La organización como componente del proceso administrativo

Introducción

Las organizaciones sociales existen desde el momento en el que el ser humano empezó a vivir en
sociedad. A pesar de que éste es un término muy de moda y actual, las organizaciones sociales pueden
tomar muchas formas diversas y así ha sido a lo largo del tiempo. Una de las características principales
con las que debe contar una organización social es la de contar con un grupo de personas que compartan
elementos en común, similares intereses, similares valores o formas de actuar ante determinadas
situaciones. Al mismo tiempo, las organizaciones sociales se establecen siempre con un fin, por ejemplo
cambiar la realidad que rodea a sus miembros, aportar discusiones sobre determinados temas o
simplemente compartir un momento específico.

Del mismo modo que la sociedades y las instituciones humanas son complejas, las organizaciones
sociales también pueden volverse altamente complejas y hasta conflictivas. Para evitar esto, deben contar
con un sistema más o menos rígido de jerarquías que organizan las diferentes tareas, establecen diversas
funciones y marcan los objetivos así como también los resultados a conseguir.

Las organizaciones sociales en la actualidad son algunas de las formas más importantes en lo que respecta
a tratar de construir un mundo mejor. Muchas veces, las organizaciones sociales de tipo no gubernamental
(también llamadas ONG) se establecen en los espacios donde el Estado no llega y deja huecos de atención
y cuidado para aquellos que más lo necesitan.

Definición

Se entiende por organización social a toda aquella agrupación de personas que se establece a partir de
elementos compartidos, ideas en común, formas similares de ver al mundo. Además, es importante para
que tal grupo de personas sea considerado una organización social que exista un objetivo a realizar, sea
este solidario o particular. Esto es así ya que una organización social debe existir siempre por una razón y
no por espontáneas variables causales (en cuyo caso no estaríamos hablando de organizaciones sociales
sino más bien de expresiones comunes de ciertos grupos sociales).

Importancia de la organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la
que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la
productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades
de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos señalados.

En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede ser considerado como la
Hipótesis de una problemática, teniendo posteriormente un Método que consiste en el procedimiento o el
conjunto de acciones que se llevan a acabo para demostrar o refutar este punto de partida, y un Objetivo
que presenta la llegada a una Conclusión en particular.

Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es una forma de Organización,
siendo importante la aplicación de una estructura para poder llegar en forma ordenada y no aleatoria a un
objetivo, si bien no se descarta la compañía de la suerte, no debemos depender exclusivamente de ella,
sobre todo si buscamos repetir la experiencia o que otros puedan realizarla.

Podemos definir como Organización a un sistema que se elige para poder lograr un objetivo determinado
a través de los Recursos Humanos, siendo derivado del Talento del Individuo y contando a su vez con
otras organizaciones derivadas de la misma que permiten elaborar una Metodología de Trabajo para
lograr un fin específico, tomando un punto de partida y teniendo un Objeto de Trabajo por sobre el cual
elaboraremos y desarrollaremos las actividades.

De ello derivan justamente las Organizaciones, que consisten en numerosos Grupos Sociales que
persiguen una finalidad específica, distribuyendo las tareas y actividades a realizar acorde a cada
Habilidad Humana que se facilita para una actividad, buscando en cada sector y con el trabajo colectivo la
realización de una finalidad propuesta.

Para una Organización no es necesario contar con un grupo numeroso, sino que simplemente debe haber
dos personas como mínimo, teniendo entre estos dos individuos el principio fundamental de la
Cooperación, esto es, que ambas personas puedan lograr una división de los trabajos o bien un trabajo en
conjunto para poder lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas Normas de Convivencia y otra
clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el trabajo o las actividades sociales a realizar.

En cuanto a las Estructuras de Organización, éstas están fundamentadas principalmente en la forma que
adoptan generalmente dadas por las Reglas Explícitas que regulan estas organizaciones, o bien por la
estructura que está dada por la Administración elegida para una Organización, encontrándose ella en todo
grupo social.

Objetivos generales de una empresa:

        Consolidación del patrimonio.
        Mejoramiento de la tecnología de punta.
        Crecimiento sostenido.
        Reducción de la cartera en mora.
        Integración con los socios y la sociedad
        Capacitación y mejoramiento del personal
        Claridad en los conceptos de cuales son las áreas que componen la empresa.
        Una solución integral que habrá así el camino hacia la excelencia.
        La fácil accesibilidad en la compra del producto para la ampliación de
        Mediano plazo: son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en función al objetivo general de
la organización. También son llamados los objetivos tácticos ya que son los objetivos formales de la
empresa y se fijan por áreas para ayudar a ésta a lograr su propósito.
        Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo menor a un año, también
son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los
objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa. Así, para que los
objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los objetivos a plazos intermedios y largo, es
necesario establecer un plan para cumplir con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro
que deberá ser revisado en términos de lógica, consistencia y practicabilidad.

1. Tener claro los objetivos. El primer paso para darle una estructura a su empresa es tener
bien definidas la misión, visión y objetivos a alcanzar y comunicarlos correctamente al
resto de sus miembros. Deben se sencillas, entendibles y fáciles de memorizar. Una vez
claros estos aspectos, se podrá definir qué funciones o tareas son claves para lograr los
objetivos propuestos.
2. Tener claros los recursos de la empresa. El segundo paso consiste en examinar a sus
trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si está empezando, ver cuantos necesita y cuales
son sus capacidades y talentos. También deberá tener claras las herramientas con las que
cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.
3. Haga una lista con las actividades a realizar. Una vez claros los objetivos a alcanzar y los
recursos, haga una lista de las actividades o tareas de la empresa. Defina cuáles son
prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para
ejecutar cada actividad. Por ejemplo, si se trata de una empresa de delivery, deberá
apuntar las tareas necesarias para un buen servicio, como recepción de llamados,
despacho de los productos, servicio post-venta, etc. Lo importante es que no quede
ninguna tarea fuera. Puede consultar a otros empresarios del rubro para ver cómo ha
estructurado su negocio y tener una idea al respecto.
4. Divida estas actividades en unidades. Especifique en que consisten, cuánto tiempo se
necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las
metas finales de la empresa.
5. Asigne cada actividad a la persona idónea. Elija a la persona que podría ejecutar de mejor
forma cada tares, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones. Escoger a la
persona correcta es fundamental para lograr los resultados esperados, por lo que no se
apresure en hacerlo. Asegúrese de que sus empleados han comprendido perfectamente lo
que se les pide y están de acuerdo.
6.- Elija al líder. En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de todo. Si
la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por un solo jefe,
pero si va aumentando el número de trabajadores, tendrá que pensarse en mandos
intermedios.
7. Mantenga al día la organización de la empresa. Esté atento a los cambios. Con el tiempo,
la actual organización de la empresa puede ser inadecuada por las condiciones internas o
cambios externos. Renueve su empresa según sus necesidades.
8.- Desarrolla un equipo
Incluso el dueño más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede venir en la forma de
empleados u otro tipo de ayuda subcontratada. No puedes ser un experto en todo y si lo
intentas perderás el foco de por qué empezaste ese negocio en primer lugar. Asegúrate de
que tienes un equipo de personas con conocimientos que te ayuden a administrar la
empresa, por lo tanto vale la pena el gasto de hacerlo bien desde el comienzo.

Si no estás seguro de como comprender que es lo que necesitas, comienza haciendo una
lista de las actividades que:

o No quieres hacer
o No sabes cómo hacer
o Sabes cómo hacer pero no tienes el tiempo para hacerlo
9.- Documenta tus procesos
Los negocios pequeños pueden convertirse en grandes negocios a veces. Ford y Apple
comenzaron como negocios pequeños. Asegúrate de que estas preparado ante cualquier
crecimiento que tu negocie experimente.

Revisa los procesos y procedimientos que cada uno en tu organización lleva a cabo y
documéntalos. Esto te ayudara a:
o Ser capaz de ver cualquier brecha o mejora en las áreas que necesiten ser tomadas en cuenta.
Además contar con procedimientos documentados garantiza consistencia en las políticas.
o Tener la habilidad de manejar la situacion cuando alguien se vaya.
o Poder entrenar a las personas para fortalecer la empresa.
o Hacer crecer el valor del negocio. ¿Sabías que la mayoría de los inversores de negocios no
quieren comprar una empresa si toda la información está en la cabeza del dueño? Si cuentas con
sistemas solidos bien documentados, aumentas significativamente el valor de tu negocio.
10.- Cuídate a ti mismo
Es fácil sentirse consumido cuando tienes un negocio que sacar adelante. Asegúrate de
que dejas un tiempo para ti mismo. Los empresarios más exitosos se aseguran de tomar
vacaciones y tiempo para recargar las baterías.

Es verdad que todos los dueños de negocios tienen mucho que hacer y la lista nunca
termina. Sin embargo ¿sientes que las cosas se estancan? ¿Es la producción la misma o
está creciendo?

Si no das a tu cerebro y cuerpo el tiempo para recargarse, las cosas que hagas no serán
todo lo bueno que podrían ser. Dar a la mente el tiempo de enfocarse en una forma distinta
energiza e inspira.

Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su

similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

 Listar todas las funciones de la empresa.

 Clasificarlas.
 Agruparlas según un orden jerárquico.
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los
puestos.
 Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
 El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el
tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales
son:

1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según
su función principal.

Departamentalización
2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la
departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Departamentalización

3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas
geográficas en las que se encuentra presente la empresa

Departamentalización

4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función
consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

Departamentalización

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará

eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

Departamentalización

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para
controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números
o letras.
 Departamentalización

Autoridad y responsabilidad

La autoridad

La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo tanto de la persona que lo
ocupe) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Se trata, por
supuesto, de un tipo de poder, pero de poder en el marco de una organización.

Hoy día se ha tornado muy difícil el ejercicio de la autoridad; la desorientación reinante es tal que se
confunde el ejercicio de la autoridad con la manipulación, la autoridad rectamente entendida con el
autoritarismo, y la sana democracia con la anarquía asamblearía. Los detractores de la autoridad olvidad
una observación sociológica básica: la universal necesidad de la autoridad como instrumento de orden y
de economía social. Donde quiera que veamos una realidad social –desde una tribu primitiva hasta el
consejo de administración de una empresa– allí nos topamos con la observación de hombres y mujeres
que ejercen su influencia y toman iniciativas sobre los demás. Por supuesto, como toda obra humana, el
ejercicio de la autoridad está sujeto a la posibilidad de error y de corrupción, como decía Aristóteles “el
poder corrompe”, pero ello no invalida su carácter de auténtica exigencia social.

Las dificultades por las que atraviesa el ejercicio de la autoridad en las organizaciones modernas son el
resultado de diversos factores concomitantes:

1. La elevación del nivel educativo, que confiere un mayor criterio e induce a pedir más
protagonismo en las decisiones.
2. La elevación del nivel de vida, que reduce la dependencia económica del sujeto y que,
consiguientemente, le confiere más poder frente a las organizaciones (como observa Rostow, la
difusión de bienes, fruto del crecimiento económico, genera una difusión del poder).
3. La creciente complejidad del funcionamiento de las empresas; esta complejidad exige una
estrecha coordinación de esfuerzos entre profesionales, que ha de asentarse más sobre la
colaboración que sobre la imposición.
4. El desarrollo de una más clara conciencia de la dignidad humana, que lleva a pedir más 
participación

La autoridad se refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de dar órdenes y esperar que
se obedezcan. El principio de autoridad era un dogma básico de los escritores clásicos. Se le veía como
adhesivo que unía a la organización. Debía delegarse hacia abajo, a los gerentes subordinados, dándoles
ciertos derechos mientras se les fijaban ciertos límites dentro de los que deberían operar.

Cada puesto administrativo tiene ciertos derechos específicos de quienes los ocupan adquieren por la
jerarquía o título del puesto. Por tanto, la autoridad se relaciona con la posición de un dentro de la
organización, y pasa por alto las características personales del administrador individual. De hecho, nada
tiene que ver con el individuo en forma directa. La expresión “¡el rey a muerto; viva el rey!” ilustra este
concepto. Quienquiera que sea el rey, adquiere los derechos inherentes a dicho cargo. Cuando queda
vacante un puesto de autoridad, la persona que dejo el puesto ya no tiene ninguna autoridad. La autoridad
permanece con el puesto y su nuevo ocupante.

Cuando delegamos autoridad, delegamos una responsabilidad paralela. Esto es, cuando a uno se le dan
“derechos”, también se adquiere la “obligación” correspondiente para desempeñarlos. La asignación de
autoridad sin responsabilidad crea oportunidades para el abuso, y a nadie debería tenérsele por
responsable de algo lo que no tiene ninguna autoridad.
En cualquier área de servicios al cliente de una organización, es imprescindible fomentar la filosofía del
servicio, el desarrollo del conocimiento, y el mejoramiento continuo KAIZEN, entre otros, ya que
conforman el principal motor de los procesos y estrategias planteadas como parte de las funciones y
definición de cada área. Así, una buena conducción o liderazgo en este ámbito, pondría de relieve la
importancia del compromiso con el servicio de los empleados para con el cliente, el cual es el principal
activo de una empresa de servicios. Cuando este liderazgo sea capaz de inspirar, motivar, enseñar los
valores y dirección hacia la excelencia en el servicio a los empleados, se puede lograr que éstos se
comprometan en brindar una alta calidad de servicio al cliente con compromiso, motivación y lograr así,
un efectivo trabajo en equipo.

El buen servicio no es una idea romántica más de quienes investigan y enseñan sobre gerencia. En el
mundo cada vez más competitivo en que se desarrollan hoy los negocios, el servicio es, frecuentemente lo
que le permite a una empresa ganarles en el mercado a otros competidores, por muy grandes que sean.

Un comité es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o reglas de una organización, institución o
entidad tienen establecidas determinadas competencias.

Un ejemplo de comité lo constituyen los comités de empresa.

Se considera Alta Dirección a los directivos con cargo más alto en una organización.   El Presidente, los
Directores Generales y los Directores de las distintas áreas o departamentos. En las empresas, la Alta
Dirección forma parte del Comité Directivo o Comité Ejecutivo que se reúne con una frecuencia
determinada y marcan la línea estratégica a seguir por esa Compañía. En el organigrama de las empresas,
el cargo más alto es el C.E.O. (siglas del anglicismo Chief Executive Officer) que en los países de habla
hispana se denomina Presidente.

Son aquellas personas encargadas para un asunto. Órgano dirigente de un partido político o de una de sus
secciones, órgano representativo de los trabajadores de una empresa o centro de trabajo para la defensa de
sus intereses.

DISEÑO ORGANIZACIONAL
 
El diseño organizacional es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones
de autoridad dentro de las organizaciones. Se pueden representar las conexiones entre varias divisiones o
departamentos de una organización e un organigrama.  Un organigrama es una representación de la
estructura interna de una organización, donde se indica la forma en que se interrelacionan diversas tareas
o funciones.
 
Las decisiones de diseño organizacional con frecuencia se relacionan con el diagnóstico de múltiples
factores, entre ellos la cultura, el poder, los comportamientos políticos y el diseño de los puestos de una
organización. El diseño organizacional representa los resultados de un proceso de toma de decisiones que
incluye fuerzas ambientales, factores tecnológicos y elecciones estratégicas. Específicamente, debe:
 
 Facilitar el flujo de información y de toma de decisiones para satisfacer las demandas de los
clientes, proveedores y dependencia reguladoras.
 Definir con claridad la autoridad y responsabilidad de trabajos, equipos, departamentos y
divisiones.
 Crear los niveles de integración (coordinación) deseados entre trabajos, equipos, departamentos
y divisiones construyendo procedimientos para una rápida respuesta a cambios en el ambiente.

Tipos de estructura organizacional

Estructura organizacional lineal

Esta estructura de organización se basa en la autoridad lineal donde los subalternos obedecen a
sus superiores.

 Ventajas: Es una estructura simple donde la toma de decisiones es centralizada y la

comunicación es formal entre los mandos medios y los niveles operativos. Los jefes
tienen la autoridad y la toma de decisiones.

 Desventajas: La organización puede ser rígida e inflexible y se puede caer en la

ralentización del trabajo debido a la falta de tiempo de los jefes o propietarios para
tomar cada una de las decisiones para hacer un trabajo de manera eficiente.

Estructura organizacional funcional

Esta estructura de organización está basada en dividir el trabajo de la empresa según la

especialización. Busca que cada persona trabaje en lo que está especializada.

 Ventajas: La especialización contribuye a tener una mayor eficiencia del personal y de

los grupos de trabajo. Conlleva a una mejor planificación de las labores y sistemas
productivos ya que establece claras líneas de responsabilidad.

 Desventajas: Crea aislamiento y conflictos entre los mandos medios cuando existen

funciones operativas que requieran de la retroalimentación de más de un gerente o
departamento. Adicionalmente, esta estructura organizacional puede causar
contradicciones en las instrucciones dadas.

Estructura organizacional por división

En este caso, la empresa se organiza por productos o líneas de productos, por zonas geográficas
o bien por tipo de clientes .

 Ventajas: Se crean unidades de negocio y se asignan responsabilidades a nivel de

utilidades y retornos de inversión. Las unidades podrían actuar como entes individuales
y autónomos.

 Desventajas: Puede crear burocracia y duplicidad de funciones ya que varias unidades

de negocio podrían llegar a requerir las mismas funciones.

Estructura organizacional matricial

La estructura de organización matricial se basa en un sistema de mandos múltiples. Bajo esta

estructura, cada persona dentro de la organización pertenece a dos líneas de mando:

1. Verticalmente, pertenece a una división o departamento según la función que realice.

2. Horizontalmente, pertenece a un equipo integrado por personas de diferentes divisiones

o departamentos con el fin de dedicarse a determinado proyecto específicamente.

 Ventajas:Alinea los intereses de las personas y grupos de acuerdo a áreas funcionales y

también procesos productivos incrementando así la motivación profesional.
Adicionalmente, conjuga la especialización con la colaboración entre departamentos y
áreas funcionales.

 Desventajas:Requiere de una inversión considerable de tiempo en planificación y

alineamiento estratégico. También requiere de coordinación entre los mandos.
 Finalmente, vale la pena aclarar que una empresa es un ente dinámico que al cambiar de
tamaño, de objetivos y de estrategias, deberá adaptar su estructura organizacional de
acuerdo a su entorno productivo