JUNTA DE CONDOMINIO DEL CONJUNTO RESIDENCIAL

LA CIUDADELA, LOTE XXVI

RIF: J-40681324-9
La Ciudadela **** Lote 26

MINUTA REUNION EXTRAORDINARIA DE VECINOS 30-06-2022

Se convoca a una reunión extraordinaria para el dia 30 de Junio de 2022, lugar el campo central,
con tres llamados, siendo el ultimo a las 10:00 am. Los puntos a tratar son:

1. Memoria y cuenta de la Gestión. 2. Alto Porcentaje de Morosidad y Atraso en los pagos 3.

Funciones y Responsabilidades de la Junta de Condominio. (Nuevos colaboradores y/o integrantes
para un nuevo periodo). 4. Legalización de la Junta de Condominio ante Registro Inmobiliario.
(Ratificación de las Normas e Integrantes actuales o Nuevas Propuestas). 5. Otros

Se da inicio a la reunión, a las 10:45 am, esperando asistencia y teniendo la palabra la Sra Jennifer
Olivares, como representante al cargo de Presidente, elegida para su segundo periodo el 31 de
Octubre de 2021 y siendo elegida para su primer periodo el 05 de Noviembre de 2020.

Primer Punto: se presenta un resumen general de los trabajos realizados a la fecha y los que
están pendiente por realizar, según lo proyectado en inicio del periodo y la disponibilidad de
fondos de cada una de las cuotas. Segundo Punto: Se presenta el reporte resumido de cuotas
acumuladas por pagar al condominio, con corte el 29 de Junio de 2022, emitido por el sistema
Dotwood PC, con licencia legal, se muestra en porcentaje la morosidad y atraso según números de
documentos. Se explica la importancia de los pagos oportunos, con ejercicio de los gastos fijos
ordinarios. Tercer Punto: Se explica las funciones y responsabilidades de la Junta de Condominio
y sus integrantes, se abre debate entre los participantes, para conocer sus distintas opiniones de la
gestión. Se plantea la opción de postulación para nuevos colaboradores o integrantes del
condominio para el próximo periodo. Cuarto Punto: Se detallan los gastos estimados para la
legalización del condominio ante registro inmobiliario, y se habla de la ratificación de las normas e
integrantes actuales o nuevas propuestas

Discutido cada uno de los puntos, firman los asistentes en conformidad a la reunión, y al final de
todas las firmas, se resumen los acuerdos y decisiones aprobadas.

Dando por concluido la reunión, siendo las 12:15 pm se decide:

1. Legalizar el condominio ante registro inmobiliario. Los gastos incurridos serán cargados en la
cuota ordinaria, pero fraccionado en dos o tres meses dependiendo del monto total a pagar. Se
decide usar el fondo de reserva en calidad de préstamo, para iniciar con los trámites y no esperar
el final de la recaudación.

2. Se ratifican los cargos actuales, hasta la fecha de vencimiento de su periodo, 31.10.2022. Se

postula como vocal y se elige por unanimidad en el voto el Sr Yobert Toyo, propietario casa 4-20
Teniendo entonces como Presidente Jennifer Olivares, propietaria casa 4-9. Tesorero Miriam de
Figueroa, propietaria casa 7-8, Secretaria Axelis Ruiz, propietaria casa 4-31 y como vocales
(Suplentes a cargos principales) Thakeochi Morillo, propietario casa 1-2. Clariam Blanco,
propietaria casa 4-12 y Yobert Toyo, propietario casa 4-20. Se convocara para la fecha
correspondiente y considerando lo que dice la Ley, una Asamblea Ordinaria con publicación en
prensa, para elección de la Junta de Condominio y un nuevo periodo. Se enviara planillas para los
nuevos postulados. Los representantes actuales, no serán reelegidos automáticamente, deberán
postularse nuevamente y ser elegidos a través del voto. – Se ratifica la Administradora Actual
Mariana Rozo, propietaria casa 2-10

3. Se ratifican las normas actuales, aprobadas en Asambleas anteriores y se realizan algunas

modificaciones sugeridas y aprobadas en la reunión. Se detalla:

- Se continúa con el sistema de suspensión de los controles remotos para apertura y cierre del
portón automático, en aquellas propiedades con más de 5 documentos pendientes y adicional se
plantea y se aprueba, que para la suspensión sean consideradas dos cuotas vencidas, es decir,
que a partir de la presente se suspenderán controles aquellas propiedades que tengan más de 5
documentos pendientes o en su defecto dos meses vencidos, lo que aplique primero, así como la
eliminación temporal en el grupo de comunicación electrónica de ventas vía WhatsApp.

- Se continúa cobrando a razón de 1$ o su equivalencia al cambio de moneda nacional ,por cada

control para la reactivación del servicio. En el caso de los propietarios insolventes igualmente
deberán entrar por el carril manual y bajarse abrir y cerrar el portón manual. Con relación a sus
visitas deberán irlas a buscar y llevar. No se autoriza el ingreso de personas externas que no estén
previamente autorizadas por el propietario, bien sea por llamada telefónica, o por los formatos
internos de visitas frecuentes. En el caso del propietario insolvente, las personas externas al
urbanismo, como visitas y/o familiares no pueden ingresar sin su presencia en vigilancia, ya que
incumplen en los gastos por estos servicios de atención y validación de visitas.

- Se continúa cobrando la cuota de 5$ trimestral o su equivalencia al cambio de moneda nacional,

para mantenimiento preventivo, correctivo y mejoras de portones, cerco eléctrico, cámaras de
seguridad, bombas de agua internas, alumbrado público, sin ser facturado en los gastos ordinarios.
Se mantiene dicho monto durante todo el año 2022. Para su modificación, eliminación o
incremento deberá ser aprobado en Asamblea de Vecinos.

- Se continúa seguir aplicando intereses de mora al vencer las cuotas ordinarias, se plantea y se
aprueba entre los presentes, aplicar intereses de mora a las cuotas trimestrales a su vencimiento.
En el caso de las cuotas extras especiales, establecer fecha de vencimiento según sea el caso y su
prioridad, la misma se indicara al momento de elegir o establecer los montos de estas cuotas, e
igualmente se le aplicara intereses de mora según fecha de vencimiento establecida. En este caso
particular, los presentes plantearon y votaron en establecer como fecha de vencimiento a la Cuota
Extra del Proyecto de Recreación, 31 de Julio 2022, siendo así, para el próximo mes se le aplicaran
intereses de mora en aquellas propiedades que no han realizado su pago. Para la nueva cuota
extra del Pozo 5 del año 2022, plantean y votan de manera uniforme que su vencimiento sea el 31
de Julio de 2022. Los argumentos presentados son en el primer caso, por ser una cuota creada en
Febrero de 2022, y han transcurrido más de tres meses desde su emisión. Y en el segundo caso,
por la urgencia en la reparación del pozo y suministro de agua. Igualmente al recibir el pago, será
cargado a la cuota de mayor antigüedad de creación en el sistema, quedando múltiplos de 5$ o su
equivalencia al cambio de moneda nacional cargado a las cuotas extras y la diferencia cargada a la
cuota ordinaria.

- La Junta de Condominio, plantea bajar el porcentaje de los intereses de mora según las tasas
establecidas por el Banco Central , sin embargo, no hubo aprobación por parte de los asistentes
como medida de presión a los propietarios que acostumbran acumular deudas sin considerar el
impacto sobre las finanzas que mensualmente cubren las propiedades con cultura de solvencia.
Por lo que se ratifica la continuidad de cobrar el 30% de interés a final de cada mes, a cada cuota
vencida.

- Se continúa con los convenios de pago para aquellos vecinos que demuestren ante la Junta de
Condominio, alguna condición que le impida el cumplimiento inmediato de sus deberes en el pago
y por razones ajenas a su voluntad se le acumulen las cuotas generando intereses de mora.

- Se continúa cobrando 1$ o su equivalencia al cambio de moneda nacional, después de tres

llamados de atención por fugas o derrames de agua.

4. Se explica que la Legalización del Condominio ante el Registro Inmobiliario, será a través de una
Asociación Civil, amparada por la Ley de Venta de Parcela y el Código Civil, con la finalidad de
poder actuar ante tribunales municipales u otra instancia superior. Para ello el libro que se lleva
actualmente deberá ser firmado por la totalidad de los propietarios, o en su defecto el 50% más
uno, formando parte en el documento como Asociados. Adicional se maneja una planilla que
igualmente deberá ser llenada por cada propietario que firme el libro con los datos actualizados,
para así tener derecho al voto en las próximas asambleas. Dicha cláusula podrá ser modificada en
los nuevos estatutos, una vez registrado y redactado el nuevo libro de Acta que deberá ser foliado
ante Notaria, como también pueden ser incluido nuevos asociados en las próximas asambleas, es
decir nuevos propietarios en el documento.

5. Se aprueba ajustar el presupuesto de gasto mensual, con un incremento promedio del 20%,
para poder cubrir con todos los gastos fijos como sueldos y salarios de los trabajadores, pasivos
laborales (bolsa de alimentos, vacaciones, prestaciones, utilidades), mantenimiento de áreas
verdes tanto internas como externas, renta telefónica, honorarios de administrador y tener
disponibilidad para garantizar las mejoras por mantenimiento o reparaciones.

Sin más que agregar, dicha minuta se estará enviando por vía correo y grupo del Whatsapp a los
04 días del mes de Julio de 2022.

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