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PROCESOS PRODUCTORES

DEPARTAMENTO DE PRODUCTORES-CASA MATRIZ

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

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A. INDICE

INTRODUCCIÓN 3
MAPA GENERAL DEL PROCESO PRODUCTORES 5
PROCESO CONTRATACIÓN 6
Diagrama de Actividades 7
Descripción de Actividades……………………………………………………………..7
PROCESO DE FINANCIAMIENTO…..………………………………………………….10
Diagrama de Actividades 11
Descripción de Actividades……………………………………………………………11
PROCESO DE FINANCIAMIENTO…..………………………………………………….14
Diagrama de Actividades 15
Descripción de Actividades……………………………………………………………15
REGISTROS FORMULARIOS E INFORMES……………………………………….....17
MECANICAS CONTABLES……………………………………………………………….18

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B. INTRODUCCIÓN

1. INTRODUCCION

Esta sección contiene el Manual de Procedimientos Administrativos del área de productores de la

Empresa "Unifrutti Traders Ltda", elaborado por la División de Auditoría de Ernst & Young Auditores
Ingenieros Consultores y actualizada por RSM Chile Auditores, departamento de auditoría interna.

2. OBJETIVOS

El manual del Subsistema de Control de Productores tiene los siguientes objetivos:

-Establecer procedimientos administrativos claros y uniformes para el control y procesamiento de

la información relativa a operaciones con productores de fruta.

-Suministrar a los participantes del proceso, un elemento de consulta para realizar las actividades
descritas, tendientes a cumplir con los procedimientos elaborados.

-Contribuir a la sistematización de los procedimientos administrativos de control y procesamiento

de las operaciones de Actualización del Archivo Maestro de Productores.

Para satisfacer los objetivos señalados anteriormente, se ha descrito para cada procedimiento,
las unidades responsables y las actividades que éstas realizan. Asimismo, se indican los
formularios que se generan en cada procedimiento y los registros que se utilizan en cada
oportunidad.

Además cada procedimiento descrito, ha sido completado con su respectivo flujograma, lo que
permite una mayor comprensión por parte del funcionario responsable, ya que cuenta
simultáneamente con una descripción gráfica de las actividades a realizar.

3. CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA

El sistema descrito presenta las siguientes características generales :

-Contiene el proceso administrativo completo de las operaciones que involucran el procesamiento

y control de los productores de la Empresa.

-Define el campo de acción de las unidades responsables que intervienen en cada proceso.

-Permite un adecuado control de productores ya que a través de sus distintos módulos de

operación genera información sobre el control de dichos movimientos.

-Requiere de parte del personal que participa en el proceso, un estricto cumplimiento de las
funciones señaladas en el manual.

-Permite el control oportuno sobre las distintas fases del proceso, proporcionando por lo tanto,
información confiable sobre las operaciones mencionadas anteriormente.

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Se definen como productores a los proveedores de frutas que tengan contrato de compra venta
suscritos con Unifrutti, durante el transcurso de la temporada (el inicio y termino de la temporada
dependerá de la especia que sea la fruta)

Durante la temporada, los productores facturan mensualmente la fruta entregada a planta (puede
ser toda la procesada, bien sólo la exportable o destinada a mercado interno) a un valor proforma
estipulado en contrato (que normalmente corresponde a un precio mínimo). Posteriormente se
confecciona liquidación final de la temporada según valor final de la fruta y las deducciones
estipuladas y/o pactadas con productor.

Estas deducciones corresponden normalmente a Financiamientos girados durante la temporada,

gastos/ facturas pagadas por cuenta del productor, facturaciones de materiales, insumos,
pesticidas etc.

A objeto de efectuar una liquidación al productor en forma adecuada, teniendo como base
información fidedigna y de diversas fuentes, este subsistema, se alimenta de otros que se indican
a continuación:

-Subsistema de Comercio Exterior: Fundamentalmente en lo que se refiere a exportaciones,

retornos, volumen despachado, draw-bac, etc.

-Subsistema de adquisiciones: Por los materiales y/o insumos comprados a nombre del
productor.

-Subsistema de control existencias: Por el envío de insumos, envases desde planta, proceso de
frutas, despacho a puerto, etc.

-Subsistema de Tesorería: Por lo giros (Egresos), realizados con cargo al productor

(financiamiento, facturas pagadas por cuenta del productor, etc.).

-Sistema contable: Por el control de la cuenta corriente productores.

-Gerencia de general

-Informes de servicios costos Pool, (Fletes, insumos, etc)

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1. MAPA DE PROCESO PRODUCTORES

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2. PROCESO DE CONTRATACION PRODUCTORES

Diagrama de actividades

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Descripción de actividades

Define las actividades asociadas al proceso de Contratación de Productores:

Actividad Visita de agrónomo ID actividad 101

Responsable Agrónomo
Descripción
Agrónomo visita los huertos seleccionados con el fin de:
--> Evaluar técnicamente al productor y el huerto
--> Estimaciones de producción
--> Evaluar comercial, financiera y legalmente al productor (Revisada por
abogado de la empresa)
-->Verificar certificado BPA
-->Acuerdos comerciales, financiamiento y garantías

Entrada Visita Huertos. Salida Evaluaciones.

Tipo de actividad manual Evento Por evento

Actividad Código interno del productor ID actividad 102

Responsable Encargado de productores
Descripción Se crea código interno del productor en ARCHIVO MAESTRO DE
PRODUCTORES.

Entrada Evaluaciones Salida Archivo maestro de

productores.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Ficha Técnica ID actividad 103

Responsable Agrónomo
Descripción Se crea FICHA TECNICA con:
-->Características del predio
-->Estimaciones de producción
Todo esto de acuerdo a especie, variedad y calibre de la fruta.
Esta FICHA TECNICA es la base para la generación de la INTENCION DE
NEGOCIO.
Entrada Salida Ficha Técnica
Información de predio.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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Actividad Intención de Negocio ID actividad 104

Responsable Encargado productores de planta
Descripción Se genera la INTENCION DE NEGOCIO según parámetros entregados en la
pauta de negocio.
Revisada por jefe zonal esta es aprobada.
Entrada Pauta de negocio Salida Intención de negocio

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Renegociación ID actividad 105

Responsable Encargado de productores
Descripción En caso de que la intención de negocio sea rechazada por Gerencia y Jefe
del Programa, se renegocia con el productor y se presenta nuevamente para
aprobación.
Entrada Intención de negocio Salida Nueva intención de
rechazada. Negocio

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Generar Contrato ID actividad 106

Responsable Encargado productores
Descripción Aprobada la IN por el zonal, se envían antecedentes legales a Departamento
Legal y en casa central se genera el contrato de relación comercial entre
Unifrutti y el productor.
Este contrato establece
--> Fecha de liquidación de la cuenta corriente no mercantil

Entrada Intención de Negocio Salida Antecedentes legales

Aprobada. para generación de
contrato.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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Actividad Firma ID actividad 107

Responsable Encargado productores
Descripción Con la intención de negocio aprobada el productor ya está habilitado en el
sistema y se puede ingresar su producción en la planta.

Entrada Contrato sin firma Salida Contrato firmado

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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3. FINANCIAMIENTO

Diagrama de actividades

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Descripción de actividades

Actividad Solicitud de Financiamiento ID actividad 201

Responsable Agrónomo Zona
Descripción El agrónomo encargado del productor es el encargado de enviar la solicitud
de financiamiento vía mail al departamento de productores de la Zona.

Este financiamiento debe ser solicitado con 15 días de anticipación a la

quincena correspondiente. (2° o 4° viernes de cada mes)
Entrada Necesidad de financiamiento Salida Solicitud de
Financiamiento

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Análisis de productor ID actividad 202

Responsable Encargado productores
Descripción Una vez que el agrónomo da aviso de solicitud de financiamiento, el
departamento de productores realiza un análisis del productor.

Entrada Solicitud de Financiamiento Salida Análisis del productor

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Informar decisión ID actividad 203

Responsable Encargado productores
Descripción Se informara a Zonal de los financiamientos aprobados, rechazados o
reparados, para su validación.

Además de esto se le debe enviar al departamento de finanzas los montos a

girar por concepto de financiamiento, para que con anticipación se dispongan
de los montos solicitados.
Entrada Aprobaciones y rechazos de Salida -Decisión de
financiamiento financiamiento
-Montos a girar
Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Generar Orden de pago ID actividad 204

Responsable Encargado productores
Descripción Con el tipo de cambio actualizado, se genera una orden de pago y envía a
tesorería para el giro.

Entrada Tipo de cambio actualizado Salida Orden de pago

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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Actividad Generación informes ID actividad 205

Responsable Encargado productores
Descripción De forma semanal se debe entregar al departamento de contabilidad un
informe de Financiamientos entregados y saldos de cuenta corriente
productores ( documento en planilla Excel)
Entrada Información de Salida -Saldo cuenta corriente
financiamiento. -Financiamientos
otorgados
Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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4. LIQUIDACION

Diagrama de actividades

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Actividad Cuadratura de producción ID actividad 301

Responsable Encargado de producción
Descripción Al terminar la temporada, se debe cuadrar la producción a liquidar con la
información entregada a los productores durante la temporada, estadísticas de
cada planta completan información de producción a liquidar
Entrada Estadísticas de planta Salida Producción a liquidar.
Información de productor.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Análisis de precios ID actividad 302

Responsable Encargado de productores
Descripción Para hacer los informes de precios estos se deben completar con el sistema de
recibidores, trabajo que se desarrolla en planilla Excel. Además de esto se deben
determinar las tarifas de los aportes hechos por Unifrutti documento Excel.

Este análisis de precios se le debe entregar al jefe de productos para que fije los
valores a liquidar.
Entrada Sistema de recibidores Salida Análisis de precios

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Ingresar precios a AS 400 ID actividad 303

Responsable Encargado de productores

Descripción Listos los precios y aprobados por la mesa de fruta el departamento de
productores, ingresan los precios y tarifas al sistema AS 400.

Entrada Precios aprobados desde esa Salida Precios ingresados

de fruta.

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Generar reportes con neto de ID actividad 304

productor
Responsable Encargado de productores
Descripción Se debe generar un reporte con los netos de productor, esto con el fin de
determinar el ajuste de precio que le corresponde por la especie a liquidar, esto
por lo facturado por el productor durante la temporada a precios acordados en el
contrato.
Entrada Facturación de temporada Salida Neto productor

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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Actividad Ingreso a Cta. Cte. productor ID actividad 305

Responsable Encargado de productores

Descripción el ajuste de precios se debe ingresar en la cuenta corriente de cada productor,
calculando los intereses e imprimiendo el conjunto de liquidaciones

Entrada Ajuste de precio Salida Conjunto de Liquidaciones

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Generar órdenes de pago ID actividad 306

Responsable Encargado de productores

Descripción Se generan órdenes de pago una vez terminada la operación.

Entrada Conjunto de liquidaciones Salida Órdenes de pago

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Enviar a tesorería montos de ID actividad 307

liquidación
Responsable Encargado de productores
Descripción Se envía a Tesorería montos a cancelar por cada liquidación de los productores.

Entrada Orden de pago Salida Montos a cancelar

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

Actividad Cierre de Contrato ID actividad 19.4

Responsable Encargado de productores

Descripción Con la liquidación, tipo de cambio y documentos tributarios emitidos por las partes
se cierra el contrato, siempre y cuando el productor no mantenga saldos en la
cuenta corriente.
Entrada Liquidación Salida Cierre de contrato
Tipo de cambio
Documentos tributarios
Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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Actividad Informe Kilo Neto ID actividad 19.4

Responsable Encargado de productores

Descripción Se debe entregar un informe de kilo neto productor a cada zona y por especie.

Entrada Informes de plantas. Salida Informe kilo neto

Tipo de actividad Manual Evento Por evento

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C. REGISTRO, FORMULARIOS E INFORMES

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D. MECANICAS CONTABLES DEL SUBSISTEMA DE RODUCTORES

1) Financiamiento a Productores:
Contabilización del financiamiento pagado, o bien el cargo en cuenta corriente por
gastos pagados por Unifrutti, pero que son de cargo del productor:
--------------- x ---------------
1130.120@10 Crédito a Productores c/p
1135.120@19 Crédito a Productores Relac. c/p
a 1111.510 Banco Moneda Nacional
a 1111.520 Banco Moneda Extranjera

2) Calce de Financiamiento con Facturas del Productor:

Se trata de compensar los montos facturados por el productor al valor proforma con los
financiamientos cursados en la temporada, si los hubiera. En caso contrario este calce
se efectúa al momento de contabilizar la liquidación. En todo caso, dicho proceso se
realiza por orden cronológico de los movimientos.
La mecánica contable es:
--------------- x ---------------
2130.120@10 Productores por pagar
2135.120@19 Productores por pagar relacionados.
a 1130.120@10 Crédito a Productores c/p
a 1135.120@19 Crédito a Productores Relac. c/p

3) Liquidación de Temporada a Productores:

Según liquidación de productor y factura complementaria final de éste, contabiliza el
neto a pago al productor (si la hubiera) de la siguiente forma:
--------------- x ---------------
2130.120@10 Productores por pagar
2135.120@19 Productores por pagar relacionados.
a 1130.120@10 Crédito a Productores c/p
a 1135.120@19 Crédito a Productores Relac. c/p
a 1111.510 Banco Moneda Nacional
a 1111.520 Banco Moneda Extranjera

Si hubiera saldo a favor Unifrutti, se registra:

--------------- x ---------------
2130.120@10 Productores por pagar
2135.120@19 Productores por pagar relacionados.
1130.120@10 Crédito a Productores c/p (sgte,temporada)
1135.120@19 Crédito a Productores Relac. c/p (sgte.temporada)
a 1130.120@10 Crédito a Productores c/p
a 1135.120@19 Crédito a Productores Relac. c/p

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