Asignatura Datos del alumno Fecha

Apellidos: Roldán Fajardo

Entornos Metodológicos de Desarrollo 29/11/2021
Nombre: Omar Francisco

Actividad: Enfoque ágil

PROYECTO
Conciliación bancaria con RPA (Robotic Process Automation)

La empresa Tailoy SA - www.tailoy.com.pe - requiere automatizar su

proceso de conciliación bancaria para el departamento contable.
Situación Actual:
 En la actualidad manejan 50 cuentas corrientes en diferentes
monedas en 14 bancos distintos a nivel nacional.

 El analista contable debe conectarse a las plataformas de los de los 14 bancos, cada
uno con un usuario y contraseña diferente y descargar de todas las cuentas archivos
de dietarios, extractos bancarios y pagos con tarjeta de crédito,
 Estos archivos tienen formatos, extensiones y tratamiento diferentes por banco y por
cuenta corriente, en total son 75 archivos que debe procesar de forma manual.
 Luego de descargar la información debe trabajarlos cada uno y llevarlo a un formato
Excel con el que realiza la carga masiva al ERP SAP, la incertidumbre con estos
archivos, es que las entidades bancarias los cambian constantemente y esto hace que
el proceso manual se complique mucho más, debido a que el usuario tampoco puede
encontrar una forma de trabajo
 Si el proceso no ha tenido errores debe realizar la consulta en el SAP para bajar un
reporte que le permita realizar el cruce de las compensaciones de los archivos
bancarios cargados.
 Este proceso lo debe hacer cada 15 días y le demora 5 días útiles de trabajo en hacer
este proceso operativo, es decir, de 20 días útiles de trabajo está tomando el 25% de
su tiempo para un proceso operativo y con alto impacto en la motivación del
colaborador.
 Además del tiempo del usuario, este proceso está generando muchos errores en las
contabilizaciones y responsabilidades con los bancos la cual ha sido notificada la
empresa vía notarial por incumplir con lo mencionado.

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Actividades
 Asignatura Datos del alumno Fecha
Apellidos: Roldán Fajardo
Entornos Metodológicos de Desarrollo 29/11/2021
Nombre: Omar Francisco

Resolución Actividad: Enfoque ágil

 ¿Con qué frecuencia se cambian las planificaciones previstas en dicho proyecto?
El proyecto tiene un tiempo estimado de 3 meses y la frecuencia de cambio en las
planificaciones es mensual. La información recibida (archivos descargados) para el proceso
de la automatización no depende de Tailoy, son propios de las entidades bancarias y no se
tiene potestad para realizar un ajuste a su desarrollo y tampoco comunican si realizaron algún
ajuste a sus archivos. Al no tener la certeza del cambio en los archivos, nos obliga a tener
un control de cambios flexible en el ciclo de vida del proyecto, además de dejar establecidos
procedimientos para cambios posteriores a la salida en vivo por el grado elevado de la
incertidumbre con respecto a estos archivos que son los que gatillan el inicio de la
funcionalidad planteada como solución.

 Cuando se produce un cambio, ¿actualmente la organización lo interpreta como un

«problema u obstáculo» o como una «oportunidad»? ¿Con qué acciones tangibles
puedes justificar una u otra cosa?
La compañía lo interpretaba como un problema. Cuando se presentaba un cambio que podría
impactar en el proyecto, el comité gerencial del proyecto genera un clima muy hostil al equipo
del proyecto, enviando mensajes como por ejemplo de que si no se cumplían los tiempos las
penalidades de contratos iban a ser asumidas por el equipo, también obligaban al equipo a
que trabajen más de las horas propuestas para el proyecto e imponían que no debían irse
de las oficinas hasta la hora que ellos habían especificado o hasta conseguir un resultado
que ellos esperaban mas no la del negocio.

 ¿Cuáles son los motivos más habituales que provocan esos cambios?
El motivo principal son los cambios constantes en las estructuras de los archivos que se
descargaban en las diferentes plataformas de las entidades bancarias, como eran muchas y
de diferentes tipos, estandarizarlos era difícil, ya que cada entidad bancaria es independiente
en sus procesos y lo que causaba más problemas era que generaba los cambios sin avisar
a sus clientes, esta incertidumbre de esos cambios hacía que este muy latente cualquier
problemática en el proceso de automatización. También un motivo que se presentaba a
menudo es que el usuario principal del negocio no tenía claro el proceso y sus necesidades,
conforme se iba avanzando podía ir identificando necesidades y mejoras que le permitía
darle un mayor alcance a su requerimiento.

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 Asignatura Datos del alumno Fecha
Apellidos: Roldán Fajardo
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Nombre: Omar Francisco

 ¿Crees que podrías influir en las personas o entidades que generan los cambios? Si
fuera así, ¿intervendrías para evitar esos cambios o para lanzarlos y gestionarlos de
una forma diferente?
No podía influir, los que generaban estos cambios eran las entidades bancarias y no se tenia
ni un tipo de participación en sus procesos. Pero si tenia la potestad de gestionar esos
cambios de una forma diferente de cara a nuestro negocio, es decir, encontrar un patrón,
una media, un estándar que nos permita llegar a un punto de automatización donde lo
operativo se vea impactado de forma significativa.

 Según tu punto de vista, ¿el enfoque correcto debe ser tratar de que esos cambios no
sucedan o hacer que el trabajo sea flexible para poder adaptarse a las nuevas
necesidades?
Independiente del enfoque ágil o tradicional que se decida usar para afrontar un proyecto, se
debe tener muy claro la flexibilidad de los cambios durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Desde mi punto de vista el tener mapeada esta variable nos da la posibilidad de tener varios
caminos para lograr el objetivo. Otro punto no menor es el impacto positivo que el cliente
percibe al tener la certeza que el equipo está preparado para afrontar las incertidumbres que
el negocio presente, estas pueden ser de negocio o una situación impositiva, como un
cambio en las leyes tributarias o uno que es muy común como es la alta rotación de personal.
Si nuestro proyecto no es flexible a cualquier cambio que impacte en cualquiera de sus fases
no podríamos garantizar el éxito del mismo, estaríamos siendo un equipo reactivo más que
proactivo y en mi opinión es esa una de las grandes falencias cuando se lidera un proyecto
de cualquier índole.

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Apellidos: Roldán Fajardo
Entornos Metodológicos de Desarrollo 29/11/2021
Nombre: Omar Francisco

 De entre todos los principios y valores ágiles, ¿cómo podría cada uno de ellos
ayudarte en tu relación con los clientes y con los equipos de trabajo?
De muchas formas, que entiendan que el trabajo en par es vital, que no solo es presentar un
requerimiento y esperar el resultado, el cliente debe involucrarse y el rol del equipo es hacer
se sienta parte del equipo, no hay que aislarlo porque son ellos los que proporcionaran la
información. La documentación es importante, pero el realizar documentación extensa
retrasa el inicio del proyecto, esta se puede ir alimentando conforme se va avanzando y el
cliente y el equipo se sienten motivados por que pueden producir lo antes posible.
La comunicación debe ser fluida, con respeto y empatía, es mejor acercarse al cliente
respetando las condiciones, pero demostrándole que somos flexibles a los cambios que se
puedan presentar. El tener la posibilidad de entregarles productos tempranos que puedan
ayudarle a disminuir su operatividad genera valor no solo al cliente si no a la compañía, es
de vital importancia identificar a las personas que conocen mas del negocio para que sean
una fuente de información eficaz para poder afrontar cualquier incertidumbre y también se
logra transmitir el conocimiento en toda la compañía.
Un proyecto ágil promueve una ejecución sostenible, porque el equipo es capaz de producir
en una unidad de tiempo (Iteración o Sprint) y esto motiva al equipo por que puede visualizar
su trabajo de manera tangible. La agilidad funciona mejor prestando atención a la calidad, la
calidad no puede ser negociable bajo ningún enfoque, sea el ágil o el tradicional, el tener
siempre presente este parámetro en los proyectos genera que clientes esperen un producto
de calidad garantizando la mejora continua en la compañía.
La simplicidad es esencial, siempre hay que estar pensando en mejorar los procesos así
exista la posibilidad de eliminar algunos, hay que preguntarse siempre porque no dejamos
de hacer esto, se puede conseguir mas con menos, la rutina siempre hace que los clientes y
el equipo estén centrados en sus funciones diarias y no pueden apreciar en el circulo vicioso
que están inmersos, esto genera que el cliente no se da cuenta de lo que quiere hasta que
lo ve y el equipo tiende a decir que todo lo puede hacer, esas son unas de las razones por
la cual el rol del jefe de proyectos ha cambiado en el tiempo y más con el enfoque ágil, ha
pasado de ser un controlador a ser un facilitador y esta nueva postura genera una relación
de confianza y motivación constante entre el equipo, el cliente y un grupo motivado asegura
el éxito del proyecto.

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Apellidos: Roldán Fajardo
Entornos Metodológicos de Desarrollo 29/11/2021
Nombre: Omar Francisco

 Indica brevemente cuáles son los pasos que ejecutas en tu metodología de trabajo.
¿Sería asimilable a alguna de las metodologías ágiles señaladas?
La metodología que más se asimila a la que manejamos en los proyectos es a la metodología
KANBAN. Los pasos que realizamos para abordar un proyecto son los siguientes:
1. Reunión con los dueños del proceso con el objetivo de escuchar la necesidad y hacer el
levantamiento de sus historias.
2. Con un máximo de 48 horas se convoca a una segunda reunión para presentar el
alcance, actividades, responsables y tiempos del proyecto, donde los usuarios pueden
hacer modificaciones y posteriormente aprueban lo presentado.
3. Se realiza la priorización de actividades y se van asignado las fases para controlar el
desarrollo de las mismas hasta su despliegue.
4. Se realizan reuniones de 15min el iniciar el día para conversar con el equipo del proyecto
para ver si han tenido algún problema para poder darle pronta solución.
5. Se realizan reuniones cada 15 días con el comité gerencial para exponer los avances.
6. Si hubiera un cambio en alguna actividad que impacte al proyecto, se convoca a una
reunión al equipo para dimensionarlo y ver la forma de minimizarlo o de lo contrario ir
con una solución al comité gerencial.
7. Estos cambios son documentados a detalle para que quede evidencia y sea el sustento
por una posible demora en el proyecto y tener esa bitácora de consulta para posibles
incertidumbres en el ciclo de vida del proyecto.
8. Se realizan pruebas unitarias y luego se solicita a los usuarios que hagan unas pruebas
funcionales basándose en la casuística que ellos conocen por su operatividad diaria.
9. Luego de tener la aprobación del usuario se procede a realizar el despliegue a
producción y coordinar una capacitación a los usuarios involucrados en el proceso.

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Apellidos: Roldán Fajardo
Entornos Metodológicos de Desarrollo 29/11/2021
Nombre: Omar Francisco

 Si utilizaras alguna de esas metodologías ágiles, ¿sería compatible con el trabajo que
desempeñas?
Si seria compatible, se puede usar SCRUM y KANBAN, con estas metodologías podría
controlar no solo la parte funcional si no también la parte de infraestructura que va de la mano
con los proyectos informáticos.

En KANBAN se tendría dos tableros independientes pero relacionados por códigos de

dependencias entre tableros que sean para requerimientos internos de la compañía como
requerimientos de SAP o tickets a soporte. Esto nos ayudaría a ir promocionando el cambio
de cultura en la compañía de ver los procesos con un enfoque ágil, que les permita tener un
mayor panorama del estado de sus solicitudes y por parte de TI medir la carga de trabajo y
así dimensionar de forma optima los recursos. El tener esta metodología nos permitiría
realizar indicadores de gestión del área de TI pudiendo así explotar herramientas que existen
en la compañía como el Tableu para realizar los Dashboard y tener un mayor control y
direccionar nuestros esfuerzos como área de una mejor forma para el cumplimiento de los
objetivos de la compañía.

La metodología SCRUM la usuaria para proyectos de integración, de innovación, es decir,

para proyectos que tengan un presupuesto asignado, un equipo dedicado al proyecto, ya sea
interno o externo, el cual me permita entregar un producto con valor al terminar cada iteración
debido a que estos tipos de proyectos tienen una inversión el cual se desea ver el retorno lo
más rápido posible.

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 Asignatura Datos del alumno Fecha
Apellidos: Roldán Fajardo
Entornos Metodológicos de Desarrollo 29/11/2021
Nombre: Omar Francisco

 Diseña y muestra una estructura de Kanban que podrías utilizar en tu contexto laboral. ¿Qué columnas incluirías?

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