2022

Manual de Seguimiento y
Monitoreo de Proyectos y
Programas

UNIDAD DE MONITOREO, EVALUACION Y REPORTE

UMER-CRH
 Índice
I. Introducción........................................................................................................................1
II. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO............................................................3
II.1 Responsabilidad asumida por los actores del Sistema de Seguimiento y
Monitoreo................................................................................................................................3
II.2 Responsabilidades, seguimiento y monitoreo entre UMER en CRH y IFCR........4
II.3 Responsabilidades, seguimiento y monitoreo de la UMER hacia el financiador. .5
III. Herramientas De Seguimiento De Proyecto En Terreno.........................................6
III.1 Herramientas de seguimiento de la UMER................................................................6
III.2 Herramientas de seguimiento entre UMER y los coordinadores, gerentes y
director de programas...............................................................................................................8
III.2.1 Herramientas “UMER”...........................................................................................8
III.2.2 Herramientas de seguimiento del financiador..................................................12
IV. Rendición de cuenta- sistema de comunicación del seguimiento........................12
IV.1 Rendición de cuenta del equipo técnico local a su sede en terreno.................12
IV.2 Rendición de cuenta entre UMER y gestores (Sede y terreno, pre convenio)14
IV.3 Gestión de las acciones correctivas a través del uso de los datos de
seguimiento y monitoreo....................................................................................................15
IV.3.1 Solicitud de modificación substancial o no substancial..................................15
IV.3.2 Informe de compilación de modificaciones no previstas y efecto no
esperados.............................................................................................................................15
 I. Introducción

El presente manual proviene de la Unidad de Monitoreo, Evaluación y Reporte

(UMER), profundizando en su sistematización y mejora la calidad de sus

sistemas de seguimiento, monitoreo (S&M) de proyectos y programas en los

diferentes procesos de desarrollo continuar; totalmente integrado en el enfoque

de gestión del desempeño del desarrollo.

Pretende ser practico y conciso adaptándose a la estructura de la UMER en

base a su experiencia. Esta diseñado para proporcionar en el marco para el

Seguimiento, Monitoreo y Evaluación, ofreciendo una estructura de procesos

organizativa flexible, adaptarse a las realidades de los diferentes Donantes y

así mismo, la Sociedad Nacional implementadora, procedimientos y

herramientas de la UMER y con el apoyo financiero de otras Delegaciones.

Este manual está en línea con los valores de la UMER y tiene como objetivo

fomentar la participación de todas las partes interesadas, unido al proyecto es a

la vez responsable, derecho y deber este periodo igualdad que asegure la

participación real y efectiva.

La UMER entiende que el enfoque de gestión para resultado de desarrollo,

proporciona una herramienta valiosa para monitorear y revisar el progreso de

proyectos relacionados con la consecución de los objetivos marcados. Ya no

comprueba la implementación correcta las actividades se realizan dentro de los

plazos presupuestos establecidos, pero para la creación de conocimiento y

experiencia de gestión se debe obtener un mejor rendimiento con resultados

demostrables.

Los objetivos son el aprendizaje, la gestión de riesgos y la rendición de cuenta.

Aprender ayuda no solo mejorar los resultados de los proyectos y procesos

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existentes mientras se fortalecen las competencias de la organización y

particulares durante toda la duración del proyecto, así como para formulación

de proyectos futuros.

En general, esta guía Seguimiento, Monitoreo y Evaluación es el resultado de

los esfuerzos de la UMER en sus proyectos y lograr los siguientes objetivos

interrelacionado:

 Fortalecer las estructuras, incentivos y capacidades necesarias para

recolectar evidencia de resultados y como proporcionar cuentas que los

ayuden a tomar decisiones informadas.

 Fortalecer el vínculo entre planificación/implementación con el

seguimiento y evaluación para desarrollar proyectos para mejorar el

aprendizaje individual y organización.

 Facilitar la gestión de riesgos y tomar las medidas correctivas

apropiadas dentro de un marco de tiempo apropiado.

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 II. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO

El proceso de seguimiento es verificar y evaluar integralmente el conjunto de

las decisiones adoptadas por los actores, de manera coordinada, articulada y

transversal, y determinar si las mismas están siendo cumplidas por la Unidad

de Monitoreo, Evaluación y Reporte (UMER).

El seguimiento proporciona información constante a los administradores y otros

interesados, retroalimentando la ejecución del proyecto como tal. Permite

identificar dificultades, potenciales y adelantarse a las posibles complicaciones

en tiempo y falta de recursos. Se entiende como la observación registro y

sistematizaciones de los resultados del monitoreo entre en algunos recursos

utilizados esto es decir entre las metas intermedias y cumplidas, así como

tiempos y presupuesto previsto de una manera táctica y estratégica.

Fomenta la cultura de la evaluación, la gestión del desempeño, y rendición de

cuentas en función de los resultados esperados posteriormente nos permite

realizar la evaluación con el ciclo de proyecto. Como evaluación o un elemento

de planificación estratégica también nos permite alentar el aprendizaje

institucional, así como promover el recurso de evidencia proporcionada por el

seguimiento y obtener los que son la elección de resultados pertinente y

demostrar por qué se producen los resultados tanto esperados como los

previstos.

II.1 Responsabilidad asumida por los actores del Sistema de

Seguimiento y Monitoreo

A continuación, se consideran tres niveles de interacciones para el seguimiento

y monitoreo, conformada por procesos flexibles en función de los miembros de

la Unidad de Monitoreo, Evaluación y Reporte (UMER). Las responsabilidades

3
que se enumeran a continuación, no son exhaustivas, pero es la estructura

mínima imputable que debe estar tomado en el Pre Convenio firmado entre

UMER y los coordinadores, gerentes y director de programas para la ejecución

del proyecto (que acompaña la propuesta de proyecto presentada al

financiador) y Convenio para la ejecución del proyecto.

II.2 Responsabilidades, seguimiento y monitoreo entre CRH y IFCR

Los coordinadores, gerentes y director de programas reportan directamente a

la UMER, con el apoyo cooperante de CRH y IFCR cuando haya uno,

asumiendo la responsabilidad principal de elaborar los informes acordados. A

continuación, se enumera el cuerpo de responsabilidades mínimas y

estándares que asumirán los coordinadores, gerentes y director de programas,

la UMER y CRH.

En este marco, UMER asume las siguientes responsabilidades:

● Preparar informes técnicos y financieros acordados e incluidos en los

acuerdos de proyectos y Plan Operativo Anual.

● Los informes de seguimiento y las justificaciones finales de los

financiadores son elaborados y enviados al equipo de coordinación de la

Cruz Roja Hondureña en tiempo y forma.

● Apoyar a la UMER respondiendo a las auditorias técnicas y financieras o

solicitudes que los financieros puedan realizar después de la finalización

del proyecto.

● Proporcionar información detallada sobres los cambios en las cuentas

del proyecto que la UMER y los financiadores pueden solicitar en

cualquier momento.

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 ● Entregar las facturas diligenciadas originales o copias compulsadas de

las mismas, según la planificación acordada con a la UMER.

● Si es necesario realizar cambios que afecten resultados, actividades,

cronogramas o presupuestos, favor de enviar una notificación por escrito

a la UMER detallando los cambios propuestos y las razones de la

solicitud.

En este marco, los coordinadores, gerentes y director de programas asumen

las siguientes responsabilidades:

● Realizar, acordar y finalizar el Plan Operativo Anual del proyecto.

● Esforzarse para involucrar al máximo los actores vinculados al proyecto,

titulares de derechos, obligaciones y responsabilidades.

● Utilizar y mejorar los indicadores desarrollados para los objetivos,

resultados y actividades desde la formulación del proyecto hasta su

evaluación (Línea Base teniendo en cuenta los Indicadores).

● Asegurar que se obtengan los datos solicitados.

● Realizar visitas periódicas al proyecto.

● Conversar y realizar talleres de análisis con los destinarios directos y

entidades participantes.

● Controlar los gastos que se gestionan como se indica en la línea

presupuestaria aprobada.

● Determinar protocolos y medidas de cambio y mejora.

II.3 Responsabilidades, seguimiento y monitoreo de la UMER hacia el

financiador

En este marco, la UMER asume las siguientes responsabilidades:

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  Revisar, completar, aprobar y enviar los informes a entregar al

financiador. La UMER será responsable de su autenticidad.

 Gestionar la cuenta corriente de los proyectos y facilitar al financiador,

la información detallada sobre los movimientos de la misma en cada

momento que la solicite.

 Dar seguimiento a las comunidades oficiales con el financiador

 Dar visibilidad al financiador.

III. Herramientas De Seguimiento De Proyecto En Terreno

Una herramienta de recolección de datos es cualquier recurso, dispositivo o

formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar

información. Son los medios físicos utilizados para recopilar y almacenar

información. Ejemplo: fichas, formatos de cuestionario, guía de entrevista, Un

cuestionario en cuya estructura quedan registradas las respuestas

suministradas por el encuestado.

III.1 Herramientas de seguimiento de la UMER

La Unidad de Monitoreo, Evaluación y Reporte (UMER), sobre su sistema y

herramientas propias de seguimiento y monitoreo de proyectos posterior de

revisar las herramientas de planificación elaboradas por la Gerencia de

Cooperación.

Esto es para intentar diseñar un modelo de herramienta que evite duplicidades

o mucho trabajo a los coordinadores, gerentes y director de programas,

siempre en base a los modelos e instrucciones proporcionados en este manual.

Además de este intercambio de sistema de mejoras de seguimiento y

monitoreo para la UMER y Unidad Ejecutadora del Proyecto (UEP).

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Planificación:

Planificar es trazar un plan, o sea reunir los medios, y ordenarlos hacia la

consecución de un fin, para encaminar hacia el la acción, reduciendo los

riesgos de un avance espontaneo. Son sus elementos: los objetivos, las

acciones a desarrollar, y los recursos que se necesitan.

Monitoreo:

De los programas o intervenciones implica la recolección de datos rutinarios

para medir los avances hacia el cumplimiento de los objetivos del programa.

Se utiliza para llevar un registro del desempeño de los programas a lo largo del

tiempo, y su propósito es ayudar a los interesados pertinentes a tomar

decisiones informadas respecto a la eficacia de los programas y el uso eficiente

de los recursos. Se realiza una vez comenzado el programa y continua durante

todo el periodo de implementación.

Evaluación:

Es un proceso por el cual se determina los cambios generados por un Proyecto

a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su

planificación.

Produce información para la toma de decisiones, por lo que también se le

puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficiencia de los

proyectos, además de promover mayor capacidad para ejecutar las actividades

en la asignación de recursos.

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Reportes:

Es un informe o un trabajo escrito, este tipo de documento (que puede ser

impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información.

Es un documento o un escrito que se emplea para dar a conocer algo. A través

de los reportes se transmiten distintos tipos de informaciones, con fines muy

diversos. Se conoce como reporté de lectura al informe que elabora una

persona después de leer un determinado texto.

III.2 Herramientas de seguimiento entre UMER y los coordinadores,

gerentes y director de programas.

Las herramientas que se especifican a continuación son cambiantes para el

seguimiento y monitoreo del proyecto. Conforma una estructura mínima que se

debe incluir en cada proyecto y que se puede utilizar para determinar si se

requieren acciones correctivas a lo largo del proyecto.

III.2.1 Herramientas “UMER”

El convenio de ejecución de proyecto

Es la herramienta básica para el desarrollo de todo el sistema S&M; se firma la

UMER con los coordinares, gerentes y director de programas. Recopilar datos

clave sobre proyectos, como objetivos, resultados, presupuesto, planificación

de pago, informes y rendición de cuentas.

Primero se redacta un contrato preliminar con la propuesta del proyecto, y el

contrato se firma cuando se aprueba el proyecto. El acuerdo final sobre la

ejecución del proyecto, que puede modificar ciertas condiciones del acuerdo

anticipado.

Plan detallado de implementación

8
El plan de operativo cubre las actividades que llevara a cabo la unidad

ejecutadora del proyecto (UEP), identificar los actores responsables e

involucrados en el proceso de ejecución y seguimiento del proyecto, tanto de

la UMER que de los miembros gestores. El núcleo central de la UEP esta

constituido por coordinadores, gerentes y director de programas.

Como se menciona anteriormente, la UEP debe incluir un lugar con estos

participantes tiene la obligación de incorporar otros actores (por ejemplo,

reuniones de coordinación para llevar a cabo acciones de campo, etc.)

beneficiarios de la financiación que participan en el proyecto y sus instituciones

representativas, locales, etc., son titulares tanto de derechos como de deberes

y responsabilidades.

¿Qué es el marco lógico?

 Instrumento metodológico y técnico que se emplea en la etapa de diseño de

un Proyecto.

 Permite ubicar de manera articulada, coherente y jerarquizada los

componentes de una propuesta de proyecto.

 Refleja la hipótesis de acción que orienta y justifica la intervención en una

realidad concreta.

 Propone objetivos que evidencian los cambios esperados.

 Facilita la definición adecuada y eficaz de las actividades a ejecutar.

Matriz de monitoreo Indicadores objetivamente verificables y fuentes de

verificación

Recopilar indicadores objetivamente verificables para la matriz y sus fuentes de

verificación. Esta matriz, que se desarrolla durante la fase de formulación del

proyecto. Le permite monitorear el desarrollo de IOV Matriz y una descripción

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detallada de sus productos. También describe las responsabilidades de los

actores relevantes, y planes para llevar a cabo estas actividades.

Cabe señalar que es una herramienta importante en el sistema de M&E que

permite tomar decisiones y acciones correctivas durante la ejecución del

proyecto informando y facilitando la generación conocimiento y experiencia en

el desarrollo de proyectos de seguimiento dentro del proceso de desarrollo en

áreas específica.

Plan de monitoreo

 Un plan de monitoreo es una guía que explica las metas y objetivos de una

estrategia de M&E y sus elementos clave.

 Es como una hoja de ruta que ayuda a definir, implementar, dar seguimiento

y mejorar una estrategia de monitoreo y evaluación dentro de un grupo de

proyectos.

 Todo lo que debe suceder desde la fase de planificación de un proyecto

hasta que el proyecto alcanza su objetivo y crea el impacto esperado.

Tabla de rastreo de indicadores:

Indicadores: Son medidas específicas (unidad de medida) que permite conocer

el progreso alcanzado en el cumplimiento de las metas propuestas en el

Proyecto.

Podemos identificar tres tipos de indicadores:

 Indicadores de impacto: miden los cambios que se esperan lograr al final

de un periodo y se ubican a nivel del propósito u objetivo general del

proyecto.

 Indicadores de efecto: miden los cambios que se van a producir en el

proceso, ya sea a seis meses, un año o más. En ese sentido, a estos

10
 indicadores también se les conoce con el nombre de indicadores de

proceso. Estos se ubican a nivel de los resultados u objetivos específicos

del Proyecto.

 Indicadores de producto: indican si las metas planteadas a nivel de las

acciones se han cumplido en el tiempo y con los recursos previstos.

Pasos para la construcción de la matriz del Marco Lógico

 El análisis de involucrados

 El análisis de problema

 El análisis de objetivos

 El análisis de alternativas

 La matriz del marco lógico.

Informe de seguimiento y monitoreo

A continuación, se encuentran las herramientas básicas de seguimiento y

monitoreo que deben incluirse en un sistema de monitoreo, seguimiento y

supervisión por la UMER y gestores. Los informes se compilan para

respaldarlos y se utilizarán rendición de cuentas.

La UMER cuenta con un mecanismo de M&E de los proyectos que ejecuta

CRH:

 Visitas/talleres semestrales de evaluación y aprendizaje, en los diferentes

proyectos.

 Registro y sistematización de experiencias y buenas prácticas.

 Informes y reuniones mensuales de monitoreo de actividades, a nivel de

componentes.

 Seguimiento de los proyectos en la plataforma RMS.

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  Supervisión/verificación de actividades en las zonas de intervención de los

proyectos.

 Informes trimestrales de monitoreo de actividades y productos, a nivel de

componentes.

 Informes semestrales de monitoreo, evaluación de procesos de los

proyectos.

 Elaboración de Estudio Línea Base, Estudio Línea Intermedia, Estudio

Línea Final.

Seguimiento del cronograma de ejecución del proyecto

Este es un cronograma de actividades de ejecución que cobre toda la duración

del proyecto. Permite verificar el progreso de los proyectos conjuntos y realice

un seguimiento de la fecha limite financiero.

III.2.2 Herramientas de seguimiento del financiador

El informe a presentar es el incluido en las normas y reglamentos de la

financiera, el cual debe ser un modelo de investigación y desarrollo de nuevos

materiales. En la presentación de informes de seguimiento al financiador, se

sustituirán las herramientas de S&M entre UMER y gestores para la

elaboración y revisión de informes requeridos por el financiador.

IV. Rendición de cuenta- sistema de comunicación del seguimiento

IV.1 Rendición de cuenta del equipo técnico local a su sede en terreno

Es importante consultar con los socios locales sobre su sistema de seguimiento

de proyectos. Aunque no puedas intervenir directamente con ellos sobre su

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sistema a la hora de rastrear a un socio o socio potencial SyM como criterio

para elegir socios comerciales.

A continuación, se describe los soportes mínimos que debería de tener en una

situación ideal.

Informe de actividades/informe de formación:

El informe debe incluir al menos una descripción general de las acciones

tomadas, fechas, listas de participantes firmada y desglosada por género.

Estos informes son una herramienta de capitalización, seguimiento y verifique

las actividades completadas. Se pueden vincular a fuentes de verificación.

Fuentes de verificaciones:

El equipo técnico local es responsable de preparar y recolectar la mayor parte

de los recursos junto con la UMER (si lo hay) comprueba normalmente. Este

será el ciclo de preparación formulación y entrega matriz de SyM de

Indicadores Objetivamente Verificables y Fuentes de Verificación.

Justificativos económicos:

El responsable en el sitio es responsable de la preparación de los documentos

de respaldo para cada gasto e inspección, cumplir con las regulaciones del

país implementador y las instituciones financieras. Estos documentos

justificativos se clasifican y registrado en un libro de trabajo para evitar

confusiones.

Los documentos financieros consisten en facturas, cheques, certificados,

certificados transferencias, copias de cheques, orden de depósito, licitaciones y

transferencias de proveedores según sea necesarios.

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Actas reuniones:

El acta de la reunión incluirá los contratos celebrados y la división de tareas,

etc., y enviado a todos los miembros asisten a la reunión a mas tardar 5 días

después de la reunión para su inspección.

IV.2 Rendición de cuenta entre UMER y gestores (Sede y terreno, pre

convenio)

Informe de seguimiento y monitoreo:

La frecuencia de entrega se determinará e incluirá en el acuerdo de

desempeño y el plan operativo del proyecto. El equipo gestor o socio UMER

enviara el informe al coordinador en la sede del CRH.

Requisitos mínimos en torno a la periodicidad:

 La parte técnica (seguimiento matriz y cronograma) debe de ser enviada

a la UMER cada tres mese como mucho.

 El listado de comprobantes cada dos meses como mucho.

 El informe trimestral económico cada tres meses como mucho.

Fuentes de verificación:

Periodicidad de recolección y elaboración determinada en la matriz de SyM de

Indicadores Objetivamente Verificables y Fuentes de Verificación. Son las

mismas que en el apartado IV.

Justificativos económicos:

Los justificantes mencionados anteriormente serán remitidos a la UMER con

dos opciones:

 Copias compulsadas, es decir, un documento significa dar validez a la

fotocopia de un documento original.

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  Envió de los originales y devolución de la UMER posteriormente a la

presentación de los justificantes originales al financiador.

Informes de viajes de la UMER al terreno:

Cada informe incluirá un cronograma y actas de las reuniones y vistas

realizadas sobre el progreso del proyecto.

IV.3 Gestión de las acciones correctivas a través del uso de los datos de

seguimiento y monitoreo

IV.3.1 Solicitud de modificación substancial o no substancial

Procedimiento para la toma de acciones correctivas durante la ejecución del

proyecto: la entidad que hayan identificado acciones correctivas se comunicará

con su socio para enviar una solicitud motivación para las modificaciones.

Los cambios razonables acordados entre la UMER y los coordinadores,

gerentes, director de programas, a menos que lo solicite el financiador su socio

actualizo los archivos del proyecto afectado, que puede ser matrices,

cronogramas y presupuesto.

IV.3.2 Informe de compilación de modificaciones no previstas y efecto no

esperados

Este documento será elaborado por la UMER y el equipo gestor al final del

proyecto. Tendrá en cuenta los cambios y las consecuencias, no previstos, ya

sea a nivel ejecutivo como de efecto, para crear conocimiento.

El informe se puede utilizar para diseñar proyectos futuros para mejorar la

calidad del esfuerzo.

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