CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR FENALCO ANDI-COMFENALCO

CARTAGENA.
NIT. 890480023
Código: 00
RENDICIÓN DE CUENTAS. Versión
: 00
Fecha: 00

Establecer las directrices y metodología para Rendición de Cuentas de los Roles y

responsabilidades asignadas en materia del Sistema de Gestión en Seguridad y
OBJETIVO Salud en el Trabajo para determinar el desempeño, evaluar el avance y determinar
acciones de mejora en la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo dentro de
COMFENALCO
El procedimiento de Rendición de Cuentas, aplica a todos los trabajadores que
ocupan un cargo dentro de la empresa, y el cual integra la estructura que debe
ALCANCE
contemplar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo que fueron
asignadas por la alta dirección de COMFENALCO.
DEFINICIONES
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Evidencias: Son los documentos, registros y demás elementos que permiten establecer objetivamente el
avance o cumplimiento de los resultados frente a los compromisos fijados.
Efectividad: Logro de los objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con la
máxima eficacia y la máxima eficiencia.
Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Rendición de cuentas: es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones y desempeño a
otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder o
responsabilidad, y la posibilidad de imponer algún tipo de acción.
Rol: es un término que proviene del inglés role, que a su vez deriva del francés rôle. El concepto está
vinculado a la función o papel que cumple alguien o algo. 
Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SGSST: El sistema de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo SG-SST consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas,
basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la
evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y
controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.
Documento: información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos, formatos, planes,
programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros). Con frecuencia, un conjunto de
documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación".
Nota: el medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una
combinación de estos.
Formato: El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, objeto
o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.
Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una empresa u organización.
Identificación: El término identificación se usa para designar al acto de identificar, reconocer o
establecer los datos e información principal.
Información: datos que poseen significado.
Informe: es un documento asociado con un producto o servicio generado por la empresa, el cual aplica
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para clientes interno y externos o funciones específicas de un cargo.

Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
Mejora: parte de la gestión orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos del SGSST.
Objetivos: algo ambicionado o pretendido, relacionado con la Seguridad y Salud en el Trabajo y
Ambiente, o cualquier otro proceso al que la empresa direccione.
Política: Documento que define directrices
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso, Conjunto de
actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.

RESPONSABILIDADES
 Destinar los recursos económicos, humanos y tecnológicos necesarios para
el cumplimiento del presente procedimiento. (Talento Humano, Papelería,
GERENTE Equipos Tecnológicos).
 Realizar la evaluación y rendición de cuentas del personal que integra el
equipo evaluador exceptuando su cargo, obviamente.
RESPONSABLE  Diseño, Implementación, difusión y control del presente procedimiento.
SGSST
 Participar en la planeación, ejecución, verificación y las acciones de mejora
EQUIPO de las actividades que integra la implementación del presente
EVALUADOR. procedimiento.
TRABAJADORES  Contribuir con la participación y aplicación del presente procedimiento a
través de la información verídica suministrada en el momento de la
evaluación.

CONSIDERACIONES
COMFENALCO, contempla la rendición de cuentas, como aspecto fundamental, que examina la
valoración de cumplimiento de las responsabilidades asignadas a cada Rol que integra la estructura del
SGSST de la empresa, las cuales reposan dentro de la Matriz Roles, Responsabilidades y Rendición de
Cuentas.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

ID REGISTROS
(¿Qué?) Y (¿Cómo?) (¿Quién?)
1 Realizar el alistamiento de la empresa: el responsable Gerente, CODIGO
del SGSST deberá organizar internamente a la empresa Responsable Plan de Trabajo
con el fin de llevar a cabo la rendición de cuentas, SGSST. Anual.
buscando no afectar los procesos, ni postergando las
actividades de la gestión, para ello en común acuerdo con
la Gerencia determinará:
 El lugar donde se llevara a cabo.
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 Mecanismo adoptado por la empresa, el cual podrá

ser por medio de formato de informe o verbal a
través de reunión general con la presentación de
informes de la gestión realizada.
Programar Rendición de cuentas: Una vez concertado el
lugar y mecanismo de rendición de cuentas, se debe
registrar la actividad dentro del plan de trabajo anual.
2 Responsable Plan de Trabajo
Esta se podrá realizar así: Rendición de cuentas Anual se
SGSST. Anual.
llevara dentro de los primeros dos meses del calendario, o
Rendición de cuentas Extraordinaria que podrá presentarse
por solicitud escrita de la Alta Dirección.
Definir el equipo y las responsabilidades de los
evaluadores: La Gerencia (alta dirección) por ser el líder
de todos los procesos y el responsable del SGSST, está
obligado a realizar la rendición de cuentas y también la
revisión por la dirección. Sin embargo, la empresa dispone
del Responsable del SGSST y el Coordinador de Talento
Gerente,
Humano, para que contribuyan a la gestión del
Responsable
3 requerimiento. El personal relacionado deberá contemplar Acta de
SGSST,
las siguientes responsabilidades: Reunión.
Coordinador de
 Realizar Rendición de cuentas en el plazo y lugar
Talento Humano.
asignado.
 Realizar seguimiento de la rendición de cuentas.
 Registrar evidencias con sus respectivos soportes.
 Comunicar al evaluado el resultado de la rendición
de cuentas.
 Participar en creación del informe general.
Identificar el cargo, rol, responsabilidades: A través de
la Matriz de Roles, Responsabilidades y Rendición de
Cuentas, Identificar el Rol y Responsabilidad a evaluar, la
Gerente,
4 metodología de evaluación tendrá como objetivo medir: Matriz Roles,
Responsable
Responsabilidad
SGSST,
 Cumplimiento de las responsabilidades asignadas es y Rendición
Coordinador de
para el rol que desempeña dentro del SGSST. de Cuentas.
Talento Humano.
 Generar acciones de mejora.
 Plasmar y recopilar evidencias de los logros
alcanzados.
Gerente, Matriz Roles,
5 Determinar Aspectos de Verificación: Identificar Responsable Responsabilidad
aspecto que se contemplara como modo de verificación de SGSST, es y Rendición
cumplimiento con la responsabilidad. Coordinador de de Cuentas.
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Talento Humano.
Socializar y difundir la metodología y criterios de
verificación de la rendición de cuentas: se establece que Constancia de
Gerente,
para la rendición de cuentas se deberá llevar a cabo con la Asistencia a
Responsable
6 elaboración y entrega de un informe de actividades, el cual Eventos.
SGSST,
se deberá concertar con todos los involucrados del Rol a Informe para
Coordinador de
través de un encuentro. Rendición de
Talento Humano.
Socializar la herramienta para esta gestión e Indicar Cuentas
tiempos de entrega para este informe.
Recopilar y Evaluar el informe para determinar el
cumplimiento de responsabilidades: El “Equipo
Evaluador” (Gerente, Responsable del SGSST,
Coordinador Talento Humano), realizara el análisis de los Informe para
informes entregados y emitirá un juicio sobre este, el cual Gerente, Rendición de
indicara el cumplimiento de responsabilidad del Rol, Responsable Cuentas
7 teniendo como referencia la siguiente escala de valoración: SGSST, Matriz Roles,
Cumplimiento Total: “5” Coordinador de Responsabilidad
Cumplimiento Parcial: “3” Talento Humano. es y Rendición
No Cumple: “2” de Cuentas.
Así, mismo indicar la entrega de evidencias de criterio
evaluado, los hallazgo y observaciones realizadas del
análisis, Establecer acciones a implementar, responsable y
Seguimiento.
Gerente,
Matriz Roles,
Realizar el Informe General de la Rendición de Responsable
8 Responsabilidad
Cuentas: Crear un Informe General de los Resultados y SGSST,
es y Rendición
Estado Actual del cumplimiento de Responsabilidades de Coordinador de
de Cuentas.
la empresa. Talento Humano.
Convocar y Socializar Resultados de la Rendición de
Cuentas a todos los trabajadores: El “Equipo
Evaluador” (Gerente, Responsable del SGSST,
Coordinador Talento Humano), deberá organizar la Gerente, Correo
logística que se efectuara para la socialización del Responsable Electrónico,
7 resultado final de la rendición de cuentas a través de una SGSST, Comunicado,
reunión general con el objetivo que todos conozcan el Coordinador de Comunicación
estado de compromiso y cumplimiento de Talento Humano. Formal.
responsabilidades, Comunicando aspectos como lugar,
fecha y duración, la cual se deberá realizar por escrito y de
manera formal.
8 Efectuar la Rendición de Cuentas General: presentar el Acta de
TODOS
informe general, establecer compromisos generales, para Reunión.
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mejora continua y observaciones generales significativas

de la gestión realizada, se soportara a través de un Acta de
Reunión y el Registro de Asistentes.
Realizar Seguimiento: la Rendición de cuentas, tienen un
indicador dentro de los objetivos, metas e indicadores que
Responsable Matriz de
permitirá evidenciar el alcance de la gestión realizada para
9 SGSST, Objetivos,
el presente procedimiento:
Metas e
No. Total de Trabajadores con responsabilidades en Indicadores.
SGSST/ No. Total de Trabajadores de la empresa.

FIN.

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS SUJETOS A DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS FECHA DEL
VERSIÓN
MODIFICACIÓN EFECTUADOS CAMBIO

ELABORÓ REVISÓ REVISÓ Y APROBÓ

Nombre:
Cargo:

Firma: