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República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria.


Universidad Nacional del Turismo.
Núcleo Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.
Gestión de Alimentos y Bebidas.
María Daniela Herrera.
C.I 26.667.071.
Resumen:
A continuación se presenta un resumen de los aspectos más importantes, luego de
leer minuciosamente el material brindado, comenzando por el control de costos, ya
que en la restauración siempre debe existir un control con respecto a los ingresos,
gastos y pérdidas, aplicar este concepto a la alimentación implica crear previamente
presupuestos, y objetivos para los logros financieros que se deseen. Es
recomendable fijar una especie de bitácora en donde diaria, mensual y anualmente
se anoten los logros reales contra los estándares esperados, para poder tomar
decisiones correctivas en el tema, esto incluye crear un cambio en el menú con
productos de mayor o menor costo, y capacitar al personal operativo para disminuir
los derroches de los insumos. El control de costos no se trata de disminuir la calidad
de los productos, sirviendo porciones más pequeñas, o tolerando un servicio
ineficiente por parte de los empleados, se trata de ser un buen administrador y tener
la capacitación correcta para saber que los elementos de control de costos en los
que se debe prestar más atención son el personal, el gasto de la operación en sí, y
los alimentos. Básicamente es mantener los costos en línea el presupuesto
planteado.
Asimismo, existe el control de alimentos el cual establece que no hay una norma
general acerca de cuanto se debe gastar en los alimentos en un servicio de
restauración, sin embargo, el control de dicho gasto depende de varios factores
como lo son el tipo de servicio, la clase de menú que se ofrece, el número y tipo de
usuarios. En otras palabras, se puede decir que el control de alimentos se puede
lograr a través de la planeación de un menú, este es el paso más relevante a seguir,
ya que mediante este se toma la decisión de lo que se servirá, la cantidad y cuál
será el procedimiento. Para realizar esta actividad es importante basarse en la
indagación del mercado, en recetas estandarizadas y en pruebas de rendimiento.
Todos estos elementos nos ayudaran a la hora de tener un control acerca de la
compra de suministros la cual debe ajustarse al inventario y presupuesto disponible.
Por otro lado, se tiene al subsistema de compras, es en este punto donde se debe
asegurar que los productos adquiridos son los adecuados para satisfacer las
necesidades del usuario. Por lo tanto, en la gestión de compras se requiere de un
control y una capacitación previa para conocer y administrar la materia prima
necesaria para la operación, asegurando siempre la calidad. Entre los aspectos más
importantes de este sistema están el tener una lista específica de productos donde
estén descritos los estándares, el conocimiento adecuado del mercado, una
selección de proveedores, y un registro de todo el proceso. Es por ello que se
encuentra de la mano con el subsistema de suministros, este comprende el recibo,
almacenamiento y el despacho interno de los productos. Cabe acotar que no es solo
firmar como recibido algún producto, sino cerciorarse de que el producto se está
recibiendo con las especificaciones correctas, la cantidad y la calidad, también que
el precio refleja lo ordenado, ni más ni menos. Para asegurarse de un buen recibo
es necesario, un personal competente, un local apropiado para la tarea de recibir
suministros, que el empleado y el proveedor conozcan las especificaciones del
producto, la supervisión del administrador para asegurarse de que todo se esté
realizando de manera correcta y un horario programado de recibo para evitar
malentendidos.
De igual manera es de suma importancia que cada cierto tiempo se inspeccione la
mercancía recibida, y sobretodo el colocarle la fecha de recibido a los productos,
como los vegetales y la carne, con su respectivo peso, y transferir a los lugares de
almacenamiento pertinentes. Por su lado, el almacenamiento en el caso de los
alimentos es de suma importancia, ya que deben mantenerse en óptimas
condiciones para brindar la calidad esperada y a su vez, evitar robos hasta el
momento en el que se vayan a necesitar. Los factores que atribuyen a un
almacenamiento adecuado son un espacio acondicionado para dicho proceso, la
ubicación de los almacenes, que debería ser entre el área de recibo y el área de
producción, la seguridad para que solo el personal autorizado tenga acceso a esta
área, se debe tener la temperatura, humedad e iluminación acorde a las
necesidades de los productos almacenados para así evitar deterioros, y sobre todo
la organización de los productos de manera de que haya un espacio definido para
cada mercancía, que estén clasificados por grupo de alimentos para evitar la
contaminación cruzada, y que los alimentos con más salidas estén situados de
manera más accesible, también es importante proteger los insumos contra insectos
y roedores, y tener un control de inventario.
El siguiente paso a seguir es el despacho, que es el proceso de suministrar los
productos a los diferentes departamentos de producción, el cual requiere un control
que se basa en despachar solo lo que ha sido autorizado previamente por escrito,
y despachar solo la cantidad requerida por parte de la producción, esto se hace más
sencillo con el sistema de control de ingredientes el cual se logra utilizando recetas
estandarizadas. En el subsistema de producción, encontramos que es un
subsistema fundamental para minimizar perdidas de alimentos durante la
producción, debido a empleados que no están capacitados, una supervisión
inadecuada, entre otros. Este control se basa en proyectar la demanda utilizando
técnicas estadísticas, programar la producción determinando quien elaborara cada
producto y de qué manera, esto requiere el uso de hojas y graficas de producción,
y debe completarse con reuniones con el personal, controlar la cantidad de
productos mediante recetas estandarizadas y controlar la productividad del
personal, es decir, la programación de turnos y/o horarios.
En el subsistema de servicio es primordial controlar los aspectos como lo son vigilar
que el tamaño del producto haya sido previamente estandarizado, evitando así que
sobre o falte, los empaques, el dinero, asegurándose que los consumidores paguen
sus deudas y mantener el equipo siempre en buen estado de limpieza, esos serían
los productos primarios del servicio de alimentación, quedando de manera
secundaria el ambiente, la decoración, las mesas, etc, que también influyen en si el
producto primario es consumido o no. En el caso del control del personal, se puede
decir que ya ha pasado el tiempo en donde se creía que el personal que laboraba
en los servicios de restauración eran “poca cosa” ya que cualquiera podía preparar
los alimentos, en la actualidad el personal ocupa un lugar muy importante en el área
de alimentos y bebidas, ya que son aquellos que hacen que un producto sea
vendido. Es por ello que los determinantes del costo del personal están constituidos
básicamente por dos factores, el tiempo que les toma realizar el trabajo y la cantidad
de dinero que se les paga por dicho trabajo.
Aparte de lo que se mencionó anteriormente, los componentes del costo del
personal, son los costos reales del personal que incluyen los aspectos del costo
directo que es el que se relaciona con las horas de producción, representado por
los salarios, y el costo indirecto que son los gastos por actividades necesarias para
producir las comidas, como por ejemplo la capacitación del personal. De igual
manera, en un servicio de alimentación el costo del personal no puede ser fijo ya
que está influenciado por factores que determinan dicho costo como lo son el tipo
de servicio, ya que no es lo mismo servir en un restaurante de un hotel 5 estrellas
que en un comedor escolar, también influyen las horas y días de funcionamiento,
determinando el número de turnos del personal así como la cantidad necesaria, el
patrón de menús, ya que hay que tener en cuenta que aparte de determinar las
preparaciones, hay que determinar la cantidad de vajillas a utilizar y por lo tanto el
tiempo y el número de empleados que se encargara de lavarlas.
En otros aspectos que influyen esta la planta física, ya que es obvio que si el lugar
de trabajo es muy grande y está mal distribuido el personal deberá hacer
desplazamientos incensarios y tareas de aseo aún mayores. Del mismo modo, un
factor importante es el equipo y distribución del mismo, ya que puede significar
ahorros sustanciales del personal y que pueden generarse a la hora de contar con
un equipo adecuado, sin embargo, hay que ser cuidadosos a la hora de cambiar
personas por maquinaria ya que se puede perder tiempo en armar, desarmar y lavar
una pieza del equipo que la misma tarea en sí. De igual manera, si se cuenta con
una buena programación y políticas del personal, admitiendo en el trabajo solo a
aquellos empleados que sean aptos para realizar las tareas, ellos ejecutaran su
trabajo de manera correcta, ya que sabrán exactamente que tienen que hacer, como
y cuando hacerlo. El programar la cantidad de trabajo y el tiempo que debe
permanecer allí hará que el empleado cumpla los estándares que se tienen sobre
él. No obstante siempre debe haber una supervisión, ya que este es uno de los
principales factores en el costo del personal, porque de los supervisores depende
que el trabajo esté siendo efectuado correctamente.
Continuando con el tema del control de los costos del personal, los principales
aspectos a controlar son la programación de las necesidades del personal, la
determinación de turnos y horarios, que comprende el tener el número adecuado de
empleados trabajando, asignándolos por horas. Por otro lado, tenemos la rotación
la cual significa que son empleados que deben ser reemplazados por otros, esto
afecta los costos ya que es volver a adiestrar a una nueva persona. Por otra parte,
la existencia de horas extras es una de las maneras de aumentar los costos si no
se tiene un control sobre ellas. Para ello es necesario un informe de control, ya que
la administración tiene la responsabilidad de hacer informes diarios y semanales
que vinculen los volúmenes de venta de los alimentos y todos aquellos temas que
tengan que ver directamente con el personal. De esa forma, está el control de gastos
generales, que incluye gastos de servicios públicos, lavandería, reparaciones y
mantenimiento, teléfono, artículos de limpieza. Estos pueden ser menos tangibles
que los de alimentos y los del personal, y se consideran ocultos ya que no se pueden
medir fácilmente en dinero pero tienen un efecto sobre los egresos financieros. Con
el fin de controlar estos costos se puede tener en cuenta lo siguiente:
a) Suministros: Se debe hacer un análisis de valor de todos los artículos
requeridos, los cuales pueden ser:
✓ Artículos de limpieza: Instruir al personal acerca del uso correcto
✓ Papelería: No desenvolverla hasta el momento de usarla
✓ Artículos de oficina: Revisar que se tenga lo necesario y no tener sobre-
suministro
b) Vajilla y cubiertos: Se debe tener un registro de roturas, anotar la pérdida de
cubiertos y hacerlas conocer, y hacer inventarios frecuentemente.
c) Equipo pequeño y herramientas: Se deben mantener los cuchillos bien
afilados, y tener utensilios adecuados.
d) Mantelería y uniformes: Hay que usar los materiales apropiados para las
diferentes necesidades, se deben confeccionar uniformes con telas
duraderas y fáciles de lavar.
e) Mantenimiento y reparaciones: Se debe establecer un programa de
mantenimiento preventivo, y tener buenos contratos de mantenimiento
f) Servicios públicos: Establecer un programa de la administración de la
energía, y de la duración de las llamadas telefónicas de los departamentos.
Para concluir, se toca el tema de los costos indirectos, ya que como se menciona
anteriormente los gastos de personal y gastos generales se refieren a los costos
directos que corresponden con el servicio de alimentación, sin embargo, también
existen los gastos del personal que no tiene que ver directamente con el servicio o
la producción, por ejemplo el personal administrativo, de contabilidad, entre otros, y
son de igual manera importantes.