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Guía Para Auditar la

Toma Física de
Inventarios
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Nota: Esta guía no pretende abarcar la totalidad de las situaciones presentadas durante
un inventario físico, su objetivo, es el de ayudar al auditor a definir los procedimientos
de auditoría a utilizar, de acuerdo con las características particulares de su
cliente

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Introducción

La participación de los auditores en el Inventario Físico, parte de obtener la evidencia suficiente y apropiada
respecto a la existencia y condición del inventario, así como se orienta a realizar el aseguramiento de los
controles definidos por la organización dentro de las políticas y procedimientos establecidos para la
realización de los inventarios.

Así las cosas, se sugiere al auditor los parámetros a revisar y evaluar antes, durante y después de finalizado
el inventario, dentro del marco estándar de la toma física:

Antes del Inventario

1. Solicitar las políticas, procedimientos e instructivos diseñados por la organización para la


realización de los inventarios.

2. Identificar los riesgos que pueden afectar los inventarios, así como los controles
establecidos por la organización para mitigar dichos riesgos.

3. Evaluar si de acuerdo al tipo de producto a inventariar, se necesita la participación de un


experto que permita tener la evidencia suficiente y apropiada de auditoría, de tal forma que
se gestione su vinculación.

4. Identificar el modelo de organización del inventario tanto en la bodega como en el sistema,


reconociendo las localizaciones virtuales y físicas. En este último caso, se debe identificar
si se cuentan con bodegas en diferentes puntos geográficos que requieran la participación
de auditores adicionales.

5. Verificar si se realizan inventarios de forma recurrente antes del inventario de fin de año o
inventarios cíclicos, de tal forma que se conozcan sus resultados y variaciones.

6. Solicitar los resultados del inventario con corte al último cierre previo a la fecha del
inventario, de tal forma que se puedan analizar sus resultados y oportunidad en su reporte.

7. Revisar la oportunidad con que el inventario ha sido planeado, así como los medios de
divulgación de su realización tanto a nivel interno como externo.

8. Identificar el nivel de segregación de funciones que tiene la operación de inventarios, en el


nivel de compras, custodia, registro de operaciones y autorización de ajustes.

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Análisis de Riesgos y Controles

Para esta etapa el equipo Auditool ha incluido los posibles riesgos y controles que se pudieran
presentar durante la administración del inventario, como los riesgos que pueden surgir durante la
toma física del mismo, de tal manera que el Auditor pueda tener la perspectiva tanto de los
factores que históricamente pueden afectar los resultados, como de los riesgos a los cuales puede
estar expuesta la toma física de inventarios, de tal forma que se prepare para una respuesta
oportuna y efectiva ante los posibles eventos.

Riesgo y/o Factor de Riesgo en la Administración del Inventario

No. Riesgo y/o Factor de Riesgo Control por parte de la


Organización

1. Ausencia de políticas y procedimientos para la La organización cuenta con


administración del inventario políticas y procedimientos
aprobados y divulgados para la
administración del inventario.

El acceso a los inventarios es


restringido solo al personal
autorizado.

Se tienen medidas de seguridad


física, tales como cámaras,
alarma, puertas de seguridad y
mallas, entre otros.

Se realizan inventarios
Pérdida de inventarios por inadecuada custodia del periódicos que permiten
2. mismo identificar oportunamente
cualquier desviación del
inventario.

Los inventarios se encuentran


asegurados por pérdida o hurto.

El inventario de terceros se
encuentra debidamente
identificado y registrado.

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No. Riesgo y/o Factor de Riesgo Control por parte de la


Organización

La infraestructura de la bodega
permite proteger el inventario de
daños ambientales.
3 Pérdida del inventario por deterioro de los productos

Periódicamente se verifica el
estado físico de los inventarios,
retirando todos aquellos
productos que se encuentran en
mal estado o vencidos.

Todo traslado de inventario entre


dos localizaciones debe estar
debidamente autorizado, así
4. Pérdida de inventarios por traslados no autorizados como debe tener la
documentación soporte de salida
y entrada, según consecutivo.

Los traslados de inventario, así


como todos los movimientos son
registrados en línea.

Se tienen procedimientos de
verificación periódica del saldo
de la localización donde se
registra el inventario en tránsito.

El incremento de los saldos de


inventario, parte del análisis de
5. Pérdidas del inventario por baja rotación la planeación de la demanda.

Se han establecido niveles de


inventario de seguridad.

Se ha establecido una
metodología para la realización
del inventario, la cual se
6. Resultados en el inventario que no reflejan la realidad encuentra documentada y
de los hechos económicos divulgada.

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No. Riesgo y/o Factor de Riesgo Control por parte de la


Organización

Los resultados de las tomas


físicas de los inventarios son
comparados con los saldos
registrados en el sistema y sus
diferencias son investigadas y
documentadas.

Los productos en mal estado


son separados del inventario, así
como es etiquetado y/o
identificado.

Las bajas de inventario son


autorizadas y documentadas por
6. Resultados en el inventario que no reflejan la realidad un nivel adecuado.
de los hechos económicos

Los ajustes de inventario son


documentados y autorizados por
un nivel adecuado, según la
matriz de atribuciones.

Periódicamente se presentan los


resultados de los inventarios
realizados a un nivel superior.

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Políticas y procedimientos

1. Validar si las políticas, procedimientos e instructivos se encuentran debidamente


aprobados por un nivel jerárquico adecuado, así como divulgados.

2. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía
para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (según las buenas prácticas
de un inventario). La evaluación de las instrucciones debe incluir:

La aplicación de actividades de control adecuadas

La identificación adecuada y suficiente de los inventarios en proceso, inventarios de


lento movimiento, obsoletos o dañados y del inventario propiedad de un tercero

Los procedimientos utilizados para estimar las cantidades físicas cuando se trate de
inventarios en donde su conteo sea complejo. Ejemplo: inventarios a granel, silos,
tanques, u otros.

Control apropiado sobre el movimiento del inventario entre el área (almacén, proceso,
producto terminado), así como el embarque y recepción de inventario antes y después
de la fecha del corte de los inventarios.

3. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario


el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo, así como si
se realizaron capacitaciones al respecto.

4. Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase
que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes

5. Realizar un recorrido por las instalaciones de la compañía, para determinar lo adecuado


del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del
conteo, así como para validar lo siguiente:

a. Verificar que se tengan señaladas las rutas de evacuación.


b. Verificar que se tengan listos los elementos de primeros auxilios.
c. Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se
encuentra debidamente identificado y separado.
d. Verificar que la bodega este en perfecto aseo y orden.

6. Verificar que se programó la suspensión de entrada y salida de productos. De no ser así,


se deben tener definidos los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de
inventario.

7. Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén,
determinar las implicaciones para la efectividad del conteo.

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8. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se asegure una


adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene
a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una
persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras

9. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables
de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros
de inventario las tarjetas de conteo utilizadas

10. Acompañar el corte de documentos por parte del cliente, verificando lo adecuado del
mismo.

Criterios para la selección de la muestra de productos a inventariar

El auditor antes de la toma física de inventarios, debe definir y documentar los criterios con los
cuales realizará la selección de los productos a inventariar, de tal forma que los mismos sean
presentados y avalados por la Gerencia de Auditoría.

Es así, como el equipo Auditool deja a consideración de los auditores, una lista de criterios a
seguir para dicha selección y la cual debe ser revisada y ajustada según las necesidades de cada
organización:

1. Materialidad de cada uno de los productos que conforman el inventario, es decir, identificar
los productos que tienen la mayor participación en el inventario bien sea por su lista de
precios o costos. Lo anterior, se puede conocer por medio de la organización del listado de
productos de mayor a menor valor, y su porcentaje de participación sobre el valor total del
inventario. Dicha identificación se puede realizar por medio de herramientas como Excel.

2. Nivel de confianza en el ambiente de control en la organización. El tamaño de la muestra


debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir que entre
menor nivel de confianza se tenga, mayor deberá ser el número de productos que
conforman la muestra a inventariar.

3. Resultados de la evaluación de riesgos realizada por el auditor a todos aquellos procesos


relacionados con el inventario.

4. Estratificación de los productos.

5. Resultados históricos de los conteos recurrentes realizados por la administración.

6. Productos que registran el mayor número de ajustes en sus saldos por hurto o daños.

7. Número de reclamaciones por pérdida de producto presentadas a las aseguradoras.

8. Precio promedio ponderado de los productos

9. Productos de mayor rotación.

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10. Productos sin movimiento.

11. Productos con mayor número de notas crédito.

12. Productos en consignación

13. Productos con saldo recurrente en la localización “transito” y/o similar.

14. Selección aleatoria de la muestra de productos por medio de herramientas tecnológicas, en


donde la herramienta puede sugerir una nueva muestra en caso que los productos
seleccionados no sean representativos sobre el inventario.

15. Solicitudes de la alta gerencia.

Durante el Inventario

1. Verificar que se lleva un control de asistencia de todos los participantes.

2. Verificar el orden y aseo de la Bodega, pues si se presenta desorden se incrementa la


probabilidad de tener sobrantes o faltantes en el conteo.

3. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones.

4. Validar si en caso de tener mercancía de clientes, la misma se encuentra aislada y con la


documentación soporte.

5. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo.

6. Verificar la correcta supervisión a los equipos de conteo.

7. Verificar la asignación adecuada de etiquetas, códigos o rótulos en los productos para su


correcta identificación por referencia, según su parametrización en el sistema, así como validar
que la etiqueta cuente con toda la información del producto.

8. Verificar el correcto uso de los elementos de seguridad por parte de los participantes en el
inventario, así como la adecuada utilización de los equipos asignados para el conteo en alturas.

9. Realizar el conteo físico de los ítems seleccionados de acuerdo a la técnica de muestreo


aplicada.

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10. Verificar durante la toma física, que no existan espacios vacíos entre los ítems que se están
contando.

11. Cuando el inventario está empacado, el Auditor debe considerar solicitar la apertura de algunos
ítems, para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado. En especial
se sugiere seguir dicha práctica para los elementos de mayor valor.

12. Para las cajas que están ubicadas en la parte superior de los estantes, se debe solicitar
aleatoriamente que algunas cajas sean bajadas y contadas, para validar la existencia y validez
del contenido.

13. Desarrollar el conteo de los productos, partiendo de las siguientes técnicas de conteo:

a. De Piso a Kardex: Comparar los resultados de conteo del auditor con los
resultados reportados por los grupos de conteo, así como con los saldos
registrados en el sistema de información del cliente

b. De Kardex a Piso: Comparar los saldos de unidades reportadas por el sistema con
los saldos físicos de los productos en su localización, así como con los resultados
de los grupos de conteo.

14. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de
controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de
inventario las tarjetas de conteo utilizadas.

15. Verificar el desarrollo del primero y segundo conteo, así como la comparación de los resultados
de dichos conteos.

16. Validar el desarrollo del tercer conteo para las diferencias generadas entre el primero y el
segundo conteo.

17. Verificar aleatoriamente que los productos inventarios efectivamente tengan la evidencia de
haber sido contados.

18. Verificar que los camiones no tengan producto, y en caso que lo tengan validar que el mismo
esté debidamente registrado y con la documentación soporte de su despacho.

19. Obtener la confirmación de los inventarios que se encuentran custodiados por terceros según
documentación soporte, así como evaluar si es necesario verificar el estado de dicho inventario
de acuerdo a su materialidad, de tal forma que se pueda confirmar que su estado es adecuado
y por tanto refleja el valor en libros.

20. Realizar una verificación de totales entre el número de productos inventariados y el número
registrado en los estados financieros, validando así la exactitud de los listados entregados para
los inventarios.

21. Verificar que no se realicen movimientos de inventario y en caso que los mismos se hagan,
verificar que se realicen de acuerdo a las políticas y procedimientos definidos.

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22. Verificar si el número de productos obsoletos y en mal estado, no es superior al margen mínimo
que espera la organización tener de los mismos.

Posibles Riesgos y/o Factores de Riesgo durante la Toma Física del Inventario.

No. Factor de Riesgo Actividad sugerida para ser


realizada por el Auditor

1. Dejar espacio vacíos entre los productos Conteo total de los productos
seleccionados.

2. Incluir para una referencia cajas vacías o con producto Verificación visual de todas las
que no corresponde. referencias de la muestra
seleccionada.

3. Ubicar en los niveles superiores de los estantes cajas Solicitar que todas y/o una
que simulan tener producto. muestra las cajas de los niveles
superiores sean bajadas y
contadas.

4. Incluir en los productos a inventariar, productos que han Verificar el estado de los
sido dados de baja por la compañía por estar dañados, productos contados en la
obsoletos o descontinuados. muestra, solicitando el retiro de
los productos en mal estado o
vencidos.

5. Incluir referencias que no corresponden a la localización Validar que las referencias


ubicadas en la localización,
correspondan con las registradas
según las planillas de conteo.

6. Incluir como referencias inventariables producto que no Contar únicamente el producto


es propiedad de la compañía y el cual se encuentra por ubicado en las localizaciones.
fuera de las localizaciones.

7. Realizar movimientos de productos contados entre Estar atentos al movimiento de


localizaciones. mercancías entre una
localización y otra, así como
solicitar la documentación
soporte de su traslado, en caso
que este se presente.

Estar atentos a la recepción de


productos por parte de
proveedores durante los días de
8. Ingresar productos al inventario no facturados. inventario, por lo cual se deberá
solicitar la razón y autorización
de dichos ingresos.

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Riesgo y/o Factor de Riesgo Actividad sugerida para ser


realizada por el Auditor

9. Manipulación de los equipos de Medición. Realización de pruebas de


auditoría para verificar la
calibración de los equipos
utilizados.

Verificar para la muestra


seleccionada que las unidades
incluidas por empaque
10. Ordenamiento del producto en unidades que no correspondan con el número de
corresponden a las parametrizadas por empaque. unidades asignado. (Ejem: Caja
por 20, contando que efectivamente
se encuentren 20 unidades y no
menos o más)

11 Grupos de conteo conformados por las mismas personas Verificar que los grupos de
para el primer y segundo conteo. conteo tengan zonas diferentes
entre el primer y segundo conteo.

Después de realizada la toma física del Inventario

Una vez han finalizado los conteos, se proceden a realizar las siguientes actividades:

1. Realizar un recorrido por la bodega, verificando que las localizaciones cuenten con la
evidencia de haber sido contadas.

2. Verificar aleatoriamente que las hojas de conteo se encuentran correctamente


diligenciadas, sin presentar tachones o enmendaduras, así como verificar el registro del
número consecutivo asignado.

3. Verificar la conciliación de los resultados finales de la toma física del inventario vs. los
saldos registrados del sistema Kardex.

4. Solicitar a la administración la explicación de las razones por las cuales se presentan las
diferencias más representativas entre la toma física y los saldos del kardex del sistema.

5. Verificar la realización de lo ajustes generados como resultado de las diferencias


presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros. Las
diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el
inventario y el ajuste debe ser autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga
a su cargo la custodia del inventario.

6. Con relación al inventario obsoleto o dañado identificado durante la toma física de


inventarios, se debe confirmar la provisión de inventarios a registrar al 31 de diciembre.

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7. Una vez se ajusta el kardex se debe verificar la conciliación del Kárdex valorizado y el libro
mayor.

8. Verificar que las últimas facturas generadas para el corte de documentos, estén
registradas como ventas o cuentas por pagar a proveedores, según corresponda.

9. Cuando la toma física de inventarios se hace en una fecha anterior a la fecha del cierre
contable (31 de diciembre), el auditor debe realizar después de la toma física de
inventarios, verificaciones a las entradas y salidas de inventario para validar su
razonabilidad sobre el saldo final registrado en los Estados Financieros.

10. El auditor debe proceder a documentar y emitir el informe y/o carta con los resultados de
los inventarios, registrando tanto las debilidades observadas en la toma física del
inventario, así como las oportunidades de mejora identificadas.

11. Se debe solicitar a la administración el plan de acción a implementar para corregir las
debilidades presentadas en la toma física de inventarios.

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