Productividad Personal

La guía de 5 pasos para organizarte

sin agobios y ser más productivo
“A veces se me pasan los días y siento que no he hecho nada, a pesar de estar todo
el día sin parar de trabajar. Me gustaría ser más productivo”.

“Estoy muy agobiado porque tengo mucho trabajo y no sé cómo organizarme para
hacerlo todo.”

Muy a menudo me encuentro con personas que me repiten frases como esta o
muy parecidas.

Nos han enseñado que ser productivo es hacer más y más cosas, en el menor
tiempo posible. Que ser productivo es igual a estar ocupado, muy ocupado.

Y así, vamos como pollos sin cabeza tratando de hacer el máximo de tareas
posibles, con una agenda a rebosar que, en la mayoría de los casos es
prácticamente imposible de cumplir.

Si alguna vez has sentido:

Agotamiento físico, mental y emocional porque te pasas el día saltando

de una tarea súper urgente a otra más urgente todavía.

Tienes tantos frentes abiertos que te cuesta mantener la concentración

y el foco.

Te gustaría trabajar de una forma más organizada y productiva y no

sentir estrés y agobio.

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Sigue leyendo este post porque voy a contarte por qué no consigues ser más
productivo y a compartir contigo el paso a paso para mejorar tu productividad
personal y tu planificación.

¿Me acompañas?

¿Qué es la productividad
personal y la planificación?
Empecemos por el principio. Puede que te estés preguntando qué es la
productividad personal.

La definición oficial de productividad es la relación entre lo producido y los

medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía,…

Como te decía antes, hemos interiorizado que ser productivo es hacer muchas
cosas y hacerlas rápido para poder mantenernos ocupados.

Pero tengo noticias, la productividad no es eso…

La productividad consiste en hacer las cosas importantes de forma constante.

Asumir que no podemos hacerlo todo pero no importa porque solo hay algunas
cosas que son realmente importantes.

Y aquí es cuando entra en juego la planificación.

Planificar es, según la RAE: Plan general, metódicamente organizado y

frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como
el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación
científica, el funcionamiento de una industria, etc.

La productividad y la planificación no pueden existir la una sin la otra. Si no

tienes objetivos claros y planificación, puedes hacer un millón de tareas, que
seguirás sintiendo que eres capaz de avanzar y no eres productivo.

Pero entonces,

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¿Qué significa ser
productivo?
“No confundas actividad con logro” Dice John Wooden.

A menudo confundimos estar ocupado con ser productivo, con estar

consiguiendo algo… y para nada es lo mismo.

Te pongo un ejemplo:

Imagina que tu objetivo es

conseguir ventas.

Estar ocupado sería pasarte la

mañana entera llamando a toda tu
lista de antiguos clientes uno por
uno.

Ser productivo sería dedicar diez,

quince minutos a elegir a tus cinco
clientes con mejor feedback y
llamar solo a esos cinco.

¿Dónde crees que hay más posibilidades de conseguir una venta? ¿Con qué
opción hubieras sentido que avanzas y que no pierdes el tiempo?

En definitiva, ser más productivo pasa por medir y controlar nuestro tiempo y
energía de forma estratégica para conseguir tus objetivos o acercarte a tus
metas.

Seguro que llegados a este punto estarás pensando: Y si es tan sencillo….

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¿Por qué no consigo mejorar
mi productividad personal?
Antes nos obsesionaba medir y controlar nuestro TIEMPO.

Ahora parece que solo se habla de ENERGÍA.

Y si bien estoy más cerca de la nueva visión: de fijarnos y manejar la energía, creo
que no podemos olvidar que nos guiamos por un patrón de tiempo:

24 horas

7 días por semana…

Saber utilizar ese tiempo para conseguir tus objetivos o acercarte a tus metas
es fundamental. Sentir que tienes el control de ese tiempo es importante para
sentirte productivo.

Y estoy segura que no consigues mejorar tu productividad personal por estos

cinco factores:

Planificas y utilizas mucho tiempo para tus tareas. Aquí entra en juego
la ley de Parkinson que dice que una tarea se extiende todo el tiempo
del que dispones para hacerla.

No utilizas tu energía como guía para saber cuándo puedes/debes

programar tus tareas.

No tienes clara la importancia de las tareas que planificas. No sabes

por qué realizas una tarea y cuál o cuáles son las consecuencias de no
hacerla.

No tienes foco. Porque no importa si tienes el tiempo y la energía para

hacer algo (una tarea, un hábito…) si no tienes el foco y has tomado la
decisión firme de llevarla a cabo, no conseguirás nada..

Pospones tomar decisiones

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 [ -TIEMPO + ENERGÍA x FOCO = EQUILIBRIO]
Ahora que ya conoces la fórmula de la productividad personal, vamos a ver cómo
llevarlo a la práctica en 5 pasos.

Los 5 pasos para llevar tu

productividad personal al
siguiente nivel.

PASO 1:
Observación
Seguro que alguna vez has sentido,
incluso has dicho en más de una
ocasión eso de “no me da la vida”,
“pero ¿Qué he estado haciendo todo
el día?”…

Y es que a veces se nos escurre el

tiempo entre los dedos y ni siquiera
sabemos en qué lo hemos utilizado,
a pesar de habernos mantenido
OCUPADOS (que no productivos)
todo el día.

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Vamos a empezar por averiguar cómo es de verdad tu día a día.

Para ello, necesitas una libreta o una agenda donde apuntar cada día:

Cómo y dónde se va tu tiempo

Cuánto tiempo dedicas a cada tarea.

Cómo te sientes antes, durante y después

Mi recomendación es que hagas este seguimiento mínimo durante dos semanas

y que lo alargues durante dos o tres meses.

Puede parecer mucho tiempo, pero una vez te acostumbras a registrar tus tareas,
cada vez te resultará más fácil y te dará muchísima información súper valiosa.

Existen varias herramientas que pueden hacerte este camino mucho más fácil:

Toggl: Es una extensión de chrome gratuita que te ayuda a medir el

tiempo que tardas en hacer una tarea. Tiene un pequeño problema y es
que tienes que acordarte de ponerla en marcha y pararla cada vez.

Focus to Do: Herramienta que te permite programar un tiempo

determinado para una tarea. Como una especie de temporizador por
bloques de tiempo.

Flo: Es una app del movil para registar el ciclo menstrual. Puede parecer
que no viene a cuento, pero te permite registrar estados de ánimo,
sensaciones físicas, etc. Puede resultarte muy útil.

Una vez tenemos nuestros datos, pasamos al siguiente paso.

PASO 2: Conclusiones
Si no nos paramos a reflexionar, a mirar…no vamos a ser capaces de cambiar
nada.

Así que ha llegado el momento de ser valientes y comenzar a cuestionarnos

todo, cada uno de los factores de nuestra vida y cómo nos afecta.

Esto te dará la capacidad de cuidarte y darte lo que necesites en cada momento,

te dará el súper poder de potenciar tu energía en los momentos más altos y de
protegerla antes de que lleguen los momentos bajos.

Es el momento de construir tu mapa de energía. Tienes que ser capaz de sacar

conclusiones de los datos que has ido recopilando.

Para ello, toma como referencia los dos primeros lunes y repítelo con cada día
de la semana:
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 ¿Hay similitudes entre los días? ¿hay diferencias? ¿qué acontecimiento hubo
diferente que varió mi estado de ánimo?

¿Qué tareas o personas te energizan?¿cuáles te roban energía?

Poco a poco irás conociéndote de una forma tan profunda que será muy fácil
para ti respetarte, anticiparte, protegerte y cuidarte.

De esta forma, podrás decidir qué tareas priorizar, cuáles delegar y eliminar.

Ya sé lo que estás pensando: “No puedo eliminar nada, todo es importante”

Pero si Warren Buffet puede

eliminar “obligaciones” de su
agenda, tú también.

Warren Buffett, por si no lo sabes,

se encuentra constantemente
entre las personas más ricas del
mundo. Lógicamente gestionar
sus negocios y patrimonios es
una responsabilidad enorme
y, sin embargo, se le suele ver
disfrutando de la vida, por lo que
se ha convertido en un experto en
productividad.

Ha contado en varias
ocasiones su mejor técnica de
productividad más personal y
me parece tan efectiva que la
comparto contigo:

Paso 1: escribe tus 25 principales objetivos de la semana, el mes, el

año…(lo que quieras evaluar)

Paso 2: revisa tu lista y marca con un círculo tus 5 objetivos principales.

Paso 3: ¿Y qué hay de los que no rodeaste?¿Trabajarás en ellos de forma

intermitente? ¿los tendrás presentes aunque no les puedas poner foco?

Todo lo que no encerraste en un círculo se convirtió en tu lista de

Evitar a toda costa.

No deben tener nada de tu atención hasta que hayas tenido éxito con tus
top 5.

Dedicar tiempo a las prioridades secundarias (del 6 al 25) es la razón

por la que tienes 20 proyectos a medio terminar en lugar de 5
completados.
Creo en el minimalismo y la sencillez y en el poder de simplificar en cada área de
nuestras vidas. Creo que eliminar lo no esencial es una de las mejores formas
de hacer la vida más fácil.

Toda acción tiene un precio.

Cada decisión te acerca o te aleja de la persona que quieres ser, de la vida que
quieres tener, de la frecuencia en la que quieres vivir.

PASO 3: Planificación (Construir

respuestas)
Empecemos por el principio, es
el momento de planificar tus
nuevas rutinas, hábitos, tu nuevo
día a día…

No te preocupes, no hace falta

que planifiques cada parte de tu
vida, ni mucho menos.

Pero lo estás haciendo todo al

revés.

Estás planificando tu vida

personal alrededor del tiempo
de trabajo. No le pones límites
y por eso cada vez ocupa más
y más tiempo y encima tienes la
sensación de que no rindes lo
suficiente.

No me malinterpretes, yo también lo hacía como tú. Pero fue un profesor de yoga

el que me retó: “Pon en el centro de tu vida lo que te llena de energía y limita tus
horas de trabajo y observa los cambios”

Para mí el yoga, pasear por la naturaleza, leer…

Y lo probé.

Y lo que ocurrió es que pasé de vivir muy estresada y facturar como freelance
unos 30 o 40.000 euros.

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A montar mi empresa facturando el primer año 150.000 euros y más de 300.000 el
segundo.

Evidentemente, esto no es fruto de SIMPLEMENTE trabajar menos horas.

Es fruto de TRABAJAR con foco Y PLANIFICAR ESTRATÉGICAMENTE.

Como te decía al principio, según la ley de parkinson, una tarea tiende a

expandirse durante todo el tiempo que hay disponible para realizarla, por lo
que si has planificado que durante el día de hoy vas a escribir un email para tus
antiguos clientes para ofrecerles un nuevo servicio, tardarás mucho más que si
limitas el tiempo de la tarea a una hora o una hora y media.

Por lo que mi recomendación es, saber en qué momentos tienes una energía
más creativa para poder fluir en las tareas o responsabilidades que más
disfrutas.

Pero limitar el tiempo que te permites trabajar en otras para no extenderlo más
de lo necesario.

Mi recomendación para ello es que planifiques en ciclos y bloques.

¿Qué es el Time Blocking?

El Time Blocking es una técnica
de productividad que consiste en
planificar el día por adelantado y
reservar bloques de tiempo para
hacer tareas específicas.

Lo importante no es solo QUÉ

tareas hacer sino CUÁNDO y
hacerlo totalmente enfocados en
esa temática o energía.

La mayoría de personas van

saltando de una tarea a otra a
lo largo de la jornada laboral y
es entonces cuando empieza la
fuga de energía y foco.

Mi recomendación para empezar a trabajar con Time Blocking es la siguiente:

Dedica un tiempo cada semana a parar, reflexionar y planificar la

siguiente y el mes completo.
Por lo que el primer bloque de tiempo que tienes que reservar es el de
planificar la semana.

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 Lista los bloques de temáticas que tienes en tu vida:
Desde lo personal hasta lo laboral,
Desde el ocio hasta proyectos completos.
Trabajo para cliente A, trabajo para cliente B.
Puedes separar el trabajo creativo del trabajo administrativo.
Trabajo que realizas solo, de trabajo que haces con otros
(miembros del equipo, colaboradores…)
Trabajo proactivo de trabajo reactivo (responder emails,
llamadas…)
Utiliza tu energía como guía para colocar esos bloques de tareas en el
calendario
Observa y ajusta utiliza el momento que has reservado para planificar la
semana, para comprobar qué ha funcionado bien o mal y haz los ajustes
que necesites.

Estos son algunos tips que te resultarán útiles:
Usa grandes bloques. Si haces
bloques muy pequeñitos de
tiempo, volverás al cambio
constante de tareas y roles y
otra vez al desgaste de energía.

Comunica tu sistema y horarios

a todas las personas de tu vida

Puedes utilizar google

calendar para crear y configurar
tus bloques de tiempo

Ahora que ya tienes planificado qué área vas a trabajar en cada momento de la
semana y del día…. Llega el momento de decidir qué tarea o tareas son las más
importantes para realizar ese mes, esa semana o ese día….

Ha llegado el momento de priorizar. Vamos a definir las Tareas Roca.

Cuando llega este momento en mis formaciones o charlas, siempre veo caras
como si de pronto estuviera hablando en chino

Yo llamo Tarea Roca, a la tarea más importante y significativa del día.

Y estarás pensando ¿Cómo sé que una tarea es una Tarea Roca?

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La matriz de Eisenhower
Eisenhower fue el 34 ° presidente de los Estados Unidos.

Antes de convertirse en presidente, fue un general del ejército de los Estados

Unidos, Presidente de la Universidad de Columbia, se convirtió en el primer
comandante supremo de la OTAN y dedicó mucho tiempo al golf y la pintura.

Una vida bastante productiva ¿no crees?

Su estrategia de productividad más famosa se conoce como Eisenhower

Box (o Eisenhower Matrix), en la que diferencia las acciones según cuatro
posibilidades:

Urgente e importante: tareas que realizarás de inmediato.

Importante, pero no urgente: tareas que programarás para hacer más

tarde.

Urgente, pero no importante: tareas que delegarás en otra persona.

Ni urgentes ni importantes: tareas que eliminarás.

Tus Tareas Roca son las Urgentes e Importantes, por lo que ya sabes
cuáles tienes que realizar en primer lugar y con tu energía como guía sabrás
exactamente dónde colocarlas.

En resumen, si has seguido el orden de este paso número tres, habrás:

• Reducido el tiempo que dedicas a trabajar en general y a cada tarea en

particular.
• Listado las áreas de trabajo y las tareas de cada área.
• Planificado tu mes, tus semanas y tus días por bloques de tiempo.
• Reservado bloque de tiempo para planificación cada semana.
• Descubierto cuales son tus tareas roca.
• Priorizado tus tareas roca por encima de todas las demás.

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PASO 4: Proteger tu tiempo, tu
energía y tu foco
Ahora que ya tienes todo en orden, vamos con el penúltimo paso.

Para que todo el trabajo que has hecho siguiendo el paso a paso de este post no
se desmorone a la primera de cambio, necesitas proteger tu tiempo, tu energía
y tu foco.

Y solo lo puedes hacer creando sistemas que te ayuden a preservarlo y a

mantener tu planificación como prioridad, sin excusas.

Por ejemplo,

Imagina que estás navegando por la red para buscar información para montar un
nuevo curso y de pronto encuentras algo que te lleva a otra idea diferente. Tienes
tres opciones para evitar distraerte:

• Si es una lectura que puedes hacer en menos de 3 minutos: lo lees.

• Si te lleva más tiempo de 3 minutos lo vamos a guardar para leerlo
en el momento que tengamos programado para lecturas nutritivas.
• Cuando la idea ya está en tu cabeza, fruto de la lectura de 3 minutos
o de la lectura con calma cuando tuvieras previsto, las registras
o almacenas en notas de voz de tu móvil o Google Keep bien
ordenadito por carpeta.

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 Otros tips que te ayudarán
a proteger tu tiempo, foco y
energía son:
Simplifica áreas de tu vida
Toma decisiones importantes por la mañana, no importa si
eres madrugador o nocturno, parece que la mayoría de nosotros
estámos más descansados las primeras horas tras levantarnos.
Crea rutinas y planifica tu jornada el día anterior o incluso la
semana anterior. Simplifica y automatiza: desde desayunar lo
mismo o llevar el mismo estilo de ropa…

Ayuda para mantener el foco

Si no tienes fuerza de voluntad con App que te limita el tiempo
en determinadas páginas web:

• StayFocusd
• Freedom

Crea entorno de foco:

• Música para mantenerte concentrado.
• Mantén tu visión y objetivos visibles
• Crea un espacio de trabajo para ti

No permitas interrupciones

Comienza con la tarea Roca

Pon fecha y hora a la tarea que menos te apetezca hacer

Recompénsate en el día a día

El último consejo antes de terminar este paso es casi el más importante de todos
los anteriores y es el descanso.

Es necesario absolutamente necesario para oxigenar el cerebro y poder estar

más enfocados cuando estamos trabajando. Por ello, programa descansos
entre los bloques de trabajo que has planificado y cuando termines el tiempo que
tenías programado para trabajar, desconecta y descansa hasta el día siguiente.

Este es uno de los trucos que te ayudarán con el siguiente paso.

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PASO 5: Mantener alta tu energía
Es muy importante aprender a transitar el momento de energía en el que nos
encontremos.

Mantener alta tu energía no significa que siempre tenga que ser así. Hay que
respetar que a veces tenemos la energía más baja y está bien.

Sin embargo, podemos ayudarnos a proteger y mantener en calma y equilibrio

esa energía y estemos en el punto que estemos.

Para ello te recomiendo:

Meditación:
Tu mente es tu activo más valioso. Sin
embargo es al que menos atención
le solemos poner al que forzamos y
llevamos al límite. Cualquier práctica que
consiga relajar tu mente, entrar en un
estado de calma y sosiego es meditación.

Visualización:
El poder real de vernos a nosotros mismos
consiguiendo nuestros objetivos no es
algo reservado a místicos o chamanes.
Todos los deportistas de élite conocen
y confiesan practicarlo. Sin embargo la
clave del éxito no está en simplemente
imaginar un objetivo cumplido. Se trata
de sentirlo, de vivirlo dentro de nosotros
para comenzar a vivir en esa vibración.
Te recomiendo que lo hagas durante la
meditación.

Propósitos vs Agradecimientos:
Tener presente cuál es tu propósito y
agradecer por el momento exacto en el
que te encuentras es muy poderoso.

Rutinas y/o rituales:

Es muy poderoso crear y practicar tu
propio ritual de la mañana que te conecte
desde el inicio del día con la energía, el
estado de ánimo que quieres mantener
en tu vida. Y un ritual de noche o cierre
del día que te devuelva la calma y el
ritmo para poder descansar en paz tras la
jornada.

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¡Ya casi has terminado!
Si has llegado hasta aquí, ya conoces cómo mejorar tu productividad personal y
cómo planificarte para sentir que cada día avanzas un poquito más hacia la vida
que quieres.

Solo te falta un paso, el más importante: IMPLEMENTAR.

Si no haces nada, todo seguirá como estaba.

Leer este post, por si solo no va hacer que te sientas menos agobiado y con
menos estrés, pero si te pones manos a la obra y empiezas a aplicar todo lo que
te he contado, tu día a día mejorará de forma notable.

Te lo aseguro.

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¡Hola! Soy Mónica de los Ríos
Llevo más de 10 años emprendiendo
ayudando a crecer a negocios digitales
desde sus valores y misión.

Formadora, ponente y mentora de

proyectos con alma fundé en 2018 la
primera Escuela de Project Manager
Digitales formando a personas capaces de
liderar sus vidas y las de sus clientes.

Siempre he buscado una manera diferente

de hacer las cosas, de forma sencilla y
siempre buscando el equilibrio entre lo
personal y lo laboral.

Y lo he conseguido, aunque no creas

que no sigo trabajando en ellos día a
día. Aprendiendo y acercándote mis
aprendizajes.

No imaginas lo que me alegra que estés

leyendo esto, porque significa que voy a
poder compartir contigo mis reflexiones y
aprendizajes.

Espero que hayas disfrutado de este

contenido sobre productividad personal
y planificación y sobre todo, que te haya
resultado útil.

Si quieres conectar conmigo y con la

Escuela de forma más directa, te invito a
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www.escuelaprojectmanagerdigital.com