GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES EN LOS
PROYECTOS
Maestría en Gestión de Proyectos

Por: David Fernández L., MBA, PMP, ITIL, MCT, MCSE

6ta clase
Libros:
1. Project Management Communications Bible
Taylor. Bruce
2. Project Management Body of Knowledge v5 (PMBOK v5)
Project Management Institute (PMI)
3. Project Management Handbook 2013
American Management Association Chapter 13
Evaluación:
1. Dos exámenes: 25 puntos c/u
2. Un trabajo final (Plan de Gestión de Comunicaciones): 40
puntos
3. Asistencia: 10 Puntos
Contenido:
Introducción a la gestión de las comunicaciones

Entendiendo los procesos de la gestión de las comunicaciones

Trabajando con la gestión de comunicaciones en los proyectos

Las áreas de conocimiento en la gestión de proyectos Norma PMBOK

Definiendo herramientas de comunicación para cada área de gestión del

proyecto

Cierre/Final
 ALCANCE

Introducción a la Gestión del Alcance del Proyecto

Introducing Project Scope Management

• Los procesos de gestión del alcance interactúan con otros procesos a lo largo de la vida
del proyecto.
• Durante la fase de planificación, habrá identificación de nuevos elementos del alcance y
la determinación de cómo entran en el proyecto.
• El propósito del plan de gestión del alcance es que existan procesos y procedimientos
para crear, mantener y controlar el alcance del proyecto.

Los procesos de la gestión del alcance:

• Planificar la Gestión del Alcance

• Recopilar requisitos
• . el Alcance
Definir
• Validar el Alcance
• Controlar el Alcance
• Desarrollar la EDT (WBS
 ALCANCE

Plan de gestión del alcance

Customer requirements

Cuándo debe ocurrir?

• Cuándo debe • Durante el proceso de planificación (fase) del proyecto, se crea el plan de gestión del
ocurrir? alcance en cuanto a cómo el proyecto manejará modificaciones y cambios de
• Quién usa esta alcance.
herramienta?
Quién usa esta herramienta?
• Por qué usar esta
herramienta? • Directivos, propietarios, ejecutivos, Gerente de proyecto, miembro del equipo,
• Cómo se va a
subcontratistas, los medios de comunicación (televisión, radio, periódicos).
distribuir la
información?
Por qué usar esta herramienta?
• Cuándo se va a
distribuir esta
• Para comunicar el alcance, metas y objetivos del proyecto
información?
• Qué decisiones
pueden tomarse? Cómo se va a distribuir la información?
• Qué información
provee para el • Formato documento, tales como archivos de Word, sistema de control de
proyecto? documentos, e-mail, presentaciones en persona.
 ALCANCE

Plan de gestión del alcance

Customer requirements
• Cuándo debe
Cuándo se va a distribuir esta información?
ocurrir?
• Quién usa esta Al vender el proyecto a directivos o clientes que la necesitan para aprobar el
herramienta?
proyecto, en el kickoff del proyecto y bajo demanda.
• Por qué usar esta
herramienta?
• Cómo se va a Qué decisiones pueden tomarse?
distribuir la Directivos o clientes toman o no la decisión de va o no va el proyecto, las
información?
decisiones de programación, decisiones de costo, recursos y decisiones sobre el
• Cuándo se va a
distribuir esta
alcance.
información?
Qué información provee para el proyecto?
• Qué decisiones
pueden tomarse? Describe el proyecto, proporciona una idea de cuánto puede tardar, cuánto puede
• Qué información costar, identifica los desafíos técnicos, proporciona comparaciones de proyectos
provee para el
similares, si es aplicable.
proyecto?
ALCANCE

Requisitos del cliente/interesados

Customer requirements

• El propósito de usar una herramienta de los requisitos del cliente es capturar,

documentar, y comunicar lo que el cliente desea y necesita para el proyecto.
• Entender y documentar los requerimientos del usuario.
• Usada para calcular el costo potencial y estimar cronograma, cantidad de
recursos del equipo, los recursos necesarios (no humanos), análisis de riesgos,
análisis de calidad, reunieron a las actividades de adquisición de los requisitos.

Informe de requisitos del cliente

Reporting customer requirements

Después
. de creado, el analista de proyecto comunica los requisitos del proyecto a
los otros miembros del equipo, incluyendo el director del proyecto, para que todo
el mundo esté completamente consciente de su papel en el proyecto.
 ALCANCE

Recopilar Requisitos
Customers requirements

Cuándo debe ocurrir?

• Cuándo debe • Durante el proceso de iniciación del proyecto
ocurrir?
• Quién usa esta
• En el proceso de planificación.
herramienta? Quién usa esta herramienta?
• Por qué usar esta
• Clientes, propietarios, ejecutivos (sólo Resumen),
herramienta?
• Cómo se va a • Gerente de proyecto, los miembros del equipo, subcontratistas para
distribuir la edición.
información? Por qué usar esta herramienta?
• Cuándo se va a
distribuir esta • Para comunicarse con el equipo del proyecto del trabajo involucrado
información?
• Para desarrollar el producto.
• Qué decisiones
pueden tomarse?
• Qué información Cómo se va a distribuir la información?
provee para el
proyecto? • Formato documento, tales como archivos de Word, sistema de control de
documentos, e-mail.
 ALCANCE

Recopilar Requisitos
Customers requirements

• Cuándo debe
Cuándo se va a distribuir esta información?
ocurrir? • Una vez finalizada la fase de requisitos,
• Quién usa esta • Según sea necesario después de que ocurren las modificaciones al documento,
herramienta?
• Por qué usar esta
• O cuando se producen cambios de mayor alcance en el proyecto.
herramienta? Qué decisiones pueden tomarse?
• Cómo se va a • Determinar lo que está dentro y fuera de alcance,
distribuir la
• Posibles decisiones de cronograma y costo,
información?
• Cuándo se va a
• Tipos de requisitos de aseguramiento de la calidad,
distribuir esta • Requisitos de recursos y decisiones del personal,
información? • Decisiones de instalaciones, decisiones de riesgo y toma de decisiones de compra.
• Qué decisiones Qué información provee para el proyecto?
pueden tomarse?
• Qué información • Requisitos del cliente y las expectativas,
provee para el • Descripciones detalladas del producto desde la perspectiva del cliente.
proyecto?
 ALCANCE

Documento de definición del alcance

Scope definition document

• El propósito del documento de definición de alcance es crear un documento de

proyecto que comunica en detalle el alcance o cobertura del proyecto (en trabajo).
• El documento de definición de ámbito conduce actividades de trabajo del
proyecto.
• Tanto los clientes y los miembros del equipo de proyecto utilizan el documento de
definición de alcance durante todo el proyecto,
• Se usa como el mecanismo para confirmar el alcance del proyecto aprobado.
 ALCANCE

Informes usando el documento de definición del alcance

Reporting customer requirements

• No hay ningún informe semanal regular del documento de definición de alcance,

porque no contiene información de estado o avance del proyecto.
• La divulgación del documento de definición de alcance se produce una vez cuando
los miembros del equipo de proyecto y los clientes se reúnen
• y aprueban el documento para el proyecto.
• Cuando se producen cambios o el documento necesita volver a ser aprobado por
alguna razón,
• La responsabilidad del director del proyecto será redistribuirlo a los
. aprobadores originales para su aprobación.
 ALCANCE

Definición del alcance

Scope definition

Cuándo debe ocurrir?

• Cuándo debe
ocurrir?
Después que el documento de los requerimientos del cliente se completa, durante
• Quién usa esta el proceso de planificación, antes de trabajo en el proyecto.
herramienta?
• Por qué usar esta Quién usa esta herramienta?
herramienta?
Todo el interesado en el proyecto utilizará al menos una parte de este documento,
• Cómo se va a
dado es la fuerza impulsora del proyecto.
distribuir la
información?
• Cuándo se va a
Por qué usar esta herramienta?
distribuir esta
Define todo el trabajo del proyecto, y ayuda a que el director del proyecto
información?
controle ese trabajo; Es la guía para todo el proyecto.
• Qué decisiones
pueden tomarse?
Cómo se va a distribuir la información?
• Qué información
provee para el Formato documento, tales como archivos de word, sistema de control de
proyecto? documentos, e-mail, presentaciones en persona.
 ALCANCE

Definición del alcance

Scope definition

Cuándo se va a distribuir esta información?

• Cuándo debe
ocurrir?
• Después de la creación inicial, como la aprobación de los cambios en el alcance y el
• Quién usa esta
documento requiere actualización y
herramienta? • Durante todo el proyecto a solicitud, más a menudo cuando el documento se
• Por qué usar esta
somete a un sistema de control de documentos
herramienta?
• Cómo se va a • Para cualquier persona que lo requiera.
distribuir la
información? Qué decisiones pueden tomarse?
• Cuándo se va a
distribuir esta
Las decisiones relativas a la gestión del alcance y control del proyecto.
información?
• Qué decisiones
pueden tomarse?
Qué información provee para el proyecto?
• Qué información
provee para el Este documento es integral y abarca la mayoría de las áreas del proyecto incluyendo
proyecto? tiempo y presupuesto.
 ALCANCE

Verificación o validación del Alcance

Scope Verification

• Hay un aspecto de la comunicación del proceso de verificación del alcance que

el Director de proyecto debe manejar con precaución.
• Durante el proceso de verificación del alcance, los clientes pueden ser exigentes y
difíciles de complacer,
• Otras veces el proceso de aprobación puede ir fácilmente.
• Los gerentes de proyecto en ambos casos deben comunicarse con los clientes y
asegurarse:
• De programar reuniones,
• Distribución de estatus y
• Comunicarse regularmente con todos los involucrados en este momento crucial.
 ALCANCE

Estructura desglosada del trabajo (EDT)

Work Breakdown Structure (WBS)

• El propósito de la estructura de descomposición del trabajo (EDT) es asegurar

que el proyecto incluye e identifica todos los elementos de trabajo necesarios
para completar el proyecto con éxito,
• Sin la adición de cualquier elemento de trabajo innecesario.
• La estructura de descomposición del trabajo descompone el trabajo en los
paquetes de trabajo manejable.
• El director del proyecto la utiliza para definir el alcance total del proyecto.

.
 ALCANCE

Diccionario de la EDT
WBS dictionary

Un diccionario de estructura de descomposición de trabajo es el documento

que define y describe todo el trabajo realizado en cada elemento de
estructura de descomposición de trabajo.

La lista siguiente describe las características de un diccionario de estructura de

descomposición de trabajo:
• La WBS o EDT debe describir suficientemente el trabajo del proyecto pero no necesita ser
muy extenso
• Los formularios o plantillas de WBS existentes son útiles para todos los interesados del
proyecto
• .
Pueden tener diferentes formatos en los diferentes niveles de WBS
• Cada elemento de la WBS contiene suficiente descripción que podrían ser usados sólo para
generar una declaración exhaustiva de trabajo a realizar.
• WBS dirige a todo el trabajo programado para realizarse .
• La WBS comprende y define claramente el alcance del proyecto.
 ALCANCE
Estructura desglosada del trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

• Cuándo debe Cuándo debe ocurrir?

ocurrir?
En el proceso de planificación, cuando hay actualizaciones, como órdenes de
• Quién usa esta
cambio aprobado según sean requeridos.
herramienta?
• Por qué usar Quién usa esta herramienta?
esta
herramienta? Directivos, propietarios, miembros del equipo y Gerente de proyecto,
• Cómo se va a subcontratistas o áreas específicas, los medios de comunicación.
distribuir la
Por qué usar esta herramienta?
información?
• Cuándo se va a • Define todo el trabajo del proyecto, orden jerárquico para determinar
distribuir esta dependencia “padre e hijo” de cualquier elemento de estructura de
información?
descomposición del trabajo,
• Qué decisiones • Para extraer cualquier información de cualquier elemento de estructura de
pueden tomarse? desglose del trabajo, informe gráfico es fácil de leer y entender
• Qué información
Cómo se va a distribuir la información?
provee para el
proyecto? Formato Dashboard, electrónicamente, tabulación, plotter, project server, sistema
de control de documentos.
 ALCANCE
Estructura desglosada del trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)

• Cuándo debe
ocurrir? Cuándo se va a distribuir esta información?
• Quién usa esta
Después de la creación inicial y on-demand, y después de cambios o
herramienta?
actualizaciones.
• Por qué usar esta
herramienta?
• Cómo se va a Qué decisiones pueden tomarse?
distribuir la
Casi cualquier decisión relacionada con el proyecto es posible desde esta
información?
herramienta.
• Cuándo se va a
distribuir esta
información? Qué información provee para el proyecto?
• Qué decisiones
pueden Todo el trabajo del proyecto como cronograma, costos, riesgos, calidad,
tomarse? recursos, comunicaciones, limitaciones y supuestos.
• Qué información
provee para el
proyecto?