TRAINING THE TEAM

El
Arte de
las Reuniones
ELABORADO POR
Cáceres Jonathan Ferraro Adriana

Franco Mónica Lescano Eduardo

EL SORPRENDENTE ARTE DE LAS REUNIONES TTT: AÑO 2022

ÍNDICE

Carátula 1
Índice 2
Fundamentación de la propuesta 3
Objetivo del taller 4
Cronograma del taller 5
1er Bloque, Introducción al arte de las reuniones: 6
Acerca de las reuniones, 6
Tipos de reuniones, 7
2do Bloque, Comunicación asertiva: 8
La actitud receptiva, 8
Gestión del conflicto, 9
3er Bloque, Apuntes para las Reuniones Formales: 10
El orden del día, 10
La convocatoria, 10
El quórum, 10
Roles de apoyo en una RFR, 11
Toma de actas y memoria, 11
4to Bloque, Dinámica de validación de contenidos: 12
Consigna de validación de contenidos, 12
Conclusión y mensaje final del taller. 13
Anexos

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EL SORPRENDENTE ARTE DE LAS REUNIONES TTT: AÑO 2022

FUNDAMENTO DE LA
PROPUESTA

El presente taller se fundamenta en la

necesidad compartida por los adultos
educadores en todas las formas de
organización social de adquirir herramientas
que le permitan desarrollarse en reuniones
enmarcadas en el ámbito de la toma de
decisiones y fundamentadas en la forma
democrática de trabajo.
Este espacio apunta al abordaje y desarrollo
de reuniones eficientes desde una
perspectiva práctica y fundamentado en la
experiencia de décadas de trabajo de los
autores del proyecto.
Los contenidos de este taller estarán
divididos en cuatro bloques, a saber:
Introducción al arte de las reuniones,
Comunicación asertiva, Apuntes para las
reuniones formales y Validación de
contenidos.

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EL SORPRENDENTE ARTE DE LAS REUNIONES TTT: AÑO 2022

OBJETIVOS DEL TALLER

OBJETIVOS TERMINALES
Aportar a los participantes herramientas de
comunicación y organización para la convocatoria y
dirección de reuniones formales para la toma de
decisiones así como del cuidado de la memoria
redactada de cada una de las sesiones.

OBJETIVOS 1°BLOQUE
Incursionar en la reflexión conceptual en torno a las reuniones,
Aproximarnos a la variedad de formas que pueden adoptar las
reuniones.

OBJETIVOS 2°BLOQUE
Desarrollar habilidades de comunicación verbal no verbal para el
diálogo en sesiones,
Incorporar una serie de recomendaciones para la gestión del
conflicto.

OBJETIVOS 3°BLOQUE
Adoptar técnicas eficaces para la planificación y dirección de
reuniones,
Comprender los roles fundamentales para el acompañamiento de
una reunión formal,
Adoptar un modelo de acta eficiente para la toma de la memoria.

OBJETIVOS 4°BLOQUE
Lograr la asociación efectiva de los conocimientos adquiridos con
una experiencia participativa,
Facilitar la paráfrasis de los contenidos vistos en el taller como
forma de fijación de contenidos.

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 CRONOGRAMA
Mins Contenido Dura: Disertante

00:00 Acerca de las reuniones 2' Adriana

02:00 Tipos de reuniones 3' Adriana

05:00 La actitud receptiva 3' Mónica

8:00 Gestión del conflicto 2' Mónica

10:00 El orden del día 1' Nicolás

11:00 La convocatoria a reunión 1' Nicolás

12:00 El quórum 1' Nicolás

13:00 Roles en una reunión 1' Nicolás

14:00 Toma de actas 1' Nicolás

15:00 Consigna de validación 4.5' Eduardo

19:30 Conclusión y mensaje final 0.5' Eduardo

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EL SORPRENDENTE ARTE DE LAS REUNIONES TTT: AÑO 2022

Primer bloque:

INTRODUCCIÓN
AL ARTE DE LAS
REUNIONES
Primer tema:
ACERCA DE LAS REUNIONES

Aunque cada tipo de reunión tiene sus propias metas, es innegable que a
veces los límites se desdibujan, dando lugar a reuniones híbridas que
abordan diferentes objetivos. Esto no es perjudicial por sí mismo: que las
ideas fluyan puede llevar a resoluciones inesperadas, pero valiosas. No
obstante, lo más importante es que todas ellas se planifiquen con
anticipación, para así alcanzar las metas preestablecidas y las necesidades
individuales de cada organización.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que las reuniones deben dar
resultados: si no son productivas, pueden no ser necesarias. Antes de
convocar una reunión, conviene pensar si esta puede sustituirse por un
correo electrónico, una conversación o una carpeta compartida en Google
Drive, para ahorrar en tiempo y maximizar la productividad de todos los
implicados.

No obstante, hay ocasiones en las que hablar cara a cara es indispensable.

Para estos casos, elegí un espacio de reuniones que ofrezca todo lo que
necesitas, en cuanto a capacidad, medios físicos o conectividad. Según el tipo
de reunión, la composición del espacio será diferente: si bien una mesa en el
centro sirve para la mayoría de tipos de encuentros, en ocasiones una
disposición tipo aulario puede ser más conveniente para las reuniones
informativas.

Asegurate de contar con todo lo necesario antes de empezar: un comienzo

accidentado (por falta de material o por problemas técnicos) puede trasladar
a los implicados a sentir que su tiempo no está siendo valorado.

Por último, si se trata de una reunión con un agente externo, como un

sinodal, se hace incluso más importante dar una buena imagen, haciendo gala
de puntualidad, con una orden del día clara y con un espacio que responda
ante las necesidades que pueden surgir en este tipo de encuentros.

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EL SORPRENDENTE ARTE DE LAS REUNIONES
Segundo tema:
TIPOS DE REUNIONES
Aunque en este taller nos enfocaremos en la Reunión Formal Resolutiva, es decir aquella
definida para tomar decisiones, es oportuno mencionar que existen muchos otros tipos de
reuniones. He aquí un ejemplo de las principales formas de reunión en las organizaciones.
1. Reuniones para toma de decisiones
Son de las más habituales en el día a día de
las empresas. Sirven para recopilar y exponer
informaciones, compartir opiniones, explorar
opciones y, finalmente, tomar decisiones que
pueden cambiar el rumbo de la compañía.
Para que den buenos resultados, se deben dar
una serie de condicionantes. En primer lugar,
los asistentes a la reunión deben acudir
preparados, con información previa y
estudiada. También es importante que
discurra en un ambiente adecuado, que
permita la conectividad y la proyección de
diapositivas, para que todos puedan
compartir los datos que ayudarán a tomar la
decisión.
Si todos cumplen su papel correctamente, las
reuniones de este tipo pueden convertirse en
sesiones efectivas donde se toman decisiones
importantes. El truco está en adelantar la
mayor parte del trabajo antes de la reunión y
en comunicar previamente cómo se va a
tomar la decisión (por mayoría, por
unanimidad, por consenso…) para evitar
posibles conflictos o explicaciones que la
entorpezcan.
2. Reuniones de innovación
La innovación es la clave de toda
organización de éxito. Durante las reuniones
de innovación, los miembros del equipo
tienen la oportunidad de hacer una lluvia de
ideas y compartirlas.
En estas reuniones, los asistentes deben estar
bien despiertos y atentos, dado que tienen
una finalidad creativa y requieren de mucha
interacción. Es recomendable tomar notas o
trazar bocetos durante el transcurso de la
reunión, para ayudar a organizar las ideas
que van saliendo.
TTT: AÑO 2022
Para que las reuniones de innovación tengan
sentido, todos los participantes deben estar
en la misma onda, entender a la perfección la
esencia de la idea , proyecto en torno al cual
gire la reunión. El organizador de la reunión,
también puede plantearse dinamizarla
echando mano de las metodologías ágiles o de
un roll play y un juego).
3. Reuniones informativas
Estas consisten en informar a los asistentes
sobre un tema específico o en compartir
información. Este tipo de reunión suele ser
formativa, como los seminarios y los paneles
de debate.
Por ejemplo, Para educar y poner al día a los
miembros del equipo sobre este proyecto y el
tema, se organiza una reunión informativa, a
veces con la presencia de personal externo
que es especialista en el tema.
4. Reuniones de puesta al día
El objetivo de las reuniones de puesta al día
es que todos los miembros del equipo estén al
día de las modificaciones, los avances y las
actualizaciones de los proyectos,
manteniéndolos al tanto de las decisiones de
la organización. Es esencial contar con un
archivo en el que se vayan anotando las fases
o metas alcanzadas.
5. Reuniones organizativas
Las reuniones para la creación de equipos
ayudan a trabajar mejor.
Este tipo de reunión gira en torno a los
participantes: una manera fácil de asegurarse
de que todos se diviertan es pedir a los
miembros del equipo que propongan
actividades antes de la reunión. generar
compromiso.
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EL SORPRENDENTE ARTE DE LAS REUNIONES TTT: AÑO 2022

Segundo bloque:

COMUNICACIÓN
ASERTIVA

Primer tema:
LA ACTITUD RECEPTIVA
Las reuniones no tienen que ser un problema, ya que son esenciales para los
equipos y las organizaciones. Sin ellas la democracia organizacional, la
inclusión, la comunicación, la participación, el trabajo en equipo, la
coordinación y la cohesión se verían comprometidas.
Para los scout es fundamental el compromiso y la responsabilidad. Y la
participación de las reuniones scout hablan de ellos. Ya que en las reuniones
compartimos las experiencias y resultados de reuniones previas, para
fortalecer y organizar las actividades.

Rogelberg recomienda adoptar el patrón mental del liderazgo de servicio para

dirigir las reuniones con eficacia. Existen una serie de comportamientos
asociados a este tipo de liderazgo que ayudan al desarrollo de una reunión
eficaz. Entre éstos podemos mencionar:

RELACIONADOS CON EL FOMENTO DE LA PARTICIPACIÓN ACTIVA

Controlar quién quiere hablar para conceder la palabra a todos en el orden
solicitado.
Evitar que un asistente domine la conversación por medio de la utilización
del lenguaje corporal, por ejemplo un sutil y mínimo movimiento de la
mano para indicar la necesidad de finalizar la intervención y de
afirmaciones que permiten la transición (“Gracias por tus aportaciones”, por
ejemplo).
Mantener la conversación centrada controlando las desviaciones.

RELACIONADOS CON LA ESCUCHA ACTIVA:

Continuamente sintetizar y aclarar lo expuesto por los demás para que
todos comprendan el proceso y las discusiones que se están manteniendo.
Escuchar cuidadosamente para detectar posibles preocupaciones
subyacentes y hacerlas aflorar para que se puedan gestionar de forma
constructiva.
Supervisar que el responsable de registrar los distintos puntos tratados en la
reunión lo hace adecuadamente y confirmar con los participantes que lo
recogido es correcto.

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Segundo tema:
LA GESTIÓN DE
CONFLICTOS

Relacionado a la gestión del conflicto, Rogelberg también menciona una serie de

criterios a tener en cuenta:

RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DE CONFLICTOS:

Facilitar el conflicto alrededor de las ideas (por ejemplo preguntar: “¿alguna
reticencia en relación con esta idea?) y gestionarlo de forma que se obtengan
resultados positivos para el desempeño y la toma de decisiones.
Mantener un entorno en el que las personas se sienten cómodas manifestando
sus desacuerdos y distintos puntos de vista. Invitar al debate.
Cortar los comportamientos irrespetuosos rápidamente recordando a los
asistentes las normas básicas de la reunión y comentando la necesidad de
mantener actitudes constructivas.

Nuestras reuniones scout suelen tener lugar y hora prefijadas en convenzo, por lo
general siempre en el local del grupo. Y en todas las ramas nos manejamos con
los chicos por medio de organismos que mantienen la misma estructura desde
lobatos hasta Rover.

Teniendo esto en cuenta, es importante saber recordar:

El juego de la culpa:
Buscar culpar sólo sirve para reconocer la propia culpa, pero perseguir la
culpabilidad en los demás en nada ayuda para resolver aquellos asuntos que sean
apremiantes.

Discutir a los argumentos no a la persona:

Es importante intentar despersonalizar al máximo nuestros comentarios y
centrarnos solo en la cuestión o problema. No es lo mismo decir "siempre haces
lo mismo" a decir "vamos a analizar porqué sigue sucediendo esto".

Ser cuidadosos al enunciar:

Suele ser recomendable saber expresar nuestras emociones antecediéndolas con
un "siento que", esto ayuda a evitar enunciar las cosas como si fueran una
realidad, así permitirnos al otro explicarse en vez de tener que contradecirnos.

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Tercer bloque:

APUNTES PARA
LAS REUNIONES
FORMALES
Primer tema:
EL ORDEN DEL DÍA
El "orden del día" es como se llamamos a un listado ordenado de los asuntos a
tratar en la reunión.

Un orden del día organizado suele contener:

◘ Lectura de la minuta de la sesión anterior;
◘ Asunto a tratar (puede ser uno o varios pero siempre debe haber uno),
◘ Otros asuntos,
◘ Organización de la reunión posterior y cierre.

El orden del día sólo puede cambiarse por moción de orden pues es importante
respetarlo para preservar el derecho de los presentes de asistir sólo al debate
de los asuntos en que desee manifestar opinión y/o voluntad.

Segundo tema:
LA CONVOCATORIA
Para una reunión formal es requisito convocar a todas aquellas personas
relacionadas o implicadas en los asuntos a tratar. Para ello deberemos de
enviar las invitaciones con lugar, fecha, hora, orden del día a cada uno de los
miembros de la nómina de participantes. Toda convocación a una reunión
debe ser convocada con antelación a la celebración de la misma para poder dar
a los miembros convocados tiempo para organizar su agenda, teniendo
consideracion únicamente en los casos en que sean reuniones extraordinarias.

Tercer tema:
EL QUÓRUM
E l "q u ó r u m" e s e l n ú m e r o m í n i m o y n e c e s a r i o p a r a p o d e r d a r v a l i d e z a l o s
asuntos tratados en una reunión de tipo democrática pero también es la
cantidad de votos favorables que se requiere para la toma de ciertas decisiones.
Atender a la cantidad de miembros presentes como a la cantidad de votos
emitidos en cada caso es un asunto fundamental para comprender cuando una
decisión está siendo tomada en forma democrática, es decir por la mayoría de
los miembros y no en forma aristocrática, es decir por una minoría.

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Cuarto tema:
ROLES EN UNA REUNIÓN

Existen roles importantes para la organización de una reunión formal, entre ellos
siempre podremos encontrar:
Presidente:
Presidente viene de Praesĭdere es decir quien "se sienta primero" o :quien se sienta al
frente". Aunque no necesariamente tiene que ser la misma persona, suele estilarse
que el presidente de la reunión sea la persona de mayor rango en una organización
pues éste da legitimidad a la reunión. Es deber del presidente regular y otorgar la
toma de la palabra ejerciendo como moderador y dirigir el uso del tiempo en el
abordaje del orden del día. Es quien marca el inicio y la conclusión de la sesión.

Secretario:
Secretario viene de "secretarius"y este a su ves de "secretus" es decir secretos,
dándonos un parámetro de la dignidad de confianza de que debe gozar aquel
designado para tomar las actas en una sesión, cosa que abordaremos en seguida. El
secretario es aquél que registra los asuntos a abordar, los hechos del debate y las
resoluciones adoptadas en reunión, cuidando de ser preciso y verás en su redacción.

Quinto tema:
TOMA DE LAS ACTAS

Las actas son documentos por escrito que relatan lo sucedido, tratado o acordado en
una junta o reunión. Aunque existen distintos tipos de actas como ser las actas de
conciliación, inspección, constitución o acta de sesión, hoy nos abocaremos a esta
última pues es la que más a menudo solemos encontrarnos. Las actas se recopilan en
un libro de actas que junto a otros libros asociativos conforman la memoria
documental de la institución.
Toda acta debe contar con una serie de datos para gozar de validez:
F e c h a , lu g a r , h o r a ,
Asistentes (nombre, apellido y DNI),
Informes, pedidos, orden del día y resoluciones adoptadas*,
Firma y aclaración de los asistentes (más sello y matrícula en caso de requerirse).

Es importante recordar que un acta se escribe y lee de izquierda a derecha con lo

cual cualquier espacio vacío debe ser completado con una línea diagonal que
atraviese todos los renglones no utilizados. Cualquier tachadura o borroneo que
obstruya parcial o totalmente la letra escrita provocará la nulidad del acta.
En caso de errores es posible salvar el error añadiendo una "fe de erratas" al final del
texto antes de las firmas.

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Cuarto bloque:

VALIDACIÓN DE
CONTENIDOS

ACTIVIDAD:

"Ubico al desubicado"

Desarrollo: Objetivo de la dinámica:

Se enumeran todos los participantes del 1 Que los participantes
al 20. Los primeros 10 formaran una hilera puedan ubicar
frente a una pared o pizarrón donde estará asertivamente los tips
ubicado un esquema con 2 flechas que sugeridos para una buena
representara los aspectos positivos de una reunión.
reunión en la derecha y los aspectos Que los participantes
negativos a la izquierda. logren expresar
A cada uno de ellos se le entregara un cartel mínimamente los
con una afirmación o situación. contenidos teóricos dentro
A indicación del monitor del juego, cada del juego.
uno ira colocando sobre la superficie -y
conforme a su conocimiento-, dicho cartel Materiales/espacios:
sea a la derecha o a la izquierda. Pared/pizarrón
A su turno todos harán lo propio. Cinta de papel
Las siguientes 10 personas, que se le asigno Materiales impresos
previamente un numero que coincide con
un cartel.
A indicación del monitor del juego, y a su
turno, cada participante identificara el La dinámica está pensada
cartel con su número y expresara para un máximo de 20
brevemente su opinión. personas.

Los elementos, imágenes y documentos se añaden como anexo al final del

documento

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MENSAJE FINAL DEL TALLER

L a s r e u n i o n e s s o n u n e l e m e n t o q u e p e r m it e a l
grupo crecer al ritmo del más cauto y cantar al
s o n d e l m á s f i n o , a v a n z a r c o n l a a g il id a d d e l m á s
h á b i l y p r o g r e s a r c o n l a a v id e z d e l m á s c r e a t iv o .
E l l a s s o n l a i n v i t a c i ó n a l a v a n c e , a f u n c io n a r , s o n
l a f o r m a p o r m e d i o d e l a q u e f u n c io n a m o s , p u e s
amigos o enemigos nos volvemos uno para
d e c i d i r e n c o n j u n t o p u e s sin u n a c t o d e t r e g u a
mutua no se logran soluciones y el cuerpo se
paraliza.

C a d a r e u n i ó n e s u n l a t i d o d e la o r g a n i z a c i ó n y
n o s o t r o s , d i f e r e n t e s c u a l d i á st o le y sí st o le , e l
corazón que los produce.

Dragón Emotivo

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