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PROCESO VINCULACION DE PERSONAL
Versión 1
PROCEDIMIENTO DE AFILIACION EMPRESA

PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN
EMPRESA

NTC ISO 9001:2008 NTC-ISO 14001:2004 NTC-OHSAS 18001:2007

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PREPARÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

Subgerencia – Control Gerencia AUTORIZACIÓN
Interno
1. OBJETIVO.

Realizar las afiliaciones a las entidades pertenecientes al Sistema General de Seguridad

Social, Entidad Prestado de Servicios (EPS), Administradora de Fondo de Pensiones (AFP),
Administradora de Riesgo Laboral (ARL), Caja de Compensación Familiar (CCF) a la Empresa
y/o Consorcios.

2. ALCANCE.

Este procedimiento inicia con la creación de la empresa y/o Consorcio a las entidades legales
correspondientes para el bienestar de los trabajadores y dar cumplimiento así a la
normatividad vigente.

3. ANTECEDENTES.
El presente documento se encuentra en versión 01 con fecha de autorización del 28/02/2019.

4. DEFINICIONES

Afiliación Empresa: Es cuando la empresa se inscribe por primera vez a una entidad, en este
caso a una entidad del Sistema General de Seguridad Social, con el ánimo de obtener un
beneficio y poder así afiliar a los trabajadores de la Empresa.

AFP: Son empresas Administradoras de Fondo de Pensiones y Cesantías, cuyo objetivo es

administrar un fondo de pensiones y otorgar a sus afiliados las prestaciones que establece la
ley.

ARL: Administradoras de Riesgos Laborales, son instituciones que se encargan de garantizar

las prestaciones de salud y económica a quienes sufran un accidente en el trabajo y o
enfermedad profesional.

Caja de Compensación Familiar: Son entidades privadas, sin ánimo de lucro, de

redistribución económica y naturaleza solidaria, el objetivo de su creación es mejorar la
calidad de vida de las familias de los trabajadores. Entre sus funciones están brindar
beneficios en: Distribución de subsidios
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Cesantías: Son una prestación social a cargo del empleador que corresponde en un mes de
salario por cada año de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio. Tiene
como objetivo principal dar un auxilio monetario cuando la persona termine su relación laboral.

EPS: Son Empresas Promotoras de Salud que brindan servicios de salud privada a los
trabajadores que están afiliados a ellas.

Novedad: Es un trámite posterior al de la afiliación, que reporta los cambios que el cotizante
desea gestionar en su afiliación, tales como incluir beneficiaros, retiro de la entidad, cambio en
datos personales o cambio de EPS.
Radicación: Presentar y entregar los respectivos formularios y documentos soporte a las
Entidades de Seguridad Social, con el propósito de que se coloque un sello de recibido y se
active la persona a los servicios a los que tiene derecho y de esta manera pueda quedar con
calidad de afiliado cotizante ante las diferentes entidades de seguridad social.

Vinculación:  Proceso que tiene como objetivo el reclutamiento, selección e ingreso de nuevo
personal a La empresa

5. CONDICIONES GENERALES

Crear la empresa y/o Consorcios cuando inician a todas las entidades que conforman el
sistema integral de seguridad social con el fin de poder afiliar a nuestros trabajadores de
acuerdo con la legislación laboral vigente.

6. PROCEDIMIENTO.
6.1. Solicitar los documentos: contacte a cada una de la EPS, AFP, CCF, y ARL con el fin de
solicitar información correspondiente acerca de la documentación exigida por la institución
para realizar la respectiva afiliación empresa.
6.2. Recolectar la información documental necesaria para la respectiva afiliación.
6.3. Descargar los formularios correspondientes a afiliación empresa si así lo solicitan, una
vez descargado se procede a diligenciarlo y recolectar la firma del Representante Legal.
6.4. Cuando se hace la afiliación por Internet, se diligencia el formulario, se suben los
documentos solicitados, se imprime y se hace firmar por el Representante Legal.
6.5. Para los dos casos este formulario debe radicarse en las oficinas correspondientes de
cada entidad.
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6.6. Una vez activada la afiliación se procede a realizar el ingreso al portal para la creación de
un USUARIO EMPRESARIAL de cada una de las entidades con el fin de facilitar el proceso
de afiliación, novedades, informes y estados de cobertura.
6.6.1. Afiliación Virtual a la Caja de Compensación Familiar
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6.6.2. Afiliación Virtual Empresa Entidad Prestado de Servicios (EPS)

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6.6.3. Afiliación Virtual Empresa Administradora de Riesgo Laboral (ARL)

6.7. Afiliación Empresa Fondo de Pensiones (AFP)

6.8. Afiliación Empresa Caja de Compensación Familiar (CCF)

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7. APROBACIONES

Aprobador Cargo en la Empresa Firma Fecha