Project Management Office

(PMO)

Caso Práctico Clase 1 Resolución

© Instituto Europeo de Posgrado

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 Caso Práctico Clase 1: Enunciado
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Enunciado

Desde hace años trabajas como Jefe de Proyecto en una gran empresa industrial cuya
actividad principal es el diseño y fabricación de grandes depósitos industriales para
empresas del sector energético.

Recientemente se ha experimentado un cambio en la Alta Dirección la cual ha tomado

la decisión de dar un giro a la organización intentando orientarla hacia la dirección de
proyectos. Actualmente la empresa tiene una estructura plenamente funcional
contando con los siguientes departamentos:

• Departamento Financiero

• Departamento Diseño e Ingeniería

• Departamento Materiales

• Departamento Fabricación

• Departamento de RRHH

Además, tu empresa apuesta por la inversión en Investigación y Desarrollo participando

en grandes proyectos europeos en colaboración con otras organizaciones del sector
por lo que antes del cambio de dirección se estaban planteando si crear un área
específicamente para I+D.

Para evaluar la situación de partida, se contrató a una consultora externa para que
realizara un estudio que permitiera conocer el diagnóstico real tanto de los proyectos
pasados como los actuales a través de indicadores que permitían evaluar el éxito de los
mismos. Se concluyó que un 38% de los proyectos no habían finalizado
satisfactoriamente y los argumentos que dieron los encuestados fueron:

• “He tenido que perseguir al Director para que me firmara documentos necesarios
para la hacer la compra de materias primas ” - Jefe de Proyecto

• “Era imposible hacer una reunión de seguimiento periódica porque todo el

mundo tenía mucho que hacer ” - Jefe de Proyecto

• “En mi caso, necesitábamos a un experto en soldadura internacional y en su

lugar, contamos en el equipo con una persona en prácticas ” - Jefe de Proyecto

• “Hasta un mes antes de la entrega del depósito no tuve noticias de la empresa ” -

Cliente

• “No se nos dio la opción de elegir entre las diferentes alternativas que manejaba
la empresa para cubrir nuestra necesidad ” - Cliente

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A la vista de los resultados del informe, la Dirección decidió desarrollar un proyecto

organizativo que implicara un cambio cultural en la empresa y conseguir así una mayor
orientación al Project Management. Debido a tus buenos resultados y a tu gran
experiencia como Jefe de Proyectos, te asignaron como responsable.

El Comité de Dirección te informa que está abierto a todas las opciones, incluido el
cambio organizativo o la creación de nuevas áreas; pero que este cambio deberá de ser
progresivo porque están preocupados por la Gestión del Cambio la cual deberá de
producirse desde el primer momento.

Tras evaluar las distintas opciones, la Alta Dirección aprueba la creación de una unidad
especializada en Gestión de Proyectos y por tanto, dentro del proyecto se implantará
una Oficina de Gestión de Proyectos.

Resolución

1. Según los comentarios que realizaron los distintos interesados, ¿cuáles

han sido las principales causas que explican el fracaso de los proyectos
de la organización?
Las principales causas por la cual los proyectos fracasaron fueron:
- Falta de apoyo de la dirección, según los comentarios dados por un jefe de
proyectos el director no facilitaba su respuesta a las diferentes
aprobaciones de manera rápida, lo cual conlleva a retrasos dentro del
proyecto
- Baja participación del usuario pues otro jefe de proyecto indicó que no se
podían reunir porque “todos están ocupados”. Los usuarios deben de
participar de manera activa sino el proyecto fracasará
- Los recursos no contaban con las competencias necesarias para la
realización de distintas tareas, por ejemplo, se necesitaba un experto en
soldadura internacional pero solo tenían a un practicante.
- Otro punto puede ser la falta de experiencia en gestión de proyectos, que
no se tienen las mejores prácticas y falta de formación en esta materia
para poder gestionar de manera adecuada a los interesados y miembros
del equipo.
- Además, la falta de comunicación se hacía evidente puesto que los
clientes se quejaban de la empresa no tenía una buena comunicación con
ellos. Si no se dedica periódicamente tiempo a mejorar las habilidades de
comunicación del equipo, es muy probable que se presenten problemas.

2. ¿Qué estructura organizativa sería la más adecuada para implantar la

PMO teniendo en cuenta la distribución actual de funciones y la elevada
resistencia al cambio prevista?

Considero que, al ser una organización que tiene una estructura funcional y

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que se prevé una elevada resistencia al cambio, la migración a otra
estructura organizacional más orientada a proyectos debe ser paulatina
por lo que empezaría cambiándola a una matricial equilibrada donde se
reconoce la necesidad de tener un jefe de Proyecto, aunque este no es
autónomo. Conforme vaya creándose la cultura orientada a proyectos
pasaría a una matricial fuerte, donde el jefe de Proyectos tiene la
autoridad necesaria pero dentro de una estructura similar a la tradicional
ya añadiría la PMO como un departamento donde se encuentren los
directores de proyectos.

3. ¿Qué acciones tomarías para minimizar la resistencia al cambio que tanto

preocupa al Comité de Dirección?
Para disminuir la resistencia al cambio, lo primero que haría es explicarle a
la Dirección que la resistencia al cambio es natural que se dé ante un
cambio grande, por la incertidumbre que existe al respecto. Para
contrarrestar tomaría las siguientes acciones:
• Realizar un cambio paulatino
• Educar y comunicar al personal, desde el inicio del proceso comunicar
al personal la importancia y el porqué de este cambio, sus
consecuencias y cómo se llevará a cabo el proceso.
• Promover la participación de los colaboradores, hacerlos parte del
proceso y no solo espectadores para generar compromiso.
• Generar un clima agradable, donde los colaboradores se sientan
motivados y comprometidos con los objetivos de la organización.

4. ¿Qué argumentos utilizarías para convencer al resto de trabajadores de la

necesidad de una PMO en la empresa?
Primero les explicaría los resultados obtenidos después de la consultoría:
Después de realizar un diagnóstico real de nuestra gestión de proyectos, se
ha concluido que el 38% de los proyectos no han finalizado
satisfactoriamente, y esto se ha debido principalmente a:
• Falta de apoyo de la dirección
• Baja participación de los usuarios
• Mala comunicación
• Falta de experiencia de los recursos
• Falta de experiencia en Gestión de proyectos.

Dado que la dirección está apostando por la inversión en I+D y en la

participación en grandes proyectos europeos, es de gran necesidad poder
contrarrestar esta deficiencia encontrada.

Para ello se está planificando crear una PMO que centralizará y coordinará
la dirección de proyectos a la vez que estandarizará los procesos de
gobierno relacionado a proyectos. Tiene como objetivo minimizar los

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riesgos derivados de la ejecución de proyectos y al mismo tiempo
aumentar el indicador de proyectos finalizados satisfactoriamente.
Entre los beneficios que tendrán está:
• Políticas definidas, roles y responsabilidades definidas
• Procesos claros y documentados
• Mejora de la comunicación entre áreas y proyectos al centralizarse la
gestión.
• Disminución en proyectos fallidos.
• Disminución en los atrasos.
• Aumento en la satisfacción de los interesados
• Apoyo importante en el logro de los objetivos estratégicos.
• Fomentar la comunicación entre equipos, favoreciendo que las buenas
ideas y prácticas identificadas por uno sean conocidas y aprovechadas por
otros.

Referencias

• Alvarado, C. (s.f.). ¿Por qué fracasan los proyectos? (10 causas). Pensemos.
Consultado el 17 de julio del 2022. https://gestion.pensemos.com/por-que-
fracasan-los-proyectos
• Conexión ESAN (2015). Resistencia al cambio: ¿Cómo enfrentarla? ESAN
Graduate School of Business. Consultado el 17 de julio del 2022.
https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/resistencia-cambio-como-
enfrentarla
• Mojarras, M. (2018). Por qué implementar una PMO en tu empresa. iCorp.
Consultado el 17 de julio de 2022.
http://www.icorp.com.mx/blog/implementar-una-pmo-en-tu-
empresa/#:~:text=Beneficios%20de%20contar%20con%20una%20PMO&tex
t=El%20contar%20con%20una%20PMO,antes%20de%20la%20fecha%20pro
gramada.

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