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2022-06
Gestión de documentos de pago

© 2022 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos.
SAP Ariba Buying

SAP Ariba Buying and Invoicing
SAP Ariba Contract Invoicing
THE BEST RUN

Contenido
Gestión de documentos de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Cómo trabajar con documentos de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Documentos de solicitud de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Documentos de transacción de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Cómo buscar y visualizar pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Cómo supervisar solicitudes de pago para oportunidades de descuento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Cómo prever pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Cómo visualizar lotes de pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Temas sobre cómo trabajar con pagos adelantados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Pagos anticipados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Requisitos previos para crear pagos anticipados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Flujo de trabajo de pago anticipado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Acerca de la creación de pagos anticipados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Cómo crear un pago anticipado a nivel de cabecera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Cómo crear un pago anticipado a nivel de línea a partir del panel de instrucciones. . . . . . . . . . . . . . . 15
Cómo crear un pago anticipado a nivel de línea a partir de un pedido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Cómo cancelar pagos anticipados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Cómo buscar y visualizar pagos adelantados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Cómo ajustar pagos adelantados frente a facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Temas acerca de cómo solucionar los errores del proceso de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Gestión de errores de transmisión de pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Forzamiento de cambios de estado para documentos de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Forzamiento de pagos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Forzamiento de cancelaciones de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Reenvío automático de pagos fallidos para errores específicos de ERP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Problemas con las solicitudes de pago enviadas a Ariba Network. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Resolución de problemas de los errores de pagos anticipados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Resolución de errores de pagos anticipados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Cómo forzar cambios de estado de pagos anticipados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Cómo forzar un pago para pagos adelantados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Cómo forzar la cancelación de un pago adelantado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Flujo de estado de documento de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
PUBLIC Gestión de documentos de pago

2 PÚBLICO Contenido
Flujo de estado del pago anticipado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Gestión de documentos de pago PUBLIC

Contenido PÚBLICO 3
Gestión de documentos de pago
Esta guía es para los usuarios compradores de SAP Ariba responsables de gestionar los pagos frente a facturas.
Puede ver y gestionar documentos de transacciones de pago y solicitudes de pago y crear pagos avanzados según
los pedidos de compra.
Esta guía se aplica a:
● SAP Ariba Buying and Invoicing

● SAP Ariba Invoice Management
● SAP Ariba Contract Invoicing
Guías relacionadas
Reconciliación de facturas
Guía de proceso de facturación y pago
Tax and charge configuration
Invoicing data import and administration guide
Gestión de conformidad de contratos

4 PÚBLICO Gestión de documentos de pago
Cómo trabajar con documentos de pago
Puede ver documentos de pago para supervisar la actividad de pago e identificar oportunidades de descuento.
Esta sección describe dos tipos de documentos de pago: los documentos de solicitud de pago, que describen
pagos pendientes, y los documentos de transacción de pago, que describe pagos completados.
Documentos de solicitud de pago [página 5]
Documentos de transacción de pago [página 6]
Cómo buscar y visualizar pagos [página 6]
Cómo supervisar solicitudes de pago para oportunidades de descuento [página 7]
Cómo prever pagos [página 9]
Cómo visualizar lotes de pagos [página 10]
Documentos de solicitud de pago

Los documentos de solicitud de pago describen pagos pendientes.
Cuando la solución de facturación de SAP Ariba crea un documento de reconciliación de factura a partir de una
factura aprobada, también crea automáticamente un documento de solicitud de pago (PAY) correspondiente con
un estado de En curso. La solicitud de pago incluye una programación del pago basada en las condiciones de pago
en el documento de reconciliación de factura.
Las condiciones de pago especifican cuándo el proveedor deberá pagar una factura y definen los descuentos
disponibles para el pago anticipado. Se almacenan con la información del proveedor en las facturas, y
normalmente incluyen:
● Un ID único, por ejemplo PT1

● Un título, como Net 45, 2%/30, 3%/20
● Una descripción que puede incluir el número de días para realizar el pago e información relacionada, como los
descuentos que se ofrecen por el pago anticipado u otros incentivos
Las condiciones de pago de la factura y la configuración de las políticas de pago del sistema determinan la fecha de
pago y la de vencimiento de la solicitud de pago.
Los pagos se realizan en un sistema externo según el método de pago configurado para el proveedor y el método
de pago utilizado al programar pagos. Su solución de facturación recibe datos de envío de los pagos procesados
directamente del sistema externo o desde Ariba Network, según la configuración de integración de su sitio. Cuando
el parámetro Application.Settlement.LocalPaymentModelSupported se fija en Sí por el Soporte de SAP
Ariba, se admite un modelo de pago local, que envía la factura que se va a procesar a Ariba Network, no al ERP del
comprador.

Cómo trabajar con documentos de pago PÚBLICO 5
Documentos de transacción de pago
Los documentos de transacción de pago describen pagos que se han completado.
Las soluciones de facturación de SAP Ariba crean automáticamente documentos de transacción de pago (PMT)
para las solicitudes de pago cuando se cumple una de las siguientes dos condiciones:
● Se reciben datos de envío de pago.

● Ha pasado el período de liquidación de pago.
Según la manera en que está configurado su sitio y en cómo se integra con sistemas ERP, la liquidación se puede
determinar de una de las dos maneras. El período de liquidación debe determinarse para un método de pago, y en
este caso los pagos realizados mediante este método tienen el mismo período de liquidación, o se puede
determinar mediante un estado de actualización de envío de Liquidado recibido mediante Ariba Network, en que el
estado de liquidación se actualiza para cada solicitud de pago individualmente.
Cómo buscar y visualizar pagos

Puede ver las solicitudes de pago pendientes y las transacciones de pago completadas.
Requisitos previos
De forma predeterminada, debe ser un miembro del grupo Administrador de pagos o Gestor de pagos para
trabajar con solicitudes de pago y transacciones de pago.
Según la configuración del sitio, los preparadores y solicitantes de la solicitud de compra o de la factura también
pueden ser capaces de ver los pagos para sus pedidos o facturas en la pestaña Pago de la página Pedido o
Factura. Para obtener más información, consulte Parámetros controlados por SAP Ariba para gestionar
documentos de pago.
Contexto
La página Pagos incluye las siguientes pestañas:
● La pestaña Pendiente muestra por defecto las solicitudes de pago pendientes de los últimos tres meses.
● La pestaña Completados muestra las transacciones de pago completadas (PMTs).
● La pestaña Abonos muestra los abonos asociados a los pagos.
● La pestaña Pagos de cargos muestra las solicitudes de pago asociadas a tarjetas de compra.

6 PÚBLICO Cómo trabajar con documentos de pago
Procedimiento
1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pagos .

2. Haga clic en la pestaña que muestra los pagos que quiere ver, como un pago Pendiente.
3. Utilice los filtros de búsqueda para ver un determinado conjunto de solicitudes de pago:
○ Para ver pagos de un determinado proveedor, seleccione el proveedor en el menú desplegable Proveedor o
seleccione Buscar más para ver una lista de los proveedores disponibles. Esta opción no estará disponible
para los pagos de cargos.
○ Para buscar por pedido de compra, introduzca el ID de pedido de compra exacto.
○ Para ver pagos de un determinado periodo, como la semana pasada o el mes pasado, seleccione un
periodo en el menú desplegable Programado para.
○ Para ver pagos de un determinado periodo fijo de tiempo, seleccione Personalizar en el menú desplegable
Programado para y luego seleccione las fechas Desde y Hasta.
○ Para ver pagos de todos los periodos de tiempo, seleccione Sin opción en el menú desplegable
Programado para. Utilice esta opción con precaución ya que puede tener consecuencias en el rendimiento
del sistema si es que el sistema realiza un seguimiento de un gran número de pagos.
○ Para ver pagos por un determinado ID de pago, ID de reconciliación de factura de pago o estado,
seleccione ID, Pago o Estado en el menú desplegable Campo o introduzca un valor para el campo.
○ Para actualizar la lista para que muestra los cambios de estado más recientes, por ejemplo, para mostrar
pagos que acaba de liberar o retener, haga clic en Actualizar.
4. Haga clic en Buscar para mostrar todos los pagos que coinciden con sus criterios de búsqueda.
5. Haga clic en un pago pendiente o en un ID de transacción de pago para ver detalles de ese pago o, haga clic en
un ID de abono o de pago para ver detalles de la reconciliación de factura asociada.
Información relacionada
Cómo trabajar con documentos de pago [página 5]

Cómo supervisar solicitudes de pago para oportunidades de descuento [página 7]
Cómo prever pagos [página 9]
Cómo visualizar lotes de pagos [página 10]
Temas acerca de cómo solucionar los errores del proceso de pago [página 23]
Flujo de estado de documento de pago [página 32]
Parámetros controlados por SAP Ariba para gestionar documentos de pago
Cómo supervisar solicitudes de pago para

oportunidades de descuento
Puede realizar un seguimiento de las solicitudes de pago para asegurarse de que se aprueban sus reconciliaciones
de facturas a tiempo para beneficiarse de descuentos.

Requisitos previos
documentos de pago.
Contexto
Cuando se crea un documento de reconciliación de factura, el sistema genera automáticamente un documento de

solicitud de pago relacionado. La solicitud de pago tiene el estado En proceso para indicar que su documento de
RF tiene el proceso de aprobación. Puede realizar un seguimiento de las solicitudes de pago y uno más adecuado
para los responsables de aprobación retrasados para asegurarse de que las RF se han aprobado a tiempo y, de esta
manera, beneficiarse de los descuentos de pago programados.
Procedimiento

2. Haga clic en la cabecera de columna Estado para ordenar la lista y agrupar todos los pagos que tengan el
estado En proceso.
3. Compruebe la columna Fecha de vencimiento neto para solicitudes de pago con fechas de vencimiento
próximas.
4. Haga clic en el enlace de la columna Pago para mostrar el documento de RF de una solicitud de pago.
5. Haga clic en la pestaña Flujo de aprobación para ver quién deben aprobar el documento.
6. Notifique al responsable de aprobación actual de que la fecha de pago programada se está acercando y de que
el documento de RF debe aprobarse para recibir los mejores descuentos en el pago.

Parámetros controlados por SAP Ariba para gestionar documentos de pago

Cómo prever pagos
Las programaciones de pago para solicitudes de pago proporcionan una previsión aproximada de los flujos de
efectivo.
Requisitos previos
documentos de pago.
Contexto
La solicitud de pago incluye una programación del pago e importes según las condiciones de pago del proveedor.
Hasta que el documento de RF correspondiente no se reconcilie y se apruebe, las programaciones de pago y los
importes serán aproximados pero podrán dar una previsión del flujo de efectivo. Después de aprobar el documento
de RF, las programaciones de pago y los importes serán más precisos y podrá justar la previsión si es necesario.
Procedimiento

2. Haga clic en la cabecera de columna Estado para ordenar la lista y agrupar todos los pagos que tengan el
estado En proceso.
3. Si el pago se realiza mediante Ariba Network, edite las solicitudes de pago para cambiar los métodos o las
fechas de pago (puede hacer clic en Recalcular para visualizar los descuentos aplicables para las nuevas
fechas) o retenga las solicitudes, si es necesario.


Cómo visualizar lotes de pagos
Los lotes de pago muestran los detalles y el estado de los envíos que se han transmitido con Ariba Network desde
un sistema externo a un proveedor de pagos.
Requisitos previos
documentos de pago.
Sólo puede ver la información de envío de los lotes de pagos transmitidos desde el sistema externo a su proveedor
de pago mediante Ariba Network utilizando Kit de herramientas de integración de pagos.
Contexto
Los lotes de pagos son archivos CSV que Kit de herramientas de integración de pagos transmite al proveedor de
pagos en un archivo ZIP. Para obtener más información sobre la transmisión de archivos de lotes de pago, consulte
Guía de administración del comprador de Ariba Network y Introduction to payment integration using the SAP Ariba
integration toolkit.
Procedimiento

De forma predeterminada, la pestaña Pendiente muestra los pagos pendientes.
2. Haga clic en Lote de pagos.
Una nueva ventana del navegador abre la página Lote de envío en Ariba Network.
3. Utilice los filtros de búsqueda para localizar el archivo de lote de pagos que quiere ver.
4. Haga clic en un enlace en la columna ID de lote para ver los detalles del pago de ese archivo de lote.


Temas sobre cómo trabajar con pagos
adelantados
Pagos anticipados [página 11]
Flujo de trabajo de pago anticipado [página 12]
Acerca de la creación de pagos anticipados [página 14]
Cómo cancelar pagos anticipados [página 17]
Cómo buscar y visualizar pagos adelantados [página 19]
Cómo ajustar pagos adelantados frente a facturas [página 20]
Pagos anticipados
Puede realizar pagos completos o parciales por adelantado a los proveedores para un pedido entero o para
artículos en línea específicos en el pedido y luego ajustar los pagos frente a las facturas para el pedido.
Cuando un pago anticipado se aprueba completamente, el documento de pago para el pago anticipado se procesa
en el sistema ERP externo. Basándose en la información de remesa recibida para un pago anticipado del sistema
ERP, Soluciones de SAP Ariba Buying marca el estado del documento de pago anticipado como Pagado.
Después de ajustar los pagos anticipados frente a las facturas recibidas para un pedido, la solicitud de pago
exportada al sistema ERP incluye información acerca de los pagos anticipados ajustados. Los pagos anticipados se
ajustan en el sistema ERP y se procesan los pagos para las facturas.
 Nota
No puede crear pagos anticipados para artículos de servicio en pedidos de compra.
Requisitos previos para crear pagos anticipados
Tiene que ser miembro del grupo Agente de pagos o Administrador de pagos para realizar las siguientes acciones
para gestionar documentos de pago anticipado en el flujo de trabajo de compras:
● Crear pagos anticipados para pedidos de compra

● Editar pagos anticipados
● Cancelar pagos anticipados
● Forzar el pago o forzar la cancelación de pagos anticipados

Temas sobre cómo trabajar con pagos adelantados PÚBLICO 11
 Nota
Los miembros del grupo Administrador de pagos, Agente de pagos, Responsable de aprobación ejecutivoo
Editar documento aprobable pueden ajustar los pagos anticipados en función de las facturas durante la
reconciliación de facturas.
Para generar un flujo de aprobación para documentos de pagos anticipados deberá habilitar el Proceso de
aprobación de pago anticipado. Para agregar un usuario al flujo de aprobación de la reconciliación de factura
cuando el pedido de compra facturado tiene un pago anticipado vinculado, deberá agregar la regla de aprobación
Existe pago anticipado al Proceso de aprobación de reconciliación de factura.
 Nota
También puede crear pagos adelantados para órdenes de copia fijando el parámetro
Application.Settlement.EnableAdvancePaymentForCopyOrders en Sí. Para ayudarle con esta
configuración, deje que su persona de contacto de asistencia designada grabe en un log una solicitud de
servicio. Un representante del servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar
la solicitud.
Cómo buscar y visualizar pagos adelantados [página 19]

Cómo crear un pago anticipado a nivel de cabecera [página 14]
Cómo ajustar pagos adelantados frente a facturas [página 20]
Flujo de trabajo de pago anticipado

Los siguientes pasos explican el flujo de trabajo para pagos anticipados. SAP Ariba Buying and Invoicing se puede
configurar para admitir pagos adelantados a nivel de cabecera y a nivel de línea.
1. Un usuario crea una solicitud de compra para artículos de material. Una solicitud de compras se genera
cuando la solicitud se aprueba completamente.
2. Un agente o un administrador de pagos crea y envía un documento de pago anticipado para el pedido de
compra. El estado del documento de pago anticipado cambia de En proceso a Enviado.
3. SAP Ariba Buying and Invoicing genera un flujo de aprobación para el documento de pago anticipado si el
proceso de aprobación para el pago anticipado está habilitado.
4. Los responsables de aprobación aprueban el documento de pago anticipado. El estado del documento de pago
anticipado cambia a Aprobado.
5. El documento de pago anticipado aprobado se exporta a los sistemas externos de una de las formas
siguientes:
○ SAP Ariba Buying and Invoicing exporta los documentos de pago anticipado a sistemas externos utilizando
el canal de Servicios Web.
○ Un administrador de clientes exporta los documentos de pago anticipado a un fichero CSV que se utiliza
para importar los documentos de pago anticipado a los sistemas externos.

12 PÚBLICO Temas sobre cómo trabajar con pagos adelantados
6. SAP Ariba Buying and Invoicing recibe el ID de la solicitud de pago de ERP para los documentos de pago
anticipado exportados de una de las formas siguientes:
○ El sistema externo envía los ID de solicitud de pago a SAP Ariba Buying and Invoicing utilizando el canal de
Servicios Web.
○ El administrador de clientes importa ID de pago anticipado generados por el sistema externo mediante
archivos CSV.
El estado de los documentos de pago anticipado cambia a Pago.
7. El sistema externo procesa el pago y remite la información de envío a SAP Ariba Buying and Invoicing.
8. SAP Ariba Buying and Invoicing cambia el estado del documento del pago anticipado a Pagado una vez que se
ha efectuado el pago íntegro del mismo. (Para los pagos anticipados a nivel de línea, el estado cambia a
Pagado cuando el pago se procesa para todas las posiciones del documento de pago adelantado).
De forma alternativa, si el sitio no está integrado con un sistema externo, el administrador de pagos fija
manualmente un pago anticipado cuyo estado es Aprobado o Pago como Pagado haciendo clic en el botón
Forzar pago en la página de pago anticipado.
9. El proveedor envía una factura al comprador.
10. SAP Ariba Buying and Invoicing genera un documento de reconciliación de factura para la factura.
11. El administrador de pagos ajusta el importe del pago anticipado con el importe de la factura en el documento
de reconciliación de factura.
12. El administrador de factura reconcilia la factura.
13. SAP Ariba Buying and Invoicing genera una solicitud de pago para la factura reconciliada. Este archivo de
solicitud de pago contiene información sobre los pagos anticipados ajustados con la factura.
El importe de la solicitud de pago es el importe de factura total aprobado, no el importe total de la factura
menos el pago adelantado. El sistema ERP debe tratar la deducción al procesar el pago. Además, las
solicitudes de pago de la pestaña Referencia de factura no indican el uso de pagos adelantados.
14. El sistema exporta la solicitud de pago al sistema externo para el proceso de pago.
Abonos de artículo en línea y pagos anticipados
Si el proveedor envía un abono de artículo en línea con una factura que se ha adaptado para un pago adelantado,
SAP Ariba Buying and Invoicing no anula el ajuste. No existen ajustes de acumulador para pagos anticipados. Los
acumuladores de las facturas, abonos y documentos RF no tienen nada que ver con los pagos anticipados.
Referencias adicionales
Para obtener más información sobre pagos anticipados, consulte Temas sobre cómo trabajar con pagos
adelantados [página 11].
Para obtener información sobre cómo ajustar los pagos anticipados mientras se reconcilian las facturas, consulte
Cómo ajustar pagos adelantados frente a facturas [página 20].
Flujo de estado del pago anticipado [página 35]

Acerca de la creación de pagos anticipados
Puede crear pagos anticipados para todo un pedido (nivel de cabecera) o para artículos en línea específicos (nivel
de línea) en el pedido.
Para un pedido de compra no puede crear pagos anticipados a nivel de cabecera y de línea. En función de lo que
elija (nivel de cabecera o de línea) para el primer pago anticipado que cree, pueden crearse posteriores pagos
anticipados para ese pedido solo en el nivel de cabecera o en el de línea del pedido.
Cómo crear un pago anticipado a nivel de cabecera
Requisitos previos

 Nota
Procedimiento
1. Abra la página Crear pago anticipado con una de las siguientes acciones:
○ En el panel de instrucciones, haga clic en Crear Pago anticipado .

○ Abra el pedido de compra para el que desea crear un pago anticipado y haga clic en Crear pago
anticipado Nivel de cabecera .
2. En la pestaña Resumen de la página de pago anticipado, haga clic en el enlace seleccionar junto al campo ID
de pedido y seleccione el pedido para el que tiene que crear un pago anticipado.
3. Introduzca el valor adecuado para el importe del pago anticipado en el campo Importe.

Se actualizan los valores para los campos de importe de pedido, de proveedor y de importe susceptible de
pago anticipado. En el caso de los sitios integrados con sistemas SAP ERP, el código de empresa también se
actualiza.
4. Especifique una fecha de vencimiento del pago en el campo Fecha de vencimiento.
5. En el caso de los sitios integrados con SAP ERP, seleccione el tipo de documento y contabilidad general.
6. Si es necesario, agregue comentarios y adjuntos.
7. Haga clic en Enviar.
Resultados
El pago anticipado se envía para su aprobación. Puede ver el flujo de aprobación en la pestaña Flujo de
aprobación. Se envía el pago anticipado al sistema ERP para el procesamiento de pagos después de haberse
aprobado completamente.
Cómo crear un pago anticipado a nivel de línea a partir del

panel de instrucciones
Requisitos previos

 Nota
Procedimiento
1. En el panel de instrucciones, seleccione Crear Pago anticipado .

2. En la página del pago anticipado, especifique el título, el importe, el vencimiento del pago y el modo de pago del
pago anticipado.
 Nota
En el caso de los sitios integrados con SAP ERP, tiene que seleccionar también el tipo de documento y la
contabilidad general.
3. Haga clic en el enlace seleccionar junto al campo ID de pedido y seleccione el pedido para el que tiene que
crear un pago anticipado.
4. Haga clic en Agregar artículos.
5. En la página Agregar artículos, seleccione los artículos en línea para los que desea crear un pago anticipado y
haga clic en Agregar.
 Nota
Se atenúa el botón Agregar artículos si incluye todos los artículos en un pedido para el pago anticipado.
Para cancelar artículos que no desea incluir en el pago anticipado, seleccione los artículos y haga clic en
Suprimir.
6. Para cada artículo en línea, introduzca el importe anticipado adecuado en la columna Importe anticipado.
El anticipo máximo que puede pagar para un artículo en línea en un pedido es igual al valor del importe para el
artículo menos el total de todos los importes anticipados pagados anteriormente (importe enviado) y el
importe total facturado para los recibos parciales del artículo. El valor máximo del importe anticipado para un
artículo en línea se calcula del siguiente modo: Anticipo permitido = Importe del pedido para el artículo en línea
- (Total de los importes enviados anteriormente + Total de los importes parcialmente facturados para el
artículo).
Resultados
El pago anticipado se envía para su aprobación. Puede ver el flujo de aprobación en la pestaña Flujo de
aprobación. El pago anticipado se envía al sistema externo cuando este se aprueba por completo.
Cómo crear un pago anticipado a nivel de línea a partir de

un pedido
Requisitos previos

 Nota
Procedimiento
1. Abra el pedido adecuado y seleccione Crear pago anticipado Nivel de línea .

2. Seleccione los artículos en línea para los que desea crear el pago anticipado y haga clic en Agregar.
3. En la página del pago anticipado, especifique el título, el importe, el vencimiento del pago y el modo de pago del
pago anticipado.
4. En el caso de los sitios integrados con SAP ERP, seleccione el tipo de documento y contabilidad general.
5. Para cada artículo en línea en la sección Artículos en línea, introduzca el importe anticipado adecuado en la
columna Importe anticipado.
El anticipo máximo que puede pagar para un artículo en línea en un pedido es igual al valor del importe para el
artículo menos el total de todos los importes anticipados pagados anteriormente (importe enviado) y el
importe total facturado para los recibos parciales del artículo. El valor máximo del importe anticipado para un
artículo en línea se calcula del siguiente modo: Anticipo permitido = Importe del pedido para el artículo en línea
- (Total de los importes enviados anteriormente + Total de los importes parcialmente facturados para el
artículo).
Cómo cancelar pagos anticipados

Tiene que cancelar los pagos anticipados asociados con un pedido antes de cancelar el pedido. Únicamente es
posible cancelar un pago anticipado si no se han efectuado pagos correspondientes a él.

Requisitos previos

 Nota
● El pago anticipado debe encontrarse en el estado Aprobado o Pago.

● La información de envío no ha tenido que ser recibida del sistema externo para ese pago anticipado.
● Debe ser miembro de los grupos Agente de pagos o Administrador de pagos.
● En los documentos de pagos anticipados que consisten de múltiples artículos en línea, no puede cancelar de
forma selectiva los pagos anticipados para artículos en línea específicos. En tales casos, sol puede cancelar
todo el pago anticipado.
Procedimiento
1. Abra el pago anticipado que desea cancelar.

2. Haga clic en Cancelar.
El estado del pago anticipado cambia a Cancelando.

3. Un administrador de clientes exporta los pagos anticipados cancelados a un archivo CSV mediante la tarea
Exportar pagos anticipados cancelados o el sistema exporta los pagos anticipados cancelados al sistema
externo mediante el canal de servicios Web.
Los pagos anticipados se cancelan en el sistema externo.

4. En caso de integración mediante el canal de archivo, el administrador de clientes importa los ID de los pagos
anticipados cancelados del sistema externo utilizando ficheros CSV. En caso de integración mediante el canal
de servicios Web, el sistema externo devuelve una confirmación una vez cancelado el pago anticipado.
El estado del pago anticipado cambia a Cancelado.

Cómo buscar y visualizar pagos adelantados
Puede buscar y visualizar pagos anticipados efectuados para pedidos de compra.
Requisitos previos

 Nota
Procedimiento
1. En la barra de búsqueda del panel de instrucciones, haga clic en el menú del tipo de contenido situado a la
izquierda del campo de búsqueda, seleccione Pago anticipado y haga clic en el icono de búsqueda .
 Nota
Si la opción Pago anticipado no se visualiza en el menú desplegable de búsqueda, seleccione primero

Más... y después Pago anticipado.
2. En la página Buscar filtros especifique los criterios de búsqueda, por ejemplo estado, proveedor y fecha de
vencimiento, y haga clic en Buscar.
3. Haga clic en el ID de pago anticipado para ver los detalles del pago anticipado.
4. Para ver los pagos anticipados efectuados para un pedido de compra, abra el pedido de compra y haga clic en
la pestaña Pagos.
Los pagos anticipados efectuados para el pedido de compra se muestran en la tabla Pagos anticipados de la
pestaña Pagos.
5. Haga clic en el ID de pago anticipado para ver los detalles del pago anticipado.

Resultados
Se muestran detalles del pago anticipado seleccionado.
Cómo ajustar pagos adelantados frente a facturas

Los pagos anticipados efectuados para pedidos de compra a proveedores se pueden ajustar parcial o totalmente
con facturas durante el proceso de reconciliación de facturas (RF). Esto le ayuda a asegurarse de que no se
realicen pagos duplicados o adicionales para un pedido de compra.
Requisitos previos

 Nota
 Nota
En función de cómo se haya configurado el sitio y de si se ha activado la función SINV-9653, los responsables
de aprobación activos que no sean miembros del grupo Administrador de pagos, Agente de pagos,
Responsable de aprobación ejecutivo o Editar documento aprobable podrán ajustar los pagos anticipados.
● Esta acción sólo está disponible en SAP Ariba Buying and Invoicing.
● Se tiene que agregar la regla de aprobación Existe pago anticipado al Proceso de aprobación de la
reconciliación de factura. Su solución SAP Ariba agrega un administrador de pagos al flujo de aprobación de
la RF si un pedido facturado tiene un pago anticipado asociado.
● Debe ser miembro del grupo Administrador de pagos, Agente de pagos, Responsable de aprobación
ejecutivo o Editar documento aprobable.

 Nota
Mientras se aprueba un documento de RF sin ajustar los pagos anticipados, la solución de SAP Ariba
muestra un mensaje de advertencia acerca de los pagos anticipados no ajustados para asegurarse de que
no se realizan pagos en exceso para un pedido.
● El pago anticipado a ajustar tiene que estar en el estado Pagado.
Contexto
Si los pedidos de compra que se han facturado tienen pagos anticipados asociados, los usuarios del flujo de
aprobación del documento de RF podrán ajustar los pagos anticipados en función de las facturas. Puede restringir
los usuarios que pueden ajustar los pagos anticipados. Para ayudarle con esta configuración, deje que su contacto
de asistencia designado grabe una solicitud de servicio en un registro. Un representante del servicio de asistencia
al cliente de SAP Ariba hará el seguimiento para completar la solicitud.
La sección de cabecera del documento de RF incluye los siguientes campos:
● Pagos anticipados disponibles El importe del pago anticipado disponible se puede ajustar con la factura.
Puede hacer clic en el enlace Detalles para ver los detalles de todos los pagos anticipados asociados.
● Pagos anticipados ajustados El importe del pago anticipado ajustado con la factura. Puede hacer clic en el
enlace Cambiar para editar los importes de pago anticipado ajustados.
Un pago anticipado asociado con un artículo en línea en un pedido no se puede ajustar a otro artículo en el pedido.
Procedimiento
1. Abra el documento de RF para la factura recibida para el pedido de compra.

2. Haga clic en Editar para realizar cambios en el documento de RF.
3. Haga clic en el enlace Cambiar visualizado junto al importe Pagos anticipados ajustados.
Se muestra el cuadro de diálogo emergente Pago anticipado. Visualiza todos los pagos anticipados en el
estado Pagado que se crean para los pedidos de compra asociados con la factura.
4. Remítase al valor Importe de la factura actual para el pedido de compra y el valor Importe disponible para los
pagos anticipados.
5. Para cada pago anticipado, especifique el importe a ajustar frente a la factura actual en el campo Importe a
ajustar.
 Nota
El importe que debe ajustarse en relación con la factura actual no puede ser superior al importe de la
factura actual o el importe del pago anticipado disponible.
6. Haga clic en Completado para guardar los cambios.

Resultados
Se visualiza el importe del pago anticipado ajustado total en el campo Pagos anticipados ajustados. Este importe
ajustado se incluye como un detalle en la solicitud de pago generada para la factura. El sistema ERP externo
deduce este importe del importe de la factura aprobada cuando se procesa el pago.
 Nota
El importe total de la solicitud de pago enviada al sistema ERP es el importe de factura total aprobado, no el
importe total de la factura menos el pago adelantado. El sistema ERP debe tratar la deducción al procesar el
pago. Además, las solicitudes de pago de la pestaña Referencia de factura no indican el uso de pagos
adelantados.

Temas acerca de cómo solucionar los errores
del proceso de pago
Gestión de errores de transmisión de pagos [página 23]
Forzamiento de cambios de estado para documentos de pago [página 24]
Forzamiento de pagos [página 25]
Forzamiento de cancelaciones de pago [página 25]
Reenvío automático de pagos fallidos para errores específicos de ERP [página 26]
Problemas con las solicitudes de pago enviadas a Ariba Network [página 27]
Gestión de errores de transmisión de pagos

Si una solicitud de pago no alcanza su destino deseado, hay diversos pasos manuales que puede realizar para
solucionar errores y volver a enviar el pago.
Una solicitud de pago temporalmente tiene el estado Enviando durante la transmisión de su solución SAP Ariba a
un sistema externo. Si una solicitud de pago no alcanza el destino deseado, el estado de la solicitud permanece en
Enviando, pero el estado de la reconciliación de factura cambia a Pago fallido. Los miembros del grupo
Administrador de pago recibe un mensaje de notificación por correo electrónico cuando falla una transmisión de
un pago.
Las solicitudes de pago que tienen un error de ERP vigentes:
● Tienen campos llamados Código de error de ERP y Mensaje de error de ERP en la pestaña General. El campo
Mensaje de error de ERP muestra los primeros 60 caracteres del mensaje de error, si lo hay.
● Incluyen un botón para Reenviar pago.
● Están listadas en una pestaña Pagos fallidos en la página Pagos (en Gestionar Pagos ).
Cuando una solicitud de pago se envía correctamente, el botón Reenviar pago y los campos que muestran el
código de error y el mensaje de error ya no se muestran. La pestaña Histórico del pago y del documento de
reconciliación de factura correspondiente indica cuando se ha reenviado una solicitud de pago.
Resolución de errores en la transmisión de pagos
Puede realizar las acciones siguientes para solucionar un error de transmisión:
● Edite el documento de reconciliación de factura y grabe los cambios. Cuando un aprobador guarda cambios en
el documento de reconciliación de factura, se intenta de nuevo el push de pago.

Temas acerca de cómo solucionar los errores del proceso de pago PÚBLICO 23
● Cambie manualmente el estado de la solicitud de pago a Enviado utilizando Forzar envío. Tenga en cuenta que
esta opción sólo cambia el estado de la solicitud de pago y que sólo debería utilizarla para indicar que el pago
se ha enviado correctamente de otra forma.
● Si ha habido un problema con los datos en la solicitud (como una información de contacto de proveedor no
válida), haga clic en Editar en la solicitud de pago y solucione los errores, y luego grabe los cambios. Puede
hacer clic en Reenviar pago para reenviar el pago directamente. De lo contrario, la próxima vez que la solución
de facturación envíe de nuevo solicitudes de pago fallidas, envía de nuevo la solicitud de pago actualizada.

Reenvío automático de pagos fallidos para errores específicos de ERP [página 26]
Forzamiento de cambios de estado para documentos

de pago
Cuando los documentos de pago están atascados durante el procesamiento, puede tratar la solicitud de pago fuera
del sistema y luego cambiar el estado del documento para reflejar la actualización.
Los botones siguientes cambian el estado de los documentos de pago:
Botón Descripción
Forzar envío Cambia el estado de las solicitudes de pago de Enviando al siguiente estado finalizado, nor
malmente Programando o Programado.
Forzar pago Cambia el estado de las transacciones de pago de Pagando a Pagado.
Forzar cancelación Cambia el estado de las transacciones de pago de Cancelando a Cancelado.
Cuando el estado de un documento de reconciliación de factura cambia, el estado de todas las solicitudes de pago
asociadas con esa reconciliación de factura también cambia.
Los usuarios pueden realizar acciones en documentos de reconciliación de facturas que puedan afectar el estado
de los documentos de pago. Además, los administradores pueden utilizar Forzar pago o Forzar rechazo para
cambiar el estado de un documento de reconciliación de factura y, por lo tanto, sus pagos asociados.


24 PÚBLICO Temas acerca de cómo solucionar los errores del proceso de pago
Forzamiento de pagos [página 25]
Forzamiento de pagos
Forzar los pagos manualmente cambia el estado de los pagos atascados y las reconciliaciones de facturas a
Pagado.
Si un pago a un proveedor falla, la solicitud de pago o el documento de la reconciliación de factura relacionada

pueden parase en el proceso de pago con un estado que no pasa más allá de Pago fallido (para las reconciliaciones
de facturas) o Pagando (para las solicitudes de pago).
En estos casos, los detalles de la transacción de pago y de reconciliación de factura visualizan un botón Forzar
pago. Puede hacer clic en Forzar pago para forzar manualmente el estado de la reconciliación de factura o la
transacción del pago a Pagado de forma que el proceso de pago puede continuar. Tenga en cuenta que forzar un
pago sólo cambia el estado de un documento; aún tiene que realizar el pago al proveedor.
 Nota
● Para forzar pagos para un documento de reconciliación de factura, tiene que pertenecer al grupo
Administrador de factura o Administrador de pago. Para forzar un pago para una transacción de pago,
tiene que pertenecer al grupo Administrador de pago.
● Cuando utiliza Forzar pago para cambiar el estado de un documento de reconciliación de factura a
Pagado, el estado de todas las solicitudes de pago relacionadas también cambia a Pagado.

Forzamiento de cancelaciones de pago

Forzar los pagos manualmente cambia el estado de los pagos cancelados atascados a Cancelado.
Si utiliza un sistema externo y cancela transacciones de pago con los proveedores, y el proceso de cancelación se
interrumpe, la cancelación puede quedarse parada en el sistema. En este caso, el estado no progresa más allá de
Cancelando.

Si ocurre esto, se visualiza un botón Forzar cancelación en los detalles de transacción de pago. Puede hacer clic en
Forzar cancelación para forzar manualmente el estado del pago de Cancelando a Cancelado de forma que el
proceso de cancelación puede continuar. Tenga en cuenta que forzar una cancelación de pago sólo cambia el
estado de la transacción de pago; aún tiene que realizar acciones para cancelar el pago, como ponerse en contacto
con el proveedor directamente.
 Nota
Para forzar una cancelación de pago, tiene que pertenecer al grupo Administrador de pago.

Reenvío automático de pagos fallidos para errores

específicos de ERP
Puede configurar SAP Ariba Buying and Invoicing para que reenvíe automáticamente solicitudes de pago con
ciertos errores de ERP y así prevenir los atrasos en el pago.
Debe ser un miembro del grupo Administrador de clientes para definir qué errores desencadenarán que se
reenvíe un pago automático. Pídale a un administrador de ERP que le proporcione una lista de códigos de error de
ERP que sean buenos candidatos para iniciar el reenvío automático de las solicitudes de pago. Normalmente, estos
errores suelen resolverse rápidamente en el sistema ERP.
Para definir qué códigos de error se utilizan, utilice el parámetro de sitio Errores del sistema ERP que
desencadenan el reenvío automático de documentos
(Application.Invoicing.ERPErrorsThatTriggerAutoResend). Para más información, consulte Errores del
sistema ERP que desencadenan el reenvío automático de documentos.
 Nota
Esta función utiliza los servicios Web para transferir información hasta y desde el sistema ERP. Esta función no
soporta el archivo OK-to-pay.
Flujo de trabajo para el reenvío de pagos fallidos
Los siguientes pasos de alto nivel describen el flujo para el reenvío de solicitudes de pago de forma automática y
manual.

1. SAP Ariba Buying and Invoicing envía la solicitud de pago al sistema ERP.
2. El sistema ERP devuelve un error.
3. SAP Ariba Buying and Invoicing recibe el error y cambia el estatus del documento de reconciliación de factura
asociado a Pago fallido. La solicitud de pago se mantiene en estatus Enviando, muestra el error de ERP y tiene
un botón Reenviar pago visible para los miembros de los grupos Administrador de pago y Agente de pagos.
La solicitud de pago se agrega a la pestaña Pagos fallidos de la página de Pagos (en Gestionar Pagos ).
Los errores se registran en la pestaña Histórico de la solicitud de pago y del documento de reconciliación de
factura.
4. SAP Ariba Buying and Invoicing envía una notificación al grupo Administrador de pago.
5. SAP Ariba Buying and Invoicing determina si enviar automáticamente el pago directamente comprobando el
error en la lista de errores de ERP que desencadenan el reenvío automático, configurada por el comprador.
○ Si el error está en la lista, la solicitud de pago se reenvía al sistema ERP. El reenvío automático sucede cada
ocho minutos, hasta cinco veces.
○ Si el error no está en la lista, el pago no se reenvía automáticamente hasta que una tarea programada
diaria lo reenvía.
6. Mientras la solicitud de pago tenga un error de ERP, un miembro de los grupos Administrador de pago o
Agente de pagos puede reenviar la solicitud de pago manualmente haciendo clic en Reenviar pago.
7. Cuando la solicitud de pago se envía con éxito al sistema ERP, la solución SAP Ariba cambia el estatus de la
solicitud de pago a Programada y el estatus del documento de reconciliación de factura a Pagando. La
solicitud de pago ya no muestra el error de ERP y ya no aparece el botón Reenviar pago.
Problemas con las solicitudes de pago enviadas a

Ariba Network
Si las solicitudes de pago siguen con el estado Procesando o las actualizaciones de una solicitud de pago no se
envían a Ariba Network, puede hacer que SAP Ariba active una función que le ayude con la resolución de
problemas.
Las solicitudes de pago a veces siguen con el estado Procesando cuando se importan remesas. El mensaje de
Ariba Network incluye la declaración No payment proposal found matching paymentProposalID.
Además, en algunos casos, las actualizaciones de las solicitudes de pago no se envían a Ariba Network.
SAP Ariba puede configurar su sitio para que omita el envío de actualizaciones de solicitudes de pago si la solicitud
de propuesta de pago en cuestión no existe en Ariba Network en los siguientes casos:
● Se ha producido un error de Ariba Network que indica que no se ha encontrado ninguna propuesta de pago que
coincida.
● Su cuenta de Ariba Network está configurada para ignorar las solicitudes de pago de SAP Ariba Buying and
Invoicing. Este comportamiento está controlado por la opción interna Ignore PPR from P2P, establecida por
SAP Ariba.
Para activar esta función, su contacto de asistencia designado debe enviar una solicitud de servicio. SAP Ariba
Support realizará el seguimiento para completar la solicitud mediante la activación de la función SINV-10688. Esta
función también ofrece más información en la pestaña Histórico.

Con la función SINV-10688, si la solución de SAP Ariba envía a Ariba Network una actualización de la solicitud de
pago y Ariba Network envía el error "No se ha encontrado ninguna propuesta de pago que coincida con
paymentProposalID":
● Si ya existe una remesa, la solución de SAP Ariba no intenta volver a enviar la solicitud de actualización.
● Cuando se crea una remesa, la solución de SAP Ariba vuelve a omitir el envío de la actualización. El envío de la
actualización no es necesario y puede hacer que el pago siga con el estado Procesando.
En la pestaña Histórico aparece: No se ha encontrado la solicitud de propuesta de pago en Ariba Network, por
lo que no hemos enviado la actualización de nuevo.
Si se ha configurado Ariba Network para ignorar la solicitud de pago, con la función SINV-10688 en la pestaña
Histórico se muestra lo siguiente: La solicitud de propuesta de pago nunca fue enviada, por lo que hemos
omitido el envío de la actualización.

Resolución de problemas de los errores de
pagos anticipados
Resolución de errores de pagos anticipados

El estado de un documento de pago anticipado en Soluciones de SAP Ariba Buying cambia de Aprobado a Pago
cuando Soluciones de SAP Ariba Buying recibe el ID del pago anticipado del sistema externo. El estado cambia
después de Pago a Pagado cuando Soluciones de SAP Ariba Buying recibe información de envío para el pago
anticipado del sistema externo.
De forma similar, cuando el pago anticipado se cancela en Soluciones de SAP Ariba Buying, su estado cambia a
Cancelación. Este estado cambia a Cancelado únicamente cuando Soluciones de SAP Ariba Buying recibe el ID
del pago anticipado cancelado del sistema externo.
A veces, debido a un error en la operación de exportación o en la integración, la información necesaria no es

intercambiada entre Soluciones de SAP Ariba Buying y el sistema externo. Como resultado de ello, los pagos
anticipados se estancan en los estados Pago o Cancelación. En estos casos se envía una notificación por correo
electrónico al solicitante del documento de pago anticipado.
Cuando esto sucede puede cambiar manualmente el estado del documento de pago anticipado de Pago a Pagado
o de Cancelación a Cancelado con los botones Forzar pago o Forzar cancelación. (El cambio manual del estado
de documentos de pago anticipado no soluciona los errores en la operación de exportación o en la integración.
Sigue siendo necesario gestionar el proceso del pago anticipado fuera de su sistema.)
 Nota
Si se encuentra con problemas tras importar información de remesa para pagos adelantados a nivel de línea,
asegúrese de que los archivos CSV a nivel de cabecera y de detalle se hayan definido correctamente. Al archivo
de nivel de detalle contiene el importe y el archivo de nivel de cabecera contiene un importe de 0 para pagos
adelantados de nivel de línea. Para obtener información detallada, consulte el tema About importing advance
payment remittance.
Cómo forzar cambios de estado de pagos

anticipados
Puede utilizar los siguientes botones para cambiar manualmente el estado de documentos de pagos anticipados.

Resolución de problemas de los errores de pagos anticipados PÚBLICO 29
Botón Descripción
Forzar pago Cambia el estado del documento de pago anticipado de

Aprobado o Pago a Pagado.
Forzar cancelación Cambia el estado del documento de pago anticipado de

Cancelación a Cancelado.
Cómo forzar un pago para pagos adelantados

Los pagos anticipados deben encontrarse en el estado Pagado para ajustarlos con facturas. Si la información de
envío no se ha recibido del sistema externo o si el sitio no se ha integrado con un sistema externo, los pagos
anticipados no pasan automáticamente al estado Pagado. En estos casos es preciso forzar el pago de los pagos
anticipados para que su estado pase a ser Pagado.
Requisitos previos
● El pago anticipado debe encontrarse en el estado Aprobado o Pago.

● Debe ser miembro de los grupos Administrador de pagos o Agente de pagos.
Procedimiento
1. Abra el pago anticipado que desee pasar al estado Pagado.

2. Haga clic en Forzar pago.
Resultados
El estado del documento de pago anticipado cambia a Pagado. Ahora puede ajustar este pago anticipado con
facturas recibidas para el pedido.
Cómo forzar la cancelación de un pago adelantado

Con la acción para forzar la cancelación, puede modificar manualmente el estado de un documento de pago
anticipado de Cancelación a Cancelado. Esta acción únicamente es necesaria si el sistema externo no envía una

30 PÚBLICO Resolución de problemas de los errores de pagos anticipados
confirmación acerca de los pagos anticipados cancelados o si su Soluciones de SAP Ariba Buying no está integrado
con un sistema externo.
Requisitos previos
● Debe ser miembro de los grupos Agente de pagos o Administrador de pagos.

● El pago anticipado tiene que estar en el estado Cancelación.
Procedimiento
1. Abra el documento de pago anticipado.

2. Haga clic en Forzar cancelación.
Resultados
El estado del documento de pago anticipado cambia a Cancelado.

Resolución de problemas de los errores de pagos anticipados PÚBLICO 31
Flujo de estado de documento de pago
La solución de facturación actualiza el estado de los documentos de pago en varios puntos en el proceso de
reconciliación de factura y de pago.
El flujo de estado descrito en la tabla siguiente es sólo para el modelo de pago Pago externo.
Estado de enruta
miento Ariba Net
Estado de reconcilia Estado de solicitud de Estado de transacción work/Estado de fac

Actividad ción de factura (RF) pago de pago tura
Se aprueba la factura Reconciliación Procesando n/a Confirmado/Enviado
Reconcilia un docu Reconciliación -> Procesando n/a Confirmado/Enviado

mento de reconciliación Aprobación
de factura (RF)
Se aprueba un docu Pagando Programado n/a Confirmado/Aprobado

mento de reconciliación
de factura
Aprobar una RF (RF en Aprobación -> Procesando n/a Confirmado/Aprobado

Esperando
viada a ERP para recon
reconciliación externa
ciliación o aprobación
adicional. No aplicable
en los sitios de SAP
Ariba Buying y solo de
facturación)
ERP no puede crear una Esperando Procesando n/a Confirmado/Aprobado

reconciliación externa
reconciliación de factu
-> Push fallido
ras (no aplicable en los
sitios de SAP Ariba Bu
ying and Invoicing)
ERP no puede crear una Pago -> Push fallido Procesando n/a Confirmado/Aprobado
factura para el pago
programado (SAP Ariba
Invoice Management)

32 PÚBLICO Flujo de estado de documento de pago
Estado de enruta
miento Ariba Net

ERP no puede crear la Pago -> Pago fallido Envío Confirmado/Aprobado

factura para el pago
programado (sitios de
solo SAP Ariba Buying
and Invoicing que utili
zan la opción de envío
de solicitud de pago
asincrónica o push di
recto)
ERP reconcilia la RF y Esperando Procesamiento -> n/a Confirmado/Aprobado

envía una solicitud de reconciliación externa Programado
actualización de estado -> Pago
de factura (SUR) (no
aplicable a sitios de solo
SAP Ariba Buying and
Invoicing)
ERP desplaza la factura Pago -> Esperando Procesamiento -> n/a n/a
reconciliada al procesa reconciliación externa Programado
miento en ERP (la fac
tura en SAP Ariba In
voice Management es
una copia de factura
ERP) (SAP ERP y Oracle
ERP solamente)
(Opcionalmente y de Pagando Programado n/a Confirmado/Aprobado

pendiendo de la confi
guración del sitio) Ariba
Network recibe una ac
tualización de solicitud
de propuesta de pago
del sistema ERP
Se reciben datos de en Pagando Programado -> Pagado Confirmado/Pagado

Pagando
vío de pago

Flujo de estado de documento de pago PÚBLICO 33
Estado de enruta
miento Ariba Net

Ha pasado el período de Pagando -> Pagado Pagando -> Pagado Pagado -> Liquidado Confirmado/Pagado
liquidación de pago (de
pendiendo de la confi
guración del sitio, se es
pecifica el período de li
quidación por método
de pago o el sitio recibe
una actualización de re
mesa de pago con el es
tado Liquidado me
diante Ariba Network)
Denegar una factura de Cancelación -> Procesando n/a Confirmado/Enviado

cancelación Reconciliación
La factura se cancela o Pagando o Pago fallido Pagando->Rechazado n/a Confirmado/

anula en el sistema ERP -> Rechazada Rechazado
Las solicitudes de pago
mientras el documento
también se pueden re
de la RF se encuentra
chazar cuando tienen el
en el estado Pagando o
estado Retenido,
Pago fallido
Enviando,
Programandoo
Programado.
ERP cancela la factura Pagado -> Pagando -> Pagado->Rechazado Pagando

mientras el documento Rechazado
de RF tenga el estado
Pagando
ERP cancela la factura Pagando ->Rechazado Rechazado n/a

(la factura de SAP Ariba
Invoice Management es
una copia de factura
ERP) (solo SAP ERP y
Oracle ERP)
Modelo de pago Sistema externo

34 PÚBLICO Flujo de estado de documento de pago
Flujo de estado del pago anticipado
El estado de un documento de pago anticipado se va actualizando según la etapa del flujo de trabajo.
Acción Estado
Crear un pago anticipado En proceso
Enviar el pago anticipado De En proceso a Enviado
Aprobar el pago anticipado De Enviado a Aprobado
Exportar los pagos anticipados al sistema ERP Aprobado
Errores recibidos del sistema ERP De Aprobado a En proceso
Cancelar un pago anticipado con el estado Aprobado. De Aprobado a Cancelando
Recibir la confirmación para el pago anticipado desde el sis De Aprobado a En proceso de pago
tema ERP
Recibir la información de envío desde un sistema ERP De En proceso de pago a Pagado
Forzar el pago anticipado aprobado si no se recibe la confirma De Aprobado a Pagado

ción desde el sistema ERP
Se aplica una de las siguientes acciones: De En proceso de pago a Pagado
● Recibir la información de remesa para todos los artículos

en línea en un pago anticipado desde el sistema ERP.
● Forzar el pago anticipado en el estado En proceso de
pago si no se recibe la confirmación desde el sistema ERP.
Cancelar un pago anticipado con el estado Aprobado De Aprobado a Cancelando
Se aplica una de las siguientes acciones: De Cancelando a Cancelado
● Recibir la confirmación para un pago anticipado cance

lado desde el sistema ERP.
● Forzar la cancelación de un pago anticipado en el estado
Cancelando si no se recibe una confirmación del pago an
ticipado cancelado.
Forzar la cancelación de un pago anticipado con el estado De Cancelando a Cancelado

Cancelando si no se recibe la confirmación del pago antici
pado cancelado

Flujo de estado del pago anticipado PÚBLICO 35
Acción Estado
Se ha recibido la información de remesa para un pago antici Cancelando > Pagando > Pagado
pado del sistema ERP, mientras que se marca el pago antici
pado para su cancelación.
Cancele la factura mientras el documento de RF tenga el es Pagado > Pagando

tado Pagado.

36 PÚBLICO Flujo de estado del pago anticipado
Limitaciones de responsabilidad y aspectos
legales
Hiperenlaces
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Acerca de los iconos:
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explicar y permitir la visualización de las reglas de sintaxis y de redacción SAP no garantiza la exactitud ni la integridad de los códigos de ejemplo. SAP no es responsable de
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Limitaciones de responsabilidad y aspectos legales PÚBLICO 37
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que acompañan a dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo
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Gestión de documentos de pago

SAP Ariba Buying

THE BEST RUN

Gestión de documentos de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Cómo trabajar con documentos de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Temas sobre cómo trabajar con pagos adelantados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Temas acerca de cómo solucionar los errores del proceso de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Resolución de problemas de los errores de pagos anticipados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Flujo de estado de documento de pago. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

PUBLIC Gestión de documentos de pago

Gestión de documentos de pago PUBLIC

Esta guía se aplica a:

● SAP Ariba Buying and Invoicing

Guía de proceso de facturación y pago

Tax and charge configuration

Invoicing data import and administration guide

Gestión de conformidad de contratos

PUBLIC Gestión de documentos de pago

Documentos de solicitud de pago [página 5]

Documentos de transacción de pago [página 6]

Cómo buscar y visualizar pagos [página 6]

Cómo supervisar solicitudes de pago para oportunidades de descuento [página 7]

Cómo prever pagos [página 9]

Cómo visualizar lotes de pagos [página 10]

Documentos de solicitud de pago

● Un ID único, por ejemplo PT1

Gestión de documentos de pago PUBLIC

● Se reciben datos de envío de pago.

Cómo buscar y visualizar pagos

La página Pagos incluye las siguientes pestañas:

PUBLIC Gestión de documentos de pago

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pagos .

Cómo trabajar con documentos de pago [página 5]

Cómo supervisar solicitudes de pago para

Gestión de documentos de pago PUBLIC

Cuando se crea un documento de reconciliación de factura, el sistema genera automáticamente un documento de

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pagos .

Cómo trabajar con documentos de pago [página 5]

PUBLIC Gestión de documentos de pago

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pagos .

Cómo trabajar con documentos de pago [página 5]

Gestión de documentos de pago PUBLIC

1. En el panel de instrucciones, haga clic en Gestionar Pagos .

Cómo trabajar con documentos de pago [página 5]

PUBLIC Gestión de documentos de pago

Pagos anticipados [página 11]

Flujo de trabajo de pago anticipado [página 12]

Acerca de la creación de pagos anticipados [página 14]

Cómo cancelar pagos anticipados [página 17]

Cómo buscar y visualizar pagos adelantados [página 19]

Cómo ajustar pagos adelantados frente a facturas [página 20]

No puede crear pagos anticipados para artículos de servicio en pedidos de compra.

Requisitos previos para crear pagos anticipados

● Crear pagos anticipados para pedidos de compra

Gestión de documentos de pago PUBLIC

Cómo buscar y visualizar pagos adelantados [página 19]

Flujo de trabajo de pago anticipado

PUBLIC Gestión de documentos de pago

Abonos de artículo en línea y pagos anticipados

Flujo de estado del pago anticipado [página 35]

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Cómo crear un pago anticipado a nivel de cabecera