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Libros de Gerencia Resumidos


Cmete esa rana!
21 modos de dejar de procrastinar y de hacer ms en menos tiempo
por Brian Tracy


RESUMEN EJECUTIVO
Todos tenemos tareas que, como si fueran ranas que tuvi-
ramos que comer, postergamos una y otra vez. Pero, si
seguimos al pie de la letra la gran leccin contenida en este
texto; es decir, que la accin implica la realizacin, lo mejor
que podemos hacer es comernos nuestras ranas temprano por
la maana.
Cuando llevamos a cabo las tareas que tenemos pendientes,
no slo disfrutamos las bondades de alcanzar nuestros objeti-
vos de una vez y por todas, sino que, adems, nos sentimos
retribuidos psicolgicamente, lo que nos permite aumentar
constantemente nuestros triunfos.
En este texto, el autor ofrece su grfico mtodo para dejar de
postergar nuestras tareas, as como tcnicas de gerencia del
tiempo, mtodos para jerarquizar tareas y consejos para
implementar dichos instrumentos en la vida laboral y
cotidiana.

Un canap de anfibio

Al desayunar una rana cada maana, sabramos que hemos
experimentado lo peor que nos podra pasar cada da. Es
probable que tengamos ranas escondidas en el escritorio o en
nuestra lista de cosas por hacer. Las ranas son las tareas
prioritarias que siempre dejamos pasar por alguna razn. Es
hora de aprender a comer esos problemas difciles. La buena
noticia es que estos constituyen la base de una dieta rica en
protenas.
Est claro que no tenemos que comer ranas de verdad para
triunfar en los negocios. Pero debemos encarar creativamente
y efectivamente los proyectos y problemas ms importantes.
Recordemos que la habilidad de concentrarnos por completo
en las tareas ms importantes es el principal catalizador de
nuestro xito. Esto est claro. Los problemas aparecen cuando
no tenemos claros nuestros objetivos.
La falta de claridad es fatal porque nos impide actuar. Y actuar
es el secreto del xito. Como todo el mundo, es probable que a
veces se sienta abrumado por todo lo que tiene que hacer y por
el poco tiempo del que dispone. Escoja el desafo ms
importante (esa rana babosa sobre su escritorio) y encrelo
efectivamente. La gente exitosa asume sin titubeos sus deberes
ms importantes y los confronta a cualquier hora del da.
Cmo podemos desarrollar este impulso? Es imposible si no
cultivamos buenos hbitos laborales. De hecho, cerca de 95%
del xito que tenemos en la vida depende de los hbitos que
cultivamos. Los buenos hbitos son nuestros mejores amigos y
los malos son nuestros peores enemigos.
El hbito de ganar

Para desarrollar buenas hbitos es preciso contar con tres
cualidades:
1. Saber elegir.
2. Disciplina.
3. Determinacin.
Por ejemplo, un hbito esencial es aprender a pensar por
escrito. No le sorprendera saber que slo 3% de los adultos
se preocupan por escribir sus objetivos? Esta es la forma de
obtener lo que usted quiere de la vida:
1. Decida exactamente qu es lo que quiere.
2. Escriba este objetivo.
3. Establezca un lmite de tiempo para llevar a cabo el plan.
4. Haga una lista de lo que necesitar para alcanzar el
objetivo.
5. Convierta la lista en un plan. Organcela por prioridades y
en secuencia.
6. Acten inmediatamente. Haga cualquier cosa, pero no
titubee.
7. Hgase la promesa de acercarse un poco a su objetivo cada
da.
Luego, slo tiene que continuar hasta alcanzar su objetivo.
Aunque es mejor actuar que postergar lo que tenemos que
hacer, de nada vale actuar si no contamos con un plan.
Disponga siempre de una lista. Haga un borrador la noche
anterior antes del trabajo para que su subconsciente lo prepare
todo mientras usted duerme. Cree listas diferentes para cada
ocasin. Haga una lista maestra. Cree una lista para el mes que
viene al final de cada mes. Haga una lista semanal al comienzo
de cada semana y, por supuesto, haga una lista diaria.
Recuerde la regla del 10/90: aprovechar 10% del tiempo en la
planificacin de cada proyecto le permitir aprovechar ms
efectivamente el otro 90% de su tiempo.
Cmete esa rana! 2


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Los derechos intelectuales del libro y su contenido son propiedad del autor y las empresas que lo registraron originalmente.
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Gerencia del tiempo al estilo de Pareto

En 1895, el economista italiano Vilfrado Pareto se dio cuenta
de que 20% de la gente produca 80% del dinero, mientras que
80% de la gente tena muy poco dinero. Luego descubri que
esta proporcin se aplicaba a toda actividad econmica. El
20% de nuestras actividades econmicas generan 80% de
nuestros ingresos. Asimismo, el 80% de nuestras ventas pro-
vendrn del 20% de nuestros clientes. Esta constante se conoce
hoy en da como Regla de Pareto.
La regla indica que si tenemos una lista de 10 cosas por hacer,
dos de estas generarn 80% del retorno que obtendremos de
toda la lista. Ahora, cuando vea su lista, seguramente se sentir
tentado a llevar a cabo algunas cosas para sentir que al menos
ha logrado algo. El problema es que, tal vez, dichas cosas no
sean relevantes dentro de su actividad econmica. Y este es el
gran problema.
Pero, entonces, qu hacer? Recuerde que lo ms difcil de
cualquier asunto es empezar. La gerencia del tiempo tiene que
ver con tomar el control de la secuencia de eventos que afectan
nuestras vidas. La gente efectiva tiene la disciplina necesaria
para siempre ocuparse primero de los asuntos ms importantes.
Es decir, tienen la disciplina para comerse la rana. Um!
Sabrosa!
Pensar a largo plazo

Para triunfar hay que pensar a largo plazo. Antes de comenzar
un proyecto pregntese cules sern las consecuencias de no
llevarlo a cabo. Acostmbrese a postergar las gratificaciones
inmediatas. Esto le permitir obtener mejores resultados.
Determine tambin si dedicarse a una tarea le causar a la
larga ms problemas. Cmo dice Dennis Waitley, experto en
motivacin: Los fracasados hacen aquello que alivia la
tensin, mientras que los triunfadores llevan a cabo sus
objetivos. Recuerde que la raz de la palabra motivacin es
motivo. As pues, para tener xito debemos contar con un
motivo.
El ABC del xito

Es el xito tan sencillo como el ABC? La respuesta es
negativa. Hay que agregarle la D y la E. Vlgase del
mtodo ABCDE para establecer sus prioridades. Funciona as:
1. Haga su lista.
2. Coloque una A, B, C, D o E antes de cada asunto de la
lista.
3. Lleve a cabo las tareas en orden alfabtico.
Una tarea de tipo A debe realizarse tan pronto como sea
posible para evitar graves consecuencias. Las tareas de tipo
B son importantes, pero dejarlas de hacer no acarrea
mayores consecuencias. Es conveniente llevar a cabo las tareas
de tipo C, pero dejarlas de hacer no acarrea consecuencia
alguna. Una tarea de tipo D es algo que podemos delegar
para obtener ms tiempo libre. Podemos eliminar sin ms las
tareas de tipo E. Tal vez nos hayan parecido importantes en
algn momento, pero ya no lo son.
Es posible que tengamos ms de una tarea de tipo A. Esto no
es un problema. Basta con que las ordenemos en secuencia:
A1, A2, A3, etc. Practique este mtodo a diario y se
sorprender de los resultados que obtendr en su trabajo.
Las reas ms importantes para obtener resultados

Para lograr una mayor efectividad debemos preguntarnos por
qu estamos en la nmina. La mayora de la gente no lo sabe.
Obviamente nos contrataron para obtener resultados. La
mayora de los empleos nos imponen tareas especficas. Para
mejorar nuestro desempeo debemos identificar las reas ms
importantes en las que debemos obtener resultados. Por
ejemplo, estas son las reas ms importantes para un vendedor
de una tpica organizacin:
1. Buscar clientes.
2. Hacer presentaciones.
3. Cerrar negociaciones.
4. Prestar servicio a cuentas actuales.
5. Tareas administrativas y papeleo.
Identifique aquellas reas en las que debe obtener resultados y
asegrese de que cuenta con los recursos apropiados. Luego
evalese en cada rea. El rea en la que se haya desempeado
peor constituir el lmite inferior del resto de sus destrezas. El
rea ms dbil es como un ancla que nos impide zarpar con las
dems destrezas.
En cambio, si mejoramos nuestra rea ms dbil, mejoraremos
nuestro desempeo total. Todos tenemos puntos dbiles.
Formlese la siguiente pregunta: Qu destreza puedo mejorar
para generar un mayor impacto en mi carrera? Es posible
aprender cualquiera de las destrezas propias del rea de los
negocios.
La ley de la eficiencia forzada

Es probable que a usted no le guste forzar las cosas. La ley de
la eficiencia forzada tiene que ver con la idea de que cualquier
tarea se alargar hasta ocupar el tiempo que le hayamos
asignado. Si contamos con dos das, culminaremos la tarea en
dos das (tal vez ms). Pero esta ley tiene una contraparte: Si
slo tenemos un da para terminar una tarea de dos das, de
alguna manera hallaremos el tiempo para completarla. Un
corolario de la ley de la eficiencia forzada es que nunca
tenemos suficiente tiempo para hacer todo lo que queremos
hacer. Para superar esta triste realidad, pregntese constante-
mente lo siguiente:
1. Cul es la actividad ms valiosa?
Cmete esa rana! 3


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2. Por qu slo yo puedo hacer tal cosa?
3. Cul es la mejor forma de aprovechar mi tiempo en estos
momentos?
La respuesta a estas preguntas nos permitir administrar
nuestro tiempo. Como deca Goethe: Las cosas ms
importantes no pueden estar a merced de las cosas menos
importantes.
Identificar los obstculos

Tenemos objetivos pero no los hemos alcanzado an. Qu
dificultades hemos encontrado? La respuesta a esta pregunta es
muy importante para crear un maana ms exitoso. De hecho,
es preciso que busquemos la respuesta.
Los obstculos siempre impiden la complecin de una tarea.
Identifique los principales obstculos y el trabajo se le har
ms sencillo. La regla 80/20 se aplica tambin ac: 80% de los
problemas surgirn del 20% de los obstculos. As pues, en
qu problemas se debe concentrar? Formlese la siguiente
pregunta: Qu cosa dentro de m me est deteniendo? No
culpe a nadie ms. Asuma la responsabilidad y determine qu
debe hacer para mejorar.



Sea su propia porrista

El cambio es siempre un desafo. Para poder mejorar nuestra
eficacia necesitamos de la mejor porrista del mundo; es decir,
usted. As que agarre sus pompones y recuerde:
1. Vulvase un eterno optimista: cuando dependemos slo de
nosotros mismos, ya no podemos darnos el lujo de lamen-
tarnos. Responda positivamente ante el comportamiento, las
palabras y las acciones de los dems. Mantenga la direccin
independientemente de los innumerables contragolpes de la
vida.
2. Dgase siempre cosas positivas: por ejemplo, repita una y
otra vez estoy contento conmigo mismo. Esto se volver
una realidad en cualquier momento.
3. Mantenga el nimo: la gente optimista siempre ve lo posi-
tivo de cualquier situacin. La idea es buscar la moraleja.
Recuerde que podemos aprender mucho de las dificultades.
4. Visualice sus objetivos: imagnese sentado en la oficina.
Comerse la rana significa mantener una actitud positiva y tener
la fuerza de voluntad para hacer de primero lo ms difcil.
Dado que no podemos hacerlo todo, aprenda a postergar las
cosas creativamente. Deshgase de las cosas que no tendrn
mayores consecuencias. Divida las tareas largas en pequeas
tareas. Trabaje con un sentimiento de urgencia. Y recuerde que
todo lo que tiene que hacer para triunfar en los negocios y en
la vida es aprender a comerse la rana todos los das.


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Ttulo original: Eat That Frog!
Editorial: Berrett-Koehler Publishers
Publicado en: Enero de 2007
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