Asistencia Administrativa - Tramitar Correspondencia

LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA EN LA CÁMARA DE

COMERCIO DEL CAUCA

Lugar y Fecha: Bucaramanga, 18 de mayo de 2022

ELABORADO POR: Dayron Enrique Hernández Pérez

1. OBJETIVOS: Describir el procedimiento usado para el trámite de

correspondencia, en la Unidad de Correspondencia de la Cámara de
Comercio del Cauca; como testimonio del cumplimiento del Acuerdo
060 de 2001, en una entidad.

2. RESUMEN

En cumplimiento del acuerdo 060 de 2001, la Cámara de Comercio del

Cauca, en su Unidad de Correspondencia, cumple las funciones
relacionadas con el manejo y trámite de las Comunicaciones Oficiales que
le competen a la entidad.

2.1 MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

En la Oficina de Correspondencia de la Cámara de Comercio del Cauca,

se recibirán únicamente las comunicaciones que le competen a la entidad,
a las cuales se les hará el respectivo radicado y registro; de lo contrario, se
devolverán al remitente.

La documentación para despachar será entregada por los funcionarios

directamente en la Oficina de Correspondencia para hacerle el respectivo
trámite: en la original y copia se consignará la fecha, hora y número de
recibido; para luego proceder a su despacho.

La Oficina de Correspondencia debe llevar un control del movimiento de la

correspondencia registrada, con el fin de asegurar la ubicación de los
documentos en el aplicativo de la entidad, así como hacer seguimiento de
las respuestas con los respectivos sistemas de alarma, para dar
cumplimiento al trámite de cada uno de ellos.
2.2 RADICACIÓN

La radicación de las Comunicaciones Oficiales consiste en agregar un

número consecutivo a las comunicaciones producidas o recibidas, dejando
constancia de la fecha y hora de su recibido o despacho, en original y copia,
con el objetivo de oficializar su trámite, y cumplir con los términos de
vencimiento establecidos por ley.

2.3 REGISTRO

El registro consiste en ingresar en los sistemas manuales o automatizados

de la entidad, las comunicaciones producidas o recibidas, anotando datos
tales como:

• Nombre de la persona o entidad

• Nombre y código de las dependencias competentes
• Número de radicación
• Nombre del funcionario responsable del trámite
• Anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita)

3. CONCLUSIONES

• La Unidad de Correspondencia de la Cámara de Comercio del

Cauca, con su Unidad de Correspondencia, pretende dar
cumplimiento al Acuerdo 060 de 2001.

• La organización y el establecimiento de funciones y procedimientos

específicos en la Oficina de Correspondencia resulta de importancia
capital para el trámite de las Comunicaciones Oficiales de las
entidades, tal como da testimonio la Cámara de Comercio del
Cauca.

• La correcta numeración, radicación y registro de las Comunicaciones

Oficiales es parte crucial del trámite y trazabilidad de la
correspondencia de las entidades, para cumplir con los términos
establecidos por la ley para tal fin.

4. RECOMENDACIONES

• La correcta capacitación del personal de la Unidad de

Correspondencia, en los principios archivístico aplicados al trámite
 de correspondencia y la conservación de documentos, hace más
efectiva la gestión de las Comunicaciones Oficiales de la entidad.

• La elaboración de manuales de funciones y procedimientos que

guíen la labor de los empleados de la Oficina de Correspondencia,
también favorece el correcto trámite de la correspondencia de la
entidad.

DAYRON ENRIQUE HERNÁNDEZ PÉREZ

Aprendiz Técnico en Asistencia Administrativa