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INDICE

2.4 ETAPA DE ESTUDIO ESPECÍFICO: ÁREA DISTRIBUCIÓN Y


VENTAS..............................................................................................................................3
2.4.1. Identidad: Conocimiento General de la Unidad...................................3
2.4.2. Organigrama departamento de administración y ventas...............8
2.4.3. Índice de papeles de trabajo..........................................................................9
2.4.4. Memorandum de planificacion....................................................................12
2.4.5. Programa de auditoría operativa: ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y
VENTAS..................................................................................................................................20
2.4.6. Papeles de trabajo principales y complementarios........................22
2.4.7. Comunicación de las desviaciones u observaciones.......................40
2.4.8. Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones......46
2.4 ETAPA DE ESTUDIO ESPECÍFICO:
ÁREA DISTRIBUCIÓN Y VENTAS

2.4.1. Identidad: Conocimiento General de la Unidad


Como resultado del crecimiento de nuestros volúmenes y los requerimientos
de capacidades en la red logística de la empresa, durante el año, se
reubicaron y expandieron tres nuevos centros de distribución:

 Centro de distribución de Cajamarca (ubicado a 11 km de la ciudad de


Cajamarca en la vía que va al distrito de Jesús): el proyecto incluyó la
construcción de un almacén de productos terminados de 1,400 m2 con
capacidad para 140,000 cajas y un techo de carga y descarga de 860 m 2.
Asimismo, se construyeron oficinas en dos pisos con un área total de 700
m2, todo sobre un terreno total de 15,000 m 2, el cual nos permitirá afrontar
expansiones futuras. El nuevo CD cuenta con una planta de tratamiento de
agua residual con la finalidad de procesar hasta 8 m 3 diarios de efluentes
provenientes de los servicios higiénicos para el lavado de camiones y
regadío. Igualmente, la iluminación está diseñada con tecnología LED, que
reduce el consumo de energía en 50%. La inversión total fue de S/.
9,595,377.

 Centro de distribución de Nazca (ubicado en el Km 447 de la carretera


Panamericana Sur): el plan incluye la construcción de un almacén de
producto terminado de 600 m2 con capacidad para 60,000 cajas y un techo
de carga y descarga de 360 m2, todo sobre un terreno total de 7,000 m 2,
área pensada para soportar futuras expansiones. Al mismo tiempo, se
construyeron oficinas en 2 pisos con un área total de 360 m2. Al igual que el
CD de Cajamarca, el nuevo CD cuenta con una planta de tratamiento de
agua residual con la finalidad de reciclar y reutilizar el agua con capacidad
para procesar 7 m3 diarios, cuenta con iluminación LED, con sensores de
movimiento e intensidad para regular la luz, así como con un techo de
oficinas sembrado con césped para reducir la temperatura y el uso de
equipos de aire acondicionado. La inversión total del proyecto fue de S/.
6,739,952.
 Centro de distribución de Satipo (ubicado en el distrito de Río Negro en la
avenida Alameda Marginal norte #1592): el proyecto incluye la construcción
de un almacén de productos terminados de 450 m2 con capacidad para
45,000 cajas, con un techo de carga y descarga de 300 m2. De igual forma,
se construyeron oficinas en 2 pisos con un área total de 360 m2, todo sobre
un terreno total de 13,000 m2, área que de igual modo nos permitirá
soportar el crecimiento a largo plazo. El concepto de recuperación de
aguas residuales también se implementó en este CD con una planta de
tratamiento de agua residual capaz de procesar hasta 7 m3 diarios de
efluentes garantizando así el abastecimiento de agua para el lavado de
camiones, así como también con la iluminación con tecnología LED. La
inversión total fue de S/. 6,101,867.

Adicionalmente, continuamos con la expansión de nuestra capacidad operativa


a nivel nacional, principalmente en el norte del país y en Lima. Las principales
inversiones fueron:

 Ampliación del almacén de productos terminados de la Planta Ate en 8,600


m2 incluyendo 15,000 m2 de losa para almacén de envases y tránsito de
montacargas. Asimismo, alineado a nuestra prioridad estratégica de
reducción del consumo de energía, esta obra se implementó con luminarias
LED al 100%. Con esta inversión se incrementó en 860,000 cajas la
capacidad de almacenamiento de producto terminado, lo que representa un
incremento del 30% de capacidad de almacenamiento de producto
terminado. El monto invertido fue de S/. 10’038,000.

 Ampliación del almacén de producto terminado en CD Piura, construyendo


un nuevo hangar de 1,650 m2, ampliando la capacidad de almacenamiento
de producto terminado en 165,000 cajas. Además, se construyó un techo
de carga y descarga de 825 m2. La inversión total ascendió a S/. 2’860,000.

 Ampliación de la losa de almacenamiento de envases vacíos en la Planta


Motupe en 6,000 m2 lo cual nos permite incrementar la capacidad en
720,000 cajas. El financiamiento total ascendió a S/. 1’319,819.
 Ampliación de las áreas de carga y descarga en el CD de Trujillo con un
nuevo techo de 1,225 m2 pasando de 4 a 6 posiciones, lo cual permitirá
incrementar la productividad de atención de 64 transportes programados
por día (T1,T2 y T3). El monto invertido fue de S/. 1’281,212.

Asimismo, para darle la mayor fluidez a sus operaciones, la empresa, continua


el proceso de renovación de nuestros equipos de manipuleo de pallets
(montacargas) diseñados para obtener una mayor productividad y menor
consumo de combustible reduciendo a la vez las emisiones de CO 2 al medio
ambiente. Adicionalmente adquirió un total de 52 unidades con una inversión
total de S/. 7’861,528.

Nuevo hangar en almacén de

Nuevo CD Nazca
POLÍTICAS DE DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS

 Existencia de un listado de precios del producto para la venta, el cual lo


autoriza el Gerente de Ventas.

 Establecer canales de distribución, en los municipios y departamentos


para poder extender el mercado de consumidores.

 El Gerente de Ventas es la única persona encargada de autorizar


créditos.

 Los vendedores ruteros, efectúan estrictamente ventas al contado en


cada una de las rutas asignadas por el Gerente de Ventas.

 Para otorgar créditos a clientes nuevos, es necesario que efectúen dos


compras al contado, y a la tercera compra es otorgado el crédito por el
Jefe de Ventas, con previo análisis del perfil del cliente.

 Se establecen devoluciones de productos cuando sufran un


desperfecto en su empaque, accidente en su traslado, o por fecha de
vencimiento muy cercanas.

 El encargado de bodega tiene que entregar un informe de existencia


diaria al departamento de facturación.

 Efectuar un inventario físico,por lo menos una vez a la semana,


verificando
con el sistema computarizado.
 Las transacciones correspondientes a entradas y salidas de productos
deberán ser efectuados en los formularios preimpresos; y dichas
operaciones autorizadas por el encargado de bodega.

 Cada devolución de producto debe ser autorizada por el encargado de


bodega, así como especificar su procedencia (rotura, mal empacado,
etc.)

2.4.2. Organigrama departamento de administración y ventas


2.4.3. Índice de papeles de trabajo
AUDITORÍA OPERACIONAL DE DISTRIBUCIÓN Y Gaveglio
VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON Aparicio y
S.A.A. Asociados
INDICE DE PAPELES DE TRABAJO Sociedad
Civil de
Responsabili
dad Limitada
REF. CONTENIDO HECHO POR

ACTIVIDADES PREVIAS AL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

B-1 Memorándum de Planificación


B-2 Cédula de Marcas de Auditoría, Requisición de Materiales y otros.

FASE I : FAMILIARIZACIÓN
BB Cédula Sumaria de Recopilación de Información
BB-1 Calendario de Entrevistas
BB-2 Entrevistas
FASE II: INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS

BC Programa de Auditoría Operativa


B Cédula Matriz -Estado de Resultados
Cédulas Complementarias
BC-1 Cédula Sumaria
BC-2 Estructura Organizativa del Área de Distribución y Ventas
BC-3 Organigrama
BC-4 Flujograma del Proceso de Distribución y Ventas
BC-5 Cuestionarios de Evaluación de Control Interno
FASE III: DIAGNÓSTICO
BD Sumaria Diagnóstico y Recomendaciones
BD-1 Cédula Resumen – Deficiencias del Control Interno
BD-2 Cédula de Análisis de Riesgos
BD-3 Cédula centralizadora de Hallazgos (Estructura y Organización).
BD-4 Cédula centralizadora de Hallazgos (Reparto de Productos a Clientes).
BD-5 Cédula centralizadora de Hallazgos (Manuales de Procedimientos).
FASE III: INFORME
Comunicación de Resultados
Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones
Seguimiento de Recomendaciones.

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de


Responsabilidad Limitada
AUDITORES INDEPENDIENTES

Dirección: Calle Arias y Araguez N° 373, Tacna


teléfono: 51-52-244448
Fax: 51-52-244448

Tacna, 20 de Abril de 2016

Sr. Fernando Zavala

Lombardi
Gerente General de Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A.
Presente
Estimado Sr:

Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es


confirmar el convenio para realizar la auditoria operativa al área de Distribución
y Ventas de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015.

La auditoría será aplicada al área de distribución y ventas. El objetivo de


nuestra auditoria es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía.
Además emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las
respectivas recomendaciones.

La auditoría se realizara en relación con las normas de auditoria generalmente


aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no
absoluta sobre el control interno de la empresa.

Al finalizar la auditoría, se emitirá un informe dirigido a los directivos de las


áreas involucradas el cual contendrá los hallazgos y sus respectivas
recomendaciones que permitirá mejorar la gestión de las áreas auditadas
dentro de la empresa. En nuestro informe sobre el área de inventarios y
almacenamiento, esperamos proporcionarle aspectos referentes a
cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de control interno que
sean detectados por nuestro equipo como una forma de mejorar la gestión
directiva.

Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos


pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra
información que se requiera en relación con nuestra auditoría.

Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su


comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría del área de
inventarios y almacenamiento.

Juan Carlos Coronado


Auditor Supervisor
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil
de Responsabilidad Limitada

2.4.4. Memorandum de planificacion

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS Gaveglio Aparicio y Asociados
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Sociedad Civil de Responsabilidad
MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PT# B-1 Fecha:

Tiempo Previsto 5 Horas Hecho por: MFP 20-04-2016

Revisado por: JCC 30-04-2016

INTRODUCCIÓN:

Este memorándum se elabora como parte de la planificación de la auditoría operacional al área de


distribución y ventas en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., como una
forma de clarificar las actividades que se deberán realizar, los responsables, tiempos, áreas específicas a
evaluar, información a recopilar y otros aspectos relevantes.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA:

En su calidad de evaluador objetivos, crítico y constructivo, de los aspectos relacionados con el negocio de
las empresas, el Contador Público y Auditor cumple un papel importante para el alcance de los siguientes
objetivos:

▪ Medir el grado de eficiencia y eficacia de la empresa contenidas en los procesos de


distribución y ventas.
▪ Optimizar los recursos del Departamento de Distribución y Ventas.
▪ Verificar el cumplimiento de las políticas que regulan los procesos operacionales que se
ejecutan en el Departamento de Distribución y Ventas.
▪ Revisar las estrategias de venta, canales de distribución, para lograr eficiencia en las ventas.
▪ Verificar las causas de devoluciones de productos por parte de clientes, y establecer la
frecuencia de las mismas.
Verificar las bonificaciones de productos a clientes de acuerdo a promociones existentes

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA


DE
DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Civil de Responsabilidad Limitada
MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre


de 2015
Auditor Mayra Flores Pongo PT# B-1 Fecha:
Responsable
Tiempo Previsto 6 Horas Hecho por: MFP 20-04-2016
Revisado por: JCC 30-01-2016
INFORMACIÓN BÁSICA PARA LA AUDITORÍA:
a) PUESTOS CLAVE DE LA EMPRESA
▪ Gerente General y Representante Legal : Fernando Zavala Lombardi
▪ Contador General : Marcial Zumarán Hurtado
▪ Gerente de Ventas : Luis Eduardo García Rosell Artola
▪ Gerente de Distribución: : Augusto Rizo Patrón Bazo

b) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
▪ Inicio de trabajo de campo 2 de Mayo del 2016
▪ Terminación del trabajo de campo 12 de Mayo del 2016
▪ Entrega del informe de auditoría 26 de Mayo del 2016

c) GENERALIDADES Y OPERACIONES:
La empresa forma parte del grupo económico SABMiller, cuya actividad principal es la
fabricación de cerveza.; fue fundada en el año de 1955; tiene personería jurídica (Sociedad
Anónima Abierta); su planta principal se encuentra ubicada en Arequipa. Para el registro de
sus ingresos, utiliza el método de lo devengado.

El departamento de ventas, para tener un mayor campo de acción, clasifica a su personal


en: Vendedores mayoristas, departamentales, promocionales y distribuidores.

d) CONTROL INTERNO:
La empresa tiene establecidos distintos controles para sus actividades de distribución y
venta. El control interno será evaluado para verificar cualquier desviación a las políticas o
criterios en coherencia con las operaciones de gestión inventarios y su almacenamiento de
mercaderías.
TRABAJO A REALIZAR:
El trabajo de auditoría en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston
S.A.A. se apoyará en la metodología de auditoría operacional, papeles de trabajo, guías de
revisión, cuestionarios y entrevistas. Se solicitará y evaluará lo siguiente:

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados
Sociedad Civil de Responsabilidad
MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PT# B-1 Fecha:

Tiempo Previsto 6 Horas Hecho por: MFP 20-01-2016

Revisado por: JCC 30-01-2016


▪ Conocer la estructura organizativa del Departamento de Distribución y Ventas.
▪ Evaluación de controles de entradas y salidas de productos en Bodega de Distribución.
▪ Reportes: Se verificarán los reportes de ventas.
▪ Para el caso de las devoluciones se procederá a revisar las notas de crédito para
establecer la procedencia de las mismas y corroborarlo contra el reporte de devoluciones
de acuerdo al sistema.
▪ Revisión del manual de políticas y estrategias del departamento de ventas.
INFORME A PRESENTAR:
Como resultado de la auditoría se presentará un informe escrito dirigido al Gerente General y
personal involucrado, el cual incluirá los hallazgos, recomendaciones y comentarios pertinentes
que sean útiles para mejorar la gestión de los inventarios y almacenamiento de mercaderías
dentro de la empresa.
EQUIPO RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA:
El trabajo tanto de campo como de gabinete, incluyendo todas y cada una de sus fases, estará a
cargo de un equipo de auditores que realizará todas las actividades incluidas en la metodología,
clasificará y analizará la información; elaborará los papeles de trabajo necesarios, y presentará el
informe de los principales hallazgos de la auditoría. El equipo está conformado de la siguiente
forma:
NOMBRE CARGO REFERENCIA
Juan Carlos Coronado AUDITOR SUPERVISOR JCC
Karina Aduviri Feliciano AUDITOR SUPERVISOR KAF
Mayra Flores Pongo AUDITOR MFP
Jenifer Chambe Vincha AUDITOR JCV
Jhoan Crispin Torres AUDITOR JCT
Eduardo Huanca Caceres AUDITOR EHC
Lia Mejia Cohaila AUDITOR LMC
David Rojas Jimenez AUDITOR DRJ

Tacna, 20 de Mayo 2016.

ALCANCE Y PRESUPUESTO DE HORAS

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BB Fecha:

Tiempo Previsto 4 Horas Hecho por: MFP 20-04-2016

Revisado por: KAF 30-04-2016

ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Para la presente auditoría, el alcance está definido de tal forma que incluya la evaluación de los
controles internos administrativos relativos a el departamento de Distribución y Ventas.

PLANIFICACION ESPECÍFICA
PRESUPUESTO DE HORAS
HORAS PRESUPUESTADAS
ACTIVIDADES
1.- Detalle de actividades a realizar
3
2.- Programación
3
3.- Evaluación del control interno de producción
10
4.- Aplicación de técnicas y procedimientos, elaboración
de papeles de trabajo, hallazgos de auditoria e 132
indicadores de gestión
5.- Comunicación de resultados
12

TOTAL HORAS 160

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados
Sociedad Civil de Responsabilidad
MATERIALES A UTILIZAR
Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BB Fecha:

Tiempo Previsto 4 Horas Hecho por: MFP 20-04-2016

Revisado por: KAF 30-04-2016


MATERIALES
Para realizar la presente auditoria de gestión al área de Distribución y Ventas en la empresa
Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se va a requerir de los siguientes
equipos y materiales.
UTILIES DE OFICINA

 2 lapiceros azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo
 2 portaminas
 1 resma de papel bond tamaño A4
 3 borradores
 3 correctores
 3 resaltadores
 3 archivadores
 2 juegos de separadores
 1 perforadora

EQUIPOS DE COMPUTACION
 2 Laptops
 2 impresoras laser

EQUIPO DE OFICINA
 Cámara filmadora y fotos.

ELABORADO POR: MAYRA FLORES


PONGO
REVISADO POR: KARINA ADUVIRI
FELICIANO

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados
Sociedad Civil de Responsabilidad
CÉDULA DE MARCAS
Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Lia Mejia Cohaila PTT: B-2 Fecha:

Hecho por: LMC 20-04-2016

Revisado por: JCC 30-04-2016


DESCRIPCIÓNMARCA

ELABORADO POR: LIA MEJIA


COHAILA

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
Gaveglio Aparicio y Asociados
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
Sociedad Civil de Responsabilidad
ENTREVISTA AL GERENTE GENEAL
Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Lia Mejia Cohaila PTT: BB-2 Fecha:

Tiempo Previsto 4 Horas Hecho por: LMC 03-05-2016

Nombre del entrevistado: Revisado por: KAF 03-05-2016


1 ¿Cuáles son las principales funciones que realiza?
 Representar a la empresa en todo tipo de transacción, ante la Administración tributaria, y
ante cualquier entidad privada, contraer y suscribir obligaciones.
 Generalmente planificar, coordinar y dirigir el rumbo de la empresa, conjuntamente con
todos los departamentos.
 Su principal meta es hacer expandir la empresa y ubicarse como empresa líder en la
Distribución de Café soluble. Es directamente responsable de la implementación de
políticas de control y procedimientos operacionales.

Firma del Entrevistado


Auditor

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
Gaveglio Aparicio y Asociados
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
Sociedad Civil de Responsabilidad
ENTREVISTA A GERENTE DE DISTRIBUCIÓN Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BB-2 Fecha:

Tiempo Previsto 4 Horas Hecho por: MFP 03-05-2016

Nombre del entrevistado: Revisado por: JCC 03-05-2016

2 ¿Cuáles son las principales funciones que realiza?


 Apoyar en la preparación de inventarios mensuales y anuales, con participación de
auditoria externa.
 Coordinar semanalmente inventario físico de productos para la venta y revisión de los
mismos.
 Coordinar despacho de productos a clientes departamentales y metropolitanos, así como
a vendedores ruteros y promocionales.
 Preparar cuadro de existencias de productos al Gerente de Ventas.
 Revisar el registro de transacciones entradas y salidas de productos.
 Revisar la procedencia de notas de devolución por parte de los clientes.
3 ¿Cuál es el procedimiento de recepción de productos para la venta?
 Diariamente el departamento de producción debe pasar los productos listos para la venta
a
 Bodega de Distribución.
 Se efectúa conteo físicamente de los productos y condiciones de entrega por un delegado
de producción y un delegado de Bodega de Distribución.
 Elaboración de Envíos de producción en formatos pre impresos y autorizado por Jefe de
producción.
 Ingreso al sistema computarizado de la entrada de productos.
 Ubicación de productos dentro de la bodega de distribución.

Firma del Entrevistado Auditor

2.4.5. Programa de auditoría operativa: ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y


VENTAS

3 AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados
Sociedad Civil de Responsabilidad
PROGRAMA DE AUDITORÍA Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BC Fecha:


Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto 17 Horas Hecho por: MFP/ 20-05-2016
LMC
Revisado por: JCC 30-05-2016

N° DETALLE REF.PT HECHO POR FECHA OBSERVACI


ONES
1 OBJETIVOS MFP
Medir el grado de eficiencia y
eficacia de las políticas de la
empresa contenidas en los
procesos de distribución y
ventas.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
1 Verificar el cumplimiento de las BC-1 LMC 20/05/16
políticas que regulan los
procesos operacionales que
ejecutan en el Área de
Distribución y Ventas.
2 Revisar las estrategias de venta, BC-4 MFP 20/05/16
canales de distribución, para
lograr la eficiencia en las ventas.

PROCEDIMIENTOS
SUSTANTIVOS
3 Recopile la información básica BC-2 MFP 20/05/16 Se tienen
referida al área de distribución y deficiencias debido
ventas, clasifíquela y al volumen de
referénciela. devoluciones
4 Establezca comunicación con MFP 21/05/16
los funcionarios responsables de
las áreas.
5 Analice la estructura BC-3 LMC
organizativa del Departamento 20/05/16
de distribución y ventas.
6 Elabore cuestionarios de control BC-5 MFP 20/05/16 No se tiene
interno, con los empleados manuales de
responsables. procedimientos
actualizados
7 Evalúe posibles hallazgos de LMC 21/05/16
Auditoría Operacional
detectados.

REVISADO POR: Juan Carlos Coronado


TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 23 HORAS
FECHA DE FINALIZACIÓN: 15-02-2016

2.4.6. Papeles de trabajo principales y complementarios

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA


DE
DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS Gaveglio Aparicio y Asociados
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Sociedad Civil de Responsabilidad
CEDULA MATRIZ Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Lia Mejia Cohaila PT# B Fecha:

Tiempo Previsto 2 Horas Hecho por: LMC 20-05-2016

Revisado por: KAF 30-05-2016


CUENTA SALDOS REF. APT.S AJUSTE Y/O RECLASIFICACIO SALDOS
AL DEBE N AUDITORIA
31/12/15 Y/O HABER 31/12/2015
Ingresos de actividades
3,947,443 3,947,443
ordinarias
Costo de Ventas
(1,073,950) (1,073,950)

Ganancia (Pérdida) Bruta


2,873,493 2,873,493

Gastos de Ventas y
(1,076,372 (1,076,372
Distribución
Gastos de Administración
(481,167) (481,167)
Ganancia (Pérdida) de la baja
en Activos Financieros - -
medidos al Costo Amortizado
Otros Ingresos Operativos 196,393 196,393
Otros Gastos Operativos (42,723) (42,723)
Otras ganancias (pérdidas) - -
Ganancia (Pérdida) por
1,469,624 1,469,624
actividades de operación
Ingresos Financieros
4,460 4,460

Gastos Financieros (34,834) (34,834)


Diferencias de Cambio neto (26,151) (26,151)

Otros ingresos (gastos) de las 182,822 182,822


subsidiarias, negocios
conjuntos y asociadas
Ganancias (Pérdidas) que
surgen de la Diferencia entre
el Valor Libro Anterior y el
- -
Valor Justo de Activos
Financieros Reclasificados
Medidos a Valor Razonable
Diferencia entre el importe en
libros de los activos
- -
distribuidos y el importe en
libros del dividendo a pagar
Resultado antes de Impuesto 1,595,921 1,595,921
a las Ganancias
Gasto por Impuesto a las (415,153) (415,153)
Ganancias
Ganancia (Pérdida) Neta de 1,180,768 1,180,768
Operaciones Continuadas
Ganancia (pérdida)
procedente de operaciones
- -
discontinuadas, neta del
impuesto a las ganancias
Ganancia (Pérdida) Neta del
Ejercicio 1,180,768 1,180,768
LIA MEJIA COHAILA KARINA ADUVIRI
FELICIANO
AUDITOR SUPERVISOR

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA


DE
DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS Gaveglio Aparicio y Asociados
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. dad Civil de Responsabilidad Limitada
CEDULA SUMARIA Socie

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Lia Mejia Cohaila PT# BC-1 Fecha:

Tiempo Previsto 6 Horas Hecho por: LMC 30-04-2016

Revisado por: KAF 05-05-2016


SALDOS
GASTOS DE DISTRIBUCIOANL 3 SALDOS AL ASIENT USSTEDE
ASIENTO
AJU STE HABER
RECLASIFICACIO RECLASIFICACIO SALDOS A
VENTA Y 1/12/14 31/12/15OS DE AJ AUDITAR
DEBE HABER 2015
(Reestruct

Variación de
Saldos de productos
terminados - - -

Consumo de
materia primas e
- - -
insumos
Consto de - - -
ventas d e mercaderías
Gastos de 230,381 239,625 239,625
personal
Servicios
prestados por terceros 732,563 740,210 740,210

Tributos 49,813 24,322 24,322


Depreciación 35,498 36,223 36,223
Amortización - - -
Cargas de gestión 23,633 24,403 24,403
diversas
Estimación as de dudosa
de cuent 6,062 4,917 4,917
cobranza
Otros 9,846 6,672 6,672
Desvalorizaci entarios
1,492 - -
ón de inv
Otros costos - -
de ventas -
Ingreso por subproductos

venta de - - -

TOTAL 1,089.08 1,076.372 1,076.37

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON Gaveglio Aparicio y
S.A.A. Asociados Sociedad Civil de
CEDULA SUMARIA Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de


Diciembre de 2015
Auditor Lia Mejia Cohaila PT# B Fech
Responsable BC-1 a:
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-2016
Previsto LMC
Revisado K 30-04-2016
por: KAF

FUENTE:
- Tomado del Estado de Resultados del año anterior y actual.
- Tomado de las notas a los Estados Financieros
- Sumado
LABOR REALIZADA:
En este componente se ha tomado la información detallada que en el Estado
de Resultados
CONCLUSION:
Luego del examen del Componente Distribución y ventas, no se encontró alguna
evidencia significativa que muestre fraude.

LIA MEJIA COHAILA KARINA ADUVIRI


FELICIANO
AUDITOR
SUPERVISOR
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE
DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON Gaveglio Aparicio y
S.A.A. Asociados Sociedad Civil de
CEDULA ANALITICA-GASTOS DE Responsabilidad Limitada
PERSONAL
Período del 01 – Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor Lia Mejia Cohaila PT# B Fecha:
Responsable BCC-
1
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-2016
Previsto LMC
Revisado K 30-04-2016
por: KAF
GASTOS DE SALDOS AL SALDO
PERSONAL 31/12/15 AJUSTES FINAL OBSERVACIONES
DEBE HABER
SUELDOS Y
SALARIOS 213,048 213,048
CONTRIBUCIONES
SOCIALES 19,639 19,639
GRATIFICACIONES 49,714 49,714

COMPENSACION
POR TIEMPO DE 23,018 23,018
SERVICIOS
PARTICIPACION
DE LOS 161,384 161,384
TRABAJADORE
S
VACACIONES 3,959 3,959

OPCIONES DE
ACCIONES
4,465 4,465
OTORGADAS A
EJECUTIVOS
OTROS
BENEFICIOS 62,351 62,351
TOTAL 537,578 537,578
RUBRO: GASTOS DE PERSONAL
HectolitrosValor por año31/12/2015
SEGMENTOS MARCAS
1.000.000230.000
200.0032.000
ECONOMY Pilsen Trujillo
MAINSTREAM Cristal Barena, Arequipeña, San

UPPER MAINSTREAN PREMIUM SUPER PREMIUM AGUAS


CERVEZA
GASEOSAS MALTAS
Juan
Pilsen Callao 300.00 41.000
Cuzqueña 1.000.000 260.00
Guarana Backus, Viva y Agua Tonica Backus
200.00 33.438
Maltin Power
Miller y Peroni 500.00 110.000
OTRAS BEBIDAS 400.00 50.060
San Mateo y Cristalina 2.000.000
200.00 537.578
41.080

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON Gaveglio Aparicio y
S.A.A. Asociados Sociedad Civil de
CEDULA ANALITICA-GASTOS Responsabilidad Limitada
DE PERSONAL
Período del 01 – Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor Lia Mejia Cohaila PT# B Fech
Responsable BCC- a:
1
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-2016
Previsto LMC
Revisado K 30-04-2016
por: KAF
FUENTE:
- Tomado del Estado de Resultados del año actual.
- Tomado de las notas a los Estados Financieros
- Sumado
LABOR REALIZADA:
En este Rubro se ha tomado la información detallada que en el Estado de
Resultados y datos de producción anual de la empresa
CONCLUSION:
Luego del examen al rubro Gastos de personal, no se encontró alguna evidencia
significativa que muestre fraude.

LIA MEJIA COHAILA KARINA ADUVIRI


FELICIANO
AUDITOR
SUPERVISOR

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON Gaveglio Aparicio y
S.A.A. Asociados Sociedad Civil de
CEDULA ANALITICA-SERVICIOS Responsabilidad Limitada
PRESTADOS POR TERCEROS
Período del 01 – Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor Lia Mejia Cohaila PT# B Fech
Responsable BCC- a:
2
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-2016
Previsto LMC
Revisado K 30-04-2016
por: KAF
SERVICIOS
SALDOS AL SALDO OBSERVACION
PRESTADOS AJUSTES
31/12/15 FINAL ES
POR TERCEROS
DEBE HABER
OTROS 20,471 20,471
ENERGIA Y
AGUA 2,598 2,598
MANTENIEMIEN
TO 18,718 18,718

RELACIONES
PUBLICAS Y 316,402 316,402
PUBLICIDAD
FLETES 380,794 380,794
HONORARIOS 1,227 1,227
TOTAL 740,210 740,21

RUBRO: GASTOS Hectolitros Valor


SEGMENTOS MARCAS
DE PERSONAL por año 31/12/2015
ECONOMY Pilsen Trujillo 1.000.000 210.000
MAINSTREAM Cristal Barena, Arequipeña, San Juan 200.00 32.000
UPPER
MAINSTREAN Pilsen Callao 300.00 41.000
CERVEZA
PREMIUM Cuzqueña 1.000.000 250.000
SUPER
PREMIUM Miller y Peroni 500.00 73.000
AGUAS San Mateo y Cristalina 200.00 46.070
Guarana Backus, Viva y Agua Tonica
OTRAS BEBIDAS GASEOSAS Backus 200.00 28.100
MALTAS Maltin Power 400.00 60.040
TOTA
L 2.000.000 740.210

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS Gaveglio Aparicio y
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON Asociados Sociedad Civil de
S.A.A. Responsabilidad Limitada
CEDULA ANALITICA-SERVICIOS
PRESTADOS POR TERCEROS
Período del 01 – Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor Lia Mejia Cohaila PT# B Fech
Responsable BCC- a:
2
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-2016
Previsto LMC
Revisado K 30-04-2016
por: KAF

FUENTE:
- Tomado del Estado de Resultados del año actual y datos de la producción
anual de la empresa
- Tomado de las notas a los Estados Financieros
- Sumado
LABOR REALIZADA:
En este Rubro se ha tomado la información detallada en el Estado de
Resultados
CONCLUSION:
Luego del examen del al rubro Servicios Prestados por terceros, no se encontró
alguna evidencia significativa que muestre fraude.

LIA MEJIA COHAILA KARINA ADUVIRI


FELICIANO
AUDITOR SUPERVISOR

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE Gaveglio Aparicio y


DISTRIBUCION Y VENTAS Asociados Sociedad Civil de
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS Responsabilidad Limitada
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON
S.A.A.
OBJETIVOS DEPARTAMENTO DE
DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
Período del 01 – Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor Lia Mejia Cohaila PT# B Fech
Responsable BC-2 a:
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-2016
Previsto LMC
Revisado K 30-04-2016
por: KAF

1
Objetivo General

 Colocar a la empresa Backus, en una posición de liderazgo a través de sus


productos de calidad, precios ofertados al consumidor, etc.

2
Objetivos específicos.

 Contar con una adecuada ruta de mercado.


 Mantener la armonía entre la fuerza de ventas, para lograr metas trazadas.
 Optimizar al máximo cada uno de los recursos humanos para poder cubrir los
canales de Distribución y ventas.
 Lograr la meta planteada por el departamento de ventas, de acuerdo con el
presupuesto aprobado.

AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO JUAN
CARLOS CORONADO

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE Gaveglio Aparicio y


DISTRIBUCION Y VENTAS Asociados Sociedad Civil de
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS Responsabilidad Limitada
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON
S.A.A.

1 Fuente: Memoria Anual 2015, adjunto al CD del trabajo final.

2 Fuente: Memoria Anual 2015, adjunto al CD del trabajo final


CÉDULA NARRATIVA CANALES DE
DISTRIBUCIÓN
Período del 01 – Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor Mayra Flores PT# B Fech
Responsable Pongo BC-2 a:
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-2016
Previsto MFP
Revisado K 30-04-2016
por: KAF

Durante el ejercicio orientamos nuestras estrategias Route to Market, ruta al mercado,


hacia un mejor desempeño con los clientes, a través de la red de centros de distribución
en el ámbito nacional operados por nuestros socios comerciales.

En la gestión de nuestros almacenes, pusimos especial énfasis en las estrategias


orientadas a obtener mejoras en el control, así como el incremento de la productividad:

 Alcanzando un récord de despacho de camiones en todos los almacenes de las


plantas de producción (APT), siendo el caso más notable el de APT Ate,
despachándose el 18 de diciembre 340 camiones entre transporte primario y
reparto, lo que equivale a 614,000 cajas en tan solo un día.
 Garantizando el nivel de existencias requerido en la gestión de la cadena de
suministros para la temporada pico de ventas, logrando mantener los regímenes
de producción y entregas a la red de distribución de manera oportuna y de
acuerdo a lo planificado.
 Con relación a las inversiones en infraestructura de distribución, seguimos
impulsando el proceso de renovación de unidades del tipo montacargas,
interesados en complementar el sistema de carga lateral de nuestros camiones,
así como aumentar su capacidad de uno a dos pallets por cada movimiento,
reduciendo los tiempos de carga y descarga. Se adquirieron 22 montacargas, 15
montacargas Linde H25T de 2.5 toneladas y 7 montacargas Linde H40t de 4.0
toneladas.

AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO JUAN
CARLOS CORONADO

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE Gaveglio Aparicio y


DISTRIBUCION Y VENTAS Asociados Sociedad Civil de
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON
S.A.A.
ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE Responsabilidad Limitada
DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
Período del 01 – Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor Mayra Flores PT# B Fech
Responsable Pongo BC-3 a:
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-2016
Previsto MFP
Revisado K 30-04-2016
por: KAF

AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO JUAN
CARLOS CORONADO
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE
DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON Gaveglio Aparicio y
S.A.A. Asociados Sociedad Civil de
Flujograma del Proceso de Responsabilidad Limitada
Distribución y Ventas
Período del 01 – Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor Mayra Flores PT# B Fecha:
Responsable Pongo BC-4
Tiempo 6 Horas Hecho por: L 20-04-
Previsto MFP 2016
Revisado K 30-04-
por: KAF 2016
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE
DISTRIBUCIÓN Y VENTAS

EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS


Gaveglio Aparicio y Asociados
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
Sociedad Civil de Responsabilidad
CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL Limitada
INTERNO

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BC-5 Fecha:

Tiempo Previsto 4 Horas Hecho por: MFP 20-05-2016

Revisado por: JCC 20-05-2016

PASO PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS



SI NO N/A

ORGANIZACIÓN

1 ¿Existe organigrama de la empresa? X El organigrama es


general y no
incluye a
profesionales de
puestos inferiores.

3 ¿Participa la administración en el cumplimiento X El Gerente


de políticas y estrategias para el departamento General de la
de Distribución y Ventas? Empresa, realiza el
seguimiento
respectivo de las
áreas operativas
de la empresa de
forma mensual,
para evaluar su
rendimiento.

4 ¿El departamento de Ventas, trabaja con un X El presupuesto


sistema de presupuestos? abastece al
departamento.

5 ¿Son conocidos dichos manuales y X


procedimientos por todo el personal del área?

6 Las políticas de personal garantizan la No se realiza el


adecuada correcto
X adiestramiento a
 Contratación X los nuevos
 Adiestramiento trabajadores.

POLÍTICAS

7 Existen políticas y estrategias referentes a las Estas políticas son


operaciones de: conocidas por los
 Mercadeo y promociones X trabajadores del
 Autorización y aprobación del crédito X Área de
 Cambios y devoluciones de productos X Distribución y
X ventas de Backus.
 Bonificaciones otorgadas a clientes.

SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

9 ¿Se tiene claro y definida las actividades de X


cada elemento de la empresa?

INSTALACIONES Y EQUIPO

11 ¿Se cuenta con el equipo de cómputo para X La empresa


llevar a cabo las transacciones en el adquirió el equipo
Departamento de Distribución y Ventas? recientemente.

EJECUCIÓN

14 ¿El procedimiento para la evaluación de X Se realiza un


clientes nuevos es aplicado correctamente? estudio pre-liminar.

15 ¿Los pedidos son revisados y autorizados por X


el Jefe de Ventas?

16 ¿Se clasifican los pedidos? X

18 ¿Se cuentan con procedimientos para la X Se utiliza el


realización de inventarios anuales en la Bodega método de
de Distribución? promedio
ponderado.

19 ¿El departamento de ventas efectúa su X


pronóstico de ventas?

20 ¿Las promociones, ofertas de productos, etc. X


Son autorizados por el Jefe de ventas?

21 ¿Se informa al Departamento de Producción, X


cuando un producto es rechazado por un cliente
por mal empaque, etc.?

22 ¿Se verifica la procedencia del producto X


devuelto por los clientes y que se efectuará
cambio?
REGISTRO

23 ¿El listado de precios de venta de los productos X


es revisado constantemente?
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE
DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados
Sociedad Civil de Responsabilidad
SUMARIA DE DIAGNOSTICO- DEFICIENCIAS
Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BD/ Fecha:


Lia Mejia Cohaila BD-1
Tiempo Previsto 6 Horas Hecho por: MFP 20-05-2016
LMC
Revisado por: KAF 30-05-2016

PROCEDIMIENTOS ACTUAL RESOLUCIÓN


Y/O DEFICIENCIA

El departamento de Ventas no cuenta con un organigrama Se incluye en el informe


actualizado que muestre de forma clara y esquemática los como Estructura y
niveles jerárquicos. Organización.

Inexistencia de la inspección física de las unidades de Se incluye como Reparto a


transporte que garantice en la entrega de mercancías en clientes.
condiciones adecuadas.

Falta de verificación en las devoluciones de productos Se incluyen como Política de


efectuados por los clientes. ventas.

En base a los reportes de ventas se pudo determinar que Se incluye como estrategia
cuando existe bonificación especial de productos, algunos de ventas.
clientes compran de más de su capacidad de venta,
ocasionando con ello devolución de productos.

Se indicó por parte de los empleados involucrados, que se Se incluye como Manuales
cuentan con manuales de funciones, procedimiento, los de funciones y
cuales se logró determinar que no están actualizados, ya procedimientos.
que hay procedimientos que ya no se utilizan.

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE Gaveglio Aparicio y Asociados


DISTRIBUCION Y VENTAS Sociedad Civil de Responsabilidad
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS Limitada
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
ANÁLISIS DE RIESGOS DEL PROCESO DE
INVENTARIOS
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BD-2 Fecha:


Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto 2 Horas Hecho por: MFP 02-05-2016
LMC
Revisado por: KAF 12-05-2016

MODERADO
ALTO

BAJO
RIESGOS

DESCRIPCIÓN DEL POSIBLES


N° OBSERVACIÓN
RIESGO CONSECUENCIAS
1 El departamento de Desorden Los trabajadores x
Distribución y ventas no Organizacional. desconocen el organigrama
cuenta con un actual del Área de
organigrama actualizado Distribución y Ventas.
que muestre de forma
clara y esquemática los
niveles jerárquicos.
2 Falta de inspección Disminución No hay un responsable de x
física de las unidades de patrimonial, esta tarea.
transporte que garantice inventarios
en la entrega de erróneos.
mercancías en
condiciones adecuadas.
3 Existen manuales de Desorientación de Los trabajadores sólo se x
funciones y de los trabajadores. guían por la experiencia
procedimiento, los que tienen.
cuales se logró
determinar que no están
actualizados, ya que hay
procedimientos que ya
no se utilizan.

CONCLUSIÓN:
Se evaluaron los posibles riesgos en el proceso distribución y ventas de la empresa
Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se detectaron los siguientes:

Riesgos operativos:

▪ Desorden Organizacional.
▪ Disminución patrimonial, inventarios erróneos.
▪ Desorientación de los trabajadores.

2.4.7. Comunicación de las desviaciones u observaciones

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE Gaveglio Aparicio y Asociados


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS Sociedad Civil de Responsabilidad
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS Limitada
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
(Estructura y Organización)
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015
Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BD-3 Fecha:
Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto 6 Horas Hecho por: MFP 25-05-2016
LMC
Revisado por: KAF 25-05-2016

1. Hallazgo: Estructura y Organización.

 Condición:

El Departamento de Ventas no cuenta con un organigrama actualizado en el que


se muestre de forma clara y esquemática los diferentes niveles jerárquicos y
niveles de comunicación.

 Criterio:

La representación gráfica de la estructura organizacional de la entidad, es base


fundamental para el logro de metas, ya que todo empleado puede visualizarse
dentro de la empresa, conociendo la autoridad superior y la responsabilidad que
tiene, tomando en cuenta las políticas de la empresa.

 Causa

La falta de una estructura organizacional provoca en los empleados una falta de


responsabilidad en sus tareas designadas. Adicionalmente esto puede afectar en
los procedimientos implantados en cada una de las transacciones de la entidad.

 Efecto
 El desconocimiento de las líneas de autoridad y de la responsabilidad que tiene
cada uno de los empleados de la empresa
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE
DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados
Sociedad Civil de Responsabilidad
CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
Limitada
(Reparto de Productos a Clientes)
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Lia Mejia Cohaila PTT: BC-05 Fecha:

Tiempo Previsto 6 Horas Hecho por: BD-4 25-05-2016

Revisado por: JCC 30-05-2016

2. Hallazgo: Reparto de Producto a Clientes


 Condición:

La entrega de productos a clientes que se encuentran en el interior de la república,


se trabaja haciendo uso de los servicios de transporte de carga, no se cuenta con
un sistema de monitoreo que indique la ruta del mismo, se logró determinar que en
la mayoría de las ocasiones solamente el transportista y el guardia de seguridad
llevan el producto al lugar del destino, y no se delega a ninguna persona por parte
de la compañía para cerciorarse que el producto fue recibido en entera
satisfacción, o si las condiciones en donde se recibe el producto es adecuado,
para evitar devoluciones posteriores, y molestias con los clientes.

 Criterio:

De acuerdo al procedimiento de entrega es:

(a) El departamento de Distribución recibe la factura y orden de pedido.

(b) El Jefe de bodega autoriza las órdenes de pedido.

(c) Verifica la salida de productos en el área de carga de camiones y se le


entrega al transportista, copia de la factura, envío de producto, copia de
pedido.

(d) Posteriormente cuando el transportista regresa, entrega la copia de la


factura, el envío, y pedido debidamente firmado y sellado por el cliente.
 Causa

No contar con una persona encargada de verificar la entrega del producto a los
clientes de la entidad.

 Efecto

Insatisfacción en la recepción de los productos por parte de los clientes.

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE Gaveglio Aparicio y Asociados


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS Sociedad Civil de Responsabilidad
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
Limitada
(Manuales de Procedimientos)
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Lia Mejia Cohaila PTT: BC-6 Fecha:

Tiempo Previsto 6 Horas Hecho por: BD-5 25-05-2016

Revisado por: JCC 25-05-2016

3. Hallazgo: Reparto de Producto a Clientes

 Condición:

De acuerdo a la visita preliminar al área de ventas se logró visualizar que se


cuenta con una descripción de las funciones que realizan los empleados, así
también los manuales de procedimientos operativos por la administración, pero se
encuentran desactualizados. En la mayoría de casos cuando una persona nueva
ingresa, toma la misma forma de trabajo de la persona anterior.

 Criterio:

La entidad no cuenta con manuales de políticas y procedimientos actualizados.3

 Causa

La falta de manuales e instructivos por escrito, ocasiona que el procesamiento de


las transacciones se haga en forma diferente, en algunas ocasiones, lo cual
pudiera constituir un problema de continuidad y uniformidad de éstas; en el caso
de ausencias prolongadas de personal que ocupa puestos clave.

 Efecto

3 Manual de Funciones y Procedimientos adjuntos al CD.


Las operaciones se realizan de forma empírica lo cual pudiera ocasionar
desviaciones a los lineamientos definidos duplicación de funciones y posibles
errores de parte de los empleados por falta de conocimiento de los procedimientos
correctos.
2.4.8. Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE


DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados
Sociedad Civil de Responsabilidad
CARGO DE LOS INVOLUCRADOS EN LAS
Limitada
DESVIACIONES
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Auditor Responsable Mayra Flores Pongo PTT: BC-6 Fecha:

Tiempo Previsto 2 Horas Hecho por: MFP 21-05-2016

Revisado por: KAF 22-05-2016

▪ Gerente General y Representante Legal : Fernando Zavala Lombardi


▪ Contador General : Marcial Zumarán Hurtado
▪ Gerente de Ventas : Luis Eduardo García Rosell Artola
▪ Gerente de Distribución: : Augusto Rizo Patrón

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