Manual de Procesos y Procedimientos Fomeque

MANUAL DE
PROCESOS ACTUALIZACIÓN /
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE
FOMEQUE- CUNDINAMARCA
Diciembre de 2014
Elaboró: Ercy Omaira Villamil Gualteros
POLITICAS PARA EL USO DEL MANUAL
Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

alcaldia@fomeque-cundinamarca.gov.co
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PROCEDIMIENTOS
Este manual estará a disposición de todas las áreas de la administración, Sin

embargo no podrá ser actualizado sin la debida autorización del responsable del
proceso.
Este Manual debe ser manipulado con las debidas precauciones para su
conservación, y se debe utilizar para consulta, inducción, re-inducción del
personal de la Administración.
En cada área debe existir una copia de los procesos y procedimientos del área, y
en la oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe reposar el Manual
original.
JUSTIFICACIÓN

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
El diseño y la implementación de los sistemas de control interno de los entes

territoriales se inician con la normalización de sus procesos y procedimientos,
generando los manuales respectivos. A partir de aquí se identifican los aspectos
que deben ser medidos a través de indicadores de gestión comparados con
niveles de referencia, se identifican y priorizan riesgos, se determinan factores
claves de resultado, y se establecen puntos de control.
Los manuales de procedimientos están orientados a almacenar sistemáticamente

los procesos y procedimientos que faciliten al personal de la organización el
Cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por
Ello, que la Administración Municipal de Fómeque, adopta el manual de procesos
y procedimientos, con el fin de ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa
de las faces o etapas contenidas en cada proceso y de las actividades que
incluyen cada procedimiento.
La regulación de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para la

materialización de los principios rectores de la Administración pública, como son la
economía, celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad, pues permiten
determinar plenamente los niveles de responsabilidad en cada una de las
actividades ejecutadas y facilitan el seguimiento y control de los procesos.
MARCO LEGAL
Constitución política de 1991(artículo 83, 84, 209 y 333): establece el principio

de la buena fe, el no poder exigir requisitos adicionales para el ejercicio de un
derecho, los principios de la función administrativa de la actividad económica y la
iniciativa privada.

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PROCEDIMIENTOS
Código contencioso administrativo (artículo 3): establece que las actuaciones

administrativas se desarrollarán con base en los principios de economía,
celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad.
La ley 87 de noviembre de 1993 (artículo 1 y 4) establece el ejercicio del control

Interno de obligatorio cumplimiento en toda la estructura administrativa, mediante
la elaboración, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales
de funciones y de procedimientos.
Directiva presidencial 02 del 5 de abril de 1994: define la política administrativa

para documentar y formalizar los procesos y procedimientos.
Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995 suprime y reforma regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios en la administración pública.
Documento CONPES 2190 del 21 de junio de 1995: define la función pública

orientada a resultados.
Ley 489 de 1998 (artículo 18) establece la supresión y simplificación de trámites

como política permanente de la administración pública.
Directiva presidencial del 24 de diciembre de 1999. Define los lineamientos

para la implementación de la política de lucha contra la corrupción.
Directiva presidencial 002 del 28 de agosto del 2000. Presenta la agenda de

conectividad como una política de estado para manifestar el uso de las
tecnologías de información.
Decreto 1537 del 2001 (artículo 1,2. y 5). Racionaliza a gestión, y define los
manuales de procedimientos y las políticas de control Interno diseñadas por el
departamento de la administración Pública.

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PROCEDIMIENTOS
La ley 734 de 2002, Código Único disciplinario dispone en su artículo 34 como
una obligación para todo servidor público Adoptar el Sistema de Control Interno y
la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás
normas que la modifiquen o complementen.
CONCEPTOS BÁSICOS
A continuación se presentan algunas definiciones básicas de los términos más

utilizados en el manual para facilitar la comprensión y lectura de este.
Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño

de las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado
esperado, para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan
un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

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PROCEDIMIENTOS
Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un procedimiento

que permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y
lógica de la secuencia del trabajo.
Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los

objetivos y metas de la organización en un periodo de tiempo determinando.
Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos o

servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores
resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores
recursos.
Efectividad: Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o

gasto de recursos
Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las

expectativas de los clientes.
Macro proceso: Es un conjunto de procesos
Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace

en la institución y atraviesa la institución de manera horizontal.
Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas,

secuenciales, que nos indica el cómo se hace, es decir que las actividades son
realizadas por un área determinada.
Actividad o tarea: Es la más pequeña acción ejecutada o realizada por una

persona o grupo. Es todo aquello que las personas realizan todos los días, a cada
hora o momento en la empresa.
Producto: Es el resultado de una actividad específica o de un proceso; pueden

ser bienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles).

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PROCEDIMIENTOS
Entradas: son los insumos que se requieren para realizar la transformación.

o Físicas: Talento humano, suministros, maquinaria etc.
o Informativas: Documentos, formatos o informes.
Etapas o fases del proceso: Son las diferentes acciones que se deben realizar
en forma secuencial, utilizando determinados insumos, para contribuir con el
resultado final, servicio o producto objeto del proceso.
Factor crítico de éxito: Identificar lo que hace muy bien la organización que le
permite alcanzar objetivos y resultados positivos.
Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización

con el propósito de obtener los objetivos y metas que a través del proceso de
planeación se ha propuesto.
Gestión por Procesos: Gerenciar una organización bajo la perspectiva de que

toda empresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan
y terminan en el cliente; teniendo en cuenta, que la gestión está relacionada con
los objetivos y resultados o logros, y no con el trabajo o las actividades
desarrolladas.
Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más

sustancial de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión.
Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización o manejo.
Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios de

una institución, en la búsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas,
acompañado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de
los procesos. El mejoramiento continuo, parte de la premisa de que nuestra vida
laboral, social y familiar merece ser mejorada continuamente.

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PROCEDIMIENTOS
Método: Significa el camino a seguir mediante una serie de operaciones y reglas

prefijadas de antemano aptas para alcanzar el resultado propuesto.
Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan

conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento con el fin de lograr
mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como
documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros.
Realimentación: La retroalimentación sirve para comparar la manera como un

sistema funciona en relación con el estándar que se le ha establecido.
Cuando ocurre alguna diferencia (desvío o discrepancia) entre su funcionamiento

y el estándar, la retroalimentación se encarga de regular la entrada (insumo) para
que la salida (el producto) se aproxime al patrón establecido”.
Sistémico: Referido a la integralidad de las partes que conforman un todo de

manera ordenada y coherente, considerando las diversas interacciones e
interrelaciones que se presentan.
Valor agregado: aquellas acciones que son estrictamente necesarias para

generar el producto o servicio, que le interesan y representan valor tanto para el
usuario como para la entidad, orientadas a satisfacer una necesidad
1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DE LA

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE FOMEQUE
El subsistema de Control Estratégico del modelo MECI, contiene como elemento

el Modelo de Operación por Procesos, los cuales en su interacción,
interdependencia y relación causa- efecto permiten el logro de las competencias
constitucionales y legales de la entidad. Estos son:

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PROCEDIMIENTOS
1. Macro Proceso Estratégico: Son los que permiten la dirección del ente
territorial y la toma de decisiones de carácter estratégico, la determinación
de políticas, formulación de planes, manejo de las relaciones políticas con
la comunidad, entidades públicas y privadas con el fin de orientar el
desempeño y la gestión del Municipio para el logro de objetivos de interés
general y mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del
municipio.
2. Macro Proceso Misional: Son aquellos que permiten el desarrollo de la

Misión de la Alcaldía a través de la ejecución de los programas y proyectos,
tanto permanentes como temporales, definidos estratégicamente en el Plan
Municipal de Desarrollo, ordenados por sectores conforme los ejes
estratégicos del mismo Plan.
3. Macro Proceso de apoyo a la gestión: son los que permiten la
objetivación de los procesos estratégicos y misionales.
4. Macro Proceso de evaluación y control: Son los que garantizan el

efectivo cumplimiento de la gestión municipal y el logro de los objetivos y
metas de las demás dependencias de la Alcaldía, permiten desarrollar con
efectividad los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la Alcaldía.
A fin de facilitar la comprensión del sistema administrativo Municipal, se presenta

el Mapa de Procesos de la Alcaldía Municipal
Imagen

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PROCEDIMIENTOS
2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE FOMEQUE
MACRO PROCESO ESTRATEGICO
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA

 Procedimiento para la elaboración
del plan de desarrollo
 Procedimiento para la elaboración

de planes de acción.
Procedimiento para realizar

Planeación Y seguimiento y medición. Secretaria de
Direccionamiento Planeación
Plan estratégico
procedimiento banco de
programas y proyectos de inversión
Planeación Y
Control interno Seguimiento a Proyectos de
Inversión
SISBEN
Tesorería,

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PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de Administración del Alcalde,
Presupuesto Secretario de
Ordenamiento Planeación
Territorial
.Diseño y actualización de las
normas de desarrollo urbanístico
Municipal. (POT)
Trámites, Peticiones, Quejas y
Reclamos
MACRO PROCESO MISIONAL
PROCESO SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA

Gestión de Régimen Priorización Base de Datos Régimen
subsidiado de salud del Subsidiado
municipio Depuración Base de Datos Régimen
Subsidiado Secretaria de
Actualización Base de Datos Salud
Desarrollo Contratación e interventoría régimen
Social subsidiado
Gestión de la salud Elaboración y ejecución del Plan de
pública Promoción y Salud Territorial
Prevención Ejecución Plan de Intervenciones
Colectivas
PIC
Notificación de eventos de salud Secretaria de
pública Salud
Reporte SIVIGILA
Atención y calidad del servicio SIAU
Tramite de Peticiones Quejas y
Reclamos
Infraestructur Gestión de vivienda Oferta de vivienda
a Social Mejoramiento de vivienda Secretaria de
Tramite de Peticiones Quejas y Planeación
Reclamos
Mantenimiento del Identificación, preparación y ejecución
equipamiento Municipal de Secretaria de
y vías municipales proyectos de mantenimiento Planeación
Reclamos

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PROCEDIMIENTOS
Gestión Gestión de Cultura, Escuelas de Formación deportiva,
Cultural, Deporte y la artística y cultural Secretaria de Cultura
Deporte Y Recreación Programación y ejecución de y deporte
Recreación. actividades recreativas, deportivas y
culturales
Gobernabilidad Asesorías y/o capacitación JAC y xxxxx
asociaciones comunitarias.
Participación Fomento a la participación
comunitaria comunitaria
reclamos
Políticas de mantenimiento del orden XXXXX
público en el Municipio.
Políticas de protección ciudadana.
Seguridad y orden Comité de Atención y Prevención de
público Desastres
Reclamos
Conciliación en conflictos familiares
(comisaria)
Capacitaciones institucionales Comisaria Flia
Convivencia ciudadana (comisaria)
Menores en situación de peligro
(comisaria)
Acciones policivas (inspección) Inspección de
Despachos comisorios (inspección) Policía
Reclamos
Desarrollo Asesoría y Asistencia técnica al sector
agropecuario rural agropecuario. Unidad de
Gestión del Gestión de Proyectos productivos y de Asistencia
Desarrollo seguridad alimentaría Técnica Municipal
económico Tramite de Peticiones Quejas y
Reclamos
Apoyo a la Gestión Medio Vigilancia y control ambiental
Gestión Ambiente Gestión de proyectos protección Oficina de
Ambiental ambiental Planeación
Reclamos

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PROCEDIMIENTOS
Gestión Social Programas sociales Adulto Mayor PPSAM económico Gestión social
Adulto Mayor RP
Comedor Adulto Mayor
Auxilio Funerario a población
vulnerable
Familias en Acción
Discapacitados
Desayunos con Amor
Juntos
Primera Infancia
Reclamos
MACRO PROCESO DE APOYO
Apoyo a la Información y Manejo de información pública Secretaria

Información y comunicación Página web. Gobierno en línea De Gobierno Área
comunicación de sistemas
pública
procedimiento cierre de presupuesto
procedimiento cobro coactivo
procedimiento ejecución del
presupuesto
procedimiento elaboración del
presupuesto
Gestión de procedimiento elaboración y tramite Tesorería
impuestos y órdenes de pago
Gestión fiscal financiera procedimiento fiscalización de
impuestos
procedimiento para el recaudo de
impuesto
procedimiento modificación al
presupuesto
Elaboración de estados e informes
contables
Gestión contable Análisis financiero Tesorería
Elaboración de medios magnéticos
Conciliaciones bancarias
Informes a los entes de control

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PROCEDIMIENTOS
Elaboración del plan de compras Secretaria de
Suministro de bienes y elementos de Gobierno
Recursos físicos consumo y devolutivos
Manejo y actualización del inventario
de bienes, muebles e inmuebles.
Procedimiento para dar de baja bienes
Administración evaluación de desempeño Secretaria
Talento Humano liquidación de prestaciones sociales General
procedimiento vacaciones y cesantías
procedimiento nomina
programa de salud ocupacional
vinculación personal
Desvinculación personal
Gestión informativa gestión de archivo y correspondencia Secretaria
archivo y correspondencia enviada General
archivo y correspondencia recibida
tablas de retención documental
trasferencia primaria de documentos
Eliminación de Documentos
Administración de historias laborales
Gestión informativa Soporte tecnológico: Secretaria
Mantenimiento de equipos y redes General
Backups
Administración de página web del
Municipio
Seguridad de los software
Contratación procedimiento para la contratación de
bienes y servicios
procedimiento para la supervisión de
contratos-
Adquisición de licitaciones
bienes y servicios contratación directa
concurso de méritos, inferior al 10% de Área de contratación
la menor cuantía
selección abreviada de menor cuantía
adquisición de bienes y servicios
Subasta Inversa

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PROCEDIMIENTOS
3. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS
La Administración Municipal de Fómeque organiza su gestión a través de los

Macro procesos: Estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación y Control, los
cuales están organizados por Procesos a cargo de una dependencia y/o área de
trabajo, estos a su vez se dividen en subprocesos que son ejecutados a través de
Procedimientos, los cuales constituyen un conjunto de actividades o tareas
realizadas por un funcionario determinado.
A continuación se presentan los procedimientos realizados por cada área de la

Administración. Cada procedimiento obedece a la siguiente estructura
Nombre del Procedimiento: Se refiere a la denominación del conjunto de

actividades
1. Objetivo: Se refiere al objetivo del procedimiento dentro del proceso que

Ejecuta
2. Alcance: Se refiere a la esfera de acción que cubre el procedimiento. Es el

campo de aplicación.
3. Responsable: En este campo se indica que funcionario es responsable del

procedimiento.
4. Términos y Definiciones: En este punto se deben incluir la terminología

Utilizada al interior del procedimiento.
5. Políticas de Operación: Son los criterios que deben indicar como alcanzar
el objetivo del procedimiento. Son guías de acción en la operación de cada
proceso.

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PROCEDIMIENTOS
6. Descripción: En este punto se describe cada actividad que hace parte del
proceso, indicando como, quien la realiza y que soporte físico queda como
registro o evidencia de la actividad.
7. Control de Registros: En este punto se esquematiza los registros de cada

actividad, indicando forma de almacenamiento, protección, recuperación,
retención y disposición
8. Documentos Externos: Se refiere a las normas que sirven de base en la

ejecución del procedimiento.
4. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y DIRCCIONAMIENTO

ESTRATEGICO
4.1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO
1. OBJETIVO
Describir la metodología para la elaboración y seguimiento del Plan de Desarrollo

de la Alcaldía Municipal de Fómeque.
2. ALCANCE
Inicia con la conformación del equipo de trabajo para la formulación del Plan de
Desarrollo y finaliza con la revisión y aprobación del Plan de Desarrollo por parte
del Concejo Municipal.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Alcalde
Municipal, con la colaboración del equipo de gobierno, encargado por áreas.

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PROCEDIMIENTOS
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
Actor Social: Persona o grupo de personas que representan una organización o

grupo social y que cuentan con un proyecto, controlan algún recurso relevante y
tienen liderazgo y capacidad para tomar decisiones.
BPIN: Banco de proyectos de inversión nacional.
Diagnóstico: Evaluación de la situación real de la sociedad en la que se

desarrollaran las actividades propias de este Plan de desarrollo, con lo que se
busca establecer cuáles serán las acciones a tomar en torno a cada una de éstas
Plan Plurianual de Inversiones: Es el instrumento base de la inversión anual en

el cual se relacionan los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos
y programas.
Programa: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecución de un

objetivo común, apuntando a la solución de un problema o la satisfacción de una
necesidad de la población.
Proyecto: Es un propósito planificado consistente en un conjunto de actividades

interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar un objetivo específico y
concreto dentro de los límites de un presupuesto y un tiempo determinado; su
formulación está orientada a la ejecución de actividades.
Plan indicativo: Es un instrumento que permite establecer los compromisos de la

administración municipal, a nivel de programas, subprogramas y proyectos,
aportándoles las metas específicas tanto de producto como de resultado, y así
lograr estimar los avances y resultados de eficacia en la gestión.
5. POLITICAS DE OPERACIÓN
6. DESCRIPCIÓN

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PROCEDIMIENTOS
Actividad Descripción Responsable Registro

1. Conformar equipo para la formulación del Plan
1. Conformar Equipo de Secretario de
Desarrollo: El Secretario de Planeación informa por Planeación Actas
medio de oficio a los funcionarios que conformarán el
equipo de trabajo para la formulación del Plan de
Desarrollo
2.Definir metodología 2. Definir metodología para la formulación del Plan
de Desarrollo: El Secretario de Planeación define Secretario de
directrices para la metodología a utilizar en la Planeación No aplica
elaboración del Plan de Desarrollo y la presenta al
Consejo de Gobierno y al Alcalde Municipal para su
ajuste y aprobación.
3. Analizar programa 3. Analizar programa de Gobierno del Alcalde Alcalde
de Gobierno electo: Municipal
Analizan los aspectos relevantes del programa de
gobierno y su relación con el plan de desarrollo Secretario de
anterior, los planes sectoriales y la información surgida Planeación Informe
de las consultas con la comunidad; solicitan al Banco Programa de
de Proyectos el inventario de proyectos en ejecución, Consejo de Gobierno
analizan la información y elaboran el Informe con los Gobierno
resultados.
Nota: El Programa de Gobierno es un insumo para la
formulación y concreción del Plan de Desarrollo.
4. Definir actores 4. Definir actores sociales: El Alcalde Municipal y el Alcalde
sociales Secretario de Planeación identifican los grupos y Municipal
organizaciones que están directa e indirectamente Actas
involucradas en las situaciones más relevantes, que Secretario de
pueden ser problemas o experiencias exitosas que Planeación
surgen en el Municipio y los incluye como participantes
para la elaboración del Plan de Desarrollo. Se
conforman grupos de trabajo con los actores sociales
para realizar listado con los problemas que afectan a la
comunidad.
5. Asignar 5. Asignar responsabilidades a los grupos de Secretario de
responsabilidades trabajo: Planeación No aplica
El Secretario de Planeación asigna responsabilidades a
los grupos definidos por sectores con el objeto de

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PROCEDIMIENTOS
identificar problemas y definir objetivos y estrategias
6. Realizar 6. Realización del diagnóstico: de gobierno, Secretario de
Diagnóstico. encargado por el Secretario de Planeación, el Consejo Planeación
de Gobierno y el equipo de trabajo analizan la situación
actual del Municipio teniendo en cuenta el plan de Consejo de
desarrollo anterior, los planes sectoriales, la Gobierno No aplica
información
Financiera, el avance de proyectos en ejecución, el Equipo de
esquema de ordenamiento territorial y la información de trabajo
la comunidad. Analizan la información, priorizando los
problemas identificados con base en la realidad del
Municipio, luego identifican las causas de los
problemas
Seleccionados.
8. Formular 7. Formular el componente estratégico: Alcalde No aplica
componente Definen los objetivos de desarrollo del Municipio, las Municipal
estratégico estrategias generales, las metas y los programas y Consejo de
proyectos, teniendo en cuenta las políticas Nacionales Gobierno
y Consejo de
Departamentales, las funciones y competencias Planeación
asignadas al Municipio por la Constitución y las leyes y Equipo de
las causas fundamentales que le apunten a la solución Trabajo
de problemas y al logro de la visión municipal. Grupos de
trabajo
(actores
sociales)
9. Definir fuentes de 9. Definir fuentes de financiación: De acuerdo con el No aplica
financiación proceso de Gestión Administrativa y Financiera y el Secretario
procedimiento para la Elaboración del Presupuesto Administrativo
Municipal, se analiza y define la proyección de los y
recursos del Municipio a través de las diferentes Financiero
fuentes de financiación para el Plan de Plurianual de
Inversiones; todo esto mediante la revisión del Marco
fiscal de mediano plazo que se encuentre vigente.
10. Formular 10. Formular el componente financiero: Según los Secretario
componente programas y proyectos definidos en el componente Administrativo No aplica
Financiero. estratégico del Plan de Desarrollo, se asigna la y
proyección de los recursos de las fuentes internas y Financiero
externas que componen el Plan Plurianual de
Inversiones
11. Consolidar el 11. Consolidar el proyecto del Plan de Desarrollo: Consejo de No aplica

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PROCEDIMIENTOS
proyecto del Plan El Consejo de Gobierno consolida el documento del Gobierno
Plan de Desarrollo y lo presenta al Concejo Municipal
de Planeación
12. Presentar 12. Presentar el proyecto del Plan de Desarrollo al Concejo No aplica
proyecto Concejo Municipal de Planeación: El Concejo Municipal
del Plan Municipal verifica la correspondencia entre el Programa
de Gobierno y el Plan de Desarrollo
13. Realizar ajustes 13. Realizar ajustes al proyecto del Plan de Alcalde Oficio de
al proyecto Desarrollo: Municipal aclaraciones y
Según las recomendaciones realizadas por el Concejo observaciones
Municipal se realizan los ajustes al Plan de Desarrollo y
se presenta al Concejo Municipal para su análisis y Consejo de
aprobación. Gobierno
14. Presentar el Plan 14. Presentar el Plan de Desarrollo al Concejo
de Desarrollo Municipal: El Concejo Municipal verifica la
correspondencia entre el Programa de Gobierno y el Concejo Plan de
Plan de Desarrollo. Municipal Desarrollo
El Plan de Desarrollo es aprobado?
SI: El Alcalde Municipal lo sanciona.
NO: El Alcalde Municipal lo puede adoptar por decreto.
15. Socializar el Plan 15. Socializar el Plan de Desarrollo: El Plan de Secretario de No aplica
de Desarrollo Desarrollo se publica en la página Web de la Alcaldía Planeación.
Municipal y se comunica a los Consejos Comunales.
16. Seguimiento al 16. Seguimiento al Plan de desarrollo: Secretario de Planilla de
Plan de desarrollo El plan de desarrollo está articulado con el plan Planeación seguimiento
indicativo que es la herramienta que plasma todos los del Plan
compromisos asumidos en el mismo, entonces el Indicativo
seguimiento se hace con base en el cumplimiento de
las metas y ejecuciones del plan de acción.
7. CONTROL DE REGISTROS
Código Nombre Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo Disposición

de

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PROCEDIMIENTOS
Responsable Lugar y Retención
Forma de
Archivo
Oficios Secretaria del Despacho del Archivador Carpeta de
Despacho Alcalde / Físico del Oficios
Despacho
Informe Secretaria del Despacho del Archivador Carpeta Informe
Programa Despacho Alcalde / Físico del Programa de
No de Despacho Gobierno
Aplica Gobierno Archivo
Plan de Secretaria del Despacho Archivador Carpeta Plan de 4 años Municipal
Desarrollo Despacho Despacho del del Desarrollo
Alcalde / Físico Despacho
Página Web
8. DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del Fecha de Entidad que Descripción

documento Expedición lo
externo expide
Constitució 1991 Gobierno Artículo 339: “Habrá un Plan Nacional de Desarrollo conformado
n Nacional por una parte general y un plan de inversiones de las entidades
Política de públicas del orden nacional”.
Colombia
Decreto 377 1999 Gobierno Introdujo modificaciones al plan de cuentas para el sector público,
de Nacional determinando la clasificación del Plan Plurianual de Inversiones por
1999 categorías.
Ley 152 de 15/07/1994 Gobierno Artículo 4: “Conformación del Plan Nacional de Desarrollo. De
1994 Nacional conformidad con lo dispuesto por el artículo 339 de la Constitución
Política, el Plan Nacional de Desarrollo estará conformado por una
parte general y un plan de inversiones de las entidades públicas del
orden nacional.”
Artículo 5: “Contenido de la parte general del plan”
Artículo 6: “Contenido del Plan de Inversiones”
Artículo 31: “Contenido de los planes de desarrollo de las
entidades territoriales. Los planes de desarrollo de las entidades
territoriales estarán conformados por una parte estratégica y un
plan de inversiones a mediano y corto plazo, en los términos y
condiciones que de manera general reglamenten las Asambleas
Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales o las
autoridades administrativas que hicieren sus veces, siguiendo los

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Criterios de formulación establecidos en la presente Ley”.
Artículo 49: “Apoyo Técnico y Administrativo” El Departamento
Administrativo Nacional de Estadística, DANE, de acuerdo con el
DNP y los organismos departamentales y municipales, establecerá
un sistema de información que permita elaborar diagnósticos y
Realizar labores de seguimiento, evaluación y control de los planes
de desarrollo por parte de las entidades nacionales y territoriales de
planeación.
Ley 141 de 28/06/1994 Congreso de Por la cual se crean el Fondo Nacional de Regalías, la Comisión
1994 Colombia Nacional de Regalías, se regula el derecho del Estado a percibir
regalías por la explotación de recursos naturales no renovables, se
establecen las reglas para su liquidación y distribución y se dictan
otras disposiciones.
Ley 756 de 23/07/2007 Congreso de Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen criterios
2002 Colombia de distribución y se dictan otras disposiciones
Decreto 416 15/02/2007 Congreso de Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 141 de 1994, la Ley
de Colombia 756 de 2002 y la Ley 781 de 2002 y se dictan otras disposiciones.
2007
4.2. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PLANES DE ACCIÓN

1. OBJETIVO
Describir la metodología para la elaboración y seguimiento de los planes de acción
para la ejecución del Plan de Desarrollo de la Alcaldía Municipal de Fomeque.
2. ALCANCE
Desde el diseño de la metodología para elaborar el plan de acción hasta que es

aprobado por el Alcalde Municipal
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento son los secretarios de

Despacho direccionado por Secretaria de planeación.

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PROCEDIMIENTOS
Plan de Acción: Es un instrumento de evaluación que permite a la Administración

Municipal orientar estratégicamente la ejecución del Plan de Desarrollo para
periodos de un año, coincidentes con la ejecución del presupuesto en la respectiva
Vigencia.
POAI: Es la herramienta de planificación de la inversión que permite determinar

cuál es el conjunto de planes, programas y proyectos que, de manera prioritaria,
se incorporarán en el presupuesto
o anual. El POAI incluye los proyectos de inversión (debidamente formulados,

evaluados y registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión
Municipal) clasificados por sectores, órganos y programas.
La programación de la inversión anual debe responder a las metas financieras

señaladas en el plan financiero y a las prioridades de inversión definidas en el
Plan de Desarrollo.

necesidad de la población. Los programas son la clave para la conformación del
POAI.

formulación está orientada a la ejecución.
De acuerdo a las actividades programadas, se realiza seguimiento en los informes
de manera trimestral y todos los responsables de procesos presentan avance plan
de acción a la secretaria de Planeación.

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PROCEDIMIENTOS
6. DESCRIPCIÓN

1. Diseñar 1. Diseñar metodología del Plan de Acción: Municipal No aplica
metodología Definir directrices y lineamientos para la Secretario de
Plan de Acción elaboración de los planes de acción orientados al Planeación y
cumplimiento de las metas y objetivos del Plan de desarrollo local
Inicio Desarrollo.
2. Definir 2. Definir responsables y recursos: El Alcalde Alcalde No aplica
responsables y Municipal y los secretarios de despacho, son Municipal
recursos responsables de ejecutar los planes de acción de Secretario de
cada dependencia de la Alcaldía Municipal y Planeación y
determinan los recursos que servirán de apoyo desarrollo local
para el cumplimiento de los planes de acción.
3. Comunicar 3. Comunicar metodología: El Secretario de Secretario de Formato
metodología Planeación y desarrollo local envía oficio a las Planeación Contraloría
dependencias informando los lineamientos
definidos para la elaboración del Plan de Acción.
4. Elaborar Plan de 4. Elaborar Plan de Acción: Los Secretarios de
Acción. Despacho de acuerdo con la metodología Programación
definida y el Plan de Desarrollo elaboran el Plan y ejecución
de Acción diligenciando el formato “Formulación y Plan de
ejecución Plan de Acción” y teniendo en cuenta la Acción
siguiente información: Secretarios de
Objetivos del Plan de Desarrollo. Despacho Formato
Programas y subprogramas. Contraloría
Proyectos concretos de la dependencia y que
están orientados a alcanzar algún objetivo del
Plan de Desarrollo
Descripción de acciones a realizar para el
desarrollo de proyectos, programas y
subprogramas.
Metas que pretende alcanzar la Alcaldía
Municipal con los proyectos.
El costo en que se debe incurrir para
desarrollar los proyectos y las fuentes de
financiación.
Funcionarios responsables de coordinar y
supervisar los programas, subprogramas, y

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
proyectos.
Indicadores de seguimiento y evaluación
5. Consolidar el 5. Consolidar el Plan de Acción: La secretaria Secretaria de Programación
Plan de Acción de planeación unifican los planes de acción de las planeación y ejecución
dependencias de la Alcaldía Municipal. Plan de
acción anual
6. Elaborar el POAI 6. Elaborar el POAI: El Tesorero según las
prioridades de inversión del Plan de Desarrollo, el
Plan Plurianual de Inversiones y los montos de
fondos por dependencias elabora el POAI.
Nota: En el POAI no se podrán incluir proyectos Tesorero POAI
que no hagan parte del Banco de Programas y
Proyectos de Inversión. Entidades del ente
territorial solo podrá financiar proyectos
registrados en el Banco de Proyectos de
inversión de las entidades públicas.
7. Aprobar el Plan 7. Aprobar el Plan de Acción: El Alcalde Programación

de Acción. Municipal presenta al Consejo de Gobierno el y ejecución
Plan de Acción Consolidado para su análisis, Plan de
ajuste y aprobación. Alcalde acción
Consejo de
Una vez es aprobado, el Plan de Acción es Gobierno
enviado al Proceso de Gestión Administrativa y No Aplica
Financiera para que se elabore el presupuesto de
acuerdo con lo definido en el “Procedimiento para
la Administración del Presupuesto Municipal
8. Seguimiento 8.Seguimiento para los Planes de Acción: Secretarios de Programa y
para los Planes de de acuerdo a las actividades programadas, se despacho ejecución
Acción. realiza seguimiento en los informes de manera Plan de
trimestral y se presenta avance plan de acción. Acción
Fin Trimestral
7. CONTROLES DE REGISTROS
Almacenamiento Protección Recuperació Tiempo Disposició

Nombre Responsabl Lugar y Forma de n de n
e Archivo Retenció

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
n
Oficio Auxiliar Oficina de Archivador Carpeta de Archivo
Administrativ Planeación/Físico Oficina de Oficios Municipal
o Planeación
y financiero
de
Planeación
Programació Secretario Oficina de Computador Ruta de Archivo
n de Planeación/Magnéti Secretario Acceso Municipal
y ejecución Planeación y co de 4 años
Plan desarrollo Planeación y
operativo local desarrollo
anual local
CDM-103
POAI Secretaría Oficina de Tesorería Computador Disco
de /Magnético Secretario Duro/Gestión
Planeación Administrativ administrativ Archivo
o a Municipal
y Financiero y financiera/
POAI
Programa y Secretaría Archivador Disco
ejecución Administrativa y Secretaria duro/Gestión Archivo
Plan Financiera/Físico y Administrativ administrativ Municipal
operativo medio magnético a a
anual de y financiera y Financiera-/
inversiones Programa y
formato ejecución
CDM- Plan
102 operativo
anual de
inversiones
formato
CDM-
102

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Nombre del Fecha de Entidad que lo Descripción
documento Expedició expide
externo n
Ley 179 de 1994 30/12/1979 Gobierno Artículo 2: El artículo 5 de la Ley 38 de 1989 quedará así:
Nacional "El Plan operativo Anual de Inversiones señalará los proyectos
de inversión clasificados por sectores, órganos y programas”.
Artículo 23: "No se podrá ejecutar ningún programa o
proyecto que haga parte del Presupuesto General de la
Nación hasta tanto se encuentren evaluados por el órgano
competente y registrados en el Banco Nacional de Programas
y Proyectos”.
Decreto 111 de 15/01/96 Gobierno Artículo 8: “El Plan Operativo Anual de Inversiones señalará
1.996 Nacional los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y
programas”.
4.3. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION SISBEN
2. OBJETIVO
Registrar a los beneficiarios en la Base de Datos del SISBEN de la Alcaldía

Municipal de Fómeque
3. ALCANCE
Desde la verificación del Censo y de los documentos de identificación del usuario

hasta la expedición del carne y la actualización de datos.
4. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Administrador

del SISBEN quien depende de la Secretaria de Planeación Municipal.
- Verificar el correcto Diligenciamiento de la ficha técnica

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
- Verificar que las personas que solicitan el censo no se encuentran censadas en

otro Municipio.
6. RECURSOS:
- TECNOLOGICOS: Computador e impresora

- LOGISTICOS: Computador, papelería.
- HUMANOS: Administrador del Sisben
7. DESCRIPCION
Verificar que las personas que solicitan el
censo no se encuentren censadas en otro
sitio.
Si las personas están censadas en otra sitio

Solicitud de Censo se les solicita que renuncien y que presenten
la certificación de renuncia.
Las personas que no están censadas se les Administrado

informa que deben presentar la carta de r
solicitud de censo y se les da una fecha en del SISBEN
que deben acercarse a la oficina para realizar
el censo.
Se les da el listado de los documentos que

deben presentar el día del censo como son
cedulas, tarjetas de identidad, registros civiles
Y recibo de energía. El día del censo se
verifica que las personas hayan traído la
documentación requerida.
Diligenciamiento de Procedemos a realizar el censo asignando el
Ficha tecnica número de la ficha que es el consecutivo de
las fichas existentes en el sistema.
Luego vamos llenando cada una de las Administrado Encuesta

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
preguntas de la ficha Técnica de acuerdo a lo r
que nos responde la persona que estamos del SISBEN
encuestando y que debe ser una persona
mayor de edad , capacitada para dar la
información y debe hacer parte del hogar a
encuestar.
La ficha debe ir firmada por la persona que

nos respondió las preguntas de la encuesta, si
no sabe firmar debe ir la huella.
Ingresamos la ficha al sistema tal como esta
en la ficha técnica, Luego la pasamos por
maya de validación y verificamos que no haya
inconsistencias, Pasamos la ficha a histórico y
verificamos que no haya duplicidad eventual o
real, si se presenta una de las dos hay que
verificar los nombres y números de
documentos.
Terminado este proceso procedemos a

archivar la ficha en orden consecutivo.
Actualización de Los actualizaciones que podemos hacer son
documentos nombres, apellidos, número de documento,
fecha de nacimiento.
Verificamos en el sistema si la persona esta

censada y para Esto solicitamos el documento
de identidad.
Administrado
Si la persona esta censada procedemos a r
verificar los datos que estén en el sistema del SISBEN
como en el documento si no lo están
solicitamos una copia de este para realizar la
respectiva actualización.
Cuando vamos a hacer la actualización sea

del número del documento o de fecha de
nacimiento nos dirigimos a SISBENW2.
Bajamos la ficha a histórico, actualizamos la

fecha y procedemos a realizar las

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
actualizaciones requeridas de acuerdo al
documento de identidad.
Terminada la actualización pasamos la ficha

por malla de validación y verificamos que no
hallan inconsistencias, luego la pasamos a
histórico y verificamos que no haya
duplicidades eventuales ni reales.
Generar fichas Las fichas se expiden a las personas que las Administrado Ficha
Solicitan siempre y cuando estén censados y r
tengan los datos actualizados, estas fichas se del SISBEN
pueden expedir para los diferentes programas
sociales del estado.
Para generar la ficha buscamos primero que

todo el número de la ficha técnica donde esta
Censada la persona y esto lo hacemos por
medio del número del documento o del
nombre completo.
Cuando ya tenemos el número de la ficha nos

vamos a SISBENW2, Carnetización, imprimir
Carnet, le damos el número de la fiche, la
fecha, ver datos, buscamos la persona,
imprimir.
La ficha debe ir firmada por el administrador

del SISBEN y con el sello
Carta de apoyo Para expedir una carta de apoyo debemos Administrado
certificaciones verificar si la persona está o no censada y r
esto lo hacemos en DNP. del SISBEN
Se verifica en Fosyga para saber si tiene

algún tipo de carnet.
Si la persona no está censada y no tiene

carne se le expide la carta de apoyo para que
sea atendida, pero esta carta se da una sola
vez.
Las certificaciones se expiden para corroborar

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
los datos de la ficha del SISBEN.
Ingresos de recién Para ingresar un recién nacido o menor
nacidos y menores de debemos verificar que alguno de los padres
edad este censado, si no están censados podemos
ingresar al menor con algún familia. Administrado
r
Si es un menor que tiene esposo (a) este se del SISBEN
puede ingresar en la ficha del conyugue
haciendo la respectiva actualización de los
datos del otro.
Se baja la ficha a historio sea para ingresar un

recién nacido o menor de edad, actualizamos
la fecha, se ingresa la persona, subimos la
ficha pasándola por malla de validación si no
hay inconsistencias la pasamos a histórico y
verificamos que no hallan duplicidades reales
o eventuales.
En caso de que haya inconsistencias o

duplicidades debemos verificar la información
y el mismo sistema nos dirá que es lo que
debemos verificar.
Reporte de base de La base de datos se envía el 20 de cada Administrado
datos cuatro (4) al DNP. r
del SISBEN
En esta base va la carpeta SISBENW2 que
contiene los archivos datos y cambios.
El remisorio de envió debe ir firmado por el

alcalde municipal.
El DNP manda el recordatorio de fechas en

que se debe enviar la base de datos y las
variables sintomáticas.
Generar y presentar archivo en Excel para

explicar estructura de la resolución 812.
Remitir archivo ya conformado al régimen

subsidiado para realizar priorización

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Retiros de base de Por fallecimiento, para retirarlos por este Administrado
datos evento el familiar debe traer el acta de r
fallecimiento o defunción. del SISBEN
Por traslado, cuando la persona se traslada a

otro sitio debe presentar la carta de retiro pasa
sacarlo de la base de datos.
Se debe dar una certificación de retiro, Las

personas retiradas no podrán solicitar
reingreso al mismo sistema hasta pasados
seis meses de la solicitud de retiro.
Archivo y Recibir los documentos para atender los Administrado
Correspondencia requerimientos y brindar la respuesta r
oportuna. del SISBEN
Archivar en archivo de gestión los documentos

respetando el principio de procedencia,
clasificándolos, ordenándolos y
organizándolos de manera eficiente
Brindar Información Utilizando el servicio de Internet buscamos en
oportuna a los el DNP si se encuentra la persona censada y
usuarios Referente a en FOSYGA si la persona tiene algún tipo de
la filiación Al SISBEN Carnet.
Administrado
Orientar al usuario acerca del procedimiento a r
seguir para obtener afiliación al SISBEN. del SISBEN
Orientar al usuario acerca del procedimiento a

seguir para actualizar la información del
SISBEN
4.4. PROCEDIMIENTO PARA BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
1. OBJETIVO

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Brindar soporte a los procesos de planeación, presupuesto, seguimiento, control y

evaluación de resultados de la inversión pública del Municipio.
2. ALCANCE
Asignación de recursos a proyectos y programas viables, prioritarios y elegibles
que busquen mejorar los niveles de calidad de vida y apoyar los procesos de
crecimiento y desarrollo, fomentando el cumplimiento de objetivos y logro de
resultados con eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, sostenibilidad y
sustentabilidad.
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son los líderes de
los procesos en donde se realizan trámites (Planeación y Coordinador del Banco
de Proyectos)
4. BASE LEGAL
Artículo 27 de la Ley 152 de 1994, el Estatuto Orgánico del Presupuesto General
de la Nación (Ley 38 de 1989, artículo 32) y las normas reglamentarias (Acuerdo
035 del 10 de Junio de 1998). Resolución 5345 de 1993 y en la resolución 0421 de
2001.
El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal, al igual que el
Departamental y Nacional, es un sistema de información sobre programas y
proyectos de inversión pública, viables técnica, financiera, económica, social,
institucional y ambientalmente, susceptibles de ser financiados o cofinanciados
con recursos del Presupuesto Municipal.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS
Formato de Inscripción y/o Actualización de proyectos del DNP
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Los ejecutores de los proyectos de inversión deben reportar seguimientos a la
Oficina de Planeación, la cual debe efectuar retroalimentación en cuanto a los
informes de avance presentados por ellos.

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PROCEDIMIENTOS
1.. Identificación del 1. Identificación del problema o necesidad Todos los procesos
problema o necesidad
2. plan de desarrollo 2. plan de desarrollo: Estudio de la oferta o Todos los procesos
demanda del servicio que se va a ofrecer
teniendo en cuenta el plan de desarrollo
3. Formulación del 3. Formulación del proyecto Todos los procesos
proyecto
4.. identificación del 4. Identificar si es un tipo de programa o Coordinador Banco
programa o proyecto proyecto Madre o Ms de proyectos
5. alcance de la 5. Analizar el alcance de la Evaluación Expos Coordinador Banco
evaluación de proyectos
6. Identificación de los 6. Identificación de los responsables
responsables
7..viabilidad del 7. Viabilidad del programa: Analizar la Coordinador Banco
programa viabilidad del programa o proyecto de proyectos
8.control de viabilidad 8. Control de viabilidad: Control posterior de la Coordinador Banco criterios de
viabilidad de proyectos viabilidad
9. Elección de los 9. Elección de los proyectos Coordinador Banco
proyectos de proyectos
10. Registrar el 10. Registrar el proyecto
proyecto
11. Ejecución 11. Ejecución presupuestal Coordinador Banco
presupuestal de proyectos
12. seguimiento y 12. Seguimiento y evaluación física y de metas Coordinador Banco
evaluación de proyectos
13. Actualización de 13. Actualización de Coordinador Banco
proyectos proyectos de proyectos
14. Actualizar ficha 14. Actualizar ficha EBI según el caso Secretarias
EBI según el caso
15.Re-Evaluación y 15.Re-Evaluación y Secretarias
Actualización Actualización
4.5. PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN PLANES DE ACCIÓN
1. OBJETIVO

MANUAL DE
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PROCEDIMIENTOS
Describir la metodología para la elaboración y seguimiento de los planes de acción

para la ejecución del Plan de Desarrollo de la Alcaldía Municipal de Fómeque
2. ALCANCE
Desde el diseño de la metodología para elaborar el plan de acción hasta que es
aprobado por el Consejo de Gobierno.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento son los secretarios de
despacho direccionado por Secretaria de planeación y desarrollo local.
Plan de Acción: Es un instrumento de evaluación que permite a la Administración
Municipal orientar estratégicamente la ejecución del Plan de Desarrollo para
periodos de un año, coincidentes con la ejecución del presupuesto en la respectiva
vigencia.
POAI: Es la herramienta de planificación de la inversión que permite determinar

cuál es el conjunto de planes, programas y proyectos que, de manera prioritaria,
se incorporarán en el presupuesto anual. El POAI incluye los proyectos de
inversión (debidamente formulados, evaluados y registrados en el Banco de
Programas y Proyectos de Inversión Municipal) clasificados por sectores, órganos
y programas.
La programación de la inversión anual debe responder a las metas financieras

señaladas en el plan financiero y a las prioridades de inversión definidas en el
Plan de Desarrollo.

necesidad de la población. Los programas son la clave para la conformación del
POAI

MANUAL DE
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PROCEDIMIENTOS

formulación está orientada a la ejecución.
5. DESCRIPCION
1. Diseñar 1. Diseñar metodología del Plan de Acción: Alcalde Municipal No aplica

metodología Plan Definir directrices y lineamientos para la elaboración Secretario de
de Acción Inicio de los planes de acción orientados al cumplimiento de Planeación y
las metas y objetivos del Plan de Desarrollo. desarrollo local
2. Definir 2. Definir responsables y recursos: El Alcalde Alcalde Municipal No aplica
responsables y Municipal y los secretarios de despacho, son
recursos. responsables de ejecutar los planes de acción de Secretario de
cada dependencia de la Planeación y
Alcaldía Municipal y determinan los recursos que desarrollo local
servirán de apoyo para el cumplimiento de los planes
de acción.
3. Comunicar 3. Comunicar metodología: El Secretario de Secretario de Formato
metodología Planeación y desarrollo local envía oficio a las Planeación Contraloría
dependencias informando los lineamientos definidos
para la elaboración del Plan de Acción.
4. Elaborar Plan de 4. Elaborar Plan de Acción: Los Secretarios de Secretarios de Programación
Acción. Despacho de acuerdo con la metodología definida y el Despacho y ejecución
Plan de Desarrollo elaboran el Plan de Acción Plan de
diligenciando el formato “Programación y ejecución Acción
Plan operativo anual” y teniendo en cuenta la siguiente Formato
información: Contraloría
Objetivos del Plan de Desarrollo.
Programas y subprogramas.
Proyectos concretos de la dependencia y que están
orientados a alcanzar algún objetivo del Plan de
Desarrollo.
Descripción de acciones a realizar para el
desarrollo de proyectos, programas y subprogramas.
Metas que pretende alcanzar la Alcaldía Municipal
con los proyectos.
El costo en que se debe incurrir para desarrollar los

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
proyectos y las fuentes de financiación.
Funcionarios responsables de coordinar y
supervisar los programas, subprogramas, y proyectos.
Indicadores de seguimiento y evaluación
5. Consolidar el 5. Consolidar el Plan de Acción: La secretaria de Secretaria de Programación
Plan de Acción. planeación y desarrollo local unifican los planes de planeación y y ejecución
acción de las dependencias de la Alcaldía Municipal. desarrollo local Plan de
acción anual
6.Elaborar el 5. Elaborar el POAI: El Secretario Administrativo y Tesorero POAI
POAI. Financiero según las prioridades de inversión del Plan
de Desarrollo, el Plan Plurianual de Inversiones y los
montos de fondos por dependencias elabora el POAI.
Nota: En el POAI no se podrán incluir proyectos que

no hagan parte del Banco de Programas y Proyectos
de Inversión. Entidades del ente territorial solo podrá
financiar proyectos registrados en el Banco de
Proyectos de inversión de las entidades públicas.
7.Aprobar el Plan Aprobar el Plan de Acción: El Alcalde Tesorero Programación
de Acción Municipal presenta al Consejo de Gobierno el Plan de y ejecución
Acción Consolidado para su análisis, ajuste y Plan de
probación. acción
Una vez es aprobado, el Plan de Acción es enviado No Aplica
al Proceso de Gestión Administrativa y Financiera
para que se elabore el presupuesto de acuerdo con
lo definido en el “Procedimiento para la Administración
del Presupuesto Municipal
8. Seguimiento 8.Seguimiento para los Planes de Acción: Secretarios de Programa y
para los Planes de De acuerdo a las actividades programadas, se realiza despacho ejecución
Acción. seguimiento en los informes de manera trimestral y se Plan de
presenta avance plan de acción. Acción
Trimestral
Almacenamiento Tiempo
Código Nombre Protección Recuperación de Disposición
Responsable Lugar y
Retenció
Forma de
n
Archivo

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Oficio Auxiliar Oficina de Archivador Carpeta de Archivo
Administrativo Planeación/ Oficina de Oficios Municipal
y financiero Físico Planeación
de Planeación
Programaci Secretario de Oficina de Computador Ruta de Archivo
ón Planeación y Planeación/ Secretario de Acceso Municipal
y ejecución desarrollo Magnético Planeación y
Plan local desarrollo
operativo local 4 años
anual
CDM-103
POAI Secretaría de Oficina de Computador Disco
Planeación Tesorería Secretario Duro/Gestión
/Magnético Administrativo administrativa Archivo
y Financiero y financiera/ Municipal
POAI
Programa y Secretaría Archivador Disco
ejecución Administrati Secretaria duro/Gestión Archivo
Plan va y Administrativa administrativa Municipal
operativo Financiera/ y financiera y Financiera-/
anual de Físico y Programa y
inversiones medio ejecución Plan
magnético operativo
anual de
inversiones
Nombre del Fecha de Entidad que lo Descripción

documento Expedició expide
externo n
Ley 179 de 1994 30/12/1979 Gobierno Artículo 2: El artículo 5 de la Ley 38 de 1989 quedará así:
Nacional "El Plan operativo Anual de Inversiones señalará los proyectos
de inversión clasificados por sectores, órganos y programas”.
Artículo 23: "No se podrá ejecutar ningún programa o
proyecto que haga parte del Presupuesto General de la

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Nación hasta tanto se encuentren evaluados por el órgano
competente y registrados en el Banco Nacional de Programas
y Proyectos”.
Decreto 111 de 15/01/96 Gobierno Artículo 8: “El Plan Operativo Anual de Inversiones señalará
1.996 Nacional los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y
programas”.
4.6. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE TRÁMITES
1. OBJETIVO
Definir la metodología para la realización de trámites en la Alcaldía Municipal de

Fómeque, con el fin de agilizar y brindar una atención oportuna a la Comunidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la definición de requisitos para la gestión de trámites y

finaliza con el documento generado.
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son los líderes de los
procesos en donde se realizan trámites (Secretarios de despacho)
Trámite: Son los estados o diligencias necesarias para resolver un asunto.
5. DESCRIPCIÓN
1.Definir los 1. Definir los requisitos: Los líderes de procesos y Secretario de

requisitos los funcionarios definen los requisitos para la Planeación
realización de trámites en las Fichas Técnicas de
Trámites.
2. Recibir la 2. Recibir la solicitud y documentos: El funcionario Funcionario aplica

MANUAL DE
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PROCEDIMIENTOS
solicitud. revisa la información suministrada por el solicitante y
le brinda orientación dependiendo de la solicitud
presentada, teniendo en cuenta lo definido en las
Fichas Técnicas de Trámites.
¿Cumple los 3. Verificar el cumplimiento de requisitos: El Funcionario aplica
Requisitos? funcionario de la dependencia en donde se realiza el
trámite recibe los documentos al solicitante y verifica el
3. Verificar cumplimiento de los requisitos según lo definido en las
requisitos fichas técnicas.
¿Cumple los requisitos?
Si: Continúa en la siguiente actividad.
No: Regresa a la actividad No 2.
4. Prestar el 4. Prestar el servicio del trámite: el funcionario Funcionario Documento
servicio. realiza los pasos definidos en la Ficha Técnica de solicitado
Trámites respectiva para dar respuesta al
requerimiento del solicitante.
5. Entregar 5. Entregar documentos al solicitante: el funcionario Secretaria de
documentos. entrega al solicitante el documento que se obtiene al planeación Documento
finalizar el trámite, cumpliendo con el tiempo de generado con
respuesta definido en la Fichas Técnicas de Trámites. recibido del
Si el documento no se puede entregar Usuario
inmediatamente, el funcionario le informa al solicitante
la fecha en la cual lo debe reclamar No Aplica
6. Realizar Realizar seguimiento al servicio: Los secretarios de Funcionario
Seguimiento al despacho o encargados de los procedimientos No Aplica
servicio realizan seguimiento al cumplimiento de las
actividades y de los requisitos del servicio
Código Nombre Protección Recuperación de Disposición
Responsable Lugar y
Retención
Forma de
Archivo
Computador
Control de Funcionario funcionario /
tramites responsable de Oficina del clave de Ruta de
acceso acceso
1 año
la atención funcionario Eliminar
archivo
compartido

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
4.7. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO A LOS

PROYECTOS DE INVERSIÓN
1. OBJETIVO
Facilitar la evaluación de la Gestión Pública y la toma de decisiones durante la

ejecución de los proyectos, fortaleciendo el proceso de participación ciudadana.
2. ALCANCE
El alcance del Plan de Inversión está enmarcado en todos los procesos de la

Alcaldía Municipal de Fómeque
3. RESPONSABLE

los procesos en donde se realizan trámites (Secretaria de Planeación)
4. BASE LEGAL
Decreto 3286 de octubre de 2004. "Por el cual se crea el Sistema de Información

de Seguimiento a los Proyectos de Inversión Pública"
5. DESCRIPCION

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
1. avance del 1. avance del proyecto: Solicitar a los ejecutores de Profesional Actas
proyecto los proyectos cada cuatro meses, información universitario parciales
correspondiente al avance del proyecto.
2. Información de 2. información de proyectos: Profesional
proyectos Recepcionar la información de los diferentes proyectos universitario
3. Evaluar la 3. Evaluar la información Profesional
información universitario
4. Realizar el 4. Realizar el informe de Avance Profesional
informe de Avance universitario
5. rendir informes 5. rendir informes: Remitir informes de avance a la Profesional
Alta Dirección universitario
5. PROCEDIMIENTOS DE SALUD
5.1. PROCEDIMIENTO PRIORIZACION BASE DE DATOS DE POTENCIALES

BENEFICIARIOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD
1. OBJETIVO
Aplicar a la base de datos de potenciales beneficiarios -BDPB, los criterios de

priorización definidos en las normas, para que las personas en situación de mayor
pobreza y/o vulnerabilidad sean susceptibles de recibir los subsidios de salud, de
acuerdo con la disponibilidad de recursos del Sistema General de Seguridad
Social en Salud.
2. ALCANCE
Personal identificado y priorizado con afiliación al régimen subsidiado

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
3. RESPONSABLE

los procesos en donde se realizan trámites:
Secretaría Municipal de Salud
Secretaría Municipal de Planeación
Administración del SISBEN
BDPB: base de datos de potenciales beneficiarios

SISBEN: Sistema de Selección de Beneficiarios para Programas Sociales –
Cumplimiento de la norma en relación con la remisión de la base de datos

priorizada al nivel departamental.
Publicación y validación social de los listados de priorizados
Asistencia Técnica permanente por parte del departamento en la capacitación y
entrenamiento en el manejo de bases de datos en los municipios.
Archivar los oficios enviados y recibidos en relación con la solicitud de
información de potenciales beneficiarios.
Realizar copia de seguridad de la base de datos una vez constituida.
Remitir la base de datos de potenciales beneficiarios (BDPB) priorizados en la
estructura técnica establecida por el Ministerio de la Protección Social al
departamento para su consolidación y posterior remisión al Ministerio de la
Protección Social entre los 150 a 120 días previos al inicio del período de
contratación.
6. DESCRIPCIÓN
No. Actividad Descripción Responsable Registro

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
6.1 Conformación La base de datos de potenciales beneficiarios al Auxiliar
de la BDPB régimen subsidiado –BDPB suministrada por el Administrativo
SISBEN se complementa con los diferentes listados
censales suministrados por entidades como ICBF,
Cabildo Indígena acción social para conformar una
sola BDPB.
6.2 Fase 1. La base de datos de potenciales beneficiarios al Auxiliar
Realización de Régimen subsidiado –BDPB se cruza con la base de Administrativo
cruce entre la datos de afiliados al régimen contributivo
BDPB y la base suministrada por el fosyga para seleccionar la
de datos de población objeto de priorización.
afiliados al El cruce de datos se realiza utilizando como campos
régimen comunes: número de documento, apellidos y
contributivo nombres.
Todos los registros de la BDPB que resulten
coincidentes con la base de datos del régimen
contributivo quedan excluidos de la BDPB por
consiguiente no serán objeto de priorización.
Los registros no coincidentes de la BDPB pasan a la
fase2
6.3 Fase 2. Cruzar La base de BDPB depurada en la fase1 con Auxiliar
Cruce entre la la base de datos de afiliados al régimen subsidiado Administrativo
BDPB depurada del municipio para seleccionar la población objeto de
en la fase1 y la priorización. El cruce de datos se realiza utilizando
base de datos de como campos comunes: número de documento,
afiliados al apellidos y nombres.
Régimen Todos los registros de la BDPB que resulten
subsidiado coincidentes con la base de datos del régimen
subsidiado se excluyen de la BDPB y no serán
objeto de priorización.
Los registros no coincidentes de la BDPB pasan a la
fase3
6.4 Fase 3. La priorización de los beneficiarios se inicia Auxiliar
Priorizar ordenando a las personas clasificadas en los niveles Administrativo
potenciales 1, 2 y 3 de la encuesta SISBEN, en orden
beneficiarios del ascendente de menor a mayor puntaje y de la más
régimen antigua a la más reciente, con su núcleo familiar
subsidiado de cuando haya lugar a ello, así como de los listados
acuerdo al nivel censales. Una vez ordenada la BDPB con el criterio
SISBEN SISBEN, y ordenada con el criterio de ubicación
Rural y Urbana se continúa con la fase 2.

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Para que los miembros del mismo núcleo familiar se
conserven juntos se debe añadir el criterio “Ficha
SISBEN”.
El núcleo familiar es el definido en el artículo 8,
Acuerdo 244 de 2003 y demás normas que lo
adicionen o modifiquen.
6.5 Fase 4. A la información de la base de datos única de Auxiliar
Aplicar criterios potenciales beneficiarios-BDPB obtenida en la fase Administrativo
adicionales de 3, aplica los criterios adicionales: Acuerdo 331/06 y
priorización de demás normas que lo adicionen o modifiquen:
beneficiarios 1. Recién nacidos.
2. Menores desvinculados del conflicto armado, bajo
la protección del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar.
3. La población del área rural.
4. Población indígena.
5. Población del área urbana.
Los recién nacidos de madres o padres afiliados al
régimen subsidiado en salud entran
automáticamente.
6.6 Fase 5. Con base en la información de la base de datos Auxiliar
Priorización única de potenciales beneficiarios-BDPB, en cada Administrativo
definitiva de uno de los grupos de población, descritos en los
beneficiarios numerales 3, 4 y 5 de la fase anterior, se priorizarán
los potenciales beneficiarios en el siguiente orden:
1. Mujeres en estado de embarazo o período de
lactancia que se inscriban en programas de control
prenatal y postnatal.
2. Niños menores de cinco años.
3. Población en condición de desplazamiento
forzado.
4. Población con discapacidad identificada mediante
la encuesta SISBEN.
5. Mujeres cabeza de familia, según la definición
legal.
6. Población de la tercera edad.
7. Núcleos familiares de las madres comunitarias.
8. Desmovilizados.
Los recién nacidos, la población infantil menor de 5
años y los menores desvinculados del conflicto
armado bajo la protección del ICBF, prioritarios,

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
podrán afiliarse sin su grupo familiar.
6.7 Fase 6. Luego de aplicar los criterios de priorización Auxiliar
Asignación descritos, se fija un consecutivo desde 1 hasta el Administrativo
consecutivo último registro, que indique el orden en que los
orden de beneficiarios accederán al Régimen Subsidiado en
beneficiarios Salud.
6.8 Aplicar Una vez aplicadas todas las fases de priorización y Auxiliar Base de
estructura habiéndose marcado los registros de personas Administrativo datos de
resolución 812 vulnerables según las normas vigentes, se le aplica a potenciales
la base de datos el formato establecido en el anexo beneficiarios
técnico de la Resolución 812 y se remite copia de priorizada
este al Departamento para su consolidación, cruce,
depuración y posterior envío al MPS entre los 120 y
150 días calendario antes de la contratación.
6.9 Publicación Se imprime el listado de potenciales beneficiarios del Auxiliar Listado de
listado oficial de Régimen Subsidiado en Salud priorizado según Administrativo priorizados
priorizados del criterios legales y se publica en sitio público para
régimen conocimiento de la comunidad y para que se realice
subsidiado sobre este la correspondiente veeduría ciudadana.
Código Nombre Protección Recuperaci de Disposición
Responsa Lugar y
ón Retención
ble Forma de
Archivo
Clave de Disco Equipo de computo
Base de Secretaria Oficina de acceso E/Validación/ destinado a Auxiliar
datos de de Salud medio año/ mes Administrativo en la
4 años Secretaria de Salud
potenciales Salud magnético
beneficiarios Municipal
priorizada
Listado de Secretaria Oficina de Clave de Disco Equipo de computo
priorizados de Salud medio acceso E/Validación/ destinado a Auxiliar
Salud magnético año/ mes Administrativo en la

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Municipal
Registros de Secretaria Oficina de Clave de Disco Equipo de computo

novedades de Salud medio acceso E/Validación/ destinado a Auxiliar
Salud magnético año/ mes Administrativo en la
Municipal
Base de Secretaria Oficina de Clave de Disco Equipo de computo

datos de de Salud medio acceso E/Validación/ destinado a Auxiliar
nuevos Salud magnético año/ mes Administrativo en la
beneficiarios
Municipal
Oficios de Secretaria Oficina de Clave de Disco Equipo de computo

Reporte de de Salud medio acceso E/Validación/ destinado a Auxiliar
reemplazo Salud magnético año/ mes Administrativo en la
de
afiliados Municipal
Archivo Secretaria Oficina de Clave de Disco Equipo de computo

maestro de de Salud medio acceso E/Validación/ destinado a Auxiliar
afiliados. Salud magnético año/ mes Administrativo en la
Municipal
Archivo de Secretaria Oficina de Clave de Disco Equipo de computo

Afiliados de Salud medio acceso E/Validación/ destinado a Auxiliar
pendientes. Salud magnético año/ mes Administrativo en la
Municipal
Archivo de Secretaria Oficina de Clave de Disco 4 años Equipo de computo

Novedades. de Salud medio acceso E/Validación/ destinado a Auxiliar
Oficio Salud magnético año/ mes Administrativo en la
remisorio Secretaria de Salud
Municipal
5.2. PROCEDIMIENTO DE DEPURACION DE LA INFORMACION,

ELABORACION DE REPORTES Y REMISION DE LA BASE DE DATOS DEL
REGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD AL DEPARTAMENTO

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Remitir oportunamente debidamente depurada, validada y ajustada, en la

estructura definida, la información consolidada del municipio al Departamento para
que este a su vez la envíe al Ministerio de la Protección Social/ administrador
fiduciario del FOSYGA.
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE

• Secretaría Municipal de Salud
• Administrador de la base de datos del régimen subsidiado
BDPB: base de datos de potenciales beneficiarios SISBEN: Sistema de Selección

de Beneficiarios para Programas Sociales –
Elaborar cronograma y hacer seguimiento a la entrega de información.

Verificar periódicamente las disposiciones identificadas en las normas técnicas
sobre información en aseguramiento especialmente las relacionadas con el
manejo de información y base de Datos.
Elaborar Reportes de información con la debida anticipación para la entrega de
Bases de Datos al Departamento.

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Participar en las capacitaciones y reuniones informativas que imparte la

Secretaría Departamental de Salud referentes al manejo de las bases de datos del
régimen subsidiado.
Solicitar Asistencia técnica al Departamento.
7. DESCRIPCIÓN
No Actividad Descripción Responsable

Descargar mensualmente la información que el fosyga
Ministerio de La Protección Social, correspondiente al
municipio de Fómeque con el fin de facilitar el
cumplimiento del Artículo 3 de la Resolución 0812 de
2007, dispuso a través del FTP de la página de
Fosyga:
- Archivo “Consolidado del Régimen Subsidiado”:
Descargar del reportando todos los registros (Activos y Retirados)
FTP del que existen en la BDUA de cada Municipio, con los
fosyga la campos del archivo maestros de afiliados al Régimen
información Subsidiado, de la Resolución 0812 de 2007, más los
resultante del campos “Estado de Afiliación” y “Fecha del Estado de
6.1 proceso de Afiliación” para cada afiliado registrado en la BDUA. Auxiliar
validación del - Archivo “Consolidado de Régimen Contributivo” Administrativo
periodo afiliados del municipio registrado en la BDUA.
anterior - Archivo “Traslados al Contributivo” afiliados que en
los procesos de validación de BDUA pasaron del
Régimen Subsidiado al Régimen Contributivo. En este
archivo se registra el código de la EPS y fecha del
proceso en la cual el afiliado pasó al Régimen
Contributivo.
- Archivo “Consolidado de Contratos”
- Archivo “Inconsistencias en Identificaciones”,
afiliados registrados en la BDUA que presentan
identificaciones no válidas.

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
- Archivo de afiliados validados y negados según el
reporte presentado por el municipio en el mes
anterior.
Revisar la información proveniente del fosyga para
determinar la acción a seguir así: El consolidado de
contratos nos muestra cómo se encuentra la
información contractual en fosyga, el archivo
Inconsistencias en identificaciones nos muestra que
afiliados tienen pendiente la actualización de datos de
identificación.
El archivo de afiliados negados nos muestra los
registros que no fueron validados del archivo maestro
de afiliados pendientes reportados en el mes anterior,
Revisar y cada registro reporta las glosas que motivan la
separar la negación de validación, el archivo consolidado del
información régimen subsidiado constituye la base para la
realización de los reportes de novedades y determina
la población validada del municipio. Los afiliados del
régimen subsidiado que no están registrados en el
archivo consolidado deben ser reportados al
departamento en un archivo maestro de afiliados
pendientes para que sean cargados a la BDUA.
El archivo de afiliados validados nos indica cuales
afiliados del archivo maestro de afiliados pendientes,
reportados en el mes anterior, fueron cargados a la
BDUA, estos entran a formar parte del archivo
consolidado.
Con la información reportada por el fosyga y los
resultados obtenidos en el procedimiento de
actualización de la base de datos, procedemos a
depurar la base realizando un cruce para identificar los
registros coincidentes. Los registros cuyo cruce
coincide totalmente corresponden a los afiliados
cargados en la BDUA los cuales no serán objeto de
Depuración modificación y forman parte del archivo maestro total
de la base de de afiliados.
6.3 datos Los registros que en el cruce coinciden parcialmente
son aquellos que han sido modificados en el proceso
de actualización, estas modificaciones generan las
novedades que deberán ser reportados al fosyga para
lo cual se conforma el archivo de novedades. Auxiliar

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Los registros que no coinciden se buscan el archivo de Administrativo
afiliados negados para establecer la causa de la no
validación la cual se encuentra reportada en las
glosas. Los registros con glosas generadas por
inconsistencias deben corregirse para reportarlos
nuevamente en el archivo maestro de afiliados
pendientes.
Los afiliados registrados con glosas de multiafiliación
serán objeto de suspensión en la base de datos, al
igual que los afiliados reportados en el archivo de
traslados al contributivo, para luego aplicar el debido
proceso y reasignar los cupos a nuevos afiliados.
Los archivos conformados: maestro total de afiliados,
maestro de afiliados pendientes y novedades deben
validarse conforme a los siguientes criterios:
Que cumplan con la estructura establecida en la
resolución 812 de 2007.
Que no tengan duplicidades (afiliados con el mismo
número de identificación o afiliados con datos
idénticos en los campos de nombres, apellidos y fecha
de nacimiento).
La verificación de la estructura de los archivos se
comprueba utilizando una malla validadora
suministrada por el fosyga que determina los errores
de estructura. Si los archivos pasan sin errores la
validación esto indica que están listos para el reporte
mensual de lo contrario debemos corregir los errores
Validación y hasta que al validar no exista ninguno. Auxiliar
6.4 reporte de la Los tres archivos validados se graban en un CD, Administrativo
información elabora el oficio remisorio se lleva a la Secretaria
Departamental de Salud para que una vez consolidada
la información a nivel departamental sea enviada al
Administrador Fiduciario del FOSYGA que actualizará
la BDUA con los registros que no presenten
inconsistencias y dispondrá en el FTP la información
resultante en el proceso para el municipio.

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Código Nombre Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Disposición

Retención
Base de Secretaria Oficina de Clave de Disco 4 años Equipo de computo
datos de de Salud medio acceso E/Validación/añ destinado a Auxiliar
potenciales Salud magnético o Administrativo en la
beneficiario /mes Secretaria de Salud
s Municipal
priorizada
Listado de Secretaria Oficina de Clave de Disco 4 años Equipo de computo

priorizados de Salud medio acceso E/Validación/añ destinado a Auxiliar
Salud magnético o Administrativo en la
/mes Secretaria de Salud
Municipal
Registros Secretaria Oficina de Clave de Disco 4 años Equipo de computo
de de Salud medio acceso E/Validación/añ destinado a Auxiliar
novedades Salud magnético o Administrativo en la
Municipal
Base de Secretaria Oficina de Clave de Disco 4 años Equipo de computo
datos de de Salud medio acceso E/Validación/añ destinado a Auxiliar
nuevos Salud magnético o Administrativo en la
beneficiario /mes Secretaria de Salud
s Municipal
Oficios de Secretaria Oficina de Clave de Disco 4 años Equipo de computo
Reporte de de Salud medio acceso E/Validación/añ destinado a Auxiliar
reemplazo Salud magnético o Administrativo en la
de /mes Secretaria de Salud
afiliados Municipal
Archivo Secretaria Oficina de Clave de Disco 4 años Equipo de computo
maestro de Salud medio acceso E/Validación/añ destinado a Auxiliar
de afiliados Salud magnético o Administrativo en la
Municipal
afiliados de Salud medio acceso E/Validación/añ destinado a Auxiliar
pendiente Salud magnético o Administrativo en la
Municipal
Novedades. de Salud medio acceso E/Validación/añ destinado a Auxiliar
Oficio Salud magnético o Administrativo en la
remisorio /mes Secretaria de Salud

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Municipal
5. 3. PROCEDIMIENTO INTERVENTORIA DEL REGIMEN SUBSIDIADO
1. OBJETIVO
Describir la metodología para realizar la interventoría de la administración del

régimen subsidiado.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia en la contratación con la EPS”S hasta la liquidación de la

misma.
3. RESPONSABLE.
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Secretario de

Salud y la interventoría externa.
Régimen subsidiado: El Régimen Subsidiado es el mecanismo mediante el cual

la población más pobre del país, sin capacidad de pago, tiene acceso a los
servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el Estado.
Seguimiento y control permanente de los contratos de régimen subsidiado en

salud.
6. DESCRIPCIÓN

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Actividad Descripción Responsabl Registro

e
1. presupuesto 1. Presupuesto de los recursos para contratación Certificación
de los del régimen subsidiado: El municipio de Fómeque de
recursos para debe incorporar en los proyectos de presupuesto para Funcionario disponibilidad
contratación la siguiente vigencia fiscal, los recursos propios encargado de presupuestal
del régimen destinados al régimen subsidiado, los recursos de la realizar la
subsidiado subcuenta de solidaridad del FOSYGA, una vez les interventoría
sean comunicados por el Ministerio de la protección INTERNA Y
social en Salud y los recursos de régimen subsidiado EXTERNA
financiados a través del Sistema General de del Régimen
Participaciones en Salud SGP, con base en la subsidiado
información remitida por el departamento Nacional de
Planeación DNP.
2. Realizar la 2. Solicitar la base de datos de las personas Funcionario
contratación priorizadas del SISBEN: El funcionario encargado de encargado de
y/o ampliación realizar la interventoría del Régimen subsidiado, realizar la
de cobertura solicitar el listado de las personas priorizadas del interventoría
SISBEN según base de datos, e informar a la INTERNA Y Base de datos
Comunidad utilizando los diferentes medios, sobre las EXTERNA del régimen
personas que estén interesadas en obtener una EPS”S del Régimen Subsidiado
que se encuentre en nivel I y II se acerquen al subsidiado
funcionario encargado de realizar la interventoría del
Régimen subsidiado, para ser tenido en cuenta e
ingresarlo a la base de datos.
Relacionar en la base de datos las personas
seleccionadas, para ser enviado a la EPS”S y realizar
la contratación.
3. Solicitar la 3. Realizar la contratación y/o Ampliación de cobertura: Funcionario Minuta de
base solicitar registros presupuéstales y Certificados encargado de Contratación.
de datos de Disponibilidad Presupuestal llevar a cabo la realizar la
las contratación entre las EPS”S y la Alcaldía Municipal de interventoría Certificados de
personas Fómeque rigiéndose por la normatividad del Ministerio INTERNA Y disponibilidad
priorizadas del de la Protección Social, siguiendo las fechas EXTERNA presupuestal
SISBEN establecidas para ampliación de cobertura o del
continuidad. Régimen Registros
NOTA: La EPS”S debe cumplir con los requisitos subsidiado Presupuéstales
contractuales definidos previamente (Póliza de
cumplimiento y parafiscales) entre las partes. Póliza de
cumplimiento y

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
La EPS”S debe llevar a cabo la carnetización de los Parafiscales
usuarios, teniendo un plazo de un mes.
En consecuencia los pagos se acusaran desde la

fecha, conforme al número de afiliados carnetizados.
El funcionario encargado de realizar la interventoría

del Régimen subsidiado, realice la orden de pago
Bimensual a la EPS”S por parte de la Alcaldía
Municipal de Fómeque con el V. Bo de la Secretaria de
Salud Departamental del Cundinamarca.
4.Seguimiento 4. Seguimiento a la EPS”S, ALCALDÍA y a la ESE: Copia de
a la EPS, El funcionario encargado de realizar la interventoría novedades de
ALCALDÍA del Régimen subsidiado Realiza el seguimiento a las la EPS”S
novedades enviadas por parte de la EPS”S
(Nacimientos, fallecidos, retiros, entre otros). Funcionario Resolución
encargado de
Cuando se presenten retiros de usuarios el funcionario realizar la Copias de
encargado de realizar la interventoría del Régimen interventoría comprobante
subsidiado, realiza una Resolución firmada por el del Régimen de egreso
Alcalde Municipal, y debe ser publicada en cartelera y subsidiado
de esta manera asignar el reemplazo del usuario Órdenes de
(según lo previsto en el artículo 33 del acuerdo 244 de Pago
2003).
La EPS”S debe responder por el aseguramiento en Informe de
salud de la población afiliada a partir del inicio del Interventoría
período contractual.
Verificar que la EPS”S cumpla con los servicios

contratados y cumplimiento de los requisitos
contractuales.
Verificar que la Alcaldía Municipal cumpla con los

pagos establecidos por el interventor en las fechas
pactadas.
Realizar Informe de Interventoría evidenciado el

seguimiento de las actividades realizadas y entregarlo
a la oficina de Salud y a la Secretaría Departamental

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Código Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo Disposición

Nombre Responsable de
Retención
Certificación de Archivador /AZ/ # Archivo
disponibilidad del Municipal
presupuestal contrato
Base de datos del Acces/Interventorí Copia de
régimen a régimen Seguridad
Subsidiado Funcionario Secretari Archivador subsidiado Archivo
Minuta de encargado a de /contratos Municipal
contratación de Salud/ 200700100 – Archivo
Registros realizar la Físico 200700200/ 4 años SECRETARI
presupuéstales interventoría Régimen A DE
del subsidiado. SALUD.
Póliza de Régimen Archivador /AZ/ #
cumplimiento y subsidiado del
Parafiscales contrato
Copia de soportes Archivador/
de Carpeta/
carnetización Resoluciones
Copia de órdenes Archivador /AZ/ #
de pago del
contrato
Copia de
novedades de la
EPS”S Archivador/
Resolución Carpeta/
Copias de Resoluciones
comprobante de
egreso
Archivador /AZ/ #
Contrato de red del
de servicios contrato
Informe de Carpeta Informes
Interventoría de
Interventoría
Nombre del Fecha de Entidad que lo expide Descripción

documento externo Expedición
Ministerio de la Por medio del cual se definen la forma y las

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
protección social condiciones de operación del Régimen Subsidiado
Acuerdo 244 De 2003 31/01/2003 Consejo nacional de del Sistema General de Seguridad Social en Salud
Seguridad social en y se dictan otras disposiciones
salud.
Por el cual se adoptan unas medidas para optimizar
Decreto numero 050 13/01/2003 Ministerio de Salud el flujo financiero de los recursos del régimen
de 2003 subsidiado del Sistema General de Seguridad
Social en Salud y se dictan otras disposiciones
Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por
Acuerdo Número 351 26/12/2006 Ministerio de la Capitación del Plan Obligatorio de Salud de los
De 2006 Protección social Regímenes Contributivo y Subsidiado para el año
2007
Decreto Número 20/11/2006 Ministerio de la Por el cual se reglamenta el inciso 5º del Artículo 54
3353 De 2003 Protección social de la Ley 812 de 2003.
5.4. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN EVENTOS DE SALUD PUBLICA
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el realizar la notificación de eventos de Salud

Pública en Fómeque a la Secretaria Departamental de Salud.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepción de eventos de Salud Pública de

notificación semanal obligatoria identificados por la IPS Pública, termina con la
notificación y el seguimiento a los eventos presentados.
2. RESPONSABLE

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la funcionaria

designada técnica en Control Epidemiológico y SIAU (servicio de atención a la
comunidad).
Notificación inmediata e individual: se realiza ante la presunción o confirmación

Diagnóstica de uno o más eventos sujetos a vigilancia. El propósito de esa clase
de notificación es tomar las medidas de intervención de manera inmediata. Incluye
el reporte de las variables mínimas de persona, lugar y tiempo, clasificación del
caso (probable, confirmado), muestras de laboratorio tomadas.
Notificación semanal e individual: los eventos transmisibles definidos para la

vigilancia regular mediante vigilancia pasiva y notificación obligatoria semanal son:
dengue clásico, Accidente ofídico, agresión por animal potencialmente trasmisor
de rabia, varicela individual, leishmaniasis cutánea, tos ferina, tuberculosis,
varicela individual, mortalidad materna, mortalidad perinatal.
Garantizar seguimiento a todos los eventos de salud pública presentados

e
1.Recepción 1. Recepción de la notificación por parte de la Funcionario Formato
de la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE digitador PIC Eventos de
notificación FOMEQUE: La información de los eventos de Notificación
INICIO notificación deben ser remitidos a la Oficina de Obligatoria
Salud del Municipio los lunes a las 7:00am como ALCALDIA
hora límite, ya que es la fecha establecida para la
entrega final a la Secretaria de Salud
Departamental.
Notificación de los eventos debe hacerse en medio
Físico.
2. Revisión 2. Revisión de la información suministrada por la Funcionario Formato

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
información FOMEQUE: Las fichas y el formato de Eventos de Notificación
Notificación semanal deben ser coherentes con los Obligatoria
datos suministrados. ALCALDIA
3. entrega de 3. Reporte de eventos: Diligenciar los formatos de Funcionario Formato
la eventos de notificación semanal, teniendo en cuenta digitador PIC Eventos de
información la información suministrada por la ESE y realizar el Notificación
del reporte en archivos planos a la Secretaria Obligatoria
SIVIGILA Departamental de Salud en medio Magnético, ALCALDIA
enviando la notificación por mail
4. Realizar 4. Realizar seguimiento de los eventos Coordinador PIC Formato
Seguimiento presentados: realizar visitas domiciliarias donde en conjunto con Eventos de
participan la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE Notificación
la ESE / Técnico
PAUL DE FOMEQUE, La Oficina de Salud y un Obligatoria
representante de la Secretaria Departamental. de saneamiento ALCALDIA
Tomar acciones de mejoramiento respectivas.

Estudio de 5. debe el funcionario solicitar apoyo profesional Coordinador PIC Formato
campo médico para realizar las respectivas investigaciones Eventos de
de campo, que permitan identificar las verdaderas Notificación
causas de la morbilidad o la mortalidad en el sector. Obligatoria
ALCALDIA
Capacitación 6. Realizar el plan de contingencia educativo y Coordinador PIC Formato
. pedagógico que permita la reducción y el riesgo de en conjunto con Eventos de
la población en general de poder contraer cualquier Notificación
la ESE
tipo de enfermedad y desmejoramiento en la calidad Obligatoria
de vida. ALCALDIA

Nombre Responsable Lugar y de
forma de Retención
archivo
No aplica Formato Clave de Disco Duro/ Archivo
Eventos de acceso / Vigilancia en Municipal
Notificación archivador salud pública
Obligatoria ESE Funcionario Oficina de Oficina de
No aplica Formato Salud Salud Disco Duro/ 4 años
digitador PIC Magnético
Eventos de Vigilancia en

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Notificación salud pública
Obligatoria
ALCALDIA
No aplica Formato Coordinador Oficina de Clave de Disco Duro/ 4 años Archivo
Eventos de Salud acceso / Vigilancia en Municipal
estudios de
PIC en Magnético archivador salud pública
campo conjunto con Oficina de
la ESE / Salud
Técnico de
saneamiento
No aplica Formato Coordinador Oficina de Disco Duro/ 4 años Archivo
Eventos de Salud Vigilancia en Municipal
Capacitación.
PIC en Magnético salud pública
conjunto con
la ESE
5.5 PROCEDIMIENTO DE EJECUCION PLAN TERRITORIAL DE SALUD
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el realizar el desarrollo del plan territorial de salud
para el cuatrienio, en la comunidad de Fómeque.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la definición del diagnóstico de salud en el Municipio
hasta en la realización de actividades encaminadas a fortalecer las debilidades
encontradas.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Secretaria de
Salud.
El Plan Territorial de Salud (PTS): es el conjunto de actividades, programas,
intervenciones y procedimientos de promoción de la salud, prevención de la
enfermedad, vigilancia en salud pública y control de factores de riesgo dirigidos a

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
la colectividad”. Tomado del Ministerio de Salud, Resolución 04288, artículo 3 de

1.996.

e
1.Definir la 1. Definir el diagnóstico de Salud del municipio: Alcalde
población de teniendo en cuenta las causas de morbimortalidad Municipal
inicio dadas por la ESE municipal y la identificación de Diagnóstico de
necesidades básicas en salud de la comunidad, salud del
aplicar un instrumento que permite identificar las Secretaria de municipio
actividades a realizar dando cumplimiento los Salud
lineamientos de estricto cumplimiento dados por el
Ministerio de la protección social
2. Revisión 2. Revisión de la información suministrada por la Funcionario Formato
información FOMEQUE: Las fichas y el formato de Eventos de Notificación
Notificación semanal deben ser coherentes con los Obligatoria
datos suministrados. ALCALDIA
3. entrega de 3. Reporte de eventos: Diligenciar los formatos de Funcionario Formato
la eventos de notificación semanal, teniendo en cuenta digitador PIC Eventos de
información la información suministrada por la ESE y realizar el Notificación
del reporte en archivos planos a la Secretaria Obligatoria
SIVIGILA Departamental de Salud en medio Magnético, ALCALDIA
enviando la notificación por mail
4. Realizar 4. Realizar seguimiento de los eventos Coordinador PIC Formato
Seguimiento presentados: realizar visitas domiciliarias donde en conjunto con Eventos de
participan la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE Notificación
la ESE / Técnico
PAUL DE FOMEQUE, La Oficina de Salud y un Obligatoria
representante de la Secretaria Departamental. de saneamiento ALCALDIA
Tomar acciones de mejoramiento respectivas.

Estudio de 5. debe el funcionario solicitar apoyo profesional Coordinador PIC Formato
campo médico para realizar las respectivas investigaciones Eventos de
de campo, que permitan identificar las verdaderas Notificación
causas de la morbilidad o la mortalidad en el sector. Obligatoria
ALCALDIA
Capacitación 6. Realizar el plan de contingencia educativo y Coordinador PIC Formato
. pedagógico que permita la reducción y el riesgo de en conjunto con Eventos de
la población en general de poder contraer cualquier Notificación
la ESE
tipo de enfermedad y desmejoramiento en la calidad Obligatoria

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
de vida. ALCALDIA

forma Retención
de
archivo
No aplica Formato Clave de Disco Duro/ Archivo
Eventos de acceso / Vigilancia en Municipal
Notificación archivador salud pública
Obligatoria ESE Control Oficina Oficina de
No aplica Formato de Salud Disco Duro/ 4 años
epidemiológico Salud
Eventos de Vigilancia en
Notificación físico salud pública
Obligatoria
ALCALDIA
No aplica Formato Control Oficina Clave de Disco Duro/ 4 años Archivo
Eventos de epidemiológico de acceso / Vigilancia en Municipal
estudios de Salud archivador salud pública
campo físico Oficina de
Salud
No aplica Formato Control Oficina Disco Duro/ 4 años Archivo
Eventos de epidemiológico de Vigilancia en Municipal
Capacitación. Salud salud pública
Fisico
Nombre del documento Fecha de expedición Entidad que lo expide Descripciòn

externo
Ley 715 de 2001 21/12/2001 El congreso de la Por la cual se dictan normas
Republica orgánicas en materia de recursos
y competencias de conformidad
con los artículos 151, 288, 356 y
357 (Acto Legislativo 01 de 2001)
de la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones para
organizar la prestación de los
servicios de educación y salud,

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
entre otros.
Ley 100 d 1993 23/12/1993 El congreso de la por la cual se crea el sistema de
Republica seguridad social integral y dictan
otras disposiciones
5.5. PROCEDIMIENTO DE EJECUCION PLAN TERRITORIAL DE SALUD
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el realizar el desarrollo del plan territorial de salud
para el cuatrienio, en la comunidad de Fomeque
.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la definición del diagnóstico de salud en el Municipio
hasta en la realización de actividades encaminadas a fortalecer las debilidades
encontradas.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Secretaria de
Salud.
El Plan Territorial de Salud (PTS): es el conjunto de actividades, programas,

intervenciones y procedimientos de promoción de la salud, prevención de la
enfermedad, vigilancia en salud pública y control de factores de riesgo dirigidos a
la colectividad”. Tomado del Ministerio de Salud, Resolución 04288, artículo 3 de
1.996.
5. DESCRIPCION

e
1.Definir la 1. Definir el diagnóstico de Salud del municipio: Alcalde

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
población de teniendo en cuenta las causas de morbimortalidad Municipal
inicio dadas por la ESE municipal y la identificación de Diagnóstico de
necesidades básicas en salud de la comunidad, salud del
aplicar un instrumento que permite identificar las Secretaria de municipio
actividades a realizar dando cumplimiento los Salud
lineamientos de estricto cumplimiento dados por el
Ministerio de la protección social
2. 2. Elaboración del PTS: Planificar las actividades
Elaboración definiendo las fechas, actividades y responsables,
del PTS presentarlo al concejo territorial de seguridad social
municipal para su correspondiente aprobación, una Secretaria de PTS
vez aprobada se envía el PTS a la Secretaría Salud
Departamental de Salud para verificación y
aprobación. Teniendo en cuenta que el PTS debe
quedar aprobado entre los meses de enero y marzo.
3. Divulgar el 3. Divulgar el PTS: La Secretaria de Salud da a Secretaria de No aplica
PTS conocer el PTS e informa a los funcionarios sus Salud
responsabilidades para su ejecución
4. Realizar 4. Realizar trámites para la contratación: El No aplica
trámites para funcionario asignado realiza los trámites para la
la contratación de bienes y/o servicios requeridos para
Funcionario
contratación ejecutar las actividades del programa de promoción
y prevención. La contratación se realiza de acuerdo
con lo establecido en el proceso de Adquisición de
Bienes y Servicios.
5. Preparar 5. Preparar la logística: El funcionario encargado
logística de acuerdo con las actividades a desarrollar prepara
los recursos necesarios para ejecutar las actividades
Funcionario
definidas en el Programa de Promoción y No aplica
Prevención.
Nota: Cuando se contratan servicios el funcionario
coordina las actividades logísticas con el personal
contratista.
6. Ejecutar 6. Ejecutar la actividad definidas PTS: El
actividad funcionario asignado ejecuta las actividades
en el PTS definidas en el PTS, una vez finalice la actividad Planilla de
diligencia el formato “Planilla de personas atendidas” personas
para evidenciar de la prestación del servicio. Funcionario atendidas
Nota: Cuando se contratan servicios el funcionario

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
coordina las actividades logísticas con el personal
contratista.
7. Evaluar 7. Evaluar las actividades de PTS: El funcionario Evaluación de
las que realiza la actividad diligencia el formato Funcionario actividades
actividades “Evaluación de Actividades”.
del PTS
8. 8. Seguimientos del PTS: realizar informes de las
Seguimiento actividades realizadas y presentarlo a la Secretaria
del PTS de Salud para su respectiva aprobación.
Secretaria de
Tomar acciones de mejoramiento respectivas, según Informe de
el “Procedimiento para la toma de acciones Salud seguimiento
correctivas, preventivas y de mejora Consolidar la
información y presentarla a la Secretaria
Departamental de Salud para su evaluación.
Almacenamiento Tiempo Disposición

forma de Protección Recuperación Retención
archivo
Diagnóstico de Clave de Disco Duro/ Apoyo
salud Oficina de acceso / social/ Diagnóstico de
salud del municipio
Del municipio Salud archivador
Secretaria de físico
Salud 4 años
PTS Disco Duro/ Apoyo Copia de
social/ PTS seguridad
Planilla de Auxiliar Oficina de Archivador Carpeta “Servicios Archivo

personas Administrativo de Salud de Apoyo Social/ Municipal
atendidas la oficina de Salud físico Planilla de
personas
atendidas”
Evaluación de Auxiliar Oficina de Archivador Carpeta
actividades administrativo Salud “Servicios de
de la oficina de Físico apoyo Social/
salud Evaluación de Archivo
actividades” Municipal

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Informe de Secretaria de Oficina de Archivador Disco duro/Apoyo
seguimiento salud Salud social/
Físico informe de
seguimiento
Nombre del Fecha de Entidad que Descripción

documento Expedición lo expide
externo
Ley 715 de 2001 21/12/2001 El congreso de Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de
Colombia recursos y competencias de conformidad con los
artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de
2001) de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones para organizar la prestación de los
servicios de educación y salud, entre otros.
5.6. PROCEDIMIENTO DE REPORTE OBLIGATORIO DE EVENTOS DENTRO

DEL PROGRAMA EPIDEMIOLOGICO SIVIGILA
1. OBJETIVO
Describir los procesos para realizar el reporte obligatorio de eventos en Salud
Publica ante la Secretaria Departamental de Salud del Cundinamarca.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepción de eventos de Salud Publica de
notificación semanal obligatoria, presentados por la IPS, la ESE Pública ante el
Área de Epidemiología de la Secretaria de Salud Municipal y esta a su vez reporta
a la Secretaria Departamental de Salud del Cundinamarca.
3. RESPONSABLE

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el funcionario de la

Secretaria de Salud responsable del Área Epidemiológica.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES:
En conformidad con el decreto 3518 del 9 de Octubre de 2006, por el cual se crea
y reglamenta el Sistema de Vigilancia en Salud Publica “SIVIGILA” para la
provisión sistemática y oportuna de información sobre la dinámica de los eventos
que afecten o puedan afectar la Salud de la población; con el fin de orientar las
políticas y la planificación en Salud Publica.
La información de los eventos de notificación deben ser remitidos a la Oficina de
Salud del Municipio los lunes a las 5 pm como hora límite, si el lunes es festivo se
presentan los informes el martes antes de las 12m, ya que es la fecha establecida
para la entrega final a la Secretaria de Salud Departamental.
7. DESCRIPCIÓN

e
1. Recepción 1. Recepción de la notificación por parte de la
de las ESE y la IPS: La información de los eventos de
notificaciones notificación deben ser remitidos a la Oficina de
INICIO Salud del Municipio los lunes a las 5 pm como hora
Fichas de
límite, si el lunes es festivo se presentan los Técnico Área de notificaciones
informes el martes antes de las 12m, ya que es la Salud SIVIGILA
fecha establecida para la entrega final a la
Secretaria de Salud Departamental.
Notificación de los eventos debe hacerse en medio
magnético y Físico.
2. Revisión 2. Revisión de la información suministrada por
de la parte de la ESE y la IPS: Las fichas y el formato de Técnico Área de Fichas de
información Eventos de Notificación semanal deben ser Salud notificaciones
coherentes con los datos suministrados. SIVIGILA
3. Reportes 3. Reporte de eventos: sistematizar las fichas de
de eventos Notificaciones en el programa de sistema del

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
SIVIGILA y generar los archivos planos para Técnico Área de Archivo Planos
enviarlos por vía e-mail a la Secretaria Salud
Departamental de Salud del Cundinamarca al Área
de Epidemiología.
4. Realizar 4. Realizar seguimiento de los eventos Actas estudios
Seguimiento presentados: de campo y
FIN realizar los respectivos estudios de campo según los Técnico Área de COVES
Protocolos de los eventos notificados, donde Salud Municipales
participan la ESE, La Oficina de Salud Municipal y
un representante de la Secretaria Departamental de
Salud del Cundinamarca Se realizan mensualmente
para el análisis, seguimiento y planes de
mejoramiento dentro de los eventos de Salud
Publica los COVES Municipales.
Nombre del documento Fecha de Expedición Entidad que lo expide Descripción
externo
Decreto 3518 de 2006 09/10/2006 El congreso de por el cual se crea y reglamenta el
Colombia Sistema de Vigilancia en Salud
Publica “SIVIGILA
5.7. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACION PERMANENTE DE LA BASE DE

DATOS DE BENEFICIARIOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD
1. OBJETIVO
Mantener actualizada la base de datos de beneficiarios del régimen subsidiado a

través del reemplazo por perdida de la calidad de afiliados, reporte de afiliados
nuevos y de novedades de actualización.
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE

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PROCEDIMIENTOS
• Secretaría Municipal de Salud

• Administrador de la base de datos del régimen subsidiado
BDPB: base de datos de potenciales beneficiarios SISBEN: Sistema de Selección
de Beneficiarios para Programas Sociales –
Verificar periódicamente las disposiciones identificadas en las normas técnicas
sobre información en aseguramiento especialmente las relacionadas con el
manejo de información y base de Datos.
Requerir a las EPS con la debida anticipación para la entrega de novedades.
Solicitar Asistencia técnica a la Secretaría Departamental de Salud de
Cundinamarca.
6. DESCRIPCIÓN
No Actividad Descripción Responsable
Recibir Recibe de los diferentes gestores de las EPSS en
formularios de el municipio los formularios diligenciados con la Auxiliar
6.1 inscripción información de los aspirantes a los cupos del Administrativo
para nuevos régimen subsidiado con los documentos de soporte.
Beneficiarios.
Recibir Recibir de los diferentes gestores de las EPS en el
6.2 reportes de Municipio los reportes físicos (documentos y
Novedades formularios) de las novedades registradas y los Auxiliar
registradas en archivos de novedades que cada EPS realizó en el Administrativo
el periodo mes anterior. Las novedades están codificadas de
acuerdo al campo a modificar en cada registro de la
base de datos y se encuentran establecidas en la
resolución 812 de 2007.
6.3 Revisar la Revisar que tanto las solicitudes de ingreso como
información las novedades cumplan con lo establecido en la
norma.
Para que las personas inscritas puedan ingresar al
régimen subsidiado deben estar registradas en el
listado de priorizados del municipio teniendo en
cuenta los parámetros del procedimiento de Auxiliar

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Priorización base de datos de potenciales Administrativo
beneficiarios del régimen subsidiado en salud.
Las novedades si son de retiro deben estar
soportadas con carta de renuncia, edictos o
certificados de defunción de lo contrario serán
devueltas a la EPS.
Cuando se presentan novedades de retiro (por
renuncia, multiafiliación no carnetización y muerte)
se codifican y registran las novedades y se realiza
Actualizar la el reemplazo de afiliados: retirar de la base de
base de datos a los beneficiarios con novedad de retiro
acuerdo a las justificado e ingresar en los cupos liberados a Auxiliar
novedades nuevos afiliados de acuerdo a los formularios de Administrativo
6.4 reportadas inscripción presentados por las EPS y al listado de
priorizados del régimen subsidiado del municipio.
Cuando la novedad es por corrección y/o
actualización de datos se actualizan y/o corrigen los
campos de los registros de la base de datos, se
codifica y registra la novedad conforme a lo
establecido en la resolución 812 de 2007.
Reporte de Se generan reportes de reemplazos de afiliados y
reemplazo de se envían a la EPS respectiva mediante oficio para
6.5 afiliados a las que la empresa prestadora del servicio subsidiado Auxiliar
EPS proceda con la actualización de su base de datos, Administrativo
carnetice a los nuevos afiliados y los reporte a la
IPS para que obtengan la prestación del servicio de
salud subsidiado.

forma de Protección Recuperación Retención
archivo

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Registro de Secretaria de Oficina de Clave de Disco Equipo de computo
novedades salud Salud acceso /Validación/año// 4 años destinado a Auxiliar
mes
Medico Administrativo en la
magnético Secretaria de Salud
Mpal
Base de datos Secretaria de Oficina de Clave de Disco Equipo de computo

de nuevos Salud Salud medio acceso /Validación/año/ destinado a Auxiliar
mes
beneficiarios magnético 4 años Administrativo en la
Secretaria de Salud
Mpal
Oficios de Secretaria de Oficina de Clave de Disco Equipo de computo
Reporte de Salud Salud medio acceso /Validación/año/ destinado a Auxiliar
mes
reemplazo de magnético 4 años Administrativo en la
afiliados Secretaria de Salud
Mpal
Archivo Secretaria de Oficina de Clave de Disco Equipo de computo
maestro de Salud Salud medio acceso /Validación/año/ destinado a Auxiliar
mes
afiliados. magnético 4 años Administrativo en la
Secretaria de Salud
Mpal
Archivo de Secretaria de Oficina de Clave de Disco Equipo de computo
Afiliados Salud Salud medio acceso /Validación/año/ destinado a Auxiliar
mes
pendientes. magnético 4 años Administrativo en la
Secretaria de Salud
Mpal
Archivo de Secretaria de Oficina de Clave de Disco Equipo de computo
novedades Salud Salud medio acceso /Validación/año/ destinado a Auxiliar
mes
Oficio magnético 4 años Administrativo en la
remisorio Secretaria de Salud
Mpal
6. PROCEDIMIENTOS DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE LA

EDUCACIÓN
6.1. PROCEDIMIENTO DOTACIÓN PLANTELES EDUCATIVOS
1. OBJETIVO

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Proporcionar a los planteles educativos los elementos necesarios para la

prestación adecuada del servicio educativo.
2. ALCANCE
Entrega de los elementos educativos.
3. RESPONSABLE
los procesos en donde se realizan trámites (Auxiliar Administrativo, las
instituciones, Alcalde, Secretaria de Despacho, Operador del Convenio,)
3. BASE LEGAL
Plan de Desarrollo, Banco de Proyectos
Estudios de conveniencia, actas de entrega, informe final, orden de compra o
contrato legalizado.
6. DOCUMENTOS REFERENTES
Solicitudes de los planteles educativos, plan de compras.
El plan de compras anual se debe consultar constantemente, a fin de conocer si
se puede o no realizar la compra de los elementos solicitados por los planteles
educativos.

Solicitud de 1. Solicitud de elementos: Las Las Carta d solicitud
elementos instituciones educativas hacen la solicitud a Instituciones
la alcaldía de los elementos educativos que
necesitan.
Recepción de 2. recepción de cartas: Se decepcionan Auxiliar
cartas las cartas de solicitud Administrativ
o
Oficio Remisorio 3. oficio remisorio: Una vez recibidas las Alcalde
solicitudes por parte del señor Alcalde, se

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
envía oficio remisorio a la Secretaria social y
desarrollo comunitario
Se recibe el 4. Se recibe el oficio remisorio del Auxiliar Oficio
oficio despacho. Administrativ Remisorio de la
remisorio del o salud
Despacho.
Revisión plan de 5. revisión en el plan de compras: La Secretaria de
compras Secretaria social y desarrollo comunitario, Despacho
realiza la revisión en el plan de compras
anual, para conocer si se puede efectuar las
respectivas compras y si se cuentan con los
recursos económicos para ello.
Proceso 7. proceso pre contractual: Se realiza el Secretaria de Documentación
precontractual proceso pre contractual de acuerdo a lo Despacho precontractual
establecido en el manual de contratación
6.2. PROCEDIMIENTO ALIMENTACION ESCOLAR
1. OBJETIVO
El Programa de Alimentación Escolar, se busca contribuir a mejorar el desempeño

académico, la asistencia regular, y promover la formación de hábitos alimentarios
saludables en la población escolar, con la participación activa de la familia, la
comunidad y el estado a través de los entes territoriales. Además de garantizar la
alimentación a los escolares, que les aporte un mínimo del 20% de las
recomendaciones diarias de energía y nutrientes acordes con su edad y sexo,
durante la jornada diaria de estudio y el periodo escolar; así como fomentar la
asistencia regular de los niños y niñas matriculados en el sistema educativo
público, disminuir la deserción escolar y contribuir a mejorar el aprendizaje de los
niños, niñas y adolescentes, incidiendo sobre el hambre de corto plazo.
2. ALCANCE
La Administración Municipal de Fomeque destina recursos para que el desarrollo

del Programa de Alimentación Escolar a través del SUMINISTRO DEALIMENTOS

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
CON DESTINO A LOS RESTAURANTES ESCOLARES DE LAS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE FOMEQUE.
3. RESPONSABLE

los procesos en donde se realizan los trámites.
4. BASE LEGAL
- Plan de desarrollo municipal.

- Ley 1176 del 27 de diciembre de 2007, por la cual se desarrollan los Artículos
356 y 357 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.
- La Ley 1150 de 2007
Jefes de Núcleo: Son los coordinadores a nivel rural y urbano de las necesidades
que en materia de educación se presentan en el municipio.
Oficios Remisorios, Contratos, Actas de entrega, Actas de Liquidación
7. DOCUMENTOS REFERENTES
Solicitud de Subsidio, manual de contratación.
Para la realización de cualquier contrato deben seguir los lineamientos

establecidos en la ley y en el manual de contratación municipal.
9. DESCRIPCIÓN

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS

Solicitud de 1. Solicitud de suministro de alimentos: Instituciones Carta de solicitud
suministro de Las instituciones educativas hacen la Educativas
alimentos solicitud a la alcaldía para obtener el
suministro de complemento en
alimentación escolar.
Se Recepcionan 2. Se recepcionan las cartas de Auxiliar
las cartas de solicitud: Se decepcionan las cartas de Administrativo
solicitud solicitud
Oficio Remisorio 3. oficio remisorio: Una vez recibidas las Alcalde
solicitudes por parte del señor Alcalde, se
envía oficio remisorio a la Secretaria social
y desarrollo comunitario
Se recibe el 4. Se recibe el oficio remisorio del Auxiliar Oficio remisorio
oficio remisorio despacho. Administrativo de la solicitud
del
Despacho.
Numero de 5. Número de beneficiarios: Se concerta Secretaria de
beneficiarios con los rectores de las Instituciones planeación
Educativas y con el jefe de núcleo el
número de beneficiarios.
Proceso pre 7. proceso pre contractual: Se realiza el Secretaría de Documentación
contractual proceso precontractual de acuerdo a lo Planeación, Precontractual
establecido en el la normatividad y en el Área de
manual de contratación Contratación
Suscripción del 9. ejecución del convenio: Operador del
contrato Posteriormente viene ya la ejecución del contrato
convenio
Supervisión del 10. supervisión del contrato: La oficina Supervisor del Actas de
convenio designada para realizar la supervisión. contrato supervisión
Realiza seguimiento permanente del
contrato a fin de asegurar su correcto
desarrollo de acuerdo con el Manual de
supervisión de la entidad
Liquidación del 11. liquidación del contrato: Una vez Supervisor del
contrato finalizado el objeto del contrato, viene la contrato.
liquidación del mismo. Contratista

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
7. PROCEDIMIENTOS DE GUBERNABILIDAD Y CONVIVENCIA
7.1. PROCEDIMIENTOS DE INSPECCION DE POLICIA
1. OBJETIVO
El Inspector de Policía es un funcionario de la Secretaría de Gobierno que

promueve la Convivencia Pacífica en el Municipio de Fomeqe, previene y resuelve
los conflictos que surgen de las relaciones entre los ciudadanos y todas aquellas
situaciones que afectan la tranquilidad, la Seguridad, la Salubridad y la moralidad
de las personas.
2. ALCANCE
La Inspección de Policía del Municipio de Fomeque Departamento de

Cundinamarca promueve labores encaminada al control y vigilancia sobre las
actuaciones del orden público por parte de la ciudadanía y las demás establecidas
por la ley en pro del restablecimiento de los derechos de la población vulnerada,
Reducción de problemas de carácter policivo, presentados por la ciudadanía.
3. RESPONSABLE
Inspección de Policía Municipal la primera responsable de todos los formatos y

diligencias de su competencia.
TERMINOS Y DEFINICIONES
La Inspección de Policía, es una Instancia adscrita a la Secretaria de Gobierno

Municipal, creada con el objeto de que las personas que pertenecen a nuestro
Municipio, asuman reglas mínimas de convivencia, que deben de acatar y cumplir,
para así lograr asumir una sana y pacífica convivencia ciudadana, de tal manera
que, esta Instancia vela por el ejercicio de los Derechos y Libertades del Pueblo
de acuerdo con la Constitución, la Ley, el Código Nacional de Policía, y el Código
Departamental de Policía.

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Fundamentos Constitucionales: La Constitución Política de Colombia establece

en el artículo 2 lo siguiente: ¨El Código Departamental de Policía establece en el
Capítulo II artículo 3 los servidores con calidad funcionarios de Policía: ¨el Alcalde
Municipal, el Secretario de Gobierno y el Inspector de Policía Municipal¨
Teniendo en cuenta los preceptos y fundamentos constitucionales la Inspección de

Policía conoce de cualquier comportamiento que no constituya delito que afecte la
pacífica convivencia de la comunidad, dichos actos o comportamientos son
incoados por el afectado ante el Inspector de Policía como Queja o Querella Civil
de Policía, para ello se tienen en cuenta los requisitos que se estipulan en las
normas y leyes vigentes.
Fundamentos Legales: Una vez recibida la Queja o Querella se notifica al

Querellado dentro de los términos de ley donde se le informa sobre los motivos
que conllevaron al afectado para poner en conocimiento los hechos que afectan su
tranquilidad y pacífica convivencia.
El Querellado Policivamente se notificará de conformidad con el Código de

Procedimiento Civil; se envían las correspondientes citaciones y si se incumple a
la tercera citación se procede con ordenar la conducción ante el Comandante de
Estación de Policía de la Localidad quien se servirá conducir al solicitado por
orden policiva para que comparezca ante el Inspector de Policía.
Es de anotar que tanto en el Derecho Penal, Civil, Administrativo, laboral y

Comercial como en el Derecho Policivo se le debe garantizar el derecho a la
defensa del Querellado; inicialmente comparece para ser oído y escuchado en
versión propia, libre y espontánea.
La función Policiva del Estado se ejerce a nivel municipal a través del Alcalde
Municipal, Secretario de Gobierno, Inspector de Policía y Comandante de Estación
de Policía de la localidad con el fin de cumplir con lo preceptuado en el artículo 2
de la Constitución Política de 1991 y consiste en proteger la vida, honra y bienes

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
de todas las personas residentes en el Municipio de Fomeque, en consecuencia

deben velar por el cumplimiento de las garantías individuales, sociales,
constitucionales y legales y en ningún caso las autoridades de Policía podrán
emplear medios incompatibles con los principios humanitarios ni contrariar a quien
ejerza su derecho sino a quien abuse de él.
9. DESCRIPCIÓN

Querella Civil 1. Formulación de la Querella: el Inspector de
de Policía Querellante impetra Querella o Queja policía
Policiva por cualquier comportamiento
humano que afecte su pacífica
Convivencia y Tranquilidad Ciudadana
que no constituya delito.
Querella Civil 2. Proceso para Diligenciar la Querella Inspector de
de Policía Policiva: el Querellante podrá poner en Policía
conocimiento ante el Despacho de la
Inspección de Policía hechos que
vulneren
su convivencia y tranquilidad ciudadana lo
cual podrá ser por escrito o verbal
ajustándose a los requisitos preceptuados
en los artículos 75 y ss del C..P.C.
Querella Civil 3. La Comparecencia del Querellado: Inspector de Formato Físico
de Policía son las notificaciones las cuales se Policía FPA ACTA
efectuarán en los términos legales, una DECLARACIÓN.
vez impetrada la Queja o Querella Nombre y
Policiva, se procede a garantizar al Apellidos
Querellado el derecho de expresión, de Querella Civil
información y a su defensa notificándolo
quien dentro del término legal se cita para
que sea informado de la Queja o Querella
y para que ejercite todos sus derechos
que la ley le otorga como tales.
Querella Civil 4. Conducción Policiva: Cuando la Inspector de
de Policía persona ha sido citada en tres ocasiones Policía
y no ha comparecido al Despacho,
teniendo en cuenta que haya sido

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
notificado, el Inspector de Policía profiere
una orden de conducción policiva dirigida
al Comandante de Estación quien deberá
ordenar su conducción ante el Inspector
de Policía
Querella Civil 5. Acta de Caución, Vigilancia, Paz y Inspector de
de Policía Buena Conducta: Con el fin de garantizar Policía
la pacífica convivencia de la comunidad y
de minimizar los comportamientos que
vulneren la misma, se suscribe el acta de
Caución imponiéndose los deberes y
derechos que deben ser respetados y las
sanciones en multa y trabajo social las
cuales se aplicarían por el incumplimiento
de la Caución.
Querella Civil 6. Informe Caucionados Policía Inspector de Formato Físico
de Policía Nacional: Una vez realizada el Acta de Policía FPA ACTA DE
Caución, se elaborará el informe de DECLARACIÓN.
Policía de Caucionados por afectar la Nombre y
pacífica convivencia y tranquilidad social, Apellidos
con el fin de que la fuerza Pública tenga del Declarante
conocimiento en el evento en que
reincidan y se puedan conducir a las
partes hasta la Estación de Policía para
proceder con las respectivas diligencias.
Querella Civil 7. Incumplimiento de la Caución: cuando Inspector de
de Policía los caucionados incumplen lo pactado en Policía
Acta de Caución, los interesados
declararán por escrito los hechos
ocurridos, y aportarán el testimonio de dos
testigos diferentes a familiares los cuales
deberán ratificarse ante la contraparte con
fin de hacer efectiva la misma. Una de las
Sanciones es pecuniaria, el caucionado
incumplido deberá cancelar un
equivalente en salarios mínimos en la
Tesorería Municipal a favor de tesoro
Público. Otra de las sanciones es a través
de trabajo social cuando no tenga la
solvencia económica de cancelar el valor
de la caución

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Querella Civil 8. Reporte de Sancionados Policivamente: Inspector de Formato Físico
de Policía las personas caucionadas que una vez Policía FPA ACTA DE
sean objeto de sanción y que DECLARACIÓN.
posteriormente se les haga efectiva tal Nombre y
sanción serán reportados al (S.M.A.P) Apellidos
¨Sistema Municipal de Antecedentes del Declarante
Policivos de la Inspección de Policía
Municipal del municipio de Fomeque.
Donde se registran los sancionados por el
mal comportamiento que haya vulnerado
la pacífica convivencia de los coasociados
del Municipio

Conduce de Los interesados en transportar enceres de Inspector de Formato Físico
Enceres hogar o mudarse de residencia, deberán policía documentó
Domésticos solicitar el correspondiente conduce o mediante el cual
permiso correspondiente donde se se emite el
expresa el lugar de partida y el lugar de correspondiente
destino, se detallan minuciosamente los Conduce
enceres de hogar a transportar, los datos
del vehículo transportador, se anexan
tanto fotocopias de los documentos
personales del propietario de los enceres
como del conductor de automotor y se
cancela el valor correspondiente en la
Tesorería Municipal.
Código Almacenamiento Tiempo Disposición

Nombre Responsable Lugar y forma de
de archivo Protección Recuperación Retención
FPA Acta Inspección de Físico y Código de ------------
Declaración Policía Sistematizado acceso
o Querella 1 años 1 año
Civil de
Policía

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
A.C.P Acta Inspección de Físico y Código de -----------------
Caución Policía Sistematizado acceso 1 año 1 año
Policiva
A.C Acta de Inspección de Físico y Código de ------------------ 1 año 1 año
compromiso Policía Sistematizado acceso
Nombre del Fecha de Entidad que lo expide Descripción

documento externo Expedición
Decreto 1355 1970 Agosto 4 de 1970 Presidente de la Republica Código Nacional de Policía, mediante
el cual se establecen normas de Policía
para el territorio Nacional.
Decreto 522 1971 Marzo 27 de 1971 Presidente de la Republica Por el cual se establecen normas sobre
contravenciones especiales
competencia y procedimiento
Decreto 1504 1998 Agosto 4 de 1998 Presidente de la Republica Por el cual se establecen normas sobre
el espacio público y se dictan otras
disposiciones
Ley 232 1995 Diciembre 26 Congreso de la República Normas sobre el control de
1995 establecimientos comerciales abiertos
al publico
7.2. PROCEDIMIENTOS COMISARIA DE FAMILIA – TALLERES
1. OBJETIVO
Apoyar a los integrantes del grupo familiar a crear alternativas, que permitan
fortalecer valores y concientizar a los miembros de la misma a mantener pautas de
respeto, para armonizar las relaciones familiares. Así mismo concientizar de los
alcances de la ley, para todos aquellos que de una u otra forma transgredan la ley.
2. ALCANCE
Capacitar y orientar a los padres de familia en talleres en contra de la violencia
intrafamiliar, teniendo en cuenta la ley (ley 294 de 1996, ley 599 de 2000, ley 575
de 2000, ley 1257 de 2008).

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
3. RESPONSABLE
Los responsables de la cabal aplicación de este procedimiento son los líderes de
los procesos en las comunidades capacitada, (comunidad, comisaría y psicóloga).
4. BASE LEGAL
Ley 294 de 1996, ley 599 de 2000, ley 575 de 2000, ley 1257 de 2008).
Revisiones frecuentes a los casos reportados, Se practica para los casos
reportados de violencia intrafamiliar, y consiste en seguimientos al denunciante a
fin de evitar ser agredido nuevamente, este trabajo se complementa con las
charlas que se programan con la comunidad en las casetas comunales y colegios,
con el fin de llevar el conocimiento respecto de las normas que regulan y protegen
a las personas víctimas de este flagelo. Así mismo se trabaja el aspecto
psicológico del individuo para mejorar la convivencia familiar.
Formatos de Asistencia, Programación de Actividades, Medios audiovisuales.
El horario de las charlas será fijado por la comunidad teniendo en cuenta la
disponibilidad de tiempo de los invitados.

1. solicitud de 1 Solicitud del servicio: Usuario Solicitud
Servicio El usuario llega a la Comisaría de familia y Capacitación
solicita el servicio (verbal o escrito).
2. Se realizan las charlas en cumplimiento
de ley.
2. radicación de 2. radicación de invitación: Se radica la Comisario de
invitación solicitud para las capacitaciones en la Familia
comisaría de Familia.
3. Se programa la fecha de 3. Se programa la fecha de capacitación. Comisario de
Capacitación. Familia
4. invitación a la 4. invitación a la capacitación: Se hace la Coordinador, de
capacitación invitación para la participación en la las Instituciones

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
capacitación programada.
5.. Se realiza la 5. Se realiza la Capacitación Comisario de Asistencia a
Capacitación Familia Reuniones
Psicóloga
6. se realiza evaluación de 6. Hacen la evaluación de la Comisario de
Capacitación capacitación realizada. Familia
Psicóloga

Nombre Responsable Lugar y forma de
de archivo Protección Recuperación Retención
Asistencia a Comisaría Oficina de Archivador Archivador. Archivo de
reuniones de Familia Comisaría de carpeta Comisaría
Familia/ físico 4 años de
Familia.
Control de Comisaría Oficina de Archivador Archivador. Archivo de
asistencias de Familia Comisaría de carpeta Comisaría
Familia/ físico de
Familia.
Recibido de Comisaría Oficina de Archivador Archivador. 4 año Archivo de
Las invitaciones de Familia Comisaría de carpeta Comisaría
entregadas Familia/ físico de
Familia.
8.1 PROCEDIMIENTOS COMISARIA DE FAMILIA – CONCILIACIÓN

VIOLENCIA INTRAFAMILIAR
1. OBJETIVOS
Apoyar a los integrantes del grupo familiar a crear alternativas, que le permitan
fortalecer valores y concientizar a los miembros de la misma a mantener pautas de
respeto, brindando conocimiento de la ley.
2. ALCANCE
Aplicación oportuna de las normas tanto al agresor como agredido.

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación de este procedimiento es la Comisaria de
Familia.
4. BASE LEGAL
LEY 294 DE 1996. 559 DE 2000, 1257 DE 2008.
La violencia intrafamiliar es cualquier tipo de abuso de poder de parte de un
miembro de la familia sobre otro. Este abuso incluye maltrato físico, psicológico o
de cualquier otro tipo. Se considera que existe violencia intrafamiliar en un hogar,
si hay una actitud violenta repetitiva, no por un solo hecho aislado.
La víctima de violencia intrafamiliar es cualquier persona considerada cónyuge del

agresor o que haya convivido de alguna manera con él. Así, podría ser hacia un
conviviente actual o ex pareja, entre padres de un hijo común, o hacia un pariente
consanguíneo hasta el tercer grado. Además, es importante destacar que dentro
de la violencia intrafamiliar están considerados el maltrato infantil, la violencia
hacia el adulto mayor, hacia minusválidos y entre cónyuges. En este último tipo de
maltrato el más común es de parte de los hombres hacia las mujeres; sin
embargo, existen también algunos casos de violencia de mujeres hacia hombres.
Los tipos de actos considerados como parte de la violencia intrafamiliar son golpes
o incidentes graves, insultos, manejo económico, amenazas, chantajes, control de
actividades, abuso sexual, aislamiento, prohibición de trabajar fuera de casa,
abandono afectivo, humillación y no respeto de opiniones. Todos estos tipos de
maltratos se pueden clasificar en físicos, si se atenta contra el cuerpo de la otra
persona; sicológicos, si existe el intento de causar miedo, la intimidación o
cualquier tipo de insulto, descalificación o intento de control; sexuales, si hay un
acto sexual impuesto o en contra de la voluntad de la víctima; y económicos, si
no se cubren las necesidades básicas de la persona.
6. POLITICAS
Las políticas aplicadas en estos casos, son las de realizar periódicamente visitas a
los casos reportados, para lo cual se le da un seguimiento al hogar reportado o al

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
denunciante, con el fin de evitar que sea agredido nuevamente. Igualmente este
proceso se complementa con un trabajo terapéutico ofrecido por la psicóloga de la
institución con el fin de mejorar la convivencia familiar.
Citaciones, denuncias, actas de compromiso, revisión de compromisos.
El horario de la atención al público es de 7:30 a.m a 12:30 p.m y de 1:30 a 5:30
p.m de lunes a viernes.
La persona agredida o cualquier persona que evidencie daño físico, psicológico o

de cualquier otra forma por parte de un miembro de una familia hacia otro, puede
acudir a la comisaría de familia para elevar denuncia por estos hechos con la
debida identificación de las partes que se encuentran en conflicto.
Las partes podrán excusarse de la inasistencia a la Audiencia de Conciliación por

una sola vez antes de la audiencia o dentro de la misma, siempre que medie justa
causa y fijará fecha para celebrar la nueva audiencia dentro de los dos (2) días
siguientes.
9. DESCRIPCIÓN

1. Denuncia La víctima de violencia intrafamiliar, hace Comisaría de 1.Denuncia
una reseña de cómo sucedieron los Familia y Auxiliar
hechos, si esta ha sufrido daño físico es Administrativo. 2.Valoración
enviada a la ESE NORTE, para ser Sicológica
valorada por el médico legista, y luego
para ser atendida psicológicamente 3.Valoración
Igualmente la víctima se valora medica
psicológicamente en cualquier caso.
2. Recepción de Denuncia A) El comisario de familia, según el caso, Comisario de Medida de
y medidas de protección recibirá y avocará en forma inmediata la Familia protección

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PROCEDIMIENTOS
denuncia, y si estuviere fundada en al
menos indicios leves, podrá dictar una
medida de protección en forma provisional
tendiente a evitar la continuación de los
actos de violencia, agresión o maltrato a
favor de la víctima, las cuales son:
Ordenar al agresor el desalojo de la casa
de habitación que comparte con la víctima,
siempre que se hubiere probado que su
presencia constituye una amenaza para la
vida, la integridad física o la salud de
cualquiera de los miembros de la familia
Ordenar al agresor abstenerse de
penetrar en cualquier lugar donde se
encuentre la víctima, siempre que dicha
limitación resulte necesaria para prevenir
que aquél moleste, intimide, amenace o de
cualquier otra forma interfiera con la
víctima.
Prohibir al agresor esconder o trasladar
de la residencia a los niños y personas
discapacitadas en situación de indefensión
miembros del grupo familiar, sin perjuicio
de las acciones penales a que hubiere
lugar.
Obligación de acudir a un tratamiento
reeducativo y terapéutico en una
institución
pública o privada que ofrezca tales
servicios, a costa del agresor cuando éste
ya tuviera antecedentes en materia de
violencia intrafamiliar
Solo, si fuere necesario, se ordenará al
agresor el pago de los gastos médicos,
psicológicos y psíquicos que requiera la
víctima.
Cuando la violencia o maltrato revista
gravedad y se tema su repetición ser
ordenará una protección temporal especial
de la víctima por parte de las autoridades
de policía, tanto en su domicilio como en

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PROCEDIMIENTOS
su lugar de trabajo.
Radicación de Radicada la denuncia, se cita al acusado Comisario de Acta
Denuncia y para que comparezca a una audiencia de Familia y Auxiliar Compromisoria.
Citación conciliación que tendrá lugar entre los dos Administrativo
(2) y cinco (5) días siguientes a la
presentación de la denuncia.
A esta audiencia deberá concurrir la

víctima.
La notificación de citación a la audiencia
se hará personalmente.
Si el agresor no comparece a la audiencia
se entenderá que acepta los cargos
formulados en su contra
Audiencia de Si el agresor y la victima comparecen, se Comisario de Acta
Conciliación realiza la audiencia de conciliación, y de Familia y Auxiliar Compromisoria.
acuerdo a su resultado se continúa con la Administrativo
medida de protección o se revoca.
El agresor y la victima firman en la
comisaría un compromiso, en el cual, se
comprometen a no volver a ejercer ningún
acto que genere violencia intrafamiliar.
Reincidencia Si el compromiso es roto por alguna de las Comisario de Acta de
partes, La comisaría de familia realiza Familia y Auxiliar remisión.
escrito en el cual remite a la fiscalía el Administrativo
expediente para que configuren el delito.

Nombre Responsable Lugar y forma de de
archivo Protección Recuperación Retención
Libro Radicador Comisaría Oficina de Archivador Archivador. Archivo de
de Familia Comisaría de carpeta Comisaría de
Familia/ físico 4 años Familia.
Citaciones Comisaría Oficina de Archivador Archivador. Archivo de

de Familia Comisaría de carpeta Comisaría de
Familia/ físico Familia.
Actas de Comisaría Oficina de Archivador Archivador. Archivo de
Compromiso de Familia Comisaría de carpeta Comisaría de
Familia/ físico Familia.
Medios de Comisaría Oficina de Archivador Archivador.

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PROCEDIMIENTOS
protección de Familia Comisaría de Carpeta
Familia/ físico
4. BASE LEGAL.
LEY 1098 DE 2006 (CODIGO DE INFANCIA Y ADOSLECENCIA).Código de
Procedimiento Civil y código Civil.
5. TERMINOS Y DEFINICIONES.
En aras de proteger los derechos fundamentales de los niños, niñas y
adolescentes, las audiencias relacionadas con la aplicación del código de infancia
y adolescencia, se hacen con el ánimo de proteger el interés superior de los niños
con, prevalencia constitucional en art.44.
A. ¿Qué es la custodia?
B.
La custodia se refiere al cuidado personal de los niños, lo que por ley le
corresponde a los padres de consuno, en el evento en que convivan juntos. En los
casos de hijos extra matrimoniales, es decir habidos por fuera del matrimonio, el
cuidado personal o custodia del menor, le corresponde al padre que conviva con el
menor. De estar los padres divorciados o separados de hecho, o con la patria de
potestad suspendida, el juez de familia podrá confiar la custodia a uno de los
padres o al pariente más próximo según le convenga al menor. El asunto de la
custodia con relación a los menores de edad es de gran responsabilidad, pues
otorga la carga del deber de vigilancia, crianza, educación, manutención, etc., con
relación a ellos, razón por la cual en principio, la ley le otorga dicha custodia a los
responsables naturales del niño: sus padres.
Excepcionalmente, podrá el juez, en el caso de inhabilidad física o moral de

ambos padres, confiar el cuidado personal de los hijos a otra persona o personas
competentes. En la elección de estas personas se preferirá a los consanguíneos
más próximos, y sobre todo a los ascendientes legítimos.(art. 255 C.C.). Es bueno
aclarar que para que ello se lleve a cabo, debe intentarse la conciliación ante el
defensor de familia o el comisario de familia del instituto colombiano de bienestar
familiar, con los padres del menor, que de no estar de acuerdo en ceder
voluntariamente la custodia a terceras personas, legitimarán a los interesados a

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PROCEDIMIENTOS
presentar la demanda de custodia y cuidado personal ante el juez de familia del

lugar de la residencia del menor, a fin de que sea éste el que determine si hay
justa causa para ello, lo cual tendrá que ser fehacientemente demostrado en el
curso del proceso, pues la ley presume la aptitud de los padres para tener el
cuidado y custodia de sus hijos.
B. ¿Que son alimentos?
Los alimentos en Derecho de familia, son todos aquellos medios que son
indispensables para que una persona pueda satisfacer todas sus necesidades
básicas, según la posición social de la familia
C. ¿Que son las visitas?
Es el derecho que los niños y las niñas tienen a mantener una relación directa o
regular con su padre o madre, para dar estabilidad al vínculo afectivo y emocional
entre progenitores y sus hijos.
D. ¿Qué es la unión marital de hecho?
Es la relación voluntaria entre un hombre y una mujer que entre sí no se
encuentren casados, con una comunidad de vida permanente y singular con
notoriedad de este hecho. A los integrantes de esta unión se les denomina
compañeros permanentes.
E. ¿Cuál es el objeto y causa de la unión marital de hecho?
El objeto de la Unión Marital de hecho corresponde a las obligaciones y derechos
que surgen de la misma. Su causa consiste en el fin perseguido por la unión, que
puede ser la procreación, la fidelidad, el respeto y la ayuda mutua.
F. ¿Cómo se declara la unión marital de hecho?
Los compañeros permanentes podrán solicitar que se declare la existencia de la
unión marital de hecho, mediante: escritura pública ante Notario por mutuo
acuerdo, o por acta de conciliación suscrito en centro de o conciliación, también
por muto acuerdo legalmente constituido o por sentencia judicial.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS.
Libro de registro de Citas, documentos aportados, Actas de conciliación.

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PROCEDIMIENTOS
7. POLITICAS DE OPERACIÓN.

1. Solicitud de El usuario solicita el servicio en la El comisario de Solicitud.- Libro
servicio comisaría de Familia de forma verbal o Familia., Auxiliar de Registro de
escrita, Se Recibe documentación, Administrativo. citas
2. Se programa la Se programa la Audiencia y se cita a una Comisario de Citación
audiencia audiencia de conciliación Familia, Auxiliar
administrativo
3. Audiencia de Se da inicio la conciliación en Comisario de Acta de
conciliación cumplimiento a la ley 1098 de 2006.Si el Familia, Auxiliar conciliación
agresor y la victima comparecen, se administrativo
realiza la audiencia de conciliación. Las
partes firman en la comisaría acta de
conciliación.
8.2. PROCEDIMIENTO ESCUELAS DE FORMACIÓN ARTISTICAS Y

DEPORTIVAS
1. OBJETIVO
Describir la metodología para llevar a cabo el desarrollo de programas de
formación a la comunidad en áreas artísticas y deportivas.
2. ALCANCE
Este procedimiento que busca dar cobertura a la población del municipio de
Fómeque, inicia con la identificación de necesidades de formación, la solución de
estas necesidades a través del establecimiento de talleres y actividades de
formación deportiva y artística y finaliza con el seguimiento y evaluación de las
actividades desarrolladas.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Jefe de la
Dependencia en donde se realicen las actividades de formación: profesional en
cargado de la oficina de cultura, deporte y recreación.

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PROCEDIMIENTOS
Formación: Es el desarrollo de actividades artísticas, deportivas y culturales con

el fin de promover el desarrollo integral de la Comunidad.
5. DESCRIPCIÓN

1. Identificar las 1. Identificar las necesidades de profesional de No aplica
necesidades formación: el profesional de cultura cultura, deporte
deporte y recreación determina las y recreación
necesidades de formación por medio de:
Sugerencias de la Comunidad y análisis
de entorno, estableciendo las disciplinas
deportivas y artísticas a desarrollar.
2. Planear 2. Planear actividades de formación: El profesional de Formato
actividades de Responsable de la oficina de cultura, cultura deporte y
formación deporte y recreación, realiza la planeación recreación
de actividades de formación teniendo en
cuenta las necesidades identificadas y
diligencia el formato “Programa de
Formación y Capacitación”
3. Realizar tramites 3. Realizar trámites para la Funcionario No aplica
contratación: El Responsable de la Responsable de
oficina de cultura, deporte y recreación la oficina de
realiza ante la Unidad de Contratación los cultura , deporte y
trámites de contratación de acuerdo con lo recreación
establecido en el proceso de Adquisición
de Bienes y Servicios.
4. Preparar la 4. Preparar la logística: El funcionario Funcionario No aplica
logística encargado adquiere los recursos
necesarios para ejecutar las actividades
definidas en el Programa de Formación y
Capacitación.

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PROCEDIMIENTOS
9. PROCEDIMIENTOS DESARROLLO AGROPECUARIO Y

GESTIÓN AMBIENTAL
9.1. PROCEDIMIENTO ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA
OBJETIVO
Definir la metodología para prestar servicios de Asesoría y Asistencia Técnica

Agropecuaria a la comunidad de pequeños Productores del Municipio de acuerdo
con la normatividad legal vigente.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la prestación de Asesoría y Asistencia Técnica
Directa Rural Agropecuaria a todos los pequeños Productores del municipio de
Fómeque y aplicar en la conservación y control de la Gestión Ambiental.
4. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Jefe de la
Oficina de Desarrollo Economico
Asesoría: Acompañamiento mediante el cual se emiten conceptos relacionados

con implementación y desarrollo de políticas, planes, programas, proyectos o
normatividad para facilitar la toma de decisiones.
Asistencia Técnica: Conjunto de actividades mediante las cuales se realiza
transferencia de conocimiento, tecnología, métodos o procedimientos en la
implementación o desarrollo de un tema específico encaminado al desarrollo
eficaz en el área agropecuaria

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PROCEDIMIENTOS
Seguimiento y acompañamiento continúo de todos los pequeños Productores del

municipio de Fómeque

1. Identificar necesidades 1. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES: Jefe Oficina Solicitud de
de inicio Las fuentes para identificar las De Desarrollo servicio
necesidades de Asesoría y Asistencia Económico
Técnica son:
Plan de Desarrollo Municipal.
Solicitudes presentadas por
Administraciones Municipales, Entidades,
Instituciones y por la comunidad.
Necesidades detectadas por los
funcionarios públicos.
Necesidades que surgen al hacer
seguimiento y evaluación a los procesos.
Nota: Los usuarios o la comunidad se
pueden acercar a la oficina para solicitar el
servicio de Asesoría y/o la Asistencia
Técnica y diligenciar el formato Solicitud
de Servicio.
2. Elaborar el Plan 2. Elaborar Plan Operativo de Asesoría Jefe Oficina Plan operativo
Operativo de y Asistencia Técnica: Una vez De Desarrollo de asesoría y
Asesoría y identificadas las necesidades el líder del Económico asistencia
Asistencia Técnica proceso realiza la programación de técnica
Actividades en el formato “Plan Operativo
de Asesoría y Asistencia Técnica” y lo
envía al Alcalde para su revisión y
aprobación.
Nota: El líder del proceso identifica las
necesidades de contratación de personal
para la ejecución de las actividades de
Asesoría y Asistencia Técnica
3. Divulgar el Plan Divulgar plan de Asesoría y Asistencia Jefe Oficina No aplica
de Asesoría y Asistencia Técnica: Una vez es aprobado el Plan De Desarrollo
Técnica Operativo de Asesoría y Asistencia Económico
Técnica por el Alcalde Municipal, el líder
del proceso comunica el plan a los
funcionarios de la dependencia
encargados de ejecutarlo.

MANUAL DE
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PROCEDIMIENTOS
4. Realizar trámites 4. Realizar trámites para la contratación: Jefe Oficina No aplica
para la contratación Cuando se requiere contratación de De Desarrollo
personal el líder del proceso delega a un Económico
funcionario para que realice los trámites de
acuerdo con lo establecido en el Proceso
de Adquisición de Bienes y Servicios.
5. Preparar 5. Preparar actividades de Asesoría y Funcionario
actividades. Asistencia Técnica: El funcionario
responsable recolecta la documentación
necesaria y verifica la disponibilidad de No aplica
recursos para la ejecución de las
actividades y organiza la logística de la
Asesoría y/o Asistencia Técnica.
6. Prestar servicio de 6. Asesoría y Asistencia Técnica: brindar Funcionario “informe de
Asesoría y/o asistencia el conocimiento de acuerdo a lo asistencia
técnica programado, en el Plan Operativo, realizar Técnica y/o
una presentación a los asistentes de los Asesoría”
objetivos, metodología, tiempo y
contenido; transferir el conocimiento
durante el tiempo programado, definir los
compromisos adquiridos y elaborar el
“Informe de Asistencia Técnica y/o
Asesoría.
7. Sensibilización 7. Sensibilización y capacitación Funcionario Sensibilización
en Gestión y Ambiental: convocar a la comunidad y/o
Control Ambiental interesada y realizar la presentación de los capacitación
objetivos con base a la necesidad ambiental
identificada, consignar los resultados y
aclaraciones en el formato de
“sensibilización y/o capacitación ambiental
8. Realizar Seguimiento 8. Seguimiento y evaluación al servicio de Jefe de La Oficina Informe de
Evaluación al servicio Asesoría y/o Asistencia Técnica: El Jefe de Desarrollo seguimiento al
de la Oficina de Desarrollo Económico, Económico Proceso.
realiza seguimiento al proceso teniendo en
cuenta el cumplimiento de las actividades
y a los requisitos, de acuerdo a los
registros generados y a los indicadores de
gestión establecidos.

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Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS

Nombre Responsable de
Protección Recuperación Retención
Plan operativo Carpeta Plan
de Asesoría y de
Asistencia Asesoría y
Técnica Asistencia
Técnica.
Informe de Carpeta
Municipal Solicitud de
Asistencia Servicio
Técnica y/o
Asesoría
Dependencia:
Jefe de Archivador Carpeta
Unidad Municipal de
oficina Oficina Informe de
Asistencia Técnica
desarrollo Desarrollo Asesoría 4 años Archivo Municipal
Agropecuaria –
Asistencia económico Económico
Oficina de Desarrollo
E económico Según Carpeta
la ley de Archivo Informe de
Asesoría
Técnica
Encuesta de Carpeta de
satisfacción de Encuesta de
los Usuarios satisfacción de
Asesoría los Usuarios
Técnica Asesoría
Técnica
Informe de Carpeta de
seguimiento al Actas
proceso
Nombre del documento Fecha de Entidad que lo Descripción

externo Expedición expide
Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se
Ley 99 de 1993 22/12/1993 El Congreso de reordena el Sector Público encargado de la gestión y
Colombia conservación del medio ambiente y los recursos
naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional
Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones.

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PROCEDIMIENTOS
Ley 101 de 1994 El Congreso de Ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero
Colombia
Por medio de la cual se modifica la creación,
Ley 607 de 2000 03/08/2000 El Congreso de funcionamiento y operación de las Unidades Municipales
Colombia de Asistencia Técnica Agropecuaria, UMATA, y se
reglamenta la asistencia técnica directa rural en
consonancia con el Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnología.
10.2 PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA Y CONTROL AMBIENTAL
1. OBJETIVO
Desarrollar acciones de control que propendan por el manejo sostenible de los
recursos naturales y por un ambiente sano para la población del Municipio de
Fómeque
2. ALCANCE
Inspección y verificación de los impactos ambientales causados por las
actividades antrópicas, se emiten los conceptos y las medidas correctivas que se
deben aplicar.
3. RESPONSABLE
los procesos en donde se realizan trámites (Usuario, Oficina Desarrollo
Económico, Técnico)
4. BASE LEGAL
Constitución Nacional, Artículo 3, Normativa Ambiental Vigente.
Antrópicas: Actividades realizadas por el Hombre.
Normativa: Conjunto de normas

Solicitudes de los usuarios, formato acta de inspección.

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PROCEDIMIENTOS

Se debe dejar registro fotográfico de todas las inspecciones de control ambiental
realizadas.
11. DESCRIPCIÓN

1. solicitudes 1. Solicitudes: Los usuarios presentan las Usuario Solicitud de
solicitudes de control Ambiental Control
2. Se reciben las 2. Se reciben las solicitudes y se informa Secretaria
solicitudes al funcionario responsable.
3. Programación Visita 3. Programación visita técnica: Una vez Jefe Oficina No aplica
Técnica. recibida la solicitud, se programa la Visita De Desarrollo
Técnica de inspección Económico
4.Se realiza la visita 4. Se realiza la Visita Técnica. Si es Jefe Oficina
Técnica necesario se solicita la compañía de la De Desarrollo
Autoridad Ambiental CRC, se registra Económico
fotográficamente y por medio escrito lo
encontrado.
5. Concepto Técnico 5. Concepto Técnico: se emite el Jefe Oficina Concepto
concepto técnico de la visita realizada, de De Desarrollo Técnico
acuerdo a la situación encontrada Económico
6. Informe Concepto 6. Informe Concepto Técnico: Jefe Oficina
Técnico Posteriormente se notifica a las partes De Desarrollo
involucradas (solicitante y requerido) e Económico Notificación
informa el concepto técnico, con copia a la
Autoridad Ambiental, si es el caso.
7. Adopción de 7. Adopción de medidas: Hay lugar para
Medidas Adopción de medidas correctivas.
8. Acciones 8.El requerido se compromete a realizar Usuario Requerida

Correctivas las acciones correctivas de acuerdo al
concepto Técnico emanado de la Oficina
de Desarrollo Económico
9. Verificación de las 9. verificación medidas correctivas: Se Jefe Oficina
medidas correctivas programa una nueva visita para verificar el De Desarrollo
cumplimiento de las medidas correctivas Económico

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PROCEDIMIENTOS
10. Se realiza la visita 10. Se realiza la visita Técnica Jefe Oficina De
Técnica Desarrollo Económico
11.Cumplimiento 11. Cumplimiento: Se cumplieron con las
medidas Correctivas
12. Notificación 12. Notificación: Se hace la notificación a Jefe Oficina De Notificación
la Inspección de Policía, para que adopten Desarrollo Económico
las medidas sancionatorias pertinentes.
9. PROCEDIMIENTOS GESTIÓN SOCIAL
10.1. PROCEDIMIENTO PROGRAMA ADULTO MAYOR PPSAM
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa ADULTO MAYOR en el
área del recurso económico PPSAM de la Alcaldía del Municipio de Fómeque
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de Adultos Mayores del Municipio en
estado de vulnerabilidad que con previo censo los cuales entran hacer parte del
Programa mediante resolución emitida desde la Oficina de Gestión Social firmada
por las autoridades competentes este procedimiento finaliza con la entrega de
subsidio Económico girado por el Consorcio Prosperar al Banco Agrario donde los
beneficiarios hacen su respectivo cobro cada dos meses y durante el año cobran
seis periodos.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la Oficina de
Gestión Social mediante el GESTOR SOCIAL del Programa y su grupo de apoyo.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES PROGRAMA ADULTO MAYOR:

El Programa de Protección Social al Adulto Mayor –PPSAM– tiene como objetivo
fundamental proteger al adulto mayor, que se encuentra en estado de indigencia o
de extrema pobreza, contra el riesgo económico de la imposibilidad de generar
ingresos y contra el riesgo derivado de la exclusión social.

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PROCEDIMIENTOS
5. BASE LEGAL
Con base en la Ley 797/03, la Ley 100 de 1993, el Decreto 2681/03 (derogado por
el decreto 569/04 y modificado por el decreto 4112/04) y el Conpes Social 70 de
Mayo 28/03, (y los Conpes complementarios 78 de Mayo 3/04 y el 082 de
Septiembre 6/04), se diseñó el Programa de Protección Social al Adulto Mayor,
-PPSAM- donde el Ministerio de la Protección Social es quien lidera la planeación,
programación y ejecución del mismo. El ICBF es el operador técnico y el
Consorcio Prosperar Hoy (CPH), mediante contrato con el Ministerio, es el
administrador fiduciario responsable del manejo de los recursos del PPSAM y de
la entrega de los subsidios a cada uno de los beneficiarios del programa a través
de la red Bancaria o tesorerías municipales.

1.IDENTIFICAR LAS 1- identificar las necesidades desde la Alcalde, Oficina de Listado de
NECESIDADES DE Oficina de Gestión Social en referencia al Gestión Social, necesidades
INICIO recurso económico para el Programa gestor social y Grupo identificadas
ADULTO MAYOR en conjunto con el de colaboradores, para el
Alcalde y líderes comunitarios del recurso
Municipio definiendo las actividades de Económico de
apoyo social desde el Programa. los Adultos
Mayores.
2. PLANEAR 2- Planear actividades del Programa. Alcalde, Oficina de Plan de
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social Gestión Social, acción
con su GESTOR SOCIAL y el grupo gestor social y Grupo para sacar
dinamizador del Programa ADULTO de colaboradores, avante las
MAYOR (PPSAM) realizan la planeación necesidades
de actividades teniendo en cuenta las identificadas
necesidades identificadas.
3. SELECCIÓN DE 3- Seleccionar los beneficiarios El Alcalde, El Copia Acta de
BENEFICIARIOS El Alcalde, El Personero, El Secretario de Personero, El Resolución
Salud, Un Beneficiario del Programa, y el Secretario de enviada a
GESTOR SOCIAL mediante priorización Salud, Un PROSPERAR
de Adultos Mayores que cumplen con los Beneficiario del
requisitos realizan la resolución respectiva. Programa y el
gestor social
del Programa de

MANUAL DE
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PROCEDIMIENTOS
adulto mayor
4. REALIZAR 4- Realizar trámites para la contratación, la Alcalde, Oficina de Copia de

TRAMITES Oficina de Gestión Social asigna un Gestión Social, Contrato de
funcionario para que realice los trámites de GESTOR SOCIAL Prestación de
contratación de acuerdo con lo establecido Servicios del
en el proceso de adquisición y servicios. contratista de
servicios del
Programa
5. PREPARAR LA 5- Preparar la logística el funcionario Alcalde, Oficina de Plan de
LOGISTICA encargado dependiendo de la actividad a Gestión Social, acción
desarrollar formula el plan de acción, GESTOR SOCIAL del Programa
preparar los recursos necesarios para y Grupo de de actividades
ejecutar las actividades definidas en el colaboradores previstas para
Programa ADULTO MAYOR (PPSAM). el desarrollo
de entrega de
Subsidio
Económico.
6. BRINDAR EL 6- Brindar el servicio a la comunidad El Alcalde, Oficina de Planilla de
SERVICIO A LA funcionario asignado ejecuta las Gestión Social, Pagos de
COMUNIDAD actividades junto al grupo dinamizador del GESTOR SOCIAL beneficiarios
Programa, diligencia el formato “Planillas y Grupo de del
de Personas Atendidas”.
colaboradores Programa
ADULTO
MAYOR
(PPSAM)
7. EVALUACION 7- Evaluación de Actividades Alcalde, Oficina de Formato de
DE ACTIVIDADES El funcionario realiza la evaluación de las Gestión Social, Evaluación de
actividades, diligenciando el formato de GESTOR SOCIAL actividades
evaluación de actividades. y Grupo de propuestas
La satisfacción de la comunidad se ve por el
colaboradores
reflejada en el trabajo programado por la Programa.
Oficina del Programa ADULTO MAYOR
(PPSAM) desde el punto de vista de la
eficiencia comparando lo planeado frente a
lo ejecutado de acuerdo con el plan de
acción anual.
8. SEGUIMIENTO 8- Seguimiento de los Resultados de la Alcalde, Oficina de Formato
DE LOSRESULTADOS Evaluación de actividades Tomar las Gestión Social, seguimiento
acciones de mejoramiento respectivas GESTOR SOCIAL de resultados

MANUAL DE
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PROCEDIMIENTOS
según el procedimiento para la toma de y Grupo de de pagos.
decisiones correctivas y preventivas. colaboradores
10.2. PROCEDIMIENTO APOYO ESTRATEGIA JUNTOS
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo de la Estrategia JUNTOS de la Oficina
de ACCION SOCIAL DE LA PRESIDENCIA en convenio con la Alcaldía del
Municipio de Fómeque.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de las Familias del Municipio en
estado de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte de la Estrategia
JUNTOS desarrollando sus nueves dinámicas de Identificación, Ingreso y Trabajo,
Educación y Capacitación, Salud, Nutrición, habitabilidad, Dinámica Familiar,
Apoyo para Garantizar el Acceso a la Justicia terminando con el desarrollo de los
logros de superación de la pobreza extrema por cada una de las familias
vinculadas en la Estrategia JUNTOS.
3. RESPONSABLE
Gestión Social mediante el Delegado Municipal de la Estrategia JUNTOS y el
grupo de cogestoras del Municipio de Fómeque.
Qué es JUNTOS?
El Gobierno Nacional está comprometido con lograr que un millón y medio de
familias colombianas superen la pobreza. Para alcanzar este objetivo ha creado la
Red de Protección Social para la Superación de la Pobreza Extrema JUNTOS.
JUNTOS es la estrategia que articula los esfuerzos de entidades del Estado y es

el principal mecanismo con el cual Colombia se propone cumplir ampliamente con
los Objetivos de Desarrollo del Milenio – ODM
¿Cuáles son los Objetivos Específicos de JUNTOS?

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
1. Adecuar la oferta de programas sociales a la demanda de las familias en

situación de pobreza extrema.
2. Fortalecer la capacidad institucional de los entes territoriales.
3. Levantar la línea de base de las familias en situación de desplazamiento para
apoyar al SNAIPD en su labor de estabilización socioeconómica.
4. Mejorar la capacidad de los territorios para sustentar el logro de los objetivos de
JUNTOS.
5. Garantizar el 100% de cobertura en salud y educación para el total de las
familias de JUNTOS.
¿Cómo se logra el objetivo propuesto por JUNTOS?
Por medio de la ejecución de tres componentes: Acompañamiento Familiar y

Comunitario; Gestión de la oferta y Acceso Preferente a los Programas Sociales el
Estado; y Fortalecimiento Institucional.
A través del acompañamiento, los Cogestores Sociales visitan a las familias y

comunidades durante un período de hasta 5 años y las orienta para que puedan
acceder a los programas y servicios que necesitan. Con la información que los
Cogestores Sociales recogen en sus visitas, todas las entidades del Gobierno
Nacional, Departamental y Local, trabajan conjuntamente para coordinar acciones,
de tal forma que se beneficie de manera preferente a las familias con todos los
programas disponibles, direccionando que los recursos y cupos establecidos
anualmente sean priorizados, de manera que se le de prelación a las familias
vinculadas a JUNTOS.
Por último, se lleva a cabo acciones que permiten fortalecer las Administraciones
departamentales y municipales para crear y potenciar la capacidad de gestión en
los municipios que así lo requieran.
DESCRIPCIÓN

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS

1.IDENTIFICAR LAS 1- identificar las necesidades desde la Alcalde, Oficina de Listado de registro
NECESIDADES DE Oficina de Gestión Social en referencia Gestión Social, necesidades
INICIO a la Estrategia JUNTOS en conjunto Delegado Municipal,
con el Grupo Dinamizador,
Alcalde y líderes comunitarios del Cogestoras de la
Municipio definiendo las actividades que Estrategia JUNTOS
ayudan a fortalecer el nivel de las
familias más vulnerables.
2. PLANEAR 2- Planear actividades de la Estrategia. Alcalde, Oficina de Listado de
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social Gestión Social, asistencia
con su Delegado Municipal y el grupo Delegado Municipal, de reuniones y
de Grupo Dinamizador, eventos
Cogestoras realizan la planeación de Cogestoras de la programados por
actividades teniendo en cuenta las Estrategia JUNTOS la estrategia
necesidades identificadas. además de las
fotocopias de los
acuerdos de
corresponsabilidad
3. SELECCIÓN DE 3- Seleccionar beneficiarios el Alcalde y Alcalde, Oficina de Listado de
BENEFICIARIOS la Oficina d Gestión Social con el Gestión Social, seleccionados,
delegado Municipal de la Estrategia Delegado Municipal, copia del plan de
JUNTOS coordina y recibe los listados Grupo Dinamizador, acción a
de las familias vinculadas en la Cogestoras de la desarrollar
Estrategia para luego desarrollar Estrategia JUNTOS
acciones pertinentes con los
beneficiarios que cumplen los requisitos
establecidos por la estrategia
diligenciando el formato.
4. REALIZAR 4- desde la Alcaldía Municipal se firma l Alcalde, Oficina de Copia de
TRAMITES convenio Inter administrativo con Acción Gestión Social, Convenio
Social de la Presidencia. Para que Delegado Municipal, Inter
desde la Oficina de Gestión Social se Grupo Dinamizador, administrativo
asigne un Delegado Municipal que entre Grupo de Cogestoras entre Acción
a coordinar acciones pertinentes con la de la estrategia. Social y el
estrategia en el Municipio de Miranda Municipio.
Cauca y CORPO CAUCA como ente
operador de Acción Social en el

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
Municipio.
5. PREPARAR LA 5- Preparar la logística el funcionario Alcalde, Oficina de Registro De
LOGISTICA encargado dependiendo de la actividad Gestión Social, participantes en
a desarrollar formula el plan de acción, Delegado Municipal, Asamblea de
preparar los recursos necesarios para Grupo de Cogestoras iniciación, listado
ejecutar las actividades definidas dentro de participantes
de la Estrategia JUNTOS como en reuniones
Asamblea de iniciación reuniones informativas, fotos
informativas y otras acciones. y videos de
eventos
organizados por la
estrategia
6. BRINDAR EL 6- Brindar el servicio a la comunidad El Delegado Municipal Planillas de
SERVICIO A LA funcionario asignado ejecuta las Enlace de Apoyo Personas
COMUNIDAD actividades junto al grupo Cogestoras Grupo de Cogestoras Atendidas
diligencia el formato “Planillas de
Personas Atendidas”. Frente a las
dinámicas desarrolladas por la
estrategia de acuerdo a los tiempos
7. EVALUACION 7- Evaluación de Actividades Delegado Municipal Formato de
DE ACTIVIDADES El funcionario realiza la evaluación de Grupo Cogestoras Evaluación de
las actividades, diligenciando el formato actividades
de evaluación de actividades.
La satisfacción de la comunidad se ve
reflejada en el trabajo programado por
el Delegado Municipal y el Grupo de
Cogestoras desde el punto de vista de
la eficiencia comparando lo planeado
frente a lo ejecutado de acuerdo con el
plan d acción anual.
8. SEGUIMIENTO DE 8- Seguimiento de los Resultados de la Delegado Municipal Evaluación de
LOS RESULTADOS evaluación de actividades Tomar las Grupo de Cogestoras Actividades
acciones de mejoramiento respectivas
según el procedimiento para la toma de
decisiones correctivas y preventivas.

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
10.3. PROCEDIMIENTO FAMILIAS EN ACCION
1. OBJETIVO
Describir la metodología para el desarrollo del Programa FAMILIAS EN ACCION
de la Alcaldía del Municipio de Fómeque
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de las Familias del Municipio en
estado de vulnerabilidad que con previo censo y entre hacer parte del Programa y
finaliza con la entrega de subsidio Económico Salud y Educación cada dos meses
y durante el año cobran seis periodos.
3. RESPONSABLE
Gestión Social mediante el Enlace Municipal del Programa y su grupo de apoyo.
PROGRAMA FAMILIAS EN ACCION:

Actividades dirigidas a mejorar las condiciones de vida de las familias más
vulnerables del Municipio de Fómeque.
5. DESCRIPCION
PROGRAMA FAMILIAS EN ACCION

1.IDENTIFICAR LAS 1- identificar las necesidades desde la Alcalde, Oficina de Censo de
NECESIDADES DE Oficina de Gestión Social en referencia Gestión Social, Familias
INICIO al Programa de familias en Acción en Enlace Municipal, Beneficiadas
conjunto con el Alcalde y líderes Grupo Dinamizador, del Programa.
comunitarios del Municipio definiendo Madres lideres

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
las actividades de apoyo social desde el
Programa.
2. PLANEAR 2- Planear actividades del Programa. Alcalde, Oficina de Registro,
ACTIVIDADES El Alcalde y la Oficina de Gestión Social Gestión Social, Listado. Alcalde,
con su gestor social y el grupo Enlace Municipal, Enlace
dinamizador del Programa Familias en Grupo Dinamizador, Municipal,
Acción realizan la planeación de Madres lideres Enlace de
actividades teniendo en cuenta las Apoyo, Madres
necesidades identificadas. Líderes del
Programa.
3. SELECCIÓN DE 3- Seleccionar beneficiarios el Alcalde y Alcalde, Oficina de Registro, listado.
BENEFICIARIOS la Oficina d Gestión Social donde se Gestión Social, Alcalde , Enlace
coordina el Programa reciben los Enlace Municipal, Municipal, Enlace
listados de familias beneficiadas del Grupo Dinamizador, de Apoyo, Madres
Programa de acuerdo a los censos Madres lideres Líderes del
establecidos por Planeación Nacional Programa
que a su vez son enviados a la Oficina
de Acción Social de la Presidencia
donde mediante sorteo son elegidos y
son reenviados a la Oficina Municipal
para adelantar el Proceso de
Vinculación al Programa previo
cumplimiento de los requisitos
establecidos, diligenciamiento del
formato.
4. REALIZAR 4- Realizar trámites para la Alcalde, Oficina de Registro
TRAMITES contratación, la Oficina de Gestión Gestión Social, Contrato de
Social asigna un funcionario para que Enlace Municipal, trabajo
realice los trámites de contratación de Grupo Dinamizador,
acuerdo con lo establecido en el Madres Lideres del
proceso de adquisición y servicios. programa
5. PREPARAR LA 5- Preparar la logística el funcionario Alcalde, Oficina de Registro Plan de
LOGISTICA encargado dependiendo de la actividad Gestión Social, Acción Listado de
a desarrollar formula el plan de acción, Enlace Municipal, Participantes en
preparar los recursos necesarios para Grupo Dinamizador, actividades de
ejecutar las actividades definidas en el Madres Lideres del encuentros de
Programa FAMILIAS EN ACCION. programa cuidado
6. BRINDAR EL 6- Brindar el servicio a la comunidad Enlace Municipal Planillas de
SERVICIO A LA El funcionario asignado ejecuta las Enlace de Apoyo Personas
COMUNIDAD actividades junto al grupo dinamizador Grupo Dinamizador Atendidas
del Programa, diligencia el formato Madres Lideres

MANUAL DE
Y XXX/2014
PROCEDIMIENTOS
“Planillas de Personas Atendidas”. Comunidad
7. EVALUACION DE 7- Evaluación de Actividades Enlace Municipal Evaluación de
ACTIVIDADES El funcionario realiza la evaluación de Enlace de Apoyo Actividades
las actividades, diligenciando el formato Grupo Dinamizador
de evaluación de actividades. Madres Lideres
Comunidad
La satisfacción de la comunidad se ve
reflejada en el trabajo programado por
la Oficina del Programa FAMILIAS EN
ACCION desde el punto de vista de la
eficiencia comparando lo planeado
frente a lo ejecutado de acuerdo con el
plan de acción anual.
8. SEGUIMIENTO DE 8- Seguimiento de los Resultados de la Enlace Municipal Evaluación de
LOS RESUÑTADOS evaluación de actividades Tomar las Enlace de Apoyo Actividades
acciones de mejoramiento respectivas Grupo Dinamizador
según el procedimiento para la toma de Madres Lideres
decisiones correctivas y preventivas. Comunidad
115


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MANUAL DE

Elaboró: Ercy Omaira Villamil Gualteros

POLITICAS PARA EL USO DEL MANUAL

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

Este manual estará a disposición de todas las áreas de la administración, Sin

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

El diseño y la implementación de los sistemas de control interno de los entes

Los manuales de procedimientos están orientados a almacenar sistemáticamente

La regulación de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para la

Constitución política de 1991(artículo 83, 84, 209 y 333): establece el principio

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

Código contencioso administrativo (artículo 3): establece que las actuaciones

La ley 87 de noviembre de 1993 (artículo 1 y 4) establece el ejercicio del control

Directiva presidencial 02 del 5 de abril de 1994: define la política administrativa

Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995 suprime y reforma regulaciones,

Documento CONPES 2190 del 21 de junio de 1995: define la función pública

Ley 489 de 1998 (artículo 18) establece la supresión y simplificación de trámites

Directiva presidencial del 24 de diciembre de 1999. Define los lineamientos

Directiva presidencial 002 del 28 de agosto del 2000. Presenta la agenda de

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

A continuación se presentan algunas definiciones básicas de los términos más

Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un procedimiento

Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los

Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos o

Efectividad: Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o

Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las

Macro proceso: Es un conjunto de procesos

Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace

Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas,

Actividad o tarea: Es la más pequeña acción ejecutada o realizada por una

Producto: Es el resultado de una actividad específica o de un proceso; pueden

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

Entradas: son los insumos que se requieren para realizar la transformación.

Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización

Gestión por Procesos: Gerenciar una organización bajo la perspectiva de que

Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más

Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios de

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

Método: Significa el camino a seguir mediante una serie de operaciones y reglas

Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan

Realimentación: La retroalimentación sirve para comparar la manera como un

Cuando ocurre alguna diferencia (desvío o discrepancia) entre su funcionamiento

Sistémico: Referido a la integralidad de las partes que conforman un todo de

Valor agregado: aquellas acciones que son estrictamente necesarias para

1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DE LA

El subsistema de Control Estratégico del modelo MECI, contiene como elemento

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

2. Macro Proceso Misional: Son aquellos que permiten el desarrollo de la

4. Macro Proceso de evaluación y control: Son los que garantizan el

A fin de facilitar la comprensión del sistema administrativo Municipal, se presenta

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA

MACRO PROCESO ESTRATEGICO

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA

 Procedimiento para la elaboración

Procedimiento para realizar

Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

PROCESO SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA

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Carrera 2 No. 5-41 Conmutador (031) 3203331920 Dirección Electrónica –

MACRO PROCESO DE APOYO