TALLER

PROCESO DE COMPRAS

Importante:
Para que puedas poner en práctica lo visto en la sesión de
capacitación puedes ingresar a SIIGO en la empresa 98 –
Empresa Demo - taller.

Una vez ingreses a la empresa demo, puedes definir algunos parámetros y realizar
los siguientes procesos:

1. Definición de documentos

Para el proceso de comprar la empresa decidió implementar el cruce completo, es

decir, se van a elaborar los tres ( 3 ) documentos

Para definir los parámetros de los documentos y el correspondiente cruce puedes

hacer uso del buscador digitando la palabra Definición o puedes ingresar por la
ruta: Contabilidad – Parámetros de documentos – Definición de
documentos.

Importante:
SIIGO trae definidos los parámetros de algunos documentos
como la compra únicamente si al momento de instalar la
empresa se marcó el plan de cuentas de empresas de servicios
o comerciales y seleccionaste la casilla

Teniendo en cuenta la información anterior es necesario que repases o definas los

parámetros de los siguientes documentos:
 a. Orden de compra

La contadora de la empresa requiere parametrizar el comprobante Tipo Y – 099

(Orden de compra), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones, los demás
datos se completan según tu criterio.

Documento Campo Sugerencia

El tercer descuento es retención en la fuente Si
Y - 099 Descuento 3 - Rete fuente 23654001
Cargo 3 - IVA descontable 24081001

b. Nota de entrada

La contadora dentro de su proceso de compras decide implementar que al

momento de elaborar la nota de entrada este documento cruce con la orden de
compra previamente elaborada, para esto es necesario definir el documento Tipo E
- 099 teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; para los campos
adicionales completas la información según tu criterio.

Documento Campo Sugerencia

Tipo de cruce Cruza con orden de compra
E – 099 Obliga Cruce S
Cruce factura compra/No cruza C

c. Registro de compra

La contadora sugiere que se parametrice el comprobante Registro de compras Tipo

P - 099, documento que cruzara con la nota de entrada teniendo en cuenta las
siguientes recomendaciones; los demás datos se completan según lo requerido por
tu empresa.

Documento Campo Sugerencia

Redondea cifras No
Cruce Ord. Compra /Nota Entrada /No E
Cruza/Ord. Compra Activos
Obliga cruce Si
Actualiza Inventario No
P – 099
El tercer descuento es retención en la
fuente Si
Generar certificado de retención al
grabar el documentos No
IVA régimen simplificado 24083001
Ica retención 23680501
Cuenta Retención IVA 23670501
Descuento 3 Rete fuente 23654001
Cargo 3 IVA Descon 24081001
 d. Devolución en compras.

Para contabilizar le devolución en compras es necesario en SIIGO definir el

documento Tipo U - 099

Importante:
Este documento deberá tener los mismos parámetros que se
definieron en el registro de compra

Documento Campo
U– 099 Devolución en ventas

e. Egreso

La contadora sugiere definir el comprobante de egreso Tipo G - 099, teniendo en

cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según las
necesidades de tu empresa.

Documento Campo Sugerencia

G– 099 Cuenta Bancos 11100501

f. Notas tipo L

La contadora sugiere parametrizar el documento Tipo L - 099, teniendo en cuenta

las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según tus
necesidades.

Documento Campo Sugerencia

L– 099 Saldos Iníciales
Solicita marca para base gravable N

2. Saldos iniciales de proveedores

La empresa a decidió incluir los saldos iníciales al programa el día 31 de junio de

2015 con la siguiente información, para ello utilizaremos el comprobante Tipo L –
099 - Saldos iniciales.
 Para el ingreso de esta información al programa puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Comprobantes o puedes ingresar por la ruta: Contabilidad –
Generación de comprobantes – Entrada de comprobantes

BALANCE DE COMPROBACION INICIO DE ACTIVIDADES

CUENTA DETALLE TERCERO CC DOCUMENTO VENCIMIENTO DÉBITO CRÉDITO
S. Inicial ALMACEN MIL
22050501 100 P 001 1020-01 2015 / 11 / 05 $ 1.500.000
Proveedor EXITOS
S. Inicial ALMACEN MIL
22050501 100 P 001 1042-02 2015 / 12 / 15 $ 1.835.000
Proveedor EXITOS
Cuenta Empresa
99999999 100 $ 3.335.000
Puente Demo - taller
TOTAL PROVEEDORES $ 3.335.000 $ 3.335.000

3. Elaboración de documentos

Una vez la empresa ha definido los parámetros de los documentos y ha

contabilizado los saldos iniciales de proveedores, se inicia el proceso de compras a
partir del mes de julio, para lo cual la contadora implemento el cruce completo, es
decir, Orden de compra – Nota de entrada – Registro de compras; para ello es
necesario iniciar la elaboración de documentos de la siguiente manera:

a. Elaboración de órdenes de compras.

Para registrar órdenes de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Órdenes de compra –
Elaboración de órdenes de compras

En este momento puedes elaborar la orden de compra y contabilizarla al proveedor

DAYMONT LTDA, Nit 800.200.300; registrando la siguiente información:

DESCRIPCION CANTIDAD
TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 12
EQUIPO DE SONIDO LG 15
 b. Elaboración nota de entrada

Para registrar notas de entrada en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando
la palabra Notas o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Notas –
Documentos notas – Nota de entrada.

En este momento puedes elaborar la nota de entrada documento que debe cruzar
con la orden de compra previamente contabilizada a DAYMONT LTDA, Nit
800.200.300; registrando la siguiente información:

DESCRIPCION CANTIDAD
TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 10
EQUIPO DE SONIDO LG 12

c. Elaboración registro de compras

Para contabilizar compras en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la
palabra Compras o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Registro de
compra.

Al momento de elaborar la compra esta cruzara con la nota de entrada previamente

contabilizada a DAYMONT LTDA, Nit 800.200.300; este documento se cancelara en
dos (2) cuotas, pagando 50% a crédito 30 días y el restante a 60 días.

d. Elaboración comprobante de egreso

Para registrar el pago o abono de la compra, lo contabilizas en el comprobante de

egreso, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra
Egreso o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Comprobante de egreso-
cheque

Para este caso vas a contabilizar el documento Tipo G – 099 al proveedor DAYMONT
LTDA, el cual hace un abono del 50% de la compra previamente elaborada.

Campo Factura
Fecha 2015 / 08 / 15
Tipo de contabilización Abono
Nit (Proveedor) 800.200.300
Factura No. P–099-??? (50% del valor de la compra)

4. Manejo de anticipos
 a. Contabilización del anticipo (Egreso)

Para contabilizar el anticipo realizado a un proveedor se utiliza el comprobante de

egreso, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra
Egreso o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Comprobante de egreso-
cheque

En este caso el proveedor Almacén el gangazo S.A. Nit, 864.524.957, informa que
para poder hacer envió de la mercancía es necesario realizar un anticipo de millón y
medio de pesos ($ 1.500.000).

Campo Factura
Fecha 2015 / 08 / 02
Tipo de contabilización Anticipo de proveedores
Nit (Proveedor) 864.524.957- ALMACEN EL GANGAZO S.A
Valor $ 1.500.000

b. Cruce del anticipo – (Elaboración registro de compra)

Para contabilizar registro de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Documentos –
Registro de compra.

Luego de contabilizar el anticipo se procede a elaborar el registro de compra

documento que será el encargado de cruzar el anticipo previamente ingresado a
SIIGO.

Campo Datos
Fecha 2015 / 08 / 13
Nit 864.524.957- ALMACEN EL GANGAZO S.A
Forma de Pago Cruce del anticipo
Crédito 30 días saldo restante
Producto C.C / Subc Bod / Ubi Cantidad Valor unitario % Desc.
Portátil Toshiba 100 – 001 100 - 001 3 unidades $ 1.320.000 0%

5. Manejo de devoluciones

En este caso el proveedor ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S Nit

860.321.654, compra a la empresa y días después realiza una devolución debido
una unidad de los productos adquiridos tenían daños de fábrica.
 a. Elaboración registro de compra

Para contabilizar registro de compra en SIIGO puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Compra o puedes ingresar por la ruta: Documentos –
Registro de compra.

Campo Datos
Fecha 2015 / 08 / 28
Nit 860.321.654 - ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S
Forma de Pago Crédito 45 días
Producto C.C / Bod / Ubi Cantidad Valor % Desc.
Subc unitario
Portátil 7
100 – 001 100 - 001 $ 1.115.000 0 %
Toshiba unidades

b. Elaboración nota de devolución

Para contabilizar notas de devolución de compras en SIIGO puedes hacer uso del
buscador digitando la palabra Devolución o puedes ingresar por la ruta:
Documentos – Devolución de compras.

Campo Factura
Fecha 2015 / 09 / 11
Nit (Cliente) 860.321.654 - ALMACENES DE CADENA EL TESORO S.A.S
Cantidad 1 Unidad

6. Informes

a. Parametrización edades de proveedores

Para definir los parámetros de los informes de edades de proveedores en SIIGO

puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Edades o puedes ingresar por
la ruta: Cuentas por pagar – Edades de proveedores - Actualiza a 5
columnas
 Descripción Datos
Actualiza a 5 Columnas
Modelo 10
Nombre Proveedores vencidos
Rango -120
-119 a -90
-89 a -60
-59 a -30
-29

b. Informes de cuentas por pagar

Para generar informes de proveedores, puedes hacer uso del buscador digitando la
palabra Pagar o puedes ingresar directamente al módulo de Cuentas por pagar.
Algunos de los informes de proveedores q ue se pueden y se recomiendan generar
en el módulo son:

Informe Ruta Datos

A un corte anterior: No
Estados de Cuentas por pagar – Estado de
Nit: Todos
cuenta cuenta – Informe impreso
Cuentas: Todas
Nivel: General
Cuentas por pagar – Edades de Modelo a utilizar: 10
Edades de
proveedores – Informe a cinco A un corte anterior: No
proveedores
columnas Nit: Todos
Cuentas: Todas
Pantalla o impreso:
Impreso
Movimiento de Cuentas por cobrar –Movimiento de Rango de meses: Todo el
proveedores cartera – Movimiento auxiliar año
Nit: Todos
Cuentas: Todas

7. Entrada de comprobantes
 a. Genera copia

En el mes de julio

Se registra un documento tipo L registrando una causación por el pago de arriendo

de la oficina por un valor de $ 2.750.000

En el mes de agosto

Es necesario que registres el pago nuevamente del arriendo, en esta ocasión

puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Entrada o puedes ingresar
directamente por la ruta: Contabilidad – Generación de comprobantes –
Entrada de comprobantes.

Digitar el tipo y número del documento contabilizado en el mes de enero y marcar

la opción “Genera Copia “

Confirmar que deseas realizar el proceso, luego seleccionas la opción de “Modificar”

y cambias el valor ahora por $ 3.100.000

b. Comprobante predefinido

En el mes de agosto

Se registra un documento tipo L registrando el pago de elementos de aseo y

cafetería por valor de $ 1.270.000

En el mes de septiembre

Es necesario que registres al siguiente mes nuevamente el pago de los

implementos de aseo y cafetería, en esta ocasión puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Predefinidos o puedes ingresar directamente por la ruta:
Contabilidad – Parámetros de documentos – Comprobantes predefinidos
allí seleccionas el documento Tipo L contabilizado en el mes de agosto.

Por último es necesario que ingreses a SIIGO y hagas uso del buscador digitando la
palabra Notas o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Notas –
Documentos notas – Documentos L y digitas el tipo y numero del documento L

a elaborar con ello en la parte superior se habilitara el icono el cual te permite

realizar la búsqueda del comprobante predefinido; a continuación es necesario que
pases con enter incluyendo los datos faltantes y cambiando el terceros y el valor
por $1.180.000