1. Minimizar el coste del proyecto. La conciencia de los costes es importante.

El planificador del
diseño debe ser responsable de recomendar instalaciones que sean rentables. En Las
instalaciones bonitas tienen valor para la actitud y el ánimo de los clientes y empleados.

2. La productividad de los empleados es importante. No quiere que caminen largas distancias,

que realicen un trabajo inútil y que utilicen equipos lentos

3. La distribución de las oficinas debe ser flexible. Una cosa es cierta: la distribución de las oficinas
cambiará. . Los diseñadores deben tener la capacidad de expandirse o reducirse de la noche a la
mañana. Más adelante en este capítulo hablaremos de mobiliario flexible específico.
4. La limpieza y el mantenimiento de las oficinas son costosos. El tipo de distribución y el equipo que se compre afectarán a este coste.

5. El ruido debe mantenerse al mínimo. Los tejidos de las paredes, suelos y techos afectan al nivel
de ruido.

6. El flujo de material (papel y suministros). Cuanto más lejos caminen o se desplacen los
materiales, mayor será el coste.

7. Crear un ambiente de trabajo agradable para fomentar el orgullo y la productividad.

8. Minimizar las distracciones visuales. Los paneles y el mobiliario pueden utilizarse para proporcionar menos despachos semiprivados.

9. Crear una zona de recepción agradable. Las primeras impresiones u opiniones de la empresa se
producen en la zona de recepción de los visitantes. ¿Parece la zona organizada, o descuidada

10. Los costes de energía pueden verse afectados por la distribución y deben reducirse en la
medida de lo posible. posible. Las ventanas, las paredes llenas, las puertas y otros elementos
similares afectan a los costes energéticos.

11. La distribución de las oficinas debe responder a las necesidades de cada trabajador de la
oficina.

13. Garantizar la seguridad de los empleados. El tamaño de los pasillos, las escaleras Los pasillos,
las escaleras y los canalones pueden causar problemas de seguridad. El plan de distribución debe
tener en cuenta los aspectos de seguridad de la oficina.

TIPOS DE ESPACIO DE OFICINA

El espacio de oficinas cuesta más por metro cuadrado que el de fabricación , por lo que el uso del
espacio es muy importante. El coste medio por pie cuadrado de oficinas oscila entre los 75 dólares
de las estructuras de baja altura (de 1 a 4 pisos) y los 78 dólares de las de media altura (de 5 a 10
pisos). (de 5 a 1 O plantas), hasta los 100 dólares de los edificios de oficinas de gran altura (de 11 a
20 plantas). Por supuesto, otros factores, como el tamaño de la ciudad y la ubicación, influyen
mucho en el costo. La ventaja de estar en la parte alta de la ciudad, en el centro o en zonas muy
pobladas es la proximidad a otras empresas, al transporte, a las comunicaciones y a los servicios.
Las desventajas son la congestión y los costes. Muchas oficinas corporativas se sitúan en los
principales centros de negocios por su comodidad para otras empresas, pero sus plantas de
fabricación y oficinas de apoyo se encuentran en zonas rurales.donde los costes de espacio (y de
vida) suelen ser menores.

Nuestro debate se centra en la distribución de las oficinas de las plantas de producción de la

planta de fabricación en lugar de las oficinas corporativas, pero las técnicas y los procesos son los
mismos.

Oficinas de los supervisores

Las oficinas de los supervisores de las plantas de fabricación son un buen punto de partida para las
discusiones sobre las oficinas porque son pequeñas y se puede desarrollar una "sensación" de
espacio desde el principio. Una oficina portátil de en la figura 12-1. Estas oficinas portátiles pueden
trasladarse como una unidad grande. Las unidades de aire acondicionado se colocan en una de las
paredes porque un área cerrada tan grande puede resultar muy incómoda.

pronto puede resultar muy incómoda. Los supervisores de expedición, recepción y

mantenimiento, así como de producción podrían utilizar este tipo de construcción de oficinas.

Los supervisores deben estar ubicados en un lugar en el que sean inmediatamente accesibles a sus
eInployees. Tener una visión directa puede mejorar la comunicación. Los supervisores también
necesitan reunirse con sus empleados en confianza, y este tipo de oficina les proporciona la
privacidad necesaria.

Open Office Space Open office spaces (see Figure 12-3), also called bull pens, are large rooms that
house luany people. Open offices are very popular for the following reasons: 1. Co'mmunications
are easier. To talk with SOlneone requires only the action of lifting the head and speaking. To
know if sonleone across the rOOUI is available,just look

2. Los equipos de ComInon son accesibles para más personas.

3. 3. Se requiere menos espacio, en comparación con las oficinas privadas.

4. 4. Los costes y problemas de calefacción, refrigeración y ventilación se reducen al mínimo

porque una

una gran sala es más fácil de trabajar que la misma superficie dividida en despachos privados.

Las paredes son el enemigo de la buena circulación. La construcción de oficinas abiertas elimina

paredes.

308 CAPÍTULO 12

5. La supervisión de las personas en una oficina abierta es más fácil. Las puertas y las paredes
hacen
supeIVisión más difícil.

6. Los cambios de puesto son más rápidos y menos costosos en las oficinas abiertas. Mover los
escritorios en

una gran sala es más fácil que negociar pasillos y puertas.

7. 7. Los archivos y la literatura son accesibles para todos, lo que requiere menos archivos y copias
de revistas y periódicos.

8. 8. Se reduce el trabajo de limpieza, aspiración y barrido.

Las desventajas del concepto de oficina abierta son las siguientes

1. La falta de privacidad es probablemente el mayor problema de las oficinas abiertas. Los

compañeros de

Los compañeros de trabajo pueden, muy inocentemente, interrumpir el pensamiento o la

concentración en una

tarea difícil que requiera volver a empezar. Si las personas están demasiado cerca y accesibles
entre sí, las discusiones no relacionadas con el negocio pueden consumir grandes cantidades de
tiempo.

Este proceso se denomina "coffee klatching". Puede disminuir la productividad y la calidad

y debe ser desalentado.

2. El ruido es otro problema de las oficinas abiertas. Los equipos que producen la mayor parte del

del ruido puede aislarse para controlar el ruido, pero las oficinas abiertas son más ruidosas que las

oficinas privadas.

3. Las oficinas abiertas no tienen el mismo estatus que una oficina privada. La

La contratación de un buen empleado potencial puede verse afectada por la calidad del espacio de
la oficina.

calidad del espacio de la oficina.

4. La confidencialidad de algunos trabajos requiere un espacio privado.

La elección de un espacio de oficina abierto o de un espacio de oficina privado depende de

equilibrar

las ventajas e inconvenientes de cada puesto. Cada empresa puede tener tanto

puede tener tanto oficinas abiertas como privadas, pero quién obtiene una oficina privada es una
decisión importante que no puede tomarse sin una planificación de alto nivel.

no puede tomarse sin una planificación de alto nivel.

Oficinas convencionales
Las oficinas convencionales, también conocidas como oficinas fijas amuralladas, son lo contrario
de las oficinas abiertas.

abiertas. Una oficina convencional tiene muebles independientes, cuatro paredes y una puerta.

Se puede asignar más de una persona a una oficina, y no está claro en qué momento se convierte
en una oficina abierta.

La mayoría de los diseñadores no tienen claro en qué momento se convierte en una oficina
abierta, pero si en ese espacio se realiza más de una función, se trata de una oficina abierta. Una
función puede ser la contabilidad,

compras, personal, ingeniería, procesamiento de datos, ventas o producción. La distribución de las

oficinas convencionales es más antigua que la de las oficinas abiertas, pero ambas pueden
mejorarse.

Una combinación de conceptos de oficina abierta y ventajas de la oficina convencional permitiría

de la oficina convencional permitiría lo mejor de ambas técnicas. Lo llamaremos el concepto de

oficina moderna.

La oficina moderna

El concepto de oficina moderna (véanse las figuras 12-4 y 12-fi) adapta las áreas de trabajo
individuales a las necesidades de los empleados.

de trabajo individuales para satisfacer las necesidades de la organización. La oficina moderna

proporcionará

La oficina moderna proporcionará espacio de oficina privado cuando sea necesario, sin que ello
repercuta negativamente en el coste de los servicios públicos,

Técnicas de distribución de oficinas y requisitos de espacio 309

mantenimiento y la accesibilidad. La figura 12-4 muestra las oficinas modernas y la figura 12-5

una disposición típica. Obsérvese el equipamiento:

1. Los paneles no llegan al techo ni al suelo, lo que permite que el aire circule.

2. Los paneles están acolchados con material blando para amortiguar el ruido.

2. Los armarios están integrados en los paneles para aprovechar mejor el espacio sobre los
escritorios

y mesas.

3. Las mesas se incorporan a los paneles para ahorrar espacio y costes.

4. Los cajones bajo las mesas permiten almacenar los suministros igual que lo haría un escritorio.

5. 5. Las líneas de servicios (eléctricas, informáticas y telefónicas) se pueden llevar en los paneles.
Esto dará a la oficina un aspecto más limpio y también hu seguridad.

Las oficinas modernas pueden organizarse y reorganizarse para satisfacer las necesidades
cambiantes de la organización.

de la organización. Las organizaciones crean equipos para resolver problemas. Aunque estos

Aunque estos problemas y la composición de los equipos sigan cambiando, las necesidades de la
oficina tienen que estar ordenadas.

La oficina moderna es muy flexible. Cuando la empresa se mueve, las paredes también se mueven.

Las oficinas modernas se han descrito con diversos términos, como oficinas agrupadas

oficinas ajardinadas y oficinas independientes. Sea cual sea el término, el objetivo de las técnicas
de diseño de oficinas modernas es eliminar las desventajas de la vida cotidiana.

de las técnicas de diseño de oficinas modernas es eliminar las desventajas de las oficinas abiertas y
de las oficinas tradicionales y promover la rentabilidad a largo plazo. La figura 12-6 muestra

una comparación entre las oficinas convencionales y las modernas.

Las oficinas modernas deben ser agradables a la vista, cómodas para los usuarios, confortables y
eficientes. Las justificaciones varían desde las relaciones con los empleados hasta la opinión de los
clientes, pasando por la conciencia de los costes.

de los clientes, o la conciencia de los costes.

REQUISITOS Y CONSIDERACIONES ESPECIALES

Tenga en cuenta estos puntos a la hora de diseñar las oficinas:

1. Algunos empleados de la oficina pueden necesitar privacidad. Los problemas de personal

deben discutirse en privado. Muchos asuntos financieros son confidenciales. La planificación

corporativa

La planificación empresarial puede contemplar muchas alternativas que nunca llegarán a

producirse, por lo que para evitar

nlmors de mano, la pIivacidad es necesaria.

2. El almacenamiento en el punto de uso es un principio de disposición que requiere el

almacenamiento de los suministros

cerca del punto de uso. Los suministros de oficina varían de un departamento a otro.

Los suministros de ingeniería no son los mismos que los de contabilidad; los formularios de
personal

no son en absoluto como los formularios de compras. Por lo tanto, cada departamento de oficina
necesita una
sala de suministros o zona controlada. En las oficinas pequeñas, se puede utilizar un cajón de
escritorio, pero

en grandes instalaciones, se necesitan grandes zonas controladas para manejar estas valiosas

conunidades.

3. Las oficinas de las plantas de fabricación suelen tener una segunda planta. Normalmente, una
oficina

se construye dentro de la planta de fabricación. Los techos de una planta de fabricación son

Los techos de una planta de fabricación suelen ser de 6 metros o más, por lo que utilizar sólo una
planta es un desperdicio del cubo del edificio.

Construir un segundo piso es una buena utilización del cubo. Las funciones del departamento

Las funciones del departamento situado en la segunda planta no deben requerir visitas externas ni
muchos desplazamientos durante el día.

durante el día. El personal, las compras y las ventas tienen muchas visitas, por lo que

estarían en la planta baja. Los departamentos de ingeniería, contabilidad, investigación de

marketing y

datos o entrada de pedidos (teléfono) no tienen tantas visitas, por lo que podrían estar en la

segunda planta.

4. ¿Centralizado o descentralizado? ¿Dónde colocar las oficinas? Donde se necesiten

necesarias puede ser la mejor respuesta. La pregunta suele ser: ¿tiene una gran oficina

en la parte delantera del edificio (centralizada) o varias oficinas más pequeñas en toda la

planta? Las ventajas de una oficina cenu'alizada son

a. La construcción de una única zona de oficinas, que incluye aire acondicionado común, servicios
públicos compartidos y una pared de bloques.

b. La comodidad de tener a todo el personal de la oficina en una sola área

c. Los visitantes externos pueden entrar y salir sin perturbar la producción

d. Los archivos y el equipo se pueden compartir fácilmente

Las desventajas de una oficina centralizada son que no es conveniente para otros

otros departamentos de operaciones, como recepción, envío, mantenimiento, almacenes y

producción, que tienen importantes relaciones con la oficina.

5. La flexibilidad de la oficina es una consideración importante desde las primeras fases de

planificación. Cuando se construye una oficina, hay que considerar inmediatamente la posibilidad
de
la ampliación. Las zapatas y los soportes para un segundo piso serán mucho más baratos si

si se instalan al principio. Si hay que romper suelos y paredes para construir un segundo piso

construir un segundo piso, nunca se ampliará hacia arriba. Las paredes deben ser flexibles también
para que las oficinas crezcan. Los tabiques y paneles son mejores (más flexibles) que las paredes

por esta razón. La flexibilidad de los servicios también es importante. Se utilizan varios métodos
para

para crear flexibilidad en los servicios.

a. Los QJloors son luetales ondulados que se colocan en el suelo antes de verter el hormigón

para el suelo de las oficinas. El Qfloor permite el paso de la electricidad,

cable COlupllter, líneas telefónicas, y similares cada cuatro pies por toda la

de la oficina (véase la figura 12-7). Si se retira un escritorio, los antiguos enchufes

se pueden tapar y añadir nuevos enchufes.

b. Los techos abatibles y los soportes de paneles huecos mantienen los cables de los servicios
públicos

ocultos en el techo. Se pueden dejar caer en cualquier lugar.

6. Los techos conjuntos pueden utilizarse para proporcionar privacidad cuando se requiera en
áreas de oficinas abiertas.

de oficinas abiertas. La privacidad puede ser necesaria para los supervisores que celebran sesiones
disciplinarias o

los vendedores con los clientes. Lo importante es que la privacidad esté disponible en

de las oficinas abiertas. Las salas de juntas son salas de conferencias especiales en las que la junta
de

los directores de una empresa pública se reúnen. Por lo tanto, estas salas deben estar diseñadas

teniendo en cuenta la privacidad y la reducción del ruido.

7. Las bibliotecas son áreas de necesidades especiales en las que se guardan libros y revistas de
referencia

revistas. Se trata de una idea de reducción de costes. En lugar de comprar libros para que los
individuos

que los individuos pongan en sus estanterías, los libros son comprados por la biblioteca y
guardados en un área central,

en una zona centralizada. Una suscripción a Wall StreetJournals cuesta unos 200 dólares al año. Si
10 directivos pueden compartir un ejemplar, se pueden ahorrar 1.800 dólares al año. El periódico
está entonces

El periódico también está disponible para todos los demás. Las revistas profesionales, los
manuales y muchas

otras publicaciones se suman al valor de una biblioteca de referencia.

8. Un área de recepción es el centro de visitantes. La puerta principal de su empresa es

es donde entran los visitantes. Un recepcionista recibirá a los visitantes y les preguntará en qué les
puede ayudar.

ayuda. Mientras el recepcionista busca ayuda, los visitantes necesitan un lugar para

esperar. Debe ser una zona cómoda y atractiva para crear una opinión favorable

sobre la empresa. La mejor manera de causar una buena impresión es no hacer esperar al

huésped esperando. Pero los visitantes no anunciados pueden tener que esperar, por lo que esta
zona debe estar

Por ello, esta zona debe estar equipada con sillas, escritorios, revistas, un teléfono e información
de la empresa.

Los expositores de productos son un medio excelente para presentar a los visitantes productos
nuevos o ya existentes y darles la oportunidad de conocerlos.

Los expositores de productos son un medio excelente para presentar los productos nuevos o
existentes a los visitantes y darles la oportunidad de visualizar cómo se podrían utilizar los
productos.

9. Los sistemas telefónicos son cada vez más automáticos, pero siempre es necesario

siempre es necesaria. Si el volumen de las llamadas entrantes no es demasiado grande, el

Si el volumen de llamadas entrantes no es demasiado grande, el recepcionista puede ocuparse

tanto del teléfono como de la recepción. Teléfono

requiere espacio. La centralita y la centralita pueden ser lo suficientemente grandes

lo suficientemente grandes como para tener su propia sala, pero estas zonas pueden estar

del camino.

10. Las fotocopiadoras y los faxes pueden ser piezas importantes del equipo. Este equipo

necesita material especial, instrucciones de funcionamiento y un entorno limpio. Al igual que

como cualquier otro equipo, se necesita una distribución de los puestos de trabajo. Las copiadoras
más pequeñas

pueden formar parte de una pequeña oficina, pero los centros de reproducción más grandes
pueden ser independientes
l.

Técnicas de distribución de oficinas y necesidades de espacio 315

departamentos. Las áreas de almacenamiento, las áreas de trabajo en proceso y las áreas de
almacenamiento de trabajo terminado

También pueden ser necesarias.

11. El correo entrante y saliente puede ser una parte importante de una empresa. El correo de una
empresa

El correo de una empresa llega a la sala de correo y se clasifica. A continuación, el correo es

entregado o recogido

o es recogido por los empleados. El correo saliente requiere el franqueo, el pesaje y, a veces, el

doblar los insertos, rellenar los sobres y sellarlos. Se trata de envíos masivos.

Existen equipos especiales para realizar esta tarea de forma automática, por lo que la disposición
de la sala de correo

necesita también la disposición de los equipos.

12. Las empresas crean y reciben muchos tipos de documentos. Los requisitos legales obligan a las
empresas a conservar muchos de estos documentos durante años. Esto crea

Esto crea una necesidad de áreas de almacenamiento de archivos. Además, los planos, la
información de procesamiento, las órdenes de compra

de compra, etc., son necesarios para muchas personas. Los archivos centrales reducen la
necesidad

de muchas copias. Los ordenadores y los microfilmes reducen las necesidades de espacio

y la configuración de las salas de archivo, pero éstas siguen siendo necesarias.

13. Un grupo de procesamiento de Ulord es un grupo de trabajadores de oficina o secretarios en

un

de un área central que recibe trabajo de muchas fuentes. Se trata de una alternativa a los
trabajadores o secretarios privados y es, en general, un uso más eficiente de las personas.

14. Los pasillos son grandes consumidores de espacio. En las oficinas abiertas, los pasillos más
pequeños miden entre 1,5 y 1,5 m.

pies y los más grandes son de 6 a 8 pies. El tráfico durante las horas punta determinará el tamaño
de los pasillos.

15. Cada día hay más equipos y sistemas controlados por ordenador.

Los bastidores principales y las unidades centrales de procesamiento se guardan en lugares

especiales con temperatura y
temperatura y la humedad. La seguridad informática también es importante.

16. Otras áreas y consideraciones a tener en cuenta son (a) la iluminación, (b) las cámaras
acorazadas,

(c) la estandarización, y (d) la expansión.

ÉCNICAS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

Las técnicas utilizadas para la creación de la distribución de una oficina son las siguientes

1. El organigrama

2. Diagrama de flujo (análisis de sistemas y procedimientos)

3. Diagrama de fuerzas de comunicación

4. Diagrama de relación de actividades

5. Hoja de trabajo de actividades

6. Diagrama de bloques sin tensión

7. Detemlinación del espacio de la oficina

8. Disposición detallada del nlaster

El análisis de las necesidades organizativas, el flujo de papeles, quién trabaja con quién y

las relaciones entre los departamentos conducen a un plan maestro. Cada técnica se

Cada técnica se describe en detalle en esta sección. Siga los procedimientos indicados y el
resultado será

un diseño eficiente y eficaz.

Organigrama

El organigrama (véase la figura 12-8) da al planificador de la distribución una idea del

tamaño de la oficina. El organigrama nos indica cuántas personas trabajan en cada área y

nivel de la empresa. Hay que tener en cuenta cada departamento y determinar el espacio. El
número total de personas es la mejor indicación del tamaño de la oficina. A

Una estimación aproximada de las necesidades de espacio de oficina puede calcularse

multiplicando el número de personas que necesitan espacio de oficina por 200 metros cuadrados.

de personas que necesitan espacio de oficina por 200 pies cuadrados cada una. Por ejemplo, el
tamaño total de una oficina para 100 personas sería
Por ejemplo, el tamaño total de una oficina para 100 personas sería de 20.000 pies cuadrados.
Esta es una buena herramienta de

Esta es una buena herramienta de planificación inicial, pero sólo debe utilizarse para determinar el
espacio total de la oficina, no el espacio departamental.

el espacio departamental.

Quién trabaja en la oficina, quién rinde cuentas a quién, cuántas personas hay en un

departemento, qué funciones se realizan y otras cuestiones similares.

en el organigrama. Determinar el número de personas en cada nivel de la

de la empresa es otra forma de calcular el espacio

Figure 12-13). In the office layout, the cOllununications force diagraIll is used to establish these
itnportant codes--or you can talk to each departIllent or person included in the study and have
each one record the codes. Figure 12-13 was developed froln the cOllullunications force diagnun
(see Figure 12-12). Activity Worksheet The activity worksheet was also discussed in Chapter 6. The
data in Figure 12-14 was taken frolll the chart in Figure 12-13 to create 20 individual blocks. This
worksheet rnoves frolll the activity relationship diagram to the diInensionless block diagraul.

Diagrama de flujo

Pies cuadrados

200-300

150-250

100-200

75-150

100-150

75-100

El diagrama de procedimientos es muy parecido al diagrama de procesos, pero en lugar de seguir

el flujo de un producto, se sigue el flujo de cada copia de un formulario. Sonletimes,

se siguen varias fuentes (como en el ejemplo de la Figura 12-10) porque una fuente

provoca la creación de otro fonn, y así sucesivamente. Para analizar el flujo de papeleo, se
desarrolló la técnica del diagrama de procedimientos, o flowcharting. Se han desarrollado
símbolos estándar (process chart s)'lubols) para ayudar a explicar los pasos estándar como

los que se muestran en la Figura 12-9.

La figura 12-10 ilustra el procedimiento de la orden de compra (P.O.). Las personas o

departamentos se enumeran en la parte inferior. Empezando por el solicitante que pide la

sonlething (subulitting a purchasing request) y recibiendo las aprobaciones, se crea la orden de
compra y se envían las copias a otras cuatro áreas (una copia se archiva en el archivo de la
empresa).

de compra y las copias se envían a otras cuatro áreas (una copia se archiva con la

una copia se archiva con la solicitud en un expediente abierto en compras). Una copia va al
solicitante,

una a contabilidad, una a recepción y una copia al proveedor que suministra el

iteln. Una vez enviado y recibido el pedido, una copia de la lista de empaque del proveedor se

se une a la orden de compra y se elabora un informe de recepción. Cinco copias de la orden de

compra

orden de compra, dos copias de las requisiciones, cuatro copias de los informes de recepción, una
lista de empaque y una factura, todo tiene que terminar en los archivos.

La figura 12-10 muestra el nlovenlent de formularios de órdenes de compra en la oficina.

Este nlovenlent tiene un efecto en la disposición de la oficina. Cuando se analicen todos los
formularios

las relaciones entre los departamentos serán más claras y podrán desarrollarse códigos de relación

de relación. Se podría desarrollar un gráfico de frente a frente, lo que daría lugar a una disposición
más eficiente.

más eficaz. No se ha incluido en esta sección, pero podría ser la mejor herramienta para optimizar
el flujo de papeleo.

mejor herramienta para optimizar el flujo de papeles.

Diagrama de fuerzas de comunicación

El diagrama de fuerzas de comunicación es otra forma de determinar las relaciones entre oficinas

(véanse las figuras 12-11 y 12-12). El diagrama de procedimientos (flowcharting) nlethod

requiere analizar todo el flujo de papeleo y diagramar todos los procedimientos. Este

Puede ser un trabajo tan grande que se necesiten años de análisis. Los resultados del diagrama de
flujo serán muy valiosos, pero para las necesidades de distribución de la oficina, el diagrama de
fuerza de las comunicaciones es mucho más rápido.

es mucho más rápido.

El diagrama de fuerzas de comunicación requiere que los planificadores de la oficina pregunten a

cada persona involucrada en la oficina con quién trabajan más.
será el centro del diagrama, y cada persona con la que trabaja se coloca en la

periferia (véase la figura 12-11). El número de líneas que conectan a la persona objeto

a la persona de la periferia indicará la importancia de la relación de la siguiente manera:

1. Si hay cuatro líneas, es absolutamente necesario que estas dos personas estén cerca

juntas. Este código debe ser considerado para las personas que se comunican varias veces por
hora.

veces por hora. Se codificará una relación A.

2. Si hay tres líneas, es especialmente importante que estas dos personas estén

cercanas la una a la otra. Este código debe reservarse para las personas que necesitan

comunicarse entre sí al menos una vez por hora. Esto se codificará como

una relación E.

3. Si hay dos líneas, se trata de una relación irnportante y estas dos personas

deben ser cercanas. Esta relación se considera para las personas que trabajan varias veces al día
entre sí.

varias veces al día. Se codificará como una relación I.

4. Si hay una línea, se trata de una relación ordinaria y se reserva para las personas

que se relacionan a diario. Se codificará como una relación 0.

La figura 12-11 es un diagrama de fuerzas de comunicación para una persona. Con una oficina

de 22 personas, se necesitarán 22 diagramas de fuerza de comunicaciones Mil. Estos 22 diagramas

deben resumirse en un gran diagrama de 22 círculos con todas las líneas entre

cada círculo. La figura 12-12 muestra un ejemplo de esto. Observe las líneas largas. Estas son

departamentos que hay que poner más cerca. Las personas o departamentos que

que tienen más contactos fuera de la oficina están en el perímetro del diagrama; las personas

"que tienen mucho contacto dentro de la oficina se encuentran en el centro de la diagonal. En

Las líneas que separan a los individuos o a las oficinas pueden considerarse como bandas o fuerzas

que acercan a estos individuos entre sí. Por lo tanto, cuanto más larga sea la longitud de

de las líneas, más fuerte es la fuerza que tira de estas oficinas. Las relaciones establecidas aquí se
pueden trasladar al diagrama de relaciones de actividad.
Diagrama de relaciones de actividad

El diagrama de relación de actividades se analizó en el capítulo 6. En resumen, muestra la relación

En resumen, muestra la relación de cada departamento o persona con todos los demás
departamentos o personas.

Se utiliza un código simple (A E I () U o X) para indicar la importancia de la relación (ver

Diagrama de bloques sin dimensiones

Para crear un diagrama de bloques sin dimensiones, recorte 20 bloques de papel cuadrados de
aproximadamente

2 x 2 pulgadas. En la hoja de trabajo, empezando por la línea I, coloque el número de la línea y

el nombre del departamento en el centro del bloque (véase la figura 12-15). A continuación,

empezando por la esquina superior izquierda, coloque las relaciones A que este departamento

tiene con otros departamentos. Por ejemplo:

Ahora coloque las relaciones E en la esquina superior derecha, las relaciones I

en la parte inferior izquierda, y las relaciones 0 en la parte inferior derecha. Termine los 20

bloques.

Cuando hayas completado los 20 bloques, busca el bloque con las relaciones más importantes

(A y E) y colócalo en el centro de tu mesa.

Ahora coloque las oficinas más importantes alrededor de esta oficina central hasta que las
relaciones A estén satisfechas. Cuando coloque las oficinas 6 y 11, tendrán relaciones A

que satisfacer. Siga trabajando con las relaciones A hasta que todas las oficinas con una relación A

tengan un contacto lateral completo entre sí. Ahora puede empezar a trabajar con las relaciones E,
las relaciones I y, por último, las relaciones 0. Aunque intente

aCCOlnnlodar las relaciones 0 e I, a menudo se impide su dosificación

debido a otras relaciones importantes. Como es posible que pruebe muchas disposiciones
diferentes, asegúrese de

Asegúrese de llevar un registro (haciendo un pequeño plano de la parcela) de sus disposiciones

antes de pasar a

un cambio. Hay cientos de posibilidades, y la mejor respuesta es la que

satisface las relaciones nlost.

Una vez que tenga el diagrama de bloques adimensional final, podrá identificar dónde

paredes exteriores, las tiendas, los almacenes o los departamentos de las tiendas (lugares que no
son oficinas) estarán

de la oficina, de modo que se pueda desarrollar una orien tación. Este será su plan para saber
dónde va cada

oficina.

Determinación del espacio de la oficina

Para calcular el espacio necesario para la oficina, utilice las siguientes técnicas:

1. La técnica de los 200 pies cuadrados por persona. La técnica de los 200 pies cuadrados por
persona se utiliza para establecer el espacio total de la oficina. Si se observa la figura 12-8

(el organigrama de la Cooperativa de Electricidad), contará con 36 personas

que requieren espacio de oficina, por lo que 36 X 200 = 7.200 pies cuadrados. Por lo tanto, la
oficina debe tener

7.200 pies cuadrados.

2. El k'Vel de la técnica de organización. Observando la figura 12-8, se encuentra la

siguiente información:

Por lo tanto, necesita un total de 7.450 pies cuadrados.

3. La técnica del puesto de trabajo. El planteamiento de la distribución de los puestos de trabajo es

el más

detallado e incluirá las salas de descanso, las taquillas, las cafeterías, las zonas de recepción, las
salas de juntas, las salas de conferencias y cualquier otro elemento que ocupe espacio. Esta
técnica

añade un 25% de espacio adicional para la expansión. No se requiere un diseño completo antes de

de la construcción. Los metros cuadrados de una oficina se calculan multiplicando la longitud

por la anchura de la oficina medida en pies. Así, una oficina de 20 X 20 pies sería

400 pies cuadrados.

Trazado maestro detallado

Independientemente de la técnica que utilice, necesita saber la longitud y la anchura de

la oficina para su diseño. Estos datos pueden ser suficientes para empezar a construir

para comenzar la construcción, pero se necesitarán más detalles. Los planos de los departamentos
son el siguiente nivel de detalle
de detalle, que incluirá las paredes internas o los límites del departamento. El último nivel de

El último nivel de detalle es donde se colocan los escritorios, las sillas y el resto del equipamiento.
Este

Este plan detallado será necesario para poder asignar el espacio. Una guía completa y una guía de
referencia para tomar decisiones sobre la propiedad inmobiliaria, especialmente

especialmente en lo que se refiere a la planificación del espacio de oficinas, es publicada por la

General Senices Adluinistration

(GSA). Estos principios de gestión de activos se desarrollaron para guiar la empresa de propiedad
inmobiliaria del gobierno federal. La GSA, la Oficina de

Política para todo el Gobierno

y la Oficina de Bienes Inmuebles utilizaron la colaboración y la

326 CAPÍTULO 12

de los clientes para desarrollar un conjunto de recomendaciones para la gestión de

la cartera de bienes inmuebles federales. Se recomienda encarecidamente el uso de este

documento a cualquier

de oficinas, se recomienda encarecidamente su uso. La Oficina de Política Gubernamental ha

publicado en línea la 1110ª versión actualizada de este documento en

http://www.gsa.gov.

Al crear la distribución general detallada, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

- Los escritorios deben estar orientados en la misma dirección general.

- En las zonas abiertas, los escritorios deben colocarse en filas de dos.

- En el caso de los escritorios de una fila, debe haber 2 metros desde la parte delantera de un
escritorio hasta la parte delantera del escritorio de detrás.

frente del pupitre de detrás.

- Para los escritorios en filas de dos o más y donde la entrada y la salida se limitan a

de entrada y salida se limitan a un lado, debe haber 2 metros desde la parte delantera de una
mesa hasta la parte delantera de la mesa de detrás.

del escritorio de atrás.

- Si los empleados están espalda con espalda, deje un mínimo de 4 pies entre las sillas.

- Los pasillos interiores dentro de las zonas de escritorios deben tener entre 1,5 y 1,5 metros de
ancho.

- Los pasillos intermedios deben tener 1,2 metros de ancho.

- Los pasillos principales deben tener al menos 1,5 metros de ancho.

- La iluminación natural debe llegar por encima del hombro izquierdo o la espalda de un

empleado.

- Se necesitan entre 50 y 75 pies cuadrados para un espacio de trabajo consistente en un

escritorio, estantería y silla, con un margen de 60 cm de longitud y anchura.

- Los escritorios no deben estar orientados hacia los pasillos y zonas de mayor actividad.

- Los escritorios de los empleados que realizan trabajos confidenciales no deben estar cerca de los
transeúntes.

- Los escritorios de los empleados que tienen mucho contacto con los visitantes deben estar cerca
de las entradas con

espacio adicional.

- El escritorio del recepcionista debe estar cerca de la entrada de los visitantes.

- Los supervisores deben situarse junto a los empleados de oficina.

- Los supervisores que se encuentren en zonas abiertas deben estar separados de su grupo un
metro y medio.

- El flujo de trabajo debe tomar la distancia más corta.

- Las personas que tienen frecuentes conferencias cara a cara deben estar situadas cerca

entre sí.

- Los empleados deben estar junto a los archivos y referencias que utilizan

que utilizan con frecuencia.

- Los empleados deben situarse cerca de sus supervisores.

- Los archivadores de cinco cajones deben considerarse en lugar de los de cuatro cajones.

- Los archivadores abiertos o laterales deben considerarse en lugar de los archivadores estándar.

archivadores estándar.

- Los archivadores de cuatro o cinco cajones deben considerarse como un sustituto de los

2 armarios de dos cajones.

- La zona de recepción debe causar una buena impresión a los visitantes y debe

de 10 pies cuadrados por visitante si llega más de uno a la vez.

en un momento dado.

- La distribución debe tener un mínimo de desplazamientos y ángulos.

- Deben utilizarse grandes zonas abiertas en lugar de varias zonas cerradas.

Técnicas de distribución de oficinas y requisitos de espacio 327

- Las zonas abiertas para más de 50 personas deben subdividirse mediante el uso de

archivadores, estanterías, barandillas o tabiques bajos tipo banco.

- El espacio de las oficinas no debe utilizarse para el almacenamiento masivo o para el

almacenamiento de archivos inactivos.

- Los espacios para conferencias deben estar en salas y no en oficinas privadas.

- Las salas de conferencias y de formación deben ser compartidas.

- El tamaño de un despacho privado suele estar determinado por los tabiques existentes.

- Las oficinas privadas deben tener un mínimo de 100 pies cuadrados y un máximo de

300 pies cuadrados.

- Una oficina privada de 300 pies cuadrados debe utilizarse sólo si el ocupante va a conferenciar

con grupos de ocho o más personas al menos una vez al día.

- Los grupos y departamentos relacionados entre sí deben situarse cerca unos de otros.

- Las actividades menores deben agruparse en torno a las principales.

- El trabajo debe llegar a los empleados.

- Las fuentes de agua deben estar a la vista.

- La disposición debe ser tal que permita controlar el flujo de tráfico.

- Los equipos pesados deben colocarse generalmente contra paredes o columnas.

- Los puestos de trabajo que produzcan ruido deben estar agrupados.

- El acceso a las salidas, los pasillos, los conductos de ventilación y los extintores no debe

no debe obstruirse el acceso a las salidas, los conductos de ventilación y los extintores.

- Deben respetarse todos los códigos de seguridad gubernamentales.

- Al planificar la oficina, hay que tener en cuenta la carga del suelo, las columnas, la separación de
las ventanas

los conductos de calefacción, aire acondicionado y ventilación, las tomas de corriente y la

iluminación

y el sonido.

- La escala del plano debe ser de 1/4 de pulgada = 1 pie o de 1/8 de pulgada = 1 pie.
- Deben tenerse en cuenta las hojas de cuadrícula reproducibles de plástico y las plantillas
autoadhesivas de plástico.

de plástico autoadhesivas.