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UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAMÁ

MAESTRÍA:
GERENCIA DE PROYECTOS

MATERIA:
DISEÑO ESTRATÉGICO DE PROYECTOS

NOMBRE DEL ESTUDIANTE:


CARLOS M. CABALLERO CH.

C.I.P.:
4-790-1806

FECHA:
VIERNES 14 DE JULIO DEL 2023
¿QUÉ ES EL PMBOK?
Seguro que has oído hablar de este concepto, pero ¿sabes qué es PMBOK? Es el
acrónimo de Project Management Body of Knowledge.

Se trata de un compendio de buenas prácticas, publicado por primera vez en 1996, en


el que se describen directrices, terminologías y otras estandarizaciones, que garantizan
una amplia visión de la gestión de proyectos.

El PMBOK orienta la gestión, proporcionando datos importantes para que las empresas
de todo el mundo sigan direcciones uniformes con el fin de reducir los fallos, mejorar el
rendimiento y tener una previsión más precisa sobre los resultados.
¿CÓMO SE CREÓ EL PMBOK?
La primera edición del PMBOK se lanzó en 1996 y, en 1999, la guía fue reconocida
oficialmente por el a American National Standards Institute (ANSI) como norma de
referencia para la gestión de proyectos.

A lo largo de los años, ha sufrido varios cambios, adaptándose a los nuevos procesos
corporativos, pero tenemos 7 ediciones oficiales:

1ª edición del PMBOK: creado como documento para instruir la gestión de proyectos,
con varios conceptos y procedimientos.

2ª edición del PMBOK: lanzada en el año 2000, con una revisión de la información y
actualización de las nuevas prácticas utilizadas por los directivos.
3ª edición del PMBOK: a partir de la 3ª edición, publicada en 2004, las directrices
propuestas podrían aplicarse a casi cualquier tipo de proyecto, no sólo a los
empresariales.

4ª edición del PMBOK: la revisión de 2009 aportó la diferenciación entre documentos


de gestión y de proyecto, siendo un material más accesible.

5ª edición del PMBOK: publicada en 2013, esta edición aporta actualizaciones sobre
el ciclo de vida adaptativo y otros avances en la gestión de proyectos.

6ª edición del PMBOK: publicada en 2017, engloba 50 procesos, con una mejor
definición de las responsabilidades de los gestores, además de incluir aspectos
estratégicos y adaptativos de los procesos.

7ª edición del PMBOK: el PMBOK 7 fue publicado recientemente en el año 2021 y


contempla enfoques ágiles, adaptativos e híbridos y hace hincapié en la gestión de
proyectos orientada al cambio.
¿POR QUÉ EL PMBOK NO ES UNA METODOLOGÍA?
Es importante destacar que, aunque a menudo se cita como tal, el PMBOK no es una
metodología. El material es, de hecho, una guía de orientación para la gestión, pero
que debe seguirse en función de las necesidades y aspectos específicos del proyecto.

A pesar de ser ampliamente seguida, la guía PMBOK no ofrece enfoques distintos para
cada tipo de proyecto y, precisamente por eso, es sólo un compendio de buenas
prácticas, con parametrizaciones generales.

Una metodología, en cambio, se caracteriza precisamente por tener un enfoque


específico. Por ello, debe tener en cuenta las peculiaridades de un área. Aun así, el
PMBOK y la visión general que ofrece son una referencia para las distintas
metodologías de trabajo que se adoptan hoy en día.
¿QUÉ ES EL PMI?
El PMI - Project Management Institute, fundado en 1969 en Estados Unidos, y es una
de las mayores asociaciones de profesionales de la gestión de proyectos del mundo.
La primera asamblea del PMI reunió a unos 80 profesionales.

A lo largo de los años, la asociación ha crecido y hoy cuenta con más de 650 mil
miembros en 185 países. Además de promover la profesión de gestor de proyectos,
entre los principales objetivos del PMI se encuentran:

 Reunir a los profesionales para el intercambio de experiencias


 Producir conocimientos a partir de métodos de investigación
 Crear y difundir buenas prácticas de la gestión de proyectos
¿Y EL PMP?
Además del PMBOK del PMI, hay otra sigla que forma parte de este universo: PMP
(Project Management Professional). Con la certificación PMP, del PMI, los
profesionales de la gestión de proyectos pasan a ser reconocidos en todo el mundo,
con experiencia de liderazgo y especialidad para gestionar proyectos y equipos.

La certificación PMP se basa en tres ámbitos: personas, procesos y entorno


empresarial, que representan áreas relevantes para obtener una mayor ventaja
competitiva en el mercado.

¿QUÉ ES UN PROYECTO SEGÚN EL PMBOK?


Según las definiciones del PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido
para crear un producto, servicio o resultado único.

En pocas palabras, un proyecto puede ser cualquier acción que se necesite realizar
para lograr algo nuevo. Y eso va más allá del contexto empresarial, pues puede
abarcar el lanzamiento de un producto, el inicio de un nuevo curso e incluso la
realización de compras importantes.

Aunque se utilice el término "temporal", esto no significa que el proyecto sea de corta
duración. En la práctica, debe tener un principio y un final bien definidos.
¿CÓMO ESTABLECER OBJETIVOS EMPRESARIALES?
¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL PMBOK?
El PMBOK PMI es muy importante para las empresas que buscan la mejora constante
de sus proyectos. La guía garantiza un mayor control, seguimiento e incluso seguridad
en la gestión, así como un análisis más asertivo. Entre las principales ventajas,
podemos mencionar:

Actividades de gestión de proyectos estandarizadas, a través de directrices generales,


que pueden ser adoptadas por diferentes departamentos.

Mejora del flujo de


comunicación entre las
partes implicadas, ya
que las áreas adoptarán
el mismo
lenguaje/enfoque.

Mitigación de los riesgos


de descuidar actividades
importantes, a partir de
la modelización
completa de los
procesos que componen
el proyecto.

Uso eficiente de los


recursos disponibles,
con un mayor control
sobre la aplicación de la
mano de obra y las
materias primas.

Mayor control sobre todas las etapas del desarrollo del proyecto, con definiciones
claras de las entradas y salidas. Tratamiento optimizado del riesgo, basado en una
visión global del proyecto. Más posibilidades de lograr el éxito y alcanzar los objetivos
definidos.
¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES TIPOS DE PROCESOS
QUE ABORDA LA GUÍA?
La gestión de proyectos del PMBOK se realiza a partir de 5 subgrupos de procesos:
inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y, finalmente, cierre.

Cada grupo puede cerrarse al final de un ciclo o continuar siendo supervisado, teniendo
sus propias entradas y salidas, pero siempre de forma integrada.

Conoce un poco más sobre cada uno de ellos a continuación.

1. Iniciación

Esta es la etapa de definición del proyecto. Incluye la autorización para comenzar o no,
además de definir un alcance inicial, que incluye las primeras estimaciones de costes.
Es en este proceso donde el gestor debe identificar a las partes interesadas en el
proyecto e iniciar los pasos que preceden a la ejecución propiamente dicha.
En este punto, debe elaborarse un documento que "oficialice la apertura del proyecto" y
contenga información importante, que posteriormente será utilizada en los demás
procesos.

2. Planificación

En la planificación, las actividades aumentan y se vuelven más específicas. Es en este


subgrupo donde se realizan tareas como:

 Elaboración del plan de gestión

 Definición del ámbito de aplicación

 Recolección de requisitos

 Desarrollo de la estructura analítica del proyecto

 Definición del calendario y de las actividades de cada etapa

 Estimación de la duración de cada actividad


 Estimación de costos y definición del presupuesto

 Gestión de la calidad y planificación de los recursos disponibles

 Planificación de las comunicaciones

 Identificación de riesgos, entre otras.

3. Ejecución

Se trata del conjunto de procesos en los que el director del proyecto define lo que hay
que hacer, coordinando los recursos humanos y materiales, además de motivar a las
partes implicadas en el proyecto.

La información debe transmitirse al equipo y el director debe realizar todas las


adquisiciones pertinentes.

4. Seguimiento y Control

En este grupo de procesos se encuentran las actividades esenciales para evaluar el


rendimiento del proyecto. En este punto es el momento de mostrar de dónde partimos y
cuánto nos falta para alcanzar el objetivo fijado.

En esta fase, todavía es posible hacer cambios y establecer protocolos para ello, pero
siempre asegurando que no haya variaciones importantes.

Este subgrupo incluye procesos como:

 Seguimiento de las etapas de trabajo

 Control de cambios

 Validación y control del alcance

 Supervisión de horarios

 Control de riesgos

 Control de la comunicación

 Seguimiento de la contratación

 Control de costos

 Elaboración de informes de rendimiento, entre otros.


5. Cierre

Por último, el grupo de cierre es el más reducido y se refiere a los productos finales del
proyecto.

 Se espera que los resultados finales se ajusten a los parámetros y criterios


previamente definidos, con la consecución de los objetivos y beneficios
previstos.

En este punto, se esperan obtener los siguientes resultados:

 Aceptación por parte del cliente/usuario final

 Consecución de los objetivos empresariales y beneficios esperados

 Objetivos del proyecto alcanzados

 Validación y organización de los materiales utilizados en el proyecto


¿CUÁLES SON LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO DEL
PMBOK?

CUADRO PMBOK

La gestión de proyectos PMBOK propone diferentes áreas de conocimiento dentro de


un proyecto, que se aplican en diferentes fases de ejecución. A continuación, puedes
encontrar detalles sobre las 10 áreas de conocimiento del PMBOK.

GESTIÓN DEL ALCANCE


La gestión del alcance prevé la ejecución de actividades orientadas a la entrega de
resultados, con el establecimiento de métricas y otros criterios de evaluación de las
tareas.

Los procesos relacionados con esta área son:

 Recopilación de requisitos

 Definición del ámbito de aplicación

 Creación de la EAP (Estructura Analítica del Proyecto)

 Verificación del alcance

 Control del alcance

 Gestión del tiempo

Se trata de un área de gestión del cronograma corporativo. El gestor debe administrar


el tiempo disponible de forma estratégica para que se alcancen los objetivos y se
concluya el proyecto en el plazo previsto.
La gestión del tiempo puede interferir en otras áreas, ya que menos tiempo puede
exigir más recursos, por ejemplo.

Los procesos relacionados con la gestión del tiempo son:

 Definición de actividades

 Secuenciación de actividades

 Estimación de los recursos de las actividades

 Estimación de la duración de las actividades

 Desarrollo del cronograma

 Control de horarios

 Gestión de costos

El gestor de costos debe establecer cuáles son los recursos necesarios para llevar a
cabo el proyecto. El objetivo principal es optimizar la relación costo-beneficio,
garantizando el menor tiempo de ejecución, pero con una gran calidad de los
resultados.

En este ámbito los procesos son:

 Estimación de costos

 Determinación del presupuesto

 Control de costos

 Gestión de calidad

El gestor de esta área debe verificar la calidad de los productos y del proyecto en su
conjunto, buscando siempre la satisfacción del cliente. Evaluar y lograr entregar
soluciones que satisfagan las expectativas del consumidor es fundamental.

Para la gestión de la calidad, tenemos los siguientes procesos:

 Planificación de la calidad

 Garantía de calidad

 Control de calidad
 Gestión de adquisiciones

Esta área opera desde la perspectiva del comprador y se ocupa de los procesos de
adquisición de bienes y servicios externos. El gestor debe supervisar la relación con los
proveedores y garantizar el buen uso de los recursos financieros.

Los procesos de esta área son:

 Planificación de la contratación

 Realización de la adquisición

 Gestión de adquisiciones

 Cierre de adquisiciones

 Gestión de recursos humanos

Los procesos de esta área se enfocan en la definición de las responsabilidades,


habilidades y conocimientos necesarios para el proyecto y en la elaboración de un plan
centrado en la gestión de las personas para garantizar los mejores resultados.

Para la gestión de los recursos humanos, el PMBOK proporciona los siguientes


procesos:

 Desarrollo del plan de recursos humanos

 Movilización del equipo del proyecto

 Desarrollo del equipo del proyecto

 Gestión del equipo del proyecto

 Gestión de la comunicación

Esta área se centra en definir estrategias para generar información relevante y


garantizar que se distribuya eficazmente entre los equipos. La comunicación repercute
en todo el proyecto, por lo que debe ser clara y concisa.

 El PMBOK prevé, para la gestión de las comunicaciones, estos procesos:

 Planificación de la gestión de las comunicaciones

 Gestión de las comunicaciones


 Control de las comunicaciones

 Gestión de riesgos

Los riesgos son acontecimientos y condiciones que afectan negativamente al proyecto.


Por lo tanto, el gestor debe evaluar el mercado y qué elementos pueden interferir en la
calidad final de la entrega, además de otras fases, como los costos y la demanda de
personal.

En la gestión de riesgos, los procesos son los siguientes:

 Planificación de la gestión de riesgos

 Identificación de riesgos

 Análisis de riesgos cuantitativo

 Análisis de riesgos cualitativo

 Planificación de las respuestas a los riesgos

 Seguimiento y control de riesgos

 Gestión de stakeholders

Los stakeholders son todos los involucrados en el proyecto, desde los equipos,
pasando por los proveedores hasta llegar a los clientes. Es fundamental gestionar
todas estas partes para garantizar la calidad de la ejecución del proyecto, con el menor
número posible de riesgos.

El PMBOK contempla los siguientes procesos de gestión de las partes interesadas:

 Identificación de las partes interesadas

 Planificación de la participación de las partes interesadas

 Gestión de las expectativas de las partes interesadas

 Monitoreo de su participación

 Gestión de la integración

Por último, es importante destacar la integración, que unifica las acciones y la


información que harán realidad el proyecto. En otras palabras, la persona encargada de
esta área debe gestionar la totalidad de los procesos de un proyecto y cómo se
relacionan entre sí.

Los procesos previstos para la gestión de la integración son:

 Desarrollo del término de apertura del proyecto.

 Desarrollo del plan de gestión del proyecto.

 Orientación y gestión de la ejecución del proyecto.

 Seguimiento y control de las actividades del proyecto.

 Realización de un control de cambios integrado.

 Cierre del proyecto o fase.

SCRUM Y PMBOK UNIDOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS


La decisión de utilizar SCRUM y PMBOK juntos en la gestión de proyectos es una
táctica importante para mejorar el enfoque empresarial.

SCRUM es un marco sencillo para trabajar en proyectos complejos. Fue creado en los
años 90 para el desarrollo de software, pero hoy en día está ampliamente adoptado en
el mundo empresarial.

Framework scrum

Ambos recursos pueden trabajar en paralelo, ya que es posible adaptar los procesos
del PMBOK a SCRUM.

Para los gestores de proyectos y los clientes, algunas de las ventajas que obtenemos
con esta unión son:

 Transparencia y credibilidad en la distribución de la información

 Control de adquisiciones y de la contratación

 Previsibilidad del trabajo y del cliente

 Control de costos y de consumo de recursos

Control de los cambios que requieren financiación, entre otras.

Pensando en el equipo SCRUM, algunos de los beneficios que obtenemos son:


Enfoque en el negocio con el cliente para aportar valor en el menor tiempo posible
El trabajo se centra en la ejecución de proyectos, pero siguiendo las mejores prácticas
de SCRUM. Un equipo autogestionable, entre otros. Cabe mencionar que el uso de
SCRUM es ideal para proyectos incrementales o parcialmente desconocidos, mientras
que PMBOK funciona mejor para proyectos con un alcance bien estructurado y una
demanda de evaluación de riesgos.
¿CÓMO SE CONVIERTE EL SOFTWARE EN ALGO ESENCIAL PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS PROYECTOS Y PROCESOS DE LA EMPRESA?

Hoy en día, es prácticamente imposible pensar en una empresa moderna, activa y


competitiva que no haga uso de un software de gestión específico. La tecnología es un
importante aliado que optimiza la organización y ejecución de los procesos, además de
integrar las áreas y facilitar la comunicación y el acceso a la información. Un proyecto
exitoso debe contar con un buen software, que garantice el seguimiento de todas las
etapas y la automatización de los procesos operativos.

¿POR QUÉ ES IDEAL EL BPMS?

BPMS

Business Process Management Suite, o simplemente BPMS, es una herramienta que


permite mapear, diseñar, automatizar, analizar y monitorear los procesos y proyectos
del negocio basándose en los conceptos de BPM (Business Process Management).

El software, como se mencionó anteriormente, garantiza un acceso controlado a los


datos, acelera los procesos de transformación digital e integra tecnológicamente todas
las áreas.

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