CARTA DE RECOMENDACIONES DE TOMA FÍSICA DE

INVENTARIOS
 CARTA DE RECOMENDACIONES DEL PROCESO DE TOMA FÍSICA DE
INVENTARIOS

Fundamentos:

Las recomendaciones deben tener relación con los hallazgos y riesgos identificados en la
ejecución de las auditorias, son el valor agregado que les entregamos a nuestros clientes
basado en buenas prácticas, normas internacionales, COSO III y la experiencia del auditor.

Las recomendaciones propuestas por el auditor están sujetas al dinamismo de las

operaciones de la organización, cambios estructurales y procesos y deben propender a
mitigar los riesgos identificados.

Objetivo:
Definir recomendaciones que son aplicables a un proceso estándar de la toma física de
inventarios, considerando los riesgos, definición, diseño y operatividad de controles
manuales y automáticos.

Recomendaciones:
Subproceso Riesgo
1. Lineamientos del proceso de Toma a) Actividades no autorizadas para el
física de inventarios proceso de Toma física de anticipos

i. Definir lineamientos administrativos de alto nivel (Políticas) relacionados con el

proceso de toma física de inventarios, alineados a la estrategia de la compañía.

ii. Las políticas deben ser autorizadas y/o avaladas por el máximo órgano de la
compañía (Junta Directiva y/o Asamblea) y los procedimientos por el dueño del
proceso y Representante Legal.
iii. La compañía debe contar con un repositorio de lineamientos, el cual permita su
divulgación, adicionalmente se definir un área encargada de su administración,
monitoreo y actualización.
iv. Las políticas y procedimientos son dinámicos de acuerdo con las operaciones de la
compañía, estos lineamientos se deben actualizar periódicamente y mantener un
registro y/o trazabilidad de las modificaciones.
v. Las actividades realizadas en el proceso deben ajustarse y/o coincidir con los
lineamentos definidos por la administración y deben ser de estricto cumplimiento.

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 Subproceso Riesgo
1. Lineamientos del proceso de Toma a) Actividades no autorizadas para el
Física de inventarios proceso de Toma Física de inventarios

vi. Se pueden recomendar controles manuales o automáticos que el proceso no

considera ni en sus lineamientos ni en la operatividad del proceso, los cuales
permitan mitigar los riesgos identificados, de acuerdo con las buenas prácticas y al
sector, de igual manera se debe hacer énfasis en el cumplimiento de los lineamientos
administrativos.

vii. Los procedimientos deben identificar el objetivo del proceso, alcance (actividades de
inicio y fin), detallar las actividades del proceso con una secuencia lógica, el
responsable de las actividades de acuerdo con la estructura de la compañía, términos
relacionados con el proceso que requieran una explicación detallada, sistemas de
tecnología que soportan el proceso, documentos soportes, niveles de autorización e
indicadores de gestión, el proceso debe estar alineado a su política.

viii. Los funcionarios responsables del proceso deben contar con un manual de funciones
y responsabilidades en el cual se definan sus responsabilidades, jefe directo e
indicadores de desempeño.

Subproceso Riesgo
a) Información financiera no confiable por
2. Planeación de la toma física de
inadecuada planeación y preparación
inventarios
de la actividad de toma física
i. Definir una procedimiento para la toma física de inventarios, detallando:

a) Registro de transacciones previas a la toma física del inventario (entradas y salidas)

b) Disposición del inventario (ubicación física de acuerdo al registro en el sistema de
información)
c) Identificación del inventario (marcaciones, obsoletos, producto no conforme,
devoluciones, entre otras)
d) Definición de grupos de conteo y mesa de control
e) Planillas de conteo
f) Actas de inicio y finalización de conteo
g) Tiempo máximo de aclaración y/o justificación de las diferencias identificadas en la
toma física de inventarios.
h) Responsable de la autorización de ajustes de inventario

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 Subproceso Riesgo
a) Información financiera no confiable por
2. Planeación de la toma física de
inadecuada planeación y preparación
inventarios
de la actividad de toma física

ii. La compañía debe definir un cronograma de toma física de inventarios, considerando

áreas, bodegas, regionales y tipo de inventario, fecha y hora.
iii. Solicitar acompañamiento de la segunda y tercera línea de defensa de la compañía
(control interno, auditoría interna, contraloría, etc) y de Revisoría fiscal para la
ejecución de la toma física.
iv. Realizar las capacitaciones que se consideren necesarias a los equipos que
participan en la toma física de inventarios de acuerdo a su rol y/o participación.

Subproceso Riesgo
a) Información financiera no confiable por
3. Ejecución de toma física de inadecuada toma física de inventarios
inventarios b) Fraude y/o pérdida de inventario no
identificada por inadecuada toma física
i. Los responsables de la mesa de control, coordinador de inventarios y supervisores,
deben validar el cumplimiento de las siguientes actividades:

a) Asignación de la dotación de seguridad a los colaboradores que participan en las

tomas físicas
b) Solicitud del documento de salud y seguridad de riesgos profesionales de cada
colaborador.
c) Verificación de los funcionarios que conforman los grupos de conteo y supervisores
(segunda y tercera línea de defensa y revisoría fiscal)
d) Elaboración del acta de inicio de la toma física, en donde se especifique fecha, hora
de inicio, nombre de los responsables de la mesa de control, estado de la bodega o
área de conteo y del inventario y observaciones, firma del responsable de la mesa de
control.
e) Cumplimiento de la fecha y hora de inicio del conteo
f) Entrega de formatos y/o planillas de conteo sin el detalle de existencias del inventario,
este debe identificar ubicación y/o área de conteo, tipo de inventario (materia prima,
producto en proceso, producto terminado, repuestos, etc) tipo de conteo (primero,
segundo o tercero), referencias del inventario o productos, responsable del conteo y
supervisor y espacios para anotar las unidades contadas.

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 Subproceso Riesgo
a) Información financiera no confiable por
3. Ejecución de toma física de inadecuada toma física de inventarios
inventarios b) Fraude y/o pérdida de inventario no
identificada por inadecuada toma física
g) Verificar el último documento registrado en el sistema de información de entrada y
salida de inventario (facturas, notas de ajuste, salidas de inventario)
h) Elaboración del acta de cierre de la toma física, en donde se especifique fecha, hora
de finalización, nombre de los responsables de la mesa de control, resultados de la
toma física del inventario y observaciones, firma del responsable de la mesa de
control.

ii. Los responsables de la toma física de inventarios, deben asegurar:

a) El conteo de la totalidad de las existencias del inventario y registro del resultado en

las planillas de control
b) La marcación de las unidades sujetas de conteo.
c) Firma de las planillas de conteo.
d) Los responsables del conteo de la toma física de inventario deben ser funcionarios
independientes de la administración y custodia del inventario.
e) Los funcionarios responsables de la toma física del inventario deben conocer las
características del inventario, referencias, unidades de medida, entre otros.
iv. Los funcionarios de la mesa de control debe asegurar que se realicen mínimo dos
conteos de inventario y un tercer conteo si se identifican diferencias entre los dos
primero conteos. Los responsables de realizar el primero y segundo conteo deben ser
funcionarios independientes y/o diferentes.

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 Subproceso Riesgo
a) Fraude por ajuste de inventario no
4. Consolidación y ajuste del autorizado
resultados de conteos b) Información financiera no confiable por
inadecuada toma física de inventarios
i. Los funcionarios de la mesa de control deben ser los únicos responsables del registro
del resultado de los conteos en el sistema de información y definición de las
diferencias identificadas en los tres conteos.
ii. El resultado de la toma física de inventarios debe quedar registrada en el Acta de
cierre y el funcionario responsable de la administración y custodia del inventario debe
justificar las diferencias identificadas en un término no mayor al definido en el
procedimiento de tomas físicas de inventario.
iii. Las diferencias identificadas en la toma física de inventarios y no justificadas por el
responsable de la administración del inventario, deben ser autorizadas por el Gerente
general de la compañía y/o nivel asignado.

Subproceso Riesgo
a) Pérdidas económicas por inadecuada
5. Inventario en Consignación administración del inventario en
consignación
i. El responsable de la administración y custodia del inventario entregado en
consignación, debe formalizar la entrada del inventario con facturas y/o notas de
entrada y los consumos con órdenes de salida.
ii. El responsable de la administración y custodia del inventario entregado en
consignación debe conciliar de manera periódica con el proveedor el saldo de
inventario de manera formal, el cual debe ser soporte de la facturación de cobro por
parte del proveedor.

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