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Hola buenas tardes bienvenidos una vez más a Universidad, y como cada miércoles les traemos un
tema para platicar, y hoy vamos a hacerlo sobre la organización y gestión de los tiempos, algo que
sin duda todos debemos hacer para poder definir y así cumplir nuestras tareas diarias en tiempo y
en forma.

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Y bueno, ¿de qué vamos a hablar? Para empezar definiremos lo que es ser una persona
accountable, y ¿para qué me sirve serlo?, después hablaremos de lo que es procrastinar, un mal
que la mayoría de los mexicanos y en general los latinos tenemos muy arraigado a nuestra cultura,
seguro han escuchado la frase del que “el mexicano siempre deja todo para el ultimo”, y Yo creo a
todos nos ha pasado al menos una vez, PERO LO IMPORTANTE ES TOMAR CONCIENCIA Y ROMPER
CON ESTA MALA PRACTICA QUE MUCHOS HEMOS TENIDO Y DARNOS CUENTA QUE ESTO LO
PODEMOS MEJORAR.

También hablaremos de las diferentes técnicas de organización que podemos encontrar, de cómo
medir nuestros resultados a través del tiempo, y además ¿Quiénes son mis aliados en este tema?

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Y comencemos con esta imagen, ¿cuantas veces no nos hemos sentido perseguidos por el tiempo?
Generado estrés en nosotros porque se nos hizo tarde para una reunión, se nos hizo tarde para
llegar a algún lugar ó para cualquier otro compromiso, el simple hecho de sentir que el tiempo se
acaba, genera cierto miedo y estrés. Pero les tengo una buena noticia, esto puede terminar
siempre y cuando nos lo propongamos y sea algo que trabajemos constantemente.

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Para empezar 2-3 personas que nos puedan decir que es para ustedes y para que me sirve la
organización y gestión de tiempos???

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Muchas gracias por su participación, todos dijeron cosas muy acertadas acerca de lo que es el
tema y para que nos sirve.

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Continuando con la presentación, veamos que significa ser una persona “Accountable” y esto es
ser una persona responsable de sus actividades, pero ¿Cómo? , pues agendando tu día, siendo
responsable en planear tus entregas y sobre todo priorizarlas.

Además es importante eliminar la procrastinación (que ahorita vamos a definir lo que es), eliminar
las quejas, pero SI ser proactivos.
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Y algunos de ustedes me podrán decir, Oye pero yo tengo mi agenda, ¿para que me sirve esto que
me dices?, Bueno es importante a veces reafirmar lo que ya sabemos y esto nos sirve para
gestionar nuestro tiempo, nuestro dinero y nuestras metas, además nos sirve para tener una
visión holística de nuestros resultados, y sobre todo , es para aprender a gestionar nuestra energía
y saber a qué le demos aplicar un poco más de esfuerzo y a que no, y por ende ayudar a nuestra
salud a tener bienestar. A veces nos desgastamos por cosas que en realidad no tienen tanta
importancia y esto solo nos causa daño, por lo que aprender a gestionar tu energía resulta de
mucha importancia para nuestro bienestar.

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Ahora hablemos de lo que es procrastinar, nos podemos topar con muchas frases de como
posponemos las cosas, como ¡Lo he intentado pero no sé cómo comenzar!, ó ¡mejor lo hago otro
día! Que alcabo mi jefe ni lo va a revisar. Entonces yo creo que todos aquí conocemos muy bien lo
que es procrastinar, y la verdad que la mayoría de las veces el procrastinar es una manera de
desafiar las emociones negativas que nos provocan ciertas tareas, emociones como aburrimiento,
ansiedad, miedo, inseguridad, frustración, etc.

Y de hecho pasa algo irónico, porque cuantas veces también posponemos algo y 1) lo olvidamos y
ya no se hace ó 2)al final nos sentimos peor porque de todos modos llegara el momento donde
tenga que enfrentar esta tarea y la tenga que hacer. Entonces el resultado vendría siendo peor.

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Entonces entendamos algo “Cuando todo es prioridad, nada es prioridad”, hay que eliminar la
procrastinacion, pero ¿de qué manera?, bueno pues evitando las distracciones, siendo realista de
qué puedo lograr en un día, qué en una semana y qué no puedo hacer, o no lo puedo hacer solo, al
final de cuentas el propósito es cumplir con las tareas que me lleven por la dirección correcta. Y
también entendamos que tener un gran número de tareas no quiere decir que soy una persona
productiva.

Ser productivo va más de la mano con cumplir con tareas que nos van a ayudar a tener una mejor
versión de nosotros mismos en el futuro, y no solo para nosotros, también ser productivo se
refiere a influir en los demás para que hagan cosas, delegar procesos, tener todo un equipo que
ayude al cumplimiento de tareas, siempre de manera constante y con disciplina.

Otra cosa que nos ayudará a dejar de procrastinar nuestras tareas, es aprender a decir que “NO” y
aprender a dedicarnos tiempo a nosotros mismos, todos necesitamos descanso y todos
necesitamos sentirnos bien para poder cumplir con nuestros deberes, si no tenemos ese descanso,
esa motivación y esa energía difícilmente podremos enfrentar nuestras tareas diarias.
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Bueno ahora hablemos de las técnicas que existen para organizar nuestros tiempos, hoy en día
miles de empresas aplican técnicas de organización que ya tienen un nivel de estructura mucho
más amplio tal es el caso de SCRUM que hablaremos en un momento, pero para las personas que
apenas van a comenzar, un tip muy bueno puede ser este: La regla de los 2 minutos: Get things
Done o en español “termina las cosas, termina tus asuntos” y prácticamente radica en hacer todas
esas tareas que me tomen menos de 2 minutos, como por ejemplo mandar un email, delegar un
proceso y dejar instrucciones, sacar la basura de la casa, o por ejemplo si mi meta es leer todas las
noches, entonces comienza leyendo una hoja de tu libro de interés cada noche, ó si quiere tomar
más agua porque casi no tomas entonces llena 4-5 envases de litro y déjalos listos en tu
refrigerador para que cada vez que tengas sed ya lo tengas listo.

Es importante que nuestras metas las desmenucemos en pasos simples como los que acabamos
de comentar. Así será mucho más fácil cumplir con lo que nos proponemos.

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También podemos encontrar otras técnicas como la conocido como “Pomodoro” que consiste en
elegir tus tareas, y en un tiempo de 25 min y utilizando un temporizador que sirve de limite,
tendrás que concentrarte en trabajar en esa tarea, pasados los 25 minutos descansas 5, y después
de repetirlo por 4 ciclos descansas 30 minutos y posteriormente vuelves a iniciar, ya sea con la
misma tarea hasta terminar ó con una diferente.

También tenemos la regla 80/20 que básicamente es que el 20% de nuestras acciones que
ejecutemos nos van a traer el 80% de resultados. Entonces el 20% deben de ser las tareas más
importantes, la que nos traigan más beneficios.

Una vez que termine con ese 20% poder avanzar con el 80 restante, que tendrían que ser tareas
más fáciles y menos importantes. Pero veamos un ejemplo para entenderlo mejor:

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Aquí vemos un ejercicio de 80/20, donde mis tareas más importantes están en el cuadrante de
arriba y debe representar el 20% para que la regla haga sentido, las tareas son entregar proyecto
en la empresa, ir al médico a un seguimiento de exámenes, análisis de datos para un proyecto,
hacer llamadas a clientes potenciales y estudiar para un examen final, Luego vendría para el
segundo cuadrante las tareas que nos son determinantes para nosotros como pintar la casa,
analizar base de datos, estudiar un nuevo idioma, elaborar plan de estudios, bañar a los perros,
etc. Y me parece también importante ser consiente que en el día a día posiblemente se van a ir
agregando este tipo de tareas que al final de cuentas no son tan importantes pero que aun así
debemos cumplir con ellas. Y esta es la forma de trabajar esta herramienta bajo este escenario.
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Por ultimo también existe la técnica SCRUM de la metodología ágil, donde SCRUM no es un
acrónimo, sino que es una jugada de RUGBY y como lo pueden ver en esta imagen es una jugada
donde el objetivo se trata de recuperar el balón en equipo, y lo que se hace es que los jugadores
se forman de forma entrelazada con la cabeza hacia abajo luchando por conseguir el balón que se
encuentra en la parte del centro.

Entonces regresando a la aplicación de scrum en una empresa, se trata de un marco de trabajo de

la metodología ágil, y sirve para cumplir una serie de actividades necesarias para alcanzar un
objetivo en particular, son una serie de buenas prácticas. Los precursores de este marco de trabajo
son Fuji Xerox, Canon, Honda, Epson, Apple, Yamaha, Black and decker, etc… existen muchas
empresas aplicando estas metodologías para cumplir sus objetivos.

Utilizando este marco de trabajo como herramienta encontraras agilidad, desarrollo incremental,
adaptabilidad y rápida respuesta a los cambios, tienes que ser muy resiliente a este tiempo de
metodologías y a adaptarte a las nuevas circunstancias que vayan saliendo con el tiempo.

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Algo que sin duda acompaña a una estrategia de trabajo son los resultados y estos debemos
medirlos, pero ¿Cómo? Seguramente muchos de ustedes aplican o han escuchado el término KPI
que significa en inglés “Key Performance Indicator” y traducido vendría siendo un indicador de
calidad que cuando los aplicamos bien logramos en nuestros clientes algo muy importante de
hacer: la fidelidad.

Y yo creo que uno de los objetivos siempre que comenzamos un negocio será obtener buenos
resultados, para eso ponemos un negocio, entonces medir como es nuestro trabajo nos da valor
agregado como empresa, porque los KPIS son métricas infinitas ya que siempre hay algo que
mejorar. Y recordemos todo lo que es medible, se puede mejorar, y todo lo que es mejorado es
garantía de que lo estamos haciendo bien. Analicemos el siguiente ejemplo:

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Este es un ejemplo muy casero de cómo medir nuestro rendimiento o el de nuestros empleados
en nuestra empresa: podemos agregar columnas como mes, actividad, notas, el status de cada
tarea, el responsable y el área a la que pertenece y en las filas agregar el mes. Podemos hacer un
corte mensual, bimestral, cuatrimestral o como mejor nos parezca, lo importante es darnos cuenta
en nuestros resultados ¿que estamos haciendo mal?, ¿que nos está faltando?, o en que vamos
bien y cómo vamos a mejorarlo. En esta tabla podemos ver que nuestros pendientes al terminar
abril son 6, en progreso tenemos 5 tareas y finalizamos 2, entonces terminar 2 tareas en un
periodo de 4 meses nos indica que hay algo mal, y debemos replantear nuestra forma de
organizarnos.
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El último de los temas para esta presentación es el de herramientas digitales, un aliado que hoy en
día nos facilitara el cumplimiento de nuestros objetivos diarios, tenemos que encontrar la forma
de sentir alivio en nuestros compromisos cumpliendo cada una de nuestras tareas de forma
organizada y a tiempo. Descargar todo ese estrés y toda esa persecución del tiempo nos
favorecerá estar mejor preparados para enfrentar el día a día.

Podemos utilizar asana, una herramienta que te permite trabajar en equipo, poner límites de
tiempo a las tareas y asignar a un responsable por cada tarea, además podemos activar
notificaciones para que nos recuerde si tenemos alguna reunión o algún otro compromiso.

Outlook hoy en día ha evolucionado también muchismo, y trabaja en conjunto con Microsoft
teams, una herramienta donde de igual manera puedes tener videollamadas, puedes generar
tareas y asignarlas, asignarles un status, puedes hacer grabaciones de tus reuniones y guardarlas y
mandar el link. Es una excelente herramienta para el trabajo a distancia.

Google meets, como el que estamos usando en este momento, de igual manera es una excelente
opción que permite hacer videollamadas grupales sin límite de duración, permite personalizar tu
calendario, enlazar otras herramientas de google, como drive para compartir de documentos
entonces encontramos también muchas ventajas en este tipo de apps, que hoy en día como vengo
diciendo, son nuestros aliados hacia el cumplimiento de nuestros deberes.

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Y por último los invito a investigar un poco más de estas herramientas que nos generan mucho
valor al ayudarnos a cumplir nuestros propósitos, los invito también a enfrentar estas tareas con la
actitud de las 4 A´s: actitud positiva, alegría, aceptar retos y actuar según tus objetivos.

Además recordarles está muy buena frase del escritor Stephen Covey, autor del libro “7 hábitos de
la gente altamente efectiva” que dice que el tiempo no hay que gastarlo, sino invertirlo.

Y nada solamente me queda agradecerles por su tiempo, y saber si tienen alguna duda o si gustan
comentar algo del tema.