ACTA DE REUNIÓN ASAMBLEA GENERAL FLORESTA PARQUE

RESIDENCIAL
INTERNA ( ) EXTERNA ( x )

PROCESO: Acta de reunión Asamblea General Anual – Conjunto

Residencial Floresta. Fecha: 24/ 02 / 2024
dd mm aaaa
Lugar: Municipio: Dosquebradas.
Tema: Rendición de cuentas Administración
Hora de Inicio: 4:00 pm Hora Final: 11.30pm
Conjunto residencial Floresta Año 2023.

Objetivo de la reunión:

Se realiza Asamblea General Anual de Propietarios y Copropietarios del Conjunto Residencial Floresta, la
cual tiene como propósito principal presentar públicamente el desarrollo presupuestal ejecutado y su
respectiva rendición de cuentas para el año (2023), así mismo se presentan 4 Proyecciones presupuestales
para el año 2024 con el fin de determinar la aprobación del presupuesto a ejecutar para el presente año.

Agenda de la reunión: Se establece el orden del día para la Asamblea General.

Orden del día:

1. Verificación de quorum.
2. Elección de presidente y secretario de la asamblea.
3. Elección de comisión de verificación.
4. Aprobación del orden del día.
5. Presentación de informe de la administración.
6. Presentación de informes financieros 2023 y aprobación.
7. Informe de recibo de zona social
8. Reglamento de zona social y aprobación.
9. Información Motobombas y Transformador.
10. Presentación póliza áreas comunes
11. Presentación de presupuestos 2024 y aprobación.
12. Elección consejo de administración.
13. Elección comité de convivencia.
14. Proposiciones y varios.

Desarrollo de la reunión:

1. Verificación de Quorum.

Se verifica mediante la aplicación el cumplimiento del % para realización de la asamblea, para poder
continuar el Quorum debe ser superior al 50%+1. Siendo las 5:30pm se logra el porcentaje
establecido para dar inicio a la asamblea general de propietarios.

2. Elección de presidente y secretario de la asamblea.

Se realiza la elección de presidente y secretario encargados para la asamblea general de

propietarios. Teniendo la actividad mencionada el siguiente desarrollo:

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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a. Para el cargo de presidente se postulan 2 candidatos que responden a los nombres de Diana
Carolina Quintero y Luis David Giraldo respectivamente.

b. Para el cargo de secretario la oferta tiene un único participante, el cual responde al nombre de Juan
Sebastián Arango.

Se somete a votación virtual la elección de los aspirantes para el cargo de presidente de la asamblea
de copropietarios, el resultado del ejercicio arroja los siguientes datos:

Por lo tanto, como presidente queda Diana Carolina Quintero, propietaria de la unidad inmobiliaria
torre 7 apto 303 y como secretario el señor Juan Sebastián Arango de la unidad inmobiliaria M7
C19.

3. Elección de comisión de verificación.

Se establece comisión de verificación para la rendición de cuentas del año 2023 en el que la
administración presenta públicamente su respectivo informe de gestión con respecto al año anterior.

4. Aprobación del orden del día.

Se somete a votación virtual la aprobación del orden del día mencionado anteriormente, el resultado
del ejercicio es el siguiente:

Por lo tanto, se procede a continuar la asamblea de acuerdo a lo establecido anteriormente, con un

97.97% de aprobación.

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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5. Presentación de informe de la administración.

Se presenta informe de gestión correspondiente al año 2023.

La administración ha realizado actividades relativas al servicio de administración, como atención a

copropietarios y usuarios en la oficina de la administración de forma permanente en los horarios
establecidos, para solucionar situaciones generadas de convivencia, quejas, reclamos, derechos de
petición, sugerencias, actualización de la base de datos y aclaraciones a las cuotas de
administración, facturación, llamados de a atención y solicitudes particulares a residentes por el mal
uso de los parqueaderos, parqueo en vías y tenencia irresponsable le de mascotas, reuniones con
proveedores y prestadores de servicios de vigilancia, aseo asesores de seguros y mantenimientos
varios, en general se han realizado todas las funciones administrativas inherentes al cargo y todas
aquellas responsabilidades inmersas en el reglamento de propiedad horizontal y manual de
convivencia.

Se cuenta con los siguientes contratos vigentes a la fecha:

 Vigilancia: seguridad prezy Ltda. Vigencia hasta octubre 2024

 Aseo y mantenimiento: Life Clean vigencia - 1 año
 Mantenimiento planta eléctrica: HDO de Colombia S.A.S.
 Asesoría contable: Luz Mery González.
 Póliza de áreas comunes: SBS SEGUROS B Vigencia hasta 16 de julio de 2024
 Implementación SG SST (Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo): Juliana Arboleda.
 Mantenimiento de jardines: Adán López.

6. Presentación de informes financieros 2023 y aprobación.

Se comunican y se presentan públicamente los estados financieros correspondientes al año 2023 con
las siguientes anotaciones:

A la fecha se tiene un total de $36.848.000 por concepto de cartera en mora por parte de los
propietarios.

La gestión de cobro de cartera que se ha desarrollado durante este tiempo, consta de notificación por
escrito a los propietarios que presenten mora con la administración, con el fin de lograr efectuar la
cancelación del valor adeudado que se tiene o en su lugar se logre llegar a un acuerdo beneficioso
tanto para los propietarios como para la administración
.
Como medidas de emergencia se implementa la suspensión de los servicios en las zonas comunes a
los inmuebles que se encuentren en mora de más de 3 meses en las cuotas de administración, como
son el ingreso de los domicilios, uso de piscina y salón social.

Adicional a esto, para los propietarios que hacen caso omiso a la notificación que envía la
administración se continua con el cobro de cartera en procesos pre jurídicos y jurídicos con la casa de
cobranza de ASECO, para lo cual se tienen asignados hasta el mes de diciembre 21 inmuebles saldo
por cobrar de $ 17.307.399.

Nota: La cartera que más perjudica a la copropiedad es la cartera que se tiene a 30 y 60 días.

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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Se da a conocer públicamente el Balance general y Estado de resultados donde se presenta la

situación financiera actual del Parque Residencial Floresta, el mismo es entregado a los propietarios,
así mismo se adjunta en la presente acta de reunión.

Posterior a la divulgación de la situación financiera actual del conjunto, se somete a votación virtual
de los propietarios la aprobación del informe de gestión ejecutado en el año 2023 por parte de la
administración encargada, arrojando como resultado los siguientes datos:

Se aprueba entonces en un 93.44 % el estado financiero del año anterior presentado por la
administracion encargada.

7. Informe de recibo de zona social.

Mediante descripción general de la presentación se comunica a los propietarios el estado en el que la

constructora entrega las zonas comunes a la administración, se enumeran las diferentes
problemáticas que actualmente presentan las zonas comunes, las cuales se muestran en la
presentación adjunta a esta acta y son presentadas públicamente en la asamblea general, motivo por
el cual se solicita realizar la respectiva reclamación legal en contra de la constructora.

Para argumentar dicha reclamación es necesario contratar una firma auditora para la revisión de las
zonas comunes, por lo que se solicita a todos los propietarios una (1) cuota extraordinaria, para poder
pagar la respectiva Auditoria, la cual debe ser de Forma y a nivel general, pues la firma auditora
realiza dicho proceso a todo el conjunto, no solo a las zonas comunes.

Dicha solicitud se somete a votación del total de los propietarios presentes, arrojando el siguiente
resultado:

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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Como resultado del ejercicio se aprueba con un 90.36% del total de participacion, la cuota
extraordinaria para la realizacion de la auditoria general del conjunto, se anticipa que la misma debe
ser comunicada con anticipacion a todos los propietarios.

8. Reglamento de zona social y aprobación.

Se pone en consideración de los propietarios anexar al manual de convivencia actual del conjunto, las
siguientes normas:

 ingreso de mascotas a la zona social.

 Modificación de Horario de uso de la piscina.
 Edades para el uso de los juegos infantiles y peso.
 Uso de la cancha de tenis.
 Modificación de Horario zona social y gimnasio.
 Modificación en cobro de alquiler del salón social.

Se somete a votación virtual de los propietarios la modificación del manual de convivencia en las
normas descritas anteriormente, dejando como resultado del ejercicio lo siguiente:

Por lo tanto, exceptuando la modificación en el valor del cobro del salón social, se aprueban las
demás disposiciones con una mayoria del 97.3% del total de votantes.

De manera individual e independiente se somete a votación el valor de la modificación en el cobro del

salón social, dejando como resultado del sondeo, la siguiente información:

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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Con dos valores tentativos de modificación, el primero por valor de $50.000 y la segunda opción por
valor de $80.000, se resuelve establecer como nuevo valor de cobro del salón social la opción 1, con
un 65.88 % de aprobación.

9. Información Motobombas y Transformador.

Se explica a la comunidad acerca del funcionamiento de la motobomba entregada por la constructora

para el mantenimiento y adecuación de la piscina, se comunica que la misma no cuenta con los
requisitos para cumplir con la funcionalidad especifica en la piscina del conjunto, se habla de un
cambio de motobomba por una con mayor capacidad para cumplir a cabalidad con el trabajo
solicitado.

Se le informa a la comunidad acerca del transformador que se encuentra ubicado en la entrada del
conjunto, Se informa del cambio de corriente del mismo y de quienes son los encargados de realizar
el trabajo, así mismo del de las medidas a tomar el día de la realización del mismo.

10. Presentación póliza áreas comunes.

Se informa a la comunidad acerca de la póliza comunitaria que tiene el conjunto actualmente, acerca
de su cobertura y su fecha de vencimiento en mayo del presente año, de su respectiva renovación o
en su defecto, la solicitud de una nueva póliza de la misma forma con otra entidad, se comunica de la
importancia y obligación de esta póliza de zonas comunes para el conjunto, se informa que el valor
tentativo de la misma para el presente año oscila en alrededor de $ 56.000.000 y se invita a incluir el
valor de la misma en el presupuesto del presente año. Punto a discutir en el siguiente bloque de la
asamblea general.

11. Presentación de presupuestos 2024 y aprobación.

Se presentan 4 presupuestos para el año 2024, cada uno con unas modificaciones que serán
descritas a continuación:

Presupuesto 1:

Presupuesto proyectado con una adición de contratación de un Auxiliar administrativo para las áreas
comunes, pero, sumado a esto, en la disposición presupuestal se incluye el valor de la póliza de
zonas comunes para el presente año. Este presupuesto es presentado por un valor mensual de
$64.318.953 y un total anual de $ 771.827.440.

Presupuesto 2:

Presupuesto proyectado de igual forma con un adicional para un Auxiliar administrativo a laborar en
las áreas comunes, pero, esta vez sin la posibilidad de incluir la póliza de zonas comunitarias, este
proyectado esta por un valor de $59.605.620 mensual y un total $ 715.267.436.

Presupuesto 3:

Presupuesto proyectado sin adición de auxiliar administrativa, en su lugar se modifica por personal de
vigilancia, de igual forma para el área de zonas comunes, también cuenta con inclusión en la
disposición presupuestal de la póliza de zonas comunes, este presupuesto se proyecta por un valor
mensual de $65.859.345 y un total anual de $ 790.312.137.

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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Presupuesto 4:

Al igual que el número 3, este presupuesto cuenta con personal de vigilancia adicional para el área de
zonas comunes de piscina y salón social, pero, sin incluir en la disposición presupuestal el costo de la
póliza de zonas comunes para el conjunto, este presupuesto esta por un valor total de $ 733.752.133
y un valor mensual de $ 61.146.011.

Se somete a votación la elección del presupuesto para el 2024 dentro de las opciones descritas
anteriormente, esta decisión se toma mediante la realización de dos preguntas realizadas
virtualmente a todos los propietarios presentes en la asamblea general. El resultado del ejercicio
arroja los siguientes datos:

Como resultado final del ejercicio se establece un presupuesto con vigilante, apoyado por el 92.6% de
los propietarios, adicional al 73.29% de los votantes que escogieron un prespuesto con poliza de
areas comunes, por lo tanto, el presupuesto escogido por la mayoría de los propietarios y
coopropietarios es el número 3.

De esta forma se determina la cuota de administración mensual para las diferentes unidades
inmobiliarias, la cual se establece de la siguiente manera:

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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Se comunica adicionalmente el cobro del retroactivo del presente año por motivo de pago de
administración, sometiendo a votación la posibilidad de pagar el valor mencionado en 2 cuotas, o de
forma efectiva en un solo pago, la decisión se toma al someter el tema a votación, generando el
ejercicio los siguientes datos:

En conclusión, un 96.93% de los propietarios definen que el cobro del retroactivo con respecto al
pago de administración para el 2024 se haga efectivo en 2 cuotas, la primera a generarse en el mes
de marzo y la siguiente en el mes de abril respectivamente.

12. Elección consejo de administración.

Se abre convocatoria para la elección del concejo de administración para el presente año, el cual
debe contar con 7 participantes principales y 7 participantes en calidad de suplentes.

Por normatividad se someten a votación las candidaturas de los 14 participantes, a su vez según el
orden de votación, se determina la calidad de principal o de suplencia de los participantes. El ejercicio
nos determina la siguiente información:

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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El concejo de administración queda definido con la siguiente estructura:

Principales:

John Corrales
Andrés Agudelo
Diana Carolina Quintero
Juan Sebastián Arango
Julieth Ocampo
Miguel Andrés Arenas
Abraham Benavides

Suplentes:

David Giraldo
Jimmy Gómez
Marta Aguirre
John Eduard Ramírez
Ana María Gallego
Catalina Londoño
John Ever Guzmán

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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13. Elección comité de convivencia.

Se realiza convocatoria para elección de comité de convivencia, del resultado del ejercicio se postula
(1) propietario, por lo tanto la persona encargada del comité de convivencia para el año 2024
responde al nombre de Cesar Augusto Gómez Montoya – Propietario de la unidad inmobiliaria Mz 4
Casa 17.

14. Proposiciones y varios.

Se resuelven inquietudes con respecto a problemáticas presentadas durante el año 2023 en el

conjunto residencial, se solicita modificar el manual de convivencia en lo referente a temas de
parqueadero de visitantes y demás, también se habla como punto final de la asamblea acerca de la
posibilidad de realizar la convocatoria de la asamblea de forma virtual.

La discusión de los temas mencionados anteriormente es sometida a votación, obteniendo este

ejercicio las siguientes cifras :

Se finaliza la asalmblea general con el cumplimiento exitoso del 100% en el desarrollo del orden del
dia.

Se firma acta de reunión de Asamblea General el día 24 de febrero de 2024 en la ciudad De

Dosquebradas.

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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Proyectó
JUAN SEBASTIÁN ARANGO BETANCUR
Secretario Asamblea General

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Revisó
DIANA CAROLINA QUINTERO
Presidente Asamblea General

Fecha de aplicación: 2024/03/05

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Acuerdos y Compromisos

Actividad Responsable Fecha

Evaluación final de la reunión.

ANEXOS: Listado de asistencia de fecha ____/____/____

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Notas:
 Adicione otras firmas en caso de ser requeridas.
 Si se trata de un Acta de Reunión Interna anexar el Listado de Asistencia a Reunión - FT.0340.28

Archívese en:

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FIRMA (de quien elaboró el Acta)
Nombre:
Cargo:

Fecha de aplicación: 2024/03/05