PERFIL Y FUNCIONES DE ADMINISTRADOR

Un administrador es una persona que obtiene resultados a través de otras personas. Un

administrador es el responsable de llevar a cabo las actividades necesarias para
alcanzar las metas organizacionales. Más específicamente, un administrador
desempeña ciertas funciones básicas para que la organización se encamine hacia
la consecución de dichas metas. (Allen y Gilmore, p.20)

Un administrador es quien controla, ejecuta, maneja, analiza, comunica, vincula,

planifica, lidera, negocia, motiva y toma decisiones, entre muchas otras actividades,
dentro de una organización, un área, rama, unidad o departamento de la misma, con el
propósito de conseguir que se cumplanciertos objetivos.

El administrador es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y

control de actividades en una institución, maneja óptimamente los recursos materiales,
humanos financieros y tecnológicos que le son confiados, con la finalidad de conseguir
los objetivos que la institución previamente se ha fijado. (Juárez, p.21)

Roles interpersonales

Son tres los roles del administrador que surgen directamente de la autoridad formal e
involucran relaciones interpersonales básicas:

El administrador como cabeza visible de la organización. Como cabeza de una unidad

organizativa, todo administrador debe realizar algunas funciones ceremoniales.

El administrador como líder. Los administradores son responsables del trabajo de la

gente de su unidad. Sus acciones en este sentido constituyen el papel de líder. Algunas
de estas medidas implican liderazgo directo, por ejemplo, en la mayoría de las
organizaciones los gerentes son normalmente responsables de la contratación y la
formación de su propio personal. Además, está el ejercicio indirecto de la función de
líder. Por ejemplo, cada gerente debe motivar y alentar a los empleados, la conciliación
de alguna manera sus necesidades individuales con las metas de la organización.

El administrador como enlace. En este rol el administrador hace contactos fuera de la

cadena vertical de mando. Los directivos pasan tanto tiempo con sus compañeros y
otras personas fuera de sus unidades como lo hacen con sus propios subordinados y
muy poco tiempo con sus propios superiores.
Roles informativos.

Procesar información es una parte clave del trabajo del administrador, actuando como
receptor, aglutinador y/o transmisor.

El administrador como receptor de información. El administrador, como monitor,

está analizando constantemente el entorno para obtener información, esto se da en gran
parte como resultado de su red de contactos personales. Una buena parte de la
información que el gerente acumula en este rol le llega en forma verbal, a menudo como
chisme, rumor o especulación.

El administrador como difusor de información. En el papel de divulgador, el

administrador distribuye información privilegiada directamente a los subordinados,
quienes de otra manera no tendrían acceso a ella. Cuando los subordinados no tienen
la posibilidad de contactarse fácilmente entre ellos, el gerente sirve como puente
entre ellos.

El administrador como portavoz. En el papel de vocero, el administrador envía

información al exterior de la organización. Un presidente hace un discurso para
presionar por una causa organizacional, un supervisor sugiere a un proveedor una
modificación de un producto o de las condiciones de entrega.

Roles decisorios.

La toma de decisiones es intrínseca a la labor del administrador, los restantes cuatro

roles giran en torno a ella.

El administrador como emprendedor. Como empresario busca mejorar su unidad (o la

organización como un todo), para adaptarla a las condiciones cambiantes del entorno.
Esto se da a través del desarrollo de nuevos productos, nuevas formas de realizar
procesos claves, reorganizaciones de un departamento o reestructuraciones
corporativas, fusiones o adquisiciones y campañas de relaciones públicas, entre otras.

El administrador como controlador de perturbaciones. Los problemas, las crisis,

son factores que deben ser tenidos en cuenta y deben saberse manejar. En este rol el
administrador busca hacer que los retos y problemas que enfrenta la organización o su
área, sean tomados de la mejor manera por su equipo y que las transiciones sean tan
positivas como puedan serlo.
El administrador como asignador de recursos. En este rol decidirá quién recibirá qué,
en términos de recursos, humanos, financieros y de cualquier otro tipo, incluyendo su
propio tiempo.

El administrador como negociador. Sea que trate de conseguir un nuevo cliente, un

nuevo empleado o intente terminar un contrato con un proveedor, el administrador
siempre estará negociando en la búsqueda por lo mejor para su unidad, su
departamento, su sucursal o la organización entera.

Perfil del administrador: habilidades y competencias

Habilidad técnica. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos, técnicas y equipos

necesarios para la realización de sus tareas específicas a través de su instrucción,
experiencia y educación.

Habilidad humana. Consiste en la capacidad y el discernimiento para trabajar con

personas, comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.

Habilidad conceptual. Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de

la organización global y en el ajuste del comportamiento de la persona dentro de la
organización. Esta habilidad permite que la persona se comporte de acuerdo con los
objetivos de la organización total y no apenas de acuerdo con los objetivos y
las necesidades de su grupo inmediato.

Habilidad política. Capacidad para mejorar la posición personal, sentar una base
de poder y establecer los contactos correctos. Los gerentes que tienen buenas
habilidades políticas suelen ser mejores para conseguir recursos que aquellos que
no las poseen. También obtienen evaluaciones más altas y logran más ascensos.

Habilidades específicas y son:

Controlar el entorno de la organización y sus recursos. Capacidad para emprender

acciones y llevarla delantera para hacer cambios en el entorno. Implica fundamentar las
decisiones relativas a los recursos en un marco de conocimiento claro, actualizado y
exacto de los objetivos de la organización.

Organizar y coordinar. Consiste en organizar las cosas en torno a las tareas y, a partir de
ahí, coordinan relaciones de interdependencia entre las tareas, cuando procede.
Manejar información. Comprende el uso de los canales de comunicación e información
para identificar problemas, entender los cambios del entorno y tomar buenas decisiones.

Propiciar el crecimiento y el desarrollo. A través del aprendizaje constante el

administrador propicia su crecimiento y desarrollo personal así como los de su gente.

Motivar a los empleados y manejar conflictos. A través del refuerzo positivo generan en
su gente ganas de realizar su trabajo y eliminando conflictos inhiben posibles problemas
que minen la motivación.

Resolver problemas estratégicos. Asumen responsabilidad de sus decisiones y se

aseguran de que los subalternos apliquen debidamente sus habilidades para tomar
decisiones.

Competencias clave que debe tener el administrador:

Pensamiento crítico y resolución de problemas. La capacidad de tomar decisiones,

resolver problemas y tomar las medidas adecuadas;

Comunicación efectiva. Habilidad para sintetizar y transmitir sus ideas, tanto en

forma escrita como oral;

Colaboración y trabajo en equipo. La capacidad de trabajar de manera efectiva con los

demás, incluidos los de grupos diversos y con puntos de vista opuestos;

Creatividad e innovación. La capacidad de ver lo que no está ahí y hacer que algo
suceda.

PERFIL Y FUNCIONES DE UN ASISTENTE GERENCIAL

El Asistente de gerencia o asistente gerencial puede desarrollar distintas tareas desde

justamente, la palabra que hace honor a su nombre, la asistencia a distintos cargos de
un organismo, o bien supervisar o coordinar a un equipo de trabajo e incluso intervenir
en el caso de que sea necesario en cuestiones que comprometan su ámbito laboral.

Como Asistente Gerencial también se pueden encontrar labores del área del
secretariado ejecutivo, como concertar reuniones, llevar adelante la agenda un algún
alto cargo de la empresa, colaborar con el departamento administrativo a través
de informes y evaluaciones que se puedan requerir, entre otras tareas de asistencia

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios,

pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes
y otras asignaciones varias.

Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas,
avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de
funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos

beneficios.

Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo

fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

Realiza registro contable.

Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de
urgencias.

Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances
a justificar.

Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de

justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de
Planificación y Programación Presupuestaria.

Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos

especiales y caja chica.

Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo

general.

Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la

existencia de los mismos.

Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las

edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.

Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

Lleva control de la caja chica.

Brinda apoyo logístico en actividades especiales

Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.

Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.

Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.

Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.

Atiende e informa al público en general.

Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.

Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente

seleccionados por el supervisor.

Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.

Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.

Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.

Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes
de compras.

Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el

proceso de compras.

Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.

Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.

Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.

Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.

Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.

Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier

irregularidad presentada.

Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto

Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.

Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.

Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.

Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.

Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a
la tesorería nacional.

Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes

Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del
beneficio de beca.

Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.

Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al

Ministerio de Hacienda.
Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores,
contratista y personas naturales.

Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal

jubilado.

Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.

Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.

Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.

Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos.

Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable.

Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable.

Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.

Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.

Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para
pagos por concepto de viáticos.

Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el
banco y el saldo de la chequera de viáticos.

Archiva y lleva el control de los documentos del área.

Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.

Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos.

Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.

Transcribe y accesa información operando un microcomputador.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la organización.

en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.