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INDICE

2.4 ETAPA DE ESTUDIO ESPECFICO: REA DISTRIBUCIN Y


VENTAS.................................................................................. 3
2.4.1. Identidad: Conocimiento General de la Unidad.......................3
2.4.2. Organigrama departamento de administracin y ventas.........8
2.4.3. ndice de papeles de trabajo.................................................9
2.4.4. Memorandum de planificacion.............................................12
2.4.5. Programa de auditora operativa: REA DE DISTRIBUCIN Y
VENTAS........................................................................................20
2.4.6. Papeles de trabajo principales y complementarios...............22
2.4.7. Comunicacin de las desviaciones u observaciones..............40
2.4.8. Cargo o aclaracin de los involucrados en las desviaciones. .46

2.4 ETAPA DE ESTUDIO ESPECFICO: REA


DISTRIBUCIN Y VENTAS
2.4.1. Identidad: Conocimiento General de la Unidad
Como resultado del crecimiento de nuestros volmenes y los requerimientos
de capacidades en la red logstica de la empresa, durante el ao, se
reubicaron y expandieron tres nuevos centros de distribucin:

Centro de distribucin de Cajamarca (ubicado a 11 km de la ciudad de


Cajamarca en la va que va al distrito de Jess): el proyecto incluy la
construccin de un almacn de productos terminados de 1,400 m 2 con
capacidad para 140,000 cajas y un techo de carga y descarga de 860 m2.
Asimismo, se construyeron oficinas en dos pisos con un rea total de 700
m2, todo sobre un terreno total de 15,000 m 2, el cual nos permitir afrontar
expansiones futuras. El nuevo CD cuenta con una planta de tratamiento de
agua residual con la finalidad de procesar hasta 8 m 3 diarios de efluentes
provenientes de los servicios higinicos para el lavado de camiones y
regado. Igualmente, la iluminacin est diseada con tecnologa LED, que
reduce el consumo de energa en 50%. La inversin total fue de S/.
9,595,377.

Centro de distribucin de Nazca (ubicado en el Km 447 de la carretera


Panamericana Sur): el plan incluye la construccin de un almacn de
producto terminado de 600 m2 con capacidad para 60,000 cajas y un techo
de carga y descarga de 360 m2, todo sobre un terreno total de 7,000 m 2,
rea pensada para soportar futuras expansiones. Al mismo tiempo, se
construyeron oficinas en 2 pisos con un rea total de 360 m 2. Al igual que el
CD de Cajamarca, el nuevo CD cuenta con una planta de tratamiento de
agua residual con la finalidad de reciclar y reutilizar el agua con capacidad
para procesar 7 m3 diarios, cuenta con iluminacin LED, con sensores de
movimiento e intensidad para regular la luz, as como con un techo de
oficinas sembrado con csped para reducir la temperatura y el uso de
equipos de aire acondicionado. La inversin total del proyecto fue de S/.
6,739,952.

Centro de distribucin de Satipo (ubicado en el distrito de Ro Negro en la


avenida Alameda Marginal norte #1592): el proyecto incluye la construccin
de un almacn de productos terminados de 450 m2 con capacidad para
45,000 cajas, con un techo de carga y descarga de 300 m2. De igual forma,
se construyeron oficinas en 2 pisos con un rea total de 360 m 2, todo sobre
un terreno total de 13,000 m2, rea que de igual modo nos permitir
soportar el crecimiento a largo plazo.

El concepto de recuperacin de

aguas residuales tambin se implement en este

CD con una planta de

tratamiento de agua residual capaz de procesar hasta 7 m 3 diarios de


efluentes garantizando as el abastecimiento de agua para el lavado de
camiones, as como tambin con la iluminacin con tecnologa LED. La
inversin total fue de S/. 6,101,867.
Adicionalmente, continuamos con la expansin de nuestra capacidad operativa
a nivel nacional, principalmente en el norte del pas y en Lima. Las principales
inversiones fueron:

Ampliacin del almacn de productos terminados de la Planta Ate en 8,600


m2 incluyendo 15,000 m2 de losa para almacn de envases y trnsito de
montacargas. Asimismo, alineado a nuestra prioridad estratgica de
reduccin del consumo de energa, esta obra se implement con luminarias
LED al 100%. Con esta inversin se increment en 860,000 cajas la
capacidad de almacenamiento de producto terminado, lo que representa un
incremento del 30% de capacidad de almacenamiento de producto
terminado. El monto invertido fue de S/. 10038,000.

Ampliacin del almacn de producto terminado en CD Piura, construyendo


un nuevo hangar de 1,650 m2, ampliando la capacidad de almacenamiento
de producto terminado en 165,000 cajas. Adems, se construy un techo
de carga y descarga de 825 m2. La inversin total ascendi a S/. 2860,000.

Ampliacin de la losa de almacenamiento de envases vacos en la Planta


Motupe en 6,000 m2 lo cual nos permite incrementar la capacidad en
720,000 cajas. El financiamiento total ascendi a S/. 1319,819.

Ampliacin de las reas de carga y descarga en el CD de Trujillo con un


nuevo techo de 1,225 m2 pasando de 4 a 6 posiciones, lo cual permitir
incrementar la productividad de atencin de 64 transportes programados
por da (T1,T2 y T3).

El monto invertido fue de S/. 1281,212.

Asimismo, para darle la mayor fluidez a sus operaciones, la empresa, continua


el proceso de

renovacin de nuestros equipos de manipuleo de pallets

(montacargas) diseados para obtener una mayor productividad y menor


consumo de combustible reduciendo a la vez las emisiones de CO2 al medio
ambiente. Adicionalmente adquiri un total de 52 unidades con una inversin
total de S/. 7861,528.

Nuevo hangar en almacn de


Ate

Nuevo CD Nazca

POLTICAS DE DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN Y VENTAS

Existencia de un listado de precios del producto para la venta, el cual lo


autoriza el Gerente de Ventas.

Establecer canales de distribucin, en los municipios y departamentos


para poder extender el mercado de consumidores.

El Gerente de Ventas es la nica persona encargada de autorizar


crditos.

Los vendedores ruteros, efectan estrictamente ventas al contado en


cada una de las rutas asignadas por el Gerente de Ventas.

Para otorgar crditos a clientes nuevos, es necesario que efecten dos


compras al contado, y a la tercera compra es otorgado el crdito por el
Jefe de Ventas, con previo anlisis del perfil del cliente.

Se

establecen

devoluciones

de

productos

cuando

sufran

un

desperfecto en su empaque, accidente en su traslado, o por fecha de


vencimiento muy cercanas.

El encargado de bodega tiene que entregar un informe de existencia


diaria al departamento de facturacin.

Efectuar un inventario fsico,por lo menos una vez a la semana,


verificando
con el sistema computarizado.

Las transacciones correspondientes a entradas y salidas de productos


debern ser efectuados en los formularios preimpresos; y dichas
operaciones autorizadas por el encargado de bodega.

Cada devolucin de producto debe ser autorizada por el encargado de


bodega, as como especificar su procedencia (rotura, mal empacado,
etc.)

2.4.2. Organigrama departamento de administracin y ventas

2.4.3. ndice de papeles de trabajo


AUDITORA OPERACIONAL DE DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON
S.A.A.
INDICE DE PAPELES DE TRABAJO

REF.

CONTENIDO

ACTIVIDADES PREVIAS AL DESARROLLO DE LA AUDITORA


B-1
B-2

Memorndum de Planificacin
Cdula de Marcas de Auditora, Requisicin de Materiales y otros.

FASE I : FAMILIARIZACIN
BB
Cdula Sumaria de Recopilacin de Informacin

Gaveglio
Aparicio y
Asociados
Sociedad
Civil de
Responsabili
dad Limitada
HECHO POR

BB-1
Calendario de Entrevistas
BB-2
Entrevistas
FASE II: INVESTIGACIN Y ANLISIS
BC
B
BC-1
BC-2
BC-3
BC-4

Programa de Auditora Operativa


Cdula Matriz -Estado de Resultados
Cdulas Complementarias
Cdula Sumaria
Estructura Organizativa del rea de Distribucin y Ventas
Organigrama
Flujograma del Proceso de Distribucin y Ventas

BC-5

Cuestionarios de Evaluacin de Control Interno

FASE III: DIAGNSTICO


BD

Sumaria Diagnstico y Recomendaciones

BD-1

Cdula Resumen Deficiencias del Control Interno

BD-2

Cdula de Anlisis de Riesgos

BD-3
BD-4

Cdula centralizadora de Hallazgos (Estructura y Organizacin).


Cdula centralizadora de Hallazgos (Reparto de Productos a Clientes).

BD-5

Cdula centralizadora de Hallazgos (Manuales de Procedimientos).

FASE III: INFORME


Comunicacin de Resultados
Cargo o aclaracin de los involucrados en las desviaciones
Seguimiento de Recomendaciones.

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad


Limitada
AUDITORES INDEPENDIENTES
Direccin: Calle Arias y Araguez N 373, Tacna
telfono: 51-52-244448
Fax: 51-52-244448
Tacna, 20 de Abril de 2016
Sr. Fernando Zavala Lombardi
Gerente General de Unin de Cerveceras Peruanas Backus y Johnston S.A.A.
Presente

Estimado Sr:
Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es
confirmar el convenio para realizar la auditoria operativa al rea de Distribucin
y Ventas de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015.
La auditora ser aplicada al rea de distribucin y ventas. El objetivo de
nuestra auditoria es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economa.
Adems emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las
respectivas recomendaciones.
La auditora se realizara en relacin con las normas de auditoria generalmente
aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no
absoluta sobre el control interno de la empresa.
Al finalizar la auditora, se emitir un informe dirigido a los directivos de las
reas involucradas el cual contendr los hallazgos y sus respectivas
recomendaciones que permitir mejorar la gestin de las reas auditadas
dentro de la empresa. En nuestro informe sobre el rea de inventarios y
almacenamiento,

esperamos

proporcionarle

aspectos

referentes

cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de control interno que


sean detectados por nuestro equipo como una forma de mejorar la gestin
directiva.
Esperamos una cooperacin total de su personal y confiamos en que ellos
pondrn a nuestra disposicin todos los registros, documentacin, y otra
informacin que se requiera en relacin con nuestra auditora.
Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su
comprensin y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditora del rea de
inventarios y almacenamiento.

Juan Carlos Coronado


Auditor Supervisor
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil

de Responsabilidad Limitada

2.4.4. Memorandum de planificacion

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
MEMORNDUM DE PLANIFICACIN

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

5 Horas

PT#

B-1

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-04-2016

Revisado por:

JCC

30-04-2016

INTRODUCCIN:
Este memorndum se elabora como parte de la planificacin de la auditora operacional al rea de
distribucin y ventas en la empresa Unin de Cerveceras Peruanas Backus y Johnston S.A.A., como una
forma de clarificar las actividades que se debern realizar, los responsables, tiempos, reas especficas a
evaluar, informacin a recopilar y otros aspectos relevantes.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA:
En su calidad de evaluador objetivos, crtico y constructivo, de los aspectos relacionados con el negocio de
las empresas, el Contador Pblico y Auditor cumple un papel importante para el alcance de los siguientes
objetivos:

Medir el grado de eficiencia y eficacia de la empresa contenidas en los procesos de distribucin y


ventas.
Optimizar los recursos del Departamento de Distribucin y Ventas.
Verificar el cumplimiento de las polticas que regulan los procesos operacionales que se ejecutan
en el Departamento de Distribucin y Ventas.
Revisar las estrategias de venta, canales de distribucin, para lograr eficiencia en las ventas.
Verificar las causas de devoluciones de productos por parte de clientes, y establecer la frecuencia
de las mismas.
Verificar las bonificaciones de productos a clientes de acuerdo a promociones existentes

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
MEMORNDUM DE PLANIFICACIN
Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre
de 2015
Auditor
Mayra Flores Pongo
Responsable
Tiempo Previsto 6 Horas

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad


Civil de Responsabilidad Limitada

PT#

B-1

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-04-2016

Revisado por:

JCC

30-01-2016

INFORMACIN BSICA PARA LA AUDITORA:


a) PUESTOS CLAVE DE LA EMPRESA

Gerente General y Representante Legal


Contador General
Gerente de Ventas
Gerente de Distribucin:

: Fernando Zavala Lombardi


: Marcial Zumarn Hurtado
: Luis Eduardo Garca Rosell Artola
: Augusto Rizo Patrn Bazo

b) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Inicio de trabajo de campo


Terminacin del trabajo de campo
Entrega del informe de auditora

2 de Mayo del 2016


12 de Mayo del 2016
26 de Mayo del 2016

c) GENERALIDADES Y OPERACIONES:
La empresa forma parte del grupo econmico SABMiller, cuya actividad principal es la
fabricacin de cerveza.; fue fundada en el ao de 1955; tiene personera jurdica (Sociedad
Annima Abierta); su planta principal se encuentra ubicada en Arequipa. Para el registro de
sus ingresos, utiliza el mtodo de lo devengado.
El departamento de ventas, para tener un mayor campo de accin, clasifica a su personal
en: Vendedores mayoristas, departamentales, promocionales y distribuidores.
d) CONTROL INTERNO:
La empresa tiene establecidos distintos controles para sus actividades de distribucin y
venta. El control interno ser evaluado para verificar cualquier desviacin a las polticas o
criterios en coherencia con las operaciones de gestin inventarios y su almacenamiento de
mercaderas.
TRABAJO A REALIZAR:
El trabajo de auditora en la empresa Unin de Cerveceras Peruanas Backus y Johnston
S.A.A. se apoyar en la metodologa de auditora operacional, papeles de trabajo, guas de
revisin, cuestionarios y entrevistas. Se solicitar y evaluar lo siguiente:
AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE
DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
MEMORNDUM DE PLANIFICACIN

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

6 Horas

PT#

B-1

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-01-2016

Revisado por:

JCC

30-01-2016

Conocer la estructura organizativa del Departamento de Distribucin y Ventas.


Evaluacin de controles de entradas y salidas de productos en Bodega de Distribucin.
Reportes: Se verificarn los reportes de ventas.
Para el caso de las devoluciones se proceder a revisar las notas de crdito para
establecer la procedencia de las mismas y corroborarlo contra el reporte de devoluciones
de acuerdo al sistema.
Revisin del manual de polticas y estrategias del departamento de ventas.
INFORME A PRESENTAR:
Como resultado de la auditora se presentar un informe escrito dirigido al Gerente General y
personal involucrado, el cual incluir los hallazgos, recomendaciones y comentarios pertinentes
que sean tiles para mejorar la gestin de los inventarios y almacenamiento de mercaderas
dentro de la empresa.
EQUIPO RESPONSABLE DE LA EJECUCIN DE LA AUDITORA:
El trabajo tanto de campo como de gabinete, incluyendo todas y cada una de sus fases, estar a
cargo de un equipo de auditores que realizar todas las actividades incluidas en la metodologa,
clasificar y analizar la informacin; elaborar los papeles de trabajo necesarios, y presentar el
informe de los principales hallazgos de la auditora. El equipo est conformado de la siguiente
forma:
NOMBRE
CARGO
REFERENCIA
Juan Carlos Coronado
AUDITOR SUPERVISOR
JCC
Karina Aduviri Feliciano
AUDITOR SUPERVISOR
KAF
Mayra Flores Pongo
AUDITOR
MFP
Jenifer Chambe Vincha
AUDITOR
JCV
Jhoan Crispin Torres
AUDITOR
JCT
Eduardo Huanca Caceres
AUDITOR
EHC
Lia Mejia Cohaila
AUDITOR
LMC
David Rojas Jimenez
AUDITOR
DRJ

Tacna, 20 de Mayo 2016.

ALCANCE Y PRESUPUESTO DE HORAS


Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015
Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

4 Horas

PTT:

BB

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-04-2016

Revisado por:

KAF

30-04-2016

ALCANCE DE LA AUDITORA
Para la presente auditora, el alcance est definido de tal forma que incluya la evaluacin de los
controles internos administrativos relativos a el departamento de Distribucin y Ventas.
PLANIFICACION ESPECFICA

PRESUPUESTO DE HORAS
ACTIVIDADES

HORAS PRESUPUESTADAS

1.- Detalle de actividades a realizar


3
2.- Programacin
3
3.- Evaluacin del control interno de produccin
10
4.- Aplicacin de tcnicas y procedimientos, elaboracin
de papeles de
trabajo, hallazgos de auditoria e
indicadores de gestin

132

5.- Comunicacin de resultados


12
TOTAL HORAS

160

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
MATERIALES A UTILIZAR

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

4 Horas

PTT:

BB

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-04-2016

Revisado por:

KAF

30-04-2016

MATERIALES
Para realizar la presente auditoria de gestin al rea de Distribucin y Ventas en la empresa
Unin de Cerveceras Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se va a requerir de los siguientes
equipos y materiales.
UTILIES DE OFICINA

2 lapiceros azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo
2 portaminas
1 resma de papel bond tamao A4
3 borradores
3 correctores
3 resaltadores
3 archivadores
2 juegos de separadores
1 perforadora

EQUIPOS DE COMPUTACION
2 Laptops
2 impresoras laser
EQUIPO DE OFICINA
Cmara filmadora y fotos.

ELABORADO POR: MAYRA FLORES


PONGO
REVISADO POR: KARINA ADUVIRI
FELICIANO

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CDULA DE MARCAS

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

PTT:

B-2

Fecha:

Hecho por:

LMC

20-04-2016

Revisado por:

JCC

30-04-2016

DESCRIPCIN

MARCA

ELABORADO POR: LIA MEJIA


COHAILA

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
ENTREVISTA AL GERENTE GENEAL

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

4 Horas

Nombre del entrevistado:

PTT:

BB-2

Fecha:

Hecho por:

LMC

03-05-2016

Revisado por:

KAF

03-05-2016

Cules son las principales funciones que realiza?


Representar a la empresa en todo tipo de transaccin, ante la Administracin tributaria, y

ante cualquier entidad privada, contraer y suscribir obligaciones.


Generalmente planificar, coordinar y dirigir el rumbo de la empresa, conjuntamente con

todos los departamentos.


Su principal meta es hacer expandir la empresa y ubicarse como empresa lder en la
Distribucin de Caf soluble. Es directamente responsable de la implementacin de
polticas de control y procedimientos operacionales.

Firma del Entrevistado


Auditor

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
ENTREVISTA A GERENTE DE DISTRIBUCIN

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

4 Horas

Nombre del entrevistado:


2

PTT:

BB-2

Fecha:

Hecho por:

MFP

03-05-2016

Revisado por:

JCC

03-05-2016

Cules son las principales funciones que realiza?


Apoyar en la preparacin de inventarios mensuales y anuales, con participacin de
auditoria externa.
Coordinar semanalmente inventario fsico de productos para la venta y revisin de los
mismos.

Coordinar despacho de productos a clientes departamentales y metropolitanos, as como


a vendedores ruteros y promocionales.
Preparar cuadro de existencias de productos al Gerente de Ventas.
Revisar el registro de transacciones entradas y salidas de productos.
Revisar la procedencia de notas de devolucin por parte de los clientes.
Cul es el procedimiento de recepcin de productos para la venta?
Diariamente el departamento de produccin debe pasar los productos listos para la venta
a
Bodega de Distribucin.
Se efecta conteo fsicamente de los productos y condiciones de entrega por un delegado
de produccin y un delegado de Bodega de Distribucin.
Elaboracin de Envos de produccin en formatos pre impresos y autorizado por Jefe de
produccin.
Ingreso al sistema computarizado de la entrada de productos.
Ubicacin de productos dentro de la bodega de distribucin.

Firma del Entrevistado

Auditor

2.4.5. Programa de auditora operativa: REA DE DISTRIBUCIN Y


VENTAS
3

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.

PROGRAMA DE AUDITORA

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo


Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

17 Horas

PTT:

BC

Hecho por:
Revisado por:

DETALLE

REF.PT

HECHO POR

MFP/
LMC
JCC

FECHA

Fecha:
20-05-2016
30-05-2016
OBSERVACI
ONES

OBJETIVOS
Medir el grado de eficiencia y

MFP

eficacia de las polticas de la


empresa

contenidas

procesos

de

en

distribucin

los
y

ventas.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
1

Verificar el cumplimiento de las


polticas

que

regulan

los

procesos

operacionales

que

ejecutan

en

el

rea

BC-1

LMC

20/05/16

BC-4

MFP

20/05/16

BC-2

MFP

20/05/16

de

Distribucin y Ventas.
Revisar las estrategias de venta,
canales de distribucin, para
lograr la eficiencia en las ventas.

PROCEDIMIENTOS
3

SUSTANTIVOS
Recopile la informacin bsica

Se

tienen

referida al rea de distribucin y

deficiencias debido

ventas,

al

clasifquela

refernciela.
Establezca comunicacin

volumen

de

devoluciones
con

MFP

21/05/16

los funcionarios responsables de


5

las reas.
Analice

la

estructura

BC-3

LMC

organizativa del Departamento


6

de distribucin y ventas.
Elabore cuestionarios de control
interno,

con

los

20/05/16
BC-5

MFP

20/05/16

empleados

responsables.

No

se

tiene

manuales

de

procedimientos
actualizados

Evale posibles hallazgos de


Auditora

LMC

21/05/16

Operacional

detectados.
REVISADO POR: Juan Carlos Coronado
TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 23 HORAS

FECHA DE FINALIZACIN: 15-02-2016

2.4.6. Papeles de trabajo principales y complementarios


AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE
DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CEDULA MATRIZ

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

2 Horas

PT#

Fecha:

Hecho por:

LMC

20-05-2016

Revisado por:

KAF

30-05-2016

CUENTA

Ingresos de actividades
ordinarias

SALDOS
AL
31/12/15

REF. APT.S

AJUSTE Y/O
DEBE

RECLASIFICACIO
N
Y/O HABER

SALDOS
AUDITORIA
31/12/2015

3,947,443

3,947,443

(1,073,950)

(1,073,950)

2,873,493

2,873,493

(1,076,372

(1,076,372

(481,167)

(481,167)

196,393
(42,723)

196,393
(42,723)

1,469,624

1,469,624

4,460

4,460

Gastos Financieros
Diferencias de Cambio neto

(34,834)
(26,151)

(34,834)
(26,151)

Otros ingresos (gastos) de las


subsidiarias, negocios
conjuntos y asociadas
Ganancias (Prdidas) que
surgen de la Diferencia entre
el Valor Libro Anterior y el
Valor Justo de Activos
Financieros Reclasificados
Medidos a Valor Razonable
Diferencia entre el importe en
libros de los activos
distribuidos y el importe en
libros del dividendo a pagar
Resultado antes de Impuesto
a las Ganancias
Gasto por Impuesto a las
Ganancias
Ganancia (Prdida) Neta de
Operaciones Continuadas
Ganancia (prdida)
procedente de operaciones
discontinuadas, neta del
impuesto a las ganancias
Ganancia (Prdida) Neta del
Ejercicio

182,822

182,822

1,595,921

1,595,921

(415,153)

(415,153)

1,180,768

1,180,768

1,180,768

1,180,768

Costo de Ventas

Ganancia (Prdida) Bruta

Gastos de Ventas y
Distribucin
Gastos de Administracin
Ganancia (Prdida) de la baja
en Activos Financieros
medidos al Costo Amortizado
Otros Ingresos Operativos
Otros Gastos Operativos
Otras ganancias (prdidas)
Ganancia (Prdida) por
actividades de operacin
Ingresos Financieros

______________________

_______________________

LIA MEJIA COHAILA

KARINA ADUVIRI

FELICIANO
AUDITOR

SUPERVISOR

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
Gaveglio Aparicio y Asociados
Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
CEDULA SUMARIA
Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015
Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

6 Horas

PT#

BC-1

Fecha:

Hecho por:

LMC

30-04-2016

Revisado por:

KAF

05-05-2016

GASTOS DE
SALDOS
SALDOS AL
ASIENT
ASIENTO RECLASIFICACIO RECLASIFICACIO
SALDOS A
VENTA Y DISTRIBUCION
AL 31/12/14
31/12/15OS DE AJUSTE
S DE AJUSTE HABER
AUDITAR
DEBE
HABER
2015
(Reestruct
Variacin de
Saldos de productos
terminados

239,625

239,625

732,563

740,210

740,210

49,813
35,498
-

24,322
36,223
-

24,322
36,223
-

23,633

24,403

24,403

6,062

4,917

4,917

9,846

6,672

6,672

1,492

1,089.088

1,076.372

1,076.372

Consumo de
materia primas e
insumos
Consto de
ventas de mercaderas
Gastos de
personal
Servicios
prestados por terceros
Tributos
Depreciacin
Amortizacin
Cargas
diversas de gestin

230,381

Estimacin
de cuentas de dudosa
cobranza
Otros
Desvalorizaci
n de inventarios
Otros costos
de ventas
Ingreso por
venta de subproductos
TOTAL

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CEDULA SUMARIA
Perodo del 01 Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor
Lia Mejia Cohaila
Responsable
Tiempo
Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada

PT#
Hecho por:

Fech
a:

L 20-04-2016
LMC

Revisado
por:
FUENTE:

B
BC-1

K 30-04-2016
KAF

Tomado del Estado de Resultados del ao anterior y actual.


Tomado de las notas a los Estados Financieros
Sumado
LABOR REALIZADA:
En este componente se ha tomado la informacin detallada que en el Estado
de Resultados
CONCLUSION:
Luego del examen del Componente Distribucin y ventas, no se encontr alguna
evidencia significativa que muestre fraude.
-

______________________
LIA MEJIA COHAILA

_______________________
KARINA ADUVIRI

FELICIANO
AUDITOR
SUPERVISOR

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CEDULA ANALITICA-GASTOS DE
PERSONAL
Perodo del 01 Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor
Lia Mejia Cohaila
Responsable
Tiempo
Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada

PT#

B Fecha:
BCC1

Hecho por:

L 20-04-2016
LMC

Revisado
por:

K 30-04-2016
KAF

GASTOS DE
PERSONAL

SALDOS AL
31/12/15
DEBE

SUELDOS Y
SALARIOS
CONTRIBUCIONES
SOCIALES
GRATIFICACIONES
COMPENSACION
POR TIEMPO DE
SERVICIOS
PARTICIPACION
DE LOS
TRABAJADORES
VACACIONES
OPCIONES DE
ACCIONES
OTORGADAS A
EJECUTIVOS
OTROS
BENEFICIOS
TOTAL

RUBRO:
GASTOS DE
PERSONAL

213,048

19,639

19,639

49,714

49,714

23,018

23,018

161,384

161,384

3,959

3,959

4,465

4,465

62,351

62,351

537,578

537,578

OTRAS BEBIDAS

Hectolitros
por ao

Valor
31/12/2015

Pilsen Trujillo
Cristal Barena, Arequipea, San
Juan

1.000.000

230.000

200.00

32.000

Pilsen Callao

300.00

41.000

Cuzquea

1.000.000

260.00

Miller y Peroni

500.00

110.000

San Mateo y Cristalina


Guarana Backus, Viva y Agua
Tonica Backus
Maltin Power

200.00

41.080

200.00

33.438

SEGMENTOS

MARCAS

ECONOMY

UPPER
MAINSTREAN
PREMIUM
SUPER
PREMIUM
AGUAS
GASEOSAS
MALTAS

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CEDULA ANALITICA-GASTOS
DE PERSONAL
Perodo del 01 Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor
Lia Mejia Cohaila
Responsable
Tiempo
Previsto

OBSERVACIONES

HABER

213,048

MAINSTREAM
CERVEZA

SALDO
FINAL

AJUSTES

6 Horas

400.00

50.060

2.000.000

537.578

Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada

PT#

B
BCC1

Hecho por:

Fech
a:

L 20-04-2016
LMC

Revisado
por:

K 30-04-2016
KAF

FUENTE:
Tomado del Estado de Resultados del ao actual.
Tomado de las notas a los Estados Financieros
Sumado
LABOR REALIZADA:
En este Rubro se ha tomado la informacin detallada que en el Estado de
Resultados y datos de produccin anual de la empresa
CONCLUSION:
Luego del examen al rubro Gastos de personal, no se encontr alguna evidencia
significativa que muestre fraude.

______________________
LIA MEJIA COHAILA

_______________________
KARINA ADUVIRI

FELICIANO
AUDITOR
SUPERVISOR

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CEDULA ANALITICA-SERVICIOS
PRESTADOS POR TERCEROS
Perodo del 01 Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor
Lia Mejia Cohaila
Responsable
Tiempo
Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada

PT#

B
BCC2

Hecho por:

Fech
a:

L 20-04-2016
LMC

Revisado
por:

K 30-04-2016
KAF

SERVICIOS
PRESTADOS
POR TERCEROS

SALDOS AL
31/12/15
DEBE

OTROS

SALDO
FINAL

AJUSTES

OBSERVACION
ES

HABER

20,471

20,471

2,598

2,598

18,718

18,718

RELACIONES
PUBLICAS Y
PUBLICIDAD

316,402

316,402

FLETES

380,794

380,794

1,227

1,227

740,210

740,21

ENERGIA Y
AGUA
MANTENIEMIEN
TO

HONORARIOS
TOTAL

RUBRO: GASTOS
DE PERSONAL

CERVEZA

OTRAS BEBIDAS

Pilsen Trujillo
Cristal Barena, Arequipea, San Juan

Hectolitros
por ao
1.000.000
200.00

Valor
31/12/2015
210.000
32.000

Pilsen Callao

300.00

41.000

Cuzquea

1.000.000

250.000

Miller y Peroni

500.00

73.000

San Mateo y Cristalina


Guarana Backus, Viva y Agua Tonica
Backus
Maltin Power

200.00

46.070

200.00

28.100

400.00

60.040

2.000.000

740.210

SEGMENTOS

MARCAS

ECONOMY
MAINSTREAM
UPPER
MAINSTREAN
PREMIUM
SUPER
PREMIUM
AGUAS
GASEOSAS
MALTAS

TOTA
L

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CEDULA ANALITICA-SERVICIOS
PRESTADOS POR TERCEROS
Perodo del 01 Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor
Lia Mejia Cohaila
Responsable

Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada

PT#

B
BCC2

Fech
a:

Tiempo
Previsto

6 Horas

Hecho por:

L 20-04-2016
LMC

Revisado
por:

K 30-04-2016
KAF

FUENTE:
-

Tomado del Estado de Resultados del ao actual y datos de la produccin


anual de la empresa

Tomado de las notas a los Estados Financieros

Sumado
LABOR REALIZADA:

En este Rubro se ha tomado la informacin detallada en el Estado de


Resultados
CONCLUSION:
Luego del examen del al rubro Servicios Prestados por terceros, no se encontr
alguna evidencia significativa que muestre fraude.

______________________
LIA MEJIA COHAILA

_______________________
KARINA ADUVIRI

FELICIANO
AUDITOR
AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE
DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
OBJETIVOS DEPARTAMENTO DE
DISTRIBUCIN Y VENTAS

SUPERVISOR
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de


Diciembre de 2015
Auditor
Lia Mejia Cohaila
Responsable
Tiempo
Previsto

6 Horas

PT#

B
BC-2

Hecho por:

Fech
a:

L 20-04-2016
LMC

Revisado
por:

K 30-04-2016
KAF

Objetivo General

Colocar a la empresa Backus, en una posicin de liderazgo a travs de sus


productos de calidad, precios ofertados al consumidor, etc.

Objetivos especficos.

Contar con una adecuada ruta de mercado.


Mantener la armona entre la fuerza de ventas, para lograr metas trazadas.
Optimizar al mximo cada uno de los recursos humanos para poder cubrir los

canales de Distribucin y ventas.


Lograr la meta planteada por el departamento de ventas, de acuerdo con el
presupuesto aprobado.

AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO
CORONADO

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.

JUAN CARLOS

Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada

1 Fuente: Memoria Anual 2015, adjunto al CD del trabajo final.


2 Fuente: Memoria Anual 2015, adjunto al CD del trabajo final

CDULA NARRATIVA CANALES DE


DISTRIBUCIN
Perodo del 01 Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor
Mayra Flores
Responsable
Pongo
Tiempo
Previsto

6 Horas

PT#

B
BC-2

Hecho por:

Fech
a:

L 20-04-2016
MFP

Revisado
por:

K 30-04-2016
KAF

Durante el ejercicio orientamos nuestras estrategias Route to Market, ruta al mercado,


hacia un mejor desempeo con los clientes, a travs de la red de centros de distribucin
en el mbito nacional operados por nuestros socios comerciales.
En la gestin de nuestros almacenes, pusimos especial nfasis en las estrategias
orientadas a obtener mejoras en el control, as como el incremento de la productividad:

Alcanzando un rcord de despacho de camiones en todos los almacenes de las


plantas de produccin (APT), siendo el caso ms notable el de APT Ate,
despachndose el 18 de diciembre 340 camiones entre transporte primario y
reparto, lo que equivale a 614,000 cajas en tan solo un da.
Garantizando el nivel de existencias requerido en la gestin de la cadena de
suministros para la temporada pico de ventas, logrando mantener los regmenes
de produccin y entregas a la red de distribucin de manera oportuna y de
acuerdo a lo planificado.
Con relacin a las inversiones en infraestructura de distribucin, seguimos
impulsando el proceso de renovacin de unidades del tipo montacargas,
interesados en complementar el sistema de carga lateral de nuestros camiones,
as como aumentar su capacidad de uno a dos pallets por cada movimiento,
reduciendo los tiempos de carga y descarga. Se adquirieron 22 montacargas, 15
montacargas Linde H25T de 2.5 toneladas y 7 montacargas Linde H40t de 4.0
toneladas.

AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO
CORONADO
AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE
DISTRIBUCION Y VENTAS

JUAN CARLOS
Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de

EMPRESA UNIN DE CERVECERAS


PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
ORGANIGRAMA DEL REA DE
DISTRIBUCIN Y VENTAS
Perodo del 01 Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor
Mayra Flores
Responsable
Pongo
Tiempo
Previsto

6 Horas

Responsabilidad Limitada

PT#

B
BC-3

Hecho por:

Fech
a:

L 20-04-2016
MFP

Revisado
por:

K 30-04-2016
KAF

AUDITOR
SUPERVISOR
MAYRA FLORES PONGO
CORONADO

JUAN CARLOS

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS
PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
Flujograma del Proceso de
Distribucin y Ventas
Perodo del 01 Enero al 31 de
Diciembre de 2015
Auditor
Mayra Flores
Responsable
Pongo
Tiempo
Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y
Asociados Sociedad Civil de
Responsabilidad Limitada

PT#

B Fecha:
BC-4

Hecho por:

L 20-042016
K 30-04KAF
2016
MFP

Revisado
por:

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

CUESTIONARIOS DE EVALUACIN DE CONTROL


INTERNO
Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015
Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

4 Horas

PASO
N

PTT:

PREGUNTAS

BC-5

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-05-2016

Revisado por:

JCC

20-05-2016

RESPUESTAS
SI

NO

COMENTARIOS

N/A

ORGANIZACIN
1

Existe organigrama de la empresa?

El organigrama es
general y no
incluye a
profesionales de
puestos inferiores.

Participa la administracin en el cumplimiento


de polticas y estrategias para el departamento
de Distribucin y Ventas?

El Gerente General
de la Empresa,
realiza el
seguimiento
respectivo de las
reas operativas
de la empresa de
forma mensual,
para evaluar su
rendimiento.

El departamento de Ventas, trabaja con un


sistema de presupuestos?

El presupuesto
abastece al
departamento.

Son
conocidos
dichos
manuales
y
procedimientos por todo el personal del rea?

Las polticas
adecuada

de

personal

garantizan

la
X

No se realiza el
correcto
adiestramiento a

Contratacin
Adiestramiento

los nuevos
trabajadores.

POLTICAS
7

Existen polticas y estrategias referentes a las


operaciones de:
Mercadeo y promociones
Autorizacin y aprobacin del crdito
Cambios y devoluciones de productos
Bonificaciones otorgadas a clientes.

Estas polticas son


conocidas por los
trabajadores del
rea de
Distribucin y
ventas de Backus.

X
X
X
X

SEGREGACIN DE FUNCIONES
9

Se tiene claro y definida las actividades de


cada elemento de la empresa?

INSTALACIONES Y EQUIPO
11

Se cuenta con el equipo de cmputo para


llevar a cabo las transacciones en el
Departamento de Distribucin y Ventas?

La empresa
adquiri el equipo
recientemente.

EJECUCIN
14

El procedimiento para la evaluacin de


clientes nuevos es aplicado correctamente?

15

Los pedidos son revisados y autorizados por


el Jefe de Ventas?

16

Se clasifican los pedidos?

18

Se cuentan con procedimientos para la


realizacin de inventarios anuales en la Bodega
de Distribucin?

19

El departamento de
pronstico de ventas?

su

20

Las promociones, ofertas de productos, etc.


Son autorizados por el Jefe de ventas?

21

Se informa al Departamento de Produccin,


cuando un producto es rechazado por un cliente
por mal empaque, etc.?

22

Se verifica la procedencia del producto


devuelto por los clientes y que se efectuar
cambio?

ventas

efecta

Se realiza un
estudio pre-liminar.

Se utiliza el
mtodo de
promedio
ponderado.

REGISTRO
23

El listado de precios de venta de los productos


es revisado constantemente?

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
SUMARIA DE DIAGNOSTICO- DEFICIENCIAS

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015


Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo


Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

6 Horas

PTT:
Hecho por:
Revisado por:

PROCEDIMIENTOS ACTUAL Y/O


DEFICIENCIA

BD/
BD-1
MFP
LMC
KAF

Fecha:
20-05-2016
30-05-2016

RESOLUCIN

El departamento de Ventas no cuenta con un organigrama


actualizado que muestre de forma clara y esquemtica los
niveles jerrquicos.

Se incluye en el informe
como Estructura y
Organizacin.

Inexistencia de la inspeccin fsica de las unidades de


transporte que garantice en la entrega de mercancas en
condiciones adecuadas.

Se incluye como Reparto a


clientes.

Falta de verificacin en las devoluciones de productos


efectuados por los clientes.

Se incluyen como Poltica de


ventas.

En base a los reportes de ventas se pudo determinar que


cuando existe bonificacin especial de productos, algunos
clientes compran de ms de su capacidad de venta,
ocasionando con ello devolucin de productos.

Se incluye como estrategia


de ventas.

Se indic por parte de los empleados involucrados, que se


cuentan con manuales de funciones, procedimiento, los
cuales se logr determinar que no estn actualizados, ya
que hay procedimientos que ya no se utilizan.

Se incluye como Manuales


de funciones y
procedimientos.

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCION Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
ANLISIS DE RIESGOS DEL PROCESO DE
INVENTARIOS

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015

Tiempo Previsto

2 Horas

PTT:
Hecho por:

Fecha:

MFP
LMC
KAF

02-05-2016
12-05-2016

ALTO

Revisado por:

BD-2

RIESGOS

N
1

DESCRIPCIN DEL
RIESGO
El departamento de
Distribucin y ventas no
cuenta con un
organigrama actualizado
que muestre de forma
clara y esquemtica los
niveles jerrquicos.
Falta de inspeccin
fsica de las unidades de
transporte que garantice
en la entrega de
mercancas en
condiciones adecuadas.
Existen manuales de
funciones y de
procedimiento, los
cuales se logr
determinar que no estn
actualizados, ya que hay
procedimientos que ya
no se utilizan.

CONCLUSIN:

POSIBLES
CONSECUENCIAS

OBSERVACIN

Desorden
Organizacional.

Los trabajadores
desconocen el organigrama
actual del rea de
Distribucin y Ventas.

Disminucin
patrimonial,
inventarios
errneos.

No hay un responsable de
esta tarea.

Desorientacin de
los trabajadores.

Los trabajadores slo se


guan por la experiencia
que tienen.

BAJO

Mayra Flores Pongo


Lia Mejia Cohaila

MODERADO

Auditor Responsable

Se evaluaron los posibles riesgos en el proceso distribucin y ventas de la empresa


Unin de Cerveceras Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se detectaron los siguientes:
Riesgos operativos:

Desorden Organizacional.
Disminucin patrimonial, inventarios errneos.
Desorientacin de los trabajadores.

2.4.7. Comunicacin de las desviaciones u observaciones


AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE
DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.


CDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
(Estructura y Organizacin)
Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015
Auditor Responsable
Tiempo Previsto

Mayra Flores Pongo


Lia Mejia Cohaila
6 Horas

PTT:
Hecho por:
Revisado por:

1.

BD-3
MFP
LMC
KAF

Fecha:
25-05-2016
25-05-2016

Hallazgo: Estructura y Organizacin.

Condicin:
El Departamento de Ventas no cuenta con un organigrama actualizado en el que
se muestre de forma clara y esquemtica los diferentes niveles jerrquicos y
niveles de comunicacin.

Criterio:
La representacin grfica de la estructura organizacional de la entidad, es base
fundamental para el logro de metas, ya que todo empleado puede visualizarse
dentro de la empresa, conociendo la autoridad superior y la responsabilidad que
tiene, tomando en cuenta las polticas de la empresa.

Causa
La falta de una estructura organizacional provoca en los empleados una falta de
responsabilidad en sus tareas designadas. Adicionalmente esto puede afectar en
los procedimientos implantados en cada una de las transacciones de la entidad.

Efecto
El desconocimiento de las lneas de autoridad y de la responsabilidad que tiene
cada uno de los empleados de la empresa

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
(Reparto de Productos a Clientes)
Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015

2.

Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

PTT:

BC-05

Fecha:

Hecho por:

BD-4

25-05-2016

Revisado por:

JCC

30-05-2016

Hallazgo: Reparto de Producto a Clientes


Condicin:
La entrega de productos a clientes que se encuentran en el interior de la repblica,
se trabaja haciendo uso de los servicios de transporte de carga, no se cuenta con
un sistema de monitoreo que indique la ruta del mismo, se logr determinar que en
la mayora de las ocasiones solamente el transportista y el guardia de seguridad
llevan el producto al lugar del destino, y no se delega a ninguna persona por parte
de la compaa para cerciorarse que el producto fue recibido en entera
satisfaccin, o si las condiciones en donde se recibe el producto es adecuado,
para evitar devoluciones posteriores, y molestias con los clientes.

Criterio:
De acuerdo al procedimiento de entrega es:
(a) El departamento de Distribucin recibe la factura y orden de pedido.
(b) El Jefe de bodega autoriza las rdenes de pedido.
(c) Verifica la salida de productos en el rea de carga de camiones y se le
entrega al transportista, copia de la factura, envo de producto, copia de
pedido.
(d) Posteriormente cuando el transportista regresa, entrega la copia de la
factura, el envo, y pedido debidamente firmado y sellado por el cliente.

Causa
No contar con una persona encargada de verificar la entrega del producto a los
clientes de la entidad.

Efecto
Insatisfaccin en la recepcin de los productos por parte de los clientes.

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad

EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS


BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
(Manuales de Procedimientos)
Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015

3.

Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

6 Horas

Limitada

PTT:

BC-6

Fecha:

Hecho por:

BD-5

25-05-2016

Revisado por:

JCC

25-05-2016

Hallazgo: Reparto de Producto a Clientes

Condicin:
De acuerdo a la visita preliminar al rea de ventas se logr visualizar que se
cuenta con una descripcin de las funciones que realizan los empleados, as
tambin los manuales de procedimientos operativos por la administracin, pero se
encuentran desactualizados. En la mayora de casos cuando una persona nueva
ingresa, toma la misma forma de trabajo de la persona anterior.

Criterio:
La entidad no cuenta con manuales de polticas y procedimientos actualizados.3

Causa
La falta de manuales e instructivos por escrito, ocasiona que el procesamiento de
las transacciones se haga en forma diferente, en algunas ocasiones, lo cual
pudiera constituir un problema de continuidad y uniformidad de stas; en el caso
de ausencias prolongadas de personal que ocupa puestos clave.

Efecto

3 Manual de Funciones y Procedimientos adjuntos al CD.

Las operaciones se realizan de forma emprica lo cual pudiera ocasionar


desviaciones a los lineamientos definidos duplicacin de funciones y posibles
errores de parte de los empleados por falta de conocimiento de los procedimientos
correctos.

2.4.8. Cargo o aclaracin de los involucrados en las desviaciones

AUDITORA OPERACIONAL DEL REA DE


DISTRIBUCIN Y VENTAS
EMPRESA UNIN DE CERVECERAS PERUANAS
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
CARGO DE LOS INVOLUCRADOS EN LAS
DESVIACIONES
Perodo del 01 Enero al 31 de Diciembre de 2015
Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

2 Horas

Gerente General y Representante Legal


Contador General
Gerente de Ventas
Gerente de Distribucin:

Gaveglio Aparicio y Asociados


Sociedad Civil de Responsabilidad
Limitada

PTT:

BC-6

Fecha:

Hecho por:

MFP

21-05-2016

Revisado por:

KAF

22-05-2016

: Fernando Zavala Lombardi


: Marcial Zumarn Hurtado
: Luis Eduardo Garca Rosell Artola
: Augusto Rizo Patrn