Gerenciamiento

Productivo
de
Reuniones

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 Vicios en las Reuniones
En general, ¿cómo funciona?:

Sin objetivos (fuga del tema, la solución para

más adelante ...);
Los extremos: uno o dos que dominan, o hablan
todos;
La repetición de temas, o enrollar sobre el tema;
 Sin respeto por el tiempo;
 Escasa participación o compromiso.
 Razones de una Reunión
¿ Cuándo y para que reunirse?
 Desarrollar alternativas o ideas
 Compartir puntos de vista y acciones
 Delegar responsabilidades
 Comunicar informaciones, ideas ...
 Encontrar soluciones
 Construir conocimiento
 Concepto
¿Qué es una reunión?
Evento que reúne a personas en un determinado
lugar y tiempo con los objetivos previamente
definidos.
Advertencia:
En grupos voluntarios el proceso de discusión
es más importante que la propia decisión.
 Los elementos
Componen una reunión
Contenido:
En relación directa con el
tema o una cuestión de si
discutir.

Procedimiento:
Se trata de la Metodologia, la conducta y las
relaciones entre los participantes
(comunicación, motivación y conflictos.)
 Tipos de Reunión

Informativa
Negociación / decisión
Planeamiento
Delegación de Tareas
 Tipos de Reunión
1) Informativa:
La preparación previa es esencial.
Los argumentos de lo que se pasará deben ser
concretos.
 Presentación debe hacerse paso a paso, para
facilitar la comprensión.
 Use ayudas visuales tales como transparencias,
carteles ...
 Siempre que posible, ejemplos de uso,
simulaciones …
 Tipos de Reunión
2) Negociación y de decisión:

 Una vez más la preparación es esencial.

Preguntas como:
 ¿qué queremos?
 ¿ qué valor?
 ¿ como el pedido será entregado?
 ¿ en que tiempo ?
… deben ser respondidas por adelantado y
acordado por las personas que van a negociar.
 Tipos de Reunión

2) Negociación y de decisión:

 Después de la presentación de la oferta

se cosechan comentarios y se toma la
decisión.
 Es preferible escuchar a todos los
presentes.
TIEMPO: Buscar ponerlo a nuestro favor.
 Tipos de Reunión
3) Planificación:
Desarrollar las actividades:
 secuencialmente,
 estructurado y organizada
 tratando de maximizar los resultados.
4) Delegación de acciones:
Distribución de acciones a los participantes con
el fin de realizar la tarea con el mínimo
esfuerzo.
 Conducción de Reunión
Antes de la Reunión - Planeamiento
• Definir el THOM de la reunión
• Elaborar la pauta
• Confirmar fecha, hora, local, invitados…
• Garantizar que las providencias sean viabilizadas
• Organizar ambiente, materiales...

Movilizar los Participantes

 Conducción de Reunión
Antes de la Reunión - Planeamiento

THOM

 Tema – ¿Qué asunto será discutido?

 Horario – ¿Cuál es el tiempo disponible?
 Objetivo – ¿Adónde se quiere llegar?
 Método – ¿De qué manera será la discusión?
Responsabilidad
 Conducción de Reunión
Durante la Reunión
 Cumplir horarios y Seguir la pauta
 Buscar la participación y el consenso
 Promover la resolución de conflictos
 Concluir los temas (plan de acción)
 Hacer el resumen y evaluar.

Tener Actitud Positiva

 Conducción de Reunión

Comunicación no verbal
Actitud Defensiva
 No mirar directamente a su interlocutor;
 Mantenerse alejado de su interlocutor;
 Cerrar y apretar las manos con frecuencia;
 Volver a los pies para la puerta;
 Cruzar a los brazos.
 Conducción de Reunión
Comunicación no verbal
Pensativo
 Mirar vagamente el interlocutor por mucho
tiempo;
 Sacar las lentes y ponerlas al
borde de la boca;
 Apoyar las manos en la barbilla;
 Revolver en la barbilla o la nariz;
 Inclinar la cabeza hacia un lado;
 Inclinarse hacia atrás en cuanto escucha;
 Conducción de Reunión
Consenso
Método para toma de decisiones y solución
de problemas, con la finalidad que la gente
discuta activamente los temas agregando
experiencias, ideas, conocimientos
y sentimientos.
Consenso no es unanimidad
 Conducción de Reunión
Resolución de Conflictos
 Reconocer la existencia;
 Identificar la causa real;
 Escuchar a todos los puntos de vista;
 Identificar soluciones alternativas;
 Buscar soluciones de consenso;
 Seguir con la acción.
 Conducción de Reunión
Finalización de la Reunión:
-- ¿Con que información salimos de aquí hoy
que no teníamos al llegar?
- Plan de Acción:
• Por qué
• Cómo
• Cuándo
• Quién
• Cuánto
 Conducción de Reunión
Consejos de cierre
 Tome los problemas en serio, pero no se pierda
el humor;
 Tenga la valentía de cometer errores, es decir:
hable, participe. Usted tiene derecho;
 Jamás dé la impresión de que derrotó a la otra
persona;
 Expresiones como "obviamente" no ayudan a
construir relaciones.
 Conducción de Reunión
Consejos de cierre
 Haga un Resumen al final de la reunión
 No hay crítica constructiva o destructiva, quién la
recibe es que la califica
 Un cuadro de diálogo sólo se produce cuando
escuchamos la propuesta de otro.
 Inicie en el tiempo, independientemente del número
de personas presentes
 Conducción de Reunión
Pos Reunión
 Elaborar el informe
 Organizar el material utilizado
 Contactar participantes poco actuantes

Evitar hacer por los otros

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“ Este documento se ha realizado con la ayuda
financiera de la Comunidad Europea. El contenido
es responsabilidad exclusiva de CAINCO y SEQUA
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refleja la posición de la UE.”

Muchas gracias por su atención.