GUIA METODOLOGÍCA PMBOK

UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA

CURSO: INFORMATICA ORGANIZACIONAL

APLICACIÓN DE LA GUÍA PMBOK PARA

MEJORAR LA GESTION DE PROYECTOS
DE TI

ESTUDIANTES:
ARIAS SEGNINI RICARDO
RODRIGUEZ BALDOBINO ANGIE

PROFESOR: JORGE ARROYO

III CUATRIMESTRE, 2021

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TABLA DE CONTENIDOS

RESUMEN EJECUTIVO...................................................................................................3
1.1 INTRODUCCIÓN....................................................................................................5
1. 2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................6
1.3 OBJETIVO GENERAL............................................................................................6
1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS....................................................................................6
1.5 JUSTIFICACION.....................................................................................................6
2.1 CONTEXTO TEORICO...............................................................................................8
2.1.1 Guía Metodológica. Fases de un proyecto de acuerdo con PMBOK.........................8
2.1.1.1 Iniciación:........................................................................................................8
2.1.1.2 Planificación:....................................................................................................9
2.1.1.3 Ejecución:........................................................................................................9
2.1.1.4 Seguimiento y control:......................................................................................9
2.1.1.5 Cierre:..............................................................................................................9
2.2 Herramientas del PMBOK......................................................................................10
2.2.1 Softexpert:........................................................................................................10
2.2.2 Talala:...............................................................................................................10
2.2.3 Acelerador del PMBOK de CA PPM.................................................................10
2.2.4 Just-in-Time PMBOK templates.......................................................................10
2.2.5 Wrike................................................................................................................11
2.3 Ventajas y Desventajas de la aplicación de PMBOK................................................11
2.3.1. Ventajas:..........................................................................................................11
2.3.2 Desventajas:......................................................................................................11
2.4 Cliente de Éxito.......................................................................................................12
2.4.1 Información de la Empresa:..............................................................................12
2.4.2 Misión:..............................................................................................................12
2.4.3 Visión:...............................................................................................................12
2.4.4 Valores..............................................................................................................12
2.4.6 Ubicación Geográfica: La empresa R&A Consulting Services, Torre Las Américas
Oficina 304, San José Costa Rica.....................................................................................13
2.4.7 Resumen de aplicación de la Guía a la empresa R&A Consulting Services,.......13
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2.4.8 Estructura aplicada a R&A Consulting Services...............................................13

2.4.9 Comentarios sobre la implementación por parte de la Gerente:........................13
3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..............................................................15
3.1 Conclusiones............................................................................................................15
3.2 Recomendaciones....................................................................................................16
REFERENCIAS...............................................................................................................16

RESUMEN EJECUTIVO

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La Guía PMBOK por sus siglas en inglés, Project Management Body of Knowledge

(cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos), es la colección completa de procesos,

prácticas recomendadas, terminologías y directrices que se acepta como estándar dentro del

sector de la gestión de proyectos. 

En este trabajo de investigación se pretende visibilizar las bondades, funciones,

características, ventajas, desventajas y con el método PMBOK, con el fin de recomendar a las

empresas el uso de PMBOK, que brindan sus servicios a través de proyectos guiado por un

director Como ejemplo de cliente satisfecho utilizaremos a la empresa R&A consulting services

quienes ya aplican el método.

Este trabajo de investigación está diseñado en tres capítulos. El primero comprende el

planteamiento del problema, los objetivos de la investigación y la justificación. El segundo

capítulo abarca el marco teórico de la investigación y el tercero las conclusiones y posibles

recomendaciones.

Para lograr el objetivo de este trabajo se consultaron diversas fuentes para investigar sobre la

guía PMBOK y la puesta en práctica por la empresa ejemplo y mejoras en sus procesos. Al ser

un trabajo de propósito académico, es importante mencionar que es para fines meramente

educativos y no comerciales.

PALABRA CLAVE: Guía, PMBOK, proyectos, gestión de proyectos

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CAPÍTULO I

MARCO INTRODUCTORIO

1.1 INTRODUCCIÓN

El PMI nació hace 50 años cuando un grupo de gestores se reunieron para compartir

conocimiento sobre sus actividades, siempre buscando encontrar mejores estrategias para que un
proyecto se llevara a cabo de forma eficiente.

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A partir de los años 80 del siglo pasado se comenzó a publicar el PMBOK, aunque al principio
apenas era un artículo de divulgación, que con el paso del tiempo se alimentó de la experiencia
valiosa de gestores profesionales, hasta que tomó la forma del manual que se conoce
actualmente.

Como manual, el PMBOK inició en 1996 y para este año se espera la edición número siete (en
agosto estará disponible la traducción al español), porque como toda buena guía, está sujeta a
revisiones y mejoras, según las necesidades, tecnologías e innovaciones lo piden.

Más que una metodología, es una guía, lo que comparte el PMBOK son buenas prácticas y
lineamientos que permiten dar buen seguimiento a los proyectos y a sus etapas, durante toda la
vida que tengan, gracias a la experiencia de los profesionales que ya han comprobaron su
eficacia.

Ayuda tanto a las personas que se inician en el área de gestión de proyectos, ya que explica los
procesos clave con miras a que se adapten a la metodología que cada gestor decida; y también
funciona para los más experimentados, pues cada nueva edición de la guía incorpora
innovaciones que responden a las herramientas y necesidades más actuales.

1. 2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

“¿Cómo la metodología PMBOK ayuda a las empresas a mejorar su gestión de

proyectos”?

1.3 OBJETIVO GENERAL

Explicar como la metodología PMBOK puede ayudar en el desarrollo de la empresa

1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Explicar sobre de la metodología PMBOK

 Profundizar en la aplicación de PMBOK dentro de la empresa R&A

 Analizar las ventajas que trae la metodología PMBOK para la gestión de proyectos de TI

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1.5 JUSTIFICACION

Existen diversos tipos de metodologías para la gestión de proyectos de TI los cuales

ayudan a planificar y a gestionar de manera correcta los diversos componentes de un proyecto y

así como hay proyectos que usan diferentes recursos y tienen diferentes objetivos así existen gran

cantidad de métodos para realizarlos dependiendo del objetivo que tenga la empresa, por

ejemplo, en la empresa R&A Consulting Services la cual consideramos un casi de éxito en la

aplicación de la guía PMBOK, implementación la cual les permitió alcanzar el cumplimiento

alienado con sus objetivos, los beneficios para el cliente interno y externo y la satisfacción del

resultados por la Junta Directiva de la Empresa.

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CAPITULO II

MARCO TEORICO

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2.1 CONTEXTO TEORICO

2.1.1 Guía Metodológica. Fases de un proyecto de acuerdo con PMBOK.

2.1.1.1 Iniciación: Es el proceso durante el cual se define en qué consistirá y se expone la

justificación de manera clara a la empresa y los interesados. Se aprueba una vez que la viabilidad

y el valor del plan se consideran pertinentes, generalmente a través del análisis de dos

documentos:

 Documento de caso de negocio, en donde se explican los posibles beneficios financieros

y de valor.

 Estudio de factibilidad, que habla de las metas del proyecto, cronograma y costos que

ayuden a determinar si el plan debe llevarse a cabo.

2.1.1.2 Planificación: La finalidad del plan de proyecto es que los equipos tengan una dirección

para conseguir los resultados finales. En este, se habla con detalle sobre cómo conseguir recursos

humanos, materiales y financiación; también presenta acciones para prevenir posibles escenarios

negativos, y lo que debe hacerse para que el proyecto finalice en el tiempo acordado, dentro del

presupuesto.

2.1.1.3 Ejecución: El proyecto se implementa. Los involucrados se reúnen para explicar

responsabilidades, objetivos y la forma en que la compleción de una tarea repercute en los

demás. De esta manera todas las personas entienden la importancia del trabajo de cada quien y

sabe a quién dirigirse en caso de obstáculos que interrumpan el flujo. Se recomienda utilizar

herramientas que permitan registrar, automáticamente, los resultados que se alcanzan, con

indicadores que hagan evidente para todos si la administración del tiempo, recursos y personal es

eficiente.

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2.1.1.4 Seguimiento y control: Este paso es, la mayoría de las ocasiones, simultánea con el

anterior, y es una gran idea para actuar en caso de que se presente un problema. O, incluso, si es

posible agregar alguna mejora u optimizar un proceso gracias a una estrategia recién aprendida o

la integración de talento con conocimiento especializado. El seguimiento y el control permiten

adelantarse a las malas noticias, pero también aprovechar oportunidades que aparezcan en el

camino.

2.1.1.5 Cierre: El cierre ocurre cuando es posible presentarle al cliente, o la directiva interesada,

informes, resultados o entregables que se establecieron desde el inicio. También es momento de

que los equipos involucrados analicen el desarrollo del trabajo, cómo se afrontaron los retos y

qué pueden aprender del proyecto para los próximos.

2.2 Herramientas del PMBOK

2.2.1 Softexpert: Esta herramienta ayuda a estandarizar las prácticas de todos los departamentos

para asegurar un mejor seguimiento de los proyectos. Cuenta con una suite que hace más sencillo

que las empresas atiendan las buenas prácticas y los procesos más importantes de PMBOK, lo

que evita los costos que provoca una curva de aprendizaje pronunciada.

2.2.2 Talala: Se centraliza la información de los proyectos en un solo sitio, para cualquiera de

las fases. Desde la planeación hasta el cierre, la vida del proyecto está a la mano para un

seguimiento puntual, en tiempo real, y con la oportunidad de integrarlo con otras aplicaciones

complementarias. 

2.2.3 Acelerador del PMBOK de CA PPM

Esta propuesta permite gestionar servicios, proyectos y productos, así como el personal y los

aspectos financieros, que puede reforzarse con el complemento del acelerador del PMBOK.

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Incluye cuadros de mando; portlets; plantillas de proyectos y documentos; procesos y derechos

de acceso por roles.

2.2.4 Just-in-Time PMBOK templates

Estas plantillas, permiten que la gestión de un proyecto siga las fases que propone PMBOK, son

como la base para crear un mapa para el manejo adecuado de la vida de un proyecto. Permiten la

creación de entregables de cada proceso de forma automática, además de que se pueden

personalizar según las necesidades del proyecto que se está gestionando. Se controlan los

accesos, se asignan roles y muestra de forma transparente los ajustes que surgen durante el

camino.

2.2.5 Wrike

El gestor de proyectos de Wrike también se creó con las buenas prácticas de PMBOK en mente,

independientemente de la metodología que elijas implementar. Te ayuda a crear informes de

resultados, puedes elegir entre una variedad de plantillas (para la programación de proyectos o

proyectos divididos en fases, por ejemplo), con la opción de conectarlas a otras aplicaciones

(Mailchimp, Evernote, Slack, Dropbox, entre otras) para que todo tu equipo esté bien conectado.

2.3 Ventajas y Desventajas de la aplicación de PMBOK

2.3.1. Ventajas:

 Mejora todo el flujo de comunicación.

 Estandarización de actividades.

 Disminución de la negligencia en actividades importantes.

 Mayor control sobre la evolución del proyecto.

 Mayor énfasis en los recursos de manera eficiente.

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 Las posibilidades de éxito del proyecto aumentan y mucho.

2.3.2 Desventajas:

 El riesgo y la incertidumbre es el mayor problema para resolver en un proyecto, porque al

no hacer un análisis adecuado, se corre el peligro de fracasar. -La parte difícil de la

implantación de un proyecto es encontrar al talento humano que pueda administrarlo

correctamente.

2.4 Cliente de Éxito

2.4.1 Información de la Empresa: R&A consulting services es una empresa privada,

constituida en la Republica de Costa Rica, donde su principal actividad es brindar servicios de

consultoría y desarrollo de plataformas para capacitaciones empresariales. Cuenta con oficinas

en San José, Bogotá y Panamá (para efectos de este estudio se realizará únicamente en la oficina

de San José). La mayor parte de la formación son dictadas de manera virtuales. R&A

Consulting Services, es una empresa especializada en colaborar con el desarrollo de plataformas

para la capacitación empresarial. Su principal propósito es poder actuar en conjunto con sus

clientes y desarrollar soluciones integrales para que tanto las personas como la organización

alcancen el éxito.  

2.4.2 Misión: Contribuir con el desarrollo profesional de las empresas, generado programas de

formación, consultoría y programas a la medida, que permitan focalizar un mejor

aprovechamiento del recurso humano dentro de la organización.  

2.4.3 Visión: Convertirnos en la primera opción del país, en el desarrollo de programas

profesionales aplicando las últimas tendencias tecnológicas.

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2.4.4 Valores

• Calidad

• Respeto

• Colaboración

• Orientación de servicio

• Integridad

2.4.6 Ubicación Geográfica: La empresa R&A Consulting Services, Torre Las Américas

Oficina 304, San José Costa Rica.

2.4.7 Resumen de aplicación de la Guía a la empresa R&A Consulting Services, dado que no

logramos la autorización por parte de la gerencia para exponer textualmente su intervención, por

considerar contener datos sensibles, nos vamos a limitar a mencionar la estructura que se aplicó y

pondremos algunos comentarios brindados por la gerente.

2.4.8 Estructura aplicada a R&A Consulting Services

a. Inicio: En esta etapa de estructuro la idea del proyecto y sus alcances para exponer a la Junta

Directiva para su aprobación.

b. Planificación: En esta etapa se plantearon los objetivos, se definieron las responsabilidades de

cada miembro del equipo y el programa de comunicación interna.

c. Ejecución: En esta etapa de tenia ya el equipo consolidado, se expuso a cada uno que se

esperaba de El o ella y se hizo una valoración de los recursos disponibles, tanto físicos como

humanos y la valoración de contrataciones externas de expertos.

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d. Seguimiento y Control: En esta etapa, se permitió ir haciendo los controles correspondientes,

medición de avances, si los objetivos se estaban cumpliendo según lo planificado, se aplicaron

correcciones para alcanzar el propósito del proyecto.

e. Cierre: Se documento todo el proceso, se hicieron reuniones grupales para hacer análisis de lo

aprendido, se midieron resultados y por ultimo se expuso a la Junta Directiva para el visto bueno

y aceptación.

2.4.9 Comentarios sobre la implementación por parte de la Gerente:

a. Facilitó la delegación de tareas, funciones y responsabilidades de cada miembro del

equipo

b. Todo el equipo podía saber en tiempo real como estaban los avances del proyecto

c. Agilizó como encontrar fácilmente la información

d. Redujo tiempos laborales

e. Mejoró la comunicación entre el equipo.

f. La Junta Directiva acepto con agrado el desempeño del equipo y los resultados del

proyecto.

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CAPITULO III

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

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3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

3.1 Conclusiones

La aplicación de la guía PMBOK a proyectos reales permite mantener casi de manera inalterada

sus fases. Constituye una de las guías mas usadas a nivel internacional y como un modelo

estándar de uso global. El uso de esta guía permite gestionar y administrar de manera mas

efectiva las diferentes etapas de cada proyecto, permitiendo de esta manera, poder tomar

decisiones asertivas, redireccionar en caso de que se requiera y tener prácticamente un lenguaje

común de todos los involucrados en el proyecto.

Parte de sus bondades es facilitar su implementación en casi cualquier área o proyecto, es por

ello que esta guía es ajustable en temporalidad y unicidad.

Aplicar la guía PMBOK, permitirá a cualquier proyecto la maximización de recursos, un

presupuesto mas acertado, medición de progresos, definición de responsables y una de las cosas

mas importantes y es donde mas de falla en los proyectos, concluir el proyecto a tiempo.

3.2 Recomendaciones

Las recomendaciones de este trabajo de estudio irán mas enfocadas a nuestros compañeros, como

profesionales es importante mantenerse actualizados, este proyecto nos permitió no solo aprender

sino poner en práctica algunos pasos que la guía de PMBOK tiene. Existen mucha información,

videos, tutoriales, cursos y hasta maestrías en este tema. Les recomendamos que se familiaricen

y profundicen mas en el tema.

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REFERENCIAS

Bustos, L., Hernández D., Cataño D., Vargas V. (2019) Análisis comparativo ente metodologías

agiles y tradicionales para la gerencia de proyectos.

Gordillo, R. (2019) Un enfoque para la optimización de procesos de negocio: Metodología

prototipo.

Aston, B. (2021, octubre 8) 9 Of the most popular project management methodologies made

simple de https://thedigitalprojectmanager.com/project-management-methodologies-made-

simple/

Manzuco, G (2020, Junio 10) Gestión de Proyectos PMBOK: ¿Cómo funciona? De

https://blog.comparasoftware.com/gestion-de-proyectos-pmbok/

Castro,C “Modelos de gestión basado en el PMBOK para micro y pequeñas empresas de

reformas y rehabilitaciones” Universidad Politecnica de Madrid

Silva A, (2012) Desarrollo de la guía de recomendaciones para la gestión de riesgos en proyectos

de construcción, utilizando la metodología PMBOK. Universidad de Chile

https://pmi.org.py/index.php/pmi/que-es-el-pmi

Reyes J, (2016) Revision de la guía metodológica PMBOK como herramienta de éxito en la

gerencia de proyectos, Universidad Santo Tomas

https://repository.usta.edu.co/bitstream/handle/11634/35068/Trabajo%20principal..pdf?

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