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SIC-JAC

Sistema de Informacin Contable Manual de Operacin


Mdulo de Contabilidad

La Paz Bolivia

Manual del usuario del Sistema Contable

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TABLA DE CONTENIDO
Pg.
Caractersticas generales del sistema de contabilidad.. Normas generales de operacin 4 5

CAPITULO I COMPROBANTES
1. Registro de comprobantes. 1.1. Copia de Comprobantes. 1.2. Llenado de datos de factura de compras........ 1.3. Llenado de datos de boletos areos. 1.4. Llenado de datos de importacin... 1.5. Llenado de datos para retenciones... 1.6. Llenado de datos para factura de ventas. 2. Modificacin de comprobantes.. 3. Borrado de comprobantes.. 4. Registro de comprobantes borrados. 5. Visualiza comprobante....... 5.1. Visualiza comprobante previa a la impresin.. 6. Impresin de comprobante. 7. Resumen de comprobante. 8. Aplicacin de la norma contable numero 3 (UFV).. 8.1. Plan de cuentas....... 8.2. Cuentas en M/E....... 8.3. Rubros no Monetarios. 8.4. Norma Contable 3 (NC3). 9. Aplicacin de la norma contable numero 6 (TC). 10. Registro de comprobantes en (Bs $us).. 11. Asiento de apertura 12. Renumeracin de comprobantes 8 11 12 12 13 14 15 16 16 18 18 20 21 22 23 23 24 25 29 31 32 32 33

CAPITULO II LIBROS
1. Libro Diario 1.1. Reporte libros diaria (previa impresin) 2. Libro Mayor (una sola cuenta)... 3. Libro Mayor (varias cuentas).. 4. Libro de Compras IVA. 5. Libro de Ventas IVA. 6. Libro de Ventas (por da) 7. Registro de facturas anuladas.. 8. Dosificacin de facturas (n de autorizacin). 9. Importacin de libro de compras.. 10. importacin de libro de ventas. 11. Exportacin datos en formato TXT para libros IVA. 11.1. Exporta libro compras 11.2. Exporta libro ventas... 34 35 35 36 37 38 39 40 41 43 44 45 45 46

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12. Registro, adicin y borrado de facturas de compras 12.1. Registro. 12.2. Editar. 12.3. Borrar. 13. Registro, adicin y borrado de facturas de ventas..... 13.1. Registro.. 13.2. Editar... 13.3. Borrar.. 47 48 53 54 55 56 58 58

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CAPITULO III ESTADOS FINANCIEROS


1. Estados Financieros 2. Estados de cuenta... 3. Balance General y Estado de Resultados comparativos.. 60 61 61

CAPITULO IV PLAN DE CUENTAS


1. Editar plan de cuentas. 2. Importa plan de cuentas desde un sistema (sic-jac) anterior... 3. Asignar cuantas a usuarios........... 63 65 67

CAPITULO V PRESUPUESTO
1. Asignacin presupuestaria. 2. Ejecucin presupuestaria.. 68 69

CAPITULO VI CONFIGURACION
1. Cdigos fijos contables... 1.1. Crdito, Debito y IT.. 1.2. Cierre de la gestin y otros. 1.3. Proyecto. 1.4. Otros cdigos fijos 1.5. Pie de pgina 1.6. Moneda y otros. 70 70 71 71 72 73 73

CAPITULO VII UTILIDADES


1. Tipo de cambio. 2. ndice UFV. 3. Nuevo usuario.. 4. Acceso a usuario.. 5. Respaldo de la informacin (backup)... 6. Recuperacin de la informacin de resguardo (Backup). 74 75 76 77 77 79

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CAPITULO VIII OTROS


1. Mantenimiento de ndices... 2. Edita datos de la empresa.. 3. Parmetros para consolidar... 4. Tipos de comprobantes.. 5. Proyecto. 6. Sucursal. 7. Verifica comprobantes desbalanceados.. 81 81 82 83 83 84 85

CAPITULO IX INSTALACION DEL SOFTWARE CONTABLE


1. Pasos previos a la instalacin del sistema SIC-JAC. 2. Pasos para instalar el sistema de contabilidad.. 3. Pasos para adicionar una nueva empresa.. 4. Ingreso al sistema de contabilidad 5. Adiciona una nueva gestin.. 6. Pasos para la instalacin en red 7. Pasos para crear el nuevo acceso directo... 8. Pasos para exportar a Excel.. 86 87 91 92 93 94 96 100

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CARACTERSTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD


SIC-JAC es un sistema administrativo que fue diseado para responder a sus necesidades en cuanto al manejo de la informacin contable. Su diseo amplio y su flexibilidad le permiten aplicar el proceso contable a diferentes tipos de empresas en cuanto a inicio y cierre de periodo. Comercial (Periodo: enero a diciembre), Industrial (Periodo: abril a marzo), Agropecuaria (Periodo: julio a junio) y Minera (Periodo: octubre a septiembre). El Plan de Cuentas pueden manejar hasta 5 niveles de cuentas: Grupo (activo, pasivo patrimonio, ingreso y egreso), Rubro (activo corriente, pasivo corriente, etc.), Ttulo (activo disponible, activo exigible, activo realizable, etc.), Cuenta compuesta (caja, banco moneda nacional, banco moneda extranjera, cuentas por cobrar, etc.) y Subcuenta o de detalle (banco de crdito cuenta corriente No. XXXX, banco nacional caja de ahorro No. XXYYZZ, etc.,). Una vez definido el plan de cuentas debe registrar los cdigos fijos de las cuentas contables. Tiene que tener mucho cuidado al cambiar los cdigos fijos, si registr comprobantes con dichos cdigos no puede cambiar, a no ser que los comprobantes registrados con dichos cdigos sean borrados. Las cuentas contables fijas permiten agilizar el registro de un comprobante, estas cuentas son : crdito fiscal, dbito fiscal, impuesto a las transacciones (IT), diferencia de cambio o diferencia por redondeo, retencin IU por compras , retencin IU por servicios, retencin IT por compras, retencin IT por servicios, ajuste por inflacin y tenencia de bienes etc. Existen cuentas que permiten cierre del periodo: resultados del ejercicio y resultados acumulados. Genera en forma automtica los asientos (comprobantes) de ajuste de acuerdo a la Norma Contable 3 y 6 de las cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso y Egreso, pero las de Activo como ser: Activos Fijos e Inventarios, deben ser ajustados manualmente con un asiento (comprobante) de Traspaso por su tratamiento. Las transacciones comerciales son registradas en comprobantes contables. Los comprobantes contables son de tres tipos: Tipo 1 Comprobantes de ingreso Tipo 2 Comprobantes de egreso Tipo 3 Comprobantes de traspaso

Los comprobantes de ingreso registran transacciones que significan entrada, a la empresa o institucin, en trminos monetarios. Los comprobantes de egreso registran transacciones que significan salida, de la empresa o institucin, en trminos monetarios. En los comprobantes de traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida de dinero. Con los asientos (comprobantes) registrados se podr obtener en cualquier momento los reportes por pantalla o impresora de: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de compras y Ventas IVA Balance de comprobacin de Sumas y Saldos Balance General Estado de Resultados

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Los siguientes reportes: Libro Diario, Libro Mayor, Libros de Compra, Libro de Ventas, Balance de Sumas y Saldos, Balance General y el Estado de Resultados al visualizar por pantalla, internamente son exportados en formato EXCEL en la carpeta D:\SIC-JACW\XLS, los que pueden ser modificado para su mejor presentacin. Si las facturas de ventas y las facturas de compras son registradas factura por factura con todos los datos requeridos para el libro de compras y ventas IVA, estos datos pueden ser exportados en formato TXT al Software de Libro de Compras y Ventas IVA de Servicio de Impuestos Nacionales. La parte del presupuesto se lo maneja con las cuentas de INGRESOS y EGRESOS del plan de cuentas, los mismos pueden ser marcados o seleccionados y presupuestados, y con el registro de comprobantes se obtendr la ejecucin presupuestaria. En vista de las continuas mejoras que se le hacen al sistema; pueden existir en el manual ciertas secciones que difieren con el sistema en s.

NORMAS GENERALES DE OPERACION


El sistema para ingresar datos validos cuenta con una serie de opciones predeterminadas llamados controles como ser: cuadro de texto, cuadro de edicin, cuadro combinado, cuadro de lista, grupo de opciones, casilla de verificacin, control numrico y botn de comando.

CONTROLES
Cuadro de texto, Permite ingresar datos o mostrar informacin.

Cuadro de edicin, Permite introducir textos largos. La tecla TAB se usa normalmente para pasar el enfoque al siguiente control en el orden de tabulacin.

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Cuadro combinado, Este control permite seleccionar un elemento de la lista contenida en un cuadro combinado, se debe pulsar en el botn situado a la derecha del control.

Cuadro de lista, Un cuadro de lista muestra una lista de elementos en la que es posible elegir uno o ms elementos.

Grupo de opciones, Este control contiene un grupo de botones de opcin de las que slo se puede elegir una.

Casilla de verificacin, Este control permite presentar varias opciones de las que se puede elegir una o ms de una.

Control numrico, Este control permite elegir en un intervalo de valores numricos al desplazarse por los valores cuando hace clic en las flechas arriba y abajo del control, o introduce un valor en el cuadro de control.

Botn de comando, Este control se emplea para iniciar acciones tales como imprimir un informe, aceptar los valores ingresados, cerrar o mostrar una ventana, o cada una de las opciones de una barra de tareas.

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Para el ingreso de datos existen teclas que facilitan la edicin de un campo (espacio destinado al ingreso de la informacin) las cuales se describen a continuacin. Num Lock Del Backs pace Ins Enter Crtl Y Esc Alterna el uso entre el teclado numrico y las flechas de movimiento. Borra caracteres sobre el cursor. Borra caracteres a la izquierda del cursor Cambia entre el modo insertar y sobrescribir Permite confirmar la seleccin de una opcin o el ingreso de la informacin digitada. Presionando simultneamente permite borrar hasta el fin de la lnea. Esta tecla por lo general se utiliza para escapar (dejar de hacer la accin que est realizando).

Algunos campos no permiten el ingreso de ciertos caracteres nmeros, esto es debido a que el sistema realiza la verificacin en el ingreso (Ejemplo, en el campo de importe no puede ingresar letras). La operacin del sistema est basada en la seleccin de opciones a travs de selectores tipo men.

MENU DE OPCIONES
Para seleccionar alguna de las opciones presentadas en pantalla, se debe hacer uso de las flechas de movimiento de cursor que se encuentran ubicadas al lado del teclado numrico, hasta iluminar la opcin deseada y luego presionar la tecla de ingreso (ENTER RETURN), o con el Mouse (ratn) presionando el botn izquierdo en la opcin deseada.

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CAPITULO I COMPROBANTES
Las transacciones comerciales son registradas en comprobantes contables. Los comprobantes contables son de tres tipos: Tipo 1 Comprobantes de ingreso Tipo 2 Comprobantes de egreso Tipo 3 Comprobantes de traspaso

Los comprobantes de ingreso registran transacciones que significan entrada, a la empresa o institucin, en trminos monetarios. Los comprobantes de egreso registran transacciones que significan salida, de la empresa o institucin, en trminos monetarios. En los comprobantes de traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida de dinero.

1. REGISTRO DE COMPROBANTES
Para registrar un comprobante: En el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Registro de Comprobante y siga los siguientes pasos: 1. Docto. Contable. Seleccione una opcin, existen 3: (1) Ingreso, (2) Egreso) y (3) Traspaso. 2. Fecha. Introduzca la fecha del comprobante. 3. Tipo Cambio. Introduzca el tipo de cambio correspondiente a la fecha del comprobante, si ya existiera almacenado en el sistema, se mostrara el dato, tambin puede modificarse. 4. Moneda. Seleccione un opcin, existen 2: Bs. y $us. Sin importar el tipo de moneda definido en el plan de cuentas. 5. Proyecto. Seleccione un elemento de la lista. 6. Pagado A Recibido De. Si el comprobante es Egreso (2), introduzca el nombre a quien pago. Si es ingreso (1), introduzca el nombre de quien le est pagando. Y Finalmente si es Traspaso (3), introduzca el porqu del comprobante. Longitud 55 caracteres 7. No Comprobte. Es un campo que muestra el nmero correlativo de comprobante de acuerdo al mes y el tipo. La numeracin del comprobante es correlativa en cada mes y en cada tipo de comprobante. Ejemplo: Mes Enero Enero Enero Febrero Tipo de Comprobante Ingreso Egreso Traspaso Ingreso Numeracin 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N

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Febrero Febrero Egreso Traspaso 1, 2, 3, 4,...N 1, 2, 3, 4,...N

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8. Glosa. Introduzca la explicacin de la operacin del comprobante, este campo es alfanumrico (letras y nmeros) de longitud 250 caracteres. Los primeros 75 caracteres son copiados a la referencia (la referencia es una pequea glosa que va al mayor de cada cuenta). Solo en este caso para pasar el enfoque al siguiente control en el orden de tabulacin utilice la tecla TAB. 9. Columna cdigo. La columna cdigo es un campo numrico, debe registrar el cdigo de la cuenta, en caso de no recordar el cdigo de la cuenta presione el botn < Buscar cuenta> o La tecla de control (F2). 10. Columna nombre cuenta. La columna nombre cuenta es un campo no editable muestra el nombre de la cuenta del cdigo digitado. 11. Columna referencia. La columna referencia es un campo alfanumrico, debe registrar una pequea glosa que corresponda a la cuenta seleccionada, la longitud de este campo es de 75 caracteres, para facilitar el ingreso de este dato copia automticamente la primera fila de la glosa. Si el tipo de moneda fue seleccionado en bolivianos (Bs.): 12. Columna debe (Bs.-). La columna debe (Bs.-) es un campo numrico, deber registrar el importe del cargo o dbito de la transaccin. 13. Columna haber (Bs.-). La columna haber (Bs.-) es un campo numrico, deber registrar el importe del abono o crdito de la transaccin. 14. Columna debe ($us.-). La columna debe ($us.-) es un campo numrico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Dlares del importe en Bolivianos al tipo de cambio registrado. 15. Columna haber ($us.-). La columna haber ($us.-) es un campo numrico, esta columna no es editadle, ya que muestra el equivalente en Dlares del importe en Bolivianos al tipo de cambio registrado. Si el tipo de moneda fue seleccionado en Dlares: Columna debe ($us.-). La columna debe ($us.-) es un campo numrico, deber registrar el importe del cargo o debito de la transaccin. Columna haber ($us.-). La columna haber ($us.-) es un campo numrico, deber registrar el importe del abono o crdito de la transaccin. Columna debe (Bs.-). La columna debe (Bs.-) es un campo numrico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Bolivianos del importe en Dlares al tipo de cambio registrado. Columna haber (Bs.-). La columna haber (Bs.-) es un campo numrico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Bolivianos del importe en Dlares al tipo de cambio registrado. 16. Columna Bco. La columna Bco. es un control (cuadro combinado), si la cuenta es banco debe seleccionar el tipo de movimiento del banco, (si el importe es cargo, ejem. Depsito, intereses percibidos, etc.). (si el importe es abono, ejem. girado, retiro, etc.) 17. Columna No. Cheque. La columna es un campo numrico, registre el nmero de cheque si la cuenta es banco (haber o abono)

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18. Columna I.V.A. La columna I.V.A. le permite registrar los datos de una factura: Factura de compras o ventas. 19. Copia Comprobante. Entrando a esta opcin se puede hacer la copia de comprobantes anteriores.

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Importante:
Existen cuentas que se definen como fijos, que permiten agilizar el registro de: comprobante de Egreso (2) con factura de compras y sin factura, comprobante de Ingreso (1) con factura de ventas. Para registrar una factura de compras, debe seleccionar en documentos contables 2-Egreso 3-Traspaso, adems la cuenta contable que se debita (Columna debe), tiene que ser una cuenta de GASTOS (compras servicios), una cuenta de ACTIVO (adquisicin de bienes para uso o para la venta), una cuenta de PASIVO (Cuentas por pagar). Para registrar una factura de ventas, debe seleccionar en documentos contables 1-Ingreso 3Traspaso, adems la cuenta contable que se abona (Columna haber), tiene que ser una cuenta de INGRESO (venta de producto o servicio). Recuerde que los cdigos fijos y los porcentajes deben ser definidos con anterioridad en Contabilidad, Configuracin, Cdigos Fijos Contables. Las cuentas fijas para la factura de compras son: Crdito fiscal (cuenta del grupo de ACTIVOS) 13% (porcentaje ) el men

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Las cuentas fijas para la factura de ventas son: Debito fiscal Impuesto a las transacciones (I.T.) impuesto a las transacciones (I.T.) (cuenta del grupo de PASIVOS) (cuenta del grupo de GASTOS) (cuenta del grupo de PASIVOS)

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13% (porcentaje ) 3% (porcentaje ) 3% (porcentaje )

Las cuentas fijas para la retencin por compras son:


Retencin Impuesto a las utilidades IU Retencin impuesto a las transacciones (I.T.) (Cuenta del grupo de PASIVOS) 5% (porcentaje ) (Cuenta del grupo de PASIVOS) 3% (porcentaje )

Las cuentas fijas para la retencin por servicio son:


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Retencin Impuesto a las utilidades IU Retencin impuesto a las transacciones (I.T.)

(Cuenta del grupo de PASIVOS) (Cuenta del grupo de PASIVOS)

12.5% (porcentaje ) 3% (porcentaje )

1.1.

COPIA DE COMPROBANTES
seguidamente le aparecer la ventana

Para realizar la copia de comprobantes, pulse el botn Copia Asiento.

Para copiar un comprobante debe: seleccionar el mes; el tipo documento contable que utilizar y el nmero de comprobante (si es que lo sabe), luego presiona el botn Procesar. Si no puso el nmero de comprobante se generar una lista de todos los comprobantes del mes seleccionado, luego debe escoger el que desea copiar, presionar el botn . Una vez que copie el documento puede modificar los montos y la glosa, si estos tuvieran factura se debe volver a llenar los datos de facturas.

Manual del usuario del Sistema Contable 1.2. LLENADO DE DATOS DE FACTURA DE COMPRAS

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Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso compras, seguidamente aparecer la pantalla de llenado de facturas de compras debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.

1.3.

LLENADO DE DATOS DE BOLETOS AEREOS

Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

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En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Boletos Areos, seguidamente aparecer la pantalla de llenado de boletos areos debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.

1.4. LLENADO DE DATOS DE LA IMPORTACION


Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Importacin, seguidamente aparecer la pantalla de llenado de importacin debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.

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1.5. LLENADO DE DATOS PARA LA RETENCION (COMPRAS, SERVICIOS RC-IVA)


Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Retenciones, seguidamente aparecer la pantalla de llenado de retencin asumido (compras, servicios RC-IVA) debe registrar todos los datos que corresponden segn sea el caso, (retencin asumido de compras, servicios RC-IVA), para generar el libro de compras.

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1.6. LLENADO DE DATOS DE FACTURA DE VENTAS


En la pantalla de llenado de facturas de ventas debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de ventas.

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Una vez registrado los datos del comprobante (cuadrado los importes del debe y haber) tenemos las siguientes opciones

Elegir impresora: Este botn permite seleccionar la impresora. Imprimir y grabar: Este botn permite guardar el comprobante e imprimir. Grabar: Este botn permite guardar el comprobante. Cancelar: Este botn permite cancelar el registro del comprobante.

2. MODIFICACIN DE COMPROBANTES
Para modificar un comprobante, ir al men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Modifica Comprobante. Para modificar un comprobante debe seleccionar el tipo de comprobante, el mes correspondiente a la fecha del comprobante y el nmero de comprobante. Una vez recuperado el comprobante puede modificar casi todo, excepto: Tipo de comprobante, moneda y nmero de comprobante. La modificacin de datos es similar al Registro de Comprobantes en cuanto al registro de datos se refiere.

3. BORRADO DE COMPROBANTES
Para borrar un comprobante, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Borrado de Comprobante.

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Para borrar un comprobante primero se debe ubicar el comprobante.

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1. Mes. Seleccione el mes en el cual se encuentra el comprobante que desea borrar, tambin existe la opcin todo que le permite desplegar todos los meses. 2. Docto. Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso o de lo contrario todo y le desplegara todos los comprobantes segn el mes que selecciono. 3. Nmero del comprobante. Ingrese el nmero de comprobante a ser borrado. Si no recuerda el nmero de comprobante no es necesario que lo coloque, al presionar el botn procesar se desplegaran todos los tipos de comprobantes (ingreso, egreso y traspaso), de un determinado mes, todos los meses, segn los parmetros que dio en mes y documento contable. 4. Para visualizar el comprobante a ser borrado, presione el botn procesar. 5. Primero ubique en la columna No.Comp., un registro (fila) del comprobante a ser borrado, presionando doble clic el No. comp. El comprobante a ser borrado quedar marcado con .

6. Presione el botn Aceptar. A continuacin se muestra una ltima oportunidad para no borrar, presionando el botn No

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7. Para salir de la opcin Borrar Comprobante, presione el botn Cancelar.

4. REGISTRO DE COMPROBANTES BORRADOS


Para registrar un comprobante borrado, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Registro de Comprobantes Borrados. El registrar un comprobante borrado es similar a la opcin Registro de Comprobantes, con la diferencia

que en esta opcin, debe registrar el nmero del comprobante borrado.

5. Visualiza Comprobante

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Para visualizar un comprobante, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Visualiza Comprobante. Para visualizar un comprobante primero debe seguir los siguientes pasos: 1. Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante que desea visualizar o de lo contrario seleccione todo, se desplegaran todos los meses. 2. Docto Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso o de lo contrario todo lo cual desplegara todos los tipos de comprobantes del mes seleccionado. 3. Nmero del comprobante. Ingrese el nmero de comprobante a ser borrado. Si no recuerda el numero de comprobante no es necesario que lo coloque, presionando el botn procesar puede desplegar todos los tipos de comprobantes, de un determinado mes, todos los meses, segn los parmetros que se dio, marcando con un clic en una de las filas del comprobante se lo podr visualizar. 4. Para visualizar el comprobante a ser borrado, presione el botn procesar. 5. Primero ubique en la columna No.Comp., un registro (fila) del comprobante a ser Visualizado, .

presionando doble clic el No. comp. El comprobante a visualizarse quedar marcado con

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6. Presione el botn Visualizar. A continuacin se muestra el comprobante previo a la impresin.

5.1 VISUALIZA COMPROBANTE PREVIA A LA IMPRESIN

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La barra de herramientas siguientes caractersticas: , Este botn permite ir a la Primera Pagina. , Este botn permite ir a la Pgina Anterior. , Este botn permite ir a una determinada Pgina. , Este botn permite ir a la Pgina Siguiente. , Este botn permite ir a la Ultima Pagina. , Este botn permite Cerrar vista previa. , Este botn permite Imprimir. Si presiona el botn cerrar vista previa

, de la parte superior del reporte tiene las

, obtendr la siguiente pantalla:

Opcin de imprimir (todo el reporte o desde pagina X hasta pagina Y)


Esta opcin de imprimir todo el reporte o desde una pgina X hasta la pagina Y, es de gran utilidad cuando solo se quiere imprimir parte del reporte.

6. Impresin de Comprobante
Para imprimir uno o ms comprobantes, ir al men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Impresin de Comprobante. Para imprimir uno o ms comprobantes registre los siguientes datos:

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1. Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante, o de lo contrario seleccione todo. 2. Docto Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso, Ajuste, o todo. 3. Desde el Nmero. Ingrese el nmero de comprobante inicial. 4. Hasta el Nmero. Ingrese el nmero de comprobante final. 5. Para visualizar los comprobantes a ser impresos, presione el botn Procesar. 6. Presione el botn Imprimir Comprobantes, para imprimir todos los comprobantes mostrados (rango de comprobantes). Es importante mencionar que no existe despliegue previo a la impresin, y que se imprimirn todos los comprobantes que se seleccionaron segn parmetros que se dio.

7. RESUMEN DE COMPROBANTES

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Para obtener el resumen de comprobantes, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Resumen de Comprobantes. El resumen de comprobantes muestra los comprobantes por tipo y por mes, as como los comprobantes borrados. Si desea imprimir el Nmero de comprobantes Existentes, Borrados y Numeracin de Comprobantes, seleccione los botones correspondientes en cada caso.

8. APLICACIN DE LA NORMA CONTABLE NMERO 3 (UFV)


Para realizar la actualizacin de la norma contable 3(UFV), haga clic en el men "Contabilidad", en el men desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-men desplegable, haga clic en "Aplicacin de la Norma Contable Nmero 3 (UFV). En la pantalla Ajuste por Inflacin y Tenencia de Bienes, visualizar:

8.1 PLAN DE CUENTAS


Segn las Normas contables 3 y 6 revisadas y modificadas a septiembre de 2007, se establece que se utilizarn 3 cuentas para todos los ajustes, ya sean por Tipo de Cambio, Inflacin, etc., segn se determine. Las cuales debern estar adicionadas en el plan de cuentas en el grupo cinco de egresos. Estas cuentas son: - AJUSTE POR INFLACIN Y TENENCIA DE BIENES - AJUSTE DIFERENCIAS DE CAMBIO - MANTENIMIENTO DE VALOR

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Para los ajustes de las cuentas del patrimonio debern estar adicionadas dos cuentas en el grupo tres de patrimonio, que son: - AJUSTE DE CAPITAL - AJUSTE DE RESERVAS PATRIMONIALES Se debe aclarar, que a partir de la vigencia de la norma, el ajuste de capital debe exponerse junto a su correspondiente cuenta de capital, concordante con el concepto fundamental de mantenimiento de capital, para medir los resultados; por tanto deber crearse en el grupo Patrimonio dentro del Ttulo Patrimonio la Cuenta Compuesta, Ajuste de Capital.

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8.2 CUENTAS EN M/E


Haga clic en La ficha Cuentas en M/E esta opcin permite aplicar la Norma Contable 6 a los estados financieros preparados a fin de gestin, esto significa que todas las Cuentas o partidas en Moneda extranjera tienen que ser re-expresadas al Tipo de Cambio de cierre. Debe seguir los siguientes pasos: En la Columna Marcar cuentas en moneda extranjera, haga un clic en las casillas de verificacin, solo a las Cuentas que estn en Moneda Extranjera y con el Numeral 2. (Los rubros no monetarios no deben ser marcados, como ser: Inventarios, Activos Fijos, Depreciaciones Acumuladas, Cuentas de patrimonio, Cuentas de Ingreso y Cuentas de Egreso, porque tienen otro tratamiento). Una vez que se ha marcado las cuentas descritas, haga clic en el botn grabar.

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8.3 RUBROS NO MONETARIOS


En la misma ventana haga clic, en la ficha Rubros No Monetarios . Esta opcin nos permite actualizar las partidas de cuentas de Inventarios, Activos Fijos, Depreciaciones Acumuladas, Cuentas de patrimonio, Cuentas de Ingreso y Cuentas de Egreso. En el plan de cuentas ubquese en las cuentas de patrimonio. En la Columna Marcar cuentas de Rubros No Monetarios haga un clic en las casillas de verificacin donde se debe marcar todas las cuentas de patrimonio. (Las cuentas de inventarios y Bienes de Uso sern actualizadas en sus propios mdulos). Se deben marcar todas las cuentas del patrimonio excepto la cuenta: Resultados del Ejercicio.

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Posteriormente en la columna tipo de cuenta indique a qu tipo de cuenta pertenece, las cuentas que han sido marcadas. Por ejemplo las cuentas de Capital son cuentas de Capital, la cuenta de Reserva Legal es una cuenta de Ajuste de Reservas Patrimoniales, Reservas y Otros.

Despus de haber realizado todas estas operaciones en cada una de las cuentas de detalle que pertenecen a cuentas de patrimonio, debe guardar, haciendo clic en el botn Grabar. Luego nuevamente haga clic en la ficha Rubros No Monetarios . En esta opcin se actualizar las partidas de Ingreso y Egreso de la gestin. Para efectuar este paso debe marcar las cuentas de Ingreso y de egreso, cuando el plan de cuentas de la empresa es muy extenso y muy detallado se recomienda utilizar la ayuda del sistema que consiste en lo siguiente: Para cuentas de Ingreso: Haga clic en la pestaa Desde el Cdigo, se visualizar el plan de cuentas, buscar las cuentas de ingreso y posicionarse en la primera cuenta de detalle y haga doble clic, sobre el cdigo, y aparecer el cdigo elegido. Ahora haga clic en la pestaa, Hasta el Cdigo, se visualizar el plan de cuentas, buscar las cuentas de ingreso y posicionarse en la ltima cuenta de detalle, haga doble clic, sobre el cdigo y aparecer el cdigo elegido. A continuacin en Tipo de Cuenta, haga clic en la pestaa y elija el tipo de cuenta, en este caso Ingresos.

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Ahora haga clic en el botn Marcar y aparecer una ventana indicando las cuentas que fueron marcadas.

Desmarque la cuenta: Ajuste por Inflacin y Tenencia de Bienes, de las cuentas de ingreso.

Por ltimo haga clic en el botn de comando Grabar. Luego nuevamente haga clic en la ficha Rubros No Monetarios . Para las cuentas de Egreso. Haga clic en la pestaa Desde el Cdigo, se visualizar el plan de cuentas, buscar las cuentas de Egreso y posicionarse en la primera cuenta de detalle y haga doble clic, sobre el cdigo, y se registrar el cdigo elegido.

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Luego haga clic en la pestaa, Hasta el Cdigo, se visualizar el plan de cuentas, buscar las cuentas de Egreso y posicionarse en la ltima cuenta de detalle y haga doble clic sobre el cdigo, y se registrar el cdigo elegido. A continuacin haga clic en la pestaa Tipo de Cuenta y elija el tipo de cuenta, en este caso Egresos.

Ahora haga clic en la pestaa Marcar y aparecer una ventana indicando las cuentas que fueron marcadas.

Proceda a desmarcar la cuenta: Ajuste por inflacin y tenencia de bienes de la cuenta de egresos, porque es contra cuenta.

Por ltimo guarde estos datos haciendo clic, en el botn Grabar.

Manual del usuario del Sistema Contable 8.4 NORMA CONTABLE 3 (NC3)
En esta misma pantalla a continuacin haga clic, en la ficha, Norma Contable 3.

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En Cdigos Fijos para los Asientos de Ajustes debemos establecer las contra cuentas de los ajustes. Como ser: Ajuste por Inflacin y Tenencia de Bienes Ajuste Diferencia de Cambio Mantenimiento de Valor Ajuste de Capital Ajuste de Reservas Patrimoniales

Haciendo clic en cada una de las pestaas se habilitar el plan de cuentas en el que podremos corroborar el cdigo de cada cuenta.

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Una vez realizado este paso, debe hacer clic en el botn de comando .

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En la opcin. Nmero de Comprobantes, debemos elegir el mes en el que se va a realizar el ajuste.

En la opcin Documento Contable: haga clic en la pestaa y elija el tipo de comprobante en el que se generar el asiento de ajuste, para este ejemplo elija ajuste.

En la opcin Fecha para los asientos de Ajuste, debe colocar la fecha de cierre, en la que el sistema actualizar los Estados Financieros y una vez introducida la fecha, presione la tecla tabulador o Enter y automticamente se visualizar la UFV y el tipo de cambio de la fecha indicada.

Realizados todos estos pasos haga clic en el botn generacin de asientos de ajuste.

, se mostrar pantallas confirmando la

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9. APLICACIN NORMA CONTABLE 6 (TC)


Para realizar el Ajuste por Inflacin y Tenencia de Bienes con el Tipo de Cambio del Dlar, y no realizar la actualizacin de las normas contables 3 y 6, haga clic en el men "Contabilidad", en el men desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-men desplegable, haga clic en "Aplicacin de la Norma Contable Nmero 6 (T/C)" y obtendr la siguiente pantalla:

Esta opcin permite generar el asiento de ajuste por inflacin y tenencia de bienes de las cuentas de Balance y de Resultados, es decir las cuentas de: ACTIVO, PASIVO, INGRESO Y EGRESO, y no as de las cuentas de PATRIMONIO. Se recomienda registrar en Fecha de Inicio del Periodo (dd/mm/aaaa), la fecha inicial del periodo y debe registrar la fecha al cual se desea actualizar con el tipo de cambio.

Manual del usuario del Sistema Contable 10. REGISTRO DE COMPROBANTES EN (Bs $us)

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Ir al men "Contabilidad", en el men desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-men desplegable, haga clic en " Registro de comprobantes en (Bs $us) y obtendr la siguiente pantalla: Esta opcin es similar al registro de comprobantes que tenemos en el punto 1, con la diferencia que en este caso en la casilla de moneda tiene 3 opciones: (1). Bs, (2). $us. y (3). Bs. y $us. En este ltimo caso se pueden registrar ambos importes tanto en dlares como en bolivianos sin que intervenga el tipo de cambio.

11. ASIENTO DE APERTURA


Para generar el asiento de apertura, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Asiento de apertura. Esta opcin permite generar el asiento de apertura registrando el tipo de cambio de la fecha de inicio del periodo y la UFV de cierre del periodo anterior. Esta opcin solo podr ser ejecutada si fue cerrado el periodo anterior con el sistema SIC-JAC (Sistema de informacin Contable).

Para generar el asiento de apertura haga clic en el botn

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12. RENUMERACIN DE COMPROBANTES


Para reenumerar los comprobantes, en el men Contabilidad, seleccione Comprobantes y, a continuacin, haga clic en Renumeracin de comprobantes. Esta opcin permite reenumerar comprobantes, para esto debe seguir las instrucciones y recomendaciones que muestra la pantalla.

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CAPITULO II LIBROS
El Sistema SIC-JAC permite obtener los siguientes libros: Libro Diario Libro Mayor Libro de Compras IVA y Libro de Ventas IVA

1. LIBRO DIARIO
Para obtener el reporte del libro diario, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro Diario. 1. Reporte por mes y Tipo de Comprobante. - Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante, o tambin la opcin Todo. - Docto. Contable. Seleccione un elemento de la lista, existen 5 opciones para seleccionar: (1) Ingreso, (2) Egreso (3) Traspaso, (4) Ajuste y (5) TODO. 2. Reporte por Rango de fechas. - Desde. Seleccione la fecha de inicio en que desea el reporte. - Hasta. Seleccione la fecha final en que desea el reporte. 3. Para visualizar el libro diario, presione el botn Procesar.

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4. Presione el botn Visualizar, para ver el reporte del libro diario. 5. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.

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1.1 REPORTE LIBRO DIARIO (PREVIA IMPRESIN)

2. LIBRO MAYOR (UNA SOLA CUENTA)


Para obtener el reporte del libro mayor, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro Mayor (una sola cuenta). 1. Cdigo Contable. Ingrese el cdigo contable del que desea obtener el libro mayor, si no recuerda el cdigo puede buscar y seleccionar la cuenta. 2. Rango de Fechas. Introduzca el rango de fechas del que desea obtener el mayor. 3. Moneda. Elija el tipo de moneda para obtener el libro mayor. 4. Saldo. Elija el tipo de reporte, respecto al saldo (con sin). 5. Para visualizar el libro mayor, presione el botn Procesar.

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6. Para imprimir el libro mayor, presione el botn Reporte. Nos muestra el reporte previo a la impresin. 7. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar. 8. Para ver el registro en el comprobante, presione Ver comprobante. 9. Presione Elegir impresora para configurar la impresora.

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3. LIBRO MAYOR (VARIAS CUENTAS)


Para obtener el reporte del libro mayor (varias cuentas), en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro Mayor (varias cuentas). 1. Desde la cuenta. Ingrese el cdigo contable inicial, si no recuerda el cdigo puede buscar seleccionar la cuenta. y

2. Hasta la cuenta. Ingrese el cdigo contable final, si no recuerda el cdigo puede buscar y seleccionar la cuenta. 3. Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial del rango de fechas del que desea obtener el mayor. 4. Hasta Fecha. Introduzca la fecha final del rango de fechas del que desea obtener el mayor. 5. Moneda. Elija el tipo de moneda para obtener el libro mayor. 6. Tipo de Impresin. Elija el tipo de impresin.

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7. Para visualizar el libro mayor, presione el botn Reporte 8. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.
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4. LIBRO DE COMPRAS (IVA)


Para obtener el reporte del libro de compras, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro de compras IVA. 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras. 2. Sucursal. Seleccione la sucursal de la que desee obtener el libro de compras. 3. Tipo de reporte. Seleccione una de las opciones: compras, boletos areos, importacin, todo. 4. Procesar. Le permitir ver el libro de compras con los parmetros que selecciono. 5. Ordenado por. Si desea puede ordenar por: fecha, nombre, importe, factura y NIT, puede hacerlo presionando un clic. 6. Para visualizar el libro de Compras, presione el botn Reporte. 7. Para seleccionar la impresora, presione el botn Elegir Impresora. 8. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.

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5. LIBRO DE VENTAS IVA


Para obtener el reporte del libro de Ventas, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro de ventas IVA. 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de ventas. 2. Sucursal. Ingrese el nmero de serie (oficina central sucursales) 3. Procesar. Le permitir ver el libro de compras con los parmetros que selecciono. 4. Ordenado por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic. 5. Para seleccionar la impresora, presione el botn Elegir Impresora. 4. Para visualizar el libro de Ventas, presione el botn Reporte. 5. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.

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6. LIBRO DE VENTAS (por da)


Para obtener el reporte del libro de Ventas por da, ir al men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro de ventas IVA (por da). Este reporte nos mostrara las ventas por da de todos los meses o del rango de fechas que se le asigne.

Manual del usuario del Sistema Contable 7. REGISTRO DE FACTURAS ANULADAS

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Para registrar facturas anuladas del libro de ventas, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Registro de Facturas Anuladas. 1. Periodo Fiscal. Seleccione el mes en el que desea registrar las facturas anuladas, no utilizadas y extraviadas 2. Sucursal. Registre el nmero de la sucursal (casa matriz = 0, sucursal 1= 1 sucursal 2= 2, etc.) 3. Registro de Facturas Anuladas - Fecha: Indica la fecha en que se anulo la factura. - Desde el Nmero y Hasta el Nmero: Se ponen los nmeros de las facturas anuladas. - Generar Facturas: Este botn permite Generar las facturas que fueron anuladas. - Borra Facturas: Este botn permite borrar las facturas que no deseamos anular 4. Registro de Facturas No Utilizadas - Fecha: Indica la fecha de las facturas que fueron inutilizadas. - Desde el Nmero y Hasta el Nmero: Se ponen los nmeros de las que fueron inutilizadas. - Generar Facturas: Este botn permite Generar las facturas que fueron inutilizadas. - Borra Facturas: Este botn permite borrar las facturas que no fueron inutilizadas. 5. Registro de Facturas Extraviadas. - Fecha: Indica la fecha en la que se extraviaron las facturas. - Desde el Nmero y Hasta el Nmero: Se ponen los nmeros de las facturas que fueron extraviadas. - Generar Facturas: Este botn permite Generar las facturas que fueron extraviadas. - Borra Facturas: Este botn permite borrar las facturas que no fueron extraviadas. 6. Para grabar el registro de las facturas anuladas, no utilizadas y las extraviadas presione el botn Grabar. 7. Para salir del formulario, presione el botn Salir. Las facturas anuladas, inutilizadas y extraviadas se muestran en el libro de ventas de acuerdo al mes que corresponde.

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8. DOSIFICACIN DE FACTURAS (No. AUTORIZACIN)


Para registrar el alfanumrico y nmero de orden de las facturas de ventas, ir al men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Dosificacin de Facturas (No. Autorizacin). 1. Columna Nro. Aparece automticamente un correlativo. Este campo no es editable. 2. Columna Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial de la dosificacin, o la fecha de inicio de su periodo contable. 3. Columna Hasta Fecha. Introduzca la fecha final de la dosificacin, en este caso no se sabe hasta qu fecha alcanzar las facturas, pero puede ingresar una fecha aproximada. 4. Columna Desde el Nro. Introduzca el nmero inicial de la factura (dosificacin), o el nmero con la cual inicio el periodo contable. 5. Columna Hasta el Nro. Introduzca el nmero final de la factura (dosificacin), en este caso no se sabe hasta que numero ser el ltimo pero puede poner un aproximado. 6. Columna Nro. de Autorizacin (Nro.de Orden). (dosificacin). Introduzca el nmero de autorizacin de la factura

7. Columna Cdigo de Control (Alfanumrico) Si la factura es manual introduzca el 0, si es facturacin computarizada debe dejar en blanco. 8. Sucursal. Introduzca el nmero de la sucursal (casa matriz = 0, sucursal 1= 1 sucursal 2= 2. etc.).

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9. Para grabar el registro de los datos ingresados, presione el botn Grabar. 10. Para salir del formulario, presione el botn Salir, no graba los ltimos datos ingresados.

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Nota
Para registrar datos de la factura de ventas en un comprobante, debe registrar los siguientes datos: Sucursal NIT del cliente Cdigo de Control (si la factura es manual el cdigo es 0 ) Nmero de la factura Nmero de Autorizacin Fecha de la factura Nombre del cliente Importe de la factura Importe ICE Importe exento

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Cuando existe una dosificacin de facturas los datos referidos a CDIGO DE CONTROL y NUMERO DE AUTORIZACIN son el mismo dentro de la dosificacin, para no repetir estos datos en los comprobantes, los registramos una sola vez en la opcin Dosificacin de Facturas (No. Autorizacin)

9. IMPORTACION DE LIBRO DE COMPRAS.


Para importar del libro de compras, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Importacin de Libro de Compras.

Para importar datos de los libros de compras IVA desde las sucursales, debe realizar desde el computador principal. Si esta en RED deben abandonar el sistema los dems usuarios. Nota: podran perder datos los dems usuarios si aun estn trabajando en RED. Antes de IMPORTAR debe obtenerse un Backup. El mes debe ser completo para importar. Para importar debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione la ubicacin del backup que tiene de una de las sucursales. 2. Seleccione el mes en el cual debe importar el backup. 3. Seleccione la sucursal a la cual pertenece el backup. 4. Presione el botn Aceptar para la importacin de lo contrario el botn Cancelar.

Manual del usuario del Sistema Contable 10. IMPORTACION DE LIBRO DE VENTAS.

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Para importar del libro de ventas, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Importacin de Libro de Ventas.

Para importar datos de los libros de venta IVA desde las sucursales, debe realizar desde el computador principal. Si est trabajando en RED, deben abandonar el sistema los dems usuarios. Nota: podran perder datos los dems usuarios si aun estn trabajando en RED. Antes de importar debe obtener un Backup. Para importar debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione la ubicacin del backup que tiene de una de las sucursales. 2. Seleccione el mes en el cual debe importar el backup. 3. Seleccione la sucursal a la cual pertenece el backup. 4. Presione el botn Aceptar para la importacin de lo contrario el botn Cancelar.

Manual del usuario del Sistema Contable 11. EXPORTA DATOS EN FORMATO TXT PARA LOS LIBROS IVA.

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El Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) una vez aprobada la Resolucin Normativa de Directorio No. 10-0047-05 relativa al nuevo formato de presentacin del Libro de Compras y Ventas IVA en un archivo plano (.TXT) a travs del Sistema Da Vinci. El mdulo Libro de Compras y Ventas, del Sistema Da Vinci es el encargado de la captura, validacin, consolidacin y envo de la informacin referente a los movimientos de compras y ventas de las empresas obligadas a presentar esta informacin. La presentacin se la realiza a travs de dos archivos planos, deben ser archivos tipo texto cuyos campos deben estar separados por el carcter Pipe Line (|) (ALTGR+1), uno para compras y otro para ventas, respetando el formato definido acorde con la resolucin vigente. ARCHIVOS PLANOS DE CAPTURA. Los archivos planos (.TXT) de captura deben regirse al siguiente formato:

ARCHIVO DE COMPRAS:
Nombre del Archivo: Compras_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. compras_022006_1003579028) Campos del archivo: TIPOFACTURA | NIT PROVEEDOR | RAZON SOCIAL PROVEEDOR | NUMEROFACTURA | NUMERO POLIZA | NUMERO DE ORDEN | FECHA FACTURA | IMPORTE SUJETO AL CREDITO FISCAL | CREDITOFISCAL Ejemplo: 1|1028627025|NOMBRE EMPRESA.|5228|0|7928155105|13/12/2005|55.80|7.25

ARCHIVO DE VENTAS:
Nombre del Archivo: Ventas_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_022006_1003579028) Campos del archivo: NIT-CI CLIENTE | RAZONSOCIAL CLIENTE | NUMEROFACTURA | NUMEROORDEN | FECHA FACTURA | IMPORTE SUJETO A DEBITO FISCAL | DEBITOFISCAL | FACTURA VALIDA ANULADA Ejemplo: 1028627025|NOMBRE EMPRESA|5890|7928155105|05/12/2005|450.6|58.58|V

11.1 EXPORTACIN LIBRO DE COMPRAS


Esta opcin permite exportar el libro de compras en formato TXT (archivo plano), para esto ir al men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Exportacin del libro de compras. Para la exportacin debe seguir los siguientes pasos: 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras.

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2. Ordenado por. Para exportar el libro de compras debe ordenar por FECHA, puede hacerlo presionando un clic. 3. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla. 4. Examinar. El botn examinar permite ubicar la carpeta en que ser grabado el archivo texto de compras, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT_LCV). 5. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci. Este botn permite exportar el libro de compras en formato texto con el nombre Compras_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. compras_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT_LCV (Grabar en) 6. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.

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11.2 EXPORTACIN LIBRO DE VENTAS


Esta opcin permite exportar el libro de ventas en formato TXT (archivo plano). Previo a la exportacin debe registrar las facturas anuladas en la opcin Registro de Facturas Anuladas, registrar el nmero de orden y el alfanumrico de la dosificacin de facturas en la opcin Dosificacin de facturas y finalmente debe registrar el nmero de NIT de la empresa en la opcin Contabilidad, otros, editar datos de la empresa. Para exportar el libro de ventas en formato TXT, ir al men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Exportacin del libro de Ventas. Siga los siguientes pasos: 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de ventas.

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2. Ordenado por. Para exportar el libro de ventas debe ordenar por presionando un clic. 3. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla.

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FACTURA, puede hacerlo

4. Examinar. El botn examinar permite ubicar la carpeta en que ser grabado el archivo texto de ventas, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT). 5. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci. Este botn permite exportar el libro de ventas en formato texto con el nombre Ventas_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT (Grabar en) 6. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.

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12. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DE FACTURAS DE COMPRAS


Esta opcin permite hacer el registro, adicin y borrado manual del libro de compras, sin la necesidad de hacer un registro de comprobante para esto ir al men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Registro, adicin y borrado de facturas de compras. En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones: 1. Adicionar. Este botn le permite adicionar manualmente las facturas de compras, boletos areos y las importaciones. 2. Editar. Este botn le permite editar los datos de las facturas que tiene registradas. 3. Borrar. Este botn le permite borrar la factura que tenga registrada.

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4. Reporte. Este botn le permite ver el reporte del libro de compras, previo a su impresin. 5. Para salir de esta pantalla presione el botn Salir 6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras. 7. Sucursal. Ingrese el nmero de serie (casa matriz sucursales)

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8. Seleccione el tipo de registro ya sea compras, boletos, importaciones o todo, para ver el libro de compras. 9. Para ver el libro de compras segn los parmetros que selecciono presion el botn Procesar. 10. Ordenar por. Este botn le da la opcin de ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic

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12.1. REGISTRO
Esta opcin le permite hacer el llenado de las facturas, para esto debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. 3. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos areos o importacin, seguidamente presione el botn Adicionar.

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FACTURA DE COMPRAS: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importes de la factura, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante. b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes: 1. Sucursal. Por defecto le aparecer la sucursal que eligi al ingresar. 2. Tipo de Factura. Este campo no es editable. Mercado interno. 3. Fecha de la factura. Registre la fecha de la factura. 4. Nit del Proveedor. Registre el Nit del proveedor. 5. Numero de Autorizacin. Registre el nmero de autorizacin de la factura. Si ya registro antes a este proveedor al momento de ingresar el Nit automticamente le aparecer el nmero de autorizacin, en algunos casos este puede cambiar debido a la dosificacin de las facturas. En el caso de alquileres se poner el Nro. Orden = 2 si es factura antigua. 6. Numero de la Factura. Debe registrar el nmero de la factura. 7. Cdigo de Control. Registre el cdigo alfanumrico de las facturas computarizadas, en el caso de facturas manuales o antiguas coloque 0 8. Nombre o Denominacin. Registre el nombre o la denominacin de la empresa que otorga la factura. 9. Importe de la Factura. Registre el importe total de la factura 10. Importe ICE. Registre el importe correspondiente al ICE, en los casos que sean facturas de bebidas alcohlicas o gaseosas y en el caso de los cigarrillos. 11. Importe Excento. Registe el importe excento del crdito fiscal, como por ejemplo en el caso de la factura de luz, que tiene un importe por servicio de aseo y alumbrado pblico que estn excentos del crdito fiscal. 12. Importe Neto. Este es un campo no editable, es la resta del importe de la factura menos el importe excento y el ICE. 13. Crdito Fiscal. Este es un campo no editable, saca el 13% del importe neto. 14. Para guardar los datos llenados en factura de compras presione el botn Aceptar caso contrario Cancelar.

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A continuacin le aparecer la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de compras presione SI o de los contrario NO.

BOLETOS AREOS. en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importe de boletos areos, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante. b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes: 1. Sucursal. Por defecto le aparecer la sucursal que eligi al ingresar. 2. Tipo de Factura. Seleccione una de las opciones, en este caso, Mercado interno.

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3. Nit Lnea Area. Registre el nmero de Nit de la lnea area a la cual pertenece el boleto.

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4. Razn Social de la lnea Area. Registre el nombre de la lnea area a la cual pertenece el boleto. 5. Numero de Boleto. Registre el nmero de boleto. 6. Fecha de emisin. Registre la fecha en la que se emiti el boleto. 7. Importe del Boleto. Registre el importe total del boleto. 8. Importe excento. Registre el importe excento si es que lo hubiera. 9. Importe Neto. Este es un campo no editable, registra la diferencia del importe del boleto menos el importe excento. 10. Crdito Fiscal. Este es un campo no editable, registra el 13% del importe neto. 11. Para guardar los datos llenados en boletos areos presione el botn Aceptar caso contrario Cancelar.

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A continuacin le aparecer la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de boletos areos presione SI o de los contrario NO.

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IMPORTACIONES. en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: c. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importe de la pliza de importacin, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante. d. Datos de la Importacin. Los datos a registrar son los siguientes: 1. Sucursal. Por defecto le aparecer la sucursal que eligi al ingresar. 2. Tipo de Factura. Seleccione la opcin. Interno y exportacin. 3. Fecha. Registre la fecha de la pliza de importacin. 4. Nit Agencia Aduanera. Registre el Nit de la Agencia aduanera. 5. Agencia Aduanera. Registre el nombre de la agencia aduanera. 6. Numero de factura. Este campo no es editable, debe tener 0 7. Nro. De Autorizacin. Este campo no es editable, debe tener el numero 3. 8. Cdigo Aduana (3 dgitos). Registre el cdigo aduanero que contiene 3 dgitos. 9. Tipo de Tramite (emj. C). Este campo no es editable siempre ser C. 10. Nro. De Trmite. Registre el nmero de trmite. 11. Numero Pliza de Importacin. Este campo no es editable se genera automticamente, ao, cdigo aduana, tipo de tramite y Nro. de trmite. 12. Total IVA. Registre el total IVA que nos muestra la pliza de importacin. 13. Importe Neto. Este campo no es editable se genera automticamente. 14. Para guardar los datos llenados en boletos areos presione el botn Aceptar caso contrario Cancelar.

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A continuacin le aparecer la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de importacin presione SI o de los contrario NO.

12.2. EDITAR
Esta opcin le permite editar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 4. Seleccione el periodo fiscal. 5. Seleccione la sucursal. 6. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos areos o importacin, seguidamente presione el botn Procesar.

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7. De la lista que aparecer haga un clic en el No. de la factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botn Editar. Le aparecer la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos: a. Datos del comprobante. Estos campos no son editables. b. Datos de la factura. Si estos datos fueron registrados sin comprobante se podrn editar todos los datos incluyendo los importes. Y si fueron registrados en un comprobante los campos a editar son; sucursal, tipo de factura, fecha de la factura, NIT del proveedor, No. de autorizacin, numero de factura, cdigo de control y el nombre o denominacin, una vez cambiados los datos debe presionar el botn Aceptar o de lo contrario Cancelar.

12.3. BORRAR
Esta opcin le permite borrar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. 3. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos areos o importacin, seguidamente presione el botn Procesar. 4. De la lista que aparecer haga un clic en el No. de la factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botn Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botn Aceptar de lo contrario Cancelar.

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13. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DE FACTURAS DE VENTAS


Esta opcin permite hacer el registro, adicin y borrado manual del libro de ventas, sin la necesidad de hacer un registro de comprobante para esto ir al men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Registro, adicin y borrado de facturas de ventas. En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones: 1. Adicionar. Este botn le permite adicionar manualmente las facturas de ventas. 2. Editar. Este botn le permite editar los datos de las facturas que tiene registradas. 3. Borrar. Este botn le permite borrar la factura que tenga registrada. 4. Reporte. Este botn le permite ver el reporte del libro de ventas, previo a su impresin. 5. Para salir de esta pantalla presione el botn Salir 6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de ventas. 7. Sucursal. Ingrese el nmero de serie (oficina central sucursales) 8. Para ver el libro de ventas segn los parmetros que selecciono presion el botn Procesar. 9. Ordenar por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic

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13.1. REGISTRO
Esta opcin le permite registrar las facturas de ventas, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal, seguidamente presione el botn Adicionar. Adicin de datos: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por la venta, debe seleccionar el documento contable, registrar la fecha comprobante y Nro. de comprobante. b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes: 1. Sucursal. Por defecto le aparecer la sucursal que eligi al ingresar. 2. Fecha de la factura. Registre la fecha en la cual se emiti la factura. 3. Nit del Cliente. Registre el NIT del cliente al cual se le otorgo la factura. 4. Numero de la Factura. Registre el nmero de la factura que se emiti. 5. Nro. De Autorizacin. Este campo no es editable, genera automticamente. Este nmero lo recupera de la dosificacin de facturas. 6. Cdigo de Control. Este campo no es editable, genera automticamente en el caso de facturas computarizadas tambin lo recupera de la dosificacin de facturas, en el caso de que la factura sea manual se coloca 0.

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7. Nombre del Cliente. Registre el nombre del cliente a quien se le emiti la factura. 8. Importe de la Factura. Registre el importe total de la factura.

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9. Importe ICE. Registre el importe del ICE si es que lo hubiera. Esto en la venta de bebidas alcohlicas y gaseosas. 10. Importe Excento. Registre el importe excento si es que lo hubiera. 11. Importe Neto. Este campo no es editable. Es la diferencia del importe de la factura menos el importe del ICE y del Excento. 12. Crdito Fiscal. Este campo no es editable. Muestra el 13% de importe neto. 13. Para guardar los datos registrados presione el botn Aceptar caso contrario Cancela

1 2 3 5 7 9
11 13 12

4 6 8
10

A continuacin le aparecer la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de ventas presione SI o de los contrario NO.

Manual del usuario del Sistema Contable 13.2. EDITAR


Esta opcin le permite editar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. seguidamente presione el botn Procesar.

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3. De la lista que aparecer haga un clic en el No. de la factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botn Editar. Le aparecer la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos: a. Datos del comprobante. Estos campos no son editables. b. Datos de la factura. Si la factura no fue cargada mediante comprobante todos los datos son editables incluyendo los importes, pero si se realizo mediante comprobante los campos a editar son; sucursal, fecha de la factura, NIT del cliente, numero de factura, cdigo de control y el nombre del cliente, una vez cambiados los datos debe presionar el botn Aceptar o de lo contrario Cancelar.

13.3. BORRAR
Esta opcin le permite borrar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal, seguidamente presione el botn Procesar.

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3. De la lista que aparecer haga un clic en el No. de la factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botn Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botn Aceptar de lo contrario Cancelar.

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CAPITULO III ESTADOS FINANCIEROS


1. ESTADOS FINANCIEROS
Para obtener los reportes de: Sumas y Saldos, Balance General y Estado de Resultados, en el men Contabilidad, seleccione Estados Financieros y, a continuacin, haga clic en Estados Financieros. 1. Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial para la acumulacin de saldos. Para los reportes balance de sumas y saldos y balance general se recomienda ingresar la fecha de inicio del periodo, para obtener el reporte con saldos desde el inicio del periodo, en cambio para el estado de resultados puede ser desde cualquier fecha. Por lo general para todos los reportes debe ser la fecha de inicio del periodo. 2. Hasta Fecha. Introduzca la fecha a la cual desea obtener el reporte. 3. Nivel de cuentas. Marque el nivel de cuenta para obtener el reporte. 4. Moneda. Marque el tipo de moneda para obtener el reporte. 5. Proyecto. Si tiene habilitado para obtener por reportes por proyectos, seleccione el proyecto 6. Para seleccionar la impresora presione el botn elegir impresora. 7. Para obtener el reporte del balance de sumas y saldos presione el botn Bal. Sumas y Saldos. 8. Para obtener el reporte del balance general presione el botn Balance general. 9. Para obtener el reporte del estado de resultados presione el botn Estado de Resultados. 10. Para salir del formulario, presione el botn Salir.

10

Manual del usuario del Sistema Contable 2. ESTADOS DE CUENTA

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Para obtener el reporte de estados de cuenta, ir al men Contabilidad, seleccione Estados Financieros y, a continuacin, haga clic en Estados de Cuenta. 1. Desde Fecha. Aparece automticamente la fecha inicial para la acumulacin de saldos desde el inicio del periodo. 2. Hasta Fecha. Introduzca la fecha a la cual desea obtener el reporte. 3. Cdigo. Seleccione la cuenta mayor (cuenta compuesta =C), del que desea obtener el reporte. 4. Moneda. Marque el tipo de moneda para obtener el reporte. 5. Para seleccionar la impresora presione el botn Elegir Impresora 6. Para obtener el reporte del estado de cuentas presione el botn Reporte. 7. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.

7 5

3. BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO


Para obtener el reporte de estados de cuenta, ir al men Contabilidad, seleccione Estados Financieros y, a continuacin, haga clic en Balance Gral. Y Estado de resultados comparativo. 1. Nivel de cuenta. Marque el nivel de cuenta para obtener el reporte. 2. Balance estado de resultados. Marque el estado del cual desea obtener el reporte.

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3. Al mes de. Seleccione el mes del que desea obtener el reporte. 4. Moneda. Marque el tipo de moneda para obtener el reporte. 5. Para obtener el reporte del estado financiero comparativo presione el botn Reporte. 6. Para salir del formulario, presione el botn Cancelar.

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1 2 3

Manual del usuario del Sistema Contable

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CAPITULO IV PLAN DE CUENTA


1. EDITAR PLAN DE CUENTAS
Para editar el plan de cuentas, en el men Contabilidad, seleccione Plan de Cuentas y, a continuacin, haga clic en Editar Plan de Cuentas. 1. Nivel de cuentas. Si marca el nivel de cuentas puede visualizar e imprimir a cualquier nivel. 2. El botn ADICINAR, Adiciona una nueva cuenta a diferentes niveles (Nivel: rubro, titulo, compuesta y subcuenta), pero no puede adicionar el grupo contable porque est establecido los grupos (activo, pasivo, patrimonio, ingreso y egreso) 3. El botn EDITAR, Modifica la descripcin de la cuenta contable si la cuenta es de nivel S, subcuenta puede modificar el tipo de moneda (Bs.- o $us.-). 4. El botn BORRAR, Borra una cuenta a diferentes niveles (Nivel: rubro, titulo, compuesta y subcuenta), pero no debe tener niveles inferiores la cuenta que se est borrando. Tampoco puede ser borrado una cuenta contable con movimiento. 5. El botn REPORTE, Visualiza el plan de cuentas previa impresin.

3 2

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La estructura del plan de cuentas tiene 10 dgitos y 5 niveles, de acuerdo con el siguiente detalle: G R TT CC SSSS = = = = = Grupo (ACTIVO, PASIVO, INGRESO Y EGRESO) Rubro (CORRIENTE, NO CORRIENTE, ETC) Ttulo (DISPONIBLE, EXIGIBLE, REALIZABLE, ETC) Cuenta Compuesta (CAJA, BANCOS, ANTICIPOS, ETC.) Sub Cuenta de Detalle (CAJA MONEDA NACIONAL, CAJA CHICA) NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5

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Las cuentas contables pueden ser de grupo o de detalle, cuando son de grupo significa que contienen otras subcuentas, sirven para totalizar y agrupar otras cuentas, las cuentas de detalle son las que se utilizan para realizar los asientos contables y no pueden contener subcuentas. Todas las cuentas deben tener: Cdigo de 10 dgitos Nombre de longitud mxima de 50 caracteres Clave de la cuenta o Clave G (Grupo) o Clave R (Rubro) o Clave T (Ttulo) o Clave C (Compuesta) o Clave S (Subcuenta) Moneda o Moneda 1 (Bs.) o Moneda 2 ($us) Cuentas agrupadoras: o Grupo (con clave G) o Rubro (con clave R) o Ttulo (con clave T) o Compuesta (con clave C) Cuenta de detalle: o SubCuenta En las cuentas de detalle se deben identificar la moneda (1=Bs. y 2=$us). En cambio las cuentas agrupadoras no tiene el tipo de moneda (para mantener la estructura se debe registrar 0). NIVEL 1 (GRUPO) CODIGO
1000000000 2000000000 3000000000 4000000000 5000000000

NOMBRE
ACTIVOS PASIVO PATRIMONIO INGRESO EGRESO

CLAVE
G G G G G

MONEDA
0 0 0 0 0

NIVEL 2 (RUBRO) CODIGO


1100000000 1200000000 2100000000 2200000000 3100000000 4100000000 4200000000

NOMBRE
ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO INGRESOS OPERATIVOS INGRESOS NO OPERATIVOS

CLAVE
R R R R R R R

MONEDA
0 0 0 0 0 0 0

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5100000000 5200000000 EGRESOS OPERATIVOS EGRESOS NO OPERATIVOS R R 0 0

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NIVEL 3 (TITULO) CODIGO


1101000000 1102000000 1103000000 1104000000 1201000000 1202000000 2101000000 2201000000 2202000000 3101000000

NOMBRE
ACTIVO DISPONIBLE ACTIVO EXIGIBLE ACTIVO REALIZABLE ACTIVO DIFERIDO INVERSIONES ACTIVO FIJO PASIVO EXIGIBLE A CORTO PLAZO PASIVO EXIGIBLE A LARGO PLAZO PREVISIONES CAPITAL SOCIAL

CLAVE
T T T T T T T T T T

MONEDA
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

NIVEL 4 (CUENTA COMPUESTA) CODIGO


1101010000 1101030000 1101040000 1102010000 1102020000 1102050000 1102060000 1102070000 1102100000 1102110000 1102970000 1102980000

NOMBRE
CAJA BANCOS MONEDA NACIONAL BANCOS MONEDA EXTRANJERA CUENTAS POR COBRAR PRODUCTO CUENTAS POR COBRAR ENVASES Y CAJAS ANTICIPOS AL PERSONAL PRESTAMOS AL PERSONAL I.V.A. CREDITO FISCAL INTERESES POR COBRAR M/N INTERESES POR COBRAR M/E DEUDORES VARIOS DEUDORES MOROSOS

CLAVE
C C C C C C C C C C C C

MONEDA
0 0 0 0 0 0 0

0
0 0 0 0

NIVEL 5 (SUB CUENTA O DE DETALLE) CODIGO


1101010001 1101015000 1101030001 1101030015 1101040005 1101040011 1101040012

NOMBRE
CAJA MONEDA NACIONAL CAJA MONEDA EXTRANJERA B.N.B. CTA. CTE. N 6000000890 BCO DE CREDITO CTA.CTE. N 43651-11-014 B.N.B. CAJA DE AHORROS N 690-002143 B.N.B. D.P.F. N 312751 B.N.B. D.P.F. N 319028

CLAVE
S S S S S S S

MONEDA
1 2 1 1 2 2 2

2. IMPORTAR PLAN DE CUENTAS DESDE UN SISTEMA (SIC-JAC) ANTERIOR


Para realizar la importacin del Plan de Cuentas de otro sistema (SIC JAC), haga clic en el men Contabilidad, seleccione Plan de Cuentas, y a continuacin, haga clic en Importar Plan de Cuentas desde un sistema SIC - JAC anterior. Y obtendr la siguiente pantalla:

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Debe ingresar la ruta de acceso donde se encuentra el anterior sistema, haciendo un clic en el botn , y obtendr la siguiente pantalla:

Debe escoger la unidad para jalar la informacin, por ejemplo: La unidad "D", luego, haga doble clic, en la carpeta SIC - JACW, seleccione la empresa y la gestin. ubicacin. Por ltimo haga clic en el botn Presione el botn , para confirmar la

y el sistema copiar el plan de cuentas.

Manual del usuario del Sistema Contable 3. ASIGNAR CUENTAS A USUARIOS

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Para realizar la asignacin de cuentas a los usuarios, haga clic en el men Contabilidad, seleccione Plan de Cuentas, y a continuacin, haga clic en Asignar Cuentas a Usuarios. 1. Usuarios: Seleccione el usuario al que desea asignar cuentas. 2. Usuario Seleccionado: Aparece automticamente el usuario seleccionado. 3. Desde el Cdigo: Seleccione la Sub-Cuenta (Nivel S) desde la cual desea asignar las cuentas. 4. Hasta el Cdigo: Seleccione la Sub-Cuenta (Nivel S) hasta la cual desea asignar las cuentas. 5. Botn MARCAR: Haga clic en el botn para marcar las cuentas seleccionadas. 6. Botn DESMARCAR: haga clic en el botn si desea desmarcar las cuentas. 7. Nomenclatura de Cuentas: en esta lista puede observar las cuentas marcas o desmarcadas. 8. Para guardar los cambios, presione en el botn GRABAR. 9. Para salir de la ventana, presione el botn SALIR

8 9

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CAPITULO V PRESUPUESTO
1. ASIGNACIN PRESUPUESTARIA
Para asignar el presupuesto, ir al men Contabilidad, seleccione Presupuesto y, a continuacin, haga clic en Asignacin presupuestaria y obtendr la siguiente pantalla:

La asignacin presupuestaria debe realizarse de las cuentas contables de Ingreso y Egreso, puede marcar las cuentas que tendrn asignacin del presupuesto, una vez marcado debe grabar con el botn

Para asignar el monto del presupuesto a una cuenta ya marcada como cuenta presupuestable, en la columna cdigo presione doble clic registre el importe en Bs.- y tipo de cambio de la fecha. Seleccione si el importe registrado corresponde a un presupuesto anual o mensual, luego asignamos el presupuesto con el botn

Una vez realizado el clculo debe grabar con el botn

Manual del usuario del Sistema Contable 2. EJECUCION PRESUPUESTARIA

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Para ejecutar el presupuesto, ir al men Contabilidad seleccione Presupuesto y, a continuacin, haga clic en Ejecucin Presupuestaria. Para obtener el reporte de la ejecucin presupuestaria seleccione el tipo de moneda y presione el botn . .

Si desea salir haga clic en el botn

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CAPITULO VII CONFIGURACION


1. CODIGOS FIJOS CONTABLES
Para registrar los cdigos fijos contables, ir al men Contabilidad, seleccione Configuracin y, a continuacin, haga clic en Cdigos Fijos Contables. Visualizara en la ventana las siguientes pestaas:

1.1. CREDITO, DEBITO Y I.T.


En esta pestaa se debe verificar que el cdigo de la cuenta Crdito Fiscal y el Debito Fiscal estn correctos, as tambin sus porcentajes que sera el 13% en cada uno de los dos casos. De la misma manera los cdigos de los impuestos a las transacciones (I.T), tanto como del gasto y el de pasivo, as tambin los porcentajes que sera en ambos casos el 3%. De la misma manera para las retenciones por alquileres, que son las retenciones RC-IVA que es el 13% y las retenciones del impuesto a las transacciones que es el 3%. De la misma manera para las retenciones por compras y servicios con sus respectivos porcentajes Esta verificacin nos sirve para que al momento de registrar las facturas de compras y ventas el clculo sea automtico y se apropien de forma correcta las cuentas de impuestos.

Manual del usuario del Sistema Contable 1.2. CIERRE DE LA GESTION Y OTROS

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El cdigo de la cuenta Resultados de la Gestin permite cerrar la gestin, si el ingreso es mayor que el egreso existir una utilidad o supervit, si por el contrario el egreso es mayor que el ingreso se tendr una prdida o dficit. El cdigo de la cuenta Resultados acumulados permite trasladar el resultado de la gestin anterior en el asiento de apertura. El cdigo de la cuenta Ajuste por inflacin y tenencia de bienes (ingreso, egreso) permite realizar el asiento de ajuste de las cuentas en Dlares y bolivianos. El cdigo de la cuenta Caja permite identificar el pago de un comprobante si fue en efectivo. El cdigo de la cuenta Banco permite identificar el pago de un comprobante si fue cancela con cheque.

1.3. PROYECTO
En esta pestaa podemos habilitar el manejo de proyectos, cuando esta marcado proyecto como vemos en la pantalla siguiente, podemos acceder a los estados financieros por proyecto y cuando lo desmarcamos nos consolida en uno solo.

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1.4 OTROS CDIGOS FIJOS


El cdigo de la cuenta Diferencia de Cambio (ingreso, egreso), permite balancear un comprobante en la columna de Dlares (Debe, Haber) por la conversin de la moneda Boliviana a moneda Dlares Americanos por el tipo de cambio. Tambin permite seleccionar el tipo de impresin del comprobante (Columnas debe haber Bs.- y $us), (Columnas debe haber Bs.-) y (Columnas debe haber $us.-). Finalmente permite seleccionar el tipo de impresin de un comprobante en media hoja del tamao de carta, solo para impresoras marca EPSON.

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1.5. PIE DE PGINA

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Para la impresin de los comprobantes de acuerdo a los tipos de: Ingreso, Egreso y Traspaso, puede registrar el pie de pgina (Registrado, Aprobado e Interesado).

1.6. MONEDA Y OTROS.


En moneda puede seleccionar la moneda que desee a la par del boliviano. En usuario si esta marcado mostrara el nombre del usuario que realizo el comprobante. Cdigos fijos contables, quita el mensaje que aparece haciendo referencia de estos cdigos fijos. Factura de venta, muestra el cdigo de control en el registro de facturas de venta.

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CAPITULO VII UTILIDADES


1. TIPO DE CAMBIO
Para registrar los tipos de cambio, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en Tipo de Cambio y obtendr la siguiente pantalla:

Los tipos de cambios deben ser registrados todos los das, si no hubo variacin de todas maneras deben ser registrados, como se muestra en la pantalla.

El botn

permite guardar todo cambio.

El botn

permite visualizar el reporte de Tipos de Cambio, previo a la impresin.

El botn

permite configurar la impresora, previo a la impresin.

El botn permite direccional la ruta a otra empresa en la carpeta SIC-JACW. Haciendo clic en este botn obtendr la siguiente pantalla:

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En esta pantalla deber seleccionar el nmero de empresa y la gestin de la que importar los datos, una vez seleccionada la empresa haga clic en el botn Direccionada la ruta Haga Clic en el botn . , y el sistema importar los datos.

2. NDICE DE UFV
Para registrar los tipos de cambio, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en ndice UFV y obtendr la siguiente pantalla:

Los ndices UFV deben ser registrados todos los das.

El botn

permite guardar todo cambio.

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El botn

permite visualizar el reporte de ndices UFV, previo a la impresin.

El botn

permite configurar la impresora, previo a la impresin.

El botn permite direccional la ruta a otra empresa en la carpeta SIC-JACW. Haciendo clic en este botn obtendr la siguiente pantalla:

En esta pantalla deber seleccionar el nmero de empresa y la gestin de la que importar los datos, una vez seleccionada la empresa haga clic en el botn Direccionada la ruta haga Clic en el botn . , y el sistema importar los datos.

3. NUEVO USUARIO
Para registrar un nuevo usuario, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en Nuevo Usuario y obtendr la siguiente pantalla:

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Para registrar un nuevo usuario debe ingresar el nombre del usuario luego la contrasea y finalmente debe confirmar la contrasea.

4. ACCESO A USUARIO
Para registrar el acceso al nuevo usuario, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en Acceso a Usuario y obtendr la siguiente pantalla:

Para permitir el acceso a las diferentes opciones, primero seleccione el usuario marcando con un clic en seleccione usuario, en la parte de opciones debe habilitar las diferentes opciones que muestra el sistema contable ( deshabilitar). Tambin le permite eliminar usuarios creados, excepto los usuarios JAC y X.

5. RESPALDO DE LA INFORMACION (Backup)


Para obtener una copia de seguridad, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en Respaldo de la Informacin (Backup) y obtendr la siguiente pantalla:

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Para seleccionar la carpeta donde se guardar la informacin. Podra guardar en el mismo disco duro de la computadora en una unidad distinta en la que se encuentra el sistema contable SIC-JAC, pero se recomienda que la copia de seguridad (Backup) sea en disquetes (y con doble copia). Pero si existe quemador mucho mejor si se copia toda la carpeta sic-jacw donde se encuentra todas las empresas creadas y gestiones, es decir la informacin y los programas de todo el sistema contable. 1. Copiar la Informacin Contable en la carpeta por Defecto Esta opcin por defecto copia la informacin contable en la carpeta: SIC-JACW-0XEMPRE\XXXX\BACKUP\, en la unidad en la que se instal el sistema SIC-JAC. 2. Seleccionar la Carpeta para copiar la informacin Contable Haciendo clic en esta opcin se habilitar el botn . A continuacin tenemos la opcin para seleccionar una carpeta o el lugar para guardar la copia de seguridad.

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3. Copiar la Informacin Contable en una Unidad del Disco (A:) Esta opcin por defecto copia la informacin en la unidad A: del computador. Para obtener la copia haga clic en el botn . La copia que el sistema generar sera en un archivo comprimido con extensin RAR. El nombre del archivo es por ejemplo CN010901_250109_112847.RAR (CN=Contabilidad, 01= Nmero de empresa, 09= periodo, 01= tipo de cierre_ddmmaa_hhmmss) Si no desea realizar la copia haga clic en el botn .

6. RECUPERACION DE DATOS DE RESGUARDO (BACKUP)


Para recuperar la informacin de la copia de seguridad, en el men Contabilidad, seleccione Utilidades y, a continuacin, haga clic en Importa Datos de la Ver.(DOS y WINDOWS),Recuperacin de los Datos de Resguardo (BACKUP) y obtendr la siguiente pantalla:

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Para recuperar la informacin el archivo comprimido en extensin WINRAR debe ser descomprimido. Para recuperar la informacin presione el Botn cierre_ddmmaa_hhmmss).

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. A continuacin tenemos la siguiente ventana:

SELECCIONAR EL ARCHIVO DE RESGUARDO (EJM. Cn010901_240909_115249 ARCHIVO COMPRIMIDO) Seleccione la carpeta descomprimida y haga clic en el botn . La carpeta ser seleccionada.

Para realizar la copia del backup haga clic en el botn

. El sistema copiar los datos.

Manual del usuario del Sistema Contable

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CAPITULO VIII OTROS


1. MANTENIMIENTO DE INDICES
Para realizar el mantenimiento de ndices, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Mantenimiento de ndices y obtendr la siguiente pantalla:

Las tablas o archivos tienen ndices que permiten ordenar por algn campo en particular, por alguna razn como por ejemplo corte de energa elctrica puede que algunos ndices que estaban abiertos se daen para subsanar esto debe realizar el mantenimiento de ndices indexar.

2. EDITA DATOS DE LA EMPRESA


Para editar datos de la empresa, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Edita datos de la empresa y obtendr la siguiente pantalla:

Manual del usuario del Sistema Contable

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Todos los datos de la empresa pueden ser modificados, excepto el Ao y el Periodo. Para guardar los datos modificados haga clic en el botn .

3. PARAMETROS PARA CONSOLIDAR


Si se desea consolidar empresas, se debe tomar nota de que el plan de cuentas en las empresas que deseamos consolidad deben ser exactamente la misma. Se debe crear una nueva empresa que ser la que contenga los datos consolidados de las empresas a consolidar. Para consolidar empresas, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Parmetros para Consolidar y obtendr la siguiente pantalla:

Para poder consolidar las empresas, debe seleccionar las empresas, haciendo un clic en la casilla de verificacin . .

Para confirmar la consolidacin de las empresas dentro el sistema contable haga clic en el botn

Para salir de la pantalla, presione el botn

Manual del usuario del Sistema Contable 4. TIPOS DE COMPROBANTES

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Para crear otros tipos de comprobantes, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Tipos de Comprobante y obtendr la siguiente pantalla:

El botn permite adicionar otro tipo de comprobante, el tipo de comprobante nmero 4 deber ser exclusivamente de AJUSTE para la aplicacin de la NC 3 y 6.

El botn

, permite modificar el nombre de un tipo de comprobante. .

Para salir de esta opcin haga clic en el botn

5. PROYECTO
Para crear o editar las fuentes de financiamiento, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Proyecto y obtendr la siguiente pantalla:

Manual del usuario del Sistema Contable

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El botn

, permite adicionar otra fuente de financiamiento.

El botn

, permite modificar el nombre de una fuente de financiamiento.

El botn

, permite borrar una de las fuentes de financiamiento.

Para salir de esta opcin haga clic en el botn

6. SUCURSAL
Para crear o editar las sucursales, en el men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Sucursal y obtendr la siguiente pantalla:

El botn

, permite adicionar otra Sucursal.

El botn

, permite modificar el nombre de una Sucursal.

Para salir de esta opcin haga clic en el botn

Manual del usuario del Sistema Contable 7. VERIFICA COMPROBANTES DESBALANCIADOS

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Para verificar si existen comprobantes desbalanceados, ir al men Contabilidad, seleccione Otros y, a continuacin, haga clic en Verifica Comprobantes Desbalanceados y obtendr la siguiente pantalla, en esta se mostraran si existen comprobantes desbalanceados.

Manual del usuario del Sistema Contable

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CAPITULO IX INSTALACION DEL SOFTWARE CONTABLE


1. PASOS PREVIOS A LA INSTALACION DEL SISTEMA SIC-JAC
Si existe instalado el SISTEMA DE CONTABILIDAD SIC-JAC, previamente a la instalacin del Sistema Contable, debe renombrar la CARPETA SIC-JACW.

Para esto, en el botn INICIO ingresar a EXPLORAR.

Presione con el MOUSE EL BOTON DERECHO para

Y ubicamos la carpeta SIC-JACW:

La Carpeta SIC-JACW debe renombrar con SCI-JACWMMM o con cualquier otro nombre Ejemplo SCI-JACWMMM Para que la informacin existente no se PIERDA o DESAPARESCA

Una vez renombrado la carpeta SIC-JACW por ejemplo con SIC-JACWMMM PUEDE PROCEDER A INSTALAR el Sistema contable.

Manual del usuario del Sistema Contable 2. PASOS PARA INSTALAR EL SISTEMA DE CONTABILIDAD
Paso 1) Introduzca el CD en la unidad que corresponda y obtendr la siguiente pantalla:

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Paso 2)

Haga un clic en Instalar Modulo de Contabilidad:

Manual del usuario del Sistema Contable


Paso 3) Pulse Siguiente>

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Paso 4) pulse Cambiar>, si desea cambiar la unidad en la cual se instalar el programa. Se recomienda instalar en una unidad distinta a la unidad C.

Paso 5)

Ingrese en Nombre de la Carpeta D:\SIC-JACW\ Luego Pulse Aceptar y Siguiente .

Manual del usuario del Sistema Contable

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Paso 6) ahora se proceder a la instalacin

Manual del usuario del Sistema Contable

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Una vez instalado el sistema, en el escritorio del Windows se muestra el icono para ingresar al sistema

Manual del usuario del Sistema Contable


Tambin existe otro acceso para ingresar al sistema en el men Todos los programas

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3. PASOS PARA ADICIONAR UNA NUEVA EMPRESA


Paso 1) Al ingresar al sistema no existe ninguna empresa creada, para crear una nueva empresa Pulse Adiciona Empresa

Paso 2) Puede ingresar todo los datos, pero los datos que necesariamente debe ingresar son: Nombre, Ciudad, Ao y seleccionar el periodo y luego pulse Aceptar

Manual del usuario del Sistema Contable

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Paso 3)

Al adicionar una empresa debe reiniciar el sistema, pulse Aceptar

4. INGRESO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD


Una vez creada la empresa, presione con un clic en el nombre de la empresa y seguidamente aparecer la gestin como se muestra en pantalla:

Manual del usuario del Sistema Contable


Presione doble clic en la gestin y luego aparecer la siguiente pantalla:

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El nombre del usuario es X y la contrasea Y. La contrasea no se muestra, solo aparece asterisco (*). En la fecha aparecer por defecto la fecha actual, este campo es editable se puede cambiar, el tipo de cambio y el ndice UFV si lo conoce puede ingresarlo, caso contrario coloque 0. Pulse Aceptar. Posteriormente puede crear un nuevo usuario con el nombre y contrasea personalizada.

5. ADICIONAR UNA NUEVA GESTION


Paso 1) Presione con un clic en el nombre de la empresa y seguidamente aparecer la gestin, luego pulse Adiciona Gestin.

Por defecto aparece el nombre de la empresa, la ciudad, ao y periodo, puede cambiar el nombre de la empresa y la ciudad pero no puede cambiar el ao y el periodo. Luego pulse Aceptar

Manual del usuario del Sistema Contable 6. PASOS PARA INSTALAR EN RED EL SISTEMA CONTABLE SIC-JAC 1 Paso en el SERVIDOR

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1) Haga clic derecho en el botn Explorar.

del escritorio, en el men desplegable seleccione

2) En la columna Carpeta, seleccin la unidad donde se instal el sistema contable SIC-JACW, en esta unidad cree una capeta denominada .

3) Comparta esta carpeta haciendo clic derecho sobre esta, seleccione Compartir con, habilitando, Lectura y Escritura, como se muestra en la siguiente pantalla.

4) Ya compartida esta carpeta, copie la carpeta SIC-JACW en la carpeta RED_SIC-JAC.

SIC-JACW

RED_SIC-JAC

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Re-nombre la carpeta SIC-JACW que esta fuera de la carpeta RED-SIC-JAC.

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5) Sobre el icono de red hacer clic y luego seleccionar Conectar a unidad de red

6) En la pantalla Conectar a unidad de red, seleccion una letra para la nueva unidad en red.

Haga clic en el botn , en la red ubique el computador en que se cre la carpeta RED_SIC-JAC, seleccione la carpeta RED_SIC-JAC que se ha compartido y haga clic en aceptar.

Haga clic en el botn.

Manual del usuario del Sistema Contable 7. PASOS PARA CREAR EL NUEVO ACCESO DIRECTO DEL SISTEMA SIC-JAC EN EL ESCRITORIO

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1) Desde el escritorio del computador, deber eliminar el acceso directo que se genera al momento de la instalacin. Para ello, haga un clic con el botn derecho del mouse sobre el icono del Sistema de Contabilidad, que se encuentra en el escritorio del computador. Aparecer varias opciones, elija: Eliminar y haga clic en si.

2) Luego, haga un clic derecho con el mouse, sobre el escritorio del computador, en Nuevo. Seleccione "Acceso Directo".

En la pantalla, Crear Acceso Directo, presione el botn "Examinar", ser enviado a la ventana, "Buscar Carpeta".

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A continuacin, escoja "EQUIPO", se desglosarn las unidades de disco del ordenador, seleccione la unidad virtual creada con anterioridad.

Luego haga clic en la carpeta SIC-JACW.

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En la lista, busque el logo de un zorro (Caracterizado por el lenguaje de Visual Fox Pro). Haga clic en el botn Aceptar.

A continuacin haga clic en Siguiente.

Coloque el nombre del acceso directo y haga clic en Finalizar.

En el escritorio aparecer el cono del zorro.

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2 PASO EN LA TERMINAL
1) Haga clic derecho en el botn Explorar. del escritorio, en el men desplegable seleccione

2) En el icono de red, darle un clic y seleccione Conectar a unidad de red.

3) En la pantalla Conectar a unidad de red, seleccin una letra para la nueva unidad en red.

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4) Haga clic en el botn , en la red ubique el servidor del programa SIC-JACW seleccione la carpeta RED-SIC-JAC que se ha compartido y haga clic en aceptar.

Haga clic en el botn

PASOS PARA CREAR ACCESO DIRECTO DESDE EL ESCRITORIO. NOTA: Deber seguir los mismos pasos que se realizaron para crear el acceso directo al escritorio en la
mquina del servidor, aplquelos aqu en la maquina terminal. Ver pgina (96).

8. PASOS PARA EXPORTAR LOS REPORTES A EXCEL.


1. Desde el escritorio del computador, deber buscar el acceso directo que se genera al momento de la instalacin, haga clic derecho en el acceso directo del programa y escoja propiedades:

En la ventana que aparecer haga clic en la opcin Abrir ubicacin / buscar destino

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A continuacin ubique la carpeta XLS, abrir esta carpeta:

Una vez abierto debe borrar todo los archivos que se encuentran en la misma:

Una vez vaca la carpeta la minimizamos.

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2. Nos vamos al sistema contable SIC-JAC, si queremos exportar el libro diario, hacemos el siguiente procedimiento para obtener el reporte del libro diario, en el men Contabilidad, seleccione Libros y, a continuacin, haga clic en Libro Diario. Para ver el reporte haga clic en VER LIBRO DIARIO

Obtendr la siguiente pantalla:

Salimos del reporte presionando el botn

. Luego minimizamos el sistema contable.

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3. Volvemos a la carpeta XLS que minimizamos en la primera parte, y ah podemos ver que ya se gener el archivo Excel del libro diario :

Debe guardar este archivo en otra carpeta que no sea la carpeta XLS, porque esta carpeta es exclusiva del sistema no lo puede mantener abierto, porque no podr ver ningn otro reporte. En cualquier unidad de su mquina puede crear una nueva carpeta, por ejemplo: LIBRO DIARIO, en esta carpeta guardar el archivo Excel del libro diario.

Para exportar, los estados financieros, mayores, estado de cuentas, libros de compras y ventas debe seguir los mismos pasos desde el punto 2.