Introducción a la Administración

Módulo 1/ Unidad n°1: Introducción al estudio de las organizaciones y de la administración.

1. La Administración en las Organizaciones. (Su utilidad y las funciones que abarca).

 La administración: intenta explicar el comportamiento de las organizaciones. Como
disciplina, brinda elementos que permiten comprender y analizar el pasado de una
organización, su situación presente. La administración se refiere al proceso de gestión
de las organizaciones, lo que implica que se realice una combinación y apropiación de
los recursos para lograr su propósito.

 El proceso de administración: las funciones de planificación, organización, dirección y

control de los esfuerzos de los miembros y de todos los recursos de una organización,
para lograr los objetivos organizacionales establecidos. Cuando hablamos de proceso,
nos referimos a una forma sistemática u ordenada de hacer las cosas y definimos a la
administración como un proceso porque los administradores deben intervenir en
funciones relacionadas para lograr sus objetivos.

La planificación: implica que los administradores deben definir metas, establecer una
estrategia para alcanzarlas y precisar planes de acción que integren y coordinen, de la manera
más eficiente, las diferentes actividades y recursos de la organización. Los planes posibilitan a
la organización lo siguiente:

 Conseguir y asignar los recursos que se necesitan para alcanzar los objetivos
propuestos.
 Que los integrantes realicen las actividades escogidas para cumplir con los objetivos.
 Que el avance en la obtención de los objetivos sea controlado y medido para poder
corregir rápidamente cualquier tipo de desviación.
Otra de las responsabilidades de un administrador es la de diseñar la estructura de
la organización: que permita alcanzar, de manera eficiente, los objetivos organizacionales. Es
el procesó de determinar qué funciones y tareas deben desarrollarse, quién va a realizarlas,
cómo deben agruparse esas tareas y quién rendirá cuentas a quién. A su vez, se acompañará
con la definición de dónde deberán tomarse las decisiones.

Todas las organizaciones están compuestas por personas que necesitan ser conducidas y
lideradas. Una de las funciones del administrador es conducir, liderar o influir y motivar a los
integrantes para que realicen todas las actividades necesarias que posibiliten alcanzar los
objetivos propuestos. A esta complejidad de acciones a realizar se la define como función
de dirección.

Esta función, incluye además actividades como la selección de los canales de

comunicación más eficientes, resolución de conflictos, respuesta a necesidades de
capacitación y elección de los métodos más efectivos para motivar al personal.

Una vez que se establecieron las metas y se desarrollaron los planes –Planificación-, se
definió la estructura más adecuada para alcanzar esas metas –Organización- y se
contrató, capacitó y motivó al personal de la organización, el administrador debe
controlar que el rendimiento del trabajo sea acorde a las metas que se establecieron
previamente o bien, dicho de otra manera, cerciorarse que se estén alcanzando las
metas propuestas. De no ser así, deberán establecerse las correcciones necesarias para
no desviarse del camino trazado en un principio. Este proceso de vigilar, comparar y
corregir es la función de control y consta de cuatro elementos importantes:

i. Establecer normas de desempeño.

ii. Medir desempeño actual.
iii. Comparar el desempeño actual con las normas establecidas.
iv. Implementar acciones correlativas si se encuentran deficiencias.

En realidad, la administración no se reduce a la mera descripción de las funciones

administrativas debido a que forman parte de un proceso y, como tales, estas funciones se
encuentran interrelacionadas unas con otras como se muestra en la Figura Nº 1. Para clarificar
esta idea de interrelación podemos mencionar un ejemplo sencillo: las metas que se
establecen como parte de la planificación son parte de las normas de desempeño que se
utilizan en las funciones de control y una parte esencial de esta medición, a partir de los
resultados obtenidos, se reflejará la motivación que han recibido los empleados de acuerdo al
estilo de liderazgo aplicado.

Como usted puede ver, no existen puntos delimitados de inicio y fin, cuando los gerentes o los
administradores planifican, organizan, dirigen y controlan, sino que cuando “administran” se
involucran en actividades que implican algo de planificación, algo de organización, algo de
dirección y algo de control, funciones que tal vez ni siquiera se realicen en este orden.

Así también, los administradores están limitados en su desarrollo de funciones por

consideraciones internas, como su ubicación en la organización, su jerarquía, los recursos, la
necesidad de coordinar sus acciones con las de otros y, también, por consideraciones externas
a la organización, a las que deben adaptarse.

2. Los Niveles de Administración en la Organización.

Los administradores pueden ser clasificados también según su nivel en la organización -nivel
superior, nivel medio y nivel operativo- y por la clase de actividades organizacionales que
desempeñan -administradores funcionales y generales-.

Administradores de nivel superior: tienen a su cargo la conducción global de la organización,

encargándose de establecer el tipo de negocio o actividad que desarrollará y las políticas de
operación.

Administradores de nivel medio: tienen a su cargo la función de hacer cumplir las políticas de
la organización y equilibrar los intereses o exigencias del alto nivel, con la capacidad de los
subordinados. Se encuentran en este nivel, por ejemplo (comercialización, finanzas,
producción, recursos humanos, calidad, etc.).

Administradores de nivel operativo: son aquellos que supervisan a los empleados que
ejecutan las operaciones diarias de la organización, aplicando para ello las directivas que
imparten los administradores de nivel medio, apoyadas o complementadas por las normativas
y pautas establecidas por el nivel superior.

 Si se clasifica a los administradores por su actividad Podemos hablar de los

 administradores funcionales, que se denominan así porque tienen a su cargo una sola
actividad en la organización como por ejemplo: (marketing, finanzas o
abastecimiento, etc.) conduce un grupo de personas que desarrollan un conjunto de
actividades relacionadas a esa actividad. Puede usted relacionarlo con el tipo de
administradores de nivel medio que ya hemos caracterizado.
 administradores generales, nos referimos a aquella persona o unidad de trabajo que
es responsable por la totalidad de las actividades que se desarrollan en la
organización o en la sucursal o división. Por esta razón se lo asimila a la definición
 dada de administradores de nivel superior, ya que su ámbito de competencia es la
totalidad de la organización que se encuentre a su cargo, lo que determina que deba
trabajar con una alta heterogeneidad de funciones y problemáticas a atender
(marketing, finanzas, abastecimiento, etc.).

3. Los roles de los administradores de las Organizaciones

Anteriormente, considerábamos a los administradores como aquellas personas encargadas de

planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de una organización. Pero, en realidad,
todo administrador interesado en desarrollar esas fases del proceso, debe asumir muchos
papeles para lograr que la organización alcance sus objetivos; es decir, se espera que los
administradores tengan determinadas conductas dentro de la unidad funcional y esto es lo
que se denomina roles.

A fines de la década del sesenta, el profesor y autor Henry Mintzberg realizó una investigación
detallando las actividades de cinco administradores que abarcaban todos los niveles y clases.
Concluyó que los administradores tienen relaciones interpersonales con sus subordinados,
colegas y superiores, quienes a su vez le suministran la información que necesitan para la toma
de decisiones. Teniendo en cuenta este comportamiento, Mintzberg define 10 roles diferentes,
pero muy relacionados entre sí, que conforman tres grandes grupos, a saber:

Roles interpersonales
El administrador desempeña funciones como cabeza visible de la organización, al
contar con la autoridad formal. Por ello se transforma en un jefe simbólico. De esta
Figura directiva forma, estará obligado a cumplir con varias obligaciones de carácter jurídico o social
y deberá suscribir documentos leales, atender a representantes de la comunidad,
atender visitas o agasajar a los clientes.
A demás de dirigir a sus subordinados, deberá contratar, capacitar, motivar y
disciplinar a sus empleados. De esta manera, crea el clima que prevalecerá en la
Líder organización, estableciendo las relaciones interpersonales entre el nivel directivo y
los subordinados.
Se refiere a las relaciones o contactos que entabla el gerente con personas o grupos
que se encuentran fuera de la organización. Se alude al desarrollo y mantenimiento
de una red de contactos e información con personas o grupos que son externos a la
Enlace organización. Estas relaciones le proveen apoyo o cooperación para ciertas
propuestas y la información externa que resulte necesario.
 Roles informativos
Monitor o Seguimiento
Difusor o Divulgador
Vocero
Los administradores buscan permanentemente información útil tanto
dentro como fuera de la organización, para comprender o conocer todos
los sucesos internos o externos a ella (leen revistas, charlan con otras
personas, etc.). De esta forma, a través del análisis de la información,
puede conocer y evaluar las ideas y tendencias y, a la vez, detectar y
evaluar las presiones externas. La obtención de la información puede
alcanzarse de manera formal o informal.
Para que los subordinados puedan realizar su trabajo en forma eficiente, el
administrador debe hacer que el mismo reciba toda la información
necesaria. Es por ello que deberá difundir la información interna y externa
recibida, ya sea de la manera más “objetiva” posible, o bien, transmitiendo
el resultado de las interpretaciones o análisis que haya realizado.
Este rol lo cumplen cuando transmiten información desde la organización
hacia su entorno. Por ejemplo, a clientes, contratistas, funcionarios, etc.

Roles informativos
Los administradores inician nuevos proyectos con el fin de
mejorar el desempeño de la organización. En este sentido,
Emprendedor buscan oportunidades en el contexto o en la misma
organización, para iniciar nuevos proyectos o
emprendimientos.
En las organizaciones es muy frecuente que se presentan
problemas y se espera que sean los administradores quienes
Manejo de contratiempos emprendan las debidas acciones correctivas. Es por ello que
éstos actúan frente a los conflictos que se deben resolver y
frente a crisis o perturbaciones importantes o inesperadas.
Los administradores deben asignar los recursos necesarios
para lograr los diferentes objetivos organizacionales y, como
estos recursos son limitados, deben dar prioridad a esos
Asignación de recursos objetivos, supervisar y evaluar cómo se asignan esos
recursos. Ejemplo (intervenir en la elaboración de
presupuestos, programar o planificar el trabajo de los
empleados, asignar partidas financieras, etc.).
Los administradores emplean gran parte de su tiempo para
negociar. A veces lo hacen con organizaciones externas -
proveedores, grupos de interés, etc.-, pero también se
negocia dentro de la misma organización. Un ejemplo de
esto último suele tener lugar cuando se presentan objetivos
Negociar contrapuestos entre departamentos. Si llegaran a surgir
conflictos en estas negociaciones, se espera que los
administradores también asuman un rol de mediador para
solucionar el problema.

Las cuatro funciones básicas de los administradores. Estas, permiten definir claramente la gran
cantidad de actividades que tiene un administrador y los roles simplemente representan
una clasificación más compleja y detallada de las tareas gerenciales pero que, a su vez, pueden
reagruparse en esas cuatro funciones básicas.
4. Habilidades de un administrador

A continuación, le proponemos incursionar en las habilidades que deberá reunir el

administrador según el nivel de la organización en el que se encuentre. En la Figura Nº 3 se
presenta gráficamente la relación entre las habilidades del administrador y el nivel de la
organización.

Como podemos ver hasta el momento, las actividades de un administrador son variadas y
complejas. A su vez decíamos que, para poder desarrollarlas correctamente, es necesario que
posea ciertas habilidades.

En relación con lo anterior, se distinguen tres tipos de habilidades o destrezas, a

saber: técnicas, humanas y conceptuales.

En párrafos preliminares decíamos que la importancia relativa de esas habilidades varía de

acuerdo al nivel que ocupe el administrador en la organización. Por lo tanto, a medida que el
gerente o administrador se ubique en niveles más altos de la organización disminuirá la
necesidad de poseer habilidades técnicas, pero deberá poseer mayor destreza conceptual y
viceversa.

Finalmente, es interesante considerar como la dinámica que presentan hoy en día las
organizaciones obligan a los administradores a mejorar constantemente sus habilidades.