Código: PR-GD-07

PROCEDIMIENTO PARA Versión: 04

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Fecha actualización:
01/07/2021

1. OBJETIVO:

Realizar las transferencias documentales primarias y secundarias de acuerdo a lo

establecido en las Tablas de Retención y/o Valoración Documental, en observancia de la
normatividad vigente y los principios de integridad Institucionales y los que rigen la
administración pública.

2. RESPONSABLE:

Es responsabilidad del jefe de la Oficina de Gestión documental y el líder o jefe de cada

Unidad Administrativa, el cumplimiento con la aplicación de este procedimiento.

3. ALCANCE:

Inicia con la elaboración o consulta del Plan de Transferencia Documental y finaliza con la
transferencia de la documentación de los archivos de gestión al Archivo Central y de este al
archivo Histórico según el caso y la aplicación de acciones de mejoramiento al
procedimiento.

4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

Archivos de Gestión: Son los que reúnen la documentación que se encuentra en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que
la soliciten.
Archivo Central: Lugar donde se almacenan los documentos que terminan su trámite
administrativo y se disponen para consulta.
Inventario Documental: Formato de descripción archivística donde se detalla de manera
minuciosa los documentos a nivel expediente de acuerdo a lo establecido en el FUID por
Archivo General de la Nación.
Series Documentales: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Tablas de Retención Documental (TRD): Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales producidos o recibidos por cada dependencia en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se les asigna un tiempo o permanencia en cada fase de archivo.
Tablas de Valoración Documental (TVD): Producto del análisis y organización de un fondo
acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales

Revisado por: Jefe de la Oficina de Gestión documental Aprobado por: Secretaria General
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con anotación de sus fechas extremas, su valoración y procedimientos a seguir para aplicar
su disposición final.
Transferencia Documental: Remisión de documentos del archivo de gestión al archivo
central y de este al archivo histórico de conformidad con lo establecido en las tablas de
Retención y de Valoración Documental.

5. CONTENIDO:

REGISTRO/
ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACION
DOCUMENTADA
1. Elaborar el Plan de Transferencia Documental: El jefe
de la oficina de Gestión Documental, elabora y actualiza
El jefe de la FO-GD-04
periódicamente el “FO-GD-04 Plan de Transferencia
Oficina de Plan de
Documental” para transferir los archivos de gestión al archivo
Gestión Transferencia
central, teniendo en cuenta lo establecido en la tabla de
Documental Documental
retención documental y las necesidades específicas de las
Unidades administrativas.
2. Socializar y Publicar el Plan de Transferencia
Documental: El jefe de la oficina de Gestión Documental, El jefe de la
cada que se modifique o actualice el Plan de Transferencia Oficina de Registro de
Documental lo socializa y publica, a través del uso de Gestión Publicación
canales y medios que garanticen el conocimiento del mismo Documental
por parte de los responsables de su aplicación.
3. Organizar las unidades documentales y foliar los
documentos: El Auxiliar Administrativos y/o responsables
Unidades
del archivo de Gestión, organiza las unidades documentales
documental
a transferir, las cuales deben tener los documentos foliados e Auxiliar
es
identificados con su respectiva clasificación, de acuerdo a lo Administrativo o
marcadas y
establecido en la Tabla de Retención Documental y lo responsable del
foliadas
especificado en las Carpetas, guardados en cajas archivo de
debidamente marcadas, acorde a lo establecido en el “FO- Gestión FO-GD-21
GD-21 Rotulo Caja de Archivo”, teniendo en cuenta las Rotulo Caja
instrucciones dadas por la Oficina de Gestión Documental y de Archivo
lo establecido en el Plan de Transferencia Documental.
4. Diligenciar el formato único de Inventario Documental Auxiliar
(FUID): El Auxiliar Administrativo o responsable del archivo Administrativo o
de Gestión, diligencia el “FO-GD-03 Formato Único de responsable del FO-GD-03
Inventario Documental”- FUID, registrando la información de archivo de Formato Único
las unidades documentales a transferir y gestiona la firma de Gestión de Inventario
los responsables, de acuerdo a lo establecido en el Proceso
Jefe de cada Documental
“Gestión Documental”.
Unidad
Nota: Se debe enviar el formato en medio electrónico y
Administrativa
físico. El físico firmado por el responsable del archivo de

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REGISTRO/
ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACION
DOCUMENTADA
Gestión.

5. Entregar los documentos al archivo central: El Jefe

de cada Unidad Administrativa o Auxiliar Administrativo o
responsable del archivo de Gestión, una vez verificada la Contratista
correspondencia de lo registrado en el “FO-GD-03 Formato FO-DE-02 Control
Único de Inventario Documental”- FUID, y lo contenido en las Auxiliar de Asistencia
Unidades Documentales a transferir, realiza la entrega de los Administrativo
archivos de gestión, al contratista encargado de conservar y
custodiar la información de la administración municipal.
6. Recibir y verificar las unidades de conservación, las
unidades documentales y los folios de cada unidad: El
jefe de la Oficina de Gestión Documental o servidor público
designado por el, para la recepción de los archivos, verifica
que las unidades de conservación, contengan las unidades jefe de la Oficina FO-GD-03
documentales y el número de folios respectivos referenciados de Gestión
Formato Único
en el FO-GD-03 Formato Único de Inventario Documental - Documental
de Inventario
FUID. En coherencia con lo establecido en las TRD que Documental
servidor público
correspondan.
designado
Nota: El no cumplimiento de este requisito será causal de
devolución de la transferencia documental, al archivo de
Gestión de la oficina correspondiente.
7. Remitir los archivos de gestión al archivo central: El
jefe de la unidad administrativa o el responsable designado
FO-GD-03
por el, entrega las unidades de conservación; en calidad de
Responsable Formato Único de
transferencia documental primaria al operador del archivo
designado Inventario
central, junto con la copia del FUID, debidamente firmado
Documental
por el jefe de la Unidad Administrativa o a quien este
delegue.
8. Control del Inventario Documental: El operador del
archivo central verifica la firma de recibido de la
documentación, en el “FO-GD-03 Formato Único de
Inventario Documental - FUID” y conserva la copia del mismo
como evidencia de la recepción de los archivos operador del FO-GD-03
archivo Formato Único
Así mismo el jefe de la Oficina de Gestión y o quien este central
designe, envía correo electrónico, con el inventario único de Inventario
Documental (FUID) diligenciado, firmado y escaneado en Documental
Auxiliar
formato PDF, para cada unidad administrativa, en el cual se Administrativo
deja constancia de la recepción para almacenamiento y Correo electrónico
custodia de los documentos.
Nota: Para el control de la información transferida se
diligencia dos (2) ejemplares el documento con la información

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REGISTRO/
ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACION
DOCUMENTADA
a transferir en soporte físico, de los cuales uno queda en el
archivo de la Unidad Administrativa responsable de la
transferencia, otro en el archivo de la Oficina de Gestión
Documental y el último digitalizado para el Archivo Central.
El no diligenciamiento del FUID en todas sus partes, será
causal de devolución de la transferencia documental al
archivo de gestión correspondiente.
9. Organizar los documentos en el archivo central: El
operador organiza los documentos en el archivo central, de
acuerdo a lo establecido en el “PR-GD-09 Procedimiento Operador No Aplica
para la Conservación de los documentos en el Archivo
Central”.
10. Identificar los documentos con valor histórico: El
Comité Interno de Archivo de acuerdo a lo establecido en la
Tabla de Valoración Documental, identifica los documentos Comité Interno FO-DE-01
con valor histórico a transferir al archivo histórico del de Archivo Acta
Municipio de Itagüí, referenciándolos en el “FO-DE-01 Acta
“respectiva.
11. Remitir los documentos con valor histórico, del
Jefe de la
Archivo central al archivo histórico: El jefe de la Oficina
Oficina de
de Gestión Documental, a través del operador del archivo FO-GD-03
Gestión
central, elabora el FUID “FO-GD-03 Formato Único de Formato Único
Documental
Inventario Documental” con la lista de los documentos a de Inventario
Responsable
transferir del archivo central al archivo histórico y entrega los Documental
del Archivo
documentos referenciados al responsable del archivo
Histórico
histórico del Municipio de Itagüí.
12. Organizar los documentos transferidos al archivo
histórico: El Técnico encargado del archivo histórico,
organiza los documentos transferidos al archivo histórico, de Técnico
Unidades
acuerdo a las unidades documentales y unidades de encargado del
documentales
conservación establecidas para el Archivo histórico, archivo histórico
garantizando su conservación, recuperación y disposición
final.
13. Realizar seguimiento al desempeño del
procedimiento e identificar oportunidades de
mejoramiento: El jefe de la oficina de Gestión Documental Jefe de la FO-DE-11
periódicamente, con los responsables dela ejecución del Oficina de Matriz de
procedimiento , realizan seguimiento a la ejecución del Gestión Riesgos
mismo, analizando las desviaciones, riesgos o Documental FO-EM-15
inconsistencias presentadas, identificando y documentando Plan de
oportunidades de mejoramiento, de acuerdo a lo establecido Lider SIGI Mejoramiento
en el Proceso Evaluación y Mejoramiento continuo, y
diligenciando el “FO-DE-11 Matriz de Riesgos” y/o “FO-EM-
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REGISTRO/
ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACION
DOCUMENTADA
15 Plan de mejoramiento”, dependiendo del tipo de acción.

14. Aplicar acciones de mejoramiento y realizar

Jefe de la
seguimiento a la eficacia de las mismas: El jefe de la FO-DE-11
Oficina de
oficina de Gestión Documental y responsables definidos en Matriz de
Gestión
el Plan de mejoramiento, aplican las acciones y realizan Riesgos
Documental
seguimiento a la eficacia de las mismas y lo registran en el
““FO-DE-11 Matriz de Riesgos” y/o “FO-EM-15 Plan de Responsables FO-EM-15
mejoramiento”, dependiendo del tipo de acción, teniendo en de las acciones Plan de
cuenta lo establecido en el Proceso “Evaluación y Mejoramiento
Líder SIGI
Mejoramiento continuo”.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Constitución Política de Colombia

 Ley 594 de 2000, Ley general de archivos.
 Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único.
 Ley 1581 de 2012 Protección de Datos Personales.
 Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional
 Acuerdos 042 de 2002 del AGN. Organización de los archivos de entidades públicas y
privadas.
 Acuerdo 027 de 2006. Modifica el Acuerdo N° 07 de 1994
 Decreto 1110 del 08/08/2018 Por el cual se Actualiza la TRD.
 Código de Integridad Institucional.

7. CONTROL DE REGISTROS

Lugar de Tiempo de Disposición

Código Nombre Responsable Recuperación Protección
almacenamiento retención Final
Plan de Carpeta Archivos de
FO-GD-
Transferencia Jefe de la “Transferencia Uso
04
Documental Oficina de Oficina o PC del s” Física o exclusivo de Archivo de
3 años.
Gestión responsable digital en los Gestión
No Registro de Documental Gestión responsables
Aplica Publicación
Documental Backup’s
No Unidades Responsable Oficina del Carpeta Archivo de
Carpetas de 3 años.
Aplica Documentale del archivo de responsable Física en Gestión

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Lugar de Tiempo de Disposición

Código Nombre Responsable Recuperación Protección
almacenamiento retención Final
s marcadas y Gestión Gestión Uso
foliadas Documental exclusivo de
FO- Rotulo Caja Cajas de los
GD-21 de Archivo Archivo responsables
Formato Carpeta
Responsable
FO-GD- Único de Oficina o PC del Física o digital
del archivo de
03 Inventario responsable en Gestión
Gestión
Documental Documental
Jefe de cada Carpeta digital Backup’s
No Correo PC del
Unidad en Gestión Claves de 2 años Eliminar
Aplica electrónico responsable
Administrativa Documental Acceso
Servidor Carpeta Archivos de
FO-DE- Público de Oficina o PC del Física o digital uso Archivo de
Acta 3 años
01 Gestión responsable en Gestión exclusivo del Gestión
Documenta Documental responsable
FO-EM- Plan de Carpeta Backup’s
15 Mejoramiento PC Oficina del fuentes de
Lider SIGI Claves de 2 años Eliminar
FO-DE- Matriz de responsable mejoramiento Acceso
11 Riesgo por vigencia

8. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha de
Versión Aprobación Descripción del Cambio
01 27/08/2015 Creación del documento.
Se modificó: Objetivo, Responsable, Alcance del Procedimiento.
Se Actualizaron: el nombre y cargo de los responsables de revisar y
aprobar el documento, Definiciones y Términos, Documentos de
referencia, Control de Registros y Anexos.
02 26/08/2016 Se Modificaron, eliminaron e incluyeron actividades, lo que implico
cambios en los responsables y en los registros de las mismas
Acta N° 1 26/08/2016 Actualización de los Procedimientos del Proceso
de Gestión Documental.
Se modifica: El cargo del responsable del procedimiento y de las
actividades en que se referencia el mismo, la redacción y registros de
las actividades12 y 13, el “Control de Registros – Información
03 12/12/2018 Documentada”, los “Anexos” de acuerdo a los cambios realizados en
los registros de las actividades referenciadas y los documentos de
referencia acorde a la normatividad vigente aplicable al procedimiento.
Acta No. 9 del 12 de diciembre de 2018.

04 01/07/2021 Se modificó:
El Código del procedimiento, antes “PR-GD-08” a razón del orden

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Fecha actualización:
01/07/2021

Fecha de
Versión Aprobación Descripción del Cambio
lógico del programa de Gestión Documental. La redacción del
“objetivo”, la denominación del cargo del “Responsable”, la redacción
del “Alcance”. El responsable de las actividades 1, 2, 3, y 11. La
Redacción y responsables de las actividades 4, 5, 6, 7, 13 y 14. El
“Control de “Información Documentada” de acuerdo a los cambios
realizados en los responsables de las actividades.
Se Incluye:
La Actividad 8 y el Código de Integridad en los “Documentos de
Referencia”
Cambios Aprobados mediante acta de comité primario Nº 18 del
01/07/2021

9. ANEXOS:

FO-DE-01 Acta
FO-GD-03 Formato Único de Inventario
FO-GD-04 Plan de Transferencia Documental
FO-GD-21 Rotulo Caja de Archivo
FO-EM-15 Plan de Mejoramiento
FO-DE-11 Matriz de Riesgos

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