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PROCESOS ADQUISICIONES DE PLANTA

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

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A. INDICE

A. INDICE……………………………………………………………………………………2
B. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………..3
C. MAPA GENERAL DEL PROCESO ADQUISICIONES PLANTA…………………4
D. PROCESO COMPRAS LOCALES EN PLANTAS………………………………….5
Diagrama de Actividades……………………………………………………………….5
Descripción de Actividades…………………………………………………………….6
E. PROCESO COMPRAS CENTRALIZADAS CON ADQUISICIONES CASA
MATRIZ…………………………………………………………………………………..8
Diagrama de Actividades……………………………………………………………....8
Descripción de Actividades……………………………………………………………9
F. REGISTROS FORMULARIOS E INFORMES……………………………………...11
G. MECANICAS CONTABLES………………………………………………………….12

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B. INTRODUCCIÓN

1. INTRODUCCION

Este capítulo contiene el manual de procedimiento administrativos contables del subsistema de

adquisiciones de Unifrutti Traders Ltda., elaborado por la División de Auditoría de Ernst & Young
Auditores Ingenieros Consultores y actualizada por RSM Chile Auditores, departamento de auditoria
interna.

2. OBJETIVOS

- Establecer procedimientos administrativos claros y uniformes para el control y procesamiento de

la información relativa a las adquisiciones efectuadas por plantas Unifrutti.

- Suministrar a los participantes de cada proceso, elementos de consulta para realizar las
actividades descritas, tendientes a cumplir con los procedimientos elaborados.

- Contribuir a la sistematización de los procedimientos administrativos de manejo, control y

procesamiento de las operaciones que involucran las compras de la empresa.

Para dar cumplimiento a los objetivos enunciados se ha descrito para el procedimiento general, las
unidades responsables y actividades que realizan. Además se incluyen los formularios generados en
el procedimiento y los registros que se utilizan en cada momento.

3. CARACTERISTICAS GENERALES DEL SUBSISTEMA

Este subsistema presenta las siguientes características generales:

- Contiene el proceso administrativo completo de las operaciones que involucran el manejo,
control, y procesamiento de las compras efectuadas por la Corporación.

- Establece claramente las responsabilidades y atribuciones de los distintos cargos que participan
en cada proceso.

- Contempla un adecuado enlace con los siguientes subsistemas:

- Subsistema de Contabilidad
- Subsistema de Tesorería
- Subsistema de Control de Existencias

El proceso de compras nace de la necesidad no satisfecha por bodega de un pedido de materiales o

servicio.

Lo relativo a recepción del bien adquirido está incluido en el subsistema de control de existencias,
materiales de pañol o subsistema control de existencias, material de embalaje, según sea la
naturaleza de la compra.

En cuanto a la recepción de factura y contabilización, ello se encuentra descrito en el subsistema

contable. Lo referente a tramitación de pago, presupuesto de los fondos necesarios, pago de factura
y contabilización de dicho pago, está relatado o considerado en el Subsistema de Tesorería.

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C. MAPA GENERAL DEL PROCESO ADQUISICIONES PLANTA

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D. PROCESO COMPRAS LOCALES EN PLANTAS

Diagrama de actividades

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Descripción de actividades

Actividad Recepción Solicitud de Compra ID actividad 101

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción
-Jefe de sección emite solicitud de requerimiento de compra.

-Sección Compras recibe solicitud de pedido.

-Analiza pedido en cuanto a monto, disponibilidad, a fin de decidir acerca de

comprar localmente.

Entrada Solicitud de compra Salida Pedido analizado y

decisión de compra local.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Informa sobre posible compra ID actividad 102

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción
-Informa a Jefe Administrativo/Administrador sobre requerimiento recibido de
algún área determinada.

-Jefe Administrativo/Administrador autoriza el requerimiento.

Entrada Solicitud de compra analizada. Salida Solicitud de Compra

autorizada

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Cotiza Proveedores ID actividad 103

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción -De ser posible la compra local cotiza con a lo menos 3 proveedores el repuesto,
artículo de ferretería, etc.

-Se ingresa solicitud de pedido en Adam/AD.

Entrada Solicitud de Compra autorizada Salida Cotización de 3

proveedores.
Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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Actividad Recibe cotizaciones ID actividad 104

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción -Una vez que se reciben las cotizaciones de los proveedores, se analiza el pedido
con la alternativa más económica.

Entrada Cotizaciones de proveedores Salida Cotización de

proveedores más
económica
Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Confecciona OC ID actividad 105

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción -Confecciona orden de compra con la siguiente distribución:

-Copia de scanner (digital) de orden de compra, ya visada por el Jefe

Administrativo/Administrador, se envía al Proveedor, con copia a Bodega (quien
recibe producto) y la sección que está solicitando, manteniendo en custodia el
original de la O/C, para respaldo de factura.

Entrada Cotización de proveedores más Salida Orden de compra

económica
Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Retiro de producto ID actividad 106

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción -Se avisa a encargado de compra que debe retirar pedido según orden informada.

-Si corresponde a una compra de Pañol, recepciona materiales en forma física y

vía sistema ADAM/AD, donde se emite la Guía de Recepción correspondiente.

-Si corresponde a una compra de Bodega, encargado de bodega/materiales

recibe materiales de bodega y emite guía de recepción.

-Luego envían a Contabilidad los documentos relacionados con la compra (orden

de compra, guía de despacho y guía de recepción, para que respalden la factura
correspondiente para su contabilización y programación de pago.

Entrada Pedido según orden de compra Salida Orden de Compra

Guía de Despacho
Guía de Recepción
Todos revisados.
Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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E. PROCESO COMPRAS CENTRALIZADAS CON ADQUISICIONES CASA MATRIZ

Diagrama de actividades

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Descripción de actividades

Actividad Envío Solicitud de Pedido a Depto. ID actividad 201

Adquisiciones Santiago
Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción
-Para el caso de compras de insumos o materiales, que deben ser gestionados
por Casa Matriz (Compra Centralizada), el Área de Compras Planta debe enviar
una solicitud de compra, por medio del sistema Adam/AD, previa revisión y V°B°
del Jefe Administrativo/Administrador.
 
-El Encargado de Adquisiciones Santiago monitorea durante el día el sistema, e
imprime las solicitudes registradas.
 
-Luego de imprimir las solicitudes desde Adam, el Encargado de Adquisiciones
Santiago, cotiza con los proveedores por correo electrónico y elige el más
conveniente, según cuadro confeccionado cotizaciones/ofertas.
 
-Al tener claro el proveedor elegido, el Encargado de Adquisiciones Santiago
emite la Orden de Compra por medio del sistema Adam y coordina con Proveedor
el despacho.

Entrada Solicitud de Pedido. Salida Orden de compra según

cotización.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Recepción Orden de Compra ID actividad 202

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción
-Encargado de Adquisiciones Santiago coordina con el proveedor el despacho y
envía Copia de Orden de Compra escaneada por correo electrónico.
 
-Encargado de Adquisiciones Santiago avisa a Sección Compras de la Planta el
ingreso de la Orden de Compra al sistema Adam/AD, previa revisión de la
Gerencia de Adquisiciones Casa Matriz.

-Sección Compras Planta, imprime desde el sistema Adam/AD, las Órdenes de

Compra.
 
Entrada Orden de compra según cotización. Salida Orden de compra
impresa en planta desde
ADAM/AD.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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Actividad Recepción Materiales ID actividad 203

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción  
-Sección compras esperará que el Proveedor efectué la entrega de los insumos o
materiales según corresponda. Una vez recibidos los materiales debe comparar la
Guía de Despacho del Proveedor con la Orden de Compra emitida por
Adquisiciones Santiago.
 
-Si corresponde a compras de Pañol, el Encargado de Pañol confecciona una
Guía de Recepción, para el caso de compras de materiales de embalaje, Jefe de
Bodega emite la Guía de Recepción. Ambos mediante el Módulo Adam/AD.

Entrada Materiales o insumos. Salida Guía de Recepción

mediante ADAM/AD

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Pago a Proveedor ID actividad 204

Responsable Sección Compras Locales Planta
Descripción  
-El área de Contabilidad de Casa Matriz, efectúa la contabilización de las facturas
y envía el cargo contable a las cuentas contables correspondientes de la Planta;
posteriormente el Departamento de Adquisiciones Santiago, envía orden de pago
a Contabilidad.

Entrada Facturas Salida Orden de pago a

contabilidad.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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F. REGISTROS, FORMULARIOS E INFORMES

1. Registros:

-Ninguno

2. Formularios:

-Solicitud de pedido
-Solicitud de compra
-Guía de recepción
-Guía de despacho

3. Informes:

-No emite informes

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G. MECANICAS CONTABLES DEL SUBSISTEMA DE ADQUISICIONES PLANTA

Sin mecánicas contables.

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