Ciclo de vida sistemas información

Ciclo de Vida de los Sistemas de Información
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
Propuesta del Proyecto de DataDigital Software en Gestión Documental
Nubia Yuliza Contreras Payares
Laura Yised Salazar Nieva
Universidad del Quindío
Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Grupo 3
Docente. Johanna Gaitán Ramírez
Colombia
Noviembre, 2022
2
1- PLANIFICACIÓN
Las tareas iniciales que se realizarán esta fase inicial del proyecto incluyen actividades tales
como:
 Determinación del ámbito del proyecto
DataDigital Soluciones S.A. es un Software que brinda una serie de herramientas para la
conservación y preservación de documentos electrónicos mediante la digitalización de los
mismos, este proceso transforma objetos físicos y análogos en digitales a través de
actividades de escaneo de documentos de papel para posteriormente ser archivados
y debidamente almacenados garantizando una perdurabilidad en los acervos
documentales.
Adicionalmente con su propuesta de “Cero papeles” incentiva a las diferentes entidades sin
importar su denominación o su tamaño en disminuir y fomentar el desuso de los
tradicionales y espaciosos archivadores físicos.
 OBJETIVO GENERAL
Implementar una herramienta de software en gestión documental que permita minimizar los
tiempos de consulta de la documentación, facilitando la preservación de los expedientes
físicos, electrónicos e híbridos con el fin de garantizar la creación de los archivos
electrónicos de la empresa, alineándose a los objetivos específicos de la misma.

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Destacar la importancia que tienen los documentos dentro del cumplimiento de las
funciones de la empresa, conservando, preservando y difundiendo el patrimonio
documental producido o recibido.
 Facilitar a los usuarios, tanto internos como externos, el acceso y recuperación de la
información existente en los fondos documentales de la empresa.
 Implementar las mejores prácticas en materia de seguridad de la información, uso
adecuado y administración de los datos personales, según los establecido por la
normatividad vigente en materia de archivos electrónicos.
Estudio de viabilidad:
 Viabilidad Económica:
Según la revista Forbes, en su artículo ¿por qué el software conquistó al mundo? (2020),
relata que el mercado del Software se encuentra en una alta tendencia debido a que es el
centro de negocios para gran parte de las actividades económicas, ya sea el sector de las
comunicaciones, bancario, contratación de personal, entre otras actividades.
Lo anterior se observa como una gran oportunidad de participación en este sector donde a
diferencia de hace algunos años el Departamento Nacional de Planeación DNP (2009)
aportaba unas cifras desesperanzadoras en los diferentes proyectos del mercado de los
software con un fracaso del 84% y un 30% de posiblemente ser cancelados, sin hacer a un
lado que a un 75% de los entrevistados etiquetaban a las empresas que prestaban el servicio
4
de software como “caóticas.” es decir que en vez de aportar soluciones, lo único que
aportaba era más problemas.
Sin embargo, para Colombia muestra que este sector pasa por un buen momento comercial,
ya que además de que grandes compañías están estableciendo parte de sus operaciones
desde aquí, hace que las pymes entren a un grado de “tecnificación” y busquen realizar
dicha inversión. Cabe resaltar que la industria del software facturó en 2017, 13.5 billones
de pesos al año y representa un 1,6 % del PIB.
Viabilidad Técnica:
 Planificación y análisis: Se realizarán una serie de reuniones por parte de los
involucrados para realizar un cronograma de actividades con sus fechas asignadas y
de esa forma estimar los tiempos y el impacto del proyecto según sus avances.
 Roles y responsabilidades. Se definen los roles y el tipo de actividad según el
perfil de los responsables del proyecto DataDigital. También se dejará claro quienes
asumirán un rol encargado (E) en caso de que alguno deba salir del proyecto
independientemente de la razón.
Viabilidad legal:
 La Constitución Política de Colombia promueve el uso activo de las TIC como
herramienta para reducir las brechas económica, social y digital en materia de
soluciones informáticas representada en la proclamación de los principios de
justicia, equidad, educación, salud, cultura y transparencia"
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 La Ley 115 de 1994, también denominada Ley General de Educación dentro de los
fines de la educación, el numeral 13 cita “La promoción en la persona y en la
sociedad de la capacidad para crear, investigar, adoptar la tecnología que se requiere
en los procesos de desarrollo del país y le permita al educando ingresar al sector
productivo” (Artículo 5)"
 La Ley 1341 del 30 de julio de 2009 es una de las muestras más claras del esfuerzo
del gobierno colombino por brindarle al país un marco normativo para el desarrollo
del sector de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Esta Ley promueve el
acceso y uso de las TIC a través de su masificación, garantiza la libre competencia,
el uso eficiente de la infraestructura y el espectro, y en especial, fortalece la
protección de los derechos de los usuarios.
 El análisis de los riesgos asociados al proyecto:
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La Matriz de Riesgos de DataDigital tiene como finalidad invitar al cliente a tener la
trazabilidad del proceso de gestión documental, la identificación de riesgos y de los
controles, la evaluación realizada, los resultados de las pruebas de controles, asignar
responsabilidades a quienes tengan la administración del riesgo y/o ejecutan el control.
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 Estimación de Costos del Proyecto
Costo de un proyecto de software = Tamaño del software x Costo por punto de
función
Costo del proyecto de software = 15 CFP x $2.500.000
Costo del proyecto de software = $37.500.000
Tiempo que durará el proyecto de desarrollo de software:
Los puntos de función COSMIC los podemos utilizar también para determinar cuánto
tiempo durará el proyecto de software, si dividimos el tamaño funcional del software entre
el número de puntos de función mes podemos determinar el número de meses que durará el
proyecto.
Duración del proyecto = 15 puntos de función COSMIC / 20 puntos de función
COSMIC mes
Duración del proyecto = 0,75 meses (Poco menos de un mes)
2. ANÁLISIS
El prototipo a desarrollar está orientado a la instalación de un sistema de recomendaciones
de contenidos para DataDigital utilizando como apoyo la base de datos orientada, para ello
se realizará un análisis del dominio del problema, seguido de los requerimientos y del
análisis del prototipo.
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 Análisis del dominio del problema
El problema de recabar la información suficiente del sistema de DataDigital no siempre
resulta fácil, más cuando se pretende facilitar a los usuarios el poder hacer uso de
determinados documentos que puedan ser interesantes o importantes en su labor diaria. Sin
embargo, las posibles acciones que se desarrollan y las que logran desarrollarse de forma
individual, pueden solucionar en parte este problema a medida que se van relacionando
otros aspectos como la inclusión a determinado grupo de usuarios, roles especiales o
acciones similares.
 Análisis Funcional
Los actores del sistema son los usuarios que acceden al sistema mediante su identificación
en DataDigital. Por lo tanto, a la plataforma puede acceder cualquier funcionario sin
importar su dependencia, siempre y cuando sea la entidad quien asigne y establezca el
ingreso de los usuarios según el departamento al cual pertenezca.
 Características
DataDigital es utilizado como software de gestión documental para documentos, páginas
web, registros, imágenes y desarrollo colaborativo de contenido donde cuenta con las
siguientes características:
 Gestión de documentos, registros, contenido de Web e Imágenes,
 Versionado a nivel de repositorio,
 Superposición transparente,
 Publicación integrada,
 Flujo de trabajo basado en BPM Activiti
 Búsquedas implementadas con el motor Lucene
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 Servidores descentralizados
 Soporte de varios idiomas
 Empaquetamiento de aplicación portable
 Soporte multiplataforma
 Interfaz gráfica basada en navegadores de Internet
 Integración de escritorio con Microsoft Office y Open Office
 Soporte de clustering
Requerimientos Funcionales:
 El sistema controlará el acceso y lo permitirá solamente a usuarios autorizados.
 La base de datos será implementada con trazas de auditoría.
 Las hojas de cálculo aseguran los datos usando firmas electrónicas.
 El sistema permitirá elaborar y emitir el reporte regulatorio XX, según los
requerimientos establecidos en el reglamento y ley aplicable.
Requerimientos de seguridad
 El sistema controlará el acceso y lo permitirá solamente a usuarios autorizados. Los
usuarios deben ingresar al sistema con un nombre de usuario y contraseña.
 El sistema enviará una alerta al administrador del sistema cuando ocurra alguno de
los siguientes eventos: Registro de nueva cuenta, ingreso al sistema por parte del
cliente, 2 o más intentos fallidos en el ingreso de la contraseña de usuario y cambio
de contraseña de usuario.
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 Los integrantes del grupo de usuarios de analistas pueden ingresar solicitudes, pero
no pueden aprobarlas o borrarlas.
 Los integrantes del grupo de usuarios de gerentes pueden ingresar y aprobar
solicitudes, pero no pueden borrarlas.
 Los integrantes del grupo de usuario de administradores no pueden ingresar o
aprobar solicitudes, pero si pueden borrarlas.
 Cualquier intercambio de datos vía internet que realice el software se realizará por
medio del protocolo encriptado https.
3. DISEÑO
DataDigital ofrece la plataforma perfecta para automatizar procesos clave, y permite a las
empresas fortalecer el cumplimiento de los procesos corporativos y las regulaciones de los
documentos, ya que en ocasiones estas pueden presentar problemas al momento de
satisfacer los requisitos reguladores.
 La estrecha integración con el Software permite a los procesos asegurar el
cumplimiento y registrar la actividad. Por ejemplo, declarar automáticamente los
documentos abiertos de cuentas como documentos de archivo como parte del
proceso de incorporación de clientes.
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 La creación y declaración de documentos automatizada, con la habilidad para
guardar el historial de procesos, permite a las organizaciones automatizar muchas de
las actividades asociadas al cumplimiento de normativas que tanto tiempo llevan.
 La amplia integración con aplicaciones de otras líneas de negocio y sistemas para
compartir contenido (por ejemplo, Box y Google Drive) permite a DataDigital
capturar contenido ocasional y colocarlo bajo el control de cumplimiento.
Diseño de las Aplicaciones
El departamento de desarrollo de Data Digital posee una unidad especializada en desarrollo
e implementación de sistemas de gestión documental y contenidos empresariales basada en
la extensión, personalización y configuración. Adicionalmente hace uso de las diferentes
opciones que ofrece el software para el desarrollo de aplicaciones que permiten la
integración con aplicaciones implementadas en cualquier lenguaje de programación.
Sin embargo, dado que está desarrollado en Java, proporciona un excelente soporte tanto
para Java como JavaScript en este contexto, por lo que dispone de una amplia experiencia
en el desarrollo J2EE lo que permite diseñar y desarrollar diferentes tipos de integraciones
con DataDigital.
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Arquitectura De La Solución
La arquitectura de sistemas implementa una capa cliente que hace uso de las
funcionalidades necesarias del repositorio proporcionadas por DataDigital. De esta forma,
la integración con DataDigital ofrece las siguientes ventajas:
 Utilización de DataDigital como servidor remoto de contenidos (gestión de
seguridad de acceso a los contenidos, gestión centralizada, etc.)
 Independencia de bases de datos y sistemas de ficheros para gestionar los
documentos.
 Gestión de workflows basados en los ciclos de vida de los documentos.
 Acceso multicanal a la información: sistema de carpetas, ftp, web, etc. Búsqueda
agilizada de la información.
 Integración de contenidos con otros dispositivos y sistemas (gestión, web, etc.).
Arquitectura En Tres Niveles:
1. Almacenamiento (para datos y contenido).
2. Repositorio (Gestión y manejo del Almacenamiento con multitud de
protocolos y APIS para apps clientes).
3. El Cliente permite al usuario final el acceso a todas las funcionalidades
proporcionadas por el Repositorio.
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1. IMPLEMENTACIÓN
Uno de los primeros aspectos a tener en cuenta para la implementación del software
DataDigital será el tipo de licencia idóneo a utilizar, ya que al ser un proyecto surgido en el
código abierto (open source) tiene la opción de ser instalado, pero sin soporte. Con esta
versión se podrá realizar todo el proceso de implementación con el propio equipo de
informática interno.
También para quien opte por otra versión, existen foros y wikis de la comunidad
DataDigital como soporte que incluyen manuales para el desarrollo del software, aunque
esta opción es la más económica y las necesidades de desarrollo propio y la falta de soporte
pueden no resultar demasiado atractivas para todas las empresas.
Por otro lado, DataDigital Document será el nombre de la licencia comercial del software
que ofrece soporte y funcionalidades más amplias, esta versión está dirigida a entornos de
gestión documental más amplios o que incluyan procesos más complejos (como BPM con
DataDigital Activity) a no ser que se disponga de un gran personal informático, esta edición
necesitará contar con un partner que guíe el proceso de implementación.
Tras la adquisición de la licencia y la implementación de la licencia empresarial, el
mantenimiento de la plataforma tiene que realizarse periódicamente. DataDigital ofrece un
servicio propio para asegurar que el sistema se está ejecutando sin inconvenientes y para
desplazarse hasta la empresa en caso de que se requiera.
Este mantenimiento se puede realizar de forma directa con DataDigital o mediante partners
certificados. En ocasiones, el mismo partner que asistió inicialmente en el proceso de
14
implementación será el que continúe con el mantenimiento del sistema dando un mayor rol
al partner tras la implementación.
Por esta razón, elegir al proveedor correcto puede ser esencial para el funcionamiento de
DataDigital, tanto durante como después de su implementación. Adicionalmente se
encuentra disponible la Guía DataDigital en donde puede encontrar una serie de pautas para
elegir al proveedor más adecuado tanto para la implementación como el mantenimiento del
mismo.
Requisitos Mínimos De Hardware Y Software
Para una correcta implementación de DataDigital, hay ciertos requisitos a la hora de
seleccionar donde se ejecutará el hardware. DataDigital tiene una serie de recomendaciones
en este sentido para asegurar que la instalación se realiza de forma óptima. Además,
también se recomienda que se disponga de software concreto para poder desplegar el
software.
Hardware
El proceso de instalación de DataDigital podrá ejecutarse en cualquier servidor pequeño,
aunque siempre dependerá del número de usuarios que utilicen el sistema. En cualquier
caso, para el rendimiento óptimo se recomienda lo siguiente:
 Sistemas de 64 bits: aunque se pueden utilizar sistemas de 32, el rendimiento
aumenta en entornos de 64.
 Usar un sistema con una velocidad de procesamiento por encima de los 2.0 GHz.
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 Alojar suficiente memoria RAM para el sistema operativo además de la necesaria
para la Máquina Virtual de Java (JVM).
 Guardar los índices de búsqueda en el disco local en lugar del almacenamiento en
red.
 El almacenamiento de disco debe ser siempre superior a la estimación de los
documentos que se vayan a guardar; así pues, también hay que incluir espacio para
los archivos temporales y las distintas versiones.
 Dependiendo del número de usuarios que utilicen el sistema de forma concurrente
(al mismo tiempo) o casual (una o dos veces al día), también se pueden encontrar
distintas configuraciones mínimas. En la Guía DataDigital podrá encontrar una serie
de configuraciones de CPU y RAM para distintas cantidades de usuarios
concurrentes y casuales.
Software
En cuanto al software necesario para la implementación de DataDigital se deberá tener en
cuenta lo siguiente:
 Base de datos: DataDigital trae pre configurada una base de datos PostgreSQL
9.3.6. Sin embargo, se puede utilizar cualquiera de las bases de datos soportadas por
el sistema: DB2, MariaDB, MySQL, Oracle, SQL Server o Amazon RDS
 Servidor de Aplicaciones: DataDigital 5.0 se ejecuta
 Suite ofimática Libre Office: Para convertir documentos de un formato a otro
DataDigital utiliza Libre Office 4.2
 Kit de Desarrollo Java SE (JDK): Para la última versión de DataDigital (5.0) la
versión 7.0 y 8.0 de Java son compatibles.
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Como ya se ha mencionado, la implementación de DataDigital dependerá de la versión,
procesos y funcionalidades que se deseen aplicar en la organización.
En general, los sistemas de gestión documental no suelen tener un período de
implementación demasiado largo frente a otro tipo de software empresarial como ERP o
HRM, los proyectos de gestión documental suelen ser de menor duración.
Sin embargo, como en todos los casos, durante la implementación de DataDigital pueden
surgir imprevistos que posponga la fecha final de publicación del software. En la Guía
DataDigital podrá encontrar cómo preparar su empresa para una correcta implementación
del mismo.
Hoja De Ruta Para Implementar DataDigital
Te ofrecemos una pequeña hoja de ruta para llevar a cabo la implementación sin
inconvenientes:
 Determine las fuentes de contenido: el contenido en una empresa se produce en
distintos lugares y si no se tiene un cierto orden, pueden estar repartidos en varios
lugares. Tanto si son documentos de texto como archivos multimedia, la
identificación del origen y ciclo de vida útil de todo ese contenido es esencial para
el proceso de implementación de DataDigital.
 Identifique los creadores de contenido: al igual que los distintos lugares dónde se
produce la información, puede que haya una variedad de creadores involucrados en
la producción y el mantenimiento del contenido. Tener en cuenta a todos estos
creadores ayudará a establecer los roles y acciones que realizan, así como los
permisos de usuario necesarios para DataDigital.
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 Identifique los procesos de creación de contenido: señalar y clasificar los procesos
de creación de contenido será esencial para la correcta implementación de
DataDigital. Además, con un claro diagrama de flujo será más fácil que los
desarrolladores implementen estos procesos adecuadamente.
 Diseñe la organización documental interna: crear un set de etiquetas estándar para el
negocio; elaborar la estructura y jerarquía de la categorización del contenido y
definir los tipos específicos de contenido y metadatos de la compañía.
 Crear la estructura del contenido: esto tratará de aclarar cómo se organizará el
contenido en el repositorio: número de grupos y roles de usuario a crear, el espacio
de almacenamiento por defecto, etc.
 Asociar las funciones de DataDigital con los procesos de negocio: con la
información del paso 1 y 2, se deberán asignar las funciones de DataDigital que
tratarán con los procesos de creación de contenido en la empresa.
 Implemente las funciones estándar: dependiendo de si se instalará la versión
DataDigital o DataDigital One, el siguiente paso debería ser el de la
implementación de las funciones básicas de DataDigital. Si todo ha ido bien, en este
punto debería empezar a probarse el sistema por parte de los usuarios y así poder
evaluar el rendimiento y las funcionalidades del sistema.
 (Opcional) Implemente las opciones personalizadas: Una vez que ya se hayan ido
utilizando aquellas opciones básicas de DataDigital cada usuario sabrá que echa en
falta (o no) en DataDigital. En este momento pueden consultarse las
personalizaciones que se quieren añadir y así conseguir una solución de gestión
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documental y contenido más duradera. En la Guía DataDigital puede encontrar de
forma detallada todas las funciones que se pueden personalizar en DataDigital.
5. PRUEBAS Y MANTENIMIENTO
El presente pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto definir las condiciones para la
prestación de un Servicio de Soporte y Mantenimiento integral de la plataforma corporativa
de gestión documental en servicio.
El servicio ofertado incorporará el mantenimiento preventivo de la plataforma,
monitorización, gestión y actualización de todos sus componentes. El mantenimiento
Correctivo, la resolución de incidencias detectadas y el Mantenimiento Evolutivo
atendiendo las necesidades de mejora, integración o ampliación de la plataforma.
Adicionalmente se contemplan las herramientas y conocimientos necesarios a través de la
correspondiente formación, con objeto poder identificar y atender los eventos críticos
relacionados con los distintos componentes de la plataforma. Asimismo, se incluirá la
ejecución de una Auditoría inicial del estado de la plataforma que describa la situación de
la misma, posibles incidencias detectadas en su estructura o funcionamiento y propuesta de
resolución o mejora a contemplar.
Descripción De La Plataforma En Servicio:
 La plataforma se encuentra desplegada haciendo uso de contenedores sobre nodos
que componen la arquitectura, actualmente implementados sobre servidores
ejecutándose sobre la plataforma de virtualización.
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 La solución de DataDigital se encuentra desplegada en la plataforma con una
configuración de clúster activo/pasivo de la última edición.
 Se custodia todo el contenido de los documentos del repositorio en un
almacenamiento común a los nodos del clúster.
 El acceso al clúster de DataDigital se hace a través de una IP virtual.
 La conmutación entre nodos se hace automáticamente en base a scripts que
comprueban la operatividad del servicio.
 El sistema de identificación de DataDigital está integrado con el dominio del cliente
y es transparente para el usuario.
 Se utiliza un frontal Apache HTTP Server para acceder a los servicios web de
DataDigital.
 El Servicio Técnico de Sistemas de Información, es un Centro de Atención de
Incidencias, destinado a recibir, procesar y coordinar la prestación de servicios. Sin
embargo, hay efectos de la comunicación de incidencias donde se evidenciará
 Una herramienta de gestión de tickets que permita el registro y seguimiento del
estado de las incidencias por parte de los técnicos. Se considerará la posibilidad de
integrar esa herramienta con la plataforma de gestión de tickets corporativa.
 Una línea de Atención Telefónica atendida por personal técnico
 Una cuenta de correo electrónico corporativa.
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DataDigital ofrecerá los accesos correspondientes a los distintos componentes objeto de la
gestión y la prestación del servicio a los efectos de realizar las labores preventivas,
correctivas y de gestión propias del servicio demandado. También contará con un Director
de Proyecto que será el máximo responsable del servicio y servirá de punto de coordinación
entre la empresa proveedora del servicio y DataDigital. Además, el Centro de Atención de
Incidencias contará con un Responsable Técnico, cuyo objetivo será, entre otros, dar
soporte técnico de alto Nivel, planificar, coordinar las actuaciones, realizar los informes de
control de calidad, etc.
Por otra parte, recibirá las incidencias del servicio técnico de Sistemas de Información,
mediante la creación de los tickets correspondientes a través de la herramienta de gestión
disponible a tal efecto. También se podrá complementar la comunicación mediante la línea
de Atención Telefónica, empleada únicamente, como medio alternativo y a nivel de
acelerar la resolución de incidencias, o el correo electrónico en caso de una comunicación
de difusión o para la remisión de documentación o archivos pesados.
Cada incidencia recibida será registrada en una base de datos por el Operador del Centro de
Atención de Incidencias, quién será el responsable de su comunicación inmediata al técnico
más cualificado y que mejor servicio pueda realizar, basándose en los criterios de
experiencia, conocimiento de la materia y tiempo de respuesta.
21
Así mismo trimestralmente se emitirá un informe sobre el resultado del Nivel de Servicio
dispensado, basado en los criterios de Calidad las fases de la auditoría inicial son
 Fase 1: Pruebas de estado del sistema operativo, clúster de alta disponibilidad,
seguridad y rendimiento.
 Fase 2: Pruebas de integración de los distintos componentes middleware que
 componen la plataforma.
 Fase 3: Pruebas funcionales que garanticen el correcto funcionamiento de los
servicios de gestión documental.
Como resultado se dispondrá de un informe del estado y/o certificado de la instalación,
dado el caso de no pasar la revisión, para esto se contará con un documento de
recomendaciones de mejora para alcanzar la citada certificación.
Servicio De Mantenimiento Preventivo Y Correctivo
El Servicio de Mantenimiento está definido como un servicio en el cuál se garantiza el
correcto funcionamiento de las infraestructuras software del Servicio de gestión documental
DataDigital del entorno de producción y de pre-explotación.
Por lo tanto, se incluirán todas las acciones correctivas, reactivas, y de resolución de
problemas que posibiliten un óptimo funcionamiento y mantenimiento del entorno software
del Servicio de gestión documental DataDigital, con el apoyo por parte del personal del
Servicio Técnico de Sistemas de Información, el ámbito del soporte del Servicio de gestión
documental DataDigital contratado abarca:
 El software del Servicio en clúster de DataDigital.
 Aseguramiento de la infraestructura (sistemas, servicios, usuarios, permisos).
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 Copias de seguridad (automatización, ubicación, planificación, procedimientos de
respaldo, verificación y restauración).
 Mantenimiento de paquetes de la distribución Linux dependientes del servicio (se
asume instalación automática de las actualizaciones de seguridad).
 Supervisión de la disponibilidad (monitorización, notificaciones).
 Soporte funcional de la gestión documental DataDigital.
 Realización de consultas técnicas de incidencias acerca del funcionamiento del
servicio de gestión documental DataDigital.
 Resolución de problemas que impidan el correcto funcionamiento del servicio de
gestión documental DataDigital.
 Solicitud de información de actualización de los productos para la resolución de
otro tipo de incidencias.
 Solicitud de información sobre las capacidades funcionales y operativas de la
gestión documental DataDigital.
 Soporte a las mejoras funcionales del desarrollo y/o personalización del entorno del
Gestor Documental DataDigital.
 ·Soporte en la planificación de migración de versiones, instalación de productos y
parches y consultas de configuración
 Solicitud de ayuda en las instalaciones
 Realización de cualquier consulta técnica referente a los productos en
mantenimiento.
 Realización del ajuste de parámetros de funcionamiento del software y/o hardware.
23
 Envío periódico de todas las nuevas versiones de software, firmware, así como de
los parches publicados.
 Posibilidad de intervenciones remotas si el cliente lo permite y solicita.
 Acceso a la base de conocimientos técnica de casos de clientes del fabricante.
 Todos estos servicios anteriormente mencionados serán soportados en el entorno de
producción y preproducción.
 El servicio de soporte será ofrecido en lengua española en horario 24x7
Servicio De Administración De Datadigital
La administración y mantenimiento del Gestor Documental DataDigital requiere la
realización de una serie de tareas periódicas, para asegurar su adecuado funcionamiento.
A continuación, se muestra un listado no exhaustivo de tareas que se deberán realizar por el
adjudicatario:
 Revisión de logs de Sistema para verificar que no se están produciendo
errores.
 Monitorización de consumo de recursos
 Administración del repositorio
 Revisión de índices del buscador
 Revisión de tamaño de ficheros en Base de Datos
 Gestión de la papelera de reciclaje de DataDigital
 Revisión de proceso de copia en almacenamiento secundario
24
Además de las tareas periódicas mencionadas, también será necesario realizar una serie de
tareas puntuales que pueden ser debidas o bien a un problema detectado durante la
realización de las tareas periódicas o bien a una solicitud por parte del personal del
Empresa Cliente. Estas tareas serán las siguientes:
 Añadir, modificar o eliminar usuarios, grupos de usuarios y permisos.
 Añadir nuevas estructuras de directorios con permisos de usuarios y reglas
automáticas para nuevas aplicaciones o para aplicaciones ya existentes.
 Modificar las estructuras de directorios con permisos de usuarios y reglas
automáticas para nuevas aplicaciones o para aplicaciones ya existentes.
 Solución de problemas puntuales con la anonimización y publicación de
documentos.
 Reiniciar DataDigital ante fallos puntuales del sistema.
 Análisis de problemas detectados y solución de los mismos.
 Revisión de nuevas versiones de DataDigital y actualización si se considera
necesario.
Estas tareas deberán ir actualizándose conforme a las funcionalidades que ofrecen las
diferentes versiones de DataDigital que haya en cada momento conforme al roadmap
evolutivo. El acuerdo de nivel de servicio es de 12 horas naturales para incidencias de
Severidad 1, 24 horas naturales para incidencias de Severidad 2 y 5 días calendario para
incidencias de Severidad tipo 3.
25
En caso que sea necesario el desarrollo de pruebas para reproducir problemáticas
complejas, el nivel de servicio será de 7 días laborables máximo (se definirá un plan de
acción que se comunicará al cliente). En cualquier caso, los parámetros y variables a los
efectos del contrato emanante del presente pliego, determinarán el cumplimiento o no de
los niveles de servicio acordados.
Los parámetros mensurables elegidos inicialmente para el seguimiento de los acuerdos de
nivel de servicio en este contexto son dos: Tiempos de resolución y Número de Incidencias
Repetidas
A continuación, se definen las prioridades para las distintas prestaciones:
 Servicio de Mantenimiento Correctivo: Para el servicio correctivo se
aplicarán severidades de tipo 1, 2, o 3, en función de las circunstancias
existentes en cada momento.
 Servicio de Mantenimiento Evolutivo: Para el servicio evolutivo se aplicarán
severidades de tipo 2 o 3.
 Servicio de Mantenimiento Preventivo: Para el servicio preventivo se
aplicarán severidades de tipo 3.
Informe De Calidad
Se elaborará trimestralmente un informe de calidad, en el que hará constar los datos
objetivos que avalan: El cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio, Detalle de las
desviaciones producidas, Evolución temporal, Informes de las tareas realizadas. También
las incidencias atendidas clasificadas en función de los parámetros que serán entregados por
el Servicio Técnico de Sistemas de Información.
26
Independientemente del caso, el informe se ajustará a los requisitos que sean establecidos
en cada momento por el Servicio Técnico de Sistemas de Información, además estará
visado por el Responsable del Servicio designado o por el adjudicatario y se entregará en
formato electrónico al órgano contratante. El informe de calidad deberá ser presentado al
Servicio Técnico de Sistemas de Información dentro de los diez (10) primeros días
calendario siguientes al semestre a evaluar.
Servicio de Soporte Evolutivo
El proyecto contará con una disposición de horas de carácter anual en la que se emplea la
ejecución de todas aquellas actuaciones demandadas por el Empresa Cliente y que queden
fuera del servicio de soporte ofertado.
En esta parte del servicio se podrá responder a peticiones de cambio que impliquen la
parametrización de los sistemas, optimización de procedimientos e incorporación de nuevas
funcionalidades para complementar a su formación.
1. PRUEBAS, INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO
Para la verificación de un correcto funcionamiento en el desarrollo del software, se debe
involucrar una combinación de personas, procesos y tecnologías. De esta forma se
procederá a realizar una serie de pruebas que tengan un enfoque con respecto a la seguridad
de la aplicación utilizada durante el desarrollo de sus funciones. Así se garantiza el
cumplimiento con los estándares de seguridad en el sistema de gestión de documentos
desde el inicio de su construcción, uso y desarrollo.
27
Guía De Pruebas De Datadigital
Se desarrollará una guía de pruebas para DataDigital donde esté orientada en pro del
desarrollo de las buenas prácticas y recomendaciones de seguridad que se deben
implementar a nivel de diseño, codificación e implementación y así reducir el riesgo de
amenaza permanente y directa para sus aplicaciones o servicios.
INSTALACIÓN:
Un sistema de gestión documental está compuesto por cinco componentes: entrada de
documentos al sistema, almacenamiento, indexación de éstos para facilitar identificación,
recuperación de documentos facilitado por búsquedas y retención de los documentos que
permite mantenerlos durante tiempos definidos en caso de ser requeridos.
Para su instalación se procede a utilizar una herramienta que a través de un análisis
previo extrae las características del diseño del prototipo codificado y arroja como resultado
los porcentajes de estabilidad, estándares y técnicas, dependiendo su uso. posteriormente
DataDigital realizará la instalación y revisiones a través de sus herramientas y métricas para
certificar la calidad y seguridad del software.
MANTENIMIENTO
Está orientado para que el equipo encargado de la empresa desarrolle unas buenas prácticas
y acate las recomendaciones de seguridad sugeridas por el equipo de DataDigital para
evidenciar el buen manejo, recopilación, distribución y archivo de los documentos.
28
CONCLUSIONES
Como conclusión del trabajo se tienen las recomendaciones hechas a partir de los
resultados de las pruebas y la recomendación del uso de normativas DataDigital como
referencia para el aseguramiento de aplicaciones web. Adicionalmente tiene la intención
de brindar una solución a las empresas sin importar su tamaño o actividad comercial, en la
que se pueda realizar una recopilación y conservación de los documentos de manera simple
y prime el orden documental.
29
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
 Ciclo de vida de los Sistemas de Información. (2022). Aulas Virtuales
Uniquindio. https://aulasvirtuales.uniquindio.edu.co/mod/resource/
view.php?id=1427752
 Programa. (2019). Gestión de
Riesgo. https://www.dnp.gov.co/programas/ambiente/gestionderiesgo/
Documents/1.%20Orientaciones%20para%20formular%20proyectos.pdf
 Software. (2020). Forbes. https://•
https://forbes.co/2020/08/27/red-forbes/por-que-el-software-conquisto-al-
mundo/
 DNP. (2009). Departamento Nacional de Planeación - El desafío de la
gerencia de proyectos. Bogotá, Colombia.
30
31
Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
Tel: (57) 6 735 9300 Ext 339

Carrera 15 Calle 12 Norte
Armenia, Quindío – Colombia
correoelectronico@uniquindio.edu.co

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Ciclo de Vida de los Sistemas de Información

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Propuesta del Proyecto de DataDigital Software en Gestión Documental

Nubia Yuliza Contreras Payares

Laura Yised Salazar Nieva

Universidad del Quindío

Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Docente. Johanna Gaitán Ramírez

 Determinación del ámbito del proyecto

conservación y preservación de documentos electrónicos mediante la digitalización de los

mismos, este proceso transforma objetos físicos y análogos en digitales a través de

actividades de escaneo de documentos de papel para posteriormente ser archivados

y debidamente almacenados garantizando una perdurabilidad en los acervos

importar su denominación o su tamaño en disminuir y fomentar el desuso de los

tradicionales y espaciosos archivadores físicos.

tiempos de consulta de la documentación, facilitando la preservación de los expedientes

físicos, electrónicos e híbridos con el fin de garantizar la creación de los archivos

electrónicos de la empresa, alineándose a los objetivos específicos de la misma.

funciones de la empresa, conservando, preservando y difundiendo el patrimonio

documental producido o recibido.

 Facilitar a los usuarios, tanto internos como externos, el acceso y recuperación de la

información existente en los fondos documentales de la empresa.

 Implementar las mejores prácticas en materia de seguridad de la información, uso

adecuado y administración de los datos personales, según los establecido por la

normatividad vigente en materia de archivos electrónicos.

comunicaciones, bancario, contratación de personal, entre otras actividades.

aportaba era más problemas.

de pesos al año y representa un 1,6 % del PIB.

 Planificación y análisis: Se realizarán una serie de reuniones por parte de los

involucrados para realizar un cronograma de actividades con sus fechas asignadas y

 Roles y responsabilidades. Se definen los roles y el tipo de actividad según el

 La Constitución Política de Colombia promueve el uso activo de las TIC como

herramienta para reducir las brechas económica, social y digital en materia de

soluciones informáticas representada en la proclamación de los principios de

justicia, equidad, educación, salud, cultura y transparencia"

fines de la educación, el numeral 13 cita “La promoción en la persona y en la

sociedad de la capacidad para crear, investigar, adoptar la tecnología que se requiere

en los procesos de desarrollo del país y le permita al educando ingresar al sector

productivo” (Artículo 5)"

del sector de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Esta Ley promueve el

acceso y uso de las TIC a través de su masificación, garantiza la libre competencia,

el uso eficiente de la infraestructura y el espectro, y en especial, fortalece la

protección de los derechos de los usuarios.

 El análisis de los riesgos asociados al proyecto:

La Matriz de Riesgos de DataDigital tiene como finalidad invitar al cliente a tener la

trazabilidad del proceso de gestión documental, la identificación de riesgos y de los

controles, la evaluación realizada, los resultados de las pruebas de controles, asignar

responsabilidades a quienes tengan la administración del riesgo y/o ejecutan el control.

 Estimación de Costos del Proyecto

Costo de un proyecto de software = Tamaño del software x Costo por punto de

Costo del proyecto de software = 15 CFP x $2.500.000

Costo del proyecto de software = $37.500.000

Tiempo que durará el proyecto de desarrollo de software:

Duración del proyecto = 15 puntos de función COSMIC / 20 puntos de función

Duración del proyecto = 0,75 meses (Poco menos de un mes)

El prototipo a desarrollar está orientado a la instalación de un sistema de recomendaciones

análisis del prototipo.

 Análisis del dominio del problema

El problema de recabar la información suficiente del sistema de DataDigital no siempre

otros aspectos como la inclusión a determinado grupo de usuarios, roles especiales o

en DataDigital. Por lo tanto, a la plataforma puede acceder cualquier funcionario sin

importar su dependencia, siempre y cuando sea la entidad quien asigne y establezca el