SOLUCIONES LABORALES PARA EL

SECTOR PRIVADO

USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

EN LOS DOCUMENTOS LABORALES
A propósito de la emisión del Decreto Legislativo N° 1310
Luis Ricardo VALDERRAMA VALDERRAMA(*)

En el presente informe se comentará las recientes modificaciones introdu-

cidas por el Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales
EJECUTIVO
RESUMEN

de simplificación administrativa. Dicho dispositivo incluye una serie de dis-

posiciones que incide sobre las formalidades aplicables a la comunicación
y suscripción de los documentos que son entregados por el empleador al
trabajador.

Si bien principalmente estas normas estable-

 PALABRAS CLAVE cen reglas aplicables a la Administración Pú-
Documentos laborales / Constancias / Boleta de blica, se agregan disposiciones que resultan
pago / Tecnologías de información y comunicación de gran relevancia a nivel laboral para aque-
/ Simplificación administrativa llas entidades sujetas al régimen laboral de la
actividad privada (reguladas en el artículo 3).
Por ese motivo, en los siguientes apartados se
Recibido : 09/01/2017
procederá a desarrollar cuáles son los docu-
Aprobado : 11/01/2017 mentos en materia laboral de usos frecuente
y las modificaciones introducidas por el De-
creto Legislativo N° 1310. Cabe precisar que
Introducción estas disposiciones serán precisadas median-
te Decreto Supremo, el cual estará a cargo del
Con fecha 30 de diciembre de 2016, se publi- Ministerio de Trabajo y Promoción del Em-
COYUNTURA LABORAL

có en el diario oficial El Peruano el Decre- pleo (MTPE).

to Legislativo N° 1310, Decreto Legislativo
que aprueba medidas adicionales de simpli-
ficación administrativa. El objeto de dicho I. Documentos laborales de uso
dispositivo es dictar medidas adicionales a frecuente
favor del ciudadano en función a la simplifi-
cación, eficacia, eficiencia, celeridad y equi- 1. Contratos de trabajo
dad en los procedimientos administrativos,
garantizando así los derechos e intereses de De acuerdo con lo establecido por el artículo
los administrados. 4 del Decreto Supremo N° 003-97-TR, Ley

(*) Abogado por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, con estudios concluidos de maestría en la especialidad de
Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social en la misma casa de estudios. Asesor laboral de Soluciones Laborales y de
Contadores & Empresas.

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SOLUCIONES
LABORALES
de productividad y Competitividad
Laboral, el contrato individual de
trabajo puede celebrarse libremen-
te por tiempo indeterminado o su-
jeto a modalidad. En el caso de los
contratos a plazo indeterminado, es-
tos pueden ser celebrados de mane-
ra oral o escrita, mientras que los
contratos sujetos a modalidad solo
pueden adoptar la forma escrita. La
suscripción del contrato de traba-
jo resulta relevante, porque en él se
regulan las condiciones de trabajo
como: duración del contrato, jorna-
da de trabajo, remuneraciones y be-
neficios sociales, cláusulas especia-
les de contratación, etc.
2. Boletas de pago
El artículo 18 del Decreto Supremo
N° 001-98-TR, Reglamento de plani-
llas de pago de empleadores, dispone
que el pago de la remuneración será
acreditada del siguiente modo:
• Con la boleta de pago firmada
por el trabajador; o
• Con la constancia respectiva,
cuando aquel se haga a través de
terceros, sin perjuicio de la entre-
ga de la boleta correspondiente
dentro del plazo indicado por ley
(el tercer día hábil siguiente a la
fecha de pago) o mediante el em-
pleo de tecnologías de la infor-
mación y comunicación.
El contenido de la boleta debe te-
ner los mismos datos que figuran
en la planilla, el cual incluye los da-
tos del trabajador y del empleador;
el número de días y horas trabaja-
das (incluido sobretiempo); los in-
gresos (remunerativos y no remu-
nerativos), tributos, contribuciones
y aportes.
3. Hojas de liquidación
El Decreto Supremo N° 001-97-TR,
TUO de la Ley de Compensación
por Tiempo de Servicios, regula en
su artículo 29 que el empleador debe
entregar al trabajador, bajo cargo,
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dentro de los cinco (5) días hábiles
de efectuado el depósito de la CTS,
una liquidación debidamente firma-
da. En dicha liquidación se indicará
principalmente la información deta-
llada de la remuneración computable
tomada en cuenta para el depósito de
CTS y el periodo de servicios que se
cancela.
Asimismo, el Decreto Legislativo
N° 892, dispositivo que regula el
derecho de los trabajadores a par-
ticipar en las utilidades de las em-
presas que desarrollan actividades
generadoras de rentas de tercera ca-
tegoría, establece en su artículo 7
que al momento de pago de la par-
ticipación en las utilidades, las em-
presas entregarán a los trabajado-
res y extrabajadores con derecho
a este beneficio, una liquidación
que precise la forma en que ha sido
calculado.
4. Certificados de trabajo
Mediante el Decreto Supremo
N° 001-96-TR, Reglamento de la
Ley de Fomento al Empleo, con-
templa en su Tercera Disposición
Complementaria, Transitoria, De-
rogatoria y Final que el emplea-
dor debe entregar al trabajador, lue-
go de la extinción del contrato de
trabajo, un certificado que indique,
entre otros aspectos, su tiempo de
servicios y la naturaleza de las la-
bores desempeñadas. Dicho certifi-
cado debe entregarse dentro de las
cuarenta y ocho (48) horas de extin-
guido el contrato.
5. Otros documentos con inciden-
cia laboral
Además de los anteriormente se-
ñalados, hay otros documentos que
son entregados por el empleador al
trabajador, dentro de los cuales se
encuentran:
• Certificado de Retenciones de
Rentas de Cuarta y Quinta Ca-
tegoría del Impuesto a la Ren-
ta: el artículo 45 del Reglamento
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de la Ley del Impuesto a la Ren-
ta, Decreto Supremo N° 122-
94-EF, preceptúa que los agen-
tes de retención de rentas de se-
gunda, cuarta y quinta categoría
deberán entregar al perceptor de
dichas rentas, antes del 1 de mar-
zo de cada año, un certificado de
rentas y retenciones. En el caso
puntual de los trabajadores, el
empleador de entregarle al traba-
jador dicho certificado, en el que
dejarán constancia, entre otros,
del importe abonado y el importe
retenido correspondiente al ejer-
cicio anterior.
• Comprobante de Retenciones por
Aportes al Sistema de Pensiones:
de conformidad con el artículo 2
de la Ley N° 27605, los emplea-
dores deben otorgar, conjunta-
mente con el Certificado de Re-
tenciones de Rentas de Cuarta y
Quinta Categoría del Impuesto a
la Renta, el Comprobante de Re-
tenciones por Aportes al Sistema
de Pensiones. Dicho documen-
to refleja los aportes y retencio-
nes por concepto de prestaciones
previsionales efectuadas por el
empleador.
II. Nuevas medidas de simpli-
ficación de los documen-
tos laborales aprobadas
por el Decreto Legislativo
N° 1310
1. Firma de documentos laborales
Con respecto a la firma de los do-
cumentos laborales, la normati-
va laboral establecía entre los re-
quisitos para que resulten válidos
estos documentos la firma del
empleador.
Para el caso específico de las bole-
tas de pago, el artículo 18 del De-
creto Supremo N° 001-98-TR, mo-
dificado por el artículo 1 del D.S.
N° 009-2011-TR, establecía determi-
nadas reglas vinculadas sobre el par-
ticular, señalando lo siguiente:
 COYUNTURA LABORAL

REGLAS SOBRE LA FIRMA DE BOLETAS DE PAGO de firma, esta podrá ser genera-
da o comunicada a través de me-
Si el empleador cuenta con menos La boleta de pago debe ser sellada y firmada por el empleador o su
de cien (100) trabajadores representante legal.
dios electrónicos, ópticos o cual-
quier otro análogo. Por lo tanto,
La firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago po- los empleadores pueden recurrir
Si el empleador cuenta con más drán ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con
de cien (100) trabajadores los trabajadores, e inscripción en el registro de firmas a cargo del
a la firma digitalizada para vali-
MTPE. dar las boletas de pago.
Con la emisión del Decreto Legis-
Con relación a este último aspecto, pueden proceder a firmar un do- lativo N° 1310 se han sistematiza-
es importante precisar que el MTPE cumento, el artículo 141-A del do estos aspectos, por lo que, desde
no implementó el registro de firmas Código Civil señala que en los que esta norma entre en vigencia, en
mencionado por este dispositivo, por casos en que la ley establezca todo tipo de documentos laborales,
lo que no estaba permitido remplazar que la manifestación de volun- el empleador puede sustituir su fir-
la firma y sellado manual de las bole- tad debe hacerse a través de algu- ma ológrafa y el sellado manual por
tas de pago por las firmas digitaliza- na formalidad expresa o requiera lo siguiente:
das. No obstante, el MTPE emitió el
informe N° 065-2013-MTPE/2/14.1 OPCIONES PARA REEMPLAZAR LA FIRMA Y EL SELLADO MANUALES
donde precisó los siguientes aspectos: Firma digital Regulado por el artículo 141-A del Código Civil.

• Existe una diferencia entre fir-
ma digital y firma digitalizada.
Si bien ambas implican el em-
pleo de medios o mecanismos
electrónicos, la primera cuenta
con una regulación especial (Ley
N° 27269, Ley de Firmas y Cer-
tificados digitales), siendo la fir-
ma digital aquella firma electró-
nica(1) que utiliza una técnica de
criptografía asimétrica, basada en
el uso de una par de claves úni-
co, asociadas una clave privada
y una clave pública relacionadas
matemáticamente entre sí, de tal
forma que las personas que co-
nocen la clave pública no pueden
derivar de ella la clave privada.
• A diferencia de la anterior, la firma
digitalizada es aquella que se for-
ma a consecuencia del traslado de
un documento del soporte físico a
un formato electrónico. Ello ocu-
rriría, por ejemplo, si mediante un
equipo de escáner se digitaliza la
firma de una determinada persona.
• Al no estar implementado el regis-
tro de firmas digitalizadas, que es-
taba a cargo del MTPE, se man-
tiene la regulación anterior que
señalaba que la boleta de pago
debe ser sellada y firmada por el
empleador y su representante legal.
• Con relación a la forma en que
el empleador o el representante
Firma electrónica Regulado por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
Microformas Regulado por el Decreto Legislativo N° 681.
2. Entrega de boletas o constan- participación en las utilidades, etc.), la
cias de pago normativa laboral establece que estas
deben ser entregadas por escrito. No
En el caso específico de la boleta de obstante, no quedaba claro si esto que-
pago, el artículo 19 del Decreto Su- ría decir que necesariamente el docu-
premo N° 001-98-TR indica que este mento tenía que encontrarse en sopor-
documento será entregado al trabaja- te físico o que podrían utilizase medios
dor mediante dos medios alternativos: virtuales para su comunicación.
• Por medios físicos, debiendo Ahora, con la dación del Decreto Le-
quedar un duplicado de la boleta gislativo N° 1310, se determina que,
de pago en poder del empleador. cuando el pago de las obligacio-
nes laborales económicas se deposi-
• Por medios que impliquen el uso te en cuenta por medio de empresas
de tecnologías de la información del sistema financiero, el empleador
y comunicación, tales como in- puede sustituir la impresión y entre-
tranet, correo electrónico, u otros ga física de las boletas o constancias
de similar naturaleza. Para ello, de pago por la puesta a disposición
debían cumplirse tres requisi- al trabajador de dichos documentos,
tos: i) que exista un previo acuer- mediante el uso de tecnologías de la
do con los trabajadores; ii) que se información y comunicación.
deje debida constancia de su emi-
Para ello, se requiere que el medio
sión por parte del empleador; y,
utilizado:
iii) se garantice su efectiva recep-
ción por parte del trabajador. • Garantice la constancia de su
emisión por parte del empleador.
Con respecto a la entrega de constan-
cias de pago (por ejemplo, la liqui- • Un adecuado y razonable acceso
dación de CTS, la liquidación de la por parte del trabajador. En este
(1) La firma electrónica es cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por
una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algu-
nas de las funciones características de una firma manuscrita.

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SOLUCIONES
LABORALES
supuesto, no se requiere firma de
recepción del trabajador.
3. Requerimiento realizado por
entidades públicas
En el desarrollo de actuaciones admi-
nistrativas, distintas entidades públi-
cas (MTPE, Sunafil, ONP, EsSalud,
etc.) están autorizadas para solicitar
información de naturaleza laboral,
ante lo cual el administrado estaba
en la obligación de remitir los datos
requeridos en soporte físico.
Actualmente, en virtud de lo dis-
puesto por el Decreto Legislativo
N° 1310, cuando en el marco de un
procedimiento administrativo o ins-
pectivo o a fin de acceder a servicios
de la Autoridad Administrativa de
Trabajo, la autoridad competente re-
quiera la presentación de documen-
tos laborales, estos podrán ser presen-
tados, a elección del administrado, en
versión digitalizada del original.
Los documentos a los que se refiere
el dispositivo bajo comentario pue-
den formar parte de los archivos de:
• El empleador
• Una organización sindical
• El trabajador
• El extrabajador
• Terceros
4. Conservación de documentos
laborales
El artículo 21 del Decreto Supremo
N° 001-98-TR refiere que los emplea-
dores están obligados a conservar sus
planillas, el duplicado de las boletas y
las constancias correspondientes, has-
ta cinco (5) años después de efectua-
do el pago. Luego de transcurrido este
plazo, la prueba de los derechos que
se pudieran derivar del contenido de
dichos documentos, será de cargo de
quien alegue el derecho.
Por otro lado, la Ley N° 27029, que
modifica el artículo 5 del Decreto Ley
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N° 25988-Ley de Racionalización del
Sistema Tributario Nacional y de Eli-
minación de Privilegios y Sobrecos-
tos, establece que las empresas esta-
rán obligadas a conservar los libros,
correspondencia y otros documentos
relacionados con el desarrollo de la
actividad empresarial, por un perio-
do que no excederá de cinco (5) años
contados a partir de la ocurrencia del
hecho o la emisión del documento
o cierre de las planillas de pago, se-
gún sea el caso. Luego de transcurri-
do este plazo, los empleadores podrán
disponer de dichos documentos para
su reciclaje o destrucción, a excep-
ción de las planillas de pago que se-
rán remitidas a la Oficina de Normali-
zación Previsional (ONP)(2).
Al respecto, el Decreto Legislativo
N° 1310 mantiene dicha obligación
al establecer que, para todo efecto le-
gal, los empleadores están obligados
a conservar los documentos y cons-
tancias de pago de las obligaciones
laborales económicas solamente has-
ta cinco (5) años después de efectua-
do el pago. Este plazo debe ser ob-
servado en sus actuaciones por las
instancias administrativas, inspecti-
vas, judiciales y arbitrales.
Por otro lado, prescribe que para el
caso de la ONP, el empleador podrá
destruir la información de planillas
de pagos de periodos anteriores a ju-
lio de 1999, previa digitalización con
valor legal o entregarla físicamente a
la mencionada entidad.
5. Acceso a los servicios de la
Autoridad Administrativa de
Trabajo
El Decreto Legislativo N° 910, Ley
General de Inspección del Trabajo
y Defensa del Trabajador, establece
una serie de servicios a cargo del Mi-
nisterio de Trabajo y que consisten
en lo siguiente:
(2) Actualmente ya no se utiliza el sistema físico de planillas de pago, debido a que se ha implementado
el sistema de la Planilla electrónica (T-Registro y Plame). Por ello, se entenderá cumplida la obliga-
ción cuando el empleador haya realizado las declaraciones de los pagos en dicho sistema operativo.
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• Servicio de defensa legal gratui-
ta y asesoría del trabajador: Ser-
vicio público gratuito que tiene
como objeto la difusión de la le-
gislación laboral, seguridad so-
cial en salud, seguridad en el tra-
bajo y la prevención y solución
de los conflictos.
• Servicio de consultas, liquidacio-
nes y patrocinio judicial: El ser-
vicio de consultas consiste en la
absolución de consultas de ma-
nera directa, telefónica, y a tra-
vés de otros medios adecuados
y la difusión de la legislación la-
boral y seguridad social. Por otro
lado, el servicio de liquidaciones
tiene como función calcular a tí-
tulo informativo, a través del sis-
tema automatizado de liquida-
ciones, el monto de derechos y
beneficios sociales del régimen
laboral de la actividad privada
y otros que se implementen, so-
bre la base de la documentación
e información que proporcione
el trabajador. Finalmente, el ser-
vicio de patrocinio judicial gra-
tuito tiene como finalidad brin-
dar el servicio de defensa legal
de trabajadores y extrabajadores
de escasos recursos económicos,
respecto del reclamo judicial de
derechos y beneficios originados
en una relación laboral.
• Servicio de conciliación adminis-
trativa: La conciliación está des-
tinada a promover el acuerdo en-
tre empleadores y trabajadores o
extrabajadores a fin de encontrar
una solución autónoma a los con-
flictos que surjan en la relación
laboral.
Sobre el particular, el Decreto Legis-
lativo N° 1310 puntualiza que para
el acceso a estos servicios solo se re-
quiere la acreditación del vínculo la-
boral vigente o finalizado, según sea
el caso. 