDO, S.: La constitucin del Archivo Intermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), 1er. Congreso de Archivologa del Mercosur, Paran, Entre Rios, 1996 Ago. 26-28. VAZQUEZ, Manuel: Manual de seleccin documental, (2da. ed. act.), Ministerio de Gobierno. Archivo General de la Nacin, Santaf de Bogot, D.C. (Colombia) 1992. VAZQUEZ, Manuel: Introduccin a la Archivologa : gua de estudio, (3da. ed.), Crdoba, 1996.

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ANEXO 1 LA ESTRUCTURA CONCEPTUAL BASICA 1.- PROPOSITO, CONVENCIONES Y CONTENIDO De acuerdo con el foco de inters y los propsitos de este ensayo, la estructura conceptual bsica adoptada para el anlisis de la problemtica de los archivos de los entes residuales tiene un carcter eminentemente instrumental. A travs de la misma se pretende proporcionar, al lector no especializado, un esquema semntico elemental para la interpretacin del contenido conceptual y emprico del ensayo. Para facilitar la comprensin, las acepciones estn expresadas de manera sinptica, sinttica y genrica. Respecto de los conceptos provenientes de la disciplina archivstica, slo se incluyen aquellos que resultan claves para la comprensin del trabajo, sin pretender exhaustividad en sus acepciones ni, menos aun, la presentacin de las distintas posiciones doctrinarias atinentes a los mismos. Dicho espacio analtico est satisfactoriamente cubierto por la bibliogafa de base citada en el punto anterior, as como por los diccionarios especializados (14). La presentacin sinptica adoptada se sustenta en los tres ejes conceptuales que definen el foco de inters del ensayo: a) documento, b) archivo, y c) movimientos de archivos. Se indican en tipo cursiva negrita aquellos trminos o expresiones cuya acepcin est includa en el esquema semntico (por ejemplo: documento, seleccin, archivo intermedio, plazo de guarda). El desarrollo de dichos ejes se sustenta en el siguiente esquema: a.- Documento; documento de archivo a.1.- Concepto y tipologa a.2.- Ciclo vital a.2.1.- Gestacin a.2.2.- Vigencia a.2.3.- Plazo de guarda a.2.4.- Guarda permanente a.3.- Seleccin y expurgo a.4.- Evaluacin; valores a.4.1.- Apreciacin de los valores inmediatos
(14) Entre los diccionarios especializados, cabe destacar los siguientes: Dictionary of Archival Terminology, ICA Handbook Series, Vol. 3. Edited by Peter Walne, Mnchen, New York, London, Paris, International Council on Archives, 1984; Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivistica. Sao Paulo. Associacao dos Arquivistas Brasileiros. CENADEM, 1990; Compilacin Terminolgica/ En: COUTURE, Carol y ROUSSEAU, Jean-Yves, Los archivos en el siglo XX, Universidad de Montral. Archivo General de la Nacin, Mxico, 1988 (la edicin canadiense es de 1982).

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a.4.2.- Apreciacin de los valores mediatos b.- Archivo b.1.- Concepto b.2.- Elementos constitutivos b.2.1.- Documentos b.2.2.- Organizacin b.2.3.- Servicio b.3.- Tipos de archivos b.3.1.- Archivos de gestin o corrientes b.3.2.- Archivos centrales b.3.3- Archivos intermedios b.3.4.- Archivos histricos b.4.- Archivalia b.5.- Fondo, seccion, serie (documental) b.6.- Organizacion (clasificacion y ordenamiento) b.6.1.- Concepto b.6.1.1.- La clasificacin b.6.1.2.- El ordenamiento b.6.1.3.- Mtodos de organizacin b.7.- Instrumentos de trabajo (gua general, inventario, catalogacin, signatura) b.7.1.- La gua general b.7.2.- El inventario b.7.3.- Los catlogos b.7.4.- La signatura archivstica c.- Movimientos (traslados, transferencias) c.1.- Conceptos c.2.- Conceptos vinculados c.2.1.- Acondicionamiento c.2.2.- Archivo perifrico c.2.3.- Local c.2.4.- Localizacin c.2.4.1.- Localizacin de origen c.2.4.2.- Localizacin de destino c.2.4.3.- Localizacin central c.2.4.4.- Localizacin perifrica

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c.2.5.- Manipuleo c.2.6.- Mobiliario c.2.7.- Registro c.2.8.- Relevamiento c.2.9.- Reubicacin c.2.10.- Transporte c.2.11.- Ubicacin archivstica c.2.12.- Unidad productora, generadora o de origen c.2.13.- Unidad concentradora, receptora o de destino c.3.- Operatoria de los movimientos 2.- DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA CONCEPTUAL BASICA A continuacin se desarrolla la estructura conceptual bsica: a.- DOCUMENTO; DOCUMENTO DE ARCHIVO a.1.- CONCEPTO Y TIPOLOGA Se denomina documento a todo registro durable de informacin, cualquiera sea su soporte fsico. De acuerdo con la forma de la informacin registrada en el soporte fsico, los documentos pueden ser: a) textuales (texto escrito o manuscrito), b) grficos (mapas, planos, dibujos), c) imgenes (fotografas, diapositivas), d) audiovisuales (pelculas, videos, sistemas multimedios). Los tipos ms difundidos de soporte fsico de los documentos, de acuerdo con el estado de las tecnologas pertinentes, son: a) papel (formularios, libros, fotografas), b) pelcula (cinematografa, diapositivas, negativos fotogrficos), c) magntico (discos, disquetes, casetes), d) placa sensible [cd-rom, worm (write once read many), disco ptico no regrabable)]. Se denomina documento de archivo a un documento resultante de una actividad administrativa, que tiene por objeto impartir una orden (finalidad dispositiva) o dejar constancia de un hecho con fines probatorios, testimoniales o informativos. Con posterioridad pueden adquirir valor cultural y/o histrico. a.2.- CICLO VITAL El ciclo vital de los documentos se compone de cuatro fases: a.2.1.- Gestacin: perodo durante el cual se tramita la generacin del documento, hasta su puesta en vigencia. a.2.2.- Vigencia: perodo durante el cual el documento tiene fuerza para disponer, obligar, testimoniar o informar. Como principio general, ningn documento puede ser eliminado durante su vigencia. a.2.3.- Plazo de guarda: perodo durante el cual el documento es conservado para responder a eventuales requerimientos o reclamaciones administrativas o legales emergentes de su perodo de vigencia, o bien para servir de sustento o

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antecedente a otros documentos. Concluye con la desafectacin resultante de la prescripcin legal o con la culminacin del perodo indicado para la guarda. a.2.4.- Guarda permanente: algunos documentos son conservados a perpetuidad, dados sus valores mediatos (histricos, testimoniales, culturales) o su posible inters para la investigacin retrospectiva. a.3.- SELECCION Y EXPURGO Se denomina seleccin al proceso tcnico por el cual, con base en la evaluacin.se establece el plazo de guarda de los documentos de archivo El producto del proceso de seleccin es la Tabla de Retencin y Destino Final, en la cual se establece y asienta, para cada serie y tipo de documento: a) el plazo de guarda, y b) la decisin sobre el destino a dar a los documentos una vez cumplido el plazo de guarda (eliminacin, previa eleccin de muestras representativas; traslado o transferencia a archivo histrico; o transferencia a otros destinos). El trmino seleccin designa tambin la rama de la Archivologa que estudia los criterios de valor de los documentos y las tcnicas del anlisis dirigido a decidir entre la transferencia y la destruccin de documentos. El proceso de seleccin se compone de distintas fases: a) evaluacin o apreciacin de los valores, b) seleccin, propiamente dicha, la discriminacin sustentada en los valores, c) desafectacin, la separacin de los documentos carentes de valor, d) expurgo, descarte o depuracin, el acto en que se dispone la destruccin de documentos, y e) eliminacin o destruccin, la accin de triturar o despulpar los soportes fsicos para su desecho. La seleccin facilita la circulacin de los documentos en funcin de su ciclo vital, permitiendo: a) el descongestionamiento, con la consecuente agilidad en la bsqueda y recuperacin de documentos, b) la disminucin del espacio fsico requerido, y c) la mayor racionalidad y calidad en la utilizacin de los espacios. Dado que un archivo es un conjunto de documentos ligados por relaciones originarias, necesarias y determinadas, cualquier seleccin debe mantener intactas dichas relaciones. De acuerdo con los intereses historiogrficos, jurdicos y archivsticos, la seleccin requiere suma cautela, por cuanto no es posible establecer con certeza cundo una serie documental no ser necesaria nunca ms. En el plano prctico, la seleccin resulta imprescindible frente a la imposibilidad material y tcnica de conservarlo todo. En general, la conservacin integral no resulta materialmente factible ni tcnicamente conveniente para la prestacin del servicio. Al respecto, expresa grficamente Vzquez (15) que la seleccin documental no es una mutilacin, sino la curacin de un obeso. Pero estas consideraciones prcticas no atenan los cuestionamientos que, en el plano terico, afectan a la institucin misma de la seleccin y el conse(15) Manual de seleccin documental, p. 3.

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cuente expurgo. Al respecto, expresa Lodolini (16):todo expurgo constituye un compromiso entre la exigencia terica de conservar los archivos en su integridad y los motivos prcticos relativos al costo que implicara la satisfaccin de aquella exigencia. En esencia, el decidir hoy lo que podr ser til maana constituye la nica norma de toda seleccin de documentos. Todos quienes estn involucrados con la disciplina archivstica conocen algunas de las irreparables prdidas provocadas por selecciones efectuadas en el pasado, aun cuando -en su momento- fueran cautelosas. Existe una alta probabilidad de que las decisiones sobre seleccin de documentos, adoptadas con motivaciones y criterios hoy vlidos, sean reprochadas en el futuro. Es por ello que nunca el expurgo ha de estar determinado por la insuficiencia de espacio fsico, sino nicamente por la intencin de que slo aquellos documentos que renen las mejores condiciones de testimonio e informacin sean destinados a la guarda permanente. a.4.- EVALUACION; VALORES La evaluacin de los documentos es un componente del proceso de seleccin, que consiste en la apreciacin de sus valores desde dos perspectivas, en funcin del ciclo vital: a) valores inmediatos o primarios (inters institucional administrativo, legal, contable, tcnico), y b) valores mediatos o secundarios (inters histrico, testimonial o cultural) a.4.1.- Apreciacin de los valores inmediatos El valor inmediato es inherente al documento hasta tanto el mismo sustente derechos y obligaciones o sirva de fundamento a determinadas situaciones o hechos. Es paralelo a la vigencia administrativa y va perdindose con el trascurso del tiempo. En la apreciacin de los valores inmediatos se ponderan los intereses emergentes de las perspectivas institucional, administrativa, legal, contable y tcnica con relacin a los documentos en gestacin, en vigencia y en plazo de guarda. Para el establecimiento de los plazos de guarda, en el marco de la legislacin vigente, se tienen en cuenta las normas archivsticas nacionales y locales, las especficas de cada ente y las propuestas de las respectivas comisiones de evaluacin. a.4.2.- Apreciacin de los valores mediatos En la apreciacin de los valores mediatos de los documentos se pondera la posible relevancia histrica, testimonial, cultural y/o el eventual inters para la investigacin retrospectiva. Determina la decisin sobre el destino final de los documentos; ya sea la guarda permanente o la desafectacin. En el siguiente esquema se sintetizan las caractersticas de ambos tipos de
(16) Questioni di base dellarchivistica, p. 344.

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valores:
Atributos del documento Interesa a: Presenta aspectos: Fases del ciclo de vida: Se evala para: Se conserva durante: Valores inmediatos o primarios Valores mediatos o secundarios la institucin productora y a la la investigacin y al estudio histoficina iniciadora. rico. de inters institucional, adminis- de inters histrico, testimonial o trativo, legal, contable, tcnico cultural durante el trmite de gestacin, la una vez agotado el valor inmediavigencia y el plazo de guarda. to. asignar un plazo de guarda. el plazo de guarda. decidir entre la guarda permanente o la desafectacin a perpetuidad.

En general, la evaluacin se realiza sobre series de documentos, ms que sobre documentos individuales. b.- ARCHIVO b.1.- CONCEPTO Se denomina archivo a una institucin o al sector de una institucin que resguarda y procesa documentos de archivo para ponerlos al servicio de los usuarios. El alcance de la acepcin vara notablemente entre los distintos autores, desde aquellos que adoptan una perspectiva amplia que incluye los archivos de gestin, hasta aquellos que la restringen a los archivos histricos. Para Lodolini (17) el archivo es el conjunto de documentos que se han generado junto a una persona fsica o jurdica (o un grupo de oficinas u rganos de esta ltima) -o de una asociacin de hecho- en el curso del desarrollo de su actividad y por lo tanto unidos por un vnculo necesario, los cuales, una vez perdido el inters por el desarrollo de la actividad misma, han sido seleccionados para la guarda permanente como bienes culturales. Agrega dicho autor: En esta definicin, que acoge el principio de la existencia de un vnculo originario, necesario y determinado entre los papeles, subrayado por Giorgio Cencetti, la diferencia con respecto a otras, se da por el requisito de que tiene que haber cesado la utilidad prctica, jurdica o administrativa para la que los documentos han sido puestos en existencia. b.2.- ELEMENTOS CONSTITUTIVOS De acuerdo con una visin ampliamente aceptada, un archivo constituye una combinacin de tres elementos esenciales: i) documentos, ii) organizacin, y iii) servicio. Seguidamente se resean las caractersticas de cada uno de dichos elementos: b.2.1.- Documentos

(17) Questioni di base dellarchivistica, p. 355.

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Un archivo es un conjunto, un complejo, una totalidad de documentos producidos en el curso y como consecuencia del desarrollo de la actividad administrativa de una institucin o de un conjunto de instituciones productoras. b.2.2.- Organizacin La organizacin de un archivo debe reflejar las relaciones que vinculan a los documentos. Un documento de archivo es siempre un eslabn de una o varias cadenas. Est vinculado con los documentos anteriores, simultneos y posteriores, formando parte de un entramado documental. Los documentos estn ligados por relaciones originarias, necesarias y determinadas. Es precisamente ese conjunto de relaciones lo que caracteriza al archivo y lo especifica de manera determinante. Una coleccin, un florilegio, o un conjunto artificial de documentos no constituyen un archivo. b.2.3.- Servicio Todo archivo tiene la misin primordial de proveer un servicio de recuperacin de documentos a determinados usuarios actuales o potenciales. b.3.- TIPOS DE ARCHIVOS De acuerdo a la fase del ciclo vital de los documentos que contienen, los archivos pueden clasificarse en cuatro tipos: b.3.1.- Archivos de gestin o corrientes Contienen documentos vigentes y activos. Generalmente estn ubicados en la unidad productora para su acceso inmediato. El tiempo de permanencia de los documentos en los archivos de gestin oscila en el orden de los cinco (5) aos. b.3.2.- Archivos centrales Contienen documentos vigentes o en plazo de guarda, provenientes de diversas unidades de una institucin productora. El tiempo de permanencia de los documentos en los archivos centrales oscila en el orden de los diez (10) aos. b.3.3.- Archivos intermedios Contienen documentos semiactivos y pasivos de diversas instituciones productoras, hasta que se cumplan sus plazos de guarda. Una vez concluidos dichos plazos, la comisin evaluadora determinar su desafectacin o su transferencia al archivo histrico para su guarda permanente. Las principales funciones de un archivo intermedio son: a) favorecer el acceso a los documentos, a travs de una adecuada organizacin, y b) proceder a la evaluacin y seleccin de los documentos, a travs del equipo de tcnicos y de la comisin evaluadora de documentacin.. En el archivo intermedio, va decreciendo sucesivamente el valor inmediato o primario de los documentos, desarrollndose -en los casos pertinentes- los valores mediatos o secundarios. En un sistema integrado de archivos, el archivo intermedio desempea un rol
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anlogo al del corazn en un organismo vivo, haciendo circular los documentos a travs de la evaluacin y la seleccin. En un archivo intermedio, la comisin evaluadora de documentacin tiene a su cargo la evaluacin de cada lote de documentos, con el propsito de detectar el valor mediato, una vez vencido el plazo de guarda establecido en funcin del valor inmediato. El tiempo de permanencia de los documentos en los archivos intermedios oscila entre los quince (15) y los treinta (30) aos. b.3.4- Archivos histricos Contienen documentos que, debido a su valor histrico, testimonial o cultural, son destinados a guarda permanente. b.4.- ARCHIVALIA Se denomina archivala a un conjunto de documentos de archivo conservados orgnicamente a travs de una estructura de relaciones que -en funcin de los criterios de la institucin productora- les provee integridad, sistematicidad, valor e inteligibilidad. Para Tanodi (18) la archivala es todo el material escrito, grfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprgrafo, sonoro, audio-visual (pelculas), proveniente de una entidad, producido o recibido en funcin de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumpli la funcin inmediata que origin su creacin, y se conserva con fines administrativos, jurdicos y cientficos o culturales. El concepto de archivala se distingue de la nocin de coleccin documental, dado que esta ltima se refiere a un conjunto de documentos compilados y organizados de acuerdo con los criterios del coleccionista. b.5.- FONDO, SECCION, SERIE (DOCUMENTAL) Se denomina fondo documental al conjunto de la documentacin producida y recibida por una institucin, constituyendo una unidad independiente de otros fondos o agrupaciones documentales. En una institucin de archivo pueden existir diversos fondos, procedentes de distintas instituciones productoras. Seccin documental: es una subdivisin de un fondo documental, identificada con la produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin productora. Serie documental: conjunto de documentos homogneos resultante de la ejecucin continuada de actividades repetitivas desarrolladas por un rgano de una unidad productora, en virtud de una determinada funcin. Algunos ejemplos de series documentales son: legajos de personal, carpetas de juicios, expedientes de compras. b.6.- ORGANIZACION (CLASIFICACION Y ORDENAMIENTO) b.6.1.- Concepto

(18) Manual de archivologa hispanoamericana, p. 15.

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La cuestin de la organizacin de los archivos es frecuentemente calificada como el problema fundamental de la archIvstica. Como en diversos aspectos de la disciplina archivstica, se manifiestan distintas posturas conceptuales y terminolgicas respecto de las expresiones claves: organizacin, clasificacin y ordenamiento. Algunos autores fusionan la clasificacin y el ordenamiento en un concepto nico y total al que denominan ordenacin. Por ejemplo, la escuela italiana, representada aqu por Lodolini, slo admite el trmino ordinamento, rechazando el de clasificacin. En coincidencia con Heredia Herrera, en este ensayo se considera que el concepto de organizacin de los archivos incluye como procesos a la clasificacin y al ordenamiento. Mientras la clasificacin se aplica sobre un archivo o sobre un fondo; el ordenamiento se realiza sobre secciones, series o documentos. b.6.1.1.- La clasificacin Clasificar es separar o dividir -con base en determinados criterios- un conjunto de documentos de un fondo o de secciones de un fondo, estableciendo clases, grupos o series. Cada grupo o clase ser nico y distinto de los dems, con sus caractersticas propias, pero formando parte de una estructura nica. La estructura de clasificacin de un fondo suele presentarse en un cuadro que la vincula con los componentes orgnicos y con las actividades de la institucin productora de donde procede (procedencia). b.6.1.2.- El ordenamiento El ordenamiento es el alineamiento de los documentos dentro de cada subconjunto resultante de la clasificacin. Ordenar es vincular en secuencia todos los documentos de cada grupo (seccin, serie) con base en determinados criterios. Los criterios tradicionales de ordenamiento en los archivos son: a) cronolgico, b) alfabtico, c) geogrfico, d) por materias (por principio de pertenencia). b.6.1.3.- Mtodos de organizacin Sin perjuicio de las diferencias terminolgicas, existe una amplia coincidencia entre los autores en que el nico mtodo para la organizacin de un archivo es el de reconstituir la organizacin originaria de los documentos, aquella que stos tuvieron en el momento de su gestacin y vigencia. Segn Lodolini (19), cualquier otro mtodo de organizacin distinto del originario, vulnera el vnculo original existente entre los documentos y, por tanto, hace faltar la condicin bsica para la existencia misma del archivo. La reconstitucin del mtodo originario de organizacin tiene carcter objetivo: quienquiera que lo aplique a un determinado archivo o fondo, obtendra el mismo resultado. La organizacin de un archivo refleja el modo de ser y de funcionar de la ins(19) Archivstica: principios y problemas, pp. 151-152.

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titucin productora, con base en sus competencias, su organizacin, su estructura y sus procedimientos, a lo largo de su evolucin y su trayectoria vital. De acuerdo con un inters archivstico e historiogrfico, el archivo debe reflejar a la institucin productora tal como era efectivamente, y no como hubiera debido ser si se hubieran aplicado rigurosamente determinadas normas de clasificacin y de ordenamiento. El pretender hoy mejorar la organizacin dada a los documentos en el momento en que cada uno de ellos fue registrado, clasificado y ordenado en la institucin productora, implicara no slo un error archivstico, sino incluso una falsedad histrica. Hablar de mtodos uniformes de organizacin resultara antiarchivstico y antihistrico, por cuanto no corresponde imponer una pretendida uniformidad a archivos que no fueron (ni pudieron haber sido) uniformes, dado que fueron producidos por instituciones diversas, con funciones, organizacin y procedimientos diferentes, en distintas situaciones histricas. En cada lengua existe un principio archivstico que propugna o exige la reconstitucin de la organizacin dada a los documentos por la oficina productora. Este es el denominado mtodo archivstico para la organizacin y -de acuerdo con distintos autores- no puede haber otro mtodo para organizar los archivos. Es por ello que frecuentemente se considera una imprecisin, si no un error, hablar de organizacin de los archivos, afirmando que el trmino ms correcto a usar es el de reconstitucin de la organizacin originaria. La aplicacin de este mtodo no siempre resulta factible. Algunas veces la clasificacin o el ordenamiento originario de los documentos han sido tan alterados por sucesivos retoques, que ya no es posible reconstituirlos. En tal caso, lo tcnicamente correcto sera llegar hasta donde sea posible en la reconstruccin, formulando luego hiptesis -e indicndolas claramente como tales- para la parte no reconstruible. Por otra parte, la aplicacin de la referida concepcin archivsticahistoriogrfica presenta ciertos problemas prcticamente insolubles en los archivos centrales e intermedios que concentran documentos provenientes de diversos (quizs de centenas o miles de) fondos relativamente homogneos que pueden haber sufrido -cada uno de ellos- sucesivas mutaciones, alteraciones, mutilaciones y transformaciones durante su vida activa. Considrese, por ejemplo, el caso de los fondos provenientes de unas 4.000 estaciones ferroviarias que operaron histricamente en la Argentina, cada una con sus propios estilos, peculiaridades y circunstancias en lo atinente a la organizacin de los archivos de estacin. Lo mismo puede ocurrir con los documentos que pasaron por diversas dependencias y que fueron dispuestos -sucesivamente- de manera diversa, con base en las competencias, las necesidades administrativas, el modo de funcionar, los estilos y las preferencias de cada una de ellas. Como los archivos centrales e intermedios deben responder a demandas de documentacin con propsitos probatorios o testimoniales -generalmente en trminos perentorios- no resultara razonable supeditar la respuesta, a tales
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demandas, a los azares de bsquedas inciertas en mltiples fondos estancos con mtodos de organizacin heterogneos y hasta caticos, determinados por las respectivas peculiaridades. Tal como seala Heredia Herrera (20), cuando el reestablecer la situacin originaria de un fondo puede obstaculizar la prestacin de los servicios y el acceso a los documentos, el respeto al origen no puede conllevar el respeto a una mala organizacin documental. Observa al respecto Antal Szed (21): La cuestin ms importante es sta: en qu medida el principio de procedencia es respetado durante la clasificacin de los archivos modernos?. En base a las respuestas, este principio fundamental es generalmente respetado en cualquier parte, pero ya no se lo considera como una rgida doctrina. ... Pero cuando el sistema de clasificacin de los papeles no es perfecto, o bien ste - razonable en s mismo- no es ejecutado con exactitud, todos son del parecer que es justo modificar la clasificacin inicial o aplicar de manera coherente el sistema adoptado por la administracin. Si se adopta un nuevo sistema de clasificacin, se respeta siempre la estructura de la institucin y la funcin de los documentos. La interfaz entre la organizacin y el inventario de un archivo est dada por el cuadro de clasificacin, en cuya elaboracin se distinguen tcnicamente dos dimensiones o niveles: a) la estructura y el esquema de funcionamiento de la institucin productora (organigrama, rganos y funciones), y b) las series documentales derivadas de dicha estructura. El cuadro de clasificacin constituye la base para la elaboracin del inventario. b.7.INSTRUMENTOS DE TRABAJO CATALOGACIN, SIGNATURA) (GUA GENERAL, INVENTARIO,

Con base en la organizacin del archivo, se procede a elaborar: a) la gua general, y b) el inventario. b.7.1.- La gua general La gua general describe todos los fondos de un archivo, de manera sumaria, a partir de las instituciones productoras de la documentacin. b.7.2.- El inventario El inventario describe, analticamente, el material de cada fondo documental segn la clasificacin y el orden con que la documentacin est resguardada. Va precedido por una introduccin, prlogo o prefacio relativo a la institucin productora del fondo, sus competencias, sus estructuras, su evolucin, as como la incidencia que esas competencias, estructuras y evolucin tuvieron en el modo de produccin del material documental descrito en el inventario y, por tanto, en el modo segn el cual el material est organizado. La redaccin de dicha introduccin, sustentada en el cuadro de clasificacin, est a cargo de los responsables de la reconstitucin de la clasificacin y el ordenamiento, as como de la elaboracin del inventario.
(20) Archivstica general: teora y practica, p. 269. (21) I sistemi di classificazione degli archivi contemporanei, p. 29.

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En opinin de varios autores, el instrumento de trabajo necesario para encontrar la documentacin que interesa, es la llamada introduccin. El inventario que sigue es slo un listado de series, cuya consulta slo es posible despus de estudiar la introduccin que lo hace inteligible. El inventario es, entonces, un instrumento compuesto por una introduccin y una lista, que permite realizar la bsqueda de documentacin en un fondo. La elaboracin del inventario exige previamente la clasificacin. No puede hacerse un inventario de un fondo sin clasificar. b.7.3.- Los catlogos Se denomina catlogo, gua temtica, inventario analtico o repertorio, a aquellos instrumentos -subordinados al inventario- que adoptan como unidad de descripcin a una serie, a un conjunto de documentos, a un tema o a un perodo cronolgico. La catalogacin requiere previamente el ordenamiento. No puede hacerse un catlogo de series desordenadas. b.7.4.- La signatura archivstica Ls documentacin descrita en el inventario tiene una signatura que indica el orden lgico que la ficha, la carpeta, el legajo, el paquete, el mazo, el haz, el volumen, el fascculo, ocupan en el fondo al cual pertenecen. c.- MOVIMIENTOS (TRASLADOS, TRANSFERENCIAS) c.1.- Conceptos Entre los movimientos de la documentacin, se distinguen: a) los movimientos internos, por los que los documentos son reubicados dentro de una misma localizacin, b) los traslados, por los que los documentos son transportados desde una localizacin hacia otra sin que la institucin productora o poseedora pierda sus atribuciones sobre ellos, y c) las transferencias, que consisten en el traspaso de la custodia de los documentos a una entidad archivstica distinta de la institucin productora o poseedora. c.2.- CONCEPTOS VINCULADOS c.2.1.- Acondicionamiento: tareas necesarias para efectuar movimientos de documentacin en una localizacin de origen para su traslado o transferencia. Incluye: clasificacin, provisin de materiales de embalaje (cajas, bolsas, cintas, cordel, etc), el embalaje de la documentacin, la confeccin de rtulos, la confeccin de listados de contenido, y de los remitos o guas de movimiento hacia la localizacin de destino. c.2.2.- Archivo perifrico: en un proyecto de concentracin de archivos, todo archivo que no es el central del proyecto. En ese caso, los archivos perifricos son aquellos de las localizaciones de origen, siendo la localizacin de destino el archivo central del proyecto de concentracin. c.2.3.- Local: compartimento de la infraestructura del edificio de una localizacin, destinado a albergar documentacin de archivo.

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c.2.4.- Localizacin: asentamiento geogrfico de un archivo o de un fondo documental. c.2.4.1.- Localizacin de origen: localizacin que remite documentacin hacia un determinado destino, ya sea hacia una localizacin de destino o a descarte. c.2.4.2.- Localizacin de destino: localizacin que recibe documentacin proveniente de una o varias localizaciones de origen. c.2.4.3.- Localizacin central: localizacin asignada a la concentracin de documentacin de un conjunto de localizaciones perifricas. c.2.4.4.- Localizacin perifrica: cualquier localizacin que no sea central. c.2.5.- Manipuleo: Accin fsica correspondiente al manejo de la documentacin. Incluye tareas de acondicionamiento y de movimiento interno. c.2.6.- Mobiliario: toda estructura diseada o construda para albergar documentacin. Incluye estanteras, planeros, armarios, ficheros, etc. c.2.7.- Registro: accin de asentar series o sectores documentales, en forma manual o automatizada, con la finalidad de confeccionar un inventario o un catlogo. En el caso de traslado o transferencia de documentacin, se constituye en el comprobante de la recepcin de la documentacin en la localizacin de destino. c.2.8.- Relevamiento: accin de reconocer documentacin existente en una localizacin. Incluye la observacin, la apreciacin y el registro cuantitativo y cualitativo de la documentacin. Se denomina relevamiento ejecutivo a aquel relevamiento en que se realizan simultneamente las referidas tareas junto con el acondicionamiento y el traslado de la documentacin desde una localizacin de orgen. c.2.9.- Reubicacin: ubicacin archivstica de un documento o de una serie documental en una localizacin de destino. c.2.10.- Transporte: accin fsica, ejecutada con medios mecnicos de locomocin, necesaria para efectuar traslados o transferencias de documentos. c.2.11.- Ubicacin archivstica: sitio topogrfico donde se halla un documento o una serie documental en una localizacin. Incluye especificaciones referidas a: local, sector, mobiliario, cuerpo, nivel, estante, caja o carpeta, etc. c.2.12.- Unidad productora, emisora o de origen: en un programa de concentracin de archivos de un ente residual, la dependencia administrativa del ente -generalmente un departamento- que tiene asignada la responsabilidad por la custodia de documentacin sectorial especfica, ubicada en distintas localizaciones, hasta su traslado a un archivo central o un archivo intermedio del ente, o bien hasta su transferencia a otros destinos. c.2.13.- Unidad concentradora, receptora o de destino: en un programa de concentracin de archivos de un ente residual, la dependencia administrativa del archivo central o del archivo intermedio del ente -generalmente un equipo de trabajo- que tiene asignada la responsabilidad por el reordenamiento, la custodia y el acceso de la documentacin sectorial proveniente de una unidad productora, emisora o de origen.

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c.3.- OPERATORIA DE LOS MOVIMIENTOS Previamente al traslado de los documentos es necesario aprestar las instalaciones del archivo central, tanto en sus aspectos fsicos (aislamiento; regulacin de la temperatura, la luz y la humedad; proteccin contra el fuego, el polvo, los hongos, los insectos, las bacterias y los roedores), como dotndola de los medios tcnicos y administrativos necesarios para la prestacin de servicios. Para los movimientos de los archivos deben contemplarse diversos aspectos logsticos y organizativos; entre ellos los siguientes: - El registro de la organizacin, el manipuleo y el acondicionamiento previo de los documentos en la localizacin de orgen. - La neutralizacin de los documentos, en la localizacin de origen, contra los efectos de la humedad, el polvo, los hongos, los insectos y bacterias. - La disponibilidad de elementos para el acondicionamiento de los documentos (papel, cajas, cordel, rtulos, cartulas, canastos, contenedores, etc.). - El acondicionamiento de los documentos para el movimiento. - El desarme y la preparacin del mobiliario (estanteras, planeros, etc) para el movimiento. - La disponibilidad de medios y recursos para el movimiento. - La carga, el transporte y la descarga del mobiliario y de los documentos. - El rearmado y la preparacin del mobiliario en la localizacin de destino. - La reubicacin de los documentos en la localizacin de destino. - La depuracin. Tratamiento fsico en la localizacin de origen para el traslado o la transferencia a. Relevar las series documentales existentes b. Revisar cada serie documental para detectar defectos, deterioros o faltantes c. Agrupar por clasificacin d. Acondicionar los documentos. e. Cargar y transportar los documentos. Tratamiento lgico en la localizacin de destino a. Clasificar y ordenar los documentos. c. Confeccionar los registros de ingreso de los documentos. d. Ingresar los registros a la base de datos. e. Reubicar los documentos en los locales de la localizacin de destino

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f. Asignar ubicacin archivstica. g. Efectuar la depuracin.

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