POLITICA COMERCIAL

Objetivo: Establecer los lineamientos bajo los cuales se establecerán los términos de
negociación con proveedores, el seguimiento al cumplimiento y toda aquella asociada a la
relación comercial establecida
Alcance: Todas las actividades comerciales con los proveedores desde la selección y
codificación de proveedores y productos hasta el seguimiento a todos los acuerdos
pactados.

Depuración del portafolio

Toda decisión de descodificar o descontinuar proveedores, marcas o líneas de productos
se basa en el análisis previo de parámetros objetivos del comportamiento del mercado y las
ventas.
Esta decisión se toma bajo los siguientes parámetros:
1. Índice de rotación del producto dentro del contexto propio de la categoría a la cual
pertenece y evaluado dentro del trimestre anterior.
2. Índice de calidad del producto de acuerdo a la cantidad y/o gravedad de
reclamaciones de los clientes, informados previamente al proveedor. (Tales
estándares deben estar reflejados en el Acuerdo Comercial y cualquier modificación
deberá informarse al proveedor anticipadamente a su aplicación. Lo anterior sin
perjuicio de los eventos de gravedad manifiesta, incumplimiento de normas legales
u orden de autoridad competente, en los cuales podrá proceder el retiro inmediato
del producto y la descodificación si es del caso).
3. Por decisión individual del proveedor de retirar el producto y/o productos del
mercado.
4. Incumplimiento reiterado imputable al Proveedor en las entregas pactadas del
producto, salvo fuerza mayor y/o situaciones de mora en el pago de las facturas.
5. Incumplimiento de las condiciones comerciales pactadas, y en general,
inobservancia de cualquiera de los requisitos que fueron exigidos para la respectiva
codificación.
6. Suministro de información errónea que sea tomada como base para la elaboración
de publicidad, la cual por tal razón tenga la condición de publicidad engañosa.
7. Altos niveles de avería en los productos.
8. Productos que son comercializados por la competencia de manera reiterativa, en un
período igual o superior a tres meses, con un precio de venta que está por debajo
del costo de adquisición.
9. Alzas de precios unilaterales que sean constantes o desproporcionadas y que no
encuentren justificación en relación con las condiciones del mercado.
10. Todo producto que genere un indicador alto de merma o robos será evaluado para
ser depurado.
Selección y evaluación de proveedores (SIG-COM-PR-1)
Todos los proveedores de la compañía deben pasar por un proceso de selección y
evaluación en el que interviene el departamento de compras, el director comercial, la
gerencia y ocasionalmente, un experto técnico (en el caso de carnes y Fruver):
1. Todos los proveedores deben ser revisados y aprobados por el director comercial y la
gerencia.
2. Los términos de negociación deben pactarse con personas debidamente autorizadas
por el proveedor (correo electrónico o comunicación oficial) para tomar decisiones
comerciales (SIG-COM-F-11)
3. Todos los proveedores deben presentar: RUT, fotocopia de cedula del representante
legal, cámara de comercio, certificación bancaria, correo para enviar pagos y portafolio
de productos (SIG-COM-F-2).
4. El departamento de contabilidad es el responsable de crear los proveedores en el
sistema
5. El departamento contable deberá compartir la información completa del proveedor y
mantener de manera física o digital por proveedor, cada uno de los soportes que
corresponda (registro de proveedor, evaluaciones, negociaciones especiales, términos
de negociación, modificación a los términos de negociación, entre otros a que haya
lugar).
6. Cada proceso de selección de proveedor debe estar acompañada de la recepción y
aprobación de una muestra del producto ofrecido.
7. Se debe informar de manera formal a cada proveedor el resultado de su evaluación.
8. Los proveedores deben incluir en su propuesta: Acuerdo de condiciones de compra y
de pago, Participación en eventos, promociones y en las diferentes actividades del
calendario comercial, Aportes en la logística del punto de venta, Gestión y acuerdos
sobre averías y mermas, inversión en todos los medios publicitarios (redes sociales,
volantes, pagina web…) (Registro de proveedor SIG-COM-F-2 y Términos de
negociación SIG-COM-F-11)
9. Todos los proveedores deben ser avalados por la gerencia
10. El seguimiento a las negociaciones debe llevarse de manera compartida por los
departamentos de compras y tesorería.
11. La comunicación con proveedores debe realizarse a través de medios de comunicación
oficiales y autorizados por DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S.
12. Las modificaciones contractuales a que haya lugar durante un proceso de negociación
deben registrarse en el formato correspondiente (SIG-COM-F-3)

Selección, codificación y evaluación de productos (SIG-COM-PR-2)

Seleccionar los productos que harán parte del catálogo de DISTRIBUCIONES PUNTO Y
FAMA S.A.S. en sus diferentes puntos de venta, es un proceso comercial que involucra el
análisis del mercado y las propuestas traídas por los proveedores.
Las siguientes consideraciones pretenden garantizar la transparencia y eficiencia de este
proceso:
1. La autorización de la codificación de productos se define en comité comercial.
2. La evaluación de la muestra del producto debe tener en cuenta la presentación al
público objeto del supermercado.
3. El proveedor deberá presentar un oficio con la presentación de los productos nuevos
a codificar, con códigos de barras, descripción, porcentaje de IVA, costo y descuento
de introducción (SIG-COM-F-6).
4. Se debe dejar por escrito si el producto no rota o tiene baja rotación, se hará
devolución del mismo o el proveedor puede autorizar un descuento del 50% para la
evacuación, el tiempo de evaluación será de 3 meses (SIG-COM-F-11)
5. El proveedor siempre deberá presentar muestra del producto, así sea un producto
de extensión de marca o categoría.
6. El producto nuevo debe exhibirse en un punto caliente, es decir, a la vista del cliente
con buen POP y/o ambientación dándole impulso por parte proveedor.
7. El proveedor debe realizar inversión en medios publicitarios para ese producto
(volante impreso, redes sociales, carro valla, página web, radio y otros).
8. El proveedor deberá traer un chequeo de precio con fotos de los puntos en los
cuales los tiene codificados, donde se vea claramente el precio de venta que tiene
los demás almacenes (SIG-COM-F-9)
9. El proveedor deberá presentar activación comercial de los productos nuevos
(descuentos POS, tomas de almacén, impulso, degustaciones u otros) con
acompañamiento al calendario comercial, con el fin de que el cliente se motive a
conocerlo.
10. Todo producto nuevo se evaluará en un periodo de tres meses para determinar si
continua o se descataloga.
11. Los proveedores nuevos tendrán condicionado el pago de la cartera de acuerdo a
la rotación del producto evaluado en un tiempo máximo de 90 días (3 meses).
12. El tiempo de respuesta por parte del supermercado será de una semana, siempre y
cuando el proveedor cumpla con todas las exigencias expresadas anteriormente.
13. Al ser codificado un producto nuevo, el departamento de compras le comunicara a
mercadeo la introducción de este producto para que por medios de publicidad
(perifoneo, redes u otro medio) le den a informar al cliente que tenemos un nuevo
producto.
14. Toda aplicación de descuentos en los puntos de venta debe ser formalizados de
forma oficial por el departamento de compras (correo corporativo, oficio membretado
y pieza grafica hecha por mercadeo) con autorización del proveedor o autorización
de gerencia.
15. La estrategia comercial de impulso acordada con el proveedor debe desarrollarse
desde el momento de exhibición y durante el tiempo que se determine en el comité
comercial.
16. Los productos nuevos no deben estar en bodega más de 2 días y no deben exhibirse
sin el material POP o ambientación y sin la estrategia comercial de impulso
acordada.
17. La planeación de la exhibición, publicidad y seguimiento debe ser acordada antes
de su llegada al punto de venta.
18. Los proveedores deben informar los descuentos con una antelación de 36 HORAS.
19. Se debe compartir la información de los descuentos a Mercadeo y Punto de venta,
para su publicación y preparación, con un tiempo de antelación de 48 horas, y en
los casos en los cuales sea volante impreso, deben enviarse por lo menos una
semana antes, garantizando existencia en inventarios.
20. Llegado el caso si llega un descuento extraordinario para aplicación inmediata o
muy próxima se hará el proceso respectivo corriéndolo un día en la fecha informada,
sin garantizar publicación en redes o volantes.
21. Todo producto nuevo deberá tener código de barras o PLU interno.
 22. El departamento de compras debe informar los productos nuevos con una semana
de anticipación.

• Proveedores nuevos
1. Deberán pagar exhibición adicional mínimo por 3 meses.
2. Suministrarán un crédito de 90 días como mínimo, mientras se analiza el
comportamiento del producto nuevo o el término del pago de la primera factura
se hará al venderse el 80% de lo comprado.

Ventas al por mayor, institucionales y aplicación de autorización de

descuentos
La aplicación de descuentos se establece en el marco de la estrategia comercial con el
objetivo de impulsar la venta y la fidelización de los clientes.
A continuación, se enumeran los casos en que se aplica un descuento y la forma en que se
comunica y autoriza:
1. Las cantidades de productos en promoción serán hasta agotar existencias o hasta el
cumplimiento de la fecha limite publicada.
2. No puede aplicarse descuentos sobre productos en ofertas.
3. La aplicación de un descuento debe llevar la autorización en el sistema del responsable.
4. Los descuentos y promociones deben ser comunicados previo a su aplicación y nunca
podrán ser retroactivos.
5. Cualquier descuento deberá ser autorizado por el Gerente y/o Director Comercial y
configurado en el sistema previo a su aplicación y a su publicación.

• Descuento por ventas a mayoristas

1. Son autorizados por la gerencia en supervisión del líder de punto y el director
comercial.
2. La cotización se deberá ser enviada en máximo 24 horas posteriores a la solicitud
del cliente manteniendo los precios de la siguiente manera:
a. Alimentos secos y no perecederos: 8 días
b. Frutas y Verduras: 2 días
c. Otros productos: 15 días
3. Todos los pedidos deben tener orden de compra firmada por el representante legal
o representante comercial del proveedor.
4. El tiempo de entrega de pedidos de productos perecederos será de 24 horas.
5. El tiempo de entrega de pedido de productos no perecederos será de 24 horas
cuando haya existencias y 48 horas cuando se puedan conseguir en la ciudad.
6. Todas las cotizaciones y pedidos de venta deberán ir autorizadas por el Director
Comercial.
7. Un pedido de mercancía solo podrá despacharse si posee el 100% del total pedido.

• Descuento por ventas a empleados

1. Autorizados por el Gerente.
2. Debe soportarse con los formatos debidamente diligenciados.
3. Todo descuento de esta índole deberá ser reportado al departamento contable
4. Las deducciones se efectuarán hasta en un 50 % del valor neto del salario, después
de los descuentos de ley.
5. El crédito en víveres a empleado no podrá superar el 75% del valor del salario
nominal del empleado y debe ser cancelado dentro del mes.
6. Al momento de retiro del trabajador por decisión propia o de la empresa, se realizará
el descuento del total de la deuda pendiente de la liquidación.

• Descuentos por convenios con empresas

1. Autorizados por la Gerencia y el Director Comercial según procedimiento de ventas
empresariales.
2. Las condiciones de la venta deben estar soportados en un convenio vigente y
debidamente firmado por los representantes legales del cliente y DISTRIBUCIONES
PUNTO Y FAMA S.A.S.
3. Es responsabilidad del director comercial hacer seguimiento al cumplimiento y
vigencia de los términos establecidos en el convenio.
4. Cualquier solicitud de cambio al convenio debe ser acordada entre los
representantes de cada parte.
5. Cotizaciones o solicitudes no incluidas en el convenio empresarial solo puede
efectuarse con previa autorización de la gerencia y estar soportada en correo
corporativo o comunicado oficial.

• Descuento por venta de averías

1. Autorizados por el Gerente mediante correo electrónico al líder de punto de venta
2. Es responsabilidad del líder de punto de venta la gestión de estos descuentos con
previa autorización.
3. Es responsabilidad del líder de punto realizar la recuperación de producto o hacer
la devolución al proveedor a través del departamento de compras dentro del mes en
que se generan.
4. Las averías no deben permanecer más de un mes en la bodega del punto de venta
para que no haya contaminación.
5. El líder de punto de venta debe enviar un correo electrónico al Director Comercial
con el asunto NOVEDAD FRUVER para informar la autorización de descuento;
dicha autorización debe remitirse al departamento contable.

• Descuento por reclamaciones del cliente

1. Autorizados por el líder de punto de venta.
2. Líder de punto de venta debe enviar correo al director comercial con el asunto
NOVEDAD CLIENTE informando el otorgamiento de un descuento a un cliente por
diferencia en el precio
3. Los descuentos otorgados al cliente diferencia de precio entre la exhibición y el
precio real deben ser asumido por el gerente de cada sede. El cliente paga lo que
ve.
4. El incumplimiento u omisión de aplicación de descuentos o promociones de la
compañía, son motivo de llamado de atención.
5. El director operativo debe hacer seguimiento al cumplimiento de los líderes de punto
con la publicación de los descuentos y promociones del día.
Obsequios de proveedores
Como principio general ninguna de las partes puede dar, recibir y/u ofrecer ningún tipo de
obsequio o agasajo en contraprestación de un beneficio o preferencia que atenten contra
los intereses de la organización.
Por lo tanto:
1. Los empleados de DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S. no pueden pedir
regalos, gratificaciones y otras cosas que los beneficien personalmente con
independencia del valor.
2. Todo empleado que reciba de un proveedor un obsequio o regalo debe informar a
la gerencia de manera inmediata.
3. Todo obsequios o producto que llegue a la compañía tienen que ser previamente
autorizado por gerencia.
4. Únicamente la gerencia tiene decisión sobre la finalidad que se le dará a los
obsequios o regalos otorgados por los proveedores.
5. El departamento de compras es el encargado de vigilar las fechas de vencimiento
de los productos perecederos e informar a la gerencia para agilizar la toma de
decisión sobre su destino.
6. Se espera que los colaboradores sean conscientes y no acepten ningún tipo de
obsequio o atención que le proporcione un proveedor que pueda afectar su
integridad profesional, generar un conflicto de interés o un trato preferencial con el
tercero (proveedor), ya que, de hacerlo entrará en un proceso disciplinario
sancionatorio de acuerdo al reglamento interno de trabajo.

Promociones y actualización del calendario comercial

DISTIBUCIONES PUNTO Y FAMA establece las siguientes medidas para el manejo de
productos a promocionar en las unidades de negocio:
1. Días miércoles a viernes: 15 productos en abarrotes, 3 en carnes y 3 en Fruver.
2. Días sábado a martes: 20 productos en abarrotes, 5 en carnes y 5 en Fruver.
3. Días jueves: 5 productos para mundo saludable.
4. Horas locas: 3 productos para ofertar y se realiza según la estadística de la hora del
día que presente la venta más baja.
5. Combos del ahorro: se ofertan 3 productos en combo dependiendo de los días con
menos venta.
6. Mundo de mascotas: descuento en la categoría de mascotas. (cualquier día a la
semana)
7. El Director Comercial debe tener y actualizar el catálogo de pautas para vender
espacios y eventos al proveedor.
8. Se debe mostrar las 4 o 5 ofertas más agresivas en el rompe tráfico de entrada y/o
parte externa donde son de visualización para el cliente.
9. El Director Comercial debe hacer la presentación de campañas por cada mes ante
el comité comercial.
10. El departamento comercial debe presentar los eventos para activación de la unidad
de negocio semana a semana por cada mes.
 11. Se debe tomar en cuenta las categorías que están decreciendo, las horas del día
que necesitan ser reforzadas en ventas en las diferentes unidades de negocio de la
organización.

Concesión de espacios
La concesión de espacios es uno de los procesos que lleva a cabo el departamento
comercial con los proveedores como parte de la estrategia para impulsar la venta en los
puntos de venta, ya que la correcta exhibición de la mercancía influye directamente en la
decisión de compra del cliente.
1. Toda concesión de espacio debe estar respalda por un contrato de concesión de
espacio y/o un documento firmado donde se establece las condiciones de esa
concesión (SIG-COM-F-10)
2. El seguimiento a las negociaciones y a los contratos de concesión de espacios debe
realizarse en conjunto entre Comercial y Contabilidad en SIG-COM-F-11
3. Los tiempos de exhibición de un mismo producto está sujeto a la rotación del
producto y no debe superar los 2 meses a excepción que se pacte entre las partes.
4. El layout de los puntos de venta debe ser actualizado de acuerdo a los contratos de
concesión de espacio establecidos con el proveedor.

Es de estricto cumplimiento esta política por parte de todos los empleados de

DISTRIBUCIONES PUNTO Y FAMA S.A.S., en caso de incumplimiento se
considerará como una falta y se tomaran las sanciones correspondientes según el
reglamento interno de Trabajo.

Versión 1
Noviembre 6 // 2020