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20/4/22, 12:14 Lección de la unidad 1

Lección de la unidad 1
Sitio: ICEST Educación en Línea Imprimido por: (ED-044-LNE) Sharon Reyes Garcia
Curso: Habilidades Directivas y de Consultoría Día: miércoles, 20 de abril de 2022, 12:13
Libro: Lección de la unidad 1

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Descripción

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Tabla de contenidos

1. Áreas Gerenciales.

2. Funciones del Gerente.

3. Habilidades del Gerente.

4. Personalidad.

5. La Comunicación Organizacional.

6. Administración del Tiempo.

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1. Áreas Gerenciales.

UNIDAD I

HABILIDADES GERENCIALES

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(NE) U1 Habilidades Directivas y de


Consul
De ICEST DESAD
ID
19 de Junio de 2017

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Objetivo de la Unidad: Conocer las habilidades que los gerentes deben poseer para el desarrollo
laboral en las organizaciones.

1.1 Áreas Gerenciales

Los estudios gerenciales se refieren al  estudio de las misiones de las áreas de la organización en términos

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de los servicios que prestan al interior y al exterior de una empresa y de la construcción de cadenas de
valor, basadas en ventas.

El análisis de las áreas gerenciales es de manera estratégica y no operativa, pues con ellos se examina la
agregación de valor de cada una de las funciones mayores de la empresa. A partir del conocimiento de la
estrategia empresarial, se determina la estructura organizacional, con la cual se pretende llevar a cabo la
nueva estrategia para dar cumplimiento a la misión y a los objetivos mayores de la compañía. De esta
manera en toda empresa es posible clasificar todos los servicios internos y externos que se prestan sobre
la base de los servicios gerenciales en los cuales está conformada.

Estas áreas gerenciales en las empresas se identifican con cuatro procesos internos y tres  externos:

a) Procesos Internos:

Se realizan al interior de la empresa y no dependen generalmente de agentes externos a la empresa, si


bien en algunas empresas se vuelven externos mediante el outsorcing (subcontratación, externalización o
tercerización). Los procesos internos se clasifican en:

Productos
Administración Gerencial ( infraestructura)
Investigación y Desarrollo
Control

b) Procesos Externos:

Se refiere a aquellos en los cuales la empresa interactúa con compañías o personas externas para

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proveerlas de servicios o demandar servicios de ellas. Estos procesos se  clasifican de la siguiente manera:

Clientes
Proveedores
Dinero (Documento Planning, 2015)

Cuando las áreas gerenciales de la organización deben tomar decisiones, necesitan a su alcance
información que permita mantener la visión global de las estrategias trazadas y herramientas flexibles que
permitan reencausarlas.

Las áreas gerenciales mantienen la visión estratégica de la empresa monitoreando los indicadores claves
para el negocio y la gestión. Permite situarse desde las distintas perspectivas de la empresa (gerencia
financiera, de ventas, de compras, etc.) y rápidamente se logran identificar ineficiencias y tendencias
negativas. (k2b News, 2015)

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2. Funciones del Gerente.

1.2 Funciones del Gerente

Tradicionalmente el trabajo gerencial desde la perspectiva americana es planificar, actuar y confrontar. El


cual fue sistematizado por Henry Farol y devino en las siguientes funciones básicas: planificar, organizar,
integrar, dirigir, controlar y evaluar todas las actividades de la empresa.

Las funciones de los gerentes se enmarcan dentro del proceso administrativo, por tanto las tareas
gerenciales esenciales son: planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

a) Planeación: Es la previsión del rumbo de la organización a futuro, es establecer los objetivos que se
deben lograr, es anticiparse y prever los posibles escenarios y las acciones que se han de adoptar frente a
ellos. La planeación puede ser de largo, mediano o corto plazo.

b)  Organización: Es diseñar y determinar la estructura organizacional, prever los requerimientos de

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personal, asignar los roles y tareas a la persona, prever la necesidad de materiales, maquinarias,
establecer los procesos de trabajo y asignar los recursos que se requieren.

c) Integración de Personal: Es el proceso de captar, seleccionar, asignar y capacitar al personal, asimismo


asignar la autoridad y las tareas que deben cumplir individualmente y los equipos para la marcha de la
organización.

d) Dirección: Es la tarea de motivar, guiar, liderar y conducir las actividades del personal, tomar decisiones
y orientar las actividades en dirección de los objetivos de la organización.

e) Control: Es la medición y la evaluación de las actividades de los subordinados y de toda la empresa,


implica la rentabilidad y la competitividad en general. También se encarga de la ejecución presupuestal, el
análisis de las ventas y la productividad.

Actualmente debido a la globalización y las cambiantes situaciones del entorno empresarial entre las
tareas más importantes del gerente podemos considerar las siguientes:

Planificar estratégicamente las actividades de la empresa, fija las políticas y los objetivos de la organización
para el largo y mediano plazo, el plan estratégico se sustenta en un presupuesto y en los estados financieros
proyectados.
Diseña estructuras organizacionales acordes a las demandas del entorno y de los mercados, organiza la
empresa en forma concordante con los objetivos de la organización y las condiciones del mercado, los cuales
se plasman en la estructura organizacional u organigrama, en los manuales de procesos y en los manuales de
funciones y tareas.
Ejerce el liderazgo para guiar y motivar a las personas, así como trabajar y velar por el logro de los objetivos
de la organización.

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Selecciona, asigna, motiva, integra, promueve y evalúa a las personas dentro de la estructura organizacional,
teniendo en cuenta sus capacidades, habilidades, destrezas, competencias, carácter y personalidad.
Toma decisiones y dirige el rumbo de la empresa hacia sus objetivos, para lo cual efectúa análisis de la
situación y evalúa y sopesa las acciones por adoptar y elige las más conveniente, estas generalmente son en
condiciones de incertidumbre.
Controla el desempeño de las personas, verifica los logros de la organización, evalúa la producción y la
productividad, mide las ventas, la rentabilidad y las utilidades alcanzadas y establece las medidas correctivas
en caso de que no se estén alcanzando dichas metas.
Es el vocero y representante de la organización ante los representantes de otras entidades ya sea
gubernamentales, autoridades locales o nacionales, prensa y medios de comunicación.
Es el que realiza las negociaciones y representa los intereses de la organización ante los proveedores, clientes,
grupos de presión, organismos gubernamentales y no gubernamentales.
Señala y determina los cambios tecnológicos para lograra innovación, crecimiento y mejoras de los productos
que elabora la empresa y/o los servicios que presta a la sociedad, casi como en los procesos organizacionales.
Crea climas organizacionales adecuados que permitan el desarrollo de la creatividad, la motivación y el
desarrollo de las personas en la empresa.
Fomenta la creación de una filosofía de trabajo que se convierta en la cultura organizacional acorde a las
tendencias de la sociedad.
Fomenta la responsabilidad social de la empresa, para cuidar el medio ambiente, respetar los derechos
humanos y contribuir con el desarrollo de la sociedad.

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3. Habilidades del Gerente.

1.3 Habilidades del Gerente

Las habilidades gerenciales o "directivas" son un conjunto de capacidades y conocimientos que una
persona posee para realizar las actividades de liderazgo y coordinación en el rol de gerente o líder de un
grupo de trabajo u organización.

Existen tres grandes grupos de habilidades gerenciales que debe dominar un gerente para ser exitoso:

Habilidades Técnicas: Involucran el conocimiento y experticia en determinados procesos, técnicas o


herramientas propias del cargo o área especifica que ocupa.

Este tipo de habilidades van muy relacionadas con el perfil profesional y con la trayectoria que tenga el
gerente.

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Habilidades Humanas: Se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con las personas.

Un gerente interactúa y coopera principalmente con los empleados a su cargo; muchos también tienen que
tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.

Habilidades Estratégicas o Conceptuales: Se involucra en la formulación de nuevas ideas, conceptos o


relaciones abstractas y en la resolución creativa de problemas, etc.

Estas habilidades conceptuales tienen que ver con la capacidad del gerente de tomar decisiones integrando
distintos puntos de vista y poder anticiparse a eventos futuros

Dependiendo del nivel gerencial, se vuelve más o menos importante los distintos tipos de habilidades. Sin
embargo, el liderazgo que desarrolle cada uno determinará su nivel en la organización y la capacidad de
adaptarse a los cambios en la organización.

La aplicación de estas habilidades va desde la dirección de proyectos específicos hasta la dirección total
de empresas, y de instituciones de gobierno.

Estas habilidades pueden resumirse de la siguiente manera:        

Manejo de recursos humanos y materiales


Gestión del tiempo
Capacidad de análisis del entorno
Capacidad de negociación
Toma de decisiones

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Trabajo en equipo (Kao, 2010)

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4. Personalidad.

1.4 Personalidad

El gerente es un ser humano con toda la complejidad que ello implica. Cada gerente tiene su propia
personalidad, formación, experiencia y capacidades que le hacen siempre diferente a los demás; por tanto
tratar de agrupar en un solo paquete todas las características y rasgos que debiera tener un gerente de
una empresa es imposible. Sin embargo existen un conjunto de factores estudiados que favorecen una
buena tarea gerencial o directiva en una empresa y que nos llevan a enumerar las siguientes
características, rasgos o cualidades que un gerente debe tener:

Poseer un espíritu emprendedor: Consiste en la capacidad para incursionar en cosas nuevas y desconocidas
con la certeza y convicción de que todo saldrá bien. Es decir debe tener afán de logro y de poder.
Gestión del cambio y desarrollo de la organización:  Habilidad para manejar  el cambio para asegurar la
competitividad y efectividad a un largo plazo.  Plantear abiertamente los conflictos, manejarlos efectivamente
en búsqueda de soluciones para optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización.

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Habilidades cognitivas: Debe poseer inteligencia para tomar decisiones acertadas, lo que implica buena
capacidad de análisis y síntesis, buena memoria para recordar datos, cifras, nombres y rostros de personas y
creatividad para innovar. El gerente es un trabajador cerebral, la clave de su trabajo es el análisis.
Habilidades interpersonales: Comprende la capacidad para comunicarse e influenciar sobre los demás y para
resolver conflictos. Sensibilidad y empatía ante los demás, habilidad para motivar al personal y capacidad para
ejercer el liderazgo.
Habilidad comunicativa: Es la capacidad para hacerse entender, expresar conceptos e ideas en forma efectiva,
así como la capacidad para escuchar y comprender a otros, para hacer preguntas, capacidad para dar
reconocimiento verbal, es decir felicitar y expresar emociones positivas.
Liderazgo: Es la capacidad para ejercer influencia, motivar e integrar personas, ejercer el poder y aplicar la
autoridad y la disciplina. Liderazgo también es la habilidad para orientar la acción de los grupos humanos en
una dirección determinada. Inspirar valores de acción y anticipar escenarios de desarrollo, establecer los
plazos y objetivos, efectuar adecuado seguimiento y retroalimentación, considerando las opiniones de los
otros.
Motivación y dirección del personal: Capacidad de poder hacer que los demás mantengan un ritmo de trabajo
intenso, teniendo una conducta auto dirigida hacia las metas importantes. Tener la capacidad para desarrollar,
consolidar y conducir un equipo de trabajo alentando a sus miembros a trabajar con autonomía y
responsabilidad.
Espíritu competitivo: Debe poseer cualidades para no dejarse amilanar por los fracasos y capacidad para no
dejarse avasallar por circunstancias adversas, ni por las acciones de gerentes de otras entidades, es el espíritu
de lucha del deporte trasladado a los negocios. También comprende su entrega al trabajo, la constancia y
perseverancia por alcanzar los objetivos.
Integridad moral y ética: El gerente es una persona de confianza para los accionistas y para la sociedad, por lo
que sus acciones y conductas deben enmarcarse dentro de una moral y ética intachable.

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Capacidad crítica y autocorrectiva: El gerente enfrenta muchas situaciones de incertidumbre  y a muchos


conflictos, por tanto debe tener la suficiente perspicacia para autoanalizarse y tomar las acciones correctivas
en caso estuviera tomando decisiones equivocadas o llevando a la organización en la dirección
incorrecta. (Psicología y Empresa, 2011)

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5. La Comunicación Organizacional.

1.5 La Comunicación Organizacional

La Comunicación Organizacional es el conjunto de mensajes que fluyen dentro de un sistema complejo y


abierto, denominado: empresa u organización, que es influenciado por el medio ambiente e influye en él,
implicando mensajes, flujos, propósitos, dirección, medios empleados, actitudes, sentimientos, relaciones
y habilidades personales.

Fundamentalmente la Comunicación Organizacional tiene por objeto transmitir a los interesados un


mensaje en cuyo contenido se exprese:

a)  Qué es ejecutar un trabajo eficazmente, y

b) Que cooperar con otros les permite obtener para sí mismos la satisfacción del deber cumplido.

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Por medio de la comunicación organizacional, el subordinado, sabe lo que el superior quiere que se haga
y el superior puede saber lo que aquel está haciendo. Además la comunicación estimula la cooperación y
satisfacción en el trabajo. La comunicación organizacional fomenta el pensamiento colectivo, sin el cual es
grupo no podría existir.

La comunicación organizacional es fundamental en todas y cada una de las actividades que se realizan en
la empresa. Estas a su vez se dividen en:

a) Internas: Reuniones de supervisores, reuniones sindicales, sistemas de sugerencias, funciones sociales,


informes técnicos, presentaciones orales, programas de capacitación, sesiones de orientación, de
información y de instrucción.

b) Externas: Conferencias para mejorar el prestigio de la organización, comerciales de publicidad,


presentaciones cívicas o sociales, convenciones etc. (Padilla, 2009)

Tipos de Comunicación Organizacional

Los mensajes siguen unos caminos dentro del espacio organizacional denominados redes de
comunicación. Gran parte de estas redes son líneas formales de comunicación, en tanto que otras son
líneas informales.

a)    La Comunicación Formal: Es aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la
jerarquía y especificados en el organigrama de la organización. Por regla general, estos mensajes fluyen
de la siguiente manera:

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La Comunicación Descendente: Sirve para enviar los mensajes de los superiores a los subordinados; uno de los
propósitos más comunes de estos comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y específicas de
trabajo: “quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y porque”.
La Comunicación Ascendente: Es la que va del subordinado a hacia los superiores. El principal beneficio de
esta comunicación es ser el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los subordinados, lo
cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos.
La Comunicación Horizontal: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de los
mensajes horizontales tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.

b)      Comunicación Informal: Se forma en torno a las relaciones sociales de los miembros de una
organización, surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse y los canales que utiliza
son inadecuados. Este tipo de comunicación aparece donde la comunicación formal es insuficiente para
las necesidades emocionales y de información de los miembros de la organización. Estas redes ayudan a
mantener relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas, generan sistemas políticos
y de inteligencia a través de los que se toman decisiones.

El principal medio de comunicación empleado en la comunicación informal es el cara a cara, la relación


interpersonal directa. Sin embargo algunas organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo
de comunicación para conectar con el empleado, y utilizan un medio de comunicación que les permite
llegar a todos ellos, utilizando boletines o revistas de la empresa.

Los boletines pueden contener historias sobre empleados citados por su buen servicio o por un
rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las funciones sociales de la empresa, preguntas y
respuestas acerca de temas laborales o información sobre actividades informales de los empleados. Se
utilizan como inyecciones de moral, ayudan a que los empleados de ciertos puntos sientan que forman
parte del todo.

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La principal distorsión que se forma en este tipo de comunicación es la causada por los chismes, que aquí
se forman con cierta facilidad, al ser una comunicación no controlada y que busca complementar la falta
de comunicación de la comunicación formal.

El chisme tiene tres características principales:

No está controlado
Es percibido por la mayoría de los empleados como más creíble y confiable que las comunicaciones formales
emitidas por la alta gerencia superior.
Se utiliza para los propios intereses de las personas dentro de él.

Ventajas de la Comunicación Informal:

Los trabajadores pueden servirse de ella para la creación de actividades extra laborales, culturales, de ocio,
deportivas, que potencien su dimensión humana y actúan como un factor integrador decisivo.
Gracias a estas redes, surgen sentimientos de colaboración y solidaridad que repercuten en una mayor
efectividad en el trabajo y en la creación de un ambiente laboral más agradable, beneficio para toda la
organización.
Es espontánea, por tanto suele satisfacer más a los empleados.
Es más rápida que los canales de información formales.
La comunicación informal no sufre restricciones.
Proporciona gran cantidad de información ya que no transmite solo contenidos racionales.

Desventajas de la Comunicación Informal:

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La interpretación subjetiva del emisor, quien informará desde su punto de vista o desde sus intereses
personales.
Las malas interpretaciones de la información por desconocimiento de la fuente.
Las distorsiones producidas por las sucesivas transmisiones.
La difusión de rumores contra la organización o contra alguno de sus miembros.
Puede verse afectada oír la proximidad y atracción mutua, semejanza de valores y proximidad en la clase
social.
Puede provocar grandes malentendidos.

Dentro de la Comunicación organizacional se da un tipo de Comunicación gerencial la cual consiste en


manejar adecuadamente el comunicar decisiones y delegar responsabilidades.

En el plano de la comunicación organizacional, el gerente tiene por lo tanto que cumplir una serie de
tareas, las cuales se enmarcan a continuación:

Obtener la información necesaria: parte de la responsabilidad de todo gerente es contar con la información
necesaria que le permita desarrollar sus labores de manera eficaz y eficiente. En este sentido, si el flujo no
viene de arriba, él o ella debería pugnar por conseguir la información que considera primordial y no solo
quedarse en espera de ella.
Desarrollar una actitud positiva hacia la comunicación: muchos gerentes se comunican con deficiencia porque
no conceden importancia a esta actividad, o bien le conceden una importancia teórica pero en la práctica, sus
acciones manifiestan lo contrario. El gerente eficaz tratará de compartir la información con sus empleados de
acuerdo con sus necesidades y también de hacerles conscientes de que eso es precisamente lo que se está
buscado hacer.

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Desarrollar y mantener la confianza de sus empleados: uno de los elementos más importantes en toda
comunicación, y que en gran medida puede deberse a su actitud comunicativa, es la confianza que existe
entre emisores y receptores, ya que esta impacta de manera muy relevante a la eficacia de la comunicación. A
este aspecto se le conoce como “credibilidad de la fuente o del emisor”, sino existe confianza, el flujo de
comunicación será muy limitado ya que se tendrán menos deseos de enviar mensajes y menos razones para
creer en los que se reciben.
Desarrollar un plan de comunicación: para ser efectivo, es obvio que hay que conocerlo lo más posible. Ello
implica que, idealmente, la comunicación oficial de nuestros superiores debería ser siempre la primera en
llegar. Este plan podría comenzar tomando en cuenta lo siguiente:

1. Llevar a cabo reuniones periódicas con su personal: Es importante que celebre reuniones periódicas
con los empleados ya que sirven para fortalecer la comunicación ascendente a través de juntas. En
ellas se debe animar a los trabajadores a hablar con claridad sobre cualquier problema de trabajo,
necesidades y prácticas gerenciales,   que de alguna manera faciliten su desempeño personal o bien
interfieran con él.

2. Mantenga una política de puertas abiertas: este tipo de práctica radica en el hecho de que el personal
se puede acercar a los niveles superiores para hablar directamente de todo aspecto que él o ella
consideren de interés o de importancia, la puerta abierta puede constituirse en una ayuda muy
importante para que la comunicación ascendente fluya. El principal problema para que esta práctica
de resultados, sería saber si el gerente que está detrás tiene en realidad una actitud de puertas
abiertas y si los empleados se sienten libres para cruzarlas.

3. Trasponga los umbrales de su oficina: los ejecutivos realmente lo trasponen.


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En la mayoría de los casos los gerentes piensan que comprenden las necesidades de comunicación de su
personal, pero a menudo sucede que sus empleados no comparten esta opinión. Debido a ello, es muy
importante que estén atentos a esta necesidad, sus cambios y desarrollo, para no quedarse con una
confianza excesiva que les impida tomar las debidas precauciones. A continuación se mencionan algunas
de estas necesidades:

a) Instrucciones de Trabajo: esta es una de las necesidades más importantes de comunicar en todo
trabajo. La organización mejor manejada tiene perfectamente claro a donde van y lo hacen saber todos
los niveles de la organización en términos de objetivos y metas. Para transmitir esta información a los
empleados deben existir reuniones periódicas ente gerentes y subordinados hablar no solo de los
objetivos sino además de los resultados esperados en el futuro, relacionándolos con las actividades
específicas que las personas habrán de desarrollar.

b) Retroalimentación sobre el Desempeño: la retroalimentación constante sobre el desempeño genera


tanto mejor rendimiento como actitudes más favorables. La retroalimentación por si sola pude logra
efectos positivos muy importantes.

c) Noticias: los mensajes descendentes, por último, deben tratar de llegar siempre como información
nueva no como algo añejo, ya conocida a través de otras fuentes. La comunicación oficial debe llegar
siempre de manera oportuna, lo que ayudara a crear certidumbre y confianza en el empleado.  (Duque,
2015).

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6. Administración del Tiempo.

1.6 Administración del Tiempo

El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que
podamos aprovechar y sacar el máximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados.

Una mala organización nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de
ganarlo. Junto con una buena organización del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinación del
personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que
estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.

Antes de actuar hay que planear y programar cómo vamos a distribuir el tiempo.

Elementos que nos harán perder tiempo:

Mala organización

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Exceso de compromisos
Intrusiones: llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.
Falta de delegación de tareas.

Principio de Pareto: según este principio los directivos utilizan la mayor parte de su tiempo en solucionar
problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez,
el 80 por 100 de los problemas sólo afecta al 20 por 100 de los resultados.

Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los días sentadas en una mesa.
Disponen de la más moderna tecnología. Su buen uso,  junto a una buena organización, dará como
resultado una labor bastante más eficiente.

Causas Teóricas de Malversación del Tiempo en la Empresa:

Falta de información
Comunicaciones lentas y absurdas
Interrupciones constantes
Desorganización de los colaboradores
Exceso de urgencias
Llamadas telefónicas
Errores de terceros
Visitas al exterior
Incompetencia de los jefes

Causas reales de Malversación del Tiempo en la Empresa:

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Falta de organización personal


Confusión de prioridades
Escasa delegación en nuestros colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial del trabajo
Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio
Poca puntualidad y control de horario
Dilación de las decisiones importantes
Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas

El tiempo vale oro, y aún más en una compañía, por lo tanto, directivos como empleados deben de estar
conscientes de la importancia que reviste este tema, y no utilizarlo de manera errónea. (Beckhard, 2015).

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