GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Recursos Humanos

 Código del Programa de Formación: 122317
 Nombre del Proyecto: establece grupos capacitados de recurso humano, como apoyo administrativo a
las IED y colegios privados, en articulación con la media.
 fase del proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Proyectar los recursos para proveer las fuentes de preselección de
personal, según los procesos y procedimientos de la organización
 Competencia: Mantener el registro de información de los conocimientos, aprendizajes y
experiencias de los procesos de capacitación, teniendo como referentes la tecnología disponible y
las políticas de la organización.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
o Presentar informes de los aprendizajes, conocimientos, experiencias de capacitación
puestos en práctica en la organización, de acuerdo con la política y normatividad
o Identificar los procedimientos y disfunción de los conocimientos capacitación y desarrollo
de personal teniendo en cuenta las políticas y normas en la organización
o Disponer la información a los usuarios a cerca de la utilización de la información y
documentos de conocimientos, aprendizajes y experiencias de capacitación realizados, en
la empresa teniendo en cuenta normas legales y políticas de la organización,
o Organizar la información para su divulgación de los conocimientos, aprendizajes y
experiencias de capacitación de acuerdo con el tipo de información, las normas legales y
políticas de la organización
o Mantener el registro de información de los conocimientos, aprendizajes y experiencias de
los procesos de capacitación, teniendo como referentes la tecnología disponible y las
políticas de la organización
 Duración de la Guía: 64 horas

2. PRESENTACION

La Gestión Documental y administración de archivos, son procesos administrativos relacionados con el

orden y la importancia que tiene la historia y sus memorias a través de la gestión adecuada de
documentos. Podría decirse que la gestión documental es casi tan antigua como la escritura misma ya que
se convierte en una herramienta que resuelve algunos problemas inherentes a la producción de
documentos, tales como el incremento en volumen de material documental y la susceptibilidad del medio
en el que se almacene la información (piedra, papiro, papel, medios digitales, etc.). Dichos problemas han
hecho de la gestión documental a lo largo de la historia un proceso indispensable para cualquier entorno
organizacional con un flujo considerable de documentos. El enorme valor que tiene la información
comercial de una empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestión de documentos que se
adecúe al tipo y al tamaño del negocio y que además sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un
costo razonable. En esta guía se abordarán temas como: Documentos, tipos de documentos, procesos de
elaboración de documentos, archivos, procesos archivísticos, normatividad y programas de mejoramiento
de la gestión de archivos entre otros.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial

3.1.1 Hoy vamos a reflexionar sobre la siguiente historieta: Imagen 1 Luego, de forma individual
responda en su Portafolio de evidencias:

Luego, de forma individual responda en su Portafolio de evidencias:

¿Alguna vez ha sentido extrañar algún documento que parecía ya no importante? ¿Teniendo en cuenta la
historieta, cree usted que la vigencia de un documento es importante?, ¿Por lo general que tipo de
documentos guarda y que valor tienen para usted? ¿Considera usted que la conservación de documentos
y la forma en cómo se gestionan son necesarios en su vida personal y laboral? ¿Por qué? Socialice estos
cuestionamientos mediante una mesa redonda con sus compañeros e instructor de formación.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Los archivos no relumbran, pero son minas de oro. (Ángeles Magdaleno) Aprendiz, recuerde que su
formación profesional integral se desarrolla bajo la metodología de la formación por proyectos. Para éste
Técnico en Recursos Humanos, La presente guía le permitirá desarrollar sus competencias en gestión
documental y archivo el cual le aportará al proyecto en la medida que reconozca que, como Técnico, una
de sus funciones y ocupaciones será la elaboración de documentos públicos y privados, su organización,
conservación y presentación.

3.2.1 Para iniciar el desarrollo de esta guía, es importante reconocer que tanto conocemos sobre la
gestión documental. Para ello lo invito a recordar que en la vida personal y/o laboral cada mes recibimos o
tenemos contacto con algún tipo de documento. Teniendo en cuenta lo anterior: ¿Por lo general cuales
son los tipos de documentos que usted recibe? ¿Cuál es la técnica que utiliza para organizarlos y
archivarlos? Elabore esta actividad de manera individual y socialice en el ambiente de formación. Ahora es
importante identificar que, dentro de la presente guía, se abordarán las siguientes temáticas:
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SEMANA 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS  Aspectos Generales de las Comunicaciones: concepto,

clases, tipos de documentos, comunicaciones oficiales y empresariales.  Elementos esenciales de la
Documentación organizacional: concepto, elementos, importancia y aplicabilidad  Normas Técnicas
Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos organizacionales: GTC - 185
identificación, terminología y aplicabilidad.

SEMANA 2. PRESERVACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS, TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 

Preservación: concepto, importancia, causas y métodos

 Restauración: concepto e importancia, métodos

 Papel: origen, concepto, composición, clases
 Conservación: concepto, importancia, métodos
 Ley 594 de 2000: importancia y aplicabilidad
 Decreto 103 de 2015: importancia y aplicabilidad
 Manual de Gestión Documental: concepto, importancia
 Tablas de Retención Documental: concepto, importancia, objetivos y destino final
SEMANA 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS  Concepto, objetivo, obligatoriedad de la organización de los
archivos, conformación de los archivos de gestión, responsabilidades y criterios.  Sistema de
administración de archivos: concepto, importancia, formatos  Normatividad de archivos: Ley 594 de
2000, Decreto 2609 de 2012, Decreto 2578 de 2012 Decreto 1080 de 2015

SEMANA 4. PLAN DE ARCHIVOS, CONDICIONES LOCALES DEL ARCHIVO  Condiciones generales, concepto,
características, clases  Condiciones ambientales y unidades de conservación  Marco Legal: importancia,
objetivo, alcance, lineamientos generales para el plan de archivo.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Estimado aprendiz una de las formas de comunicar ideas y procesos a nivel administrativo es a través de
documentos. los documentos a lo largo de la historia han servido de gran avance para establecer planes
de mejora en las empresas que les permitan ser más eficientes; esta semana abordaremos la
comunicación y los tipos de documentos. Participe activamente en las actividades propuestas.

SEMANA 1.

3.3.1 De forma desescolarizada observe la presentación de Aspectos generales de la comunicación

disponible en su material de apoyo y en debate liderado por su instructor socialice la importancia, ventajas
y desventajas de los tipos de documentos oficiales y empresariales.

3.3.2 Realice curso de mecanografía en el siguiente link

http://www.mecanografiaonline.com/es/aspx/Start.aspx durante una hora y como evidencia presente
imagen de los resultados obtenidos en su carpeta de evidencias.
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3.3.3 Identifique la terminología y aplicabilidad de la norma GTC – 185 Disponible en el material de apoyo
y socialice en el ambiente de formación.

3.3.4 Después de haber observado y estudiado los diferentes tipos de documentos disponibles en su
material de apoyo presentación GTC-185, elabore los siguientes documentos para su empresa objeto de
estudio: Carta de presentación de la empresa a un inversionista, Memorando por incumplimiento y una
circular sobre el uso de uniforme. De las anteriores actividades esté atento a la explicación y
retroalimentación de los aspectos positivos y por mejorar, que le hará su instructor.

SEMANA 2.

3.3.5 Luego de haber escuchado el audio normas Acuerdo 050 de 2000 y Acuerdo 048 de 2000 disponible
en el material de apoyo, elabore un cuadro comparativo entre Preservación, Restauración y Conservación
de documentos, identificando sus métodos e importancia.

3.3.6 Realice lectura de la Ley 594 de 2000 disponible en su material de apoyo, y elabore un mapa
conceptual sobre la misma.

3.3.7 Realice lectura del Decreto 103 de 2015, disponible en su material de apoyo y socialice en GAES su
importancia y aplicabilidad.

3.3.8 Realice lectura del Decreto 103 de 2015, disponible en su material de apoyo y socialice en GAES su
importancia y aplicabilidad.

3.3.9 Después de haber realizado la lectura del documento, sobre las Tablas de Retención Documental,
disponible en su material de apoyo, consultar tres empresas con formato de tablas de retención y socialice
sus diferencias y similitudes en el ambiente de formación. De las anteriores actividades esté atento a la
explicación y retroalimentación de los aspectos positivos y por mejorar, que le hará su instructor. La
organización de archivos es un proceso que facilita la identificación y categorización de documentos según
su grado de importancia; el mantener al día el archivo garantiza un mejor proceso administrativo,
financiero y comercial.

SEMANA 3.

3.3.10 Realizar lectura sobre Organización de los archivos, que se encuentra disponible en su material de
apoyo, socializar sobre la importancia con los integrantes de su GAES.

3.3.11 Consulte y elabore un folleto por GAES, que contenga un cuadro comparativo entre las siguientes
normas Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012, Decreto 2578 de 2012 Decreto 1080 de 2015 La
infraestructura, los muebles y enseres que se utilizan en la conservación y preservación de archivos deber
reunir unas características básicas, revise cuidadosamente su material de apoyo y resuelva sus inquietudes
con su instructor en el ambiente de formación. De las anteriores actividades esté atento a la explicación y
retroalimentación de los aspectos positivos y por mejorar, que le hará su instructor.
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SEMANA 4.

3.3.12 Basados en el material de apoyo Plan de Archivos, diseñen un crucigrama para intercambiar dentro
de la ruta.

3.3.13 Ahora, realice lectura del acuerdo 0049 del 05 de mayo de 2000 “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”., disponible en el material de apoyo y elabore un resumen del mismo. De las
anteriores actividades esté atento a la explicación y retroalimentación de los aspectos positivos y por
mejorar, que le hará su instructor. Ya que, sin archivo, no hay memoria, un país sin memoria es igual que
un individuo con alzhéimer, no sabe de dónde viene ni a donde va (AMGP)

Foro Guía 4. Gestión documental y administración de archivos Estimado aprendiz lo invitamos a observar
el video que encontrará en el link: https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww Publicado por
comunicaciones Belcorp Colombia en donde se evidencie el proceso de Gestión Documental Deberá
identificar la importancia que ha tenido la gestión documental para su crecimiento y expansión en el
mercado.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1 Aprendiz: ¡Es hora de aplicar lo que sabe!!! En esta parte de la guía, el aprendiz demostrará el grado
de aprehensión del conocimiento frente a contextos reales. Por lo tanto, en GAES, los aprendices deben
realizar las siguientes actividades aplicadas a su unidad productiva o caso de estudio.

12.5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Presente una propuesta de documentos administrativos (cartas,

memorandos, circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales, mensajes electrónicos y
tarjetas protocolarias), según la norma GTC - 185

12.6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Propongan una Tabla de Retención Documental conforme a los
requerimientos básicos de la unidad productiva, previamente identificados en el análisis del instrumento
de recolección de información y relacionado con los documentos administrativos elaborados en la Semana
1 12.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Identifique el sistema de gestión de archivos aplicable a la
unidad productiva y proponga las políticas e importancia del archivo de gestión, central e histórico

12.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL Crear un Manual de procedimientos de

gestión documental, aplicándolo a la unidad productiva, resaltando: Organización (clasificación),
ordenación documental (foliación).
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4.1 ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Identificar los conceptos Técnica: Formulación de

Conocimiento: básicos de mantener el
registro de información de
los conocimientos,
aprendizajes y experiencias de
los procesos de capacitación,
teniendo como referentes la
tecnología disponible y las
políticas de la organización
preguntas. Instrumento:
Cuestionario de preguntas sobre
técnicas y normativas de
preservación y gestión de
documentos, tablas de retención
documental y organización de
archivos

*Opera los equipos y aplicativos

para el recibo y despacho de
documentos internos y
externos, de acuerdo con el
manual de operación. *
Controla la vigencia de los
documentos teniendo en
cuenta las tablas de retención
documental. * Recepciona los
documentos aplicando los
procedimientos y la
normatividad vigente.

* Ingresa los documentos

aplicando el manual de gestión
Evidencias de Desempeño:
documental, las normas de
gestión de la calidad y la
legislación vigente.
Técnica: Observación Sistemática
Instrumento: Lista de chequeo
con las actividades solicitadas en
la guía.

* Clasifica la documentación
recibida de acuerdo con las
políticas de la organización.
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Evidencias de Producto: * Direcciona los documentos de

acuerdo con el destinatario o
dependencia correspondiente.
* Utiliza los elementos de
protección, de acuerdo con las
normas de seguridad industrial
y salud ocupacional durante el
desempeño de sus funciones. *
Aplica el procedimiento para la
radicación de los documentos
por despachar, utilizando la
tecnología disponible. *
Registra los documentos
internos y externos por
despachar, aplicando el manual
de gestión documental y la
tecnología disponible. *
Distribuye las copias de los
documentos por enviar de
acuerdo con las normas
internas y la legislación vigente.
* Conserva las copias de los
documentos enviados de
acuerdo con las normas de la
Organización y la legislación
vigente. Técnica: Observación Sistemática
Instrumento: Lista de chequeo
Cartilla con descripción de
procesos de la gestión
documental para la unidad
productiva. (debe incluir los
entregables del 3.4 transferencia
de conocimiento)

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
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Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución
que está al servicio de la gestión Administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan
de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la
cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación
de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón
a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico,
histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el
que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido
mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende
desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización conservación.

Sistema de gestión documental: 1. Programas de gestión de bases de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. 2. Gestión
Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de
todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
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que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida
de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios
tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (impresa o no)
o parte de ella, previamente consultada como autor, título, edición, entre otros

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Referencias:

GTC – 185 DE 2009

Acuerdo 048 del 2000

Acuerdo 049 del 2000

Acuerdo 050 del 2000

Ley 594 del 2000

Decreto 103 de 2015

Imágenes: Imagen 1: Marín, L. C. (07 de abril de 2015). Archivólogo. Obtenido de

http://archivologo.blogspot.com.co/2015/04/historietas-de-archivologo.html

Videos: Nación, A. G. (Dirección). (2000). Acuerdo 048 del 2000 [Video].

Nación, A. G. (Dirección). (2000). Acuerdo 050 del 2000 [Video].

Artículo y Glosario

Colombia, A. G. (02 de abril de 2014). Archivo General de la Nación Colombia. Obtenido de

http://190.26.215.130/?idcategoria=1264

Páginas recomendadas:

http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale, Galé Cengage
Learning, Océano para Administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest.

https://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) FERNÁN RIVERO DE LA INSTRUCTOR CBA MOSQUERA 26/06/2019

OSSA CUNDINAMARC
A

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)