Manual de Usuario FACTURACIÓN ELECTRONICA Dyn365 COL

Manual de Usuario
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
DYNAMICS 365
24 November 2021
AlfaPeople Andino S.A.S
Centro Empresarial Paralelo 108
Avenida Carrera 45 No. 108 -27

Ofc. 801 – 802 Torre 2
Bogotá - Colombia
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 2
2. PARAMETRIZACIÓN ...................................................................................................................... 3
2.1 Parámetros de facturación electrónica .................................................................................... 3
2.2 Configuración de impuestos DIAN ........................................................................................... 4
2.3 Configuración de resolución de facturas ............................................................................ 6
2.4 Formato de impresión ....................................................................................................... 7
2.5 Régimen Tributario............................................................................................................ 8
2.6 Formas de Pago DIAN ........................................................................................................ 9
2.7 Clase de Persona ............................................................................................................. 10
2.8 Conceptos DIAN para notas debito ........................................................................................ 11
2.9 Conceptos DIAN para notas crédito ................................................................................. 12
2.10 Homologación lugar físico ............................................................................................... 13
2.11 Homologación Tipo de identificación ............................................................................... 14
2.12 Código de responsabilidades fiscales ............................................................................... 15
2.13 Homologación de ciudades factura .................................................................................. 15
2.14 Unidades de medida........................................................................................................ 16
2.15 Homologación Unidades de medida ................................................................................ 17
2.16 Formulario del cliente ..................................................................................................... 18
2.17 Registro del tipo de documento ...................................................................................... 18
2.17.1 Pedidos de Ventas ....................................................................................................... 18
2.17.1.1 Notas y Archivos adjuntos........................................................................................ 20
2.17.2 Facturación masiva Pedidos de Ventas ........................................................................ 21
2.17.3 Facturas de Servicios ................................................................................................... 22
2.17.3.1 Notas y archivos adjuntos ........................................................................................ 23
2.17.4 Facturas de Proyectos.................................................................................................. 24
2.17.5 Notas Débito o Crédito ................................................................................................ 26
3. CONSULTA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ............................................................................... 31
3.1. GENERAR JSON ....................................................................................................................... 35
3.2. ENVIAR FACTURA .................................................................................................................... 39
3.2.1 Control para documentos enviados. ................................................................................... 41
3.3 ACTUALIZAR LÍNEA.................................................................................................................... 41
3.4 VALIDAR ENVIO......................................................................................................................... 43
www.alfapeople.com 1
3.5 DESCUENTOS OFRECIDOS ......................................................................................................... 44
3.6 GASTOS VARIOS. ....................................................................................................................... 44
3.7 PESO. ........................................................................................................................................ 45
3.8 VECTOR DE ENTREGA. ............................................................................................................... 45
4. CONSIDERACIONES PARA LA FACTURACIÓN ELECTRONICA ......................................................... 46
1. INTRODUCCIÓN
Este documento tiene como propósito dar a conocer toda la funcionalidad del producto “Facturación
electrónica” partiendo de que, en Colombia, como parte del Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018, el
gobierno está impulsando la masificación del uso de la facturación electrónica. Para esto, el gobierno ya
tiene en marcha la obligatoriedad del uso de la factura electrónica, que es un documento que puede ser
generado en el ERP Dynamics Ax, que se explicará en este manual de usuario, el mismo soporta
transacciones de venta para bienes y/o servicios, permitiendo generarlo como archivo JSON para luego
ser enviado al servicio web NOOVA como factura electrónica.
El módulo de facturación electrónica tiene como principales características las siguientes:
1. Homologación de todos los datos relacionados con la facturación electrónica con los estándares
de la DIAN de tal forma que sin necesidad de realizar ajustes en la configuración actual de Dynamics, los
datos sean convertidos y cumplan los estándares definidos por la DIAN. Dentro de los datos más
importantes que se homologan tenemos: Códigos de impuestos, Tipos de documentos, Tipos de régimen
tributario, conceptos de devolución, entre otros.
2. Permite la consolidación de todos los tipos de facturas generadas desde Dynamics en una sola
consulta que centraliza y homologa toda la información de las facturas generadas antes de su envío y
transmisión al proveedor tecnológico de Facturación electrónica. Esta consulta es a su vez una
herramienta de validación del proceso de facturación completa de Dynamics y aplica para facturas de
ventas, facturas de servicios y facturas de proyectos, de tal forma que se tiene una vista única de
facturación del sistema y un único punto de control para verificar el estado de cada factura generada en
el sistema. También aplica para las notas crédito o débito generadas desde cada uno de estos procesos.
3. La Facturación electrónica de AlfaPeople para Dynamics lleva el control, estado y resultado del
proceso de envío de la factura Electrónica con el proveedor tecnológico de facturación electrónica de
tal forma que permite tener información como por ejemplo el CUFE recibido para cada una de las
facturas.
4. La Facturación Electrónica de Dynamics cuenta con procesos periódicos de Actualización y envío
automático de facturas, de tal forma que se pueden programar con la periodicidad que el usuario
requiera y asegurar que las facturas generadas desde cualquier parte del sistema son enviadas
automáticamente al proveedor tecnológico de Facturación Electrónica y dentro de los tiempos máximos
definidos por la DIAN.
2. PARAMETRIZACIÓN
En esta sección se indicará la configuración para la funcionalidad de facturación electrónica.
✓ Parámetros de facturación electrónica

✓ Configuración de impuestos DIAN
✓ Resolución de facturas
✓ Formato de impresión
✓ Régimen tributario
✓ Formato de pago DIAN
✓ Clase de Persona
✓ Conceptos DIAN para notas de débito
✓ Conceptos DIAN para notas crédito
✓ Homologación de Lugar Físico
✓ Homologación Tipo de Identificación
✓ Código de responsabilidades fiscales
✓ Homologación de ciudades factura
✓ Unidades de medida DIAN
✓ Homologación de unidades de Medida
2.1 Parámetros de facturación electrónica

En este formulario se parametriza lo siguiente:
Activar facturación electrónica: activa o desactiva la funcionalidad de facturación electrónica.

Además, permite agregar datos de conexión a la plataforma del proveedor
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Parámetros de

facturación electrónica
✓ En el check Activar facturación electrónica activa o desactiva la funcionalidad de facturación
electrónica
✓ Seleccione Tipo de Servicio Enterprise o PYME esta configuración genera un código en el JSON
✓ Seleccione Homologar ciudad con formulario de ciudades, para indicarle al sistema si se va a
homologar las ciudades por provincia o por ciudad
✓ En el campo URL de servicio web: escriba la URL de la conexión al servicio web
✓ En el campo Usuario: indique el usuario de conexión otorgado por el operador tecnológico
✓ En el campo Contraseña: indique la contraseña otorgada por el operador tecnológico
✓ En el campo Llave de autorización: es la llave de autenticación para el acceso al servicio web,
esta se genera al momento en que se guarda el formulario
2.2 Configuración de impuestos DIAN

En estos parámetros se configura conceptos de impuestos con un código especifico que luego se
relaciona con los códigos de impuestos del ERP en otro formulario. Esta configuración consta de dos
formularios:
2.2.1 Tabla de impuestos DIAN
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Configuración de

impuestos DIAN→ Tabla de Impuestos DIAN
✓ De click en el botón Nuevo.

✓ En el campo Código de Impuesto colocar el código que aplique para NOOVA
✓ En el campo Descripción colocar la descripción
✓ En el campo No enviar activar el check de ser necesario, en los casos en que el impuesto necesite
calcularse en la factura pero no enviarse a la plataforma de NOOVA.
2.2.2 Relación de impuestos DIAN
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Configuración de

impuestos DIAN→ Relación de Impuestos DIAN

✓ En el campo Código de Impuesto seleccionar el código de impuestos que se configuran en ax y
aplican para el ERP.
✓ En el campo Código de impuesto DIAN colocar el código de impuesto que se configuro en el
formulario “Tabla de impuestos DIAN”
2.3 Configuración de resolución de facturas

El objetivo de la configuración definida en este formulario es el número de resolución que aplique para
el lugar físico, activo bajo un rango de fechas con un rango de consecutivo desde y hasta.
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Resolución de facturas
✓ En el campo Número de resolución colocar el número de resolución que aplique para la línea.
✓ En el campo Desde fecha seleccionar en el calendario la fecha en que inicia la activación de la
resolución.
✓ En el campo Hasta fecha seleccionar en el calendario la fecha en que finaliza la activación de la
resolución.
✓ En el campo Consecutivo desde colocar la secuencia numérica inicial que aplique para el numero
de factura
✓ En el campo Consecutivo hasta colocar la secuencia numérica final que aplique para el numero
de factura
✓ En el campo Lugar físico seleccionar el lugar físico al que aplique la resolución
Nota: En este caso el sistema permite asociar un mismo número de resolución, con mismo rango de
fechas y mismo rango de consecutivos, siempre y cuando los Lugares Físicos sean diferentes.
2.4 Formato de impresión

El formato de impresión se configura con la finalidad de que se genere un código de formato
específico en el archivo JSON para el tipo de documento registrado en el sistema
Para realizar la configuración siga los siguientes pasos:
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Formatos de impresión

✓ En el campo Código de Formato, digite el código de formato que aplique para el tipo de
documento.
✓ En el campo Descripción, coloque una descripción que defina el código y su aplicación.
✓ Seleccione la opción para Tipo de Factura, esto hace un registro del código en el tipo de
documento que aplique.
✓ Seleccione el Tipo de documento, para especificar si es una factura o qué tipo nota es.
✓ Seleccione el Tipo de Pedido, donde pueda especificar si aplica a un pedido nacional, pedido de
contingencia o Pedido de Exportación.
2.5 Régimen Tributario

El régimen tributario es un código que aplica para el tipo Común o Simplificado generando un código
identificador en el archivo JSON, en este formulario se configura al Grupo de Impuesto que aplique
y a su vez está configurado para el cliente generándolo al momento de registrar el documento.
Para realizar la configuración siga los siguientes pasos:
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Tipos de

Regímenes Tributarios

✓ Crear los regímenes tributarios que apliquen
✓ Colocar el código que identifique a cada tipo de régimen
Para asociar los Régimen tributario siga los siguientes pasos
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Régimen tributario
✓ Seleccione el Grupo de Impuesto que aplica para el régimen tributario
✓ Seleccione el Id. Régimen tributario que aplica para para el grupo de impuesto
2.6 Formas de Pago DIAN

En este formulario se crea la vinculación de un código Id de forma de pago que genera el archivo
JSON, basado en las formas de pago que se le configura al cliente y aplica para el momento de
registrar la factura.
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Formato de pago
DIAN
✓ De click en nuevo
✓ En el campo Id. Forma de pago digite el código identificador que aplique para la forma de
pago
✓ En el campo Descripción indique una descripción para la forma de pago
✓ Seleccione en el campo Forma de pago, la forma de pago que están previamente
configuradas en AX y aplican para el código.
Nota: Se puede asociar más de una Forma de pago estándar con el mismo Id. forma de pago
2.7 Clase de Persona

En este formulario se crea la vinculación de un código Id tipo de documento que genera el archivo
JSON, basado en el tipo de identificación configurado en el cliente, aplica para el momento de
registrar la factura.
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ clase de Persona
✓ De click en nuevo
✓ En el campo Id. tipo de documento digite el código identificador que aplique para el tipo
de identificación.
✓ En el campo Descripción indique una descripción para el tipo de identificación.
Tipo de identificación por código de DIAN

✓ Seleccione en el campo Tipo de documento, el tipo de identificación que aplique para el id
tipo de documento, como persona natural o jurídica
2.8 Conceptos DIAN para notas debito

En este formulario se crea la vinculación de un Código de concepto que genera el archivo JSON,
basado en el grupo de motivo de devolución y motivos clientes por notas debito que genera la
factura devuelta, aplica para el momento de registrar el ajuste por notas débito.
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Conceptos DIAN

para notas debito
✓ En el campo Código concepto digite el código identificador de la DIAN para Notas Débito.
✓ En el campo Descripción indique una descripción para el Código de Notas Débito de la DIAN.
✓ Seleccione en el campo Código de motivo de devolución, el Código de motivo de devolución
que aplique para el código de concepto en el caso de realizar Pedidos de devolución, Notas
Débito de Facturas de servicio y Notas de abono de Proyectos.
✓ Seleccione en el campo Motivo Cliente, el código que aplique en el caso en que se realice
el proceso por Notas de Abono de Pedidos de Venta
En caso de que el valor sea nulo para el momento de crear la factura se le puede configurar un código
para nulo por defecto
2.9 Conceptos DIAN para notas crédito
En este formulario se crea la vinculación de un Código de concepto que genera el archivo JSON,
basado en el grupo de motivo de devolución por notas crédito que genera la factura devuelta, aplica
para el momento de registrar la devolución por notas crédito.
✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Conceptos DIAN

para notas crédito
✓ En el campo Código concepto digite el código identificador de la DIAN para Notas Crédito.
✓ En el campo Descripción indique una descripción para el Código de Notas crédito de la DIAN
✓ Seleccione en el campo Código de motivo de devolución, el Código de motivo de devolución que
aplique para el código de concepto en el caso de realizar Pedidos de devolución, Notas Crédito de
Facturas de Servicio y Notas de abono de Proyectos.
✓ Seleccione en el campo Motivo Cliente, el código que aplique en el caso en que se realice el proceso
por Notas de Abono de Pedidos de Venta.
En caso de que el valor sea nulo para el momento de crear la factura se le puede configurar un
código para nulo por defecto.
Para esta configuración debe tener configurado previamente los códigos de motivos de devolución
que se configuran de forma estándar por el sistema.
La ruta de configuración de los grupos y códigos de motivo por devolución es:

Ventas & Marketing > Configurar > Pedidos de ventas > Devoluciones > Grupos de motivo de
devolución.
Ventas & Marketing > Configurar > Pedidos de ventas > Devoluciones > códigos de motivo de
devolución
Además, tener configurados los Motivos clientes que se configuran de manera estándar por la ruta:
Clientes > Configurar > Clientes > Motivos de cliente
2.10 Homologación lugar físico

Por medio de este formulario se puede Asociar al Lugar Físico configurado en AX la posibilidad de
homologarlo con un código especial que será llevado posteriormente en el JSON
2.11 Homologación Tipo de identificación
Es necesario que a través de este formulario se pueda identificar según los códigos
especificados por la DIAN los diferentes tipos de documentos con los cuales pueden estar
registrados nuestros clientes.
Para el caso en que el tipo de documento sea NIT se debe enviar dígito de verificación separado
por guion (-). Dicho dígito de verificación se encuentra en Versión Colombia, en el formulario
del cliente > tab Versión Latinoamérica > Dígito de Verificación. Una vez lo tome debe devolver
el valor del número de identificación (Versión FE actual) concatenado con el dígito de
verificación, separado por guion dentro de archivo que se genera. Ejemplo: 47186357-1.
2.12 Código de responsabilidades fiscales
Se tiene el formulario de listado de responsabilidades fiscales por la ruta: Clientes > Configurar >
Configuración de facturación electrónica > Código Responsabilidades fiscales.
✓ En el campo Código, indicar el código de responsabilidad fiscal correspondiente.

✓ En el campo Responsabilidad, indicar la descripción que aplica a esta responsabilidad fiscal
2.13 Homologación de ciudades factura
Tener en cuenta que si el check de “Homologar ciudad con formulario de ciudades” en Parámetros de
facturación electrónica está activo, es necesario alimentar este formulario el cual se encuentra en la
ruta: Clientes > configurar > configuración de facturación electrónica > Homologación de ciudades
factura
✓ En el campo País/región muestra el dato configurado del país del cliente

✓ En el campo Comunidad autónoma: muestra el dato configurado en la dirección del cliente. Es
el departamento.
✓ En el campo Código Ciudad AX: muestra el dato configurado en la dirección del cliente. Según
se configure en los parámetros de facturación electrónica muestra el campo provincia o el
campo ciudad.
✓ Descripción ciudad ax: Muestra la descripción asociada a la provincia o la ciudad. Según se
configure en los parámetros de facturación electrónica muestra la descripción del campo
provincia o el campo ciudad.
✓ Código del municipio DANE: en este se ingresa la codificación emitida por el DANE para todas
las ciudades del país
✓ Descripción Municipio DANE: en este se ingresa la descripción de la ciudad emitida por el
DANE para todas las ciudades del país
Para la generación de la factura electrónica el valor de la descripción ciudad DANE y código DANE,
se deben concatenar separados por el símbolo arroba (@), ejemplo BOGOTA@11001, en la
ubicación del archivo según la siguiente imagen.
Además, se debe visualizar en el formulario de detalle de facturación electrónica, pestaña general
2.14 Unidades de medida
Se tiene el formulario para crear las unidades de medida indicadas por la DIAN. La ruta se encuentra por:
Clientes > Configurar > Configuración de la facturación electrónica > unidades de medida DIAN
✓ En el campo Código se debe ingresar el valor de código indicado por la DIAN
✓ En el campo Descripción es necesario ingresar la descripción de la unidad
2.15 Homologación Unidades de medida
Se tiene el formulario para homologar las unidades de ax con las unidades de la DIAN según, debe
permitir agregar o eliminar (solo elimina si no se tienen una factura enviada con éxito a Noova). Ruta
Clientes > configurar > Configuración de la facturación electrónica > Homologación unidades de la DIAN.
✓ En el campo Unidad de medida, se tiene la posibilidad de seleccionar la unidad de medida de la

DIAN, configurada en el formulario anterior.
✓ En el segundo campo Unidad de media, permite seleccionar la unidad de medida de ax
configurada por administración de la organización >> configurar >> unidades >> unidades >>
campo unidades
✓ Nota: debe permitir Homologar un campo vacío de ax con un valor de unidad de medida de la
DIAN, esto para cuando es vacío, por ejemplo en la factura de servicio.
2.16 Formulario del cliente
En la ruta: Clientes >> común >> clientes >> todos los clientes, al seleccionar uno, en el formulario de
cliente hay un tab denominado Configuración de facturación electrónica > Homologación Código
Responsabilidades fiscales, en este TAB se debe permitir asociar a la cuenta del cliente las
responsabilidades fiscales del cliente.
✓ Botón Responsabilidad fiscal: este botón abre un formulario con la lista de códigos de
Responsabilidades fiscales configurados en el menú de Configuración de facturación electrónica,
y permite marcar los códigos que corresponden al cliente
✓ Campo Código Responsabilidades fiscales: campo de texto de 400 caracteres, almacena como
texto no editable los códigos seleccionados en el botón Responsabilidad fiscal (es la única forma
de actualizarlo, pues debe permitir más de un código separado por (;), para el archivo debe
almacenarlo separado por (;).
2.17 Registro del tipo de documento
2.17.1 Pedidos de Ventas
Cuando se crea un pedido de venta es necesario identificar a qué tipo de pedido corresponde
simplemente con seleccionar el menú de opciones que aparece. Para identificar si corresponde a un
pedido nacional, exportación o contingencia es necesario solo con seleccionar la opción.
Previo a la generación de la factura, en la pestaña de factura, se puede liquidar transacciones abiertas,

(para el anticipo se debe crear un diario de pago, marcado en la pestaña de pago como anticipo).
Al liquidar desde esta opción, al registrar la factura, el sistema busca el monto liquidado de la factura
que se acaba de registrar y lo lleva al formulario de detalles de facturación electrónica.
Luego al registrar una factura en un pedido de venta
Debemos identificar tres tipos de facturas que son las siguientes:
• Factura de venta
• Nota debito
• Nota crédito
No podemos seguir la facturación hasta que marquemos uno de esos tres check ya que es obligatorio
marcarlo
Además, es necesario agregar el dato en el campo factura, el cual es obligatorio cuando se marcan los
checks de facturación electrónica de Nota Débito o Nota Crédito.
2.17.1.1 Notas y Archivos adjuntos
Para el caso en que se necesite enviar un archivo adjunto; puede ser una orden de compra o cualquier
otro documento; por la parte superior derecha (Clip) se adjunta el documento. Muy importante que el
check Restricción este marcado como Externo, para que el archivo adjunto pase con la factura al servicio
web de Noova.
2.17.2 Facturación masiva Pedidos de Ventas
Cuando se requiera registrar las facturas de varios pedidos de venta, por la ruta clientes >> facturas >>
facturación por lotes >> factura, al seleccionar el filtro de pedidos a incluir en cada línea de estos será
obligatorio el tipo de documento si al menos un pedido no se marca no se registrará la selección.
Si se marca nota crédito es obligatorio asociar la factura de referencia, al igual con la opción de nota
débito, el marcar la opción nota débito es obligatorio asociar el código de motivo por el cual se está
realizando la nota débito.
Nota: En esta opción de forma estándar no está disponible el botón liquidar transacciones abiertas, (para
el anticipo se debe crear un diario de pago, marcado en la pestaña de pago como anticipo).
Además, es necesario agregar el dato en el campo factura, el cual es obligatorio cuando se marcan los
checks de facturación electrónica de Nota Débito o Nota Crédito.
2.17.3 Facturas de Servicios
Cuando se crea una factura de servicio antes de poder registrarla es necesario seleccionar una de las
opciones dentro de Tipos de Pedido:
• Pedido Nacional
• Pedido de Exportación
• Pedido de contingencia
Además de seleccionar el Tipo de documento a que hace referencia
Nota. la opción de facturación masiva no está cubierta por facturación electrónica: ruta clientes >>
facturas >> facturación por lotes >> factura de servicios
2.17.3.1 Notas y archivos adjuntos
Para el caso en que se necesite enviar un archivo adjunto; puede ser una orden de compra o cualquier
otro documento; por la opción Notas y archivos adjuntos se adjunta el documento. Muy importante que
el check Restricción este marcado como Externo, para que el archivo adjunto pase con la factura al
servicio web de Noova.
2.17.4 Facturas de Proyectos
Se tiene de igual forma la posibilidad de crear Facturación Electrónica relacionada a Proyectos por la
siguiente Ruta: Gestión de Proyectos y Contabilidad→ Común→ Facturas de Proyecto→ Propuestas de
Factura de Proyecto
Por el cual, cuando se crea una Propuesta de Factura se tenga la posibilidad de seleccionar el Tipo de
documento
Además de seleccionar el Tipo de Pedido mencionado anteriormente.
Cuando se registre la Factura es necesario, al igual, especificarle el Tipo de documento
Nota 1. las facturas de proyectos de forma estándar no almacenan los impuestos por líneas, en estos
casos el sistema tomara la primera línea de la factura de proyectos y le asociara los impuestos totales.
Nota 2. la opción de facturación masiva para facturas de proyectos no está cubierta por facturación
electrónica
2.17.5 Notas Débito o Crédito
Para el caso en que se necesite realizar una Nota ya sea Crédito o Débito dependiendo del documento
que se necesite devolver, se puede hacer por los siguientes casos:
Factura de Servicios
Cuando se encuentre en el Encabezado de la factura de servicios de la Vista de línea, al seleccionar la

Nota Débito o Crédito en el Tipo de documento
el sistema automáticamente habilita los campos de Documento Original que corresponden a:
• Factura, al cual se le asocia la Factura a ser devuelta

• Numero de factura de proyecto, a la cual se le asocia la factura de proyecto a ser devuelta.
• Código de motivo de devolución, en donde se especifican los motivos de devolución
configurados por Ventas y Marketing y los cuales se asocian a los Conceptos DIAN de Notas
Débito o Crédito
Nota: los campos “factura” y “factura de proyecto”, se hacen obligatorios al momento de seleccionar
algún tipo de documento Nota Crédito (NC) o Nota débito (ND). Se debe hacer obligatorio el campo
factura si no se ha seleccionado el campo Número de factura de proyecto, de igual forma si no se
selecciona el campo Número de factura de proyecto debe ser obligatorio el campo factura, es decir no
debe permitir el registro si no se selecciona alguno de estas dos opciones.
Notas de abono de Pedidos de Venta
Sobre la funcionalidad estándar de Pedidos de Venta ruta: clientes > común > Pedidos de venta > todos
los pedidos de venta > pestaña vender > botón Nota de Abono, se puede hacer el proceso de Nota
Crédito teniendo en cuenta los siguientes campos:
✓ Código de motivo, el cual se debe especificar acorde a los códigos de motivo de devolución
homologados anteriormente en el menú de configuración de facturación electrónica
✓ Factura, es necesario seleccionar la factura a devolver.
Cuando se haga el registro de la factura, y se le especifique Nota Crédito (NC) el sistema se lleva estos
datos a la consulta de detalles de facturación electrónica > pestaña general > tab documentos
referenciados.
Pedidos de Devolución
Corresponde a las devoluciones de Facturas hechas por Pedidos de Venta.
Se realiza por la funcionalidad estándar de Pedidos de Devolución, Ventas y Marketing → Común →

Pedidos de devolución → Todos los pedidos de devolución
Tener en cuenta el código de motivo de devolución asociado a los Conceptos DIAN para Notas Crédito o
Débito
Tener en cuenta además que al momento de buscar pedidos se selecciona la factura de venta a devolver
Sobre el proceso normal de devolución, en el albarán seleccionar el Tipo de documento
Finalmente se hace el registro normal de la Factura de Nota Crédito cuando el Pedido devuelto ya
aparece dentro de Todos los Pedidos de Venta
Registrar la factura del Pedido de devolución Entregado
Documento referenciado: Cuando se seleccione en una nota crédito o débito asociada a una factura, no
será necesario solicitar nuevamente que seleccionen el documento de referencia, pues toma
directamente del cruce.
Notas de Abono Facturas de Proyectos
Existe la funcionalidad de igual forma para las Facturas de Proyecto a las cuales se les necesita hacer
Nota Débito o Crédito
Luego de haber realizado el proceso estándar de Nota de Abono en la Factura de Proyecto lo que se
hace es seleccionar el Tipo de documento como Nota Crédito o Débito
Se habilitan automáticamente los campos de Documento Original para seleccionar el Código de motivo
de devolución asociado a los Conceptos DIAN de Nota Crédito o Débito y la Factura a devolver. El campo
factura se hace obligatorio cuando se marque en facturación electrónica la Nota Débito o la Nota
crédito.
3. CONSULTA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

3.1 GENERAR JSON
3.2 ENVIAR FACTURA
3.3 ACTUALIZAR LÍNEA
3.4 VALIDAR ENVIO
3.5 DESCUENTOS OFRECIDOS
En esta consulta se encuentra el listado de facturas tanto enviadas como no enviadas con sus detalles.
Para abrir a la consulta siga los siguientes pasos:
✓ Abra Clientes→ Facturas→ Facturación electrónica→ Detalles de la facturación electrónica
✓ La consulta que se abrirá es la siguiente:
En la pestaña Visión General

Sobre esta sección del formulario se puede visualizar datos de número de factura, resolución,
formato de impresión, estado, divisa, subtotales, totales de descuentos y anticipos (este campo
corresponde al valor total de los anticipos pagados a la factura. Este valor se resta del total a pagar
después de calculados los impuestos y retenciones), total factura, tipos de documento.
En la pestaña General
En esta parte de la consulta aparecen en cada línea las facturas con los distintos códigos registrados
para Generar el JSON que se configuraron previamente en los parámetros
Factura no enviada aun
• Factura: Aparece más información de la Factura como el asiento, fecha de factura, fecha de
vencimiento, Sucursal, Vendedor y Observaciones, (la sucursal es un campo que debe venir
de la resolución de factura según el lugar físico por ahora solo trae el 1).
• El JSON generado: el estado de la factura (Enviado, no enviado), fecha en que se envió,
Consecutivo interno del documento, código CUFE, (estos datos aparecerán en blanco hasta
que se genere el JSON)
• Información del cliente: aparece información del cliente que aplica para el JSON, Clase de
persona es un código que aplica cuando es persona natural o jurídica según la configuración
de versión Latinoamérica para el cliente.
• Documentos Referenciados: En el caso en que sea una Nota Crédito o Nota Débito, traerán
diligenciados el Tipo de cruce (este debe ser siempre referenciado =’R’. Es el único valor posible.
Siempre que se emita una nota débito, debe estar si o si, referenciada a una factura venta o
factura de exportación emitida previamente. Se debe actualizar siempre con R en el archivo
Jeison y en el formulario de detalle de facturación electrónica), Número Documento
Referenciado (Factura), Fecha Documento Referenciado, Código Concepto (devolución) y
Descripción código de concepto.
En la pestaña Líneas
En esta parte de la consulta aparece por la factura seleccionada en la visión general la siguiente
información:
Consecutivos detalles de factura: aparecerá el Código de documento DIAN que aplico para la factura, el
Código de artículo, cantidad, precio unitario, descuentos, totales de la compra y el impuesto.
Sobre el campo Código del impuesto, se trae el impuesto aplicado en el detalle referenciado (01 IVA, 04
Ipoconsumo, 22 Impuesto a las bolsas plásticas). Aparece en esta pestaña y solo uno por línea.
En el caso del Porcentaje del impuesto, se debe mostrar el porcentaje de impuestos de la línea del
artículo ya sea el del IVA 01, o el del Consumo 04, o Impuesto a las bolsas plásticas 22.
Para el campo Monto IVA o Monto Imp. Consumo muestra el monto de impuestos reales de la línea de
articulo ya sea el del IVA 01, o el del Consumo 04.
Para la factura de proyectos se debe seguir manejando la limitación de una línea, y en los casos que se
presente más de una línea tomar la primera, pero con los montos totales, además en el detalle debemos
tomar el Iva (01) o el consumo (04), pero con el valor total de la factura para la primera línea.
En la pestaña Impuestos
En esta parte de la consulta aparece el detalle de los impuestos aplicados a la factura muestra la
siguiente información:
Código de impuesto, Nombre del impuesto que aplico, Código que genera el JSON para el tipo de
impuesto, Valor base, Porcentaje de impuesto, Importe de impuesto.
3.1. GENERAR JSON
Dentro de la consulta existe la funcionalidad para generar el JSON tanto de forma manual como de forma
masiva.
Para generar el JSON de forma manual solo le damos al botón de arriba que dice Generar JSON
Genera el siguiente mensaje
Generar el JSON de forma masiva en un proceso por lotes
Este proceso genera los JSON automáticamente según la periodicidad, los genera solo de las facturas
con estado no enviado
✓ Abra Clientes→ Periódico→ Facturación electrónica→ Facturación electrónica por lotes
✓ En el campo Grupo de lotes Seleccionar el grupo de procesamiento de lotes preconfigurado
✓ En el botón Periodicidad podemos establecer la hora y fechas de inicio y fin del procesamiento por lotes
✓ Luego le damos al boton Aceptar
3.2. ENVIAR FACTURA
Para enviar la factura debemos entrar a la consulta de detalle de facturación electrónica
Para abrir a la consulta siga los siguientes pasos:
✓ Abra Clientes→ Consultar→ Facturación electrónica→ Detalles de la facturación electrónica
✓ En la consulta le damos al botón enviar factura
Cuando le damos al botón todas las facturas que tienen el estado no enviado serán enviadas al
servicio Web de NOOVA para su validación
Aparecerá un mensaje de Factura enviada

Consulta de las facturas enviadas
Luego de Generar JSON y enviar las facturas podemos consultarlas en un listado desde las más recientes
a las más antiguas para su seguimiento, tanto de las no enviadas como de las que se enviaron con la
siguiente información:
• Fecha de la Factura
• Fecha de envío
• Estado de la factura
Envío masivo de facturas automático
Los envíos masivos de facturas masivo y automático se configuran por la configuración estándar de
grupo de lotes por la ruta: Clientes/Periódico/Facturación electrónica/Facturación electrónica por lotes
3.2.1 Control para documentos enviados.
Cuando el documento en FE esté en estado “Enviado”, se deshabilita el botón de enviado en el
formulario de detalle de facturación electrónica (se entiende enviado cuando hay CUFE y la DIAN no
retorna error).
3.3 ACTUALIZAR LÍNEA

Si existe la posibilidad de que por algún motivo alguno de los valores de los campos dentro de la Consulta
hace falta, es necesario diligenciar ese valor desde el origen y luego usar la función de actualizar Línea.
En otras palabras, si hizo falta diligenciar el correo electrónico, o teléfono u homologar un impuesto, se
diligencia ese valor y se actualiza la línea
✓ Abra Clientes→ Consultar→ Facturación electrónica→ Detalles de la facturación electrónica
Proceso de Actualización de datos Facturación Electrónica
Las actualizaciones de facturas masiva y automático se configuran por la configuración estándar de

grupo de lotes por la ruta: Clientes/Periódico/Facturación electrónica/Proceso de Actualización de datos
Facturación Electrónica
3.4 VALIDAR ENVIO
Sobre la Consulta de Detalles de Facturación Electrónica (existe la opción de no enviar sobre cada factura
o nota crédito o nota débito, al seleccionar esta opción debe emitir el mensaje: “ ¿Está seguro de que no
va a enviar esta factura a la DIAN? ”, es con la opción aceptar o cancelar, si es aceptar no debe permitir el
envío de esta factura, nota débito o nota crédito a Noova, si es cancelar no hace nada, debe permitir a
la vez de cuando esta seleccionado e documento para no enviar, la opción de permitir que se envié.
3.5 DESCUENTOS OFRECIDOS
Este campo corresponde al valor total de los descuentos condicionados a la nota. Este valor se resta del
total a pagar después de calculados los impuestos y retenciones, EJ: subtotal 4200000 + IVA 798000 =
total 4998000, a este valor se resta el descuento condicionado de la factura: 4998000 - descuento
1000000 = total a pagar 3998000. estos descuentos condicionados son diferentes a los descuentos que
se manejan por detalle o ítem en la nota.
El monto de descuento por pronto pago se visualiza en el formulario de totales del pedido de venta.
3.6 GASTOS VARIOS.

Se llevará al formulario de detalle de facturación electrónica los datos del encabezado del pedido de
los gastos varios de seguros y flete.
La cabecera del Json se lleva la suma de los gastos varios.
3.7 PESO.
De cada ítem se toma el dato de peso, peso neto y peso bruto, el cual se visualiza en el formarlo de
detalle de facturación electrónica, pestaña líneas, y la pestaña general se visualiza la suma de los pesos
de todas las líneas de la factura.
Imagen líneas
Imagen visión general
3.8 VECTOR DE ENTREGA.

Incluye los datos de calle de entrega, país de entrega, código de condiciones de entrega, condiciones
de entrega, ciudad de entrega y cuanta de cliente, cuando el pedido de venta es del exterior.
4. CONSIDERACIONES PARA LA FACTURACIÓN ELECTRONICA
Al momento de generar la facturación electrónica se debe validar lo siguiente en la factura
El campo descripción de las facturas no deben tener comillas
El cliente debe tener un correo electrónico asociado, sino se debe validar el correo asociado al cliente
de la factura.
Debe tener asociado una Forma de pago el cliente
Al igual que debe tener asociado una Dirección Principal
El Grupo de Impuestos debidamente diligenciado.
Las facturas que se generan para la facturación electrónica deben tener la configuración en Versión
Latinoamérica de Naturaleza Jurídica J /N
Esto llena la información Clase de persona al momento de Generar JSON

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El módulo de facturación electrónica tiene como principales características las siguientes:

✓ Parámetros de facturación electrónica

2.1 Parámetros de facturación electrónica

Activar facturación electrónica: activa o desactiva la funcionalidad de facturación electrónica.

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Parámetros de

2.2 Configuración de impuestos DIAN

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Configuración de

✓ De click en el botón Nuevo.

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Configuración de

✓ De click en el botón Nuevo.

2.3 Configuración de resolución de facturas

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Resolución de facturas

2.4 Formato de impresión

Para realizar la configuración siga los siguientes pasos:

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Formatos de impresión

2.5 Régimen Tributario

Para realizar la configuración siga los siguientes pasos:

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Tipos de

✓ De click en el botón Nuevo.

Para asociar los Régimen tributario siga los siguientes pasos

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Régimen tributario

2.6 Formas de Pago DIAN

2.7 Clase de Persona

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ clase de Persona

Tipo de identificación por código de DIAN

2.8 Conceptos DIAN para notas debito

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Conceptos DIAN

✓ Abra Clientes→ Configurar→ Configuración de facturación electrónica→ Conceptos DIAN

La ruta de configuración de los grupos y códigos de motivo por devolución es:

2.10 Homologación lugar físico

✓ En el campo Código, indicar el código de responsabilidad fiscal correspondiente.

2.13 Homologación de ciudades factura

✓ En el campo País/región muestra el dato configurado del país del cliente

Además, se debe visualizar en el formulario de detalle de facturación electrónica, pestaña general

2.14 Unidades de medida

2.15 Homologación Unidades de medida

✓ En el campo Unidad de medida, se tiene la posibilidad de seleccionar la unidad de medida de la

2.17 Registro del tipo de documento

2.17.1 Pedidos de Ventas

Previo a la generación de la factura, en la pestaña de factura, se puede liquidar transacciones abiertas,

Luego al registrar una factura en un pedido de venta

2.17.1.1 Notas y Archivos adjuntos

2.17.3 Facturas de Servicios

Además de seleccionar el Tipo de documento a que hace referencia

2.17.3.1 Notas y archivos adjuntos

Cuando se registre la Factura es necesario, al igual, especificarle el Tipo de documento

2.17.5 Notas Débito o Crédito

Cuando se encuentre en el Encabezado de la factura de servicios de la Vista de línea, al seleccionar la

• Factura, al cual se le asocia la Factura a ser devuelta

Corresponde a las devoluciones de Facturas hechas por Pedidos de Venta.

Se realiza por la funcionalidad estándar de Pedidos de Devolución, Ventas y Marketing → Común →

Sobre el proceso normal de devolución, en el albarán seleccionar el Tipo de documento

Notas de Abono Facturas de Proyectos

3. CONSULTA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

✓ Abra Clientes→ Facturas→ Facturación electrónica→ Detalles de la facturación electrónica

En la pestaña Visión General

Factura no enviada aun

3.1. GENERAR JSON

Genera el siguiente mensaje