GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES EN LOS
PROYECTOS
Maestría en Gestión de Proyectos

Por: David Fernández L., MBA, PMP, ITIL, MCT, MCSE

7ma clase
Libros:
1. Project Management Communications Bible
Taylor. Bruce
2. Project Management Body of Knowledge v5 (PMBOK v5)
Project Management Institute (PMI)
3. Project Management Handbook 2013
American Management Association Chapter 13
Evaluación:
1. Dos exámenes: 25 puntos c/u
2. Un trabajo final (Plan de Gestión de Comunicaciones): 40
puntos
3. Asistencia: 10 Puntos
Contenido:
Introducción a la gestión de las comunicaciones

Entendiendo los procesos de la gestión de las comunicaciones

Trabajando con la gestión de comunicaciones en los proyectos

Las áreas de conocimiento en la gestión de proyectos Norma PMBOK

Definiendo herramientas de comunicación para cada área de gestión del

proyecto

Cierre/Final
 5. Definiendo
herramientas de
comunicación para las
áreas de gestión del
proyecto
 CRONOGRAMA
Introducción a la Gestión del Tiempo del Proyecto
Introducing Project Time Management

• Cuándo debe Alta gerencia, dueños,

Cronograma, costos, Director del proyecto,
ocurrir? ejecutivos, director del
recursos, miembro de equipo,
• Quién usa esta proyecto, miembros del
desempeño, fechas, líderes de cronograma,
herramienta? equipo, sub-
actividades. de recursos y costos. contratistas, los medios
• Por qué usar
Qué información Quién la mantiene Quién usa esta
esta
aporta? actualizada? herramienta?
herramienta?
• Cómo se va a Actualizado, para
Presentar línea base Herramienta
distribuir la y compararla con el cronograma del poder comparar real
información? cronograma real. proyecto, e-mail, en con línea base y
• Cuándo se va a Ver avance. reuniones, plotter mostrar variaciones.
distribuir esta
Cómo usarlo y
información? Por qué usarlo? Cómo distribuirlo?
Línea Base del actualizarlo?
• Qué decisiones .
Cronograma: Antes de iniciar las actividades, etapas
pueden para establecer una distintas del proyecto. De costo y
tomarse? representación de la Distribuir al principio del proyecto, luego en cronograma,
• Qué información programación inicial (original) cada hito mayor del ciclo de vida del proyecto, problemas, riesgos
provee para el antes de empezar cualquier una vez al mes.
trabajo en el proyecto Qué decisiones se
proyecto? Cuándo crearlo, desarrollarlo, distribuirlo?
toman?
 CRONOGRAMA
Introducción a la Gestión del Tiempo del Proyecto
Introducing Project Time Management

• El Gerente de proyecto es responsable de crear e informar el

estatus del cronograma en todo el ciclo de vida del proyecto.
• Esto normalmente ocurre en varias ocasiones durante el proyecto.
• Como los eventos del proyecto de gran envergadura, logro de las
fechas de entrega o cualquier otro hito importante en el
proyecto

• Provee una revisión a clientes, alta gerencia y otros interesados

clave sobre la salud y el avance del proyecto.
• El Director del Proyecto crea la Línea Base del Cronograma con
una herramienta de programación del proyecto.
 CRONOGRAMA
Introducción del Plan para Control de Cambios
Introducing the Change Control Plan

• Cuándo debe
ocurrir? Cuándo crearlo,
Quién usa esta herramienta?
desarrollarlo? Durante
• Quién usa esta Alta gerencia, dueños, ejecutivos, director del
la planificación, luego
herramienta? proyecto, miembros del equipo, sub-
actualizarlo según sea
contratistas, áreas específicas técnicas.
• Por qué usar necesario.
esta
herramienta?
• Cómo se va a Plan de Control de Cambios Cuándo distribuirlo? Por qué usarlo?
Para documentar los procesos y Cuando alguien ha solicitado un cambio, o Presentar línea base y
distribuir la
procedimientos, para el control de según se presenten los cambios. El director del compararla con el
información? proyecto envía el documento como un cronograma real. Ver
cambios del proyecto. Aporta los
• Cuándo se va a pasos de procesos y recordatorio para seguir el proceso. avance.
distribuir esta procedimientos para el control de
información?
.
cambios del proyecto,
comunicación pública, roles y Qué decisiones se toman?
• Qué decisiones Cómo distribuirlo?
responsabilidades, revisar las Las decisiones relativas a controlar y administrar
pueden consideraciones, cambios Con herramienta
el cambio solicitado en el proceso, qué y quién
tomarse? obligatorios y proceso de cronograma del
comunicarán el cambio, para solicitar y
aprobación o negación de proyecto, e-mail, en
• Qué recolectar información al usuario final o
cambios reuniones, plotter
información miembros del equipo.
provee para el
proyecto?
 CRONOGRAMA
Introducción del Plan para Control de Cambios
Introducing the Change Control Plan

Algunos de los reportes comunes incluyen:

• Resultado de la Junta de control de cambio (aprobar/rechazar)
• Comunicado de cómo completar el formulario de solicitud de cambio
• Cambios generales del proceso de control (jefe de proyecto y los miembros
del equipo reportar estos datos)
• El número total de cambios solicitados por formulario al mes
CRONOGRAMA
Introducción del Formulario de Control de Cambios
Introducing the Change Control Plan

El propósito de la solicitud de
cambio es :
1. Supervisar y controlar las
modificaciones solicitadas
en el proyecto.
2. El cliente o miembro del
equipo completa un
formulario de solicitud de
cambio para documentar y
comunicar los cambios en
el proyecto que quieren
que se produzca.
 CRONOGRAMA
Introducción del Formulario de Control de Cambios
Introducing the Change Control Plan

Cuándo debe ocurrir?

• Cuándo debe
Durante la fase de planificación del proyecto por ambas
ocurrir?
• Quién usa esta
herramientas (solicitud y formulario).
herramienta?
Quién usa esta herramienta?
• Por qué usar esta
Gerente de proyecto, los miembros del equipo, cliente o clientes,
herramienta?
• Cómo se va a
diseñadores, arquitectos e ingenieros o cualquier persona involucrada en
distribuir la el proyecto.
información? Por qué usar esta herramienta?
• Cuándo se va a El formulario de solicitud de cambio de los documentos los requisitos
distribuir esta
específicos del cambio, y el registro de solicitud de cambio rastrea y almacena
información?
los cambios para la referencia a largo plazo.
• Qué decisiones
pueden tomarse? Cómo se va a distribuir la información?
• Qué información
Formato documento Word, e-mail, sistema de control de documentos,
provee para el
proyecto?
presentaciones tales como PowerPoint.
 CRONOGRAMA
Introducción del Formulario de Control de Cambios
Introducing the Change Control Plan

Cuándo se va a distribuir esta información?

• Cuándo debe
• Según sean los formularios de solicitudes completados y solicitados, así
ocurrir?
• Quién usa esta
como cuando se produce la determinación final de aprobación o
herramienta? rechazo. Continuamente informando durante todo el proyecto.
• Por qué usar esta
Qué decisiones pueden tomarse?
herramienta?
• Cómo se va a • Decidir qué información es necesaria para completar la solicitud, establecer
distribuir la los impactos.
información? • Para proyectar basado en componentes (alcance, costo, horario) y decidir si
• Cuándo se va a
la solicitud tiene mérito basado en información capturada.
distribuir esta
información? • Las decisiones sobre un registro de solicitud de cambio son limitadas y es
• Qué decisiones una herramienta informal capturar cambios como un resumen de alto nivel.
pueden tomarse?
• Qué información
Qué información provee para el proyecto?
provee para el
proyecto? • Todo pedido cambios, las decisiones de aprobación y rechazo y resultados
de la evaluación.
 CRONOGRAMA
Introducción Herramientas gráficas
Introducing the Change Control Plan

•Diagrama de Diagrama de Gantt

Gantt Gantt Chart

•Diagrama lógico • El propósito de una herramienta de diagrama de Gantt es comunicar las

de relaciones actividades del proyecto a los clientes, partes interesadas y los miembros
•Lista de Hitos del equipo.
•Cronograma del
Proyecto
•Plan de Gestión
del Cronograma
 CRONOGRAMA
Introducción Herramientas gráficas
Introducing the Change Control Plan

Diagrama lógico de relaciones

•Diagrama de Logic relations diagram
Gantt
•Diagrama • El propósito de un diagrama de red lógica es comunicar las actividades
lógico de del proyecto, sus predecesores, sus sucesores y relaciones lógicas.
relaciones
• Los jefes de proyecto o planificadores de proyecto de utilizan un
•Lista de Hitos
diagrama de red lógica como ayuda visual para comunicarse y
•Cronograma
garantizar que las relaciones entre las tareas del proyecto son
del Proyecto
correctas antes de finalizar el horario de proyecto.
•Plan de
Gestión del
Cronograma
 CRONOGRAMA
Introducción Herramientas gráficas
Introducing the Change Control Plan

Lista de Hitos del Proyecto

Project Milestones List

• En el proceso de planificación cuando se prepara para utilizar una lista de

• Diagrama de Gantt
hitos del proyecto, el Gerente de proyecto debe determinar primero que
• Diagrama lógico de
relaciones
utilizará la metodología del proyecto.
• Lista de Hitos • Después de que se determine, el Gerente de proyecto debe buscar
• Cronograma del plantillas o las versiones existentes de la lista de hito del proyecto
Proyecto utilizando la misma metodología.
• Plan de Gestión del
Cronograma
 CRONOGRAMA
Introducción Herramientas gráficas
Introducing the Change Control Plan

Cronograma del proyecto

Project Schedule

• El propósito de un cronograma de proyecto es crear, supervisar y

• Diagrama de controlar las actividades del proyecto.
Gantt • El cronograma del proyecto impulsa el calendario de proyecto.
• Diagrama lógico
de relaciones
• El calendario del proyecto actúa como un repositorio central para toda
• Lista de Hitos
información de la tarea del proyecto y ayuda a conseguir la información
• Cronograma del
correcta en las manos de los que hacen decisiones de nivel de proyecto
Proyecto o empresa.
• Plan de Gestión
del Cronograma
 CRONOGRAMA
Introducción Herramientas gráficas
Introducing the Change Control Plan

Plan de Gestión del Cronograma

Schedule Management Plan
• Diagrama de
• El propósito del plan de gestión del cronograma es asegurar que
Gantt
• Diagrama lógico
haya un proceso para crear, supervisar y controlar el cronograma de
de relaciones
proyecto.
• Lista de Hitos • Algunas empresas llaman al plan de manejo de cronograma un plan
• Cronograma del de gestión de tiempo; son en realidad el mismo documento.
Proyecto
• Plan de Gestión
Contenido típico de un plan de Gestión del Cronograma:
del Cronograma
• Plan de Gestión del Cronograma en Perspectiva
• Responsabilidades
• Línea Base del Cronograma
• Parámetros del Cronograma
• Control de Cambios al Cronograma
• Informes de Cronograma
 CRONOGRAMA
Introducción Herramientas gráficas
Introducing the Change Control Plan

Plan de Gestión del Cronograma

Schedule Management Plan

•Diagrama de
• El propósito del plan de gestión del cronograma es asegurar que
Gantt
haya un proceso para crear, supervisar y controlar el plan de
•Diagrama lógico proyecto.
de relaciones
• Algunas empresas llaman al plan de manejo de cronograma un plan
•Lista de Hitos
de gestión de tiempo; son en realidad el mismo documento.
•Cronograma del
Proyecto Algunos de los informes típicos descritos en un plan de manejo del
•Plan de cronograma incluyen:
Gestión del • Diagrama de Gantt
Cronograma • Cronograma del proyecto
• Informe del semáforo
• informe de asignación de recursos
• Varios informes de costos
• Informes de diagramas lógicos de red
• Reporte de valor ganado