TÉRMINOS DE REFERENCIA

Alianza por la Minería Responsable (ARM)

1. INFORMACIÓN GENERAL

Cargo o servicio: Asistente de proyectos Colombia

Lugar de Ejecución: Envigado (Medellín), Colombia
Fecha de Inicio: 17 de febrero 2021
Fecha de Finalización: 6 meses posibilidad de prórroga
Solicitante: ARM
Financiamiento: ARM
Objetivo: Apoyar en la coordinación y ejecución de proyectos aprobados en Colombia,
brindando asistencia administrativa, técnica y de monitoreo y avaluación a los
mismos.

2. ANTECEDENTES

1. La Fundación Alianza por la Minería Responsable (ARM) es una iniciativa global, pionera e independiente,
constituida en 2004 con el propósito de mejorar la equidad y el bienestar de las comunidades Mineras
Artesanales de Pequeña Escala (MAPE) a través de prácticas sociales, ambientales y laborales mejoradas,
un buen sistema de gobierno y la implementación de prácticas de restauración de ecosistemas. La misión
de ARM es la de establecer estándares para la MAPE, apoyar y facilitar que los productores hagan entrega
al mercado metales y minerales certificados como "Fairmined" a través de cadenas de suministro justas,
con el fin de contribuir hacia la transformación de la MAPE en una actividad social y ambientalmente
responsable, y el mejoramiento de la calidad de vida de los mineros artesanales, sus familias y
comunidades.

2. OBJETIVO
Apoyar en la coordinación y ejecución de proyectos aprobados en Colombia, brindando asistencia
administrativa, técnica y de monitoreo y avaluación a los mismos.

3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Institucionales
 Participar en la inducción y capacitaciones promovidas por ARM para garantizar la calidad de las
actividades realizadas y su alineación con la estrategia de la organización.
 Seguir las políticas internas, protocolos, procedimiento y códigos que implemente la organización

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  Utilizar de manera adecuada las metodologías, formatos, herramientas de planeación y
comunicación de la organización.
 Seguir las políticas de viajes para solicitudes de tiquetes, avances y legalizaciones
 Durante permanencia fuera de oficina, especialmente en los territorios, mantener una agenda de
movimientos detallados y comunicarse con la oficina según la política de seguridad.
 Sistematizar los datos de contacto y las notas de reuniones con actores externos y guardarlas en el
lugar oportuno.
 Proporcionar información relacionada a sus tareas, metas e indicadores.
 Velar por la calidad de la información producida, y almacenarla oportunamente en el Servidor de
ARM en los lugares indicados
 Participar en las reuniones y espacios de coordinación según relevancia.
 (donde aplica) Liderar el personal bajo su supervisión.
 Ser ejemplo del respeto a los derechos humanos de las personas de las comunidades y de toda
persona vinculada a las actividades y procesos de implementación acordados.

Responsabilidades del SG-SST

 Conocer y entender la política de seguridad y salud en el trabajo.

 Procurar el cuidado integral de su salud.
 Asistir y participar activamente a los eventos de formación.
 Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
 Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la organización.
 Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la
organización.
 Informar las condiciones de riesgo detectadas al supervisor o jefe inmediato.
 Reportar inmediatamente todo incidente y accidente de trabajo.

Obligaciones y Responsabilidades como asistente de proyectos

1. Realizar investigación y recopilación de la información necesaria (técnica, operativa, financiera, legal,

de contexto, etc.) para el diseño de la estrategia de implementación de los proyectos aprobados, así
como en la sistematización de los acuerdos generados con las áreas de ARM en las reuniones que se
lleven a cabo para acordar dicha estrategia.
2. Apoyar con el seguimiento a la estrategia de implementación acordada para Colombia y a los
indicadores que surjan de esta.
3. Apoyar a los coordinadores de proyectos de Colombia en tareas operativas como coordinación de
reuniones técnicas y de planeación, sistematización de acuerdos con las diferentes áreas de ARM,
actualización de matrices para la gestión de proyectos y formatos de planeación, seguimiento al
cumplimiento de responsabilidades de las partes, recopilación de insumos de monitoreo y evaluación
para la elaboración de reportes internos y a donantes, entre otros.

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 4. Realizar tareas administrativas relacionadas a los proyectos, tales como administración de archivos
de cada proyecto, apoyo en la elaboración de oficios y documentos administrativos, seguimiento de
pagos a los proveedores, coordinación de algunas actividades, entre otras.
5. Apoyar en el registro de la información contable y financiera de cada proyecto (gastos, costos, pagos
efectuados) que permita el control y cumplimiento del presupuesto, siguiendo los lineamientos de
la gerencia administrativa de ARM.
6. Llevar un registro centralizado del tiempo invertido por cada profesional de ARM en los proyectos
implementados en Colombia basado en los reportes de los TIMESHEETS mensuales, que permita
identificar sobre o sub ejecuciones con base en lo proyectado en las propuestas a los donantes y así
informar de manera oportuna las posibles necesidades de solicitar cambios presupuestales.
7. Revisar y aprobar en algunos proyectos las solicitudes de avance de los profesionales que realicen
actividades por fuera de la oficina de ARM.
8. Apoyar en el desarrollo de herramientas de documentación aplicable a los procesos una vez sea
puesto en marcha el proyecto (formatos, procedimientos, procedimientos de contingencia,
manuales, listados de asistencia, formatos de monitoreo y evaluación entre otros) y garantizar que
el equipo del proyecto se apropie de ellos.
9. Bajo los lineamientos dados por el área de Monitoreo y Evaluación de ARM, garantizar la
sistematización de toda la información necesaria para el monitoreo y evaluación de los proyectos,
combinando su dedicación del tiempo entre la sistematización directa cuando esto sea posible y la
supervisión de la labor realizada por sistematizadores contratados por ARM.
10. Diligenciar de manera clara y detallada los formatos de monitoreo y evaluación, y verificar que
quienes implementen actividades de proyectos con participación de beneficiarios también lo hagan.
11. Asistir en la relación con proveedores de productos y servicios relacionados a los proyectos.
12. Realizar informes mensuales para la gerencia Regional Colombia, basados en las planeaciones
mensuales y en los informes mes a mes y el balance de la planeación mensual de todos los territorios
donde se implementan acciones, identificando lecciones aprendidas, riesgos, compromisos, cambios
en la estrategia de implementación acordada con las diferentes áreas y toda aquella información
solicitada por la gerencia.
13. Apoyar en la redacción de informes financieros y administrativos a los donantes de los diferentes
proyectos implementados en Colombia.
14. Suministrar información para los ejercicios de evaluación de los diferentes proyectos.
15. Apoyar en la elaboración de presentaciones sobre los resultados agregados de la implementación de
los diferentes proyectos en Colombia.
16. Proponer innovaciones tecnológicas y manejo de plataformas que faciliten el monitoreo y evaluación
de los proyectos.
17. Realizar cualquier otra función relacionada al puesto.

4. ENTREGABLES

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Las partes acuerdan los siguientes entregables para el presente contrato:

Institucionales
 Inducción completada (el primer mes)
 Hoja de dedicación de tiempo TIMESHEET (actualización diaria, entrega mensual).
 Solicitudes de avance, lista de chequeo de viajes, legalizaciones y recibos originales (o escaneados)
de los gastos autorizados.
 Agenda de movimientos (para viajes fuera de oficina).
 Reportes de viaje (cada vez se realice un viaje) y soportes, archivados en el servidor.
 Notas de reuniones internas que lidera.
 Notas de relacionamientos con actores externos, guardadas oportunamente en el Servidor (en
Territorios o en Relaciones Institucionales).
 Listado de contactos/ CRM actualizado.
 (donde aplica) Documentación de acompañamiento trimestral de consultores a su cargo (1a1) o
evaluación de desempeño según su periodicidad.

Entregables Asistente de proyectos

 Insumos para la formulación de la estrategia de implementación de los diferentes proyectos
implementados en Colombia.
 Estrategia de implementación anual sistematizada con base en los acuerdos establecidos en
reuniones con las diferentes áreas de ARM.
 Formatos de planeación y seguimiento al cumplimiento de responsabilidades de las áreas.
 Insumos de monitoreo y evaluación.
 Archivos de cada proyecto en las carpetas por donante, organizado de manera tal que facilite los
procesos de auditoria externa de cada proyecto.
 Oficios y documentos administrativos.
 En los proyectos que se requiera, registro de la información contable y financiera de cada proyecto.
 Herramientas de documentación: formatos, procedimientos, procedimientos de contingencia,
manuales, listados de asistencia, formatos de monitoreo y evaluación, entre otros.
 Sistematización de toda la información necesaria para el monitoreo y evaluación de los proyectos.
 En caso de ser necesario, cotizaciones de servicios prestados por proveedores requeridos para la
administración de los proyectos.
 Informes mensuales para la gerencia Regional Colombia, basados en los informes mes a mes y las
planeaciones mensuales con las áreas de todos los territorios donde se implementan acciones,
identificando lecciones aprendidas, riesgos, compromisos, cambios en la estrategia de
implementación acordada con las diferentes áreas y toda aquella información solicitada por la
gerencia.

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  En los proyectos que se requiera, borradores o insumos para informes financieros y administrativos
a los donantes de los diferentes proyectos implementados en Colombia.
 Insumos para los ejercicios de evaluación de los diferentes proyectos.
 Borradores de presentaciones sobre los resultados agregados de la implementación de los diferentes
proyectos en Colombia.

5. PERFIL
El consultor/a o grupo de consultores deberán cumplir el siguiente perfil:
Profesional o tecnólogo en administración de empresas, ingeniera
EDUCACIÓN
administrativa, administración de negocios
Experiencia general: mínimo 3 años.
Experiencia específica mínimo de 2 años en:

 Asistencia o coordinación de proyectos

FORMACIÓN Y/O  Monitoreo y evaluación de proyectos
EXPERIENCIA EN  Manejo de bases datos
 Liderazgo y gestión de equipos
 Manejo financiero básico de proyectos

Habilidades lingüísticas:
 Deseable B1 en ingles

Otras habilidades:
 Organización y planeación
HABILIDADES  Habilidad de trabajar de manera independiente y en equipo.
 Motivación, pro-actividad, flexibilidad, creatividad, atención al
detalle, determinación.
 Interés en una contratación a largo plazo.
 Facilidad para adoptar innovaciones tecnológicas y manejo de
plataformas.

6. DURACIÓN
Fecha de inicio: 17 de febrero 2021
Fecha de finalización: 16 de agosto 2021 con posibilidad de prorroga

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7. TIPO DE VINCULACIÓN
Tipo de Contrato: Prestación de servicios

Honorarios: El valor total de contrato es entre dieciocho millones de pesos (18.000.000COP) y

veintiún millones de pesos (21.000.000) según experiencia relevante del candidato.
Pagos mensuales entre tres millones de pesos y (3.000.000COP) y tres millones
quinientos mil pesos (3.500.000COP).

Condiciones de pago: Pagos mensuales posterior a la entrega a satisfacción (visto bueno por parte del
supervisor del contrato) de las actividades realizadas, el respectivo informe, soportes
de pago de los aportes exigidos por la normatividad peruana.

Nota 1: Alianza por la Minería Responsable - ARM correrá con los gastos de traslado,
hospedaje y alimentación necesarios para el desarrollo de la consultoría, en los
lugares diferentes donde resida, de acuerdo a la política de viáticos de la
organización.

8. MECANISMOS DE SUPERVISIÓN
El contrato estará supervisado por la gerente Regional de Colombia de ARM.

9. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR

 Hoja de vida o currículum vitae.

 Carta expresando su interés e idoneidad para el cargo.
 Documentos y/o referencias que soportan su experiencia laboral, así como de su formación
profesional y lingüística.

Los interesados o interesadas podrán enviar sus solicitudes con la información completa requerida y
documentos probatorios al correo electrónico: convocatorias@responsiblemines.org

10. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE CANDIDATOS

Las solicitudes recibidas serán evaluadas por el Comité de Adquisiciones y contratación de ARM. La
organización se reserva el derecho de declarar desierta la convocatoria en caso de no recibir propuestas
que se ajusten a las necesidades del proyecto.

11. CRONOGRAMA
Apertura de la convocatoria 26 enero 2021
Cierre de la convocatoria 7 de febrero 2021
Selección de candidatos 8 de febrero 2021
Entrevistas 9-10 de febrero 2021
Contratación: solicitud de documentación y firma de contrato 11, 12, 15, 16 de febrero 2021

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