PROCESOS Y TAREAS GENERALES

DEPARTAMENTO COMPRAS
EMISIÓN DE PEDIDOS NORMALES A PROVEEDORES/ACREEDORES

o Selección de proveedores por criterio económico (Solo se hará la primera vez y al

cambiar los precios o los proveedores)
o Emitir el pedido en modelo (debemos imprimirlo vía Recepción)
o Debemos enviárselo al proveedor (vía recepción)
o Registro en Libro de pedidos emitidos
o Archivamos el pedido en papel en nuestro archivador (PEDIDOS EMITIDOS), y el
digital en Drive.

EMISIÓN DE PEDIDOS EXCEPCIONALES A PROVEEDORES/ACREEDORES

o Recibimos algún tipo de petición de compra de cualquier departamento a través del

email.
o Pedimos presupuesto a proveedores/es. (Usando plantilla de presupuesto).
Imprimimos a través de recepción. Y lo enviamos al proveedor a través de recepción.
o Recibimos presupuesto del proveedor (Bandeja de correspondencia externa)
o Rellenaremos y enviaremos solicitud de autorización al departamento financiero.
Imprimimos a través de recepción. Y lo enviamos al departamento financiero a
través de su carpeta de correo interno.
o Si el departamento financiero lo autoriza, lo hará vía email, enviándome copia digital
firmada de la autorización. Debo archivar esa copia.
o Emitir el pedido en modelo (debemos imprimirlo vía Recepción)
o Debemos enviárselo al proveedor (vía recepción)
o Registro en Libro de pedidos emitidos
o Archivamos el pedido en papel en nuestro archivador (PEDIDOS EMITIDOS), y el
digital en Drive.

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS Y/O FACTURAS DE MERCANCÍAS

o El departamento de almacén nos envía albarán conformado (vía email) y factura

original (Bandeja correo interno).
o Actualizamos información del Libro de pedidos emitidos (nº albarán y fecha real de
llegada de mercancía).
o Comprobamos la factura con albarán, condiciones del pedido y condiciones
habituales del proveedor.
▪ Si es correcta: Anotamos “Conforme”.
● Archivamos el albarán conformado.
● Anotamos en el Libro de registro de facturas recibidas.
● “Escaneamos” factura y archivamos copia en nuestro archivo digital.
● Pasamos la factura en papel al departamento de contabilidad vía
Bandeja interna.
▪ Si es incorrecta: Anotamos “No Conforme”.
● Archivamos el albarán conformado.
● Anotamos en el Libro de registro de facturas recibidas.
● “Escaneamos” factura y archivamos copia en nuestro archivo digital.
● Pasamos la factura en papel al departamento de contabilidad vía
Bandeja interna.
 ● Realizamos carta de reclamación al proveedor. Y se lo enviamos a
través de recepción.
● En unos días recibiremos contestación del proveedor y
posiblemente factura rectificativa a través de nuestra bandeja de
correo exterior. Y realizamos procedimiento como el de las facturas
correctas.

RECEPCIÓN DE FACTURAS DE OTRAS COMPRAS

o A este departamento llegarán facturas de otros gastos, además de compras de

mercaderías (suministros, seguros, …).
o El proceso es similar al de las facturas de mercaderías.
o Comprobamos la factura con condiciones habituales del proveedor. Si es correcta:
Anotamos “Conforme”.
o Anotamos en el Libro de registro de facturas recibidas.
o “Escaneamos” factura y archivamos copia en nuestro archivo digital.
o Pasamos la factura en papel al departamento de contabilidad vía Bandeja interna.