CAPITULO I

DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre de la Institución o Razón de la Empresa

Superintendencia Autónoma Municipal de la Administración Tributaria

Municipio Simón Rodríguez (SAMAT)

Reseña Histórica:

El SAMAT, fue creado bajo la ordenanza publicada en Gaceta Municipal

de fecha 21 de agosto de 2014, como instituto autónomo y está dirigido por
un Superintendente Municipal. Este Instituto tiene como finalidad recuperar la
potestad tributaria del Municipio Simón Rodríguez, la cual estaba en manos
de la empresa privada. Su función es la de dirigir y administrar el sistema de
los tributos municipales, en concordancia con las instrucciones impartidas
por el alcalde y lo establecido en las Ordenanzas Tributarias de conformidad
con la ley.

Misión:

1
 Promover, orientar y regular la actividad comercial, industrial y de
servicios que fomente la creación de riqueza, manteniendo un ordenamiento
que preserve los derechos ciudadanos mediante la recaudación de ingresos
tributarios con eficacia y eficiencia, aplicando principios de justicia, equidad
fiscal, transparencia administrativa y calidad, con el propósito de proveer al
Municipio Simón Rodríguez los recursos económicos necesarios para el
cumplimiento de sus fines en beneficio de la comunidad.

Alcanzar las metas establecidas en el presupuesto de Ingresos,

basándose en lo que establecen las distintas Ordenanzas vigentes que
regulan el ámbito Municipal en las normas administrativas y tributarias.

Visión:

Garantizar la captación de recursos económicos para el Municipio

Simón Rodríguez, a partir del diseño de un proceso permanente de gestión
tributaria que cumpla con los requisitos de las normas municipales para las
soluciones de las necesidades de la comunidad.

Lograr que la recaudación sea lo más eficiente posible a fin de cubrir los
montos indicados en el presupuesto de Ingreso por cada rubro y obtener
medios de pago efectivos para hacer frente al gasto público de esta
institución.

Valores:

 Desarrollar y fortalecer el respeto, la confiabilidad y en general, la

aceptación social del contribuyente y de la comunidad en el sistema
tributario local y lograr su colaboración en el mismo.

2
 Supervisar, organizar y enseñar los procesos al recurso humano para que
sean altamente capacitados, responsables, motivados, comprometidos,
innovadores, con ética y bien remunerados.
 Generar una cultura tributaria en el Municipio, basada en la gestión
efectiva y eficiente de la Alcaldía en el cumplimiento de su misión con la
ciudad y generar una imagen corporativa del SAMAT, justa, moderna,
oportuna.

Cultura Organizacional:

Superintendencia Municipal:
Dirigir y administrar el sistema de los tributos municipales, de acuerdo
con las instrucciones impartidas por el alcalde o alcaldesa.

Consultoría Jurídica:
Brindar el servicio de asesoría jurídica requerido por las unidades de
SAMAT en todas las aéreas del derecho, en especial Administrativo y
Tributario, con el objeto de promover la unificación de los criterios jurídicos a
ser aplicados por la organización, en el contexto de la materia de
recaudación y administración tributaria.

Auditoría Interna:
Dirigir, planificar, coordinar, supervisar, controlar y evaluar las actividades
relacionadas con la gestión de la Auditoría Interna y Fiscal e impartir las
instrucciones para la ejecución de las funciones correspondientes.

3
 Intendencia Municipal:
Apoyar al Superintendente Municipal Tributario en el proceso de
planificación, organización y dirección del desarrollo de las actividades de las
distintas unidades administrativas del SAMAT.

Gerencia De Administración:
Gestionar las transferencias de los porcentajes por concepto de Ingresos
tributarios, de las cuentas del SAMAT a la Alcaldía y demás organismos
paramunicipales, en consonancia con la ordenanza o posibles convenios
interinstitucionales.

Coordinación De Compras y Suministros:

Formular solicitudes tanto de contratación de obras menores y servicio,
como la adquisición de materiales de oficina y de otra índole que garanticen
el funcionamiento óptimo del SAMAT.

Coordinación De Rrhh:
Formular y ejecutar acciones de captación, selección y contratación de
personal que garanticen un elevado nivel técnico del recurso humano dentro
del SAMAT.

Coordinación De Contabilidad y Presupuesto:

Velar por la correcta emisión de las órdenes de compras y servicios.

Coordinación De Sistemas y Computación:

Elaborar el plan de tecnologías de información que considere el
desarrollo e implantación de sistemas propios o externos, y la prestación de
servicios de soporte técnico al usuario, así como la seguridad de la
infraestructura computacional y de comunicaciones (hardware y software)

4
requerida para las operaciones administrativas y operativas propias del
SAMAT.

Gerencia de Liquidación, Cobranza y Retención:

Coordinar la liquidación y reparos de los tributos municipales por parte de
los contribuyentes, apoyándose en los recursos necesarios para este fin.

Coordinación de Liquidación:
Ayudar a la gerencia de recaudación en la liquidación de impuesto sobre
los inmuebles urbanos y de los reparos por parte de los contribuyentes,
apoyándose para ello en las actividades de organismos paramunicipales.

Coordinación de Cobranzas:
Planificar y asignar metas periódicas en las unidades adscritas.

Coordinación de Retenciones:
Planificar y asignar metas periódicas a las unidades adscritas en materia
de retención.

Gerencia de Fiscalización y Auditoria:

Supervisar y controlar la fiscalización de los impuestos y tasas
municipales para cumplir con las metas establecidas.

Coordinación de Fiscalización:
Recopilar información de posibles irregularidades en base a la
percepción y cotejo de la documentación necesaria.

Coordinación de Auditoria:

5
 Auditar los impuestos referentes a: actividades económicas,
propagandas y publicidad comercial, inmuebles urbanos, apuestas licitas y
otras que la normativa permita.

Recursos Tecnológicos:
Posee equipos computarizados que cuentan con el Sistema CSS SAIM
e impresoras Canon y HP.

6
Fig. 1. Organigrama de la empresa.

7
 CAPITULO II

DIAGNOSTICO DEL AREA EN LA PRÁCTICA PROFESIONAL

Área o departamento donde se realiza la práctica profesional

Área De Archivo

Nombre y apellido de los tutores industriales y académicos

Tutor Industrial: Hernán Guzmán

Tutor académico: Dámaso Rojas

Estructura organizativa del área o del departamento donde se

realiza la práctica profesional
 Atención al Personal De La Institución
 Gestión de trámite y seguimiento a cada documento
 Notificaciones de los diferentes tributos que debe cancelar cada
contribuyente.
 Clasificación de expedientes de cada contribuyente para la reactivación de
patentes.

Cronograma de Actividades de las prácticas profesionales

Institución: Superintendencia Autónoma Municipal de la Administración
Tributaria Municipio Simón Rodríguez.
Periodo de prácticas profesionales: 2017
Fecha Actividades Realizadas Horas Observaciones
Charla introductoria sobre las
actividades realizadas en el
26-07-2016 08
departamento de archivo de
SAMAT
Creación de expedientes de
27-07-16 al
los registros fiscales de los 56
05-08-16
contribuyentes.

8
 Institución: Superintendencia Autónoma Municipal de la Administración
Tributaria Municipio Simón Rodríguez.
Periodo de prácticas profesionales: 2017
Fecha Actividades Realizadas Horas Observaciones
Archivo manual de
08-08-16 al Utilización de
expedientes en las 40
12-08-16 códigos propios.
instalaciones del Sama
Colocar Tucker a
15-08-16 al Organizar el archivo por un
80 los respectivos
26-08-16 sistema numérico
expedientes

Contexto Actual Del Problema

Se entiende por Gestión Documental, el conjunto de normas, técnicas y

prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización; permitir la recuperación de información desde ellos; determinar
el tiempo que los documentos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.

Actualmente existe una gran problemática a nivel archivístico en la

mayoría de las entidades tanto públicas como privadas en lo que tiene que
ver con la organización y administración de sus archivos, por lo que los
documentos que producen y han producido a lo largo del tiempo de su
existencia se han convertido poco a poco en Fondos Acumulados.

En este sentido se han realizado algunos estudios en torno a la gestión

documental, enfocados principalmente al ciclo documental como tal, llegando
a la conclusión que en muchos de los casos no se tiene en cuenta el
concepto de Gestión Documental y principalmente, no se tiene claro el
concepto de Archivo como centro vital de la información de la organización.

9
 Otras de las grandes problemáticas que se deriva de la gestión
documental subyace en que los archivos son manejados por personas que
no son idóneas en el tema y no conocen lo suficiente sobre los
procedimientos y tratamientos que se debe realizar a la documentación que
genera en cada uno de los procesos administrativos, originando crecimiento
del acervo documental en sus áreas productoras de información y aún más
peligroso la perdida de las mismas.

El SAMAT Superintendencia Autónoma Municipal de la Administración

Tributaria Municipio Simón Rodríguez, cuenta con un Área de Archivo, donde
se encuentran almacenados documentos de equipos, manuales de
procedimientos referentes al proceso llevado en su sede. Actualmente, esa
área no cuenta con sistema de archivo óptimo, lo que dificulta el acceso a
dichos documentos y la efectividad de trabajo al momento de ubicar
información, que en chuchos casos debido la gran cantidad de la misma se
pierde. Por tal motivo, surge la necesidad apremiante de proponer la
digitalización de los documentos institucionales, para así resguardarlos y
evitar fugas de información.

El principal problema encontrado es la falta de organización y de una

base de datos digital para la administración de la información del área de
archivo, ya que existe mucha demora en la recuperación de los documentos,
y en muchos de los casos perdida de los mismos. La mayoría de los
procesos que se realizan en esta área no se ejecutan como corresponde,
debido a la falta de documentación que permita abordar sus actividades con
una misma metodología.

El orden y clasificación de las carpetas no está estructurado y la

codificación no es homogénea, debido a que muchos documentos se han
extraviado, son requeridos por los usuarios y no son devueltos por los
mismos, en algunos casos hay duplicidad de archivos y así mismo se pudo

10
notar la presencia de documentos que no deberían estar almacenados en el
área por pertenecer al departamento administrativo.

Es por ello que se requiere implementar un Programa de Gestión

Documental basado en la digitalización, que permita llevar a cabo todos los
procesos administrativos y legales con la documentación que produce y
tramita, de acuerdo con la respectiva normativa que estipula el Archivo
General de la Nación para este fin, esto por ser una entidad de carácter
oficial, además, que facilite los respectivos procesos con los documentos y
de esta forma evitar la producción de errores administrativos que puedan
presentarse, en el área de Registro e identificación fiscal, objeto de este
estudio.

El proyecto descrito en este documento consiste en la digitalización de

los archivos institucionales requeridos por esta entidad y que servirá de
plataforma y herramienta de trabajo para la gestión, administración,
conservación, distribución y difusión de contenidos.

El diseño de un modelo archivístico digital representa un alivio a nivel

de costos, eficiencia y oportunidad para la entrega de la información y
optimizará el espacio físico, reducción del impacto producido por el peso del
gran volumen documental existente, la organización documental y el
incremento de la eficiencia administrativa.

Objetivos De La Investigación

Objetivo General

Proponer un sistema de organización digital de los registros fiscales

contribuyente y patentes, de la oficina de la superintendencia del Servicio

11
Autónomo Municipal de Administración Tributaria de El Tigre Edo
Anzoátegui.

Objetivos Específicos

 Analizar el procedimiento de archivo de documentos implementado

actualmente por el SAMAT Municipio Simón Rodríguez.
 Describir los sistemas de gestión y archivo de documentos que más se
adapte a las necesidades de las patentes y registros fiscales.
 Realizar la digitalización de los documentos de la oficina de la
superintendencia del Servicio Autónomo Municipal de Administración
Tributaria de El Tigre Edo Anzoátegui.

Justificación

Una de las preocupaciones del Archivo General de la Nación, es la

problemática que se presenta en los archivos del sector público debido a que
éstos no presentan una adecuada normalización en los procesos de ingreso,
descripción, distribución, ordenamiento y conservación de los documentos.
Esto se demuestra cuando se realiza una consulta a los diferentes
funcionarios encargados de los archivos de las diferentes instituciones
adscritas al Ejecutivo nacional.

Así mismo, las empresas en la actualidad producen un gran volumen de

documentos, como resultado de las decisiones y manejos administrativos
que se llevan en estas; cuando éstos no son debidamente organizados, su
gestión es bastante complicada y compleja produciendo cuantiosas pérdidas
de información que se refleja en la toma de decisiones.

Es por lo anterior que se hace necesario entender como legislación, al

conjunto de leyes que posee un país, es decir, al cuerpo de leyes que
regulan una determinada materia o al conjunto de leyes de un país. Si este

12
concepto es llevado al sector archivístico, se puede decir que la Legislación
Archivística, es el conjunto de leyes, normas, resoluciones, decretos,
códigos, providencias, opiniones, entre otros, que regulan la actividad
archivística de un país.

En Venezuela, esta normativa archivística se ha desarrollado

lentamente y no ha estado en consonancia con la solución a los problemas
puntuales de los Archivos venezolanos.

Por lo tanto, Venezuela posee una legislación archivística que con el

tiempo se ha ido dispersando en función a las necesidades propias de las
instituciones y que ha carecido en su elaboración del asesoramiento técnico
por parte de los profesionales especializados en el área de archivo
(Archivólogos), así como de los gremios y las universidades, por lo que
muchas de las leyes, decretos, resoluciones y normas relacionadas con este
tema contradicen la teoría y práctica archivística internacional; este problema
requiere de una revisión y modificación urgente en medio de un panorama
que en la actualidad pareciera ser positivo para los archivos venezolanos.

De igual forma, en el país no existe un sistema de información que

facilite a los ciudadanos acceder a la legislación nacional y que permita
realizar búsquedas por el tipo de ley, su estado actual, fecha y número de
gaceta de publicación, así como su contenido. A pesar que se han
desarrollado algunos avances en la digitalización de las Gacetas Oficiales,
aún no existe un sistema que permita obtener datos más precisos y extensos
sobre la legislación nacional.

La gestión documental es un aspecto fundamental en los procesos

misionales de la superintendencia del Servicio Autónomo Municipal de
Administración Tributaria de El Tigre Edo Anzoátegui, situación que en la
actualidad debido a la gran masa documental que mantiene no se le aplica
los principios archivísticos de procedencia y orden original, ni los controles de

13
documentos como son la foliación y formatos, y tampoco han sido
intervenidos los documentos para realizar una selección natural y mucho
menos han sido sometidos a un proceso de valoración documental para
establecer los valores primarios y secundarios de dichos documentos.

Varias son las razones que influyen en el estado actual de los

documentos la superintendencia del Servicio Autónomo Municipal de
Administración Tributaria de El Tigre Edo Anzoátegui, siendo en primer
lugar, que todos los servidores de la dependencia desconocen las normas y
metodologías archivísticas para el manejo de la documentación de la
Dirección; en segundo lugar, no se han presentado propuestas de
modificación o modernización de dichas disposiciones en lo que tiene que
ver con la forma y soporte de la presentación de informes y documentos
técnicos; y finalmente, se tiene que hasta ahora se dispone de la tabla de
retención documental para que sea conocida y aplicada al interior de la
Dirección.

Es por ello que se considera la presente investigación como un estudio

pertinente frente a la sentida y actual necesidad para la gestión la
superintendencia del Servicio Autónomo Municipal de Administración
Tributaria de El Tigre Edo Anzoátegui, ya que esta problemática está
impactando en la organización, recuperación, conservación, eficiencia y
manejo oportuno de la información, como en la eficiencia de esta
dependencia.

Es así, como el estudio ha sido direccionado a analizar posibilidades y

estrategias de resolver la saturación de documentos entregados a la
superintendencia del Servicio Autónomo Municipal de Administración
Tributaria de El Tigre Edo Anzoátegui, son aspectos que por su carácter
legal y de índole jurídica no permite a la presente investigación dejarlos de
lado dentro de su propuesta de mejoramiento, es así como dentro de los

14
resultados se da paso al análisis de los mecanismos a través de los cuales
es provechoso el proyectar una estrategia de modificación a las exigencias
actuales en la metodología para la presentación de informes técnicos y
demás documentación.

Es así como pueden llegar a visualizarse aquellas ventajas que pueden

obtenerse con esta propuesta metodológica y archivística para el manejo de
documentos técnicos de la superintendencia del Servicio Autónomo
Municipal de Administración Tributaria de El Tigre Edo Anzoátegui,
considerando las siguientes:
 Lograr una organización de los informes técnicos, teniendo en cuenta
los parámetros de la gestión documental.
 Brindar facilidad a los usuarios para la ubicación y consulta de
documentos.
 Mejorar el control sobre los documentos.
 Darles mayor preservación a los documentos físicos.
 Reducir informes y la acumulación de documentos en esta
dependencia.
 Mantener el cumplimiento de la legislación sobre manejo de
documentos públicos.
 Dar respuesta de manera ágil y en tiempo oportuno cuando la
información sea requerida por los usuarios.

En consecuencia, esta investigación, tendrá un aporte pedagógico,

pues a través de él se esbozan los pasos a seguir de forma específica y
sencilla de las actividades y que serán fáciles de entender para cualquier
funcionario al momento de ingresar y realizar la actividad de archivar.

También, contribuirá a dejar un aporte administrativo a la institución,

pues quedarán plasmados los lineamientos para la gestión de

15
documentación, que debe reconocer el personal en cuanto a organización.
Finalmente, se abrirá una posible línea de investigación como aporte de
nuevos análisis en el área de administración en dicho centro, para los
subsecuentes estudiantes que deseen profundizar en aspectos específicos
de este tema, debido a que el mismo, consolida en materia de descripción,
información amplia, uno de los sistemas de organización más descuidado en
Venezuela.

CAPITULO III

MARCO TEORICO REFERENCIAL

Antecedentes:

En la presentación de antecedentes se busca aprovechar las teorías

existentes sobre el problema con el fin de estructurar el marco metodológico,
debe estar en función de la problemática planteada y ser un medio seguro
para lograr los objetivos del mismo. En estos se trata de hacer una síntesis
conceptual de los trabajos realizados por otros investigadores.

En este sentido, Balestrini (2003), señala que “todo hecho anterior a la

formulación del problema que sirve para aclarar, juzgar e interpretar el tema
planteado, constituye los antecedentes de dicho problema” (p. 69).
Establecer estos, de ninguna manera es hacer un recuento histórico del
mismo, sino se trata de formar una síntesis conceptual de las investigaciones
y trabajos realizados, con el fin de tener una base que sirva de orientación y
guía a la investigación.

Al respecto, se citan los siguientes trabajos de investigación:

Según Nick (2007), publicó un estudio sobre la oficina de la Unidad

Administradora de Documentos (U.A.D.), en Argentina, cuyo objetivo era

16
demostrar que el archivo puede concebirse como aquella actividad y tarea
que se realiza a través del soporte papel, aunque actualmente se
complementan con los soportes electrónicos (Disquetes).

De acuerdo a esto, considera este como un proceso de información, que

se registra, se procesa y se utiliza, lo que constituye el ciclo del trabajo en
toda oficina y permite la planificación, organización y control de las
actividades, que finaliza en el resguardo de la misma, por lo que se debe
reconocer al archivo como una reserva de memoria para la organización o la
empresa, donde la correspondencia, los registros de producción, los
inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se
registran, procesa y utilizan dentro de la organización.

Esta publicación guarda relación con el presente trabajo de investigación,

pues está referido a la importancia que tiene el archivo dentro de una
institución, ya sea privada o pública, como es el caso de la oficina de registro
de archivo del SAMAT, objeto de este estudio.

Asimismo, Ávila (2009), en su trabajo de grado titulado Reorganización e

implementación del archivo central de la Universidad Nacional Simón
Rodríguez, para optar al título de Licenciado en Técnicas de Manejo de
información y Documentación, tuvo como objetivo administrar y reorganizar
el material documental detectado durante la observación, buscando una
estructura dinámica e innovadora. De acuerdo a las características del
problema en estudio, la investigación se enmarco dentro de la investigación
de proyecto factible, por cuanto a través del desarrollo se propuso
alternativas en torno a la problemática planteada, basados en la restauración
de la misma.

17
 En cuanto al diseño de la investigación la misma incluyo las modalidades
de documental y de campo. La población objeto de estudio constituida por el
personal administrativo y gerencial de la empresa los cuales representaron
en número de veintitrés (23) individuos. De la población se tomó una muestra
censal, integrada por el total de la población. En cuanto a la técnica de
recolección de datos se utilizó la observación directa y un cuestionario tipo
encuesta, contentivo de 10 preguntas cerradas ajustándolas a una escala de
valoración correspondientes a 2 tendencias, una positiva (si) y otra negativa
(no) para ambos casos.

En este se concluyó, que, al modificar la estructura y las normas del

archivo central de la Universidad Nacional Simón Rodríguez, se modificaran
las unidades de manejo de documentos, y, además, se implementara una
comisión evaluadora que permitiría descongestionar la información en las
dependencias administrativas.

Al respecto, se relaciona con este trabajo debido a que ambos buscan

unificar y simplificar la búsqueda de documentos, además de organizar la
información de manera lógica y cronológica, cumpliendo con las técnicas
para ello.

También, Quintero y otros (2009) en su trabajo presentado para optar al

título de Licenciados en Bibliotecología y Archivología, en la Universidad del
Zulia, titulado Gestión Documental en los Archivos de Historias Clínicas, tuvo
como objetivo caracterizar la gestión documental en los archivos de historias
clínicas de los centros hospitalarios de Maracaibo. Para tal fin se llevó a cabo
una investigación descriptiva a través de la técnica de la observación directa
mediante una lista de cotejo que contó con 25 ítems, aplicados a 6 archivos
clínicos.

18
 Los resultados obtenidos indican que en la mayoría de estas unidades de
información se aplican procesos básicos de organización y almacenamiento
de los expedientes, cuyo desarrollo es importante ya que permite que el
fondo documental tenga una estructura lógica dentro del archivo agrupando
los documentos y dando a cada unidad archivística su lugar correspondiente,
con la finalidad de su puesta en servicio durante su máximo período de
utilidad.

Además, cuentan con normas y manuales de procedimientos

elementales aplicados por el Ministerio del Poder Popular para la Salud que
apoyan el proceso organizativo de la institución, se realizan operaciones de
expurgo y transferencia de los fondos documentales desincorporados, siendo
la distribución del espacio físico el mayor problema presentado lo cual les
impide una mejor fluidez en el manejo de los fondos, adquisición de nuevos
equipos y almacenamiento acorde de la documentación siendo estos los
criterios abordados en el desarrollo de la investigación.

Se concluye que algunos procesos de la gestión documental son

aplicados en la mayoría de los archivos de historias clínicas investigados,
pero estos se hacen de manera básica e instrumental, sin implicaciones
importantes en la realización de análisis y estadísticas. Para el desarrollo
dela investigación se consideraron los aportes teóricos de Wikipedia (2008),
Güell Consulting Technologies SL (2005), Hernández (2003), Hurtado (2000),
Joomla (2009), Cruz (1994), Primera (2005), Herrera (1991) y CICESE
(2005).

Analizado este trabajo, se puede observar que el objetivo que persigue al

igual que esta investigación es darle orden a lo que ya existe, de manera que
se pueda dar una estructura lógica y practica al archivo, dándole la utilidad
necesaria a las personas que allí laboran.

19
 De acuerdo a los aportes que proporcionan estos trabajos de
investigación, se concluye que todas las organizaciones deben contar con un
archivo, que le permita encaminar la búsqueda de información de forma
eficiente. Por consiguiente, el archivo es de vital importancia para las
empresas, ya que, además, de permitir realizar las actividades de una
manera efectiva y sistemática, permiten minimizar el tiempo operativo, y
mantener la historia y evolución de la institución.

Bases Teóricas

La mayoría de las entidades deben tener políticas específicas que

faciliten el manejo documental dentro de sí misma y sobre todo cuando de
entidades públicas se habla, ya que tienen que reglamentarse a las políticas
que establece un ente rector como lo es el Archivo General de la Nación.

Es por esta razón que la oficina del SAMAT, requiere establecer un

Programa de Gestión Documental que facilite los respectivos procesos de
archivo con los documentos y de esta forma evitar la producción de errores
administrativos que puedan presentarse, por lo que se requiere de cierta
información teórica para su desarrollo.

Manejo documental y/o archivo

El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos,

materializados en un soporte físico y conservado a través del tiempo,
constituye el patrimonio documental. Es decir, es el que está integrado por
documentos que los profesionales de la Documentación tratan con el objeto

20
de garantizar su conservación y su difusión. (Universidad complutense de
Madrid. Facultad de Ciencias de la Información.
http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm)

Al respecto, se pueden definir los documentos, según la obra señalada

como los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble
que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en
lápidas, monumentos, edificios o similares, De igual forma, el Consejo
Nacional de Archivos (2005), define documento como: "Toda expresión
testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las
instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte
material." (p. 11)

Así mismo, Duplá del Moral (2010), expone que un documento de

archivo es:

Toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de

los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de
soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter
únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del
Patrimonio Bibliográfico. (p. 4)

Es decir, que toda información, que se genera producto de las

operaciones de una organización debe formar parte de su historia, pues en
estos papeles administrativos, se encuentran las adquisiciones de bienes y
demás activos, inclusive de los pasivos, y si es una institución pública, de los
servicios que allí se prestan, como es el caso de la oficina de Registro de
información fiscal del Seniat.

21
 Los documentos se caracterizan por ser de dos tipos lo textuales y no
textuales:

 Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el

soporte que es papel.
 No textuales: son los documentos que, aunque pueden contener
información escrita, sin embargo, lo más importante es que suelen estar
en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para
verse, oírse y manipularse.

Función de los documentos

Su función principal es la de soporte y registro de datos e información,

sobre algún hecho o suceso, así como también transmitir información y servir
de testimonio, son una herramienta de vital importancia para construir la
historia de un pueblo o sociedad, pues sin ellos no existiría la certeza de que
tales o cuales hechos han acontecido, en los archivos es donde se maneja
de forma más frecuente estos documentos de gran valor, es aquí donde
entra el patrimonio documental para el gobierno puesto que este se ayudara
con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y
científicas.

Todo este tema es relevante para el profesional de la información, pues

es el que se encargara de ayudar al fácil acceso de todo este mundo de
información, que no se debe de dejar perder, puesto que es la identidad e
historia de un pueblo. (Blog-bibliotecología. http://blog-

22
bibliotecologia.nireblog.com/post/2007/10/02/la-importanciadel-documento
en-sociedad.)

De lo anterior surgen los documentos administrativos, referidos a toda

expresión en lenguaje oral, escrito, natural o codificado, grabada en cualquier
clase de soporte material, y expresión gráfica, testimonio de la existencia, de
las actividades o de las funciones de una persona física o jurídica, con
exclusión de las obras publicadas que integran el patrimonio bibliográfico.

Al respecto, Vásquez (2007), los define como: “un soporte modificado

por un texto a él adherido, que surge como resultado de una actividad
administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente
transmitir una información, útil para el trámite”. (p. 35)

De acuerdo a la problemática planteada, en la oficina de registro de

información fiscal, los documentos administrativos que allí se manejan no
presentan ningún, orden, por lo que se hace difícil la búsqueda de
información de momentos anteriores.

Tipos de documentos administrativos

• Forma en que se trasmite: originales, copias (simples o autenticadas, las

sobrecartas)
• Ámbito jurídico del organismo productor: públicos, privados.
• Prioridad de uso: administrativos: este tiene que ver con la vigencia
administrativa, variable según los procedimientos. Históricos.
• Por su composición: simples y compuestos.
• Por la manera de trasmitir la información: textuales. Por imagen, sonoros,
audiovisuales, legibles por máquina, orales.
• Por las funciones que testifican: específicos, comunes.

23
 También existen otro tipo, como: autorización, certificado, contrato,
currículum, declaración, testamento, circulares, minutas, actas, oficios,
informes, memorándums, requisición de compras, facturas, viáticos,
baremos, autorizaciones, sanciones, normativas, los cuales tienen como
funciones las siguientes:

• Función de constancia: registra y asegura la continuidad de las actuaciones

administrativas al constituirse en su soporte material. Garantizando la
conservación y testimonio de las actividades y funciones, actos
administrativos de la institución.

• Función de Comunicación: sirven como medio de comunicación de las

acciones y actos administrativos. La comunicación puede ser tanto interna
como externa; la interna es la que se da entre las unidades que conforman la
organización administrativa, y la comunicación externa se realiza para
relacionarse con otras organizaciones.

Valor de los documentos administrativos

Valor primario; Aquel que va unido a la finalidad inmediata para la cual

el documento ha sido creado, es decir para la institución o administración
que lo creó y sus administrados o clientes.

Valor administrativo; Aquel que posee un documento para la

administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus
procedimientos y actividades.

Valor fiscal; Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio
del cumplimiento de obligaciones tributarias. Este hace referencia hacia el

24
objeto de estudio de esta investigación en la oficina de registro de
información fiscal, Seniat.

Valor financiero; Aquel que sirve de prueba de transacciones

financieras, presupuesto, tesorería y contables, es decir, que poseen algunos
documentos con valor monetario, bienes valores.

Valor legal; Aquel que tienen los documentos como testimonio ante la
ley.

Valor informativo; Aquel que sirve de referencia para la elaboración o

reconstrucción de cualquier actividad de la organización y que también
puede ser testimonio de la memoria colectiva (Ejemplo: registro oficial,
códigos, leyes, entre otros.)

Valor secundario Aquel que obedece a otras motivaciones que no son

la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.

Valor histórico; Aquel que posee el documento como fuente primaria

para la investigación, la historia, la cultura y la identidad nacional.

Archivo, El término archivo, viene del latín: archivum, se usa

comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos
producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus
actividades. Sin embargo, la palabra engloba todo lo relacionado con la
actividad archivística hasta el local y muebles. Según el diccionario de la real
lengua española aporta las siguientes definiciones:

• Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una

institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

25
 • Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
• Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un
archivo).
• Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador
para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y
que pueden manejarse mediante una instrucción única.
• Conjunto de la información almacenada de forma digital.

Para complementar, archivo es el conjunto orgánico de documentos

producidos por personas físicas o jurídicas, públicas y/o privadas, que se
originan en el ejercicio de sus funciones y actividades, los mismo son
conservados, clasificados, organizados y administrados. También es el
espacio físico (el local) o la institución, donde se resguardan, ordenan,
difunden y consultan los conjuntos de documentos, para la información, la
investigación, y para la gestión administrativa.
Al respecto, se define archivo como Ficheros (file); es una colección de
información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una
unidad en alguna parte de la computadora. Los archivos son el conjunto
organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un
mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

Es decir, es un proceso dinámico y por esto en un registro se deben

especificar los campos, él número de elementos de un o arreglo, el número
de caracteres en una cadena; por esto se denotan como estructuras
estáticas, aun no siendo así en esencia, razón por la cual cada archivo es
referenciado por su identificador (su nombre.).

Características de los archivos

Las principales características de esta estructura son:

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• Independencia de las informaciones respecto de los programas

• La información almacenada es permanente

• Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos

momentos

• Gran capacidad de almacenamiento.

Clasificación de los Archivos

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

• Permanentes o Maestros: estos contienen información que varía poco. En

algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

• De Movimientos, se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus

registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

• De Maniobra o Trabajo, tienen una vida limitada, normalmente menor que

la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de
los anteriores.

Tipos de archivos

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o

estructurados o según su función.

Archivos Permanentes: son aquellos cuyos registros sufren pocas o

ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

 Constantes: Están formados por registros que contienen

campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

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  De Situación: Son los que en cada momento contienen
información actualizada.

 Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del

tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o
bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

Archivos de Movimiento: Son aquellos que se utilizan

conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo
común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las
modificaciones experimentado por los mismos.

Archivo de Maniobra o Transitorio, son los archivos creados

auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados
habitualmente al terminar el mismo.

Según sus elementos

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