Administración y Negocios

Ingeniería en Administración de Empresas

Informe Final
Asesoría a empresa
Unidad 4

Asignatura: Taller Integrado de Empresas II

Sección: ITA 192

Nombre del docente: José Olivera Iturrieta.

Nombre de los integrantes del grupo:

Adriana Galindo.

Natalia Ledezma.

Viviana Solar.

07-11-2017
Contenido

1. Resumen Ejecutivo. ................................................................................................................................... 4

2. Introducción. ............................................................................................................................................. 5

3. Objetivos ................................................................................................................................................... 6

3.1 Objetivo General .............................................................................................................................................. 6

3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................................................ 6

4. Descripción de la empresa. ........................................................................................................................ 7

4.1 Información de la Empresa. .............................................................................................................................. 7

4.2 Información de los dueños y administración central. ....................................................................................... 8

5. Análisis Estratégico, Operativo y Financiero. ............................................................................................. 8

5.1 Análisis Macro entorno PESTAL. ....................................................................................................................... 8

5.2 Análisis Competitivo. ...................................................................................................................................... 10

5.3 Conclusiones al análisis externo ..................................................................................................................... 11

5.4 Análisis Operativo. ......................................................................................................................................... 12

5.5 Análisis de la cadena de valor. ........................................................................................................................ 13

5.6 Estructura organizacional. .............................................................................................................................. 13

5.7 Estrategias de marketing. ............................................................................................................................... 14

6. Diagnóstico Empresarial .......................................................................................................................... 20

6.1 Problemas y Oportunidades de Mejora. ......................................................................................................... 20

7. Análisis y Solución de Problemas. ............................................................................................................ 22

7.1 Herramientas para el Análisis. ........................................................................................................................ 22

7.2 Jerarquización los Problemas. ........................................................................................................................ 24

8. Diseño de la propuesta de solución. ........................................................................................................ 27

8.1 Resultados Esperados. .................................................................................................................................... 28

9. Plan de Trabajo ........................................................................................................................................ 30

Informe Final
2
Etapa 1. ................................................................................................................................................................ 30

Etapa 2. ................................................................................................................................................................ 30

Etapa 3. ................................................................................................................................................................ 31

Etapa 4. ................................................................................................................................................................ 32

10. Carta Gantt .............................................................................................................................................. 32

11. Desarrollo de la Asesoría. ........................................................................................................................ 33

11.1 Ejecución del Plan de Trabajo. ...................................................................................................................... 33

12. Flujograma del Proceso de Acreditación .................................................................................................. 36

13. Instrumentos de Seguimiento. ................................................................................................................. 37

14. Registro entrevistas ................................................................................................................................. 38

15. Evidencias Visuales. ................................................................................................................................. 41

16. Evaluación de la Asesoría......................................................................................................................... 42

17. Conclusiones............................................................................................................................................ 45

18. bibliografía. ............................................................................................................................................. 47

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 1. Resumen Ejecutivo.
Esta investigación busca sistematizar antecedentes entorno a la definición del modelo de gestión
de empresas eficientes que establecen una serie de pautas, procedimientos, metodologías de
trabajo, mecanismos de seguimiento, evaluación y auditoria; con las cuales las empresas dan
cuenta de la incorporación al modelo a través de acreditación, certificación y desempeño de
acuerdos a los estándares definidos en la bibliografía internacional, según lo que establecen las
autoridades nacionales y de acuerdo a los objetivos, metas y planificación estratégica de cada
negocio en un ámbito específico.

De esta manera, el presente marco de referencia teórico está organizado en base a tres temas,
a través de los cuales se busca generar un nexo entre la bibliografía y corrientes teóricas que
definen el modelo de gestión de calidad eficiente, y el problema de investigación que fue
identificado en la asesoría a la empresa Constructora Ecora S.A.

En primer término, presentaremos la historia, y una serie de evidencias y perspectivas teóricas

buscando sistematizar los estándares actuales que definen las pautas del modelo de gestión de
empresas eficientes; considerando para ello los conceptos de Administración de Recursos
Humanos, el modelo de sistema de gestión de calidad integrado que involucra aspectos de Salud
y Seguridad del personal en las organizaciones, y para finalizar el modelo de certificación del
sistema de gestión documental, establecido a través de la Internacional Estándar Organization
(ISO) 15489.

En segundo lugar, presentaremos desde nuestra perspectiva cuáles son los distintos estándares,
procesos, certificaciones con los que una PYME puede dar cuenta de su integración al modelo
de gestión, entendiendo que los distintos estándares van más allá de la capacidad de
incorporación al modelo que una empresa emergente puede realizar, y que por ello el modelo se
va aplicando de forma progresiva según el logro de metas y aumento de los activos de cada
negocio.

Finalmente, el marco de referencia presentará las distintas herramientas analíticas a través de

las cuáles se evaluará si ECORA S.A.

Informe Final 4
 2. Introducción.
En un mundo globalizado las empresas toman cada vez mayor relevancia en la economía de
cada pueblo, ciudad o país donde emergen con un gran desafío por delante. Una empresa que
se constituye bajo sistemas administrativos previamente establecidos, será una empresa con
mayores oportunidades comerciales, a través de los procesos consistentes de dirigir, planificar,
verificar y controlar.

Se analizará administrativamente la empresa ECORA S. A., estudiando sus sistemas internos y

externos; económicos, sociales, tecnológicos entre otros, con lo que se conocerá el
funcionamiento real que posee la compañía. El siguiente estudio tiene como objetivo principal
detectar el área con mayor déficit de resultados o menos atendido por la organización, el cual
será el enfoque principal para el estudio a través de una asesoría, que se brindará por tres
alumnas que componen el grupo de trabajo.

El estudio realizado tiene como fin el poder dar a conocer la propuesta de mejora y sus
herramientas a incorporar dentro de la compañía para mejorar el área de recursos humanos y así
poder implementar el diseño de propuesta a través de los instrumentos de seguimiento aplicados
se deberá evidenciar si se cumplió lo acordado.

Para finalizar con la retroalimentación y mejora continua en este caso para registrar todo el
proceso de comunicación que se desarrolló en conjunto con el docente sobre las tareas
asignadas con el fin de exponer todos los puntos que se deben tener para garantizar la mejora
continua a la asesoría propuesta a la empresa Ecora S.A

Informe Final 5
 3. Objetivos

3.1 Objetivo General

 Diseñar un proceso a través de un flujograma y la externalización documental

del servicio para Ecora S. A.

3.2 Objetivos Específicos

 Identificar documentación solicitada por cada empresa mandante, registrando cada una
en el Manual de Acreditación.
 Crear e implementar formatos físicos para llevar el control del sistema de gestión
documental.
 Establecer indicadores de gestión para medir el desempeño del sistema.

Informe Final 6
 4. Descripción de la empresa.

4.1 Información de la Empresa.

 Ecora S. A.
 Baquedano # 647, Antofagasta.
 452020 Obras Civiles – 452010 Construcción de edificios completos o de partes de
edificios
 451020 Preparación de terreno, excavaciones y movimientos de tierras.
 Sociedad Anónima Cerrada
 Micro 1 (SII, s.f.)
 Servicios de Construcción e Ingeniería.
 Total de trabajadores 230.
 Ventas mensuales MM$500 – MM$650.
 Empresa certificada SICEP – ISO 9001.

Empresa Ecora S.A inicia sus actividades en el año 2007 bajo el nombre de Empresa
Constructora Ecora S.A prestando sus servicios de construcción e ingeniería eléctrica en Minera
Gaby, en el año 2008 se amplía el rubro con miras hacia el arriendo de maquinarias con grúas
horquillas a la misma empresa contratista (Minera Gaby), además de incorporar servicio de apoyo
a la gran minería de nuestra zona norte.

Posterior al año 2010 permitió ganar pequeños contratos de mantención de infraestructura menor
lo que les dio mayor realce como empresa y ser conocidos en el rubro minero para poder
conseguir su mayor y más grande contrato que es con Minera Escondida, actualmente trabajan
con ellos y sus derivadas organizaciones como, Puerto Coloso, Fundación MEL, Corporativo MEL
y Minera Escondida dirigida por BHP.

Empresa Ecora S.A comenzó con apenas 3 administrativos hoy en la actualidad gracias a su
perseverancia en su rubro ya cuentan con 25 administrativos a su cargo y un total de 240
trabajadores en la región proyectando hacia el futuro un gran crecimiento tanto en su dotación
como a nivel operacional.

Informe Final 7
4.2 Información de los dueños y administración central.

Par darle continuidad a la descripción de la empresa Ecora SA, es liderada por el Señor Cristian
Andrés Ahumada Ingeniero Civil Industrial graduado de la Universidad de Adolfo Ibáñez 1993-
1998, para dar una formación adicional con enfoque administrativo y financiero continuo sus
estudios en el que realizo un Diplomado en Finanzas Corporativas en la misma universidad en el
año 1999; al mismo tiempo adquirió experiencia como Ingeniero de Estudios Senior en la empresa
Mercurio en el que trabajo tres años en la ciudad de Santiago.

Lo nuevos retos y competencias que exigen los mercados y la globalización lo llevo a continuar
su formación profesional con un Diplomado en Administración de Empresas y Gestión en el año
2001, abriendo las puertas a un Master en Administración de Empresas, Estrategia y Finanzas
en el año 2002 al 2003.

En el año 2004 se convirtió en el Gerente de Administración y Finanzas en Ipsos Search

Marketing en la ciudad de Santiago en el que se desempeñó por un año; para el año 2005 hasta
el 2007 lidero a la empresa Integral Chile asesorías Financieras con el cargo de Gerente
Empresas en Crisis para actualmente ejercer como Gerente General de la Empresa Ecora S.A
en la que lleva 10 años de Gestión en la ciudad de Antofagasta.

5. Análisis Estratégico, Operativo y Financiero.

5.1 Análisis Macro entorno PESTAL.

Políticos
Actualmente Chile se encuentra atravesando por una desaceleración económica, como informa
el banco mundial el crecimiento demostrado en el año 2016 fue de 1.6% a diferencia del año 2011
donde se llegó a un 6.1%, en consecuencia a esto el gobierno ha ofrecido considerables bajas
en la tasa de política monetaria, llamando así a invertir. La empresa Ecora, ha utilizado esta
oportunidad para recurrir a créditos de corto plazo, con el objetivo de ampliar su rubro y está
trabajando en la realización de un nuevo proyecto inmobiliario.

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Económicos
El año 2016 y primer semestre del año 2017 el cobre presento una baja desfavorable para la
segunda región afectando a todo el sector minero, hecho con el cual la tasa de desempleo
aumentó considerablemente encontrándose en el mes de agosto en un tasa de 8.4% (INE, 2017).
Los contratos que actualmente posee la empresa Ecora son directamente en el sector minero,
por lo que vio afectada su liquidez en el último semestre del año, pero con el alza gradual que ha
presentado el cobre 311,35 (USB) (Negocios, 2017) ha consolidado sus finanzas.

Social
Antofagasta es la principal capital minera del mundo, en la cual se encuentran las compañías
mineras con mayor producción de cobre como; El Abra, Radomiro Tomic, Chuquicamata, Ministro
Hales, Mantos de la Luna, Michilla, Spence, Sierra Gorda, Centinela Cátodos, Gabriela Mistral,
Lomas Bayas, Mantos Blancos, Altonorte, Zaldívar, Escondida, Las Luces, Centinela
Concentrados (Mineria, s.f.), convirtiéndose con esto en una fuente potencial de oportunidades
de nuevos negocios y desarrollo de empresas ya consolidadas. Actualmente la región ha incluido
la migración Colombiana y con ello ha aumentado su población. La empresa Ecora ofrece sus
servicios directamente al sector minero lo que es una gran oportunidad de aumentar sus
utilidades, debido al repunte del valor del cobre, además genera nuevos cupos laborales
ayudando así a la población a cubrir sus demandas laborales y ayuda a la región a bajar la tasa
de desempleo laboral actual.

Tecnológico
En Chile el entorno tecnológico avanza y cambia con rapidez, aumentando con ello
beneficiosamente a las organizaciones optando a procesos productivos, avances en logística,
software a un costo menor, entre otros. Ecora es una empresa que brinda servicios a la industria
minera, sus herramientas tecnológicas se basan en utilizar materiales de alta calidad y su sistema
operacional se respalda con el software Unisoft y Last Planner respectivamente, buscando
siempre adaptarse rápidamente a las variaciones del mercado.

Legales
La reforma tributaria implementada en Chile entro en vigencia el 01 de enero de enero 2017, será
de carácter obligatoria y comenzará a regir el año 2018, teniendo las empresas acogerse al tipo
de tributación que les corresponda, entre los cuales se encuentran dos régimen Letra A de
tributación Renta Atribuida Art. 14 de la LIR; el cual establece el régimen con imputación total del

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impuesto de primera categoría en los impuestos finales y la Letra B tributación Parcialmente
integrado; que establece el régimen con deducción parcial de crédito por impuesto de primera
categoría en los impuestos finales (Chile, s.f.). La empresa Ecora ha optado por llevar su
contabilidad con la Letra B, realizando su tributación parcialmente integrada, por ser una S. A.
C. y no tener permitido acogerse al régimen de renta atribuida como lo indica LIR. Cumpliendo
así con la normativa vigente implementada por el gobierno de Chile y controlada por el SII. Se
evidencia una falta de conocimiento con respecto a reforma laboral y un nivel bajo de control en
el área de recursos humanos de la compañía, arriesgándose a multas por falta de cumplimiento
laboral.

Ambientales
El año 2016 entro en vigencia la ley 20920 “Establece marco para la gestión de residuos, la
responsabilidad extendida del productor y fomento al reciclaje” (Nacional, s.f.), la cual tiene como
objetivo disminuir la generación de residuos y fomenta su reutilización. Si bien la empresa Ecora,
cumple sus servicios en la gran minería su impacto es menor, debido a que sus funciones van
ligadas a la mano de obra fina de la construcción, realizando la implementación de tabiquería,
pintado, sellado entre otros. Los residuos generados por sus funciones son tratados en los
contenedores de reciclaje que ofrece cada minera donde se encuentran vigente sus contratos,
con respecto a su casa matriz se encuentra ubicada en pleno centro de la región y al no tener
bodega(inventario) en sus instalaciones sus desechos son netamente comunes.

5.2 Análisis Competitivo.

Amenaza de nuevos entrantes.

Ecora nace como una empresa dedica en primera instancia solo a reparaciones eléctricas la cual
ha crecido considerablemente en los últimos días años, teniendo en su poder varios activos,
tienen un alto nivel de reconocimiento en su rubro, podemos categorizar como una barrera de
entrada ALTA ya que su rubro genera altos ingresos y al ser uno de las pocas empresas en la
región que se dedique a la construcción en faena logra un buen servicio y alto desempeño con
sus clientes.

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Rivalidad entre competidores.
La industria de la construcción en si posee muchos competidores, pero la empresa Ecora S. A.
ha enfocado su actividad económica en arreglar o construir instalaciones como instituciones,
faenas mineras, dormitorios, comedores, canchas sintéticas, entre otros por lo que su amenaza
es de impacto menor, debido a que en la segunda región solo posee un competidor que es la
empresa Constructora Sierra

Poder de negociación con los proveedores.

La estrategia de compra utilizada por Ecora S.A. es mantener cuenta corriente con sus
proveedores y cumplir con la fecha de pago acordada, con esto puede lograr su objetivo de contar
con un crédito a 30 días el cual ayuda a la liquidez de la empresa.

Poder de negociación con los compradores

Ecora llega a sus clientes a través del precio, el poder de los compradores es alto debido a que
a través de ellos se encuentra la capacidad de crecer, es en base a ellos donde pueden diferenciar
sus debilidades y mejoras en el servicio, poder seguir creciendo y posicionándose cada vez en
una mejor escala en la segunda región y dentro de su rubro.

Poder de negociación con los sustitutos

Existen posibles sustitutos para Ecora pero podemos considerar como en un nivel bajo dado que
si bien existen muchas constructoras solo existen una o dos más en la segunda región que se
dediquen a la construcción o terminaciones en faenas o mineras en Antofagasta.

5.3 Conclusiones al análisis externo

Oportunidades
 El aumento del dólar; con esto las empresas mineras generan nuevos proyectos y
con esto nacen nuevas oportunidades de negocio para Ecora.
 Ampliar sus clientes, llegando a nuevas faenas de la segunda región.
 Mercado Amplio y favorable en el rubro.
 Ampliar el rubro a construcciones mayores (edificios, casas).
 Mano de obra a un menos valor, con lo que se pueden reducir los costos.
 Crecimiento de la tecnología.

Informe Final 11
Amenazas
 Cambio de gobierno; los inversionistas se resisten a invertir en nuevos proyectos.
 La desaceleración económica.
 Nuevos competidores.
 Inestabilidad en el valor del cobre.

5.4 Análisis Operativo.

Áreas funcionales de la organización

Ecora posee cinco áreas funcionales las cuales están constituidas por diversos factores, dirigidas
y controladas por el área gerencial con el objetivo de utilizar de manera eficiente y eficaz el
recurso humano de la compañía.
Se encuentra un déficit en el área de nuevos negocios y licitaciones, ya que no se cuenta con un
plan de marketing establecido para optimizar tiempo y abarcar mayores oportunidades de
negocio.

Finanzas

Licitaciones Administración

Dirección
General

Nuevos
Operaciones
Negocios

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5.5 Análisis de la cadena de valor.

5.6 Estructura organizacional.

Organigrama funcional.

La empresa Ecora, se encuentra certificada bajo la norma ISO 9001 por lo que sus procesos
administrativos están regulados por dicha norma, la estructura de su organigrama se clasifica en
funcional, debido a que su representación gráfica, permite conocer el detalle de su
departamentalización indicando las cuatro unidades estratégicas de negocio que posee. Las
cuales están dirigidas por el gerente general, las líneas de comunicación están establecidas bajo
cargos de manera rígida donde cada subordinado debe reportar al jefe respectivo de su área,
quien posee especialización de su cargo contribuyendo a la compañía con su conocimiento
especializado.

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5.7 Estrategias de marketing.

En reunión de evaluación la empresa nos indica que no posee ningún tipo de marketing, pero a
través de las técnicas utilizadas en el diagnostico se evidencia que el marketing ausente es de
enfoque comercial. El Marketing que existe actualmente en la empresa se basa en el enfoque de
calidad, siendo una empresa certificada por Sicep, donde se inscriben las empresas
voluntariamente con el objetivo de presentar a la empresa con un respaldo de cumplimiento
laboral y comercial, la cual emite un porcentaje de cumplimiento que es evaluado por las
compañías mineras, además se visualiza que llegan a sus clientes por medio de licitaciones
participando en cotizaciones en línea por medio del portal Quadrem. Por lo que se clasifica en
un marketing con enfoque de ventas, donde el objetivo principal es aumentar directamente las
ventas.

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5.8 Conclusiones al Análisis interno.

Fortalezas
 Su directorio está compuesto por profesionales competentes, con un respaldo
universitario.
 Su estructura directiva está compuesta por tres socios que cumplen labores
activas dentro de la empresa.
 Comercialmente su constitución legal les facilita la oportunidad en la banca y con
proveedores.
 Sus precios están bien establecidos creando un retorno rentable.
 Su personal se encuentra comprometido con la compañía.

Debilidades
 No se cuenta con un sistema de información Administrativo ERP.
 No posee un plan estratégico de marketing.
 Deficiencia en sus descriptores de cargo
 No poseen un plan estratégico para llegar a nuevos clientes.
 Página Web en mantención.

5.9 Análisis ingresos, costos y gastos.

Para el análisis de los ingresos, los costos y los gastos se toma como evidencia una parte del
Estado de Resultado que nos permite observar, el análisis horizontal y el vertical y detallar la
variación absoluta sufrida por cada cuenta del estado de resultado del año 2013 al año 2015.

Informe Final 15
Los ingresos de la empresa están determinados por el desarrollo de la actividad económica en
donde la empresa desarrolla obras civiles menores, la mayoría para el rubor minero que le ha
permitido gozar de contratos muy lucrativos, en este análisis se presentan las variaciones de un
periodo a otro, en el que se evidencia que a pesar de la caída del PIB observado en Banco Central
de Chile (Chile B. C., 2015) la empresa logro mantener los ingresos en el año 2013 al año 2014
y para el año 2015 incrementos su explotación con una variación significativa de 0.6%.

Se determinó que algunas cuentas crecieron y otras disminuyeron en estos periodos, claramente
nos damos cuenta que el costo de venta tiene una mayor representación con un 88% para el
2014 y un 60% para el año 2015, es decir el valor en que se ha incurrido para realizar los
proyectos en las diferentes obras tiene una diferencia de M$193.159 del periodo 2014 al 2015 y
está presenta una variación del 0.1% que no es muy significativo teniendo en cuenta el porcentaje
de inflación que se presentó para eso periodos se ubicó 4.6% y una variación de -0.4% por encima
de los rangos de tolerancia definidos por el Banco Central. (Noticias Economía Emol, 2015).

Para los gastos de administración y ventas en el año 2015 los costos fijos aumentaron 23 veces
lo invertido en el año 2014 esta cifra tan elevada presento una diferencia de M$ 1.814.572. No es
posible definir por que se evidencia el aumento en los gastos de administración y ventas dado
que la organización entrego información a grandes rasgos y no contamos con información
detallada de los costos fijos y variables.

En cuanto a las ganancias antes del impuesto representa un 12% para el año 2014 y un 40%
para el año 2015 esto nos indica que los costos de venta son elevados pero no son mayores al
ingreso presentando una ganancia bruta con aumento relevante del año 2014 M$ 406.417 al 2015
de M$2.117.776 que aumenta más de tres veces la ganancia bruta de los periodos del año 2013
y 2014.

La empresa cuenta actualmente con un software llamado Unysoft que le facilita el control
presupuestario administrativo total de una obra, adicional el Last Planer sistema de control que
mejora sustancialmente el cumplimiento de actividades y la correcta utilización de recursos de
los proyectos de construcción que les permite tener mayor control sobre los Ingresos, costos y
gastos de cada proyecto.

Informe Final 16
Ratios e índices financieros

Análisis Índices de endeudamiento

Al analizar el índice de endeudamiento de la empresa Ecora S. A., podemos observar que sus
fuentes de financiamiento y nivel de endeudamiento se encuentran controladas, ya que su
estructura financiera se encuentra mayormente financiado por activos propios. Las deudas de
corto plazo que posee la empresa son del 0.42% lo que es un indicador favorable en la liquidez,
su mayor deuda se encuentra en las cuentas de largo plazo, las cuales han sido bien manejadas
en desde el periodo 2015.

Análisis índice de liquidez

La empresa Ecora S. A. demuestra en su índice de liquidez un alto nivel de capacidad para

generar el efectivo suficiente para cumplir sus obligaciones de corto plazo dentro de los tiempos
establecidos, ya que sus activos corrientes han generado un aumento significativo desde el año
2013 donde se aprecia un 30,45% el cual aumenta en el año 2014 con un 52.98% para finalmente
presentar un 70.89% superando el 100% de crecimiento desde el primer año analizado. Si bien
en el periodo 2014-2013 se ve una factibilidad de cobertura de los activos corrientes, su
estabilidad no es tan congruente como la demostrada en el año 2015 donde registra que los
activos poseen una cobertura de 3.43 veces sobre los pasivos de corto plazo.

Informe Final 17
Con respecto al Capital de Trabajo se puede apreciar que la compañía ha aumentado el valor de
sus activos corrientes registrando un excedente con los cuales puede desarrollar sus actividades
normalmente.
La prueba Acida es mayor a uno en los tres periodos analizados con lo que se asume que su flujo
de efectivo y rotación de inventario se encuentran estables y no es necesario recurrir el inventario
para cubrir las obligaciones de corto plazo.

Análisis Índices de rentabilidad

El propósito que mueve el análisis de los indicadores de rentabilidad de la empresa Constructora
Ecora S.A; es evidenciar el rendimiento, y la efectividad de la administración de la empresa para
controlar los costos, gastos y de esta manera; convertir las ventas en utilidades demostrando la
lucratividad que se logró en los periodos del 2014 al 2015 teniendo como antecedentes y punto
de partida los resultados del año 2013.

Informe Final 18
Se realizó una selección de los ratios más relevantes, que actualmente son motivo de
observación tanto por inversionistas, organizaciones fiscalizadoras y empresas financieras y que
son:
Rentabilidad Activos ROA: Se observa una disminución de 1.4% variación entre el periodo
del año 2013 al 2014; para el año 2015 la variación disminuye y es muy representativa
demostrando un 1.9% que refleja la toma de decisiones dentro de la organización donde los
activos existentes son mayores a el ingreso de utilidades en cada periodo proyectando que no
están haciendo suficiente uso de los activos existentes en comparación con el retorno esperado.

Rentabilidad Patrimonio ROE: Teniendo en cuenta que en este ratio se evalúa la tasa de
crecimiento con relación a las ganancias de las organizaciones, se analiza que desde el periodo
del 2013 se presenta una disminución en el retorno sobre el patrimonio, donde las ganancias han
disminuido llegando a 11.5% en el periodo 2015 y no se visualiza estabilidad en los indicadores
de cada periodo.
Rentabilidad de ventas: De lo anterior se puede inferir que para el año 2014 y 2015, la utilidad
bruta obtenida después de descontar los costos de ventas fueron del 6.67% y 3.31%
respectivamente, por cual observamos que existe un leve descenso del 2% para el último periodo,
así como también se puede afirmar que los costos de venta aumentaron y que el impacto sobre
la utilidad bruta es significativa.

Margen Operacional ROS: Los resultados evidencian la rentabilidad sobre las ventas, donde
la utilidad neta se refleja en forma de porcentaje y de los ingresos por ventas en los tres periodos;
y que la variación es de 1.6 hasta 2 % en el año 2015. Después de analizar los anteriores ratios
de rentabilidad es un resultado lógico que este margen operacional se ve afectado como impacto
del desempeño de la administración y de la desaceleración económica que afecto fuertemente al
rubro de las constructoras.

Informe Final 19
 6. Diagnóstico Empresarial
Con los resultados del análisis estratégico, los grupos de trabajo deben desarrollar el
diagnóstico de la empresa que consiste en:

6.1 Problemas y Oportunidades de Mejora.

Durante el proceso de investigación realizado a la empresa Ecora S. A., se analizó y detecto lo

bueno en sus procesos como lo malo, en cada una de sus áreas, siendo en el área de
Recursos Humanos donde más falencias existente y en donde ellos como organización más
interesados están en lograr una propuesta de mejora según nuestro diagnóstico, si bien cuenta
con personal en el área no tienen un esquema estructurado de procedimientos a seguir sobre
todo en el área de contratación y acreditación, es aquí donde vemos una oportunidad de
ofrecer un significante y gratificante mejora para la organización

Si viene se analizaron estas dos áreas como las más débiles se ha llegado a acuerdo con la
empresa que se desea aplicar la mejora en el área de RRHH, ya que es donde se les está
escapando nuevas oportunidades de negocio.

Marketing: No cuenta con ningún método o socios estratégicos para el realce de la compañía.

RR.HH: Nulo conocimiento en el tema de acreditación, no cuenta con un programa de

recursos humanos establecidos, personal no cuenta con capacitación en el tema de
contrataciones o reclutamiento.

Operaciones: Liderado por el gerente de operaciones, tiene los cargos definidos pero en
relación con el área de RR.HH se debe mejorar el tema de capacitaciones, comunicación y
definición de actividades de cada cargo.

Finanzas: El rubro de Ecora genera ganancias considerables a la compañía por lo cual es este
el departamento más fuerte y mejor consolidado entre sus demás áreas.

• Reconocer las causas que explican estos problemas, utilizando herramientas de

diagnóstico como Ishikawa o el árbol de problemas, entre otras.

• Realizar una propuesta preliminar de solución.

Como propuesta planteada al área de Recursos Humanos en conjunto con la gerencia de Ecora
S. A., se propuso implementar en primera instancia una capacitación por parte de nosotras en

Informe Final 20
base a conocimientos tantos académicos como laborales en la parte de acreditación al
personal, en conjunto con la señorita Maria de Los ángeles quien será la principal fuente de
información dado que es ella quien se encuentra a cargo del departo de RR.HH, debemos
realizar un detalle del proceso de acreditación dependiendo de las mineras con las cuales
tengan contrato, en la actualidad seria minera escondida con quien el proceso de acreditación
se hace con Deloitte.

Este proceso de acreditación va desde el reclutamiento del personal, contratación y posterior

acreditación la cual deben considerar los siguientes pasos del proceso

• Inscripción de empresa en Deloitte

• Carta conductora con personal autorizado para poder ingresar a Deloitte

• Solicitud de hora previa acreditación

• Llevar carpeta de trabajador con los siguientes documentos (Ficha de

acreditación proporcionada por Deloitte, Contrato de trabajo, anexo de faena, tipo de jornada,
certificado antecedentes, ultimo finiquito, 2 fotos tamaño carnet).

Una vez quede acreditado el trabajador se debe esperar 48 horas para solicitar asignación de
área al contrato destinado.

Por otra parte en cuanto al tema de contrataciones se propuso implementar y trabajar con el
programa documenta.com el cual permitirá realizar los contratos de manera digital, con la huella
del trabajador y poder tener digitalizado toda la información necesaria ante cualquier auditoria,
este es nuestro mayor plus, dado que en la segunda región son muy pocas las empresas las
cuales se encuentran con un sistema tan avanzado y que genere a corto plazo grandes y
satisfactores resultados.

Informe Final 21
 7. Análisis y Solución de Problemas.

7.1 Herramientas para el Análisis.

Después de realizar el diagnostico empresarial, es importante enfocar los esfuerzos en

determinar el problema más relevante que afecte directamente la prestación del servicio y la
relación del cliente con la empresa Ecora S.A.

Para esto se realiza un Diagrama de Ishikawa en el que se buscan las causas y los efectos de
las variables que generan la perdida de licitaciones y contratos; dado que en el proceso de
Recursos Humanos se presentan carencias en la estructura del proceso como se demostró en el
informe.

La empresa Ecora S.A cuenta con una fuerza laboral de 230 trabajadores, mantener en el tiempo
el control de la documentación de esa cantidad de personas, es una labor que exige una
planificación, organización, dirección y control en el proceso de Recursos Humanos; la cantidad
de documentos que se deben actualizar y digitalizar por cada uno de los trabajadores es el motivo
de la aplicación de este diagrama dado que abrió brechas existentes en el proceso de
acreditación con relación a la perdida de documentos legales y al envió de la documentación
desactualizada del personal a las empresas mandantes o empresas como Deloitte que se
encargan de realizar la gestión a determinadas empresas.

Las dimensiones del problema a evaluar en el Diagrama de Ishikawa están vinculadas

directamente con:

 El proceso de Contratación y Acreditación

 El personal de Recursos Humanos
 Las herramientas y la Tecnología
 El entorno.

Informe Final 22
Proceso de Contratación y Acreditación

En este punto se observa que existen anomalías en el proceso de contratación y acreditación, si

bien la empresa posee un personal idóneo para las distintas operaciones que realiza en la
administración, se identifica una brecha en el tiempo entre la contratación y acreditación del
personal para su ingreso a las faenas, hecho que impacta negativamente en el cumplimento de
los plazos establecidos para la ejecución de las obras y servicios que Ecora S.A. ha asumido,
perjudicando la imagen de la compañía, puesto que cumplen con los contratos adjudicados, pero
fuera de los plazos acordados con las empresas mandantes.

El personal de Recursos Humanos

A nivel del equipo encargado de gestionar la acreditación del personal de la empresa en faena y
su seguimiento; se identifican inconsistencias tanto en un ámbito cuantitativo como cualitativo.
En primer término, el área de recursos humanos de la empresa Ecora S.A. cuenta con un
administrativo encargado de 230 trabajadores, quienes además de la acreditación del personal
se hacen cargo de gestiones como pago de remuneraciones, previsiones, tramites en terreno
propios del área de Recurso Humanos, entre otras, lo cual no permite dedicar las horas/ hombre
requeridas para la acreditación del personal. Respecto al ámbito cualitativo, el personal del área

Informe Final 23
de Recursos Humanos de Ecora S.A. no cuenta con mayor experiencia en el área de acreditación,
sino que su experiencia profesional se vincula más a las áreas de Gestión de Personas.

Herramientas y Tecnología

Al verificar aleatoriamente algunas de las carpetas de los trabajadores, en donde se guarda la

documentación exigida al personal al momento de la contratación, se evidencia que documentos
como exámenes pre-ocupacionales o antecedentes penales se encuentran vencidos; se
menciona por parte de la empresa Ecora S.A la complejidad de llevar el control de toda la
documentación; por lo tanto se deja estipulado en la lluvia de ideas que hay carencia en la
aplicación de herramientas tecnológicas, de software de acreditación que les permita cumplir
oportunamente con este requisitos y los acuerdos contractuales.

Control de Gestión

El no contar con herramientas de control para la gestión de la acreditación del personal impacta
negativamente a Ecora S.A., ya que a la hora de acreditar y/o actualizar la documentación del
personal, la empresa evidencia falencias de carácter administrativo que no le permiten cumplir
con los procedimientos y requisitos de acreditación establecidos por los clientes; ello genera que
el personal no pueda desempeñar sus tareas de acuerdo a lo planificado, o en su defecto enviar
documentación irregular y que solo retrasa la acreditación, esto disminuye la confianza del
mandante con el proveedor y además incurre en el aumento de los costos operacionales.

7.2 Jerarquización los Problemas.

Durante el proceso de investigación y aplicación de la herramienta de análisis de problemas y

soluciones realizado a la empresa Ecora S. A. en el punto anterior, se realizó la categorización
de las causas encontradas en el Diagrama de Ishikawa y que ayudan a comprender de mejor
forma los problemas detectados; estas causas se presentan desde la más a la menos importante:

Informe Final 24
Carencia de Herramientas tecnológicas.

Considerando que la información e entiende como “(…) todo antecedente cualitativo o cuantitativo
que resulta relevante para la solución de un problema o la satisfacción de un objetivo” (lllanes
Frontura, 2003, pág. 195) se interpreta que el no contar con herramientas tecnológicas para la
acreditación y digitalización de la documentación de 230 personas en un lugar seguro y al alcance
de las personas que les competa manejar dicha información y acceder a estos documentos desde
cualquier lugar para hacer el envío oportuno de dichos requisitos coloca a la empresa en una
importante desventaja con relación a otras organizaciones que están a la vanguardia en un
mundo globalizado.
Siguiendo el esquema planteado por Illanes Frontura, “(...) una información excesiva y
contaminada, coarta y puede llegar a anular su efecto al servicio de decisiones correctas y
oportunas. Si los datos que entran al proceso son demasiados, en función de su real pertinencia
para una cierta decisión y de nuestra capacidad para analizarlos todos, el producto de salida
seguramente verá afectado en tiempo y en calidad.” (lllanes Frontura, 2003, pág. 194), podemos
evidenciar que el autor pone en evidencia la importancia de contar con sistemas de gestión de la
información que aporten tanto a la toma de decisiones como a la productividad de la empresa; la
indagación de esta investigación, se comprueba lo planteado por el autor, ya que Ecora S.A. no
cuenta con una herramienta de gestión de la información y ello afecta la calidad del servicio que
presta la empresa ya se han generado distintas problemáticas en la acreditación de personal con
consecuentes incumplimientos de sus contratos y servicios adjudicados.

Escasa capacitación en temas de Acreditación.

La capacitación del personal de la empresa entrega importantes ventajas comparativas a las

empresas, sobre todo si se establece una estrategia que promueva la capacitación como una
metodología transversal para el mejoramiento de la gestión en todas las áreas del negocio. En
temas de acreditación, la capacitación se vuelve indispensable dado que “la inducción y el
entrenamiento en el cargo se asocian con la idea de preparar y adaptar la persona a las
exigencias del puesto, de modo de propender a su máxima eficiencia en el desempeño del
mismo.” (lllanes Frontura, 2003, pág. 275); para un correcto desempeño en esta área, es
esperable que el personal de acreditación cuente con un excelente dominio del tema, contar con
los conocimientos en los requisitos estandarizados según la Norma ISO 9001 con la que muchos
de sus clientes están certificados y también tener definido aquellos requisitos específicos de otros
rubros diferentes a la Minería es vital para disminuir el margen de error.

Informe Final 25
Esta problemática detectada en Ecora S.A. se asocia a que el único trabajador del área de
Recursos Humanos en la empresa se encarga de todas las funciones del área (remuneraciones,
relaciones laborales, beneficios, entre otras), y por ello no cuenta con los recursos en tiempo
durante su jornada, ni con las habilidades para cumplir con los procesos y gestiones en materia
de acreditación. Retomando a Illanes es importante considerar que “(…) el entrenamiento en el
cargo resulta vital para cubrir la brecha entre su contenido (análisis y requisitos) y las condicione
reales de quién lo ocupa” (lllanes Frontura, 2003, pág. 276) por ello la perspectiva de esta
investigación considera importante que se promueva un esquema de capacitación que mitigue la
brecha señalada en este punto.

Relación de Carga Laboral vs/personal disponible para la función.

Ecora S.A. es una empresa cuyo departamento de Recursos Humanos no se ha desarrollado a

la par de la demanda de servicios y el aumento de personal de la empresa, ya que en la actualidad
sólo cuenta con un administrativo encargado de acreditar al personal que realiza trabajos en
faena, el cual supera el 60% de la dotación laboral, como lo establece Melina Alfaro “(…) cuando
se crea el departamento de personal, suele ser pequeño y depende de un ejecutivo administrativo
de nivel medio. A medida que crecen las exigencias que recaen sobre el departamento de
personal, éste aumenta su importancia y complejidad.” (Alfaro, 2012, pág. 24)En este caso de
investigación, a diferencia de lo que establece la autora, la empresa ha desarrollado nuevos
contratos que implican un consecuente aumento de la dotación de personal en distintas faenas,
y ello no ha implicado un crecimiento de la dotación del área de recursos humanos, lo que
desencadena las problemáticas de acreditación de personal descritas en el presente trabajo.

Ausencia de Documentación Legal.

Tal como establece la norma ISO 9001:2015, el registro documental de las empresas se debe
controlar para verificar que: “a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se
necesite; b) este protegida adecuadamente (por ejemplo contra pérdida de la confidencialidad,
uso inadecuado o pérdida de integridad” (International Standar Organization, 2015, pág. 9) El no
contar con herramientas de gestión y control documental trae como consecuencia la perdida de
documentos, el que algunos estén desactualizados y que a la hora de hacer licitaciones o
acreditaciones se vean en la necesidad de solicitar nuevamente el documento al trabajador, esto
genera retraso e incrementa los costos por incumplimiento de los plazos acordados entre

Informe Final 26
mandante y empresa; ello demuestra grandes brechas en el control y gestión documental, brecha
que a la larga termina implicando doble trabajo para sistematizar documentación archivada que
por el escaso control de los registros debe ser solicitada en reiteradas oportunidades.

8. Diseño de la propuesta de solución.

La empresa Ecora S. A. posee un problema claramente identificado y establecido, al cual se
busca brindar una propuesta de solución óptima, guiando a la organización para que logre cumplir
los intereses planteados.

Se ofrece a la organización implementar un Sistema de control documental, bajo la creación de

un manual donde se indique claramente los procesos archivísticos, basado en la Norma ISO
15489 la cual tiene como objetivo “La Gestión integral de documentos en las organizaciones”,
con la finalidad de establecer procesos claros, efectivos y eficaces con la documentación
adquirida por el departamento de Recursos Humanos.

La ISO 15489, fue creada en el año 2000 en Otawa, Canadá, por la organización internacional
de normalización ISO, centra los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos
básicos para que las organizaciones apliquen un marco de buenas prácticas de sus documentos.

Otro de los propósitos de la norma ISO 15489 es ayudar a las empresas a reconocer la
importancia de su información comercial tanto de datos electrónicos, como de los formularios,
imágenes y documentos generando como efecto a corto plazo ahorros por eficiencia en los
procesos, reducción de costos y aumento de los beneficios con los clientes internos y externos.

Esta norma de gestión documental es de aplicación voluntaria por parte de las organizaciones y
no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificación, como lo es la norma ISO
9001. Es importante recalcar que la información implícita en la Norma ISO 15489 se aplicará de
acuerdo a la problemática individual de la empresa, específicamente al departamento de
Recursos Humanos y al proceso de Acreditación de Personal y se establecerá según la norma
ISO, sin embargo, se tendrán en cuenta los requerimientos propios de la gerencia de la empresa
Ecora S.A para tratar la información, datos y documentos con la confidencialidad que amerita el
manejo de la información.

Informe Final 27
8.1 Resultados Esperados.

 Solicitar al ingreso del trabajador los documentos solicitados por las empresas
mandantes.
 Optimizar el tiempo de reclutamiento.
 Cumplir con los plazos establecidos en dicho proceso.
 Adecuación del espacio físico para custodia de la documentación.
 Organización Alfabética o por proyecto que permita la rápida ubicación del archivo o
carpeta del trabajador.
 Separación de documentos de trabajadores desvinculados.
 Creación de carpeta con currículo para futuras contrataciones.

Como complemento estratégico se le ofrecerá a la organización utilizar los servicios brindados

por la empresa Acepta.com.

Acepta.com se funda el año 1999, ofreciendo servicios de documentos electrónicos con respaldo
legal, en el año 2008 la empresa consolida la aplicación biométrica a la verificación de identidad
y firma de documentos electrónicos, en el año 2012 se une con I-Med y Autentica bajo el Holding
TXEL, consolidándose como la principal empresa de gestión de documentos digitales en Chile.
Esta compañía ofrece diversos productos a través de du plataforma online de los cuales se
seleccionará el DEC5, que complementa y cumple con la propuesta de solución ofrecida a Ecora
S. A.

El detalle de este servicio se basa en la mantención activa de los documentos legales y

contractuales correspondientes a las carpetas del personal, DEC5 es una plataforma que brinda
una solución online donde se puede crear, firmar y almacenar los documentos exigidos por la
Dirección del trabajo, dichos documentos se encuentran bajo el cuidado de un servicio
confidencial, con un alto nivel de calidad y seguridad. Es un sistema de fácil utilización, no se
necesita descargar ningún tipo de aplicación, por lo que se puede utilizar desde cualquier
navegador que tenga acceso a internet, optimizando el tiempo de respuesta a los proveedores e
inspecciones legales, teniendo todo archivado y administrado en un solo lugar, donde la empresa
puede crear, modificar o eliminar los usuarios que necesite, además de configurar los procesos
creados, enviar notificaciones automáticas a los trabajadores que posean documentos
pendientes por firmar o próximos vencimientos, obtener reportes de la documentación
recolectada.

Informe Final 28
Como servicio adicional ofrece la firma electrónica avanzada, con lo que se puede firmar
documentos privados y públicos en forma electrónica, garantizando validez legal, cuenta con un
certificado digital y un dispositivo en donde se puede transportar la firma donde se necesite
cumpliendo con las nomas FIPS140-2 L3.

Los servicios a contratar para el área de recursos humanos ofrecen control y disposición de los
siguientes documentos:

 Contratos y anexos de trabajo.

 Liquidaciones de sueldo.
 Finiquitos.
 Libro de asistencia.
 Comprobante de vacaciones.
 RHIOS y DAS.
 Examen ocupacional
 Entrega de EPP.
 Carta de aviso.
 Anexos de vinculación con empresas Mineras.
 Anexos jornada excepcional.

Resultados esperados Acepta .com.

 Disminución de pérdida de documentos.

 Eliminación de documentos vencidos u obsoletos.
 Reciclaje de documentos y optimización de espacio.
 Optimización del tiempo de HH por hacer bajar a los trabajadores de faena o
por que el responsable del proceso no se encuentre en la oficina.
 Ahorro en los gastos administrativos correspondiente a la impresión de
documentos.
 Verificación de la identidad del trabajador de manera instantánea.

Informe Final 29
  Creación de plantillas del personal en la que se obtenga información en forma
actual y real.
 Organización de carpetas del personal en forma Online con acceso directo.
 Firmar electrónica, evitando la firma presencial en documentos legales.
 Disminución de los documentos por la emisión de contratos digitales.

Para iniciar el proceso de implementación de la propuesta de solución, el grupo que asesora a la

empresa Ecora SA debe tener en cuenta los siguientes pasos:

 Fase 1: La parte teórica, en esta etapa se plantea una visión de investigación en el que
se reúne un conjunto de datos y se realiza la gestión de la información y se examina los
principios y la metodología detrás de la adopción de la norma.
 Fase 2: La etapa está más involucrada con los aspectos prácticos de avanzar hacia el
cumplimiento de la gestión de documentos. En el que se proporciona un análisis en
profundidad, a menudo paso a paso a la aplicación de los registros documentales
físicos, digitales y la gestión actual de la información.
 Fase 3: En esta etapa se hace la fusión de toda aplicación del sistema de gestión
documental según la ISO 15489 con el Software Acepta para la digitalización y manejo
documental electrónico.

9. Plan de Trabajo

Etapa 1.

 Inventario documentación
Realizar diagnóstico de Archivos en donde se conservan las Historias Laborales, en cuanto a
funcionamiento y organización.

 Levantamiento y creación documentos o procesos no existentes

Proponer y crear al sistema de organización de manera física y digital todo lo necesario en la
implementación documental para el proceso y carpetas de los trabajadores.

Etapa 2.
 Reunión gerencia Ecora S.A y entrega proyecto de mejora en detalle

Informe Final 30
 Se realizar una reunión de forma presencial entre la gerencia general de Ecora, equipo de
tesis en conjunto con la persona guía de la empresa quien es el que entrega toda la
información necesaria para poder realizar la mejora, se les dará a conocer la propuesta de
mejora en detalla y el resultado final que se tiene pensado lograr.

 Inicio creación proceso de Recursos Humanos

Diseñar e implementar modelo de gestión documental para el Área de Recursos Humano en
la Empresa Ecora S.A con el fin de cumplir con la normatividad del Archivo General de la
Nación según la Ley General de Archivos y el Reglamento General de Archivos bajo la norma
ISO 18549.

 Reclutamiento y selección
Creación de proceso de reclutamiento y selección, punto donde se debe generar todo lo
necesario para la futura contratación.

 Contratación y creación carpeta de trabajador

Creación procedimiento, contrato de trabajo, anexos y carpeta física y digital con los
documentos principales de cada trabajador.

 Acreditación y Habilitación
Acreditación de personal según los procesos estipulados por cada minera.

Etapa 3.

 Creación y evaluación a través de indicadores según procedimiento.

Medición a través de indicadores o KPI para evaluar efectividad de cada etapa o proceso
creado.

 Software o programa informático acepta.com

Se integrara a la empresa sistema informático acepta.com, programa creado para agilizar la
búsqueda de documentos de forma digital.

 Creación Manual completo físico y digital bajo norma ISO 15489 procedimiento Recursos
Humanos Ecora S.A
Normalizar el proceso a través de un manual de gestión de proceso completo en recursos
humanos el cual debe definir el ciclo vital del área, el cual contempla actividades, flujos de
información, formatos establecidos y aplicables para el proceso de recursos humanos y sus

Informe Final 31
 áreas como tal de la Empresa Ecora S.A Señalar la normatividad vigente para la serie que
apliquen a la gestión documental, difusión y entrega de manual a la empresa.

Etapa 4.

 Presentación Manual y procedimientos departamento RR.HH

10. Carta Gantt

CARTA GANTT
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
PROYECTO TESIS GRUPO "A"
S S S S S S S S S S S S
E E E E E E E E E E E E
M M M M M M M M M M M M
Fecha de inicio: 01/09/2017 A A A A A A A A A A A A
N N N N N N N N N N N N
Fecha de término: 30/11/2017 A A A A A A A A A A A A

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Actividades Responsables Duración
ETAPA 1
Invetario documentacion Galindo-Ledezma.Solar X
Creacion documentos Galindo-Ledezma.Solar X
ETAPA 2
Reunion gerencia ECORA Galindo-Ledezma.Solar X
Inicio proceso RR.HH Galindo-Ledezma.Solar X X
ETAPA 3
Evaluacion indicadores Galindo-Ledezma.Solar X
Implementacion Acepta.com Galindo-Ledezma.Solar X
Creacion Manual RR.HH Galindo-Ledezma.Solar X
ETAPA 4
Presentacion Manual Galindo-Ledezma.Solar X

Informe Final 32
 11. Desarrollo de la Asesoría.

11.1 Ejecución del Plan de Trabajo.

Para la ejecución del plan de trabajo, el equipo se orienta inicialmente por las instrucciones
especificadas según la ISO 15489 en donde se define los principios de la gestión de documentos
y establece los requisitos básicos para que el grupo de asesores y la organización pueda
implementar el marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva el archivo
y se lleve a cabo la mantención de sus documentos de la organización.

Etapa 1 Semana 23 al 31 Octubre.

 Inventario documentación.
“Realizar diagnóstico de Archivos en donde se conservan las Historias Laborales, en cuanto
a funcionamiento y organización”

 Levantamiento y creación documentos o procesos no existentes

Proponer y crear al sistema de organización de manera física y digital todo lo necesario en la
implementación documental para el proceso y carpetas de los trabajadores.

La Empresa: La gerencia de Ecora, decide contratar a otra persona adicional para cumplir las
tareas del departamento de recursos humanos, junto con esto le designa realizar el levantamiento
de los documentos que posee actualmente cada trabajador, con el objetivo de digitalizarlo y
comenzar a utilizar el servicio de la plataforma de Acepta.com.

Grupo Asesor: Se realiza inventario final de la documentación, la cual se encuentra aún en

proceso de digitalización y se comienza a trabajar en el manual de gestión documental del
personal, creando los objetivos y política, cumpliendo con los plazos establecidos en carta Gantt.

Etapa 2 Semana 01 al 12 de noviembre.

 Reunión gerencia Ecora S.A y entrega proyecto de mejora en detalle.

Se realizar una reunión de forma presencial entre la gerencia general de Ecora, equipo de
tesis en conjunto con la persona guía de la empresa quien es el que entrega toda la

Informe Final 33
 información necesaria para poder realizar la mejora, se les dará a conocer la propuesta de
mejora en detalla y el resultado final que se tiene pensado lograr.

 Inicio creación de procesos.

Diseñar e implementar modelo de gestión documental para el Área de Recursos Humano en

la Empresa Ecora S.A con el fin de cumplir con la normatividad del Archivo General de la
Nación según la Ley General de Archivos y el Reglamento General de Archivos bajo la norma
ISO 18549.

 Proceso Reclutamiento
Creación de proceso de reclutamiento, punto donde se debe generar todo lo necesario para
la futura contratación.

 Proceso Contratación y creación carpeta de trabajador

Creación procedimiento, contrato de trabajo, anexos y carpeta física y digital con los
documentos principales de cada trabajador.

 Proceso Acreditación y Habilitación

Acreditación de personal según los procesos estipulados por cada minera.

Empresa: En reunión con gerencia de Ecora S. A realizada el día 03 de noviembre, se

presenta propuesta formal, de manera voluntaria la empresa deja a nuestra disposición la
creación del manual, indicando que su mayor necesidad se basa en el proceso de
acreditación del personal. Se confirman los plazos establecidos en carta Gantt y se fija como
fecha de entrega del manual el día 01 de diciembre.

Grupo Asesor: Se conversan los acuerdos realizados con la empresa Ecora, se comienza
a trabajar en los procesos de reclutamiento, contratación y acreditación, enfocados en ISO
15489. Se avanza cumpliendo los plazos establecidos en carta Gantt.

Etapa 3 Semana 13 al 25 de Noviembre

 Creación y evaluación a través de indicadores según procedimiento.

 Medición a través de indicadores o KPI para evaluar efectividad de cada etapa o proceso
creado.

Informe Final 34
  Software o programa informático acepta.com
Se integrara a la empresa sistema informático acepta.com, programa creado para agilizar la
búsqueda de documentos de forma digital.

 Creación Manual completo físico y digital bajo norma ISO 15489

procedimiento Recursos Humanos Ecora S.A
Normalizar el proceso a través de un manual de gestión de proceso completo en recursos
humanos el cual debe definir el ciclo vital del área, el cual contempla actividades, flujos de
información, formatos establecidos y aplicables para el proceso de recursos humanos y sus
áreas como tal de la Empresa Ecora S.A Señalar la normatividad vigente para la serie que
apliquen a la gestión documental, difusión y entrega de manual a la empresa.

Empresa: entrega listado con las empresas mineras que actualmente posee trabajos de
manera activa y esporádica.
Grupo Asesor: Se presentan avances del manual en reunión con encargado de recursos
humanos para realizar retroalimentación de los procesos. Se evalúan los indicadores de
gestión en las ventas con el objetivo de medir los nuevos contratos que se obtengan una vez
implementados cada proceso.

Etapa 4 Semana 27 de Noviembre al 03 Diciembre

Presentación Manual y procedimientos departamento RR.HH

Empresa: Recibe manual de sistema de gestión documental del personal; reclutamiento,

contratación y acreditación.

Grupo Asesor: realiza entrega formal del Manual, agradeciendo a la empresa por su
disposición en la entrega de su documentación privada y su amable trato con el grupo. Cerrando
con este acto la asesoría

RESUMEN:

27
Etapa 23 al 31 Etapa 01 al 12
Etapa 13 al 15 Etapa Noviembre
1 Octubre 2 Noviembre 2 Noviembre 4 al 03
Diciembre

Informe Final 35
12. Flujograma del Proceso de Acreditación

Informe Final 36
13. Instrumentos de Seguimiento.

Semana Fecha Estado Tema

1 23-08-2017 Realizada Primera Entrevista, Levantamiento

de Información para la asesoría.

2 30-08-2017 Realizada Se realiza cambio de empresa.

3 06-09-2017 Realizada Pre informe N°1.

4 10-09-2017 Realizada Observación Pre informe N°1.

5 13-09-2017 Realizada Entrega Informe N°1.

6 21-09-2017 Realizada Retroalimentación informe N°1

7 28-09-2017 Realizada Pre - Informe N°2

8 05-10-2017 Realizada Observación Pre informe N°2

9 12-10-2017 Realizada Informe N°2

10 18-10-2017 Realizada Avances Informe N°2

11 25-10-2017 Sin Realizar Entrega Informe N°2

12 08-11-2017 Sin realizar Presentación informe N°1 y 2

13 16-11-2017 Realizada Informe N°3

14 23-11-2017 Realizada Manual

15 30-11-2017 Realizada Entrega informe N°3

Informe Final 37
14. Registro entrevistas

 Reunión del 02 de Septiembre del 2017.

Informe Final 38
 Reunión del 14 de Septiembre del 2017.

Informe Final 39
 Reunión del 25 de Octubre del 2017

Informe Final 40
15. Evidencias Visuales.

Informe Final 41
 16. Evaluación de la Asesoría.
Como análisis a las etapas realizadas en la asesoría a la empresa Constructora Ecora S.A, se
puede concretar que fue vital conocer la situación actual de la organización y cuáles estaban
siendo los principales obstáculos que le impedían darle continuidad específicamente a uno de los
procesos más importante dentro de la organización como lo es el Departamento de Recursos
Humanos.
El diagnóstico empresarial es la herramienta con la que iniciamos el proceso de investigación y
por medio del levantamiento de la información tanto cualitativa como cuantitativa rápidamente se
observó donde habían brechas existentes dentro de la organización. Gracias a este diagnóstico
se pudo encontrar la raíz del problema, sin embargo una vez detectado fue importante poder
hacer una lluvia de ideas que permitiera analizar las causas y efectos que efectos de orden y
mejores resultados se aplicó bajo el Diagrama de Ishikawa y esto permitió gestionar todos todos
los recursos necesarios para eliminar las barreras y hacer que la organización presente mejoras
en su procesos.

Al darle continuidad al informe número 2, en el que se realizó los análisis interno y externos con
las diferentes herramientas como el PESTAL, PORTER, FODA y Cadena de Valor, con la que se
confirmó que la organización tiene ventajas competitivas altas con relación a las otras empresas
del mercado y que para su beneficio solo cuenta con un competidor fuerte en la II Región, y como
resultado; se logró el objetivo dado que se detectaron las oportunidades que podrían beneficiar a
la empresa, y amenazas que podrían perjudicarla, y así se formuló estrategias que le permitieron
aprovechar dichas oportunidades, y estrategias que le permitieron reducir y finalmente eludir los
efectos de las amenazas.

Las dificultades empezaron a mostrarse cuando el grupo asesor empezó a investigar

internamente sobre el departamento de recursos Humanos, dado que al querer adjuntar algunas
evidencias sobre el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación; se evidencio que
aunque la persona responsable del proceso tenia sólidos conocimientos sobre la gestión del
departamento esto no era elocuente con las evidencias documentales y físicas, es decir se
apreciaba la falta de buenas prácticas dado que la forma de trabajar y organizar la documentación
de los 230 trabajadores no se encontraba estandarizada y no favorecía el fácil acceso a la
documentación; situación que ponía en riesgo el funcionamiento de ese proceso.

Informe Final 42
Las restricciones que se presentaron fue con relación a los horarios que la empresa tenía
disponible para poder recibirnos y entregar las evidencia que se requerían, sin embargo es
importante resaltar que la organización siempre apoyo por diferentes medios al grupo asesor
comprendiendo que el grupo adicionalmente también contaba con compromisos y horarios
laborales. Una vez el grupo asesor hizo énfasis de la seguridad de la información, la empresa
entrego sin restricción y con plena confianza los estados financieros que nos permitió conocer la
solidez de la organización y entender que la organización contaba con la liquidez para poder
implementar las mejoras que el grupo asesor le planteara.

Después de contar con algunas variables definidas el grupo inicio el proceso de investigación
teniendo en cuenta la importancia de consultar algunas normas como la ISO, Normativa laboral
chilena, la ISO 18000 de seguridad y salud ocupacional entre otros como software de Gestión
que sirvieran como cimiento para construir una propuesta de mejora sólida.

En esta búsqueda se determinó que era importante estandarizar la forma en que la organización
gestionaba y archivaba los documentos administrativos y que era muy evidente que no los
consideraban como parte integrante del patrimonio documental de la empresa. Se sensibilizo a
la organización y se les invito a que realizara un costeo de cuánto dinero gastaban por los
exámenes y requisitos legales que tramitaba la misma empresa, adicional de la inversión en
tiempo para que la compañía no viera ese proceso como un simple archivo si no que le otorgara
el valor y la importancia que amerita tener documentos del personal archivado.

Después de hacer un análisis a las 8 fases de la Herramientas DIRKS que ofrece la Norma ISO
15489 se confirmó que la implementación de las orientaciones de esta norma era la adecuada
para que la empresa aplicara las buenas prácticas de gestión documental en la organización con
relación al archivo físico de personal que manejan en la empresa.

Durante el proceso surgió el interrogativo sobre los requisitos que debía tener cada carpeta del
personal y según las conversaciones con algunos colaboradores de la organización nos dimos
cuenta que no tenían la información actualizada sobre los requisitos que piden las mineras para
la acreditación del personal e ingreso a faena.

Por lo tango el desafío era como fusionar la parte de los procedimientos con las buenas practicas
del sistema de gestión documental y más adicional como lograr que dicha documentación tan
elemental para la empresa estuviera al alcance de quien fuera pertinente en tiempo real y con
fechas actualizadas para cumplir con los requerimientos exigidos por los mandates.

Informe Final 43
Con relación al logro obtenido el grupo asesor construyo un flujograma que especifica
concretamente los pasos más relevantes para cumplir con una buena acreditación y evidenciando
el procedimiento desde que la empresa hace la adjudicación del contrato con la empresa minera,
posteriormente se alcanzó la meta con relación a la construcción de los procedimientos de
Reclutamiento, Selección y contratación del personal de la empresa Ecora S.A los cuales se
fusionaron en un manual para la aplicación del sistema de Gestión documental según la Norma
ISO 15984.

Adicional se le entrego a la organización herramientas como un formato de auditoria interna para

verificar que el departamento de Recursos Humano está cumpliendo a cabalidad las políticas del
sistema de gestión documental, también un formato de encuesta de servicio al cliente que le
permite hacer seguimiento y conocer la evaluación de sus clientes con relación a el cumplimiento
de los acuerdos contractuales con las mineras.

Toda esta información que arroje debe ser analizada por medio de una ficha técnica y una matriz
que se entregó a la empresa para que pueda medir los datos recolectados y posteriormente
implementar el indicador que le permita visualizar las mejoras mensuales o trimestrales que la
empresa ha logrado con la implementación de estas mejoras y propuestas realizadas por lo
asesores de Inacap.

Finalmente la organización debe implementar la herramienta PVHA para la aplicación de la

mejora continua en el proceso de recursos humanos que le permita implementar mejoras ya sean
preventivas o correctivas.

Como recomendación la empresa debe potenciar el marketing publicitario para ser visible ante
futuros prospectos y clientes dado que su página web no se encuentra en funcionamiento.

Se puede concluir que los objetivos generales y específicos se cumplieron según lo establecido
en el proyecto de asesoría a la empresa Ecora SA.

Informe Final 44
 17. Conclusiones

Realizar la presente investigación y asesoría de grado, nos permitió evidenciar de formar práctica
como los conocimientos y herramientas adquiridas en las distintas asignaturas se pueden aplicar
con objeto de identificar oportunidades de mejora para, en el presente caso de estudio; plantear
un plan de mejoramiento para la empresa Constructora Ecora S.A. orientados a la optimización
de su cadena de valor a través de la implementación del “Manual de sistema de gestión
documental del personal”. Dicho documento, sistematiza los conceptos de la ISO 15.489 y
bibliografía afín, para plantear de forma precisa los requisitos que la empresa debe cumplir para
acreditar al personal en distintas faenas mineras de la región y las herramientas de manejo y
orden documental necesarias para el cumplimiento de los estándares de la norma internacional
y derivado de ello de las pautas establecidas por las diferentes operaciones del sector minero.

Una primera conclusión en torno a la administración de negocios, dice relación con que en la
actualidad, no basta con que las empresas ejecuten de buena manera las obras o servicios por
los cuales son contratados, que en el caso de ECORA viene a ser la construcción de obras civiles
menores; además del cumplimiento de los servicios, las empresas tienen un doble desafío
relacionado con la implementación de modelos de gestión de excelencia, a través de los cuales
cumplan con otros requisitos asociados que son vitales para darle sustentabilidad a los negocios,
como es la gestión de personas, un correcto desempeño en el ámbito de las finanzas, el área de
seguridad y prevención de riesgos, las áreas de abastecimientos, marketing, entre otras. La
interacción y sinergia que se genere entre estas distintas funciones puede tener un importante
impacto en el éxito o fracaso desde el nacimiento de una nueva iniciativa de negocios hasta en
grandes empresas de carácter global.

En ese marco y como aprendizaje de esta investigación, también podemos concluir que en el
caso de la empresa ECORA S.A., la ausencia de procedimientos de reclutamiento, contratación
y acreditación del personal en el área de recursos humanos estaba generando un impacto
negativo en la gestión del negocio, como también afectaba el cumplimiento de los acuerdos
contractuales con relación a los empleados y al ingreso a faenas en donde la empresa estaba
ejecutando ordenes de servicios, implicando varios escenarios con falencias operacionales por

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no contar con el personal técnico habilitado para ingresar a faena y ello en el mediano plazo ha
traído consigo la perdida de contratos en faenas mineras de la región.

Considerando que nuestra propuesta de trabajo como equipo asesor de la empresa, busca
mejorar la brecha identificada en el área de recursos humanos, también es importante señalar en
ese orden de ideas, que la administración estratégica es un proceso continuo, que desafía en el
día a día a comprender y administrar los sucesivos cambios de escenarios a niveles externos e
internos que pueden impactar a la organización.

Desde nuestra perspectiva, es indispensable que la empresa tenga en cuenta que el control de
los documentos y la digitalización de los mismos es vital para el desempeño del procedimiento
de acreditación y que como resultado lograrían dar respuesta de forma oportuna y por ende lograr
el cumplimento de contratos en faenas mineras de la región, por ello las recomendaciones
suministradas por el grupo asesor son de vital relevancia para el mejoramiento del enfoque de
gestión del negocio en los que deben considerar utilizar las herramientas de control como el
Check List, la encuesta de satisfacción al cliente, el formato de auditoria interna y la ficha técnica
de medición de los indicadores que les permita obtener resultados medibles tanto cuantitativos
como cualitativos y comparativos en el tiempo para comprobar la efectividad de las mejoras
implementadas.

Esta asesoría permitirá generar beneficios a corto plazo y dar cumplimiento a los requerimientos
de acreditación que exigen las empresas mandantes. Desde el momento de la obtención y
organización de los documentos del personal en las oficinas es condición indispensable la
digitalización de la documentación por el software Acepta.com para así conservar y recuperar
dichos archivos en su calidad de documentos administrativos y elemento integrante del
patrimonio documental de Ecora S.A.

Es importante resaltar que la empresa debe plantear estrategias que ayuden a mitigar las
debilidades que tienen con el marketing publicitario dado que la publicidad permite hacer a la
empresa más visible ante posibles prospectos, alcanzando metas como el aumento de las ventas,
mejor posicionamiento de mercado y lograría ventajas competitivas con relación a su competidor

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18. bibliografía.

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