PROCEDIMIENTO DE

COMPRAS

GESTIÓ N DE LICITACIÓ N
 Código: PR.COM.002

Fecha: 21-Feb-2021
GESTIÓN DE LICITACIÓN
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FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

  Nombre / Cargo Firma Fecha

Ing. Génesis Daza

Elaborado por:    
Analista de Organización y Métodos

Ing. Ginger Moncayo

Revisado por:
Coordinador de OYM

Magaly Flor
Gerente de Compras

Ing. Edys Zambrano

Gerente Técnico

Arq. Paúl Iturralde

Aprobado por:
Director de Obras y Proyectos

Ing. Ana Mirian Vanegas

Vicepresidente Financiero
Administrativo

Ing. Víctor Ferretti

Presidente del Directorio

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Fecha de
Actualización
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1.- OBJETIVO:

 Convocar a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones para que presenten

ofertas de proyecto solventes para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio,
calidad y oportunidad en la adquisición y contratación.

2.- ALCANCE:

 El presente procedimiento es de aplicación para los proyectos del área Técnica.

3.- RESPONSABLES:

 El proceso de licitaciones estará dirigido por el Comité de Compras.

4.- DEFINICIONES:

 Bases del Concurso: Documento normativo que orienta la realización de concursos que
convocan instituciones públicas como privadas.

 Comité de Compras: Se encarga de estudiar y evaluar la adquisición de bienes y

servicios; para ello cuenta con el apoyo técnico especializado de las áreas según cada
caso y recomienda las mejores alternativas de compra, de acuerdo con criterios de calidad
y relación costo-beneficio.

 Cuadro Comparativo: Es una herramienta en la cual se puede comparar las diferentes

ofertas comerciales presentadas por los Proveedores.

 Especificaciones Técnicas:  Documentos en los cuales se definen las normas, exigencias

y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de
obras, elaboración de estudios, fabricación de equipos.

 Licitación: Sistema por el que se adjudica la realización de una obra o un servicio,

generalmente de carácter público, a la persona o la empresa que ofrece las mejores
condiciones.

 Negociación:  Proceso mediante el cual dos o más partes -que tienen intereses tanto
comunes como opuestos- intercambian información a lo largo de un período, con miras a
lograr un acuerdo para sus relaciones futuras.

 Ofertas: Cantidad de bienes y servicios que las empresas quieren y pueden vender en el
mercado en un precio determinado.

 Proveedor: Persona Natural o Jurídica que suministra bienes, servicios u obras.

5.- POLÍTICAS INTERNAS:

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 El Comité de Compras está conformado por:

Miembros permanentes u obligatorios Miembros invitados u

opcionales
Presidente del Directorio Vicepresidencias
Vicepresidencia Financiera Administrativa Gerente Técnico
Director de obras y Proyectos Gerente de Fiscalización
Gerente de Compras Superintendente de Obra
Gerente Financiero
Asesor Legal

 Se establece como monto de licitación, las compras a partir de los $50.000,00.

 El proceso de licitación iniciará con la planificación del proyecto constructivo aprobada por
el Directorio.

 El Director de Obras y Proyectos será responsable de establecerá en la programación del

proyecto constructivo:
 Plazo de Ejecución
 Equipo Mínimo
 Personal Técnico

 El correo en el cual se receptarán las ofertas de los proveedores es:

comite@ambiensa.com

 El Gerente de Fiscalización será responsable de consolidar y fiscalizar la documentación

requerida para el proceso de licitación compendiado en un solo mail que será enviado a
Gerencia de Compras:
 Nombre de la obra
 Presupuesto referencial
 Especificaciones técnicas
 Planos y diseños (De ser el caso)
 Plazo de ejecución de la obra
 Equipo mínimo
 Personal Técnico
 Experiencia mínima del oferente
 % de anticipo que requiere la obra
 Plazo para la presentación de la oferta
 Lista de nuevos proveedores

 Se gestionará un listado de proveedores potenciales que participarán en el proceso de

licitación, el mismo que deberá ser emitido vía mail al Comité de Compras.

 El Gerente de Compras remitirá a los proveedores:

 “Carta de Invitación”
 Formulario respectivo de “Conozca a su Proveedor”

 Se validarán por el área de Cumplimiento en las “Listas de “Listas de Control”, sólo al

proveedor seleccionado.

 Los Proveedores participantes que no presenten su oferta dentro de los plazos, serán
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descalificados de la licitación.

 Por ningún motivo se abrirán los sobres de ofertas de proveedores antes de la reunión con
el Comité de Compras.

 Se realizará un informe con el análisis de la información otorgada por el proveedor, bajo el

siguiente esquema:

 Financiero: Estados financieros de los 3 últimos años presentados al SRI, Estados

financieros internos del mes inmediato anterior a la presentación de la oferta,
Informe Equifax y Autorización de buró, Declaración de IVA de los 3 últimos meses,
Certificados de cumplimiento de obligaciones de la súper de compañía, SRI, IESS.

 Técnico: Rubros, Presupuesto, Cronograma de Avance de Obra, Metodología de

Trabajo

 Legal: Documentación legal completa y cumplimiento de los parámetros

establecidos

 El Gerente de Compras será responsable de gestionar la aprobación del proveedor con el

Presidente del Directorio.

 Se receptará la documentación emitida por el área de Compras del proveedor seleccionado

al mail tecnico@grupoferretti.com

 Se mantendrá en un file digital toda la información de la “Calificación del Proveedor” así

como la información de la oferta ganadora.

6.- ANEXOS
Tipo de
Código Nombre del Documento
documento
Formato
FO.COM.005 Conozca a su Proveedor Persona Natural
Controlado
Formato
FO.COM.006 Conozca a su Proveedor Persona Jurídica
Controlado
Formato
FO.COM.011 Cuadro Comparativo Estudio Técnico de Licitación
Controlado
Formato
FO.COM.012 Detalle de Contratistas a Participar en Licitación
Controlado
Formato
FO.COM.013 Recepción de Ofertas para Licitación
Controlado
Formato
FO.COM.014 Apertura de Sobres
Controlado

Sin Código NA Bases del Concurso

Sin Código NA Carta de Invitación

Sin Código NA Acta de Reunión

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7.- PROCEDIMIENTOS
GESTIÓN DE LICITACIÓN
Responsable Actividad
1. Dar a conocer al Gerente Técnico, Gerente de Compras y
Gerente de Fiscalización su Planificación de Trabajo del
Proceso de Licitación. En dicha planificación en conjunto con
el Gerente Técnico se define lo siguiente:
Director de Obras y  Plazo de Ejecución
Proyectos  Equipo Mínimo
 Personal Técnico
Posteriormente se indica a los involucrados que deberán estar
pendientes de la fecha estipulada en la planificación referente
a la Licitación para iniciar su proceso.
2. Gestionar y consolidar la documentación requerida en un
lapso de 72 horas desde el inicio del proceso de licitación
Gerente Técnico
según la Planificación de Trabajo para su fiscalización con las
áreas involucradas.
3. Completar y enviar al Gerente Técnico la información de
Gerente de Compras negociación en las “Bases del Concurso” en un plazo de 24
horas.
4. Fiscalizar la documentación otorgada por el Gerente Técnico
en un lapso de 24 horas, la misma que será emitida vía mail al
Director de Obras y Proyectos para su revisión y análisis.
Gerente de  Si la documentación se encuentra correctamente validada,
Fiscalización pasa a la actividad No. 5.
 Si la documentación se encuentra incorrecta para su
ejecución, se comunica al Gerente Técnico para corrección
de novedades en el transcurso del día.
5. Receptar la documentación debidamente fiscalizada para su
revisión y aprobación.
 Si la documentación es aprobada, pasa a la actividad No.
Director de Obras y 6.
Proyectos  Si la documentación presenta novedades se comunicará al
Gerente de Fiscalización y al Gerente Técnico las
correcciones que deberán ejecutar a la brevedad en el
transcurso del día.
Director de Obras y 6. Emitir vía mail comite@ambiensa.com (Gerente de Compras)
Proyectos la documentación revisada y analizada previo a su recepción.
7. Receptar la documentación y gestionar un listado de la base
de proveedores en un plazo máximo de 24 horas.
Posteriormente se emite vía mail comite@ambiensa.com al
Gerente de Compras Comité de Compras y al Dpto. Técnico el listado generado
para su revisión y emitir sugerencias/recomendaciones de
posibles ofertantes en 24 horas después de la emisión del
mail.
8. Sugerir o recomendar proveedores para licitación en un plazo
Comité de de 24 horas de haber receptado el listado. En el caso que no
Compras/Dpto. Técnico se emita comentario o sugerencia alguna referente al mail, el
listado mencionado se considerará aprobado.
9. Gestionar el documento “Carta de Invitación” hacia los
Gerente de Compras
proveedores acordados y definidos con el Comité de
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Compras.
Posterior a ello se adjunta el formulario “Conozca a su
Proveedor” para su gestión.
10. Emitir vía mail comite@ambiensa.com a cada proveedor con
copia al Director de Obras y Proyectos, Gerente Técnico y
Gerente de Fiscalización la “Carta de Invitación” con sus
respectivos adjuntos tales como:
 Bases del Concurso
 Presupuesto
Gerente de Compras  Planos
 Memoria Técnica (Especificaciones Técnicas)
En dicho mail se detallará la fecha máxima de recepción de
ofertas (Varía de acuerdo al Proyecto) y solicitar a los
proveedores emitir la documentación de la siguiente manera:
 Documental  Digital
 Oferta  Físico
11. Gestionar el formato del detalle de contratistas a participar en
Gerente de Compras
el proceso de licitación.
12. Entregar información documental digital vía mail
Proveedor comite@ambiensa.com e información física de la oferta en las
oficinas de Ambiensa para su revisión y análisis.
13. Gestionar el formato de Recepción de Ofertas para Licitación
Gerente de Compras
con los proveedores participantes.
14. Convocar a reunión al Comité de Compras, Gerente Técnico,
Gerente de Compras Gerente Financiero y Asesor Legal para realizar la respectiva
apertura de sobres de las ofertas presentadas.
15. Realizar la apertura de sobres, preseleccionar los
proveedores y entregar a las áreas involucradas (Técnico,
Comité de
Financiero y Legal) la información respectiva de dichos
Compras/Gerente
ofertantes para gestionar un análisis por área. Se levantará un
Técnico/Gerente
Acta de Reunión con los respectivos acuerdos y se otorgará
Financiero/Asesor Legal
un plazo de respuesta de análisis de la información de
máximo 24 horas.
Gerente
16. Entregar el análisis de información a Gerente de Compras
Técnico/Gerente
según el plazo máximo establecido.
Financiero/Asesor Legal
Comité de
17. Revisar los análisis de información de los proveedores y
Compras/Gerente
definir con cuáles se entraría al proceso de negociación
Técnico/Gerente
gestionando una nueva acta con los acuerdos respectivos.
Financiero/Asesor Legal
18. Contactar y negociar con el/los proveedor/es las ofertas
Gerente de Compras
presentadas para llegar a un acuerdo entre las partes.
19. Diligenciar el formato del Cuadro Comparativo de Licitaciones
basado en las ofertas negociadas.
Gerente de Compras
Posteriormente se solicita al área de Cumplimiento la revisión
y análisis de los proveedores en las “Listas de Control”.
20. Solicitar aprobación del proveedor a Presidencia del
Gerente de Compras
Directorio.
21. Analizar las negociaciones presentadas por Gerente de
Presidencia
Compras y seleccionar el proveedor requerido.
22. Solicitar al Proveedor seleccionado la documentación
Gerente de Compras
respectiva para realizar la precalificación correspondiente
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solicitada por Ambiensa y por la Compañía de Seguros.

23. Solicitar a la Compañía de Seguros la precalificación de el/los
Gerente Financiero
proveedor/es contratista/s aprobado/s con su documentación.
24. Enviar vía mail al Gerente de Compras, la calificación y
Compañía de Seguros
validación solicitada del proveedor/es respectivamente.
25. Armar la carpeta del proveedor calificado y seleccionado con
toda la documentación respectiva:
 Aprobación del proveedor
 Oferta
Gerente de Compras  Información del Proveedor Documental y Física
 Formulario “Conozca a su Proveedor”
Posteriormente se deberá enviar la documentación vía mail
tecnico@grupoferretti.com con copia al Director de Obras y
Proyectos y Gerente Técnico para su gestión y ejecución.
26. Solicitar al departamento Asesor Legal, la elaboración del
contrato en base a los acuerdos realizados con el proveedor
otorgando toda la documentación necesaria tales como:
Asistente del Dpto.
 Anexos
Técnico
 Anexo # 1 – Cronograma
 Anexo # 2 – Presupuesto
 Anexo # 3 – Aprobación de Negociación
27. Elaborar el contrato según la documentación otorgada por el
Asesor Legal
Asistente del Dpto. Técnico.
Asistente del Dpto. 28. Gestionar las firmas de aprobación requeridas para el contrato
Técnico según lo estipulado.
Asistente del Dpto. 29. Solicitar al Proveedor la entrega de pólizas, otorgar el contrato
Técnico con las firmas requeridas y solicitar su firma en el mismo.
Proveedor
30. Entregar las pólizas y el contrato firmado al Dpto. Técnico vía
mail tecnico@grupoferretti.com y física.
31. Solicitar anticipo de la obra al área de Tesorería una vez
contando con toda la documentación para proceder con su
Asistente del Dpto. ejecución:
Técnico  Aprobación del proveedor
 Contrato y anexos con sus respectivas firmas
 Pólizas
32. Armar carpetas digitales de las contrataciones de proveedores
Asistente del Dpto.
para llevar el seguimiento de pagos en el cumplimiento del
Técnico
contrato.